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LA REPUBLICA DEL 
  ECUADOR

SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL

Procedimiento para el registro contable por

la pérdida de Existencias

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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE POR LA

PÉRDIDA DE EXISTENCIAS

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sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.

DERECHOS RESERVADOS
Copyright © 2013 primera edición

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Documento propiedad de:
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
República del Ecuador.

Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Autor: Ing. Cintia Catota

Analista de la Dirección Nacional de Activos Públicos

Revisado: Dra. Sonia Proaño

Directora Nacional de Estados Financieros

Econ. Carlos Troya

Director Nacional de Activos Públicos

Aprobado: Econ. Magdalena Vicuña

Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental

Fecha: 03/12/2013
Modificado: 18/08/2014
Modificado: 07/11/2014

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Contenido

1.  ANTECEDENTES .......................................................................................................................... 4 

2.  APLICACIÓN A LA NORMATIVA ............................................................................................... 4 

3.  ÁMBITO DE APLICACIÓN ........................................................................................................... 4 

4.  PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 5 

4.1  Disminución de Existencias por Robo o Hurto ...................................................................... 5 

4.1.1  Robo Público ...................................................................................................................... 5 

4.1.2  Pérdida asumida con responsabilidad según Resolución Judicial ............................ 6 

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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE

POR LA PÉRDIDA DE EXISTENCIAS

1. ANTECEDENTES

Se requiere determinar el procedimiento para el registro contable por la pérdida de recursos

públicos, motivada por la sustracción de fondos y el robo y hurto de bienes y existencias.

2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA

La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia

con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, que
respectivamente señalan:

“Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada
entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del
componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de
observar la normativa contable… ”.

“Artículo 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad
privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales,
procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento
obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero”.

Además, se considera lo prescrito en la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.16

Pérdida de Recursos Públicos, numerales: 3.2.16.1 “Alcance” y 3.2.16.3 “Disminución de
activos financieros y bienes”.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las directrices emitidas en este documento, son de aplicación para las entidades del Estado
Central, Descentralizadas y Autónomas y Empresas Públicas, que operan o no en el sistema e-
Sigef.

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4. PROCEDIMIENTO

4.1 Disminución de Existencias por Robo o Hurto

En la pérdida de Existencias, el cargo será a la cuenta 619.93 “(-) Disminución de

Existencias” y el abono se registrará en la cuenta principal de la existencia sustraída.

4.1.1 Robo Público

 
En caso de que el dictamen de la autoridad competente implique el sobreseimiento en la
presunción de responsabilidades, el monto de la pérdida deberá registrarse mediante un
asiento de ajuste, cargando a la cuenta 638.93 “Costo de Pérdidas en Existencias” y
abonando a la cuenta de complemento del subgrupo de Disminución Patrimonial.

Ejemplo 1: Se produce la pérdida de 2 cartuchos 12XMX entregados al funcionario

responsable de la bodega de la Entidad. De acuerdo a las indagaciones pertinentes
mediante denuncia formulada, las autoridades competentes emiten la resolución
determinando que se trata de un robo público. De acuerdo a los registros contables, el
costo promedio ponderado unitario es $135,00.

A. Registro por la disminución de existencias

Para el registro de la disminución de las existencias, se utilizará la clase de registro

DEC 1 “DISMINUCIÓN DE EXSTENCIAS DE CONSUMO CORRIENTE POR ROBO-
HURTO” ó DEC2 “DISMINUCIÓN DE EXISTENCIAS EN INVERSIÓN POR ROBO –
HURTO”; respectiva, cargando a la cuenta 619.93 “Disminución de Existencias” y
abonando a la cuenta 131 “Existencias para Consumo Corriente”, 151.38 ó 152.38
“Existencia de Bienes de Uso y Consumo para Inversión”; según corresponda.

RUTA: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE

Código Cuenta Debe Haber

619.93 Disminución de Existencias 270
131.01.04 Existencias de Materiales de Oficina 270

Nota: Se debe registrar el RUC de la Entidad, ya que según la Constitución de la

República del Ecuador, no se puede determinar un responsable mientras no se declare
responsabilidad mediante resolución firme o sentencia ejecutoriada.

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B. Registro del asiento de ajuste

Para el registro de la pérdida de existencias, cuando el dictamen de la autoridad

competente determine que no es responsabilidad del custodio, se utilizará la clase de
registro ROBO PÚBLICO DE EXISTENCIAS - CORRIENTES, INVERSIÓN
correspondiente, cargando a la cuenta 638.92 “Costo de Pérdidas en Existencias” y
abonando a la cuenta 619.93 “Disminución de Existencias”.

RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y

Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión

Código Cuenta Debe Haber

638.92 Costo de Pérdidas en Existencias 270
619.93 Disminución de Existencias 270

4.1.2 Pérdida asumida con responsabilidad según Resolución Judicial

 
Si la autoridad competente determinare responsables (Resolución Judicial) y que sean
sancionados con el reintegro de las existencias, el evento deberá registrarse sobre la
base del otorgamiento de un préstamo, cargando a la cuenta 123.01.07 “Préstamos al
Sector Privado” ó 123.01.11 “Anticipos a Servidores Públicos”, sin generar una
obligación monetaria, y abonando directamente la cuenta respectiva del subgrupo
Disminución Patrimonial.

Ejemplo 2: Se produce la pérdida de 5 tubos de ensayo entregados en custodia al

funcionario responsable del Laboratorio de la Entidad, el valor promedio ponderado de
estos productos es $84,00 c/u. De acuerdo a las indagaciones pertinentes, las
autoridades competentes emiten la resolución determinando que la pérdida es
responsabilidad del custodio.

A. Registro para la baja y cargo por responsabilidad según Resolución Judicial

Para el registro de la disminución de las existencias, se utilizará la clase de registro

DEC 1 “DISMINUCIÓN DE EXSTENCIAS DE CONSUMO CORRIENTE POR ROBO-
HURTO” ó DEC2 “DISMINUCIÓN DE EXISTENCIAS EN INVERSIÓN POR ROBO –
HURTO” respectiva, cargando a la cuenta 619.93 “Disminución de Existencias” y
abonando a la cuenta 131 “Existencias para Consumo Corriente”, 151.38 ó 152.38
“Existencia de Bienes de Uso y Consumo para Inversión”; según corresponda.

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RUTA: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE

Código Cuenta Debe Haber

619.93 Disminución de Existencias 420
131.01.10 Existencias de Materiales de Laboratorio y Uso Médico 420

Nota: La disminución de existencias, deberá ser registrada obligatoriamente, antes de

ser cargada al responsable según resolución judicial.

Criterio Jurídico:

“En virtud de que la Constitución de la República del Ecuador, garantiza la inocencia de

toda persona mientras no se declare su responsabilidad, mediante resolución firme o
sentencia ejecutoriada; y, en el orden jerárquico de aplicación de la norma, se considera
que el cobro como pérdida de un bien institucional procede una vez establecida la
responsabilidad en el informe de examen especial elaborado por Auditoría”.

Se debe considerar los campos resaltados, en la aplicación del asiento de ajuste antes
indicado:

Se  deberá  registrar    el  RUC  de  la 

Entidad, ya que según la Constitución 
de  la  República  del  Ecuador,  no  se 
puede  determinar  un  responsable, 
mientras  no  se  declare 
responsabilidad  mediante  resolución 
firme o sentencia ejecutoriada. 

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La Entidad una vez emitido el dictamen por la autoridad competente, procederá a

registrar la clase de registro RESE “RESPONSABLE DE PÉRDIDA DE
EXISTENCIAS”, cargando a la cuenta 123.01.011 “Anticipos a Servidores Públicos” y
abonando a la cuenta 619.93 “Disminución de Existencias”.

RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE

Código Cuenta Debe Haber

123.01.11 Anticipos a Servidores Públicos 420

619.93 Disminución de Existencias 420

Nota: Para aquellas entidades que registraron la Disminución de Existencias con RUC
de la institución, deberán realizar la reclasificación del auxiliar 2 incorporando el RUC de
quien sea los deudores primarios del Estado o el responsable dictaminado por la
autoridad competente, utilizando la clase de registro RDP1 “RECLASIFICACIÓN DE
AUX 2 PARA DISMINUCIÓN PATRIMONIAL PÉRDIDA, ROBO O HURTO”

RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE

Código Cuenta Auxiliar Debe Haber

619.93 Disminución de Existencias 1712529810001 420

619.93 Disminución de Existencias 1785961087001 420

Caso 1: Reintegro en efectivo

En caso de que el reintegro se lo hiciere en efectivo, previa la recuperación del crédito

se registrará el derecho monetario cargando a la cuenta 113.27 “Cuentas por Cobrar
Recuperación de Inversiones” y abonando la cuenta 123.01.07 “Préstamos del Sector
Privado”, ó 123.01.11 “Anticipos a Servidores Públicos”, según corresponda. Deberá
efectuarse un CUR de Ingreso.

Nota: Cuando la reposición se realice en efectivo, se generará un CUR de ingresos con

afectación presupuestaria al ítem 27.02.07 o 27.02.11 correspondiente.

DEVENGADO
Ítem
Código Cuenta Debe Haber
Presupuestario
113.27 Cuenta por Cobrar Recuperación de
420
Inversiones
123.01.07 Préstamos del Sector Privado 420 27.02.07

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PERCIBIDO
Código Cuenta Debe Haber
111.02.01 Recursos Fiscales 420
113.27 Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones 420

Caso 2: Recuperación por Nómina (SPRYN)

En caso de que el reintegro se lo hiciere mediante recuperación por nómina, se aplicará

el siguiente procedimiento:

a) El funcionario responsable registrará un CUR de Ingreso (DYP-NOR) con

afectación presupuestaria al ítem 27.02.07 ó 27.02.11, según corresponda y
utilizando la cuenta virtual 113.95 RN Cuentas por Cobrar Servidores, tal como
se muestra a continuación:

Seleccionar Cuenta 
Virtual: 113.95 RN 
Cuentas por Cobrar 
S id

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Los asientos contables que se generarán con el CUR de Ingreso, serán los
siguientes:

DEVENGADO
Ítem
Código Cuenta Debe Haber
Presupuestario
113.27 Cuenta por Cobrar Recuperación de
420
Inversiones
123.01.11 Anticipos a Servidores Públicos 420 27.02.11

PERCIBIDO
Código Cuenta Debe Haber
113.95 Cuentas por Cobrar Servidores por Nómina 420
113.27 Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones 420

b) Posteriormente, el responsable de la nómina registrará el CUR DE GASTO y

para la ejecución del pago, aplicará el código de deducción 859 “CUENTAS
POR COBRAR SERVIDORES PÚBLICOS ROBO O HURTO POR NÓMINA”, el
cual se encuentra asociado a la cuenta contable 113.95 “Cuentas por Cobrar
Servidores por Nómina”, con lo que se procederá al cierre del valor de esta
cuenta.

Nota: Este procedimiento se utilizará únicamente para Entidades que operan en el sistema
eSIGEF.

Caso 3: Reintegro con existencias de similares características

Si el responsable entrega en reposición existencias de similares características, se

utilizará la clase de registro REPO “REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS CONSUMO
CORRIENTE POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN” ó REPI “REPOSICIÓN
DE EXISTENCIAS INVERSIÓN POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN”
respectiva, cargando a la cuenta 131 “Existencias para Consumo Corriente”, 151.38 ó
152.38 “Existencia de Bienes de Uso y Consumo para Inversión”, según corresponda; y,
abonando a la cuenta 123.01.07 “Préstamos del Sector Privado”, ó 123.01.11 “Anticipos
a Servidores Públicos”, respectiva.

RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE

Código Cuenta Debe Haber

131.01.10 Existencias de Materiales de Laboratorio y Uso Médico 420

123.01.11 Anticipos a Servidores Públicos 420

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Caso 4: Reintegro con existencias nuevas o de mayor valor

Si el responsable entrega en reposición existencias de similares características con un

valor mayor al reconocido en kárdex (promedio ponderado), se utilizará la clase de
registro REPO “REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS CONSUMO CORRIENTE POR
RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN” ó REPI “REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS
INVERSIÓN POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN” respectiva, cargando a la
cuenta 131 “Existencias para Consumo Corriente”, 151.38 ó 152.38 “Existencia de
Bienes de Uso y Consumo para Inversión”, según corresponda; y, abonando a la cuenta
123.01.07 “Préstamos del Sector Privado”, ó 123.01.11 “Anticipos a Servidores
Públicos”, respectiva; la diferencia se aplicará a la cuenta 629.51 “Actualización de
Activos”.

RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y

Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión.
Se utiliza la cuenta 
cuando las 
Código Cuenta Debe Haber existencias 
entregadas, tienen 
131.01.10 Existencias de Materiales de Laboratorio y Uso Médico 420 un mayor valor. 
123.01.11 Anticipos a Servidores Públicos 420
629.51 Actualización de Activos 50

B. Registro por cargo a la Aseguradora y por responsabilidad según Resolución

Judicial

Para efectuar el registro por el reintegro de las existencias, que hubieren estado
protegidas mediante un contrato de seguros, el funcionario utilizará la clase de registro
que corresponda, entre las opciones:

Opción No. 1:

a) Cuando la Aseguradora realice la reposición del 100% de las existencias, se

utilizará la clase de registro RESE “RESPONSABLE DE PÉRDIDA DE
EXISTENCIAS”, cargando a la cuenta 123.01.07 “Préstamos del Sector Privado”
y abonando a la cuenta 619.93 “Disminución de Existencias”.

RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE

Código Cuenta Debe Haber

123.01.07 Préstamos del Sector Privado 420

619.93 Disminución de Existencias 420

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Opción No. 2:

• Cuando la aseguradora realice la reposición de un porcentaje del valor de las

existencias, la diferencia será cargada al custodio responsable, a través de la
clase de registro RESE “RESPONSABLE DE PÉRDIDA DE EXISTENCIAS”,
cargando a la cuenta 123.01.07 “Préstamos del Sector Privado” y 123.01.11
“Anticipos a Servidores Públicos” y abonando a la cuenta 619.93 “Disminución
de Existencias”.

RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE

Código Cuenta Debe Haber

123.01.11 Anticipos a Servidores Públicos 30

123.01.07 Préstamos del Sector Privado 390
619.93 Disminución de Existencias 420

Nota: En el caso que la empresa aseguradora realice la reposición en efectivo o

con existencias de similares características se aplicará el mismo procedimiento
indicado en los caso Nº 1, 2 y 3.

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