3.

Las Relaciones Públicas

3.1. La comunicación externa e interna

La comunicación externa

Es el enfoque integrado de toda comunicación producida por una organización,

dirigida a todos los públicos externos objetivos relevantes, en un momento
determinado o de manera constante, pero, siempre, cumpliendo el mensaje de
su identidad corporativa. Por lo tanto, a la hora de poner en marcha un plan de
comunicación es importante conocer el objetivo y la identidad corporativa de la
empresa.

Comunicación interna

Comunicación dirigida al cliente interno, es decir al trabajador. Nace como

respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo
humano y retener a los mejores en un entorno empresarial, donde el cambio es
cada vez más rápido.

3.2. Herramientas de comunicación externa

Ruedas de prensa

Una rueda de prensa es una herramienta de comunicación muy potente que nos
permite llegar a varios medios al mismo tiempo para dar una difusión más amplia
a una misma noticia.

Consiste en convocar a periodistas de distintos medios para transmitir una

noticia, con la diferencia de que los periodistas pueden participar con preguntas
a lo largo de la presentación de la misma.
Comunicados de prensa

Correos electrónicos y boletines

Los comunicados de prensa son declaraciones escritas o grabadas que una

empresa distribuye a los medios de comunicación como periódicos y estaciones
de radio. En la mayoría de los casos, se requiere que estos comunicados
contengan información estrictamente de interés periodístico relacionada con los
servicios y productos de la empresa. Las empresas pueden incluir notas de
prensa en los kits de prensa completos.

Correo electrónico y boletines

Una empresa puede liberar correos masivos dirigidos a un público objetivo, como
consumidores o accionistas. Estos mensajes también pueden tomar la forma de
boletines electrónicos que la empresa distribuye sobre una base regular. En la
mayoría de los casos, las personas pueden optar por suscribirse a estos
boletines de avisos a través de los sitios web de la compañía. Los suscriptores
tienen la libertad de cancelar su suscripción si los boletines no cumplen con sus
expectativas.

Patrocinio y mecenazgo

Son términos que están teniendo un determinado auge en los últimos años,
debido a la alta rentabilidad de imagen que aportan a la empresa. En el año
2011, la inversión que las empresas dedicaban a estas herramientas, era ya de
más de 930 millones de euros, según investigaciones de la Universidad Pompeu
Fabra 1

Los objetivos para llevar a cabo una acción de patrocinio o mecenazgo, suelen
diferenciarse bajo el premisa del beneficio comercial a obtener; mientras que las
acciones de patrocinio se centran en productos tangibles, el mecenazgo lo hace
en productos o servicios más intangibles, utilizando formas de comunicación más
indirectas, tenues o sutiles y dirigiéndose al terreno de la cultura o del arte.
¿Hacia dónde vamos con el patrocinio?

El patrocinio se ubica, constantemente, en el núcleo más duro de la publicidad

comercial. A mi modo de pensar, muy de acuerdo con otros autores, la técnica
del patrocinio puede definirse como «un instrumento publicitario que hace
posible ligar directamente una marca o una empresa a un acontecimiento
atractivo para un público concreto.

Press Bocks y Publirreportaje

El publirreportaje es un texto periodístico que tiene el objetivo de mostrar

aspectos relevantes de una organización. Las empresas pueden optar por este
recurso cuando se presenten acontecimientos corporativos positivos como
alianzas estratégicas, iniciativas de filantropía, premios así como la trayectoria
que ha tenido en un determinado sector. En los medios de comunicación es fácil
de identificarlos, pues al inicio puedes encontrar expresiones como “información
comercial”, “infomercial”, “publicidad institucional”, entre otros.

Comunicación por internet

El Internet ya no es sólo un lugar de contenido. Es el último avance tecnológico

en la comunicación siguiendo al telégrafo y al teléfono. Los usuarios de Internet
son capaces de comunicarse entre sí desde todo el mundo instantáneamente.
Con las herramientas necesarias

El correo electrónico

Una forma abreviada de "correo electrónico", un email funciona como el correo

tradicional en el que los mensajes están siendo enviados por una persona,
recibidos y guardados a veces por otro, pero el proceso es instantáneo. Los
usuarios tienen una dirección de correo electrónico única desde la que se
transmiten los mensajes de ida y vuelta. Además, un mensaje puede ser enviado
a varios destinatarios simultáneamente.

Mensajería instantánea

Un mensaje instantáneo, o MI, es el proceso de envío de mensajes en tiempo

real de un usuario a otro. Un usuario escribe un mensaje que es transmitido por
una red y recibida por el otro usuario. La mensajería instantánea puede ser entre
dos o más personas mediante un programa específico, como Yahoo Messenger
o Windows Live Messenger.

Sala de conversación

Una sala de conversación es un "espacio" en Internet donde grupos de personas

se reúnen para comunicarse. El usuario escribe un mensaje que es visto por los
demás usuarios actualmente conectados en el mismo "espacio". Los usuarios
pueden ver una lista de todos los usuarios en línea. Si uno hace clic derecho en
un nombre de usuario, son capaces de ver su perfil y enviar un mensaje privado.

Los foros

Un foro es una parte de un sitio web que permite la discusión en grupo. Los
miembros tienen la posibilidad de iniciar una discusión y leer y responder a los
demás. Cada discusión individual se llama hilo. Un foro suele ser supervisado
por un moderador que tiene la capacidad de editar publicaciones en el foro.

Sitios de citas

Los sitios de citas son típicamente sitios web dedicados reunir solteros con otros
solteros. A menudo, por una tarifa, un miembro crea un perfil que puede ser visto
por otros miembros, quienes tienen la capacidad de ponerse en contacto con
otros a través de la página web con la esperanza de hacer una conexión
romántica.

Blog
Un blog es un periódico en línea, o el diario de un individuo. Normalmente, escrito
por una sola persona, un blog puede ser utilizado para hablar de la vida de un
individuo, para promocionar productos, proporcionar información, hacer
declaraciones políticas y dar clases particulares. Los lectores del blog -que a
menudo pueden estar suscritos- pueden leer el contenido y suelen dejar
comentarios.

Audio conferencia

Las conferencias de audio son una conexión entre dos equipos que requieren
que los participantes tengan un micrófono y unos altavoces. Al usar un programa
de mensajería instantánea, como América Online Messenger (AOL), o un
software de conferencia de audio, tal como Skype, los usuarios hablan por el
micrófono y el diálogo se escucha a través de los altavoces de los otros usuarios.

Videoconferencia

La videoconferencia funciona como las conferencias de audio. Las diferencias

son que los usuarios pueden verse unos a otros -y para ello se necesita una
cámara web para todas las partes- y que, dependiendo del servicio utilizado,
varias personas pueden ver y ser vistas al mismo tiempo.

VoIP

Voz sobre el Protocolo de Internet o VoIP (en inglés), es el servicio telefónico a

través de una conexión a Internet. Los usuarios tienen un adaptador y un número
de teléfono único. El usuario puede enviar y recibir llamadas telefónicas
utilizando una computadora, un teléfono VoIP o un teléfono tradicional, desde y
hacia otras personas, sea que utilicen VoIP o no.
3.2. Herramientas de comunicación interna

Manual del empleado

Es un documento que recoge información de la empresa que todo trabajador

debe saber. Por ejemplo, los valores, la misión y la visión de la compañía, la
filosofía, el mensaje a transmitir, las líneas o tipos de productos y/o servicios…

Reuniones

Seguro que ya realizas reuniones periódicas con tus empleados. Es una de las
herramientas de comunicación interna más utilizadas por todas las empresas.
Aun así, te dejo una serie de consejos para realizar una reunión eficaz:

Envía a los asistentes el día y la hora de la convocatoria.

Envía a los asistentes el orden del día y los temas que se van a tratar.

Ten claro el objetivo de la reunión: informar, recoger opiniones, definir nuevos

productos/servicios…

Establece una duración máxima de la reunión y otorga a cada tema un tiempo

determinado (según la importancia o relevancia que tenga o cualquier otro factor
discriminador que quieras utilizar).

Realiza tu función de moderador cuando veas que alguien se ofusca en un tema,

entorpece la reunión o no deja avanzar.

Recoge todo lo que se habla en la reunión, redáctalo en un acta y envíalo a todos

los asistentes.
Revista o periódico interno

Puedes crear una revista interna mensual o trimestral (por ejemplo) en la que
recojas datos informativos acerca de la compañía (crecimiento, ventas,
objetivos…), en la que difundas noticias relacionadas con nuevos acuerdos,
incorporaciones o cambios en la plantilla, felicitaciones… Dicha revista puede
ser en formato online o en papel, como prefieras.

Tablón de anuncios

Muy útiles y, si se utilizan correctamente, pueden resultar inspiradores y

motivadores. Puedes construir un tablón de anuncios colgando un panel de
corcho en un sitio visible para tus empleados. Un elemento de bajo coste que
junto con un buen contenido puede ser un mecanismo de lo más revelador.

Buzón de sugerencias

Recoger las ideas y las opiniones de tus empleados puede resultarte muy
revelador. Escucha a tu trabajador para seguir mejorando y evolucionando.

Circulares

Utilízalas cuando tengas que transmitir una comunicación oficial o institucional a

tus empleados. Ya bien sea una nueva incorporación en la plantilla, un producto
o servicio nuevo o el lanzamiento de una promoción. Hay distintos medios a para
enviar circulares, pero actualmente el más utilizado es el e-mail.

Intranet

Se trata de una red de comunicación interna de la empresa que utiliza Internet

como medio de conexión. Es una herramienta que permite la rápida difusión de
la información, la compartición de materiales o el trabajar sobre una misma base
de datos para unificar criterios. Además puede utilizarse para difundir noticias o
comunicados a los empleados

Videoconferencias

Otra herramienta que es idónea para establecer una comunicación entre

personas que se encuentran alejadas geográficamente. La inversión es mínima
y la efectividad comunicativa máxima.

Comidas o desayunos productivos

Te sorprendería lo que puedes aprender y recoger de una comida o desayuno

con tus empleados. La finalidad de esta práctica es hablar con tus trabajadores
en un ambiente un poco más relajado. Aunque sea una quedada “informal”, te
aconsejo que identifiques el objetivo para el que la haces.

Eventos o actos empresariales

Esta práctica se utiliza habitualmente en compañías medianas o grandes. Una

convención anual o una ponencia de algún directivo son otros elementos que
potencian y promueven la comunicación interna.

Encuestas
Igual que el buzón de sugerencias, es una herramienta útil para escuchar y
saber la opinión de tus empleados. Seguro que tienes trabajadores con ideas
buenísimas dispuestos a participar.

Canales más informales como Whatsapp, entre otros

Los tiempos cambian y las herramientas evolucionan. Whatsapp permite la

creación de grupos integrados por miembros concretos. Dichos grupos se
pueden utilizar como otro instrumento más de comunicación dentro de tu
negocio. Bien es cierto que su utilidad y finalidad no debe ser la misma que con
amigos o conocidos, pero es una herramienta informal que puedes manejar para
crear un mayor vínculo con tus empleados