Promover los Sistemas ASPEL: COI, SAE, NOI, FACTURACION ELECTRONICA, BANCO, ETC.

en despachos contables.

El departamento de trafico
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EL DEPARTAMENTO DE TRÁFICO
Definición: Es la sección de la empresa donde se inicia el proceso de contratación de los
servicios de transporte entre cliente-empresa, y su posterior ejecución, conllevando dicho
proceso distintas etapas:
 Recepción de pedidos
 Planificación de rutas
 Asignación de vehículo
 Documentación del transporte
 Realización
A dicho proceso se le llama: GESTIÓN DEL TRANSPORTE
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DENTRO DE LA EMPRESA:
 Gestión o contratación de los servicios de transporte
 Coordinación de la flota y personal a dicho departamento asignado.
 Atención directa del cliente.
 Estructuración del departamento de tráfico: Se puede estructurar atendiendo a :
 Ámbito de actuación de la empresa : comarcal, nacional, internacional
 Tipo de flota: trailer…
 Dimensión de la flota: número de vehículos, volumen de negocio.
 Control sobre la flota: si los conductores son asalariados, subcontratados o terceros, o
socios-propietarios.
EL DEPARTAMENTO DE TRÁFICO ESTÁ FORMADO POR:
Los Jefes de tráfico, pudiendo existir, Responsables de Área, que dependen
jerárquicamente de él.

Jefe Delegado
Auxiliares de tráfico, los cuales están asignados a distintas tareas, como pueden ser
viajes de salida o retorno.
Los conductores, entre los que podemos distinguir, conductores asalariados, socios
conductores y proveedores de servicios de transporte.
LOS JEFES DE TRÁFICO
Es la persona responsable del Departamento de Tráfico, y el encargado de resolver todas
las incidencias que se produzcan en el hacer diario de la contratación de los servicios de
transporte.
Depende directamente de la Dirección Comercial y jerárquicamente de éste y de la
Dirección de su empresa
Funciones del Jefe de Tráfico:
 Responsable de la contratación directa de los servicios de transporte
 Comunicación directa con los clientes: reclamaciones, quejas, buen servicio…
 Seguimiento del cliente: nº de pedidos día, mes…
 Responsable de la contratación de servicios de transporte con proveedores de servicios
de transporte o terceros ( subcontratados)
 Realización de ofertas de transporte
 Responsable de la distribución o asignación de los servicios contratados.
 Encargado de la documentación del transporte, partes de accidente, reclamaciones de
daños sobre mercancía…
 Control sobre el estado de la flota: ITV, revisiones periódicas, mantenimiento,
sustituciones o ampliaciones del parque móvil…
 Seguimiento del servicio de transporte prestado: cumplimiento del horario de carga,
descarga, documentación, permisos especiales, entrega de albaranes conformes.
 Supervisar el trabajo de sus subordinados: planificación diaria de las tareas, vacaciones,
bajas…
 Control y coordinación de los conductores y subordinados: control de gastos, dietas,
autopistas, consumos de vehículos…
 Responsable de las no conformidades en los servicios prestados.
Relación del Jefe de Tráfico con otros Departamentos de la empresa: Jerárquicamente
depende del Director Comercial, ya que su función básica es la de conseguir cargas. Pero
no menos importante es la relación existente con el Director Financiero, pues es
necesario conocer al detalle la situación económica de cada cliente, como la forma de
pago y la solvencia de éste. Es fácil que exista roces entre ambos departamentos: el D.T.
busca cargas, pero el Financiero sólo cargas de clientes “solventes”
LOS AUXILIARES DE TRÁFICO
Son los encargados de llevar a cabo todas las instrucciones encomendadas por el Jefe de
Tráfico en su parcela encomendada.
Funciones:
 Recepción de pedidos
 Realización de órdenes de carga
 Recogida de albaranes
 Atención al teléfono.
 Admisión de incidencias y realización de informes.
 Realización de la documentación del transporte
 Seguimiento de la flota de transporte
 Planificación de rutas e itinerarios
 Trato directo y asignación de transporte a los distintos conductores
 Captación telefónica de nuevos clientes, proveedores de transporte
 Confirmación de servicios de transporte, por Fax, e-mail, teléfono.
 Seguimiento de cada servicio prestado.
 Seguimiento e información sobre posibles focos de cargas de nuevas empresas de la
competencia ( lo que en el argot se llama “ hacer orejas”)

LOS RESPONSABLES DE ÁREA

Es la persona intermediaria entre el Jefe de Tráfico y los Auxiliares. Pueden ser
responsables del área nacional, internacional, o dentro de cada una de ellas por tipo de
vehículos: responsable de los frigoríficos, transportes especiales…
Sus funciones serán las mismas que el Jefe de Tráfico en su ámbito de actuación.
JEFE DELEGADO de una sucursal en otra Comunidad Autónoma o Provincia
Es el representante de la empresa en esa CCAA o provincia, teniendo las mismas
responsabilidades que el Jefe de Tráfico y/o Gerente.
Depende directamente del Director Comercial, no dependiendo jerárquicamente del Jefe
de Tráfico de la Central.
Se puede decir que cada delegación po sucursal es independiente y cualquier incidencia
que surja entre el Jefe de Tráfico y Delegado será solventado por ewl Director Comercial
en las distintas provincias.
LOS CONDUCTORES
Se puede distinguir entre:
-Conductores asalariados: forman parte, a todos los efectos, de la plantilla de la empresa,
cobrando un salario por su trabajo.
- Los Socios Conductores: Son aquellos que forman parte de una empresa, normalmente
una cooperativa. Se caracterizan porque no tienen nómina al no ser personal asalariado,
procediendo sus ingresos de la recaudación de los vehículos. Los gastos y dietas son
asumidos directamente por ellos mismos, ya que son propietarios de los vehículos.
A su vez pueden tener chóferes asalariados que trabajen para ellos.
-Los Proveedores de servicios de Transporte, Terceros o Subcontratados: Son aquellos
transportistas ajenos a la empresa, bien sea directamente un autónomo o una empresa de
transporte que presten sus servicios a cambio de una contraprestación.
Pueden ser:
Terceros esporádicos
Terceros habituales o fijos
Tractoristas o al enganche: Transportistas autónomos que trabajan de forma fija para una
empresa de transporte, poniendo a disposición de ésta la cabeza tractora, facilitándoles la
empresa el semirremolque.

Aplicaciones móviles
Gestión de la cadena de suministro móvil
Con las aplicaciones móviles de Descartes los gestores de flotas pueden comunicarse
con sus conductores y con el personal sobre el terreno en tiempo real. A diferencia de
muchas de las soluciones de la competencia que son meras herramientas de
recopilación de datos, los sólidos sistemas móviles de Descartes se integran a la
perfección con la planificación de rutas, reúnen información completa y permiten a los
expedidores transmitir actualizaciones en tiempo real a sus trabajadores.

Ofrecemos toda una gama de funciones integradas para la comunicación móvil

bidireccional en tiempo real que pueden mejorar notablemente la productividad y el
rendimiento de sus flotas. Nuestra tecnología de última generación es flexible y
modular y nuestras aplicaciones móviles son compatibles con múltiples plataformas,
entre ellas Windows Mobile® y Android™. Además, nuestras soluciones sirven para un
amplio abanico de dispositivos, tanto profesionales como para el gran público, de modo
que se adaptan a las necesidades, presupuestos y estrategias tecnológicas de todos
nuestros clientes.

Entre las ventajosas funciones incluidas en las aplicaciones móviles de Descartes

destacan:

Funciones en ruta
 Secuencia de rutas y navegación turno a turno: Mejore la productividad del
conductor con planificaciones de rutas optimizadas que se pueden exportar con
sencillez a gran cantidad de dispositivos móviles y con sistemas de navegación que
ayudan al conductor a llegar a su destino.

 Localización automática de vehículos (AVL): Utilice sistemas de posicionamiento

global (GPS) de última generación para hacer el seguimiento de los vehículos y los
trabajadores y comparar la planificación con la situación real. Puede programar el
envío de actualizaciones de estado y alertas cuando no se sigan las rutas previstas.
Descartes ofrece opciones de seguimiento tanto activo como pasivo.

 Actualizaciones en tiempo real: Vaya más allá de los mensajes básicos de estado
para que los encargados de expedición puedan ajustar dinámicamente las rutas en
función de la situación real y las modificaciones de los pedidos gracias a sencillas y
ergonómicas soluciones con las que los conductores pueden capturar y transmitir
actividades como las llegadas, las salidas o las demoras con un simple dispositivo
común.

Funciones para paradas

 Escaneo y comprobante de entrega (POD): Elimine el papel y optimice las
operaciones con un potente sistema de recogida de datos en las paradas que cuenta
con captura de firma, funciones de escaneo, confirmación de las cantidades de
productos, posibilidad de sacar fotos de los daños y otras muchas opciones digitales.

 Funciones comerciales para paradas: Reduzca los ciclos de facturación enviando

automáticamente los datos logísticos y financieros al servicio de atención al cliente y a
los sistemas de contabilidad.

Ejecución de rutas
La planificación de rutas es solo eso: planificación. La gestión real de flotas requiere
flexibilidad para adaptarse y responder a la realidad diaria cuando los vehículos salen
de la central a la carretera. Es necesario comparar de modo permanente la
planificación de la ruta con los resultados para lograr la máxima productividad, cumplir
las expectativas del cliente y fomentar la mejora continua. Las actividades que se
realizan durante las paradas, como la firma de comprobantes de entrega (POD)
también han de estar sujetas a seguimiento e integradas en sistemas de gestión
administrativa en tiempo real. Las soluciones de ejecución de rutas de Descartes
combinan la planificación con la situación real en carretera y durante las paradas,
además de con la información que facilita el conductor y los datos del vehículo para
cumplir los objetivos.

Entre las ventajosas funciones incluidas en las soluciones de ejecución de rutas de

Descartes destacan:

 Localización automática de vehículos (AVL): Gracias al GPS tendrá localizada toda

su flota con actualizaciones de estado en tiempo real. Los datos GPS también permiten
visualizar mapas, horarios y activos vinculados dinámicamente que proporcionan
información sobre indicadores clave como el uso de recursos, la duración de cada
parada, el incumplimiento de la ventana temporal pactada con el cliente, la
disponibilidad de recursos alternativos o la rentabilidad de la ruta.
 Expedición: Coordine de un modo eficiente a conductores, encargados de expedición
y centros de atención telefónica para optimizar las operaciones y mejorar el servicio al
cliente. Esta función facilita la asignación de nuevos pedidos y gestiona las excepciones
con potentes herramientas de planificación en tiempo real que usan el mismo motor de
optimización que crea las rutas iniciales.

 Sistema de navegación turno a turno: Los sistemas de navegación presentan

numerosas ventajas para mejorar la eficiencia de los trabajadores que se desplazan:
o Reducen el kilometraje y los costes de mantenimiento del vehículo

o Minimizan la dependencia con respecto a la expedición y los horarios

o Incrementan la satisfacción del cliente gracias a la rapidez de la respuesta

o Permiten a los conductores estar atentos a la carretera, lo que incrementa la seguridad

o Gestionan el cumplimiento de las restricciones en ruta para vehículos comerciales

 Compatibilidad con soluciones de respuesta de voz interactiva (IVR): – Lleve el

servicio al cliente a otro nivel integrando la ejecución de rutas con llamadas al cliente
para confirmar horarios, resolver excepciones y hacer encuestas de satisfacción
posteriores a la entrega. Estas operaciones se pueden realizar de un modo más
rentable integrando soluciones automáticas de IVR para mejorar y completar desde un
enfoque global la experiencia del cliente con la recogida o la entrega.

Planificación de rutas
Optimización de la planificación de rutas de entrega
Contar con una flota eficiente y una plantilla móvil que cumpla las expectativas del
cliente comienza por una correcta planificación de las recogidas, las entregas y las
llamadas a atención al cliente. Las soluciones de planificación de rutas de Descartes
brindan a los profesionales de la logística las herramientas necesarias para optimizar el
uso de los recursos móviles e incrementar su eficiencia. Nuestros sistemas avanzados
permiten optimizar rutas en todo tipo de escenarios de planificación, desde territorios y
rutas maestras a entornos extremadamente dinámicos regidos por la demanda en
tiempo real en el punto de venta. Las soluciones de planificación de rutas de
Descartes contribuyen a reducir costes, aumentar la productividad y mitigar el impacto
ambiental de nuestra flota.

Entre las ventajosas funciones incluidas en las soluciones de planificación de rutas de

Descartes destacan:

 Planificación estratégica de entregas: Optimice y ponga en marcha nuevos

servicios, territorios de ventas o distribución y estrategias de aprovisionamiento que
mejoren el servicio al cliente y los beneficios.
 Planificación de rutas diarias y de varios días: Opciones básicas y avanzadas para
mejorar su capacidad de crear en todo momento rutas adecuadas y fiables usando
menos camiones y conductores y reduciendo el kilometraje.

 Reservas: Permite programar en tiempo real citas para recogidas, entregas u otros
servicios de modo que se mantiene la productividad y rentabilidad de la flota y
aumenta la satisfacción del cliente.
 Gestión de ventas y representantes de ventas: Una forma sencilla y directa para
planificar y controlar la productividad de los trabajadores que están en continuo
movimiento (vendedores, representantes y personal sobre el terreno).