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INTRODUCCIÓN
1.1. Realidad Problemática.
Las 9 S tiene como propósito lograr que el ser humano sea más efectivo en todos
los ámbitos, basándose en el concepto de generar un ambiente de trabajo cómodo,
organizado, limpio y bien estimulado, ya que abarca el mejoramiento de las condiciones
mentales de quien se apega a esta metodología.
Contexto internacional
Contexto nacional
Según el Ministerio del Ambiente (2017), manifiesta que mientras que en los
países desarrollados de Europa y en Estados Unidos la información generada sobre la
base de documentos administrativos rigurosos se remontan al siglo XIX, en el Perú su
historia es muy reciente, y las soluciones, aún escasas. Sin embargo, se han hecho
esfuerzos en algunos programas estratégicos desarrollados bajo el marco de gestión por
resultados. Los aportes del mundo académico tampoco han consolidado una respuesta
clara a la gestión de documentos. Este vacío restringe la eficiencia de las acciones y
contribuye a que la toma de decisiones no sea efectiva.
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documentarios que en su momento fueron un problema para este ministerio debido a que
no se contaba con la gestión necesaria, incurriendo en un desorden de documentos.
Para el Ministerio de Salud, (2017) junto a otras instituciones del sector Público
destacaron en el cumplimiento de las directivas y normas vigentes relacionadas a la
gestión del archivo impulsada por el AGN. El esfuerzo del sector está plasmado en el uso
de nuevas tecnologías, probidad y transparencia en la gestión de archivo institucional,
asimismo fue reconocido por su destacada labor en la aplicación de políticas
institucionales que benefician el desarrollo del Sistema Nacional de Archivos. La gestión
implementada en el sector contribuye en consolidar la defensa, conservación, incremento
y servicio del patrimonio documental del país.
Contexto local
Internacional
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para el estudio. Los resultados alcanzados indicaron que existe escaso acceso a los
documentos, además de que la institución carece de ambientes de trabajo adecuado, por
falta de limpieza y orden. En conclusión, la implementación de estas estrategias de mejora
continua servirá para que la empresa desarrolle de la mejor manera sus funciones y
asegure que sus trabajadores se sientan más motivados y comprometidos al desempeñar
sus labores.
Tigua (2014), realizó una tesis sobre “Implementación de la metodología de las "9s"
en el área administrativa del colegio particular el cenáculo” (Tesis de Pregrado), cuyo
objetivo es establecer la metodología de las 9S en el área administrativa del colegio en
estudio. La Metodología fue de tipo descriptiva con un diseño no experimental, la cual
contó como muestra a toda la empresa, a la misma que analizó su situación actual, con el
fin de encontrar problemas o fallas y poder aplicar acciones correctivas. Los resultados
indicaron que la empresa presenta problemas en el departamento administrativo, ya que
observó que existe retraso en la entrega de documentos y atención al cliente. En tal
sentido, el autor sugiere establecer cuanto antes la metodología de mejorar continúa con
el fin de realizar las modificaciones de acuerdo a la retroalimentación.
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evaluación de la eficacia y estandarización. Su metodología es descriptiva con un diseño
pre experimental, su muestra consta de los trabajadores de la empresa Elma S.A,
aplicándose un cuestionario para la recopilación de datos. Los resultados explican que las
actividades que se realizan en la empresa no se efectúan de una manera adecuada
perjudicando el rendimiento y desempeño del trabajador. De tal forma, se concluye, que
la implementación sobre mejorar la gestión continua de una empresa permitirá evaluar la
eficacia de las actividades que se desarrollen dentro de ella.
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concluye en la creación de un nuevo modelo de gestión en donde se fortalezcan mejores
tiempos y desempeño de los integrantes.
Local
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los criterios que se expone en las Resoluciones del Tribunal Fiscal afectan el derecho a la
defensa y al debido proceso.
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como objetivo el diseño de un plan de mejora contigua mediante el análisis del
diagnóstico actual que se encuentra la empresa. La metodología es de tipo descriptiva con
un diseño pre experimental, con la muestra de los recursos del área de producción.
Instrumento aplicado guía de observación. Los resultados mostraron que se necesita
realizar cambios en el proceso de producción, por el cual se concluye que el diseño de un
plan de mejora continua obtendrá mejores resultados para el posicionamiento y
crecimiento de la empresa en el mercado.
Los beneficios que posee las 9s, permitirá mejorar y fortalecer las
condiciones de calidad, seguridad y sobre todo generar un ambiente oportuno en las
actividades laborales. Además, se afirma que esta metodología favores a la satisfacción
con el cliente y el trabajador, generando relaciones oportunas para resultados
provechosos.
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personal junto a la eficiencia la calidad y la productividad. Según (Hirano, 2018),
considera que las 9S se caracterizan por lo siguiente:
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que se elabora. Este permitirá poder evidenciar y analizar los factores que interrumpen
los procesos de administración dentro de una empresa.
Instrucciones de trabajo. Es la descripción de cómo se desarrolla
las actividades que se laboran en una empresa, para el guiamiento del colaborador con la
finalidad de medir el desempeño y contribución del trabajador con la empresa. Es
considerado también como el manual del trabajador para que la labor realizada se lleve
de manera eficiente y provechosa mediante el crecimiento de la organización
Gráficos (Histogramas de Barras). Es útil cuando se tiene un
amplio número de datos que es preciso organizar, para analizar más detalladamente o
tomar decisiones sobre la base de ellos. También es un medio eficaz para transmitir a
otras personas información sobre un proceso de forma precisa e inteligible.
Gráficas de radar. Es una herramienta muy útil para mostrar
visualmente los gaps entre el estado actual y el estado ideal. Permite mostrar los cambios
en las fortalezas o debilidades del equipo o de la organización.
1.3.1.4. Componentes de la metodología de las 9S
Seiri – Clasificación
Seiton - Organización
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base a la limpieza y orden en la organización; se mejora la información en el sitio de
trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial; facilita el acceso rápido a
elementos que se requieren para las actividades; la presentación y estética del puesto de
trabajo se mejora, comunica orden, responsabilidad y compromiso con el trabajo; se libera
espacio; el ambiente de trabajo es más agradable; se incrementa la eficiencia; y, mejora
la productividad, reflejada en el cumplimiento de los objetivos y metas.
Seiso - Limpieza
Shitsuke - Disciplina
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físicas o morales. Su práctica sostenida desarrolla en la persona disciplinada un
comportamiento confiable. Si la dirección de la unidad estimula a cada uno de los
integrantes para que aplique el ciclo de mejora en cada una de las actividades diarias, es
muy seguro que la disciplina no tenga ninguna dificultad. Entre sus beneficios están:
cultura laboral de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la Institución; el
cliente se sentirá más satisfecho ya que los niveles de calidad serán superiores debido a
que se han respetado íntegramente los procedimientos y políticas establecidas; el sitio de
trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo llegar cada día.
Shikari - Constancia
Shitsokoku - Compromiso
Seisho - Coordinación
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mismos propósitos y con el mismo ritmo. Los beneficios de la Coordinación son los
siguientes: se reduce el esfuerzo de cada integrante; ayuda a alcanzar los objetivos y metas
definidas; y, se genera un ambiente de armonía entre cada uno de los integrantes de cada
área de trabajo.
Seido – Estandarización,
1.3.2.1. Definición
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1.3.2.2. Mejora continua mediante sus procesos.
Se sugiere detectar las causas que nos hacen fallar y darle solución
de manera que no vuelvan a suceder, esto servirá para asegurar el proceso. Recuérdese
que controlar el proceso es hacerlo bien a la primera vez, sin fallas, cero defectos.
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Cuarto paso: Mejorar el proceso
Liderazgo
Para tener éxito en las iniciativas que se tomen en los planes de
mejora continua, se debe ejercer un liderazgo visible por los directivos, participando de
forma activa en todas las iniciativas, proponiendo a los empleados una visión clara de la
orientación de la Organización hacia la calidad, la mejora continua y la satisfacción de
los clientes y estableciendo objetivos de mejora precisos.
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sentir que forman parte de un “equipo”. (2) Que el personal dispone en su medio de
trabajo del margen de maniobra, las competencias, las posibilidades y el poder necesarios
para tomar decisiones. (3) Crear un contexto de aprendizaje constante. Apoyar y motivar
a sus empleados en lugar de imponer controles estrictos.
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siempre que aparezca una mejora, el método se normaliza y es analizado con nuevos
planes para conseguir más mejoras. Las fases son las siguientes: Planificar, hacer,
verificar y actuar.
Ciclo de Kaizen
Para muchos autores, la aplicación del six sigma supone una nueva
forma de entender la empresa, una filosofía de gestión global, pasando de un mero
recuento de defectos a determinar los procesos que realmente aportan valor añadido al
cliente. Pero, en realidad, nosotros consideramos que six sigma es una metodología que
emplea, para conseguir sus objetivos, simultáneamente, herramientas tradicionales, como
las 7 herramientas de la calidad, QFD, control estadístico de procesos, otros. El six sigma
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interrelaciona todos estos métodos y los aplica en toda la empresa, no solo en un área,
priorizando las actuaciones sobre aquellos procesos claves. (Gupta & Sri, 2016)
Este proyecto tiene como importancia, por la razón que permitirá como marco de
referencia para otras entidades públicas que deseen tener un mejor control en su
documentación a través de la implementación de las 9s como estrategia para una mayor
productividad y desempeño en sus colaboradores. Además, se utilizará de apoyo para
otros autores en el proceso investigativo con proyecto similares a la presente
investigación, siendo este proyecto un aporte para difundir y de esta forma crear nuevas
modalidades para la organización y orden de otras empresas.
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II. MÉTODO
2.1. Tipo y Diseño de Investigación.
2.1.1. Tipo de investigación.
Oxy M P
En donde:
P: Implementación de las 9S
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Variable independiente: Metodología de las 9S
Tabla 1
Variables
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Es la búsqueda de satisfacer al La mejora continua tiene como dimensiones
cliente las organizaciones buscan a la orientación del cliente en base a los
mejorar la calidad de sus indicadores de la satisfacción y necesidad.
productos o servicios adoptando El liderazgo también considerado como otra
herramientas de mejora continua, dimensión que será medido mediante los
dicha mejora se lleva a cabo por indicadores del nivel de responsabilidad,
Mejora continua medio de la planificación de motivación y desempeño.
actividades anuales dentro de la La participación personal, tiene como
organización indicadores al nivel de participación y la
eficiencia en las funciones. Por último, la
dimensión sobre el planteamiento de
gestión de procesos que tiene como
indicador al nivel de resultados.
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2.2.3. Operacionalización
Tabla 2
Operacionalización de la variable independiente
Técnica e
Variable Dimensión Indicador Ítems de encuesta Ítems de entrevista
instrumento
Observa que los documentos del área de
archivo se encuentran clasificados de
acuerdo a un orden establecido
Los documentos de trabajo que necesita ¿Qué criterios se considera para la
Nivel de
Seiri – Clasificación para sus labores se encuentran ubicados en clasificación de documentos en el área
clasificación
un lugar específico en el área de archivo de archivo de la Municipalidad?
Observa que el en su área de archivo
existe un sistema de clasificación de los
documentos de trabajo
En general, los documentos y materiales
de trabajo se encuentran organizados en el
¿Cómo es la distribución de espacio en
Seiton – Nivel de área de archivo
el área de archivo de la Municipalidad
Organización organización Los documentos en el área de archivo de
para organizar los documentos?
la Municipalidad se pueden ubicar con Técnica:
facilidad Encuesta,
¿Qué criterios se toma en cuenta para entrevista
Observa que el área de archivo de la Instrumento:
Nivel de desechar y limpiar el área de archivo
Metodología Seiso – Limpieza Municipalidad se encuentra siempre Cuestionario,
limpieza de la Municipalidad de documentos
de las 9S limpio
innecesarios? guía de
¿Qué medidas de seguridad se toman entrevista
La distribución del espacio destinado para
Seiketsu - Bienestar Nivel de en cuenta para evitar accidentes
el área de archivo permite tener seguridad
personal bienestar laborales en el área de archivo de la
para evitar cualquier accidente laboral
Municipalidad?
¿Cuáles son las funciones más
Observa que los trabajadores del área de
Shitsuke – Cumplimiento importantes y que debe cumplirse al
archivo cumplen sus funciones según se
Disciplina de funciones pie de la letra en el área de archivo de
establece en los manuales de trabajo
la Municipalidad?
Los trabajadores del área de archivo ¿Cuáles son las iniciativas tomadas
Nivel de muestran iniciativa para solucionar por sus jefes para mejorar los procesos
Shikari – Constancia
constancia dificultades relacionados a la de trabajo en el área de archivo de la
documentación que solicita a dicha área Municipalidad?
¿Qué factores influyen en usted para
Considera que los trabajadores del área de
Shitsokoku – Nivel de tener un compromiso mayor con sus
archivo se encuentran comprometidos con
Compromiso compromiso actividades laborales en el área de
el buen servicio en su área de trabajo
archivo de la Municipalidad?
Existe una comunicación eficiente entre el ¿Cómo es la comunicación entre las
Seisho – Nivel de
área de archivo y las diferentes áreas de diferentes áreas de trabajo y el área de
Coordinación coordinación
trabajo de la Municipalidad archivo de la Municipalidad?
¿Cuál es el procedimiento que se debe
Las funciones laborales se facilitan por la
Seido – Nivel de seguir para el registro y archivo de
entrega oportuna de documentación del
Estandarización funciones documentos en el área de archivo de la
área de archivo de la Municipalidad
Municipalidad?
Fuente: elaboración propia
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Tabla 3
Operacionalización de la variable dependiente
Técnica e
Variable Dimensión Indicador Ítems de encuesta Ítems de entrevista
instrumento
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Los documentos solicitados al área de ¿Existe un planeamiento de la gestión
Planteamiento de Nivel de
archivo de la Municipalidad son entregados de los procesos del área de archivo de
Gestión por procesos resultados
de manera rápida y oportuna la Municipalidad? ¿Cómo se realiza?
Fuente: elaboración propia
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2.3. Población y muestra
Población
Tabla 1
Distribución de los trabajadores en la Municipalidad
Áreas N° de trabajadores
Área de sub gerencia tesorería y finanzas 13
Área Contabilidad 12
Área de Logística 13
Área de Presupuesto y planificación 10
Área de Administración 5
Área de Recursos Humanos 14
Área de Proculadoría pública 12
Área de Programas sociales 14
Área de Registros civiles 14
Área de Defensa civil 18
Total 125
Fuente: elaboración propia
Muestra
𝑍𝜇2 ∗ 𝑁 ∗ 𝑝 ∗ 𝑞
𝑛= 2
𝐸 (𝑁 − 1) + 𝑍𝜇2 ∗ 𝑝 ∗ 𝑞
Donde:
n = Tamaño de la muestra.
𝑛 = 72
Técnicas
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La entrevista es una técnica que sirve para recopilar información a más
detalle sobre un tema específico, en este caso la entrevista se aplicará en la investigación
a los 2 trabajadores del área de archivo de la Municipalidad.
Instrumento
Bernal (2016) afirma que los instrumentos se utilizan en función a las técnicas
que se utilizaron en la investigación, en este caso en la investigación se usaron los
siguientes instrumentos para recolectar los datos que se necesita para el estudio:
Tabla 3
Estadísticos de fiabilidad
Alfa de Cronbach N de elementos
,819 20
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2.5. Procedimientos de análisis de datos
Análisis: se utilizará para el análisis de los datos recopilados, como también estudiar
los factores que intervienen en la implementación de las 9s y la mejora continua de la
Municipalidad.
Inductivo: parte desde los aspectos generales hasta llegar a las conclusiones finales
de la investigación, lo que permitirá exponer una propuesta de solución en base a la
problemática encontrado en la Municipalidad.
Los criterios éticos que se tomarán en cuenta según Norteña, Alcaraz y Rojas (2012)
que a continuación se detallan:
Los criterios de rigor científico que se tomarán en cuenta según Norteña, Alcaraz y
Rojas (2012) de describen a continuación:
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Neutralidad, Los resultados de la investigación deben garantizar la veracidad de
las descripciones realizadas por los participantes, es decir las opiniones y resultados
obtenidos de la muestra deben mostrarte transparentemente.
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REFERENCIAS
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CIMS.
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Editorial Cims.
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Obtenido de Repositorio de la Universidad Señor de Sipán :
http://repositorio.uss.edu.pe/bitstream/uss/1551/1/INGENIER%C3%8DA%20IN
DUSTRIAL.pdf
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continuo y 9S aplicados a la empresa de muebles metálicos ARMELUX. Obtenido
de Repositorio de la Universidad Azuay:
http://dspace.uazuay.edu.ec/bitstream/datos/6859/1/12830.pdf
35
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de Diario el Comercio: https://elcomercio.pe/suplementos/comercial/carreras-
profesion-futuro/mundo-gestores-documentos-1002449
García, F., & Olazabal, J. (2016). Plan de mejora continua en el proceso productivo de
harina de loche en la procesadora agroindustrial muchick S.A. . Obtenido de
Repositorio de la Universidad Señor de Sipán :
http://repositorio.uss.edu.pe/bitstream/uss/2308/1/Garc%C3%ADa%20Benites%
20%20y%20Olazabal%20Acosta.pdf
36
Gestión. (2017). Entérate sobre los beneficios del leasing y crédito financiero. Obtenido
de Gestión: https://gestion.pe/suplemento/comercial/maquinaria-pesada/enterate-
sobre-beneficios-leasing-y-credito-financiero-1002620
Goídez, A., & Hernández , G. (2018). Poder KAIZEN: el método preferido de la mejora
continua para máximizar los resultados de toda una organización. México: Idnius
Media.
Gupta, P., & Sri, A. (2016). Seis sigama son estadistica: Enfoque en la búsqueda de las
mejores inmediatas.
Hirano, H. (2018). 5S para odos: 5 pilares de la fábrica visual. New York: Editorial
Routledge.
Norteña, Alcaraz, & Rojas. (2012). Aplicabilidad de los criterios de rigor eticos y
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http//arquichan.unisabana.edu.co/index.php/aquichan/view/2323/pdf
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Obtenido de Gerencia :
http://www.emb.cl/gerencia/articulo.mvc?xid=4212&tip=14&xit=dimacofi-
transformacion-digital-desde-la-gestion-documental
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Repositorio de la Universidad Nacional del Callo:
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empresa. Obtenido de Smart Office Centre:
http://www.smartoffice.es/blog/post/los-cinco-problemas-de-gestion-
documental-que-hay-en-tu-empresa
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ANEXOS
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Encuesta
Instrucciones: Marca con una X considerando las siguientes alternativas para cada ítem
del cuestionario.
TA: Total Acuerdo; A: Acuerdo; I: Indiferente; D: Desacuerdo; TD: Total Desacuerdo
ÍTEMS TA A I D TD
1. Observa que los documentos del área de archivo se
encuentran clasificados de acuerdo a un orden
establecido
2. Los documentos de trabajo que necesita para sus
labores se encuentran ubicados en un lugar
específico en el área de archivo
3. Observa que el en su área de archivo existe un
sistema de clasificación de los documentos de
trabajo
4. En general, los documentos y materiales de trabajo
se encuentran organizados en el área de archivo
5. Los documentos en el área de archivo de la
Municipalidad se pueden ubicar con facilidad
6. Observa que el área de archivo de la Municipalidad
se encuentra siempre limpio
7. La distribución del espacio destinado para el área de
archivo permite tener seguridad para evitar cualquier
accidente laboral
8. Observa que los trabajadores del área de archivo
cumplen sus funciones según se establece en los
manuales de trabajo
9. Los trabajadores del área de archivo muestran
iniciativa para solucionar dificultades relacionados a
la documentación que solicita a dicha área
10. Considera que los trabajadores del área de archivo
se encuentran comprometidos con el buen servicio
en su área de trabajo
11. Existe una comunicación eficiente entre el área de
archivo y las diferentes áreas de trabajo de la
Municipalidad
12. Las funciones laborales se facilitan por la entrega
oportuna de documentación del área de archivo de la
Municipalidad
13. Se siente satisfecho con el trabajo del área de archivo
de la Municipalidad
14. Los trabajadores del área de archivo de la
Municipalidad muestran preocupación por las
necesidades de documentos de los trabajadores
15. Considera que los trabajadores el área de archivo
cumplen con responsabilidad sus actividades de
trabajo
16. Observa que los trabajadores del área de archivo de
la Municipalidad muestran entusiasmo en atender a
sus compañeros de trabajo
17. Considera que los trabajadores del área de archivo
de la Municipalidad muestran un alto desempeño en
su área de trabajo
18. Observa que los trabajadores del área de archivo de
la Municipalidad le orientan en temas relacionados
a los documentos que solicita
19. Considera que los trabajadores del área de archivo
requieren de capacitaciones para mejorar sus
competencias
20. Los documentos solicitados al área de archivo de la
Municipalidad son entregados de manera rápida y
oportuna
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Anexo 3: Entrevista para el personal del área de archivo
Objetivo: La presente entrevista está dirigida a los trabajadores del área de archivo de la
Municipalidad con el fin de obtener información acerca de los factores considerados en
la metodología de las 9S y la mejora continua de dicha área.
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5. ¿Cuáles son las funciones más importantes y que debe cumplirse al pie de la letra
en el área de archivo de la Municipalidad?
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6. ¿Cuáles son las iniciativas tomadas por sus jefes para mejorar los procesos de
trabajo en el área de archivo de la Municipalidad?
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7. ¿Qué factores influyen en usted para tener un compromiso mayor con sus
actividades laborales en el área de archivo de la Municipalidad?
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10. ¿Cómo fue la orientación que tuvo para realizar sus actividades en el área de
archivo de la Municipalidad?
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