Dictamen : 405 del 11/11/2008

C-405-2008

11 de noviembre de 2008

Licenciada

Virginia Chacón Arias

Directora General

Dirección General del Archivo Nacional

Estimada señora:

Con la aprobación de la señora Procuradora General, me refiero a su atento oficio N. DG-1053-

2008 de 23 de septiembre del presente año, por medio del cual solicita el criterio de la
Procuraduría General respecto de los alcances del artículo 47 bis de la Ley de Reorganización
del Poder Judicial en orden a la eliminación de documentos.

Es criterio de esa Dirección, que el artículo 47 bis está referido a la destrucción y reciclaje de
expedientes judiciales y no debe ser extendido a otro tipo de documentación que recibe o
produce el Poder Judicial. Conforme ese artículo, la Corte Suprema de Justicia puede ordenar
la destrucción o reciclaje de los expedientes, siempre que no sean necesarios para algún
trámite judicial futuro. La documentación administrativa del Poder Judicial no está cubierta por
ese artículo, sino que está sujeta a lo dispuesto por la Ley del Sistema Nacional de Archivos,
que señala el procedimiento para su eliminación. Agrega que el Poder Judicial ha extendido la
aplicación de ese numeral a toda la documentación que produce, por lo que publica en el
Boletín Judicial listas de tipos documentales que se destruirán y que son de carácter
administrativo, tales como correspondencia, documentos financiero-contables, fotografías
producidas en su labor administrativa. Preocupa a la Dirección del Archivo que algunos de esos
documentos sean de valor científico cultural, parte del patrimonio documental de Costa Rica,
por lo que se procede a consultar.

Como criterio legal, adjunta la opinión de la Asesoría Jurídica de esa Dirección, oficio N.
Al-153-2005 de 3 de octubre de 2005. A partir del texto del segundo párrafo del artículo 47 bis
de la Ley Orgánica del Poder Judicial, interpreta la Asesoría que el tipo documental está
referido al “expediente judicial”, sin que comprenda otro tipo de expediente. Ello porque se hace
referencia a “las partes”, término que se utiliza en los procesos judiciales, además de que se
restringe en materia penal. Si se estuviera frente a toda clase de documentos que genere el
Poder Judicial, resultarían innecesarias las indicaciones del segundo párrafo, precisa. Añade
que la Ley de Reorganización Judicial está referida a la organización de los tribunales de
justicia, en particular los que tramitan la materia penal y que la adición del artículo 47 bis se
aprobó dentro del marco de la reorganización del Poder Judicial para la aplicación del Código
Procesal Penal, por lo que su fin principal es regular la administración de la justicia penal.
Concluye que el artículo 47 bis es una norma especial, relativa a los expedientes judiciales, por
lo que para el resto de la documentación producida en las dependencias del Poder Judicial
debe observarse la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.

Por oficio N. ADPb-4210-2008 de 21 de octubre siguiente, esta Procuraduría otorgó

audiencia al Poder Judicial para que se refiriera al punto objeto de consulta.

Dicha audiencia fue contestada en oficio sin número de 27 de octubre siguiente. En

dicho oficio se indica que, conforme lo resuelto en sesión de Corte Plena de 18 de diciembre de
2000, artículo LXIV, el artículo 47 bis se aplica tanto a los expedientes judiciales como a la
documentación administrativa que genera el Poder Judicial, incluidas las dependencias de la
Defensa Pública, Ministerio Público y Organismo de Investigación Judicial, siempre respetando
los lineamientos generales a los que está sujeto el Poder Judicial en cuanto al análisis del valor
legal o histórico de los tipos documentales, al momento de decidir sobre su conservación y
eliminación. Agrega que el artículo 251 de la Ley Orgánica del Poder Judicial faculta a la Corte
Plena a dictar reglas prácticas que posibiliten la aplicación de la Ley, por lo que la
interpretación del artículo 47 bis está comprendida dentro de sus facultades legales. Con base
en lo cual, la Comisión Institucional trabaja para cumplir con los objetivos de la Ley del Sistema
Nacional de Archivos, para que se pueda hacer un correcto manejo de la documentación y que
no implique la inversión de fondos públicos en papelería que no tiene obligación de conservar.
El proceso de eliminación de expedientes y documentos ha sido lento y es en los últimos cinco
años que se han tomado medidas para hacer eficiente el proceso. Al conocer de una nueva
gestión de la Directora del Archivo, el Consejo Superior del Poder Judicial en sesión celebrada
el 12 de junio de 2008 acogió el criterio de esa Dirección y ordenó completar las tablas de
conservación y eliminación no sólo de la documentación administrativa sino de los expedientes
judiciales, agregando información y comunicando todas las tablas que se han aprobado a la
fecha, poniendo a su disposición los documentos. Lo que acredita que el Poder Judicial se ha
ajustado a la ley. Asimismo, la Comisión y el Consejo Superior comunicaron a las oficinas y
despachos judiciales la obligación de velar por la conservación de los documentos de carácter
histórico que genere la actividad del Poder Judicial. Por lo que concluye que el Poder Judicial y
en particular la Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos aplican
criterios de selección y eliminación objetivos que salvaguarden no sólo la documentación que
generen los despachos jurisdiccionales sino también la documentación administrativa que
preocupa a la Dirección del Archivo Nacional. Se tienen tablas de conservación para toda la
documentación, donde se establecen criterios para la conservación de documentos que tengan
valor científico, cultural o histórico y que sea necesario mantener por formar parte del
patrimonio documental del país. Se ha estimado que el artículo 47 bis antes citado autoriza al
Poder Judicial para definir y aplicar los criterios de conservación y eliminación de los
documentos sin recurrir previamente a la Comisión Nacional del Archivo Nacional, pero se han
enviado las diferentes tablas de conservación al Archivo para su conocimiento y se han puesto
a su disposición los documentos por eliminar. Se adjuntan documentos producidos por el Poder
Judicial en materia de eliminación como elemento de prueba de que no se han destruido
documentos administrativos de valor científico cultural.

El Presidente de la Corte Suprema de Justicia remite diversos documentos relativos a la

aprobación de las Tablas de Plazos para la Conservación de Documentos por parte de las
oficinas del Poder Judicial. Por tratarse de actos concretos en orden a la selección y
eliminación de documentos no corresponde a la Procuraduría pronunciarse sobre ellos.
 Conforme lo solicitado en la consulta, la Procuraduría debe determinar si la gestión
documentaria de la Administración del Poder Judicial se rige por lo dispuesto en la Ley del
Sistema Nacional de Archivos o bien, si se rige por disposiciones específicas. El ámbito
normativo de dicha Ley, definido en los artículos 1 y 2, comprende necesariamente al Poder
Judicial. De ese hecho los fondos documentales que este Poder forme están cubiertos por la
citada Ley. Se exceptúa la regulación de los expedientes en procesos judiciales y en
procedimientos administrativos.

A. LA GESTION DOCUMENTAL ENMARCADA POR LA LEY DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVOS

Al solicitar una interpretación del artículo 47 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial, la
Dirección del Archivo Nacional consulta si el Poder Judicial está sujeto a la Ley del Sistema
Nacional de Archivos en orden a la gestión de documentos de carácter administrativo.

En cumplimiento de las funciones asignadas, los organismos públicos generan fondos

documentales que, en principio, están sujetos a fines administrativos. No obstante, dichos
fondos pueden presentar un valor histórico-cultural, lo que plantea en forma más intensa la
necesidad de protección y conservación para las generaciones futuras. Los fondos que, en
principio, están al servicio de la gestión administrativa se afectan al cumplimiento de fines de
investigación, cultura, e información. Para esa protección se organiza un sistema de archivos
nacionales.

1. Una integración al Sistema Nacional de Archivos

Mediante la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley N° 7202 de 24 de octubre de 1990, se
crea el Sistema Nacional de Archivos con el objetivo de regular el funcionamiento de los
diferentes archivos públicos y los archivos privados que se integren al Sistema. Dicha Ley se
convierte en el marco jurídico de la materia archivística, lo que permite a los órganos que dicha
Ley crea dictar normas y directrices para todos los archivos que conforman el llamado “Sistema
Nacional de Archivos”.

Para ese fin, el artículo 1 de la Ley impone la integración de los archivos públicos y permite la
integración de los archivos privados. Congruente con esa diferenciación, el artículo 2 establece
que regulará los archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo y de los demás entes
públicos, pero además, regulará los archivos privados y particulares que deseen someterse a
estas regulaciones. Disponen esos numerales en su orden:

“Artículo 1.-
Creáse el Sistema Nacional de Archivos, que estará compuesto por el conjunto de los archivos
públicos de Costa Rica, y por los privados y particulares que se integren a él”.

“Artículo 2.-

La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema

Nacional de Archivos y de los archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los
demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y
privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas
regulaciones”.

Todo organismo público está obligado a llevar un archivo. No sólo porque lo imponen los
artículos 39 y 41 de la Ley N. 7202 sino como parte de una buena gestión administrativa. La
Ley del Sistema Nacional de Archivos dispone, en efecto, que las instituciones públicas deben
contar con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios para conservar y
organizar los documentos de la institución. Los archivos de gestión son los archivos de las
divisiones, departamentos y secciones del ente correspondiente, creados para conservar,
clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por
su unidad. Los archivos centrales cumplen esas mismas funciones pero, además, centralizan la
documentación de todo el ente, artículo 39. Archivos que se rigen por la Ley, su reglamento y
las disposiciones de los órganos de la Dirección General del Archivo Nacional (artículo 41).

El archivo creado por un organismo público se integra el Sistema Nacional de Archivos. De allí
la importancia de determinar qué significado tiene esa integración.

La Dirección General de Archivo Nacional está constituida por varios órganos, a los cuales la
Ley atribuye potestades en relación con los fondos documentales de los archivos que integran
el Sistema. Así, la Junta Administrativa del Archivo Nacional, “máxima autoridad del Sistema”
debe establecer “una estrecha relación archivística y técnica entre los archivos del sistema”,
artículo 11. Entre sus funciones está el establecer las políticas archivísticas del país,
recomendar estrategias para el adecuado desarrollo del Sistema, formular recomendaciones
técnicas sobre la producción y la gestión de documentos.

El artículo 23 de la Ley otorga a la Dirección General funciones que inciden directamente en la

organización y funcionamiento de los archivos públicos. En efecto, la Dirección no sólo ejecuta
las políticas emitidas por la Junta Administrativa (inciso a), sino que también realiza actividades
concretas, como son el establecer disposiciones relativas a la selección y eliminación de
documentos (inciso h), la inspección a los archivos públicos y a los privados cuando éstos lo
soliciten (inciso j), la valoración de los documentos de los archivos para efectos de la selección
(inciso k). La Dirección General del Archivo Nacional es depositaria y custodia del patrimonio
documental nacional, sea de los documentos que hayan sido declarados de valor histórico,
científico, cultural.

De lo anterior se desprende que la Dirección General del Archivo Nacional tiene funciones no
sólo en relación con los documentos calificados de patrimonio nacional, sino también con los
fondos documentales al servicio de la gestión administrativa de las organizaciones miembros
del Sistema. Sea de los fondos que pueden considerarse un patrimonio de estas
organizaciones. Esas funciones abarcan la selección y eliminación de documentos, lo cual se
realiza a través de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Preceptúa
el artículo 31 de la Ley:

“Artículo 31.-

Créase la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, como el órgano de la

Dirección General del Archivo Nacional encargado de dictar las normas sobre selección y
eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural, y de resolver las
consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores a los que se refiere el
artículo 2 de la presente ley”.

El término consulta daría margen para considerar que el criterio que la Comisión emita no
vincula a los archivos miembros y, en concreto, a aquél que con base en los artículos 33, inciso
b) y 35 ha consultado respecto de la eliminación de un concreto documento. No obstante, los
numerales 34 y 35 dan margen para considerar que el acto resolutivo es vinculante. La
Administración carece de facultad para decidir sobre la eliminación de sus documentos: debe
consultar según el 33, inciso b y acatar lo dictaminado, artículos 34 y 35. Disponen los artículos
33, 34 y 35 dichos artículos:

“Artículo 33.-

Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2 de la presente ley integrará un comité
institucional de selección y eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y
el superior administrativo de la entidad productora de la documentación.

El comité tendrá las siguientes funciones:

(….).

b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba

eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo”

“Artículo 34.-

La resolución sobre la consulta para eliminar documentos que carezcan de valor científico-
cultural se tomará por mayoría de los votos presentes. En caso de empate, decidirá el
presidente con su doble voto. Los documentos que deban ser eliminados serán transformados
en material no legible”.
“Artículo 35.-

Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2 de la presente ley, incluida la Dirección
General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional
de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo
documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión,
las que serán comunicadas por escrito, por medio del director general del Archivo Nacional”.

Es obligación de todo miembro del Sistema Nacional de Archivos consultar el criterio de la

Comisión sobre la eliminación de los tipos documentales; la no sujeción a lo dispuesto por ese
artículo 35 es sancionada penalmente (artículo 36). La sanción penal deviene, así, el
mecanismo para que la consulta sea obligatoria y vinculante, con lo que se transfiere la
decisión final a la Comisión.

Es también la Comisión la que dictamina si los documentos de valor científico-cultural pueden

salir del país (artículo 38). Por tratarse de documentos que integran el Patrimonio Nacional, el
dictamen de la Comisión Nacional es obligatorio y vinculante.

Puede, entonces, decirse que la Ley del Sistema Nacional de Archivos no sólo establece los
principios generales o criterios técnicos en materia archivística que resultan aplicables a las
distintas organizaciones públicas en aras de una buena gestión documental, sino que impone
limitaciones en el ejercicio de esa gestión. La sujeción a estos límites protege el patrimonio
histórico cultural.

2- Una protección al patrimonio histórico-cultural

Un archivo es un conjunto orgánico de documentos al servicio de la investigación, la cultura, la

información o simplemente la gestión administrativa; así, el archivo organiza los fondos
documentales de toda organización.

Los fondos documentales se protegen porque pueden tener un valor histórico-cultural, en cuyo
caso formarán parte del patrimonio histórico-cultural de la Nación, que debe ser protegido para
su preservación y conservación para las futuras generaciones.

El artículo 3 la Ley del Sistema Nacional de Archivos establece:

“ Artículo 3.-

Todos los documentos con valor científico- cultural son bienes muebles y forman parte del
patrimonio científico cultural de Costa Rica. La determinación del valor científico - cultural del
documento corresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
Se consideran de valor científico-cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o
impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina que, por su contenido, sirvan como
testimonio y reflejen el desarrollo de la realidad costarricense, tales como: actas, acuerdos,
cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles, fotografías, filmes,
grabaciones, cintas magnéticas, "diskettes", y los demás que se señalen en el reglamento de
esta ley ”.

Forman parte del patrimonio histórico, científico-cultural de la Nación los documentos de

cualquier época generados, conservados o reunidos por la Administración Pública en el
ejercicio de sus funciones o por entidades privadas que hayan sido declarados como tales.
Documentos que dan cuenta de diversas manifestaciones de la sociedad y su cultura y del
devenir histórico. Ese patrimonio es un legado que permite identificar la Nación y su sociedad
en un período determinado. Precisamente, la caracterización del patrimonio como histórico,
científico-cultural alude a la vocación de estudio del pasado. Aspecto que no puede dejar de
lado la dimensión social del patrimonio, en tanto refleja el concepto de propiedad colectiva.
Dimensiones que obligan a la conservación y difusión del patrimonio.

Dado que estos documentos son un patrimonio nacional, se sigue que la Administración
Pública que los genere o conserve no tiene respecto de ellos un derecho de propiedad; por el
contrario, su situación es de deber: de protección, conservación y de darles un uso que
garantice esa conservación. Preceptúa el artículo 4 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos:

“ Artículo 4.-

Los documentos que se consideren de valor científico-cultural deben ser custodiados en los
diversos archivos administrativos públicos del país. Una vez cumplidos los plazos de remisión,
serán transferidos a la Dirección General del Archivo Nacional”.

Se desprende de lo anterior que la Administración conserva los documentos de valor científico-

cultural por un plazo. No obstante, es la Dirección General del Archivo Nacional el depositario
final de dichos documentos y quien asume, en consecuencia, el deber de conservación y
protección (artículo 23, inciso b de la Ley 7202).

Es claro, sin embargo, que los fondos documentales de los organismos públicos no contienen
sólo documentos con valor histórico, cultural, científico, parte del Patrimonio Nacional.
Asimismo, es evidente que no siempre puede determinarse el valor histórico en el momento de
la generación o producción de un documento. Esa cualidad puede deberse a condiciones
externas al documento. De allí la importancia de que los distintos documentos sean regulados
desde su génesis, a efecto de que documentos con valor o interés científico, histórico, cultural
puedan ser preservados para el futuro. La regulación de la Ley del Sistema Nacional de
Archivos parte no solo del carácter público del archivo, sino que tiende a evitar que documentos
que pueden llegar a ser parte del patrimonio de la Nación sean destruidos. De allí las
prescripciones en orden a la prearchivística, la regulación de los archivos de gestión, de los
archivos centrales y en general de las competencias de los órganos de la Dirección General del
Archivo Nacional.

B. UNA AUTORIZACION PARA ELIMINAR EXPEDIENTES

Consulta la Dirección del Archivo Nacional porque considera que el Poder Judicial ha
interpretado extensivamente lo dispuesto en el artículo 47 bis de la Ley Orgánica del Poder
Judicial, lo que podría conducir a una eliminación de documentos con valor histórico-cultural.

1- Una autorización para destruir expedientes

Se discute si las facultades que el artículo 47 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial otorga a
la Corte Suprema de Justicia están referidas a los expedientes judiciales o si por el contrario
abarcan todo documento generado por oficinas del Poder Judicial. Dispone dicho numeral:

“ARTICULO 47 bis.- La Corte Suprema de Justicia podrá ordenar la destrucción o el reciclaje

de los expedientes, siempre que no sean necesarios para algún trámite judicial futuro, que no
tengan interés histórico, o cuando se encuentren respaldados por medios electrónicos,
informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos o cualquier otro medio con garantía razonable
de conservación. Al efecto se publicarán las listas de expedientes por destruir en el Boletín
Judicial.

Dentro del plazo de ocho días hábiles luego de la primera publicación, el Archivo Nacional
podrá solicitar los expedientes que estime pertinentes. Las partes también podrán solicitar la
devolución de los documentos aportados, certificación integral o parcial del expediente, o la
entrega del expediente original, salvo en materia penal”.

El objeto del artículo es autorizar a la Corte Suprema de Justicia para que disponga la
destrucción o el reciclaje de un determinado tipo de documento. El artículo se refiere a
expedientes. Lo que obliga a considerar que es un “expediente”. En particular, establecer si
cualquier documento puede ser considerado un “expediente”.

“Expediente” es un término con varios significados. Entre las acepciones que el Diccionario de
la Lengua Española de la Real Academia Española retiene para “expediente” se encuentran:
“Asunto o negocio que se sigue sin juicio contradictorio en los tribunales, a solicitud de un
interesado o de oficio”. Pero también nos dice el Diccionario que expediente es el “conjunto de
todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio. Se usa señaladamente hablando de
la serie ordenada de actuaciones administrativas y también de las judiciales en los actos de
jurisdicción voluntaria”. Es también el despacho, el curso de los negocios y causas, así como
también significa el procedimiento administrativo en que se enjuicia la actuación de alguien.
Expediente puede ser conjunto de papeles o bien asunto o negocio, procedimiento.

Como estos documentos cumplen una función preparatoria y orientadora de las decisiones
relativas a ese asunto o negocio y reflejan documentalmente la actuación administrativa, es
usual que las leyes se refieran al procedimiento utilizando el término “expediente”. Es el caso,
por ejemplo, de algunos artículos de la Ley General de la Administración Pública. Así,
numerales 88, 211, 227, 237, 277, entre otros.

Resulta claro, sin embargo, que en el artículo 47 bis de mérito, “expediente” se utiliza en su
sentido documental. En dicho artículo “expediente” es el conjunto de documentos relacionados
con un asunto o negocio. No puede considerarse que expediente es procedimiento porque el
objeto de la norma es autorizar la eliminación del expediente como documento.

El “expediente” es documento pero normalmente no es un único documento: expediente hace

referencia a un conjunto de documentos, una agregación sucesiva de documentos relacionados
entre sí. El “expediente” es el fondo documental relativo a un asunto al que se le da curso y que
debe ser resuelto o bien, en términos procesales, el resultado documental de un procedimiento.

El artículo 47 bis de cita tiene como objeto autorizar una acción concreta respecto de ciertos
documentos, aquellos que por ser un conjunto de documentos ordenados sobre un asunto
determinado, pueden considerarse un “expediente”. No comprende documentos aislados que
tramite el Poder Judicial o alguna de sus dependencias.

El punto es determinar a qué asunto o negocio puede referirse el expediente, particularmente

considerando que un asunto o negocio puede tramitarse sea en la vía administrativa, sea en la
judicial.

Afirma la Dirección del Archivo Nacional que ese asunto es un asunto judicial. El término
expediente estaría referido al expediente judicial sin que comprenda el administrativo.

Uno de los métodos de interpretación de las normas jurídicas es el contexto según lo dispone el
artículo 10 del Código Civil. Si aplicamos dicho método, tenemos que la Ley Orgánica del
Poder Judicial utiliza el término “expediente” en relación con los procesos judiciales, tal como
indica la Dirección del Archivo Nacional. Así, es evidente que cuando los artículos 4, 9, 169 y
243 de dicha Ley se refieren al “expediente”, está empleando el término para referirse al
expediente que se levanta en un proceso judicial. Es el expediente judicial.

Pero también la Ley Orgánica utiliza “expediente” para referirse al expediente administrativo.
Ciertamente, la Ley no lo adjetiva, salvo en el artículo 81, pero en diversas disposiciones debe
necesariamente concluirse que el “expediente” es un expediente administrativo y no de un
expediente judicial. Así, cuando la Ley Orgánica del Poder Judicial se refiere al procedimiento
ante la Inspección Judicial se utiliza el término expediente. Este concierne la queja contra el
funcionario judicial y no un proceso judicial, artículo 201 y siguientes. No se está, entonces,
ante un expediente judicial, sino ante uno administrativo.

En igual forma, cuando se refiere a la formación de un expediente en un proceso de

adquisición de terrenos, que debe conducir a la compra directa o a la expropiación del
inmueble, se está hablando del expediente administrativo.

De modo que no puede concluirse en forma categórica que cuando la Ley Orgánica del
Poder Judicial utiliza el término “expediente” se refiere a expediente judicial. Conclusión que se
aplica al artículo 47 bis: en dicho artículo “expediente” no es solo el expediente judicial, que se
forma con motivo del ejercicio de la función jurisdiccional.

Sostiene la Asesoría Jurídica del Archivo que esa identificación “expediente” =

expediente judicial deriva del empleo del término “partes” en el segundo párrafo del artículo 47
bis. Es decir, se argumenta que cuando se habla de “partes” se hace referencia a un
expediente judicial y no al administrativo y menos a un documento administrativo aislado.

La decisión de destruir un expediente debe ser publicada en el Boletín Judicial. La publicación

tiene como objeto que terceros se enteren de esa decisión. Y esos terceros son no sólo el
Archivo Nacional sino que comprende “las partes”.

La calidad de parte hace referencia a una relación jurídico-procedimental o jurídico-procesal.

La parte es titular de una situación jurídica protegida que tiene relación con el objeto de un
proceso judicial o bien, de un procedimiento administrativo.

El empleo del término las “partes” nos revela que la regulación del artículo 47 bis está en orden
a un proceso o procedimiento en la cual determinadas personas se han constituido como
partes. En virtud de esa condición, el artículo los faculta para acudir ante la Corte solicitando la
devolución de documentos presentados, o solicitar la certificación integral o parcial del
expediente o incluso su entrega. Es decir, la parte puede solicitar conservar el expediente. La
única excepción a esas actuaciones que se posibilitan a las partes está referida a la materia
penal.

Ciertamente, si el operador jurídico relaciona la materia penal con el concepto de partes y de

expediente tiene que concluir que el artículo 47 bis se refiere a expediente judicial. El
expediente judicial en materia penal no puede ser dado a quienes allí hayan figurado como
partes.
Pero de esa conclusión no puede derivarse que el artículo 47 bis está referido exclusivamente
al expediente judicial, sea al expediente que ha sido levantado en relación con un proceso
judicial, en ejercicio de la función jurisdiccional. Máxime que en el procedimiento administrativo
también comparecen “partes”. Lo que no significa necesariamente que exista coincidencia entre
“expediente administrativo” y procedimiento administrativo.

Precisamos, el expediente administrativo puede ser formado en ausencia de un procedimiento

administrativo estricto sensu. Es el caso de los “expedientes informativos” o instructivos. Como
señala Rivera Ortega la:

“Administración recopia y ordena documentos sin el fin concreto o necesario de tomar una
decisión al terminar un procedimiento. Muchas veces, simplemente persigue informarse sobre
un asunto, averiguar algo, despejar dudas o acumular información (lo que en sí mismo supone
también un procedimiento, si entendemos este concepto en sentido amplio)”, R, RIVERA
ORTEGA: El Expediente administrativo. De los Legajos a los Soportes Electrónicos”, Thomson
Aranzadi, 2007, p. 96.

Cabría decir, por ejemplo, que cuando las autoridades hacendarias o monetarias
recopilan información sobre la situación económica, financiera, monetaria lo hacen para efecto
de fijar las políticas públicas o para rendir los informes a que están obligados, sin que pueda
afirmarse que los expedientes que así se formen conciernan a “partes”. Pero esa ausencia de
partes no impide considerar que se está ante un expediente.

Este no es el caso del expediente administrativo en la Ley Orgánica del Poder Judicial.
Cuando dicha Ley se refiere a un expediente administrativo lo liga un procedimiento
administrativo: procedimiento de contratación administrativa o procedimiento de expropiación
para adquirir un terreno, procedimiento disciplinario contra un servidor judicial, por ejemplo.

Consecuentemente, en el segundo párrafo del artículo 47 bis el empleo de la palabra

“partes” puede concernir tanto a las partes de un procedimiento administrativo como de un
proceso judicial.

La precisión de los conceptos “expediente” y “partes”, nos lleva a concluir el artículo

47bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial autoriza la destrucción o reciclaje de expedientes
judiciales y/o administrativos. Las partes en estos procesos o procedimientos pueden pedir se
les entreguen los documentos que hayan aportado, copia integral o parcial del expediente o
conservar el expediente, con la excepción del expediente de un proceso penal.

Cabe precisar, además, que el artículo 47 bis no autoriza la destrucción o reciclaje de

documentos administrativos aislados, levantados fuera de un procedimiento administrativo.
2- Una destrucción sujeta a límites

Los expedientes judiciales y administrativos del Poder Judicial pueden ser reciclados o
destruidos. Empero, no se trata de una autorización abierta para que el Poder Judicial decida
eliminar cualquier expediente. El propio artículo 47 bis limita los alcances de esa autorización.

La destrucción de expedientes está prohibida cuando estos expedientes son necesarios para
algún trámite judicial futuro, así como cuando el expediente tenga interés histórico.

El segundo párrafo del artículo utiliza la conjunción “o” para referirse al respaldo de medios
telemáticos. Dependiendo del valor que se dé a esa conjunción, cabría considerar que todos
los expedientes pueden ser destruidos aún cuando sean necesarios para algún trámite judicial
futuro o tengan interés histórico “cuando se encuentren respaldados por medios electrónicos,
informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos o cualquier otro medio con garantía razonable de
conservación”. Este respaldo permitiría la destrucción aún cuando el expediente se requiera
para un trámite judicial futuro o cuando es de valor histórico.

No obstante, también podría considerarse que se está ante una tercera condición o límite para
que opere la destrucción o reciclaje de los expedientes. Estaría prohibida la eliminación cuando
los documentos no se encuentren respaldados por ningún medio que garantice la
conservación.

Estima la Procuraduría que las condiciones para que opere la eliminación de los expedientes
deben ser interpretadas de manera que protejan los bienes fundamentales y, en particular, el
patrimonio histórico, científico, cultural de la Nación. Tomando en consideración, entonces, que
aun cuando los expedientes sean generados por un organismo, este no tiene una propiedad ni
un poder de disposición sobre bienes que pertenecen a la Nación. Violenta esa protección la
posibilidad de que un expediente o una pieza del mismo que tenga valor histórico, cultural o
científico, sea eliminada porque tiene respaldo en un medio electrónico, informático, magnético,
óptico, telemático u otro que se llegare a establecer. Baste considerar que destruir un
documento de valor histórico, científico o cultural en soporte en papel porque se puede
reproducir mediante otros medios es negarle a las futuras generaciones la posibilidad de
conocerlo en su autenticidad, consultarlos y de tener acceso a ellos por los medios que el
ordenamiento y las normas técnicas establezcan. La reprografía no se realiza normalmente
para eliminar documentos, sino para permitir un uso más seguro, eficaz y eficiente de los
documentos que se reproducen. En ese sentido, la reprografía tiende a la conservación del
documento original, no a su destrucción. Por lo que la norma no puede entenderse como una
autorización para eliminar documentos sustituyéndolos por reproducciones tecnológicas,
máxime si ese documento es de valor histórico cultural.

Ahora bien, qué es documento de valor histórico, cultural, científico. Es, de acuerdo con el
artículo 3 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, aquél que pueda dar cuenta del
desarrollo de la realidad costarricense en un momento dado.
La determinación del valor histórico, cultural o científico de un expediente o incluso de un
documento es competencia de la Dirección del Archivo Nacional. Se trata de una determinación
que responde a criterios técnicos que son del resorte de este órgano. Cabe recordar, al efecto,
que el artículo 3 antes citado expresamente expresa que:

“La determinación del valor científico - cultural del documento corresponderá a la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos”.

En relación con lo cual dicta las normas técnicas sobre selección y eliminación de documentos.

El artículo 47 bis de repetida cita no ha producido una modificación en el orden de las

competencias técnicas definidas por el legislador. Por lo que es competencia de la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos el determinar si un documento y, por
extensión, un expediente es amparable por el artículo 3 de cita. En el dictamen N. C-420-2006
de 20 de octubre de 2006 indicamos sobre esa competencia:

“ En ejercicio de esta competencia técnica, la Comisión tiene la potestad de dictar normas

aplicables para la selección y eliminación de documentos que carezcan de valor científico
cultural, así como para definir el valor histórico cultural de documentos. Este poder normativo
tiene por objeto establecer regulaciones técnicas generales que faciliten la gestión documental
de los entes públicos, estableciendo los criterios de selección que la llevarán a determinar si un
documento en particular tiene valor científico cultural y bajo qué presupuestos un documento
puede ser eliminado. A tenor del numeral 2 de la misma Ley, estas normas técnicas son de
aplicación general para el Estado y todos los demás entes públicos”.

Al otorgarle audiencia sobre la consulta, el Poder Judicial manifiesta que el artículo 47

bis antes citado le autoriza para definir y aplicar los criterios de conservación y eliminación de
los documentos sin recurrir previamente a la Comisión Nacional, a la que se continúa enviando
las diferentes tablas de conservación al Archivo para su conocimiento y a la que ha puesto a
disposición los documentos por eliminar. Es decir, ha interpretado que la Ley Orgánica le ha
dispensado de la consulta a la Comisión Nacional.

No existe duda de que el Poder Judicial está sujeto a la Ley del Sistema Nacional de
Archivos, artículo 2. Por consiguiente, dicha Ley regula la gestión documental de dicho Poder.
La excepción está referida a lo dispuesto expresamente por el artículo 47 bis de cita, que
constituye una norma especial en el ámbito que regula (los expedientes).

Esta norma especial libera al Poder Judicial del deber de consulta dispuesto en los
artículos 31 y 35 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos. Para destruir los expedientes
judiciales y administrativos el Poder Judicial no está obligado a solicitar el criterio de la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Esta, por ende, no tiene que
emitir una resolución de efecto vinculante en orden de los expedientes que se pretende
eliminar.
Empero, la ausencia del deber de consultar no significa que el Poder Judicial tenga libertad
para eliminar los expedientes.

En primer término, el artículo 47 bis no autoriza a eliminar expedientes que tengan valor
científico-cultural. Continúa siendo válido que los documentos que pueden ser eliminados son
los que carecen de valor histórico, científico o cultural. Pero determinar qué expedientes tienen
valor histórico, cultural o científico no es competencia del Poder Judicial. Esa determinación
continúa siendo del resorte de la Comisión Nacional.

Puede decirse que es esa competencia lo que explica el segundo párrafo del artículo 47 bis. La
Dirección del Archivo Nacional puede solicitar los expedientes cuya destrucción se propone, a
efecto de impedir que sean destruidos. Ciertamente el mecanismo retenido por el legislador
para que el Archivo Nacional pueda ejercer sus facultades e impedir la destrucción de
expedientes con valor histórico no es el más favorable para su gestión: el Archivo llega a
conocer la pretensión de destruir los documentos no a través de la consulta que prevé el
artículo 35 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos sino a través de la publicación de la
decisión de eliminar el expediente. Un publicación que por demás no permite conocer cuál es el
contenido del expediente y por ende, apreciar a priori su valor.

Luego, e l artículo 47 bis tampoco permite considerar que el Poder Judicial puede emitir
normas sobre archivística y eliminación de documentos haciendo completa abstracción a la Ley
del Sistema Nacional de Archivos, su Reglamento y las normas técnicas emitidas por la
Dirección del Archivo Nacional o sus órganos. El contenido del artículo 47 bis no permite
considerar que dicha Ley no es aplicable al Poder Judicial. Por consiguiente, el que dicho
Poder esté liberado de una consulta obligatoria y vinculante sobre eliminación de documentos,
no significa que pueda gestionar sus fondos documentales sin apego a la citada Ley y a las
normas técnicas que con base en ella haya dictado el Archivo. Cabe recordar, al efecto, que la
Ley 7202 establece criterios de alcance general, que requieren precisión tanto a través del
Reglamento de la Ley como de diversas disposiciones emitidas por los órganos técnicos. En
ejercicio de esa competencia, la Comisión debe determinar los criterios bajo los cuales definirá
un documento como de valor científico cultural. Criterios que obligan a todos los integrantes del
Sistema Nacional de Archivos, que deben sujetarse tanto a los referidos criterios como a la
aplicación que de estos haga la Comisión.

Las normas que la Corte Suprema de Justicia dicte en orden a los expedientes y con mucha
mayor razón a todo documento que no pueda ser calificado de expediente judicial o expediente
administrativo se sujetan plenamente a la Ley del Sistema Nacional de Archivos. Por lo que se
aplican todas las disposiciones tendientes a proteger los documentos con valor histórico,
cultural, científico, parte del Patrimonio Nacional, así como las disposiciones sobre materia
archivística.

En consecuencia, al establecer las tablas de plazos de conservación de los documentos debe

considerar no sólo lo dispuesto en el artículo 47 bis de repetida cita sino las disposiciones de la
Ley N. 7202, su Reglamento y las normas técnicas en la materia. Las tablas de plazos deben
tomar en cuenta los límites a la autorización para eliminar expedientes. Un expediente no
puede ser eliminado si puede ser necesario para un trámite judicial futuro. Un expediente
puede ser concluido el año X pero no siempre puede determinarse en ese momento que en el
año X+1 o posteriormente, el expediente tendrá relevancia en un asunto judicial. En igual
forma, el valor histórico de un expediente podría no ser evidente en el momento de terminar el
proceso o procedimiento. Pero sí revelarse en el futuro. Los plazos de conservación deben ser
lo suficientemente amplios para que permitan la conservación de los expedientes en caso de
que esos supuestos lleguen a presentarse. Ergo, los plazos no pueden ser definidos a partir de
la sola apreciación de los problemas de espacio, volumen de documentos, sino que deben
definirse a partir de los imperativos de la conservación y eliminación de documentos, según la
Ley 7202.

C- CONCLUSIONES

Conforme a lo expuesto, es criterio de la Procuraduría General de la República que:

1. La Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley Nº 7202 de 24 de octubre de 1990,

regula el funcionamiento de los diferentes archivos públicos y los archivos privados que
integren al Sistema Nacional de Archivos, constituyendo el marco jurídico de la materia
archivística.

2. El Poder Judicial es parte de ese Sistema y en esa condición está sujeto a la Ley
del Sistema Nacional de Archivos, norma que se inspira en el fin de conservar y proteger el
acervo documental contenido en los archivos del país.

3. Dicha Ley regula la gestión documental de los diferentes integrantes del Sistema,
disponiendo en orden a la conservación y eliminación de documentos, particularmente en
tratándose de los documentos de valor histórico, cultural, científico.

4. Estos documentos constituyen parte del Patrimonio Histórico cultural de la Nación,

por lo que las organizaciones que los generen están en el deber de protegerlos y custodiarlos.

5. La determinación del valor histórico, científico, cultural de un documento es

competencia exclusiva de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del
Archivo Nacional. En razón de esa competencia, la eliminación de documentos se sujeta al
criterio de la referida Comisión, artículos 32, 33, inciso b), 34, 35, 36 y 41, inciso i) de la Ley del
Sistema Nacional de Archivos.

6. No obstante, el artículo 47 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial autoriza a la

Corte Suprema de Justicia a destruir o reciclar expedientes sin consultar previamente el criterio
de la citada Comisión.
7. Esta autorización tiene como objeto los expedientes judiciales y administrativos,
sin que pueda ser extendida a documentos administrativos que no constituyan un expediente.
Al no constituir un expediente, la gestión de estos documentos se sujeta plenamente a la Ley
del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.

8. La autorización para destruir expedientes cede cuando el expediente es necesario

para un trámite judicial futuro o cuando el documento tiene un valor histórico. Ello implica una
prohibición de eliminar documentos que, de acuerdo con la reglamentación técnica, pueden
llegar a ser declarados de valor científico cultural.

9. Esta prohibición se explica porque todos los documentos que tengan valor
científico-cultural, histórico, independientemente de quien genere, custodie o administre dichos
bienes, son propiedad de la Nación.

10. El Poder Judicial está sujeto a todas las disposiciones tendientes a proteger los
documentos con valor histórico, cultural, científico, parte del Patrimonio Nacional, así como las
disposiciones de la Ley 7202 sobre materia archivística.

11. La normativa interna que dicte el Poder Judicial para regular su gestión
documental, así como sus tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos
deben ajustarse a los criterios técnicos que emitan el Archivo Nacional y sus órganos en
relación con la gestión documental.

Atentamente,

Dra. Magda Inés Rojas Chaves

Procuradora Asesora

MIRCH/Kjm

c .Dr. Luis Paulino MoraPresidente Corte Suprema de Justicia