CICLO DE TRANSACCIONES DE CONVERSION

La Auditoria por Ciclos de Transacciones no es más que la división de los Estados

Financieros en segmentos o componentes más pequeños los cuales permiten que
el trabajo de auditoría sea más manejable y ayuda a la asignación de tareas a los
diferentes miembros del equipo que llevará acabo el trabajo de auditoría. La mayoría
de los auditores tratan dos o más segmentos de forma independiente uno del otro,
y en la realización del trabajo de auditoría cada segmento es examinado y evaluado
de forma separada pero no por completo independiente uno del otro, por ejemplo,
tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como dos segmentos diferentes y al
realizar la revisión de los activos fijos quizá se detecte un efecto por pagar no
registrado.

La auditoría por ciclos de transacciones se basa fundamentalmente en verificar los

diferentes pasos que se dan al procesar una transacción, la cual culmina con un efecto en
los estados financieros, ya sea por un gasto o utilización de un servicio, el otorgamiento
de un préstamo, contraer una obligación, etc.

Por lo descrito anteriormente podemos decir que la Auditoria por Ciclos de Transacciones
no es más que la división de los Estados Financieros en segmentos o componentes más
pequeños los cuales permiten que el trabajo de auditoria sea más manejable y ayuda a la
asignación de tareas a los diferentes miembros del equipo de que llevará acabo el trabajo
de auditoria.

FUNCIONES
El objetivo principal del enfoque de auditoría por ciclos, es el de analizar gráficamente la
suficiencia de los controles internos contables como condición básica de la integridad de
las cifras resultantes de una transacción.

Bajo este enfoque, las operaciones de una entidad, se agrupan en ciclos lógicos para
poder examinar el efecto que las decisiones administrativas, tienen sobre los estados
financieros.

. Funciones Típicas del Ciclo de Conversión:

5.3.1.1. Funciones de ejecución:

 Expedición de órdenes de producción
 Requisición de materias primas
  Procesamiento de materias primas
 Transferencia de productos terminados para almacenamiento
 Depreciación y amortización de activos.

5.3.1.2. Funciones de Registro:

 Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado)
 Aplicación de costo de mano de obra
 Aplicación de cuota de gastos de fabricación
 Depreciación y amortización de activos fijos
 Determinación de variaciones en precios y calidad.

5.3.1.3. Funciones de Custodia:

 Proteger productos en proceso y terminados
 Guardar adecuadamente registros de manufactura
-

FORMAS Y DOCUMENTOS
- Formas y Documentos Vitales: Orden de producción, requisición de materiales,
boletas de ruta, informes de producción, hojas de costos, hojas de trabajo de
aplicación de gastos de fabricación, tarjetas de tiempo (mano de obra).

ASIENTOS COMUNES

- Asientos Comunes: Depreciación y amortización de costos deferidos, incluso de

propiedades, retiro de propiedades, transferencia de inventarios, gastos de
fabricación.

ENLACES

4. ENLACES DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES

Cada uno de los ciclos es autónomo, sin embargo, en cierto grado, están
relacionados entre si. Estas relaciones se llaman enlaces.

Un enlace puede definirse como el eslabón donde una transacción sale de un ciclo
y entra en otro.

1. EL CICLO DE TESORERÍA Provee efectivo a los Ciclos de Egresos.

2. Los dos CICLOS DE EGRESOS compra materias primas, propiedades y

pagan la nomina que es utilizada por el CICLO DE CONVERSIÓN.

3. El CICLO DE CONVERSIÓN origina los productos o servicios y controla los

inventarios hasta que los productos terminados están listos para ser vendidos.

4. El CICLO DE INGRESOS vende los productos o servicios. Este entrega el

efectivo al CICLO DE TESORERÍA para uso interno o inversiones externas.

5. Todos los ciclos envían la información contable de las transacciones que

procesan al CICLO DE INFORMACIÓN FINANCIERA. Allí, esta se resume en
Estados Financieros.

ESQUEMA DE ENLACES DE LOS CICLOS

TESORERIA

INGRESOS INFORMACION FINANCIERA EGRESOS

CONVERSION
(Lo que se produce)

ERRORES

Errores Potenciales:
- Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO
contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente.

- Producción: Transferencias interdepartamentales incorrectas.

- Producción en Proceso: Mano de obra o gastos indirectos incorrectos, Gastos

clasificados incorrectamente, Producción terminada, NO descargada.

OBJETIVO DE CONTROL INTERNO

Objetivos de Control Interno:

- Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos

de Documentación.

- Información Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregación de

Funciones, Registros Contables y Procedimientos.

- Custodia de Inventarios

5.4. Ciclo de Ingresos:

Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o
servicios así mismo incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios,
mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo

La función contable de determinar el costo de ventas se hace aquí

El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren
llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas
funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos
terminados, el uso por los clientes del os servicios que presta la empresa, mantener y cobrar
las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que ciclo de
ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se
vendes, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede
identificarse con el ciclo de ingresos.

5.4.2. Asientos Comunes:

Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas,

provisiones para cuentas dudosas.

5.4.5. Errores Potenciales:

a) Ventas

b) Facturada, NO despachada

c) Despachada, NO facturada

d) Facturada, NO contabilizada

e) Importe contabilizado incorrectamente

f) Cobros

g) Cobrado, NO depositado

h) Cobrado, No contabilizado

i) Depositado, NO contabilizado

5.4.1. Funciones Típicas del Ciclo de Ingresos:

Las funciones típicas de un ciclo de ingresos son:

• Otorgamiento de crédito

• Toma de pedidos

• Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio

• Facturación

• Contabilización de comisiones

• Contabilización de garantías

• Cuentas por cobrar

• Cobranza

• Ingreso del efectivo

• Ajuste a facturas y/o notas de crédito

• Determinación del costo de ventas

5.4.1.1. Funciones de Ejecución:

a) Ventas:
 Toma de pedidos
 Evaluación y aprobación de crédito
 Despacho del pedido
 Prestación del servicio
 Facturación.

b) Ingresos de Efectivo:
 Recibir remesas de efectivo por correo
 Recibir dinero de ventas al mostrador
 Sumar total de entradas de efectivo
  Depositar en el Banco
 Determinación de cuentas incobrables.

5.4.1.2 Funciones de Registro:

a) Ventas:
 Contabilizar la factura
 Contabilizar comisiones
 Contabilizar garantías otorgadas por ventas
 Emitir notas de crédito y ajustes de clientes
 Determinar el costo de ventas.

b) Ingresos de Efectivo:
 Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor
 Contabilizar transacciones de ajustes a ventas
 Actualización de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).

5.4.1.3. Funciones de Custodia:

a) Ventas:
 Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes
 Mantener actualizados los saldos
 Ingresos de Efectivo
 Llevar el control correcto de los saldos de efectivo
 Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.

5.4.4. Objetivos de Control Interno:

 a) Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos de
Documentación.

b) Información Financiera Razonable y Oportuna: Asignación de Responsabilidades

para cada función.

c) Adecuada Custodia de Activos

5.4.3. Formas y Documentos Vitales:

Ventas: Pedidos, Órdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de Venta, Recibos

Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de máquinas

registradoras, depósitos bancarios