1.

INTRODUCCIÓN

El Desarrollo Organizacional se ha constituido en el instrumento por excelencia para el

cambio en busca del logro de una mayor eficiencia organizacional, condición indispensable
en el mundo actual, caracterizado por la intensa competencia a nivel nacional e
internacional. En estos tiempos cambiantes en que los valores evolucionan rápidamente y
los recursos se vuelven escasos, cada vez es más necesario comprender aquello que
influye sobre el rendimiento de los individuos en el trabajo. Varios investigadores, desde
principios del siglo XIX, han puesto en evidencia el papel de los componentes físicos y
sociales sobre el comportamiento humano. Así es como el clima organizacional determina
la forma en que un individuo percibe su trabajo, su rendimiento, su productividad, su
satisfacción, etc.

"Todas las organizaciones tienen en común un cierto número de hombres, que se han
organizado en una unidad social establecida con el propósito explícito de alcanzar ciertas
metas. Los hombres establecen un club o una empresa, organizan un sindicato o un partido
político, crean fuerza policíaca o un hospital y formulan procedimientos que gobiernan las
relaciones, entre los miembros de estas organizaciones y los deberes que deben cumplir
cada uno de ellos. Una vez que ha sido establecida firmemente una organización, tiende a
asumir una identidad propia que la hace independiente de las personas que la fundaron"
(Blau Scott).

Cuando entramos en el mundo de la teoría se analizan una diversidad de factores, que

afectan el comportamiento de los individuos en el seno de la misma. En ese sentido, el
comportamiento organizacional se encarga del estudio y la aplicación de los conocimientos
relativos, a la manera en que las personas actúan dentro de las organizaciones. El
comportamiento organizacional es una ciencia de la conducta aplicada y por lo mismo se
construye a partir de las operaciones hechas por varias disciplinas, tales como: la
psicología, la sociología, la antropología y la ciencia política. Cada una de estas ciencias
utilizan como unidad de análisis al individuo, el grupo y el sistema organizacional.

El clima de trabajo constituye de hecho la personalidad de una organización, en el sentido

que este está formado por una multitud de dimensiones que componen su configuración
global. En efecto frecuentemente se reconoce que el clima condiciona el comportamiento
de un individuo, aunque sus determinantes son difíciles de identificar. Son las políticas de
la dirección, el estilo de liderazgo del patrón, o los modos de comunicación en el interior de
la empresa los que los constituyen, en particular, los componentes del clima.

1
Es así como el Desarrollo Organizacional busca lograr un cambio planeado de la
organización conforme en primer término a las necesidades, exigencias o demandas de la
organización misma. De esta forma, la atención se puede concentrar en las modalidades
de acción de determinados grupos (y su eficiencia...), en mejorar las relaciones humanas,
en los factores económicos y de costos (balance costos-beneficios), en las relaciones entre
grupos, en el desarrollo de los equipos humanos, en la conducción (liderazgo); es decir,
casi siempre sobre los valores, actitudes, relaciones y clima organizacional. En suma,
sobre las personas más que sobre los objetivos, estructura y técnicas de la organización: el
Desarrollo Organizacional se concentra esencialmente sobre el lado humano de la
empresa.

2. ASPECTOS SOCIOLÓGICOS EN EL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN.

Iniciaremos por el concepto de organización. Es la coordinación de diferentes actividades

de participantes con el fin de efectuar transacciones planeadas con el ambiente.

Diferencia entre estructura organizacional y diseño organizacional

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Distribución formal de los empleos dentro de una

organización

DISEÑO ORGANIZACIONAL .Desarrollo o cambio de la estructura de la organización.

Principales conceptos de Diseño Organizacional.

Concepto 1: Es el arte de organizar el trabajo y crear mecanismos de coordinación que

faciliten la implementación de la estrategia, el flujo de Procesos y el relacionamiento entre
las personas y la organización, con el fin de lograr productividad y competitividad

El gran reto del diseño organizacional, es la construcción de una estructura y puestos de

trabajo, flexibles, sencillos alineados con estrategia, los procesos, la cultura y el nivel de
evolución de la organización, con el fin lograr los resultados y la productividad mediante la
organización del trabajo y la distribución adecuada de las cargas laborales.

Concepto 2: El diseño organizacional es un proceso, donde los gerentes toman decisiones,

donde los miembros de la organización ponen en práctica dicha estrategia. El diseño
organizacional hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior de su
organización y hacia el exterior de su organización.

2
Concepto 3: Definimos como Diseños Organizacionales la descripción y clasificación de las
unidades de una organización, en razón a las funciones, líneas de mando, departamentos,
normativas y estilos gerenciales de la toma de decisión, con el objetivo de dar respuestas a
situaciones históricas concretas.

Concepto 4: El diseño organizacional es conjunto de medios que maneja la organización

con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las
mismas, o bien: Como el proceso de diagnosticar y seleccionar la estructura y el sistema
formal de comunicación, división del trabajo, coordinación, control, autoridad y
responsabilidad necesarios para alcanzar las metas de la organización.

Concepto 5: “Es un proceso planificado de modificaciones culturales y estructurales, que

visualiza la institucionalización de una serie de tecnologías sociales, de tal manera que la
organización quede habilitada para diagnosticar, planificar e implementar esas
modificaciones con asistencia de un consultor. Es un esfuerzo educacional muy complejo,
destinado a cambiar las actitudes, valores, los comportamientos y la estructura de la
organización, de modo que esta pueda adaptarse mejor a las nuevas coyunturas,
mercados, tecnologías, problemas y desafíos que surgen constantemente” (Chiavenatto).

Concepto 6: HENRY MINTZBERG: es aquel proceso que logra coherencia entre sus
componentes y que no cambia un elemento sin evaluar las consecuencias en los otro”
(Henry Mintzberg).

Concepto 7: El diseño organizacional es el arte de organizar el trabajo y crear mecanismos

de coordinación que faciliten la implementación de la estrategia, el flujo de procesos y el
relacionamiento entre las personas y la organización con el fin de lograr productividad y
competitividad.

ELEMENTOS COMPONENTES Y FORMAS DE PARTICIPACIÓN.

En principio, para una correcta comprensión del fenómeno de la participación en las

organizaciones, hay que distinguir dos cuestiones básicas. En primer lugar, es necesario
analizar su amplitud, en cuanto a los grupos jerárquicos que toman parte en el proceso
decisorio. En segundo lugar, debemos considerar tres formas en que se alcanza la
colaboración de dichos grupos y que matizan el grado de participación del sistema: su
carácter formal o informal, su forma de representación directa o indirecta, y el grado de
influencia que se permite a los empleados (Pardo del Val, 2002).

3
Además, de forma complementaria, para establecer un sistema participativo en la
organización es preciso identificar factores que pueden estar presentes en el ambiente, en
la tecnología, en el diseño formal de la organización, en el estilo de liderazgo, en los
empleados, y en otros aspectos no formalizables (Blyton, 1984) y que tienen un efecto
directo en el grado de participación que se sucede en la organización.

Factores que influyen en la Participación.

Tecnología: grado de automatización y complejidad.

Características funcionales y organizativas de la empresa.

Posición de la empresa en el mercado y tipo de productos y servicios a

INTERNOS
elaborar.

Factor humano: nivel de formación, competencias, grados de

especialización y clasificaciones funcionales, polivalencia, estabilidad de
los trabajadores y movilidad en la empresa.

Características del marco jurídico y del marco de relaciones laborales.

Factores socio-culturales que influyen sobre el comportamiento:

– valores sociales.
EXTERNOS
– concepciones dominantes sobre participación en materia política,
económica y social.

– las ideologías y prácticas adoptadas en las reivindicaciones

económicas, políticas y sociales.

La cuestión aumenta su grado de complejidad si consideramos que la participación real es

distinta de la participación percibida. Existe una diferencia entre la participación real, o el
grado en que una persona ha influido sobre las decisiones adoptadas por un grupo o
empresa, y la participación percibida, que se refiere al grado en que esa persona se siente
partícipe de la decisión (Vroom y Jago, 1988). La percepción es un factor muy importante,
hasta el punto de que las percepciones personales sobre el entorno laboral son las que lo

4
hacen más o menos participativo (Spreitzer, 1996). No obstante, estas consideraciones no
han podido ser abordadas en nuestro trabajo empírico posterior.

Así, para que los empleados sean capaces de participar tienen que contar con la
información, los conocimientos y la autonomía necesarios que les puede otorgar la
dirección de la organización. Pero además, para que deseen hacerlo debe diseñarse un
puesto de trabajo de tal modo que el empleado pueda sentirse partícipe de la decisión y
predispuesto a comprometerse en el mismo -que tenga, pues, significado-, y debe existir
una cultura organizativa y un estilo de liderazgo que potencien el espíritu participativo. De
este modo, un factor crucial que influye en la participación es el diseño de la organización,
con especial referencia al diseño de puestos. Estas variables pueden ser identificadas en la
siguiente tabla como variables formales, siendo éstas el núcleo de las examinadas en la
parte empírica de nuestro trabajo.

Sin embargo, no todos los factores clave pueden ser explicitados por la dirección con la
misma precisión, sino que existen variables no vinculables a la influencia directa de las
herramientas de diseño disponibles en manos de la dirección. Denominamos a estos
elementos factores informales en cuanto que su efecto y evolución no pertenecen a la
malla del diseño organizativo trazado por la dirección.

Factores clave en la dirección participativa

FACTORES FORMALES FACTORES INFORMALES

Sistema de información y comunicación Estilo de liderazgo

Especialización/conocimientos
Autonomía/delegación de autoridad Sistema Cultura organizativa/Socialización
de recompensas. Significado/compromiso

En consecuencia, vamos a tratar en el siguiente punto el vínculo que une la participación

con el diseño de la organización y que supone el marco teórico en que fundamentamos
nuestro trabajo.

LAS VARIABLES DE DISEÑO: RELACIÓN CON LA PARTICIPACIÓN.

A continuación, analizaremos muy someramente la relación de las variables de diseño con

la participación. La definición del contenido de los puestos y del modo en cómo se desea

5
que actúen los individuos viene condicionada tanto por el diseño de la estructura
(organización de tareas y procesos productivos, agrupación de unidades, flujos de
información-decisión) como por el diseño de las políticas de recursos humanos.
Igualmente, las características técnicas de cada puesto influyen en la elección de las
políticas de selección, los sistemas de evaluación-control del desempeño, los sistemas de
incentivos y el modo de influir sobre los miembros de la organización desde el ámbito de la
dirección. Por tanto, se puede afirmar que el diseño de puestos es la dimensión en la que
convergen el resto y el nexo entre dos ámbitos de investigación íntimamente relacionados:
el diseño organizativo (estructura y procesos) y los recursos humanos (Moreno Luzón,
Peris y González, 2000; Peris, 2000; Peris, González y Méndez, 2001).

Así, se observa la relación de las variables que influyen en el diseño de puestos con los
factores formales e informales que, como vimos en la tabla 3, influyen y modifican el grado
de participación del trabajador. En consecuencia, expresamos en la siguiente tabla los
factores formales de diseño de organizaciones que caracterizan el diseño de puestos y, por
ende, influyen en la participación.

Variables de diseño de puestos con influencia en la participación.

VARIABLES GENERALES VARIABLES ESPECÍFICAS

SISTEMA DE
Grado de coordinación horizontal
INFORMACIÓN

Grado de especialización funcional

DISEÑO DE PUESTOS Grado de enriquecimiento del trabajo

Grado de complejidad del trabajo

CENTRALIZACIÓN Importancia de los supervisores

DELEGACIÓN AUTORIDAD Autonomía del trabajador

Formación
SISTEMAS DE
RECOMPENSAS
Sistema de incentivos

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DESARROLLANDO INTERRELACIONES ENTRE LAS ÁREAS.

La comunicación, dentro de una organización, se planea y se diseña, con la finalidad de

ejecutar acciones comunicativas o ejecutivas exitosas, ayudando a que los sujetos realicen
interacciones que sirvan para lograr acuerdos que les facilite sus actividades cotidianas. Se
logra inicialmente conociendo los valores, la filosofía, misión, visión, normatividad de los
procedimientos laborales de la organización, para ayudar a guiar el comportamiento de los
trabajadores, solución de conflictos, sanciones y malos entendidos, gratificaciones
económicas y ascensos, difundir la división del trabajo para la ejecución de los procesos y
prácticas laborales, evitando la duplicidad de funciones.

Es incuestionable que somos seres sociales. Es por ello que necesitamos mantener
cubierta nuestras necesidades sociales de sentirnos parte de un grupo, de mantener
amistades y sentirnos aceptados/as socialmente siendo la comunicación un elemento
fundamental en las relaciones humanas. Dentro de una empresa es indispensable que la
comunicación fluya en distintas vías, desde un nivel jerárquico menor a uno más alto, así
como hacia los niveles jerárquicos de los lados.

Entre las principales barreras en la comunicación en las organizaciones están: falta o

ausencia de planeación, supuestos o hechos confusos, distorsión del contexto del mensaje
y/o de la semántica, información expresada deficientemente, pérdida de información por
retención limitada, información con escucha limitada y la evaluación anticipada de la
misma, comunicación de forma impersonal, desconfianza o temores en la comunicación,
tiempo insuficiente ante los cambios, exceso de información.

Finalmente el ambiente organizacional se refiere al conjunto de influencia que recibe la

organización de fuentes externas a la misma: estudiando las relaciones entre la
organización y su entorno cultural, político, legal, educativo, religioso y económico, así
como con su entorno más directo.

LAS NECESIDADES SOCIALES Y LA PIRÁMIDE DE MASLOW

Las necesidades sociales se difunden por mecanismos sociales, principalmente por

demostración e imitación, por lo que pueden ser creadas y, mediante técnicas publicitarias,
puede provocarse que sean fuertemente sentidas por grandes masas de población. Las
necesidades humanas tienen dos peculiaridades de gran importancia económica:

a) pueden ser mitigadas o satisfechas por objetos diferentes del inicialmente apetecido y,

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 b) es imposible satisfacerlas todas de forma global y definitiva ya que son múltiples, se
reproducen y aparecen otras nuevas.

La existencia de necesidades insatisfechas es por una parte causa de malestar individual y

social pero por otra es también un estímulo para el progreso material, es decir, para la
producción de nuevos medios que satisfagan necesidades. Esto no significa que la
finalidad de la producción económica sea directa y exclusivamente la satisfacción de las
necesidades ajenas. En nuestras sociedades, el sistema de libre empresa estimula la
producción ofreciendo beneficios al empresario, al individuo que decide qué y cómo
producir. El empresario que acierte a satisfacer una necesidad insatisfecha de alguien que
está dispuesto y puede pagar por ello, obtendrá beneficio.

Esa es la explicación de porqué gran parte de la población mundial no encuentra forma de

satisfacer sus necesidades básicas mientras que las mayores fuerzas productivas están
dedicadas a la satisfacción de necesidades sociales de segmentos de población de mayor
capacidad adquisitiva: éstas producen más beneficios que aquéllas.

Los expertos en marketing prestan una atención especial a la pirámide de necesidades

diseñada por Abraham H. Maslow. Según este autor, las necesidades del ser humano
están jerarquizadas y escalonadas de forma tal que cuando quedan cubiertas las
necesidades de un orden es cuando se empiezan a sentir las necesidades del orden
superior.

El escalón básico de Maslow es el de las necesidades fisiológicas, hambre y sed. Cuando

el ser humano tiene ya cubiertas estas necesidades empieza a preocuparse por la
seguridad de que las va a seguir teniendo cubiertas en el futuro y por la seguridad frente a

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cualquier daño. Una vez que el individuo se siente físicamente seguro, empieza a buscar la
aceptación social; quiere identificarse y compartir las aficiones de un grupo social y quiere
que este grupo lo acepte como miembro. Cuando el individuo está integrado en grupos
sociales empieza a sentir la necesidad de obtener prestigio, éxito, alabanza de los demás.
Finalmente, los individuos que tienen cubiertos todos estos escalones, llegan a la
culminación y desean sentir que están dando de sí todo lo que pueden, desean crear.

LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Las organizaciones hoy en día necesitan mantenerse actualizadas, cumpliendo tendencias

e innovando en productos y servicios lo cual permite su permanencia en el mercado con el
dinamismo correspondiente de las empresas altamente efectivas; y de esta forma cumplir
con las demandas de los mercados actuales. Para eso es necesario comprometerse a nivel
corporativo que permita darle el valor que realmente se debe a los procesos vitales de
comunicación de las empresas que le permiten alcanzar los objetivos institucionales y ser
competitivos en relación a las demás organizaciones.

La comunicación organizacional es una importante herramienta de mucho aporte laboral en

la actualidad que da lugar a la transmisión de la información dentro de las organizaciones
para identificar los requerimientos y logros de la organización y los colaboradores de la
misma. La comunicación organizacional llega a permitir el conocimiento de los recursos
humanos, su desarrollo en la empresa, productividad en los departamentos de trabajo.

La principal finalidad de la comunicación organizacional es primordial para alcanzar los

objetivos institucionales; elementos que en conjunto dan paso al desarrollo organizacional y
de los colaboradores que se van preparando para alcanzar su mejor desempeño en los
mercados.

Comunicación interna y externa

La comunicación interna, son todas las actividades realizadas por la organización, para
crear y mantener las relaciones entre sus miembros, a través del buen uso de los diferentes
medios de comunicación existentes en la organización.

La comunicación interna da lugar a (UAT, 2011):

Elaborar un reconocimiento de la empresa en un ambiente de cordialidad, y estimulación

en las actividades laborales.

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Poder conocer en gran medida a la organización y familiarizarse con ellas.

Reconocimiento del desempeño de los colaboradores

Fomentar el intercambio de información (comunicación) en toda la organización.

La empresa es responsable de fomentar un clima organizacional positivo para beneficio de

toda la organización.

El clima organizacional es básicamente en ambiente personal y de índole físico a partir del

cual se realizan las actividades empresariales.

La comunicación externa, son todas las actividades realizadas por la organización, cuyo
propósito es mantener relaciones con el exterior, en la actualidad a este tipo de
comunicación se le conoce como relaciones públicas.

Escenarios de la comunicación organizacional.

La comunicación organizacional generalmente se puede presentar en los siguientes tres

escenarios (Andrade, 2005):

Escenario físico. Dentro de este escenario se puede considerar el interno y externo, y se

consideran todos los elementos decorativos de la organización y también los llamados
informativos, por ejemplo: los símbolos de “no pasar”, “sólo personal autorizado”, etcétera.

Escenario social. Este escenario incluye a la totalidad de factores que se relacionan con las
personas y además de la interacción existente entre las mismas, como ejemplo de este
escenario se puede considerar el empleo de papeles de cada miembro dentro de una
reunión laboral.

Escenario institucional. Relaciona los mensajes que la organización emite a sus miembros,
proveedores, clientes, y demás personas involucradas; ejemplos de este tipo de
comunicación en este escenario son básicamente: memorándums, avisos en pizarra,
publicidad, entre muchos más.

Flujo de la comunicación en la organización

Dentro de una empresa es indispensable que la comunicación fluya en distintas vías, desde
un nivel jerárquico menor a uno más alto, así como hacia los niveles jerárquicos de los
lados. Normalmente se había contemplado con mayor fuerza a la comunicación de forma

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descendente, pero en la actualidad se conoce ampliamente que, en caso de que en la
organización solamente fluya la información del nivel jerárquico superior a uno inferior,
existirán problemas de comunicación de gran impacto en la organización. En términos
generales para que la comunicación sea eficaz en la empresa, es importante que
surja del empleado, es decir, comunicación de forma ascendente. No hay que olvidar
la importancia del flujo horizontal en la comunicación, esto sucede cuando los involucrados
pertenecen a un mismo nivel de jerarquía o similar; así como también existe la
comunicación diagonal (se presenta entre los trabajadores de distintos niveles jerárquicos,
aún sin que haya una dependencia entre departamentos o niveles).

Flujo de la comunicación (blogspot, Marzo)

Comunicación descendente.

Este tipo de comunicación se presenta en los niveles jerárquicos altos y con dirección
específica hacia los niveles de jerarquía inferior, generalmente esta comunicación se
presenta en las organizaciones cuya autoridad es centralizada y sumamente autoritaria.

Dentro de la comunicación descendente los principales medios utilizados para el proceso

de comunicación están vía mando (instrucciones de forma oral al personal) se presenta: a
través de los discursos, reunión con el personal, vía telefónica. En cuanto a la
comunicación vía escrita los medios más utilizados son:

 Memorándum.

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  Cartas.

 Informes.

 Manual de operaciones.

 Folletos.

 Reportes, entre muchas más.

Una de las características principales de este tipo de información es el hecho de que la

información se vuelve difusa y dispersa conforme va descendiendo en la línea de mando y
de los niveles jerárquicos. Además el hecho de que una administración de a conocer y
solicite el cumplimiento de políticas de trabajo o procedimientos, no existe una garantía
para el cumplimiento y logro de los mismos; ya sea por fallas en la comunicación,
situaciones imprevistas que alteren los procesos, o simplemente por falta de disciplina de
los empleados involucrados. Ante estas circunstancias es indispensable la existencia de un
sistema que permita retroalimentar la información recibida.

Por último es importante señalar, que la información que se dirige de forma descendente en
una organización suele avanzar lentamente, trayendo como consecuencias tardanza en la
llegada de la información a su destino, creando situaciones de frustración a la
administración de la empresa.

Comunicación ascendente.

A diferencia de la comunicación ascendente, este tipo de comunicación organizacional se

presenta cuando los trabajadores (subordinados) transmiten información a sus jefes. Es
decir, esta información fluye de niveles inferiores a niveles de jerarquía superior.
Desgraciadamente el flujo de la información en esta vía de transmisión no siempre llega a
los niveles más altos de forma completa y objetiva, ya que conforme va ascendiendo la
información los receptores van mediando el impacto del contenido, sobre todo si se trata de
informes o noticias negativas o no esperadas por la gerencia o la administración. Esto se
presenta comúnmente en las organizaciones, cuando un operador no alcanza a cumplir las
metas, o existen problemas que afectan directamente la productividad, o generan conflictos
en la empresa; es en estas situaciones que los encargados de estas áreas de trabajo por
temor, conveniencia, o respeto a los niveles superiores de mando, no dan a conocer
muchas veces datos reales de producción, financieros, o de desempeño.

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La comunicación ascendente es contraria a la descendente en el hecho de que mientras la
segunda es autoritaria, la primera (ascendente) se presenta en empresas cuyo ambiente y
proceso de comunicación permite la participación de los empleados y mantiene políticas
democráticas para la intervención de los mismos. Los medios más utilizados para la
transmisión de la información de forma ascendente son:

 Reunión periódica.

 Entrevista personalizada.

 Círculo de Calidad.

 Vía telefónica.

 A través de encuestas.

 Sistema de quejas y sugerencias (Buzones, cartas y mensajes a la administración).

 Comunicación cruzada.

Dentro de este tipo de flujo de comunicación se considera a la información de dirección

horizontal (aquella que se presenta entre niveles similares de jerarquía dentro de la
organización) y el conocido “flujo diagonal” (el flujo diagonal se presenta cuando las partes
que intervienen en el proceso de comunicación forman parte de niveles jerárquicos
diferentes y no establecen una relación de dependencia entre ellas).

La finalidad principal de la comunicación cruzada es incrementar la velocidad en la

transmisión de la información, mejorar la comprensión de la información que se
transmite y la coordinación de los esfuerzos para lograr cumplir con los objetivos de
la empresa. La comunicación cruzada es muy común dentro de las organizaciones, ya que
no siempre el flujo de la información se dirige por las rutas normalmente establecidas en los
organigramas.

En la actualidad las organizaciones hacen gran uso de la comunicación cruzada tanto oral
como escrita, con la principal finalidad de perfeccionar el flujo en dirección vertical de la
información dentro de las empresas.

También es importante recalcar que, debido a que la información en la empresa no siempre

sigue los flujos establecidos (en cuanto a niveles jerárquicos se refiere), es necesario

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proteger dicha información ante los problemas u obstáculos de la información bajo las
siguientes premisas:

El empleo de la comunicación debe presentarse cuando las necesidades de la empresa así

lo requieran.

Es indispensable que los empleados se abstengan de exceder los límites de autoridad

permitidos.

Los empleados deben mantener al tanto, en cuanto a información se refiere, a sus jefes o
mando superior de las tareas cruzadas de alta importancia.

Lo anterior permite dejar en claro que un flujo de comunicación cruzada algunas

ocasiones pude desencadenar inconvenientes en la organización, por lo cual es
importante cuiden este tipo de flujo de información, que es indispensable dentro de las
organizaciones por el ambiente interno y externo complejo y con dinamismo en el mercado
empresarial.

La comunicación escrita, oral y no verbal.

Cada tipo de comunicación tiene su función y ventaja dentro de la organización , y es por

este motivo que muchas veces las comunicaciones se emplean en grupo, haciendo uso de
las ventajas de cada una de ellas para la comunicación y complementarse entre ellas. Un
ejemplo claro está en el caso de las conferencias, donde se utiliza material escrito, videos,
diapositivas, la exposición del expositor; todo con la finalidad de que los asistentes
comprendan de mejor manera la información que se les está proporcionando.

Comunicación escrita.

La comunicación escrita se caracteriza por contar con mensajes claros, precisos, concretos
y correctos, y podemos estar seguros que el mensaje que estamos transmitiendo como
emisores, el receptor lo va a entender, tal cual.

Algunos ejemplos de comunicación escrita son (Pérez & Candale, 2010):

Boletín interno. Maneja información especializada, para el interior y exterior de la

organización.

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Memorándum. Es el medio más usado, y ayuda al receptor (empleado) a recordar
instrucciones internas acerca de lo que debe realizar en la organización.

Circular. Es un medio de comunicación interno, un escrito en que la Gerencia General o

Departamental comunica a todo el personal o una parte de la organización.

Convocatorias. Es un medio mediante el cual, la organización informa a sus empleados, o a

la comunidad, que existen vacantes para algún puesto laboral, o bien se abre algún
concurso de proyecto.

Encuesta a los empleados. Este medio de comunicación tiene como propósito conocer las
opiniones de los empleados, sobre algún aspecto en cuestión.

La principal ventaja de la comunicación escrita es el hecho de que proporciona un

registro, referencia y protección legal de lo que se comunica, además de promover la
aplicación uniforme de procedimientos y normas que colaboran en la disminución de los
costos de comunicación, y además se puede cuidar con anticipación el contenido y
contexto de la información a transmitir.

En cuanto a desventajas se refiere se puede considerar, el alto gasto en cantidad de

papeles para la realización oficial de un mensaje escrito, no generar una retroalimentación
de inmediato y en muchas ocasiones suele manejarse mucho tiempo para la notificación de
la recepción y comprensión de la comunicación escrita.

Comunicación oral.

La comunicación oral se presenta cuando se lleva a cabo una reunión de frente entre dos o
más personas, este es el caso de la plática de un administrador a su personal y se puede
presentar de manera formal o informal, así como puede estar sujeta a planeación o de
forma espontánea.

La comunicación oral aunque es altamente utilizada dentro de una organización, la

compresión de la información transmitida no siempre es la deseada y/o esperada, debido a
que influye de gran manera en la interpretación que cada receptor le dé a la misma y del
ambiente bajo el cual se esté efectuando la comunicación, estos son muy comunes en la
comunicación informal, sales de tu departamento para dirigirte a otra oficina, y saludas a
alguien o le das una indicación, este es un vivo ejemplo de comunicación oral.

Algunos ejemplos de la comunicación oral son:

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  Conferencias. Se expone algún tema en particular.

 Juntas y Asambleas. Se discute sobre algún tema en particular.

 Videoconferencias. Nos comunicamos de un departamento a otro, que quizá se

encuentra en otra ciudad, con el fin de exponer la situación de nuestra área.

 Servicio telefónico. Se comunica de un área a otra por medio de llamadas, y

regularmente es para solicitar alguna información que se necesita para solucionar un
problema, o bien, complementar algún trabajo.

Comunicación no verbal.

Este tipo de comunicación se utiliza de muchas maneras en la organización, muchas veces

como complemento de lo que se dice, un ejemplo es cuando en una exposición los
asistentes se dan cuenta de las expresiones faciales y corporales del expositor, y aunque
se maneje como una comunicación de apoyo, muchas veces puede no ser así, como le
transmitir inseguridad, falta de conocimiento del tema o credibilidad.

Dentro de esta clasificación también se puede considerar los medios visuales de apoyo, los
cuales también tienen como objetivo retroalimentar lo que se dice.

Algunos ejemplos de medios visuales son (Pérez & Candale, 2010):

 Murales. En ellos se maneja información motivacional para el empleado, estos se

deben colocar en puntos estratégicos de la organización, para que puedan ser
observados por los empleados.

 Tablón de avisos. En ellos se colocan cuadros, gráficos, etcétera, y tiene por objetivo
sensibilizar a los empleados e informarlos acerca de algún aspecto en cuestión.

 Señalización. Mapa de las instalaciones, con el propósito que sepan ubicarse, y

hacia dónde dirigirse.

 Barreras y fallas en la comunicación organizacional.

Muchos administradores consideran como uno de sus mayores problemas a resolver las
fallas e inconvenientes en la comunicación de la organización. Pero un administrador que
realmente conoce a su empresa, como debe ser, se puede dar cuenta que muchos
problemas de comunicación se originan como consecuencia de problemas más fuertes.

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Un ejemplo de lo que se establece anteriormente es cuando en una organización una
planeación resulta deficiente y genera incertidumbre en la directriz y camino de la empresa,
al igual que si una organización no cuenta con una adecuada estructura puede limitar o
alterar de forma negativa la relación organizacional y por ende la comunicación. Las
barreras que se presentan en la transmisión de la información pueden originarse en
el emisor, el mensaje, el receptor del mensaje, o en la misma retroalimentación de la
información que se recibe.

LAS PRINCIPALES BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN ESPECÍFICAMENTE EN EL

CASO DE LAS ORGANIZACIONES SON:

i. Falta o ausencia de planeación.

ii. Supuestos o hechos confusos.

iii. Distorsión del contexto del mensaje y/o de la semántica.

iv. Información expresada deficientemente.

v. Barreras de contexto internacional.

vi. Pérdida de información por retención limitada.

vii. Información con escucha limitada y la evaluación anticipada de la misma.

viii. Comunicación de forma impersonal.

ix. Desconfianza o temores en la comunicación.

x. Tiempo insuficiente ante los cambios.

xi. Exceso de información.

xii. Demás barreras en la comunicación.

xiii. Falta o ausencia de planeación.

Esta barrera se presenta muy frecuentemente dentro de las organizaciones, para que una
comunicación organizacional sea adecuada y cumpla con sus objetivos debe surgir como
consecuencia de una planeación, tanto de análisis y formulación del mensaje a transmitir

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como su origen y objetividad; además de que la persona que se comunicará debe elegir el
canal de comunicación más conveniente así como el espacio de tiempo indicado para la
transmisión de la información, y de esta forma detener la resistencia al cambio.

Supuestos o hechos confusos

Muchas veces en la transmisión de la información se dan por hechos o por entendidos

ciertas situaciones y por lo cual no se comunican con el resto de la información que se
transmite, un ejemplo de esto se presenta cuando un cliente envía un aviso a uno de sus
proveedores sobre una visita a las instalaciones de la empresa, el supuesto que se
pretende reflejar es el hecho de que el cliente puede dar por entendido que el proveedor
organizará su llegada, desde la cuestión de transporte, como en cuanto a hospedaje y
además prepara un programa de recibimiento y revisión dentro de sus instalaciones. En
cuanto al proveedor, este puede creer y dar por hecho que la visita del cliente a la ciudad
puede deberse a cuestiones personales, motivo por el cual, visitará las instalaciones de la
organización pero como parte de una actividad de rutina. Es en este ejemplo donde se
comprenden que los supuestos o hechos que no se aclaran entre las partes que intervienen
pueden generar confusiones y en ocasiones problemas de mayor tamaño.

Distorsión del contexto del mensaje y/o de la semántica

Hablar de distorsión de contexto o semántica del mensaje es hacer referencia a una de las
principales barreras en la comunicación. Por poner un ejemplo, se puede considerar el
hecho de que la empresa coloque un anuncio en uno de sus puntos de venta que diga
“Venta por menos”, esto es una ambigüedad para los que reciben este mensaje, la principal
pregunta que se harán es el hecho de

¿Menos en que o de qué? Y se pueden generar un sinfín de reacciones en la recepción de

esta información. Otro ejemplo que se puede considerar en esta clasificación es la
conceptualización de un concepto, dependiendo del mensaje o la situación de cada
organización; en el caso de la palabra gobierno, se puede considerar una actividad
burócrata y de poca credibilidad, pero para otro sector puede significar apoyo, igualdad o
justicia.

Información expresada deficientemente

Otra barrera común en la comunicación se presenta cundo a pesar de que el emisor de la

información muestre claramente las ideas y bases de la información, pudo haber elegido

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las palabras incorrectas, haber caído en incongruencias dar por hecho algunos términos o
estructurar incorrectamente la información. Lo anterior puede resultar muy costoso para la
organización, es por ello que es importante que el emisor tenga especial cuidado en la
codificación del mensaje a transmitir.

Barreras de contexto internacional

Cuando el proceso de comunicación tiene como obstáculos la existencia de culturas,

lenguaje y normas de acción diferentes y variadas complica más la transmisión de
información.

Un ejemplo se presenta al tratar de traducir lemas de empresas o dar a conocer conceptos

de trabajo que pueden variar considerablemente de una cultura a otro y en unos casos
hasta ser ofensivos sino se maneja adecuadamente.

Pérdida de información por retención limitada

Este percance sucede cuando la información que se comparte de un individuo a otro, va

perdiendo precisión a lo largo de las transmisiones, y esta es una de las principales causas
de un problema de comunicación severo. En este tipo de casos es importante realizar
acciones de protección como es respaldo de información, repetición de datos y el uso de
varios canales de manera simultánea.

Información con escucha limitada y la evaluación anticipada de la misma

No todas las personas están acostumbradas a escuchar adecuadamente, muchos pueden

mantener una comunicación sin que haya una conexión real con la temática manejada,
además de que muchas personas tienden a juzgar el contenido de una información
precipitadamente muchas veces sin analizar objetivamente la información recibida.

Comunicación de forma impersonal

El uso de medios de comunicación en la empresa puede obstaculizar la transmisión de la

información con los colaboradores, la comunicación es mayormente eficiente cuando hay
contacto personal (frente a frente) con los receptores del mensaje en la organización, ya
que de esta forma habrá mayor nivel de confianza y comprensión, así como se presenta
mayor facilidad en la retroalimentación de la información.

Desconfianza o temores en la comunicación

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La relación que se mantiene entre superiores y colaboradores permite que las condiciones
en el flujo de la información mejoren o empeoren considerablemente, cuando el jefe o
superior no se ha esmerado por mantener un clima organizacional favorable, confianza y el
ambiente laboral es demasiado hostil o amenazante, puede generar la desconfianza y una
actitud temerosa que bloquee la comunicación.

Tiempo insuficiente ante los cambios

En las organizaciones dentro de los múltiples intercambios de información que se

presentan, muchas se relacionan con cambios organizacionales sustanciales y de gran
importancia e influencia en los colaboradores de la empresa. Muchos de los colaboradores
no responden a los cambios de la misma forma, a algunos les toma más tiempo adaptarse
a los mismos y esta falta de tiempo puede provocan complicaciones en la comunicación
con repercusión en la empresa.

Exceso de información

Cuando el flujo de información es demasiado grande muchas veces su comprensión se

puede limitar, y los colaboradores de la empresa ponderan el valor informativo en relación a
sus creencias y puntos de vista, restándole importancia en algunos casos a datos que el
emisor considere importante, también se da el caso donde la sobrecarga de datos puede
generar conflictos y errores al tratar de procesar la información. Es por ello que hay que
cuidar el contenido de la información de forma que se transmita de forma concisa y
precisa para que no haya filtros que resten valor y contenido a la información
comunicada por la empresa o viceversa.

Demás barreras en la comunicación

Además de las barreras u obstáculos en la comunicación anteriormente mencionados en

este trabajo, se pueden mencionar otras más de las innumerables que se pueden presentar
en la organización como son:

Percepción parcial o selectiva

Diferencia jerárquica entre emisores y receptores de la información

Problemas de actitud, concentración o disposición, entre muchas más.

Auditoría de la comunicación

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Es muy importante que la organización procure que la comunicación sea eficiente, pero
como se mencionaba anteriormente, pueden haber obstáculos y barreras que limiten u
obstaculicen la transmisión, recepción o retroalimentación de la información, es por este
motivo que existen opciones para mejorar los procesos de comunicación, uno de ellos es la
auditoría en la comunicación organizacional, que permite evaluar las técnicas de
comunicación. La auditoría es una herramienta de evaluación de las habilidades,
conexiones, políticas y proceso de comunicación. Como se mencionaba con anterioridad la
comunicación organizacional se basa en un conjunto de elementos de comunicación
conectados en gran medida a los objetivos organizacionales.

Relación de los elementos de comunicación en relación a los objetivos

El modelo presentando está relacionado con el enfoque operacional de la administración.

Las redes en término de comunicación más importantes para realizar auditoría son las
siguientes:

La red reguladora o referente a las actividades, políticas, procesos, normativas y relaciones

entre jefes y empleados.

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Red innovadora, que incluya soluciones a problemáticas y alternativas ante las novedades
que se presenten.

Red que conlleve a la integración a través de reconocimientos, bonos, promociones

laborales que relacionen los objetivos de la empresa con los individuales.

Red (informativa-instructiva) que contenga anuncios, publicaciones, formando así una red
de información propia de la empresa.

Sirviendo cada uno de los elementos anteriores como herramienta para poder analizar los
procesos de comunicación que se relacionan con las principales actividades de la empresa.
De esta forma se resuelven problemáticas y también se generan prevenciones para que no
ocurran.

Dentro de los formatos para la realización de auditoría podemos encontrar los siguientes
documentos para el auxilio de dicha actividad:

 Cuestionarios.

 Realización de entrevistas.

 Evaluación de documentación, entre muchos más.

AMBIENTE ORGANIZACIONAL

El ambiente como fenómeno externo en el que la organización funciona y del que recibe
influencias. Busca analizar:

• Características ambientales.

• Efectos del ambiente sobre la estructura de la organización.

• Estrategias y tácticas usadas por la organización para influir y controlar su ambiente.

El ambiente como conjunto de organizaciones que interactúan entre sí. El énfasis se sitúa
en las relaciones de intercambio, que dependerán de:

• Homogeneidad.

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• Consenso en el dominio.

• Estabilidad.

• Distribución de recursos.

• Participación en múltiples redes diferentes.

El ambiente como colectividad interorganizacional dos o más organizaciones combinan sus

fuerzas con el objetivo de lograr determinadas metas específicas.

Ambiente como sistema social.

Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por
medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están
compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas.

Ambiente: son factores que afectan el funcionamiento de la organización tanto

internamente como externamente.

Una primera aproximación puede definir el ambiente organizacional como el conjunto de

influencia que recibe la organización de fuentes externas a la misma.

Ambiente Externo: Son instituciones o fuerzas fuera de la organización, relevantes para sus
operaciones, afectando su rendimiento. Toman Insumos (materias primas, dinero, mano de
obra y energía), los transforman, después los regresan en forma de Productos o Servicios
para la sociedad ala que atienden. Son de dos tipos: Elementos de acción Indirecta (Macro
entornó), afectan al clima en el que se desarrolla la actividad organizacional. No tienen una
influencia directa pero si potencial para convertirse en elementos de acción directa.
Elementos de acción Directa (Micro entornó), (Grupos de Interés Externo).Ejercen
influencia directa en las actividades de la organización. Son afectados, directa o
indirectamente, por la forma en que la organización busca lograr sus objetivos.

Ambiente Interno: (Llamado Clima Organizacional.)Ejercen influencia directa en las

actividades de la organización, y caen dentro del ámbito y responsabilidad de un director
y/o sus gerentes. Además esto hace más amena la influencia del orden y organización.

La relación que existe es que dependiendo de las situaciones que se presenten tanto
externa como internamente, es como se va a lograr una buena organización; es decir que

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si existe una buena comunicación entre los integrantes de la organización en cualquiera de
las áreas, se van a tener mejores resultados.

3. ASPECTOS FÍSICOS QUE INTERVIENEN EN LA ORGANIZACIÓN.

Sin duda alguna, contar con una disciplina científico- técnica y de diseño entre el
trabajador y el trabajo es fundamental ya que en el mundo de la prevención se intenta
adaptar condiciones y organización del trabajo al individuo para conseguir adaptación entre
ambos; para obtener así eficacia en el trabajo y la mayor comodidad posible del empleado.

Hay que partir de, que el amplio campo de actuación de la ergonomía hace que tenga que
apoyarse en otras técnicas y/o ciencias como son: la seguridad en la higiene industrial, la
física, la fisiología, la psicología, la estadística, la sociología, la economía etc. Es una
ciencia interdisciplinar que trata de la adaptación y mejora de las condiciones de trabajo del
hombre.

Por lo anterior, se incluyen datos relativos tanto a salud física como a mental y social, lo
que implica aspectos relativos a condiciones materiales del ambiente de trabajo en lo
referente a la física, en el contenido del trabajo a lo relacionado con lo mental y la
organización del trabajo lo concerniente a lo social.

Cabe mencionar que la ergonomía se diversifica en diversas ramas como son: la

geométrica que implica dimensiones y características del puesto, así como posturas y
esfuerzos realizados por el trabajador.

Claro está que, en la ergonomía ambiental se incluyen todos los factores del medio
ambiente que inciden el comportamiento, rendimiento, bienestar y motivación del trabajador
como son: el ruido, la temperatura, la humedad, la iluminación, las vibraciones, etc.

Por lo contrario, un ambiente que no reúne las condiciones ambientales adecuadas afecta
a la capacidad física y mental del trabajador.

Por su parte, la ergonomía analiza todo el entorno del trabajador para conseguir el confort,
bienestar para un mayor rendimiento dentro de la organización, sin olvidar los relativos al
ambiente psicosocial, condicionados por la organización del trabajo, las relaciones entre los
individuos y la propia personalidad de cada uno de ellos.

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Además, otro factor en la ergonomía ambiental es la ventilación ya que su diseño incorrecto
dentro del sistema puede provocar la ausencia de la misma, así como originar
contaminación por humo de tabaco, algún tipo de calefacción dependiendo del combustible
utilizado , pegamentos, productos de limpieza, insecticidas, pinturas, etc.

Es así que, la iluminación también es un factor primordial dentro de la ergonomía

ambiental ya que se debe disponer de ella de forma adecuada al tipo de trabajo y tarea
visual a realizar teniendo en cuenta no sólo la cantidad si no la calidad evitando contrastes
y deslumbramientos, etc.

Sin duda alguna, también el ambiente térmico toma importancia ya que se destacan dos
aspectos. Las características del individuo, peso altura, edad, sexo, etc. Y el esfuerzo que
requiere la tarea. Sin olvidar que un ambiente térmico no confortable produce incomodidad,
afectando el movimiento, procesamiento de información y el estado de ánimo.

Cabe mencionar que, sería deseable que el ruido que existe dentro de las organizaciones
no sobrepasara los 80 dB; de lo contrario encerrar la maquinaria o procesos ruidosos,
evitar el envejecimiento de las máquinas, apantallar los equipos y facilitar equipos de
protección individual.

Es así que, si hay música primero es necesario conocer la opinión de las personas sobre
sus preferencias y ritmo no tiene que ser mayor que el ritmo del trabajo. Sin olvidar que la
música puede producir agradables sensaciones que influyen positivamente en la atención y
vigilancia de bienestar y satisfacción.

Es importante recordar que, la ergonomía temporal consiste en el estudio del trabajo en el

tiempo, donde no solamente interesa la carga del trabajo, sino como se distribuye a lo largo
de la jornada, el ritmo que se trabaja y las pausas realizadas refiriéndose a distribución de
vacaciones, descansos, horario de trabajo, ritmo y pausas del mismo.

Además, el color y la ergonomía se unen en el diseño de los puestos de trabajo. El color

estimula los sentidos e influye directamente sobre la presión de la sangre, los músculos y
los nervios y provoca importantes asociaciones en el cerebro humano; puede tener efectos
estimulantes o relajantes y es crucial para definir la función del espacio, oficina u hospital.

Es así que, un entorno de trabajo debe ser diseñado para tener una buena iluminación, de
manera que sea adecuada para el tipo de tarea que se desarrolle. El color, además de

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estar relacionado con la luminancia, influye en el reconocimiento de la información, en la
sensación de bienestar y en la apreciación que la persona tiene del entorno.

4. CONCLUSIONES

El ámbito empresarial ha cambiado constantemente a través de los años y las instituciones

necesitan estar constantemente actualizados con las estrategias, métodos y procesos que
estén vigentes, es decir que el Diseño Organizativo siempre esta simultaneo a lo
contemporáneo, este se vincula con el núcleo de operaciones, el diseño organizativo y con
el gobierno corporativo que es: El conjunto de principios y normas que regulan el diseño,
integración, engranaje y funcionamiento de los órganos de gobierno de la empresa.

Así mismo debe existir una buena interacción de sus departamentos, así como la toma de
decisiones de calidad y el correcto seguimiento de las cadenas de mando. Para ello es
necesaria la buena comunicación organizacional, ya que es un factor importante para que
la gestión empresarial se lleve a cabo con éxito, el buen manejo de esta, puede hacer
perdurar a la organización. Cabe mencionar que es de vital importancia que se eviten o
bien se sobrepasen las barreras que pueden existir por parte del emisor o del receptor,
dependiendo el papel que tomemos en el momento del proceso de comunicación, así
mismo, es importante que los integrantes de una organización conozcan los canales y
códigos, mediante los cuales se pueden expresar.

Existen diversos tipos de mensajes, los cuales deben ser empleados por cualquier miembro
de la organización, y preferentemente, se debe utilizar la comunicación formal, para que no
haya malentendidos, entre colaboradores y jefes, o bien jefes y clientes, que puedan llegar
a dañar la relación cliente- empresa.
Un mensaje expresado con claridad, en un ambiente y con un canal adecuado de
comunicación, será convertido en una acción por parte del receptor, por otro lado, un
mensaje no claro, impreciso y ambiguo, puede causar problemas en una organización.

Para concluir; el adaptar el trabajo a las capacidades y posibilidades del ser humano es el
objetivo que atañe a la ergonomía es así que su importancia es crucial en la prevención de
riesgos ergonómicos que consecuentemente pueden generar lesiones o trastornos físicos
en los trabajadores afectando así la productividad de la organización.

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5. BIBLIOGRAFÍA

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