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TEORÍA DE SISTEMAS
AUDITORÍA
OPERATIVA
AUTOR:
Wilder Alejandro Romero
ÍNDICE
Introducción
Recomendaciones
académicas
Desarrollo
de
cada
una
de
las
temáticas
1. Teoría
de
Sistemas
2. Definición
de
sistema
3. Concepto
sistema
4. Conceptos
Básicos
5. Entropía
6. Regulación
Homeostática
7. Atributos
y
relaciones
8. Clasificación
de
los
sistemas
9. De
acuerdo
a
su
Estructura
10. De
acuerdo
a
su
Funcionamiento
11. De
acuerdo
a
sus
Objetivos
12. Sistemas
de
Información
13. Organizaciones
14. Características
de
la
Organización
15. Los
sistemas
de
Información
de
una
Empresa
16. Procesos
y
Procedimientos
Organizacionales
17. Que
son
los
Procesos
18. Mapa
de
Procesos
19. Establecimiento
de
Procesos
claves
20. Procesos
Estratégicos,
Fundamentales
y
de
Soporte
21. El
Proceso
Contable
22. Fases
del
proceso
contable
23. El
Proceso
de
Auditoria
24. Fases
del
proceso
de
Auditoria
2 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
INTRODUCCIÓN
En
este
capítulo,
se
pretende
hacer
un
acercamiento
a
diversas
vertientes
teóricas
como
lo
son
la
“Teoría
Administrativa”
y
lo
que
ha
sido
denominado
como
"Teoría
de
Sistemas",
esto
con
el
propósito
de
explorar
posibilidades
dentro
de
la
interpretación
dentro
de
la
ciencia
administrativa,
en
especial
aquellas
que
permitan
aplicar
un
mismo
o
muy
semejante
esquema
analítico
a
los
fenómenos
administrativos
y
a
los
comportamientos
específicos
de
procesos
dentro
de
las
organizaciones,
utilizando
una
teoría
para
explicar
el
comportamiento
de
la
otra.
En
este
sentido
los
diversos
aportes
teóricos
y
metodológicos
de
la
teoría
de
sistemas
junto
con
la
teoría
administrativa,
permitirá
conformar
una
alternativa
para
el
análisis
de
procesos,
intentando
entender
los
mismos
dentro
del
desarrollo
normal
al
interior
de
las
organizaciones.
Los
afluentes
teóricos
de
la
teoría
sistémica
que
se
presentan
en
este
documento
son
muy
variados
en
el
sentido
de
su
aplicabilidad
en
el
contexto
administrativo,
particularmente
en
lo
referente
a
los
procesos
y
procedimientos
operativos.
Esto
no
responde
a
una
elaboración
teórica
terminada
por
parte
del
autor,
sino
más
bien
a
inquietudes
y
exploraciones
teóricas
personales
que
se
han
acumulado
en
los
últimos
años,
durante
los
cuales
se
ha
buscado
conformar
una
postura
propia
que
recolecte
las
bondades
de
paradigmas
teóricos
que
reconocen
la
dinámica
sistémica
y
el
ámbito
administrativo,
pero
que
tampoco
ignoran
la
necesidad
de
la
organización
y
la
estructuración
de
los
procesos
organizacionales
dentro
de
esquemas
lógicos
y
predecibles
que
ayuden
a
la
entidad
a
ser
más
eficiente
y
eficaz.
Las
sociedades
crean
organizaciones
para
que
les
proporcione
bienes
y
servicios,
evalúan
esas
organizaciones
de
acuerdo
con
la
manera
en
que
se
cumplan
esas
tareas
a
satisfacción.
Es
decir,
las
sociedades
cuentan
con
que
sus
organizaciones
se
desempeñen
en
forma
eficiente
y
eficaz,
esto
quiere
decir
que
se
espera
de
ellas
resultados
favorables
de
acuerdo
con
su
inversión,
por
lo
que
deben
observar
continuamente
todo
aquello
relacionado
con
los
procesos
que
le
permitirán
obtener
los
resultados
esperados.
El
desempeño
organizacional
depende
del
desempeño
individual
y
colectivo
dentro
de
la
organización.
Las
organizaciones
se
componen
de
personas
que
trabajan
individualmente
o
en
grupo,
igualmente
de
recursos
físicos
y
financieros.
Para
alcanzar
altos
grados
de
desempeño
de
organización,
los
administradores
deben
lograr
altos
grados
de
desempeño
por
parte
de
las
personas
que
hay
dentro
de
la
organización
y
una
adecuada
optimización
de
sus
recursos.
La
sociedad
evalúa
el
desempeño
organizacional,
pero
los
administradores
evalúan
el
trabajo
individual.
Son
conceptos
separados
aunque
relacionados,
de
todas
maneras
el
tema
que
nos
compete
tiene
que
ver
con
el
desempeño
organizacional
y
con
los
resultados
esperados
por
la
sociedad
de
sus
organizaciones.
3
3
AUDITORÍA OPERATIVA 3
El
proceso
real
de
evaluación
del
desempeño
es
más
difícil
de
lo
que
se
supone.
Es
fácil
decir
que
los
administradores
dirigieran
las
organizaciones
de
tal
manera
que
se
aumentaran
al
máximo
los
fines
con
el
empleo
eficiente
de
los
recursos,
pero
hacerlo
es
mucho
más
fácil,
he
allí
la
importancia
del
aporte
de
la
teoría
de
sistemas
para
entender
el
funcionamiento
de
las
organizaciones.
Este
dilema
administrativo
puede
comprenderse
mejor
mediante
la
teoría
de
los
sistemas.
RECOMENDACIONES
ACADÉMICAS
La
teoría
general
de
sistemas,
es
indispensable
para
entender
el
funcionamiento
de
una
organización
y
la
forma
en
cómo
interactúan,
cada
una
de
sus
partes
o
subsistemas,
al
igual
que
las
teorías
administrativas,
nos
permiten
un
entendimiento
más
completo
de
la
organización,
este
análisis
y
entendimiento
de
la
organización
son
indispensables
para
llevar
a
un
buen
término
una
auditoría
operacional.
El
abordaje
teórico
es
fundamental
en
el
entendimiento
de
una
organización
moderna,
con
el
fin
de
determinar
su
eficiencia
y
realizar
análisis
exhaustivos
de
sus
procesos
y
de
las
implicaciones
de
estos
en
el
buen
funcionamiento
de
la
organización
y
de
la
forma
en
como
la
dirección
toma
las
decisiones.
El
concepto
de
la
organización
como
sistema,
que
se
relaciona
como
uno
más
amplio
(la
sociedad),
introduce
la
importancia
de
la
retroalimentación
como
herramienta
de
control.
La
organización
depende
del
medio
técnico,
no
únicamente
para
sus
insumos
sino
también
para
la
aceptación
de
sus
productos;
resulta
entonces
imperativo
que
la
organización
elabore
los
medios
para
ajustarse
a
las
demandas
ambientales.
El
enfoque
sistémico
es
una
metodología
que
permite
describir
el
comportamiento
de
las
organizaciones,
tanto
en
su
interior
como
en
su
exterior
partiendo
de
la
definición
de
la
teoría
de
sistemas.
4 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
2.
Definición
de
Sistema
Para
(Hall
&
Fagen,
1956).
Se
habla
es
de
un
grupo
de
elementos
que
interactúan
y
se
desarrollan,
comunicados
entre
sí,
y
encaminados
a
la
consecución
de
los
objetivos
fijados
por
la
organización.
(Parsons,
1999).
Emite
una
interesante
noción
de
sistema,
que
para
él
se
refiere
“a
un
conjunto
de
interdependencias
entre
parte,
componente
y
procesos
que
implica
regularidades
de
relación
discernibles,
como
a
un
tipo
similar
de
interdependencia
entre
dicho
conjunto
y
el
ambiente
que
le
rodea”.
La
unidad
del
sistema
desde
otro
enfoque,
es
un
todo
inseparable
e
interrelacionado,
resulta
“que
un
sistema
no
es
la
simple
suma
de
sus
partes,
sino
que
la
interrelación
de
dos
o
más
partes
resulta
en
una
calidad
emergente
que
no
se
explica
por
las
partes
consideradas
separadamente”,
(Lopez,
Parada
,
&
Simonetti,
1995).
En
el
concepto
anterior
el
concepto
de
un
"todo"
puede
ser,
o
mejor
puede
abarcar
solo
la
percepción
o
concepción
que
tenga
el
sujeto
respecto
del
mundo
(puede
ser
muy
amplia),
o
de
un
fenómeno
que
puede
no
ser
muy
preciso
ya
que
no
son
claros
los
límites,
aquí
es
donde
es
más
necesario
el
concepto
de
sistema
-‐-‐refiriéndose
a
lo
expuesto
anteriormente
por
(Lopez,
Parada
,
&
Simonetti,
1995).
un
conjunto
con
partes
reconocibles
como
interrelacionadas—este
concepto
permite
el
abordaje
del
concepto
un
“todo,
ya
que
permite
el
análisis
de
este,
y
con
una
perspectiva
científica.
Según
(Johansen
B.,
2004).
"ante
la
palabra
sistema'',
todos
los
que
la
han
definido
están
de
acuerdo
en
que
es
un
conjunto
de
partes
coordinadas
y
en
interacción
para
alcanzar
un
conjuntos
de
objetivos.
También
aporta
otras
definiciones
tales
como:
"según
(Hall
&
Fagen,
1956).
“...
conjunto
de
objetos
y
sus
relaciones,
y
las
relaciones
entre
los
objetos
y
sus
atributos",
y
según
el
General
Systems
Society
for
Research,
"un
conjunto
de
partes
y
sus
interrelaciones”.
El
concepto
sistema,
fue
utilizado
por
primera
vez,
durante
el
transcurso
de
la
segunda
guerra
mundial,
en
la
cual,
movilizar
la
cantidad
de
recursos
utilizados,
ya
sean
soldados,
armas,
aviones,
barcos,
alimentos,
ropa,
etc.,
lo
cual
generó
un
desarrollo
metodológico
el
cual
incorpora
un
análisis
estratégico,
que
permitió
el
funcionamiento
de
diversos
sistemas,
que
se
volvieron
interdependientes
a
la
hora
de
afrontar
la
batalla.
En
el
periodo
de
la
postguerra,
estas
teorías
y
estrategias
fueron
abordadas
por
las
empresas
que
las
adaptaron
hacia
los
negocios,
con
el
nombre
de
“operación
de
sistemas”,
donde
se
evidencia
la
interdisciplinariedad
y
la
colaboración
entre
diversos
factores,
con
el
fin
de
lograr
un
objetivo
en
común.
5
5
AUDITORÍA OPERATIVA 5
Con
Bertalanffy
(1989),
se
establece
claramente
la
importancia
de
los
estudios
de
sistemas
para
diversos
campos
de
la
ciencia,
solo
que
con
este
autor,
dichos
estudios
dejan
de
pertenecer
solo
a
la
biología,
para
buscar
realizar
el
sueño
(de
Bertalanffy)
de
transformarlo
en
un
lenguaje
universal
para
la
ciencia,
incluyendo
los
estudios
de
la
sociedad.
(Ackoff,
2000).
Define
a
la
empresa
como
una
organización
cuya
función
social
primaria
es
producir
y
distribuir
riquezas.
Ante
esta
definición
hay
que
resaltar
la
palabra
organización,
palabra
que
pareciera
ser
conocida
por
todos,
sin
embargo,
el
autor
se
dedica
a
dar
una
definición
precisa
de
lo
que
él
considera
una
organización
como:
“un
sistema
con
un
propósito
que
contiene
partes
que
a
su
vez
tienen
propósitos,
las
organizaciones
también
son
partes
de
otros
sistemas
mayores
con
propósitos
propios”.
Las
organizaciones
también
son
partes
de
otros
sistemas
mayores
con
propósitos
propios”
(p.296).
Como
se
habrá
podido
notar
el
énfasis
en
este
caso
es
en
la
palabra
sistema,
definida
por
el
autor
como
“...un
grupo
de
elementos
que
no
puede
separarse
en
sus
partes
constituyentes.
De
esto
se
desprende
que:
• Las
propiedades
esenciales
de
un
sistema
se
pierden
cuando
éste
se
descompone
física
o
conceptualmente
y
• Las
propiedades
esenciales
de
las
partes
también
se
pierden
cuando
se
separan
éstas
del
todo
física
o
conceptualmente”
(p.296).
La
teoría
sistémica
o
Teoría
General
de
los
Sistemas
no
es,
en
términos
estrictos,
una
teoría
científica
a
la
manera
de
la
teoría
de
la
gravitación
universal,
la
de
la
evolución
o
la
de
la
relatividad,
en
el
sentido
de
que
no
implica
un
cambio
radical
de
paradigma
o
una
revolución
científica.
Es,
asegura
(Rapoport,
1986).
Una
perspectiva,
un
punto
de
vista
que
alimenta
un
programa
o
una
dirección
dentro
de
la
filosofía
contemporánea
de
la
ciencia.
Tiene
entonces
mucho
más
en
común
con
las
doctrinas
filosóficas
que
con
los
modelos
estructurados
de
las
ciencias
exactas.
Esto
alienta
la
búsqueda
de
las
relaciones
cualitativas
que
se
generan
entre
los
elementos
de
los
sistemas
sociales,
como
una
alternativa
integradora
que
puede
ayudar
a
reestructurar
la
teoría
social,
tan
afectada
hoy
por
las
crisis
de
las
ideologías
extremas.
6 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
4.
Conceptos
Básicos
Todos
los
sistemas
poseen
características
que
determinan
la
manera
en
que
deben
abordarse,
por
ende
la
forma
en
cómo
deben
establecerse
los
procedimientos
para
su
correcto
funcionamiento,
deben
ajustarse
a
estas
características
y
así
garantizar
su
buen
desempeño.
La
teoría
de
los
sistemas
establece
que
toda
empresa
u
organización
debe
establecer
objetivos
que
permitan
la
mejora
continua
de
la
gestión
organizacional
y
el
cumplimiento
de
dichos
objetivos.
Todo
sistema
debe
estar
subordinado
a
los
procesos
de
gestión,
y
servir
de
instrumento
para
la
buena
administración
de
los
mismos.
Todo
sistema
debe
realizar
actividades
que
permitan
generar
un
autocontrol,
ya
que
revisiones
periódicas
de
los
sistemas
por
parte
de
la
organización,
garantizan
niveles
altos
de
eficiencia
y
eficacia,
esto
en
relación
con
la
posible
entropía
que
pueda
sufrir
el
sistema,
dentro
del
transcurso
normal
de
las
operaciones
en
la
organización.
5. Entropía
Debido
a
que
tanto
los
sistemas
probabilistas
como
los
deterministas
tienden
a
perder
su
estado
de
equilibrio,
los
unos
porque
buscan
su
estado
más
probable
(el
del
desorden
que
el
del
orden)
y
los
otros
por
deterioro
en
sus
elementos
o
en
sus
interrelaciones,
el
cual
se
da
con
el
tiempo,
los
sistemas
tienden
a
salir
de
su
estado
normal
de
funcionamiento
y
por
ende
pierden
eficacia.
Esto
se
denomina
tendencia
a
ganar
entropía,
esto
puede
suceder
dentro
de
las
empresas.
La
entropía
es
pues
la
energía
ineficaz
o
energía
atrofiada.
En
los
sistemas
de
trabajo
humanos
es
la
cantidad
de
trabajo
que
no
conduce
a
alcanzar
ningún
objetivo,
en
lo
organizacional
es
el
desvío
de
los
procesos
normales
que
pueden
traer
altos
riesgos
dentro
de
las
organizaciones
que
pueden
llevar
a
fraudes.
El
hecho
de
que
todos
los
sistemas
tiendan
a
ganar
entropía
es
lo
que
justifica
realmente
el
estudio
de
los
procesos,
cuya
función
es
entonces
la
de
contribuir
al
buen
funcionamiento
de
los
sistemas.
La
"entropía"
es
entonces,
la
tendencia
que
tiene
todo
sistema
a
desgastarse
y
así
perder
eficiencia
y
eficacia,
es
decir
que
todo
sistema
tiende
a
generar
caos,
se
puede
entender,
pensando
en
un
cambio
negativo
en
las
organizaciones
todo
aquello
que
conlleva
a
un
desvío
de
objetivos
empresariales,
esto
se
debe
en
particular
a
presiones
ejercidas,
tanto
dentro
como
desde
fuera
del
sistema,
esto
genera
diversos
cambios
dentro
del
sistema.
7
7
AUDITORÍA OPERATIVA 7
6.
La
regulación
homoestática
La
regulación
homoestática
se
define
como
tratar
de
volver
a
la
normalidad
a
los
sistemas.
El
estado
de
entropía
de
un
sistema
no
siempre
es
el
mismo,
ya
que
si
bien
una
de
las
características
de
los
sistemas
es
tender
a
perder
su
estado
de
equilibrio
y
tratar
de
buscar
nuevamente
este
equilibrio.
Este
es
un
proceso
homeostático,
en
el
que
se
trata
de
mantener
dentro
de
ciertas
condiciones
el
estado
del
sistema.
La
regulación
homeostática
trata
de
mantener
dentro
de
ciertos
rangos
los
valores
de
las
variables
indicadoras
del
funcionamiento
del
sistema.
Para
esto
utiliza
las
variables
de
MEDICION
que
permiten
detectar
el
estado
del
sistema
y
las
variables
COMPENSATORIAS
que
permiten
mediante
la
modificación
de
sus
valores,
volver
el
sistema
al
nivel
deseado.
En
este
contexto
se
busca
que
los
procesos
dentro
de
las
organizaciones
cumplan
con
los
requisitos
de
eficiencia
y
eficacia,
por
lo
que
se
deben
aplicar
correctivos
adecuados
a
interacciones
negativas
en
los
procesos
que
se
puedan
llevar
a
cabo
en
una
organización,
permitiendo
corregir
anomalías
en
los
mismos.
Como
indica
(Watzlawick,
Beavin
Bavelas,
&
Janet,
1993).
Cada
una
de
las
partes
de
un
sistema
está
relacionada
de
tal
modo
con
las
otras
que
un
cambio
en
una
de
ellas
provoca
un
cambio
en
todas
las
demás
y
en
el
sistema
total.
Esto
es,
un
sistema
se
comporta
no
sólo
como
un
simple
compuesto
de
elementos
independientes,
sino
como
un
todo
inseparable
y
coherente.
Quizá
esta
característica
se
entienda
mejor
en
contraste
con
su
opuesto
polar,
el
carácter
sumatorio:
si
las
variaciones
en
una
de
las
partes
no
afectan
a
las
otras
o
a
la
totalidad,
entonces
dichas
partes
son
independientes
entre
sí
y
constituyen
un
"montón"
(para
utilizar
un
término
tomado
de
la
literatura
sobre
sistemas)
que
no
es
más
complejo
que
la
suma
de
sus
elementos.
Este
carácter
sumatorio
puede
ubicarse
en
el
otro
extremo
de
un
continuo
hipotético
de
totalidad,
y
cabe
decir
que
los
sistemas
siempre
se
caracterizan
por
cierto
grado
de
totalidad.
7. Atributos y relaciones
Los
"objetos"
son
las
partes
o
componentes
del
sistema,
limitados
en
su
variedad.
Los
"atributos"
son
las
propiedades
de
los
objetos
y
las
"relaciones"
son
los
que
enlazan
el
sistema
en
su
conjunto.
Estas
relaciones
son
las
que
dan
idea
de
un
sistema
válido,
constituyen
su
aspecto
fundamental.
Un
sistema
tiene
integridad,
tiene
partes
que
están
conectadas
a
cada
una
de
las
otras
de
alguna
forma;
las
partes
pequeñas
se
pueden
identificar;
pero
son
las
conexiones
entre
partes
las
que
dan
forma
al
sistema.
8 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
Los
“Atributos”
son
las
propiedades
de
los
parámetros
objeto.
Una
propiedad
es
una
manifestación
externa
de
la
forma
en
que
el
objeto
se
conoce,
observa
o
introduce
en
su
proceso.
Los
atributos
de
los
objetos
se
pueden
alterar
como
resultado
de
una
operación
en
el
sistema.
Las
“Relaciones”
son
los
vínculos
que
enlazan
objetos
y
atributos
en
el
proceso
del
sistema.
Se
postulan
relaciones
entre
todos
los
elementos
del
sistema
y
subsistemas
y
entre
dos
o
más
subsistemas.
Los
sistemas
se
clasifican
de
acuerdo
con:
Su
estructura,
su
funcionamiento,
sus
objetivos.
Clasificación
de
acuerdo
a
su
Estructura
El
grado
de
complejidad
de
la
misma
permite
alcanzar
un
grado
de
descripción
según
se
conozcan
o
no
todos
sus
elementos
e
interrelaciones.
En
razón
de
la
estructura
hay
sistemas:
Simples,
Complejos
y
Excesivamente
Complejos.
Simples:
Aquellos
que
poseen
pocas
relaciones
entre
ellos
y
pocos
elementos,
pero
que
además
se
pueden
describir
con
facilidad.
Complejos:
Son
fáciles
de
describir
a
pesar
de
que
cuentan
con
un
gran
número
de
elementos
y
de
relaciones
entre
ellos.
Excesivamente
complejos:
Son
aquellos
que
no
se
pueden
describir
en
su
totalidad,
ya
que
no
se
conocen
todos
sus
elementos
o
sus
relaciones
entre
ellos.
9
9
AUDITORÍA OPERATIVA 9
9.
Clasificación
de
acuerdo
a
su
Funcionamiento
La
naturaleza
de
los
elementos
de
un
sistema
puede
determinar
o
no
un
único
plano
de
comunicación
con
los
que
se
podrá
predecir
o
no
su
funcionamiento.
Según
esta
característica
habrá
sistemas:
Deterministas
y
Probabilistas.
• Deterministas:
Cuando
se
puede
predecir
su
funcionamiento
• Probabilistas:
Cuando
no
se
puede
predecir
su
funcionamiento
La
interdependencia
de
objetivos
entre
sistemas,
subsistemas,
o
la
autonomía
en
los
objetivos
de
un
sistema
permite
clasificarlos
en:
Abiertos
y
Cerrados.
Abiertos:
Cuando
los
objetivos
son
establecidos
en
relación
a
los
del
sistema
jerárquicamente
superior.
Un
tipo
de
sistema
abierto
es
el
sistema
de
flujo
estacionario
en
el
que
el
gasto
de
cada
corriente
de
masa
que
entra
en
el
sistema
y
sale
de
él,
es
constante
y
además
no
hay
acumulación
ni
disminución
de
energía
dentro
del
sistema;
y
la
sustancia
de
trabajo
en
cualquier
punto
del
sistema,
permanece
constante.
Todo
sistema
abierto
se
ve
modificado
y
tiene
relación
con
su
entorno.
Gozan
de
flexibilidad
y
capacidad
de
decisión.
Cerrados:
Cuando
es
autónomo
en
sus
objetivos.
Un
sistema
cerrado
es
aquel
en
el
cual
no
hay
intercambio
de
materia
con
los
medios
circundantes
(entorno);
la
casa
no
atraviesa
sus
límites,
sin
embargo
puede
haber
varias
formas
distintas
de
energías
linternas
en
el
sistema.
La
energía
contenida
o
almacenada
dentro
de
un
sistema
consiste
en
energía
interna
molecular,
energía
cinética
y
energía
potencial.
Las
propiedades
de
una
sustancia
particular
pueden
variar
también
con
el
tiempo,
en
este
caso
se
denomina
Sistema
Transitorio,
en
el
que
cambia
la
energía
total
almacenada.
Un
sistema
cerrado
en
el
que
no
haya
flujo,
se
denomina
sistema
no
fuente
o
sin
corriente.
En
estos
sistemas
la
energía
total
es
igual
a
la
energía
molecular
interna.
El
sistema
cerrado
tiene
que
ver
con
la
tendencia
que
éste
posee
de
moverse
a
un
equilibrio
estático
y
entropía.
Es
la
tendencia
de
cualquier
sistema
cerrado
de
moverse
hacia
un
estado
caótico
o
impredecible,
en
el
cual
no
existe
potencial
adicional
de
transformación
de
energía
o
trabajo.
El
análisis
de
los
sistemas
cerrados
es
relativamente
simple,
ya
que
solo
necesitamos
considerar
los
estados
final
o
inicial
después
de
alcanzado
el
equilibrio.
10 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
11.
Sistemas
de
Información
Un
sistema
de
información
es
una
agrupación
de
elementos
que
se
relacionan
entre
sí,
con
el
fin
de
servir
como
herramienta
de
apoyo
a
todas
las
actividades
de
la
organización.
Los
sistemas
de
información
están
dirigidos
al
manejo
y
gestión
de
la
información,
con
el
fin
de
apoyar
las
actividades
para
la
consecución
de
los
objetivos,
los
elementos
que
lo
conforman
pueden
ser:
personas,
datos,
actividades
o
recursos.
Estos
elementos
se
interrelacionan
con
el
fin
de
procesar
la
información
dando
lugar
a
información
con
valor
agregado,
estableciendo
canales
de
comunicación
adecuados
a
la
organización
y
a
sus
necesidades.
Algunas de las características de este tipo de sistema son:
Sistemas
transaccionales:
apoyan
el
nivel
operativo
de
la
organización,
realiza
tareas
de
automatización,
además
facilitan
la
recolección
de
la
información.
Sistemas
de
apoyo
a
la
toma
de
decisiones:
constituyen
la
plataforma
de
información,
por
lo
tanto
su
implementación
se
realiza
una
vez
se
ha
establecido
el
sistema
transaccional,
proporciona
información
a
la
dirección
de
la
organización
tanto
a
nivel
medio
como
a
nivel
alto,
se
realizan
operaciones
matemáticas
muy
elaboradas,
con
el
fin
de
apoyar
los
procesos
de
toma
de
decisiones.
Sistemas
estratégicos:
su
misión
es
obtener
ventajas
frente
a
los
competidores,
esto
es
en
cuanto
al
precio,
servicios,
al
cliente
a
los
proveedores.
Las
dinámicas
propias
de
la
economía
global,
es
decir,
globalización,
avances
en
la
tecnología,
tamaño
de
las
organizaciones,
etc.,
contribuyen
a
la
necesidad
de
los
sistemas
de
información
por
parte
de
las
organizaciones.
Los
sistemas
de
planificación
de
recursos
empresariales
ERM,
es
un
sistema
dirigido
a
la
toma
de
decisiones
por
parte
de
la
alta
gerencia,
estos
sistemas
se
caracterizan
por
trabajar
en
conjunto,
tanto
operaciones
de
producción
de
bienes
y
servicios,
como
los
aspectos
que
involucran
la
distribución
de
los
mismos,
controla
gran
parte
de
las
actividades
de
la
organización,
esto
es,
producción,
sistemas
de
pago,
sistemas
contables
y
de
control
interno,
sistemas
de
cobro,
inventarios,
gestión
del
factor
humano,
ventas,
etc.
Este
tipo
de
herramientas
o
software
ERM,
integran
las
actividades
de
la
organización,
con
la
cualidad
de
ser
altamente
adaptables
y
modulares,
con
el
fin
de
proveer
información
de
calidad
para
la
alta
gerencia.
11
11
AUDITORÍA OPERATIVA 11
12.
Organizaciones
Una
organización
es
cualquier
entidad
compuesta
por
personas
y
recursos,
con
el
fin
de
alcanzar
uno
o
unos
objetivos
determinados,
y
puede
ser
clasificada
como
burocrática
u
organizacional.
Para
(Ivancevich,
Konopaske,
&
Matteson,
2010).
La
estructura
de
la
organización
“es
el
entramado
de
puestos
de
trabajo
y
departamentos
que
orienta
la
conducta
de
los
individuos
y
grupos
hacia
la
consecución
de
los
objetivos
de
la
organización".
Existen
en
la
actualidad
tres
diferentes
concepciones
acerca
de
la
organización,
aunque
entre
estas
puedan
existir
puntos
de
aproximación,
estas
concepciones
son
las
de
Weber,
Etzioni
y
la
de
Solana.
Según
(Etzioni,
1980)
las
organizaciones
se
caracterizan
principalmente
por:
División
del
trabajo,
del
poder
y
de
la
responsabilidad.
Estas
divisiones
han
sido
deliberadamente
planeadas
para
alcanzar
ciertos
fines.
a.
La
división
del
trabajo
se
verifica
en
la
existencia
de
distintas
áreas
a
las
que
se
les
asigna
diversas
funciones,
para
lo
cual
desarrollan
diferentes
actividades.
Por
ejemplo,
la
gerencia
de
personal
o
la
gerencia
de
comercialización.
Ambas
gerencias
se
subdividen
a
su
vez
en
áreas
menores
generalmente
llamadas
departamentos:
de
reclutamiento,
de
selección,
de
control,
de
ventas,
de
investigación
del
mercado.
b.
Los
departamentos
también
pueden
subdividirse
aún
más
hasta
llegar
al
nivel
de
la
tarea
que
ejecuta
cada
trabajador
en
su
puesto
de
trabajo.
c.
La
división
del
poder
se
verifica
en
el
hecho
de
que
todos
los
miembros
de
una
organización
no
poseen
el
mismo
poder
y
en
la
existencia
de
niveles
jerárquicos
de
autoridad
formal.
Por
ejemplo,
el
jefe
de
departamento
de
selección
depende
del
gerente
del
personal.
En
los
niveles
superiores
se
concentra
el
poder
y
la
autoridad.
d.
La
división
en
la
responsabilidad
en
las
comunicaciones
es
una
consecuencia
de
las
divisiones
del
trabajo
y
del
poder
de
tal
manera,
cada
nivel
de
la
estructura
tendrá
determinados
tipos
de
mensajes
y
de
información
en
los
que
actúa
como
emisor,
canal
o
receptor.
Los
sistemas
de
información
en
la
empresa
12 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
Un
sistema
de
información
no
siempre
está
relacionado
con
tecnologías
de
la
información,
aunque
bajo
las
condiciones
actuales,
y
el
desarrollo
de
la
tecnología,
se
requiere
de
un
mínimo
de
vinculación
de
los
sistemas
de
información
con
las
tecnologías
de
la
información.
Es
necesario
que
si
existen
diversas
aplicaciones
informáticas,
estás
no
funcionaran
de
manera
óptima
si
se
intentan
integran,
al
respecto
(Gil
Pechuan,
2006)
para
que
el
sistema
de
información
exista
"deberá
contemplar
el
diseño
de
un
sistema
integrado
que
relacione
las
informaciones
generales
por
las
diversas
aplicaciones
funcionales
de
la
empresa
y
que
permita
así,
mejorar
los
procesos
de
toma
de
decisiones".
Es
el
conjunto
de
actividades
que
se
realizan
mediante
responsables
para
cumplir
un
fin
u
objetivo
específico
e
involucra
varias
áreas
de
la
empresa.
Este
concepto
puede
asumir
diversos
significados
según
la
rama
de
la
ciencia
en
que
se
utilice.
Para:
Las
Ciencias
Sociales:
Proceso
Histórico,
Proceso
geográfico
El
Derecho:
Proceso
judicial.
La
Informática:
Proceso
(informática).
La
Manufactura
e
Industria:
Proceso
de
fabricación.
La
Economía
y
Empresa:
Es
un
proceso
Productivo.
Para
efectos
de
este
estudio,
nos
interesa
identificar
y
estudiar
los
concernientes
a
las
ciencias
económicas
y
empresa.
Los
procesos
son
lo
que
las
organizaciones
hacen
en
sus
actividades
naturales.
El
problema
es
que
tales
actividades
en
las
organizaciones
que
no
trabajan
por
procesos,
se
encuentran
fragmentadas
y
escondidas
detrás
de
sus
estructuras
organizacionales.
13
13
AUDITORÍA OPERATIVA 13
16
.
El
Mapa
de
Procesos
Es
un
diagrama,
una
forma
de
representar
los
procesos
con
los
que
cuenta
una
organización.
El
mapa
de
procesos
ejemplifica
la
cadena
de
valor,
de
manera
tal
que
se
puede
establecer
la
forma
en
como
está
constituida
la
cadena
y
la
posición
que
ocupan
los
diversos
procesos,
involucrando
el
objetivo
de
la
organización
con
los
procesos
que
posee,
de
manera
tal
que
nos
permite
aprender
de
él.
Los
mapas
de
procesos
se
crean
a
partir
de
las
representaciones
mentales
que
se
realizan
sobre
diversos
temas,
para
lograr
una
mejor
conceptualización
y
entendimiento
del
tema.
En
la
elaboración
de
un
mapa
de
procesos,
primero
se
deben
clasificar
los
procesos
más
importantes
y/o
estratégicos
para
la
organización,
con
el
fin
de
establecer
ventajas
competitivas
para
la
organización.
Dentro
de
la
red
de
procesos
debemos
garantizar
que
se
establezcan
aquellos
procesos
que
le
garantizarán
a
la
organización
implementar
la
estrategia
seleccionada
con
la
que
la
organización
pueda
generar
una
ventaja
competitiva
en
el
entorno
en
el
que
compite.
A
continuación
se
describen
los
pasos
para
desarrollar
un
mapa
de
procesos:
• Realizar
un
inventario
de
todos
los
procesos
de
la
empresa
prestadora
de
servicios.
• Determinar:
• Las
capacidades
y
competencias
que
la
empresa
prestadora
de
servicios
debe
potenciar
para
mantener
una
ventaja
competitiva
sostenible
y
rentabilidades
superiores
a
la
media
del
sector.
Las
características,
condiciones
o
variables
que
al
estar
debidamente
soportadas,
conservadas
o
gestionadas
tienen
un
impacto
significativo
en
el
éxito
de
la
empresa
prestadora
de
servicios.
• Establecer
qué
variables
son
influenciables
por
la
dirección
a
través
de
sus
decisiones
y
su
incidencia
en
la
posición
competitiva
global
de
la
empresa
de
servicios.
14 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
• •Objetivos
intermedios
cuya
ejecución
conduce
a
la
implementación
exitosa
de
la
estrategia
y,
con
ello,
al
logro
de
sus
beneficios.
• Trabajos
clave
que
deben
ejecutarse
muy
bien
para
que
la
empresa
de
servicios
llegue
a
ser
exitosa.
•
El
resultado
final
de
esta
operación
va
a
ser
la
obtención
del
grado
de
importancia
de
cada
uno
de
los
procesos
de
la
empresa
de
servicios
y,
en
función
de
dicho
grado,
el
conocimiento
de
cuáles
son
los
procesos
más
importantes
que
denominaremos
PROCESOS
CLAVES.
Son
todas
las
actividades
(producción,
operaciones,
financiación,
inversión),
que
involucran
a
la
contabilidad
y
que
se
transforma
en
información
financiera,
más
específicamente
en
estados
financieros.
El
proceso
contable
define
la
serie
de
etapas
sucesivas
del
ciclo
contable
que
permite
transformar
dato
contables
en
informes
contables.
El
proceso
comienza
con
la
selección
de
los
hechos
económicos,
y
continua
con
su
anotación
en
diversos
registros
hasta
llegar
a
la
emisión
de
los
estados
contables.
Las
fases
son
las
diversas
etapas
o
actividades
que
se
desarrollan
para
el
cumplimiento
del
proceso
contables.
Estas
fases
son:
•
Identificación
de
las
operaciones
•
Recolección
o
captura
de
información
•
Clasificación
y
registro
• Resúmenes
intermedios
•
Estados
financieros
15
15
AUDITORÍA OPERATIVA 15
20
.
El
Proceso
de
Auditoria
Es
el
conjunto
de
actividades
que
permiten
llevar
a
cabo
al
auditor
su
labor
en
el
desarrollo
de
una
auditoria.En
el
proceso
de
una
auditoría,
los
procedimientos
específicos
varían
según
la
auditoría,
no
obstante,
los
pasos
fundamentales
son
esencialmente
los
mismos
casi
siempre:
1.
Conocer
al
cliente
y
su
entorno
2.
Identificar
y
evaluar
los
riesgos
inherentes
a
los
errores
materiales,
entre
ellos
los
riesgos
de
fraude
3.
Conocer
a
fondo
el
control
interno
para
planear
la
auditoría
4.
Determinar
el
nivel
planeado
del
riesgo
de
control
y
diseñar
más
pruebas
de
los
controles
y
pruebas
sustantivas
5.
Realizar
pruebas
adicionales
de
los
controles
6.
Revaluar
el
riesgo
de
control
y
modificar
las
pruebas
sustantivas
planeadas
7.
Efectuar
pruebas
sustantivas
y
terminar
la
auditoría
8.
Hacerse
una
opinión
y
presentar
el
informe
de
auditoría.
Fases
del
proceso
de
auditoria
La
Auditoria
se
divide
en
tres
fases:
1-‐
Planeación
2-‐
Ejecución
3-‐
Informe
En
esta
fase
se
involucra
no
solo
el
grupo
de
auditoría
y
la
entidad
con
el
fin
de
determinar
los
objetivos
y
el
alcance
de
la
auditoría.
En
esta
etapa
es
indispensable,
el
conocimiento
del
cliente
por
parte
del
auditor,
con
el
fin
de
establecer
un
programa
ajustado
a
la
realidad
de
Se
hace
un
bosquejo
de
la
situación
de
la
entidad,
acerca
de
su
organización,
sistema
contable,
controles
internos,
estrategias
y
demás
elementos
que
le
permitan
al
auditor
elaborar
el
programa
de
auditoria
que
se
llevará
a
efecto.
Elementos
Principales
de
esta
Fase
1.
Conocimiento
y
Comprensión
de
la
Entidad
2.
Objetivos
y
Alcance
de
la
auditoria
3.
Análisis
Preliminar
del
Sistema
de
Control
Interno
4.
Identificación,
valoración,
análisis
y
respuesta
a
los
Riesgos
y
establecer
la
Materialidad
5.
Planeación
Específica
de
la
auditoria
6.
Programas
de
Auditoria
16 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
22.
Fase
de
Ejecución
En
esta
fase
se
realiza
el
programa
de
auditoría
establecido
en
la
fase
anterior,
esto
es,
la
realización
de
diversas
pruebas,
tales
como:
de
cumplimiento,
analíticas,
sustantivas,
de
control,
etc.,
con
el
fin
de
determinar
si
los
estados
financieros
presentan
razonablemente
la
situación
financiera
de
la
empresa,
se
consigue
la
evidencia
y
se
identifican
los
hallazgos,
que
nos
permiten
formar
una
conclusión
y
las
recomendaciones.
Esta
fase
representa
la
labor
del
audito.
En
esta
fase
se
llevan
a
cabo
la
preparación
y
presentación
del
Informe
de
auditoría.
Los
informes
son
esenciales
para
cualquier
compromiso
de
auditoría
o
certeza
de
cumplimento,
puesto
que
comunican
los
hallazgos
del
auditor.
Los
usuarios
de
los
estados
financieros
dependen
del
informe
del
auditor
para
tener
certeza
sobre
los
estados
financieros
de
la
compañía.
El
informe
de
auditoría
es
el
paso
final
del
proceso
de
auditoría.
17
17
AUDITORÍA OPERATIVA 17
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