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ARQUIVOLOGIA
GERAL
ARQUIVOLOGIA X ARQUIVÍSTICA
Arquivologia: é o estudo dos arquivos.
0021h156tr6j48y489j49y8t4j8ytj84ytj94ytjyj
A Arquivologia é uma ciência.
Fg8ru98uu7y8yry78yh8gh8gz8yg8gdt6t67rr
Arquivística: é o conjunto de princípios e técnicas empregados no
desempenho da Arquivologia.
Rr4r45er265r65dfcfsfr55636er7tr3t7r3rr3r
A Arquivística é um conjunto de princípios e técnicas.
87y65tr5d56r53rwqd56r3wrtd67t76wetf6tefffe
ARQUIVO / DEFINIÇÕES
O Dicionário de Terminologia Arquivística elaborado pelo Conselho
Nacional de Arquivos – CONARQ (2005, p. 25) apresenta a seguinte
definição para arquivo:
Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade
coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas
atividades, independentemente da natureza do suporte.
1f1e654f84e894f98e8f487e894f98ef798e7f4e8f4ff
O conceito de arquivo constante do artigo 2º do texto da Lei 8.159/1991 é
mais completo e, também, o mais explorado pelas bancas examinadoras:

Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,

instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
0214141g51r849g894h984t874h98thrhth
Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo “a
acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados
por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados
para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão
oferecer no futuro”.
1g5641gr8g4r894g984r8g974g984g9841r89g4gg
Heloísa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo “a reunião de
documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer
futuramente”, destacando que, “para ser funcional, um arquivo deve ser
planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as
necessidades inerentes ao setores” e que “para realizar o trabalho de
arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe
será entregue” .
020154ht64uj6894u9854498y4895y5yy5y55y
O termo arquivo pode também ser usado para designar:
- Conjunto de documentos;
- Móvel para guarda de documentos;
- Local onde o acervo documental deverá ser conservado;
- Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e
conservar a documentação;
- Títulos de periódicos - geralmente no plural, devido à influência inglesa e
francesa.
1f11we654f648f489e4f85e46f9484ef4f848f489f48f74f
IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO
A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento
expressivo do volume de documentos que a mesma se utiliza no exercício
de suas atividades a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda
e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para
a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não
apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a
economia de recursos para a instituição.
1g1hy14ju6894uj984t98j498y4984984j894y98jyjjy
FINALIDADE DO ARQUIVO
Podemos destacar como finalidades do arquivo:
1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para
isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;

2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas

de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e
demais aspectos que possam danificar os mesmos;

3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de

documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender
rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas;
Além destas funções principais podemos destacar outras, de relativa
importância, como a expedição da correspondência, criação dos modelos
para documentos e criação das normas de gestão documental da
instituição.

Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos

seguintes requisitos:
a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente;
b. estar instalado em local apropriado;
c. dispor de instalações e materiais adequados;
d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria
arquivística moderna;
e. contar com normas de funcionamento;
f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em
Arquivologia.
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a
administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do
conhecimento da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo
é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua
guarda”.
1g5r5g8r41g48r4g8r94g84r7g8rggrgrgr
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Método de arquivamento: é a sequência de operações que determina a
disposição dos documentos de um arquivo.
Fr5g4165r41fgrjug8rue89guf9uf98ye7fe
SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO
Há dois grandes sistemas de arquivamento: o sistema de arquivamento
direto e sistema de arquivamento indireto.
Fefiejwouifuiefiouhyfu7y3w78yrf87egyw87fy
Sistema de arquivamento direto: a busca do documento é feita
diretamente no local onde está guardado.
Sistema de arquivamento indireto: para localizar um documento, é
necessário, antes, consultar um índice ou código.
Fejfiuw48uft8uwerfu9euf09euf098ue098fuf
O método alfabético é um método de arquivamento direto.
R3orfeifu094ut8u8094ut8u4890ut809uj4t4tt44t
O método geográfico é um método de arquivamento direto.
Fycs78yd78y378te6qtgw67fgt7fzt6f5f5fq6ef523e23
O método numérico é um método de arquivamento indireto.
Fg4rg4r984g98r489g498rg7g874g984r4g489g4ggrrgrg
O método ideográfico é um método de arquivamento direto.
Ht5h64594yefszdjdcnshu8fyhe87y78ey87fh8f
O método alfanumérico é um método de arquivamento indireto.
Gr4g84j88y4j84ty894j984yt8j48y4j94yj41yjjyjyyj
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO BÁSICOS
Os métodos de arquivamento básicos são:
- O método Alfabético;
- O método Geográfico;
- O método Numérico;
- O método Ideográfico;
- O método Alfanumérico.
Dawidu89uwq389ru8e3hru9yhwyr789yw37ry
MÉTODO ALFABÉTICO
O método alfabético possui 13 regras de alfabetação.
Fe54g8r4gh9t74gh89r7874gh89r489g489r489gr
MÉTODO ALFABÉTICO - REGRA 1
Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois,
o prenome.
EX.::
- João Barbosa
- Pedro Álvares Cabral
- Maria Luísa Vasconcelos

Arquivam-se:
- Barbosa, João
- Cabral, Pedro Álvares
- Vasconcelos, Maria Luísa
Feifeuf9h9hfge98yfe7hf8eyhf7uyhe7ufhefeef
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do
prenome.
Ex..:
- Aníbal Teixeira
- Marilda Teixeira
- Paulo Teixeira
- Vitor Teixeira

Arquivam-se:
- Teixeira, Aníbal
- Teixeira, Marilda
- Teixeira, Paulo
- Teixeira, Vítor
Fefioe4tg90rejigj9y4h78yrt7848ty7848tt4tt4
MÉTODO ALFABÉTICO - REGRA 2
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por
hífen não se separam.
Ex.:
- Camilo Castelo Branco
- Paulo Monte Verde
- Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se:
- Castelo Branco, Camilo
- Monte Verde, Paulo
- Villa-Lobos, Heitor
Fsedfhuhrfy8t378te3rtg783ygr783yrt7y378ty783yt
MÉTODO ALFABÉTICO - REGRA 3
Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São
seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo.
Ex.:
- Waldemar Santa Rita
- Luciano Santo Cristo
- Carlos São Paulo

Arquivam-se:
- Santa Rita, Waldemar
- Santo Cristo, Luciano
- São Paulo, Carlos
Fsaiuyfd98y78y4t78yw7e8yrf78ye7w8yf78teyf
MÉTODO ALFABÉTICO - REGRA 4
As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de
sobrenomes iguais.
Ex.:
- J. Vieira
- Jonas Vieira
- José Vieira

Arquivam-se:
- Vieira, J.
- Vieira, Jonas
- Vieira, José
Fdscmkdsncjihgwytger673tr78w3tr738tyr783t
MÉTODO ALFABÉTICO - REGRA 5
Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não são
considerados.
Ex.:
- Pedro de Almeida
- Ricardo d’ Andrade
- Lúcia da Câmara
- Arnaldo do Couto

Arquivam-se:
- Almeida, Pedro de
- Andrade, Ricardo d’
- Câmara, Lúcia da
- Couto, Arnaldo do
Fsdnjhgtyfdareda45ea54dz54es4e5erd56rd6r
MÉTODO ALFABÉTICO - REGRA 6
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior,
Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome,
mas não são considerados na ordenação alfabética!
Ex.:
- Antônio Almeida Filho
- Paulo Ribeiro Júnior
- Joaquim Vasconcelos Sobrinho
- Henrique Viana Neto

Arquivam-se:
- Almeida Filho, Antônio
- Ribeiro Júnior, Paulo
- Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
- Viana Neto, Henrique
Fe5fe654f85e4f84e84f8e4894f8efefeeffefefef
Obs.: Os graus de parentesco só são considerados na alfabetação quando
servirem de elemento de distinção. No exemplo abaixo, você nota que
seria necessário criar uma diferenciação, já que todos os prenomes eram
iguais a Jorge de Abreu. Note que houve uma ordem de posição no
arquivamento!

- Jorge de Abreu Sobrinho

- Jorge de Abreu Neto
- Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se:
- Abreu Filho, Jorge de
- Abreu Neto, Jorge de
- Abreu Sobrinho, Jorge de
Femkjhnuhgfzftrdar54e54we45ew45e56w6dfdf
MÉTODO ALFABÉTICO - REGRA 7
Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o
nome completo, entre parênteses.
Ex.:
- Ministro Milton Campos
- Professor André Ferreira
- General Paulo Pereira
- Dr. Pedro Teixeira

Arquivam-se:
- Campos, Milton (Ministro)
- Ferreira, André (Professor)
- Pereira, Paulo (General)
- Teixeira, Pedro (Dr.)
Dwggfadedsa45s4ed56ewrrtf6tf6ftg78fy7yfgrgg
MÉTODO ALFABÉTICO - REGRA 8
Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome,
exceto nos casos de espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11
para entender melhor ;)
Ex.:
- Georges Aubert
- Winston Churchill
- Paul Muller
- Jorge Schmidt

Arquivam-se:
- Aubert, Georges
- Churchill, Winston
- Muller, Paul
- Schmidt, Jorge
Grgr8yg78rdy78gd8rt6tgt7fgtfr6d5wdr56r5w7fdwd6
MÉTODO ALFABÉTICO - REGRA 9
As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O
mais comum é considerá-las como parte integrante do nome
quando escritas com letra maiúscula.
Ex.:
- Giulio di Capri
- Esteban De Penedo
- John Mac Adam
- Gordon O`Brien

Arquivam-se:
- Capri, Giulio di
- De Penedo, Esteban
- Mac Adam, John
- O`Brien, Gordon
8u89wy178y78hsauh78yhd78eyh7f8y7e8yf8hefe
MÉTODO ALFABÉTICO - REGRA 10
Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome,
que corresponde ao sobrenome de família do pai. (atenção, pois foge
à regra a qual estamos acostumados)
Ex.:
- José de Oviedo y Baños
- Francisco de Pina de Mello
- Angel del Arco y Molinero
- Antonio de los Ríos

Arquivam-se:
- Arco y Molinero, Angel del
- Oviedo y Baños, José de
- Pina de Mello, Francisco de
- Ríos, Antonio de los
Fefnjnjizhnuighygw6y7dqtg76wt6d7tg6e7g7fgef
MÉTODO ALFABÉTICO - REGRA 11
Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados
como se apresentam, ou seja, da mesma forma.
Ex.:
- Chun Li
- Al Ben-Hur
- Ryu Akuma
- Edomondo Honda

Arquivam-se:
- Al Ben-Hur
- Chun Li
- Edomondo Honda
- Ryu Akuma
Efjf984uy78t9y47y7yuygh8ybgzy8g7w67tg36r3r3
MÉTODO ALFABÉTICO - REGRA 12
Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se
considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e
preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação,
que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Ex.:
- Estratégia Concursos
- Trump Towers
- The Library of Congress
- A Colegial
- Barbosa Santos Ltda.
- A Pharmacinha

Arquivam-se:
- Barbosa Santos Ltda.
- Colegial (A)
- Estratégia Concursos
- Library of Congress (The)
- Trump Towers
- Pharmacinha (A)
3rr30focdknbuyazgtf56fq3wt5ef3w5tfre63tfgr673r3
MÉTODO ALFABÉTICO - REGRA 13
Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e
assemelhados " os números arábicos, romanos, ou escritos por extenso
deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Ex.:
- II Conferência de Pintura Moderna
- Quinto Congresso de Geografia
- 3 Congresso de Geologia

Arquivam-se:
- Conferência de Pintura Moderna (II)
- Congresso de Geografia (Quinto)
- Congresso de Geologia (3)
Feyhf78yeh78ygr73t87r67t76fx65f56sfr56frw353r3rr3
MÉTODO GEOGRÁFICO
O método de arquivamento geográfico é o mais usado quando o principal
elemento a ser considerado em um documento é a procedência ou o local.
Fefyhas7ytxc76tgdd62rf5sfwqt7fs67wq53e5rfqe3r
As melhores ordenações geográficas são:
- Nome do estado, cidade e correspondente
- Nome da cidade, estado e correspondente
R3r3iwq80u89hz9uh87ytw6dt63wqt3t78rt73r3r3r
NOME DO ESTADO, CIDADE E
CORRESPONDENTE
Nome do estado, cidade e correspondente: quando o arquivo é
organizado por estados, as capitais devem ser alfabetas em primeiro lugar,
por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais
cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.

Imagine uma pasta que usa o método geográfico (sistema direto) e

ordenada por Nome do estado, cidade e correspondente.
Ex.:
Organização de pasta por estado do Rio de Janeiro:
(1) Rio de Janeiro (capital)
(2) Campos
(3) Nova Iguaçu
(4) Petrópolis
(5) Teresópolis
(6) Xerém
Viu como, excetuando a capital (Rio de Janeiro), todas as cidades estão em
ordem alfabética? Não,
Dhsu9yhd783ty78te67t3fg76f7tft67fz6tf65drq56eee2
Nome da cidade, estado e correspondente: quando o arquivo é
organizado por cidade e não o estado, seremos tradicionais, ou seja, usar
a ordem alfabética por cidades, sem privilégio para capitais.
Ex.:
Organização de pasta por cidades:
(1) Campos (Rio de Janeiro)
(2) Nova Iguaçu (Rio de Janeiro)
(3) Petrópolis (Rio de Janeiro)
(4) Rio de Janeiro (Rio de Janeiro)
(5) Teresópolis (Rio de Janeiro)
(6) Xerém (Rio de Janeiro)

Veja que nesse modelo, o Rio de Janeiro, capital, ficou na quarta posição,
pois foi considerada, apenas, a ordem alfabética na ordenação por cidades.
Nesse exemplo, é fundamental que as pastas tragam os nomes dos
estados, pois há cidades com nomes idênticos, mas em estados diferentes.
Fesfy7s8eyf3t6wtr6tg7t6g7tvf7tzf6tfd56erfferfrr
CORRESPONDÊNCIA COM OUTROS
PAÍSES
Quando se trata de correspondência com outros países, alfabeta-se em
primeiro lugar o país, seguido da capital e do correspondente. As demais
cidades serão alfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas
capitais dos países a que se referem.
Ex.:
Vzfgyacscrfa356re573erf367rtg63rtg63rg6g3rr3r
MÉTODO NUMÉRICO
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o
número, a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos:
- Método numérico simples;
- Método numérico cronológico;
- Método numérico dígito-terminal.
Fgrfsy876rt623t8rtq268te6g7tfvx7tffew67dr7t
Os métodos numéricos são métodos de arquivameno indiretos, uma vez
que para localizar um documento ou pasta, há que se recorrer a um índice
alfabético, que fornecerá o número sob o qual os documentos ou pasta
foram arquivados.
Fefei99fus89uy78ygygyzgft7f5s652drq5er65re62e
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
Método numérico simples: atribui-se um número a cada
correspondente de acordo com o registro de entrada. Não obedece uma
ordem alfabética.
Ex.:
001- Pedro Corrêa Machado
002 - Álvaro Maia
003 – José Alves
Fsdfueyhwu8fryh84e7wyr7yrf788yhw87fy7eye
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Método numérico cronológico: existe a combinação de ordem
numérica e a data.
Sfsfuewyhufy87wy87y873ry873yr783yr87y3r3r3rr
Vantagens: Maior grau de sigilo, menor possibilidades de erro por ser
mais fácil lidar com números.

Desvantagens: Método indireto, obrigando duplicidade de pesquisa:

índices auxiliares (fichas), alfabético-onomástico, de procedência e de
assunto.
Efjeifu98uwe89fuy78eyf78eyf8efyefefeffefefe
Ex.:
0001/2000
0001/02-01-2000
0002/2000
0003/2001
0004/2002
Fewfuyasu9fyd7ye87fye87y78yf7efyefeffeef
MÉTODO NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL
Método numérico dígito-terminal: usado quando há um grande
volume de informação. Desta forma, para evitar o trabalho com um
número muito extenso, fraciona-se o mesmo em 3 pares e se passa a
trabalhar com cada par individualmente, da direita para a esquerda.
Ex.:
000001: 00-00-01; 01-00-00
000002: 00-00-02; 02-00-00
000003: 00-00-03; 03-00-00
Gewfuyweh98fyh7w8uf8ywe8gyf8e7yf7ehf7efeff
MÉTODO IDEOGRÁFICO
Método Ideográfico (sistema indireto): traz a organização dos documentos
por assunto.
Ex.:

1- FINANCEIRO
1.1 - Contas a pagar
1.2 - Contas a receber

2 - MATERIAL
2.1 - Material de consumo
2.2 - Material pemanente

3 - PESSOAL
3.1 - Abono
3.2 - Admissão
3.3 - Férias
4df54g84rfg894r4g894rg74r897g97rggrgrg
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)
O método ideográfico (por assunto) é dividido em:

a) Alfabético: de ordem enciclopédica - de ordem dicionária

b) Numérico: - Duplex - Decimal - Unitermo ou Indexação coordenada
4j85y4j894y9874j987y87jy787j8y78jyjyjyj
a) Alfabético de ordem enciclopédica: os assuntos são agrupados sob
títulos gerais e dispostos alfabeticamente.
Ex.:
Cursos Especialização
Formação Pós-graduação
Doutorado
Mestrado
Pesquisas
Administração
Ciência
Política
Economia
Custo devida
Desenvolvimento econômico
J4u554y89454897u77u989867u468u7e57ye5
a) Alfabético de ordem dicionária: assuntos isolados dispostos
alfabeticamente
Ex.:
Cursos de Doutorado
Cursos de Especialização
Cursos de Formação Curso de Mestrado
Curso de Pós-Graduação
Pesquisas de Administração
Pesquisas de Ciências
Políticas Pesquisas de Custo de vida
Pesquisas de Desenvolvimento Econômico
Pesquisas de Economia
Yw4tisefu9iju8989wrt978wty978w4yty4wtt44t
b) Numérico Duplex: a documentação é dividida em classes, conforme
os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia.
Exemplo:
1 - FINANCEIRO
1-1 Contas a pagar
1-2 Contas a receber

2 – MATERIAL
2-1 Compra de material
2-2 Compra de estoque

3 - PESSOAL
3-1 Abono
3-2 Demissão de pessoal
3-3 Férias
3-4 Salários
Fdsjcfiowui93yhrtf89wy4879ty897wy4ty48wt4t
b) Numérico Decimal: divide os grupos em nove classes e mais uma
reservada para assuntos gerais. A divisão geral dos assuntos parte sempre
do geral para o particular.
Ex.:
000 – Administração Geral
010 – Organização e funcionamento
020 – Pessoal
030 – Material
040 – Patrimônio
050 - Orçamento e finanças
060 – Documentação e informação
070 – Comunicações 080 – Vaga
090 – Outros assuntos referentes à Administração Geral
Fsaiudf98ywe4rf787w43yrt78wy87rtyw48tw4w4t
b) Numérico Unitermo ou Indexação coordenada: Localiza e
identifica documentos a partir de palavras- chave. Aconselhada para
documentos especiais. Não indicada aos textuais.
Ex.
Palavra-chave aliadas a números Reunião – 0004 Conselho Curador –
0004 Vital, Hugo - 0004
Feuf89suy78fy78w3yr78wy873ry73tr7t3r3r3r
MÉTODO ALFANUMÉRICO
Combina nomes e números.
Ex.:
Aa-Af = 1
Ag-Al = 2
Am-As =3
At-Az = 4
Ba-Bi = 5
Dfafjuh38yhfr78y3w87rfy87wry73r3r3r3r3r3
r
SISTEMAS PADRONIZADOS DE
ARQUIVAMENTO
São métodos de arquivamento padronizado:
- Variadex;
- Soundex;
- Rôneo;
- Automático.
G4rg99r848g4r8g77r98g484r8g484rgggrg
MÉTODO VARIADEX
Variadex: esse método foi padronizado pela“Remington Rand”, é con-
siderado uma variação do sistema alfabético. Para um grupo de letras é
definida uma cor associada. O método não é fixo, ou seja, as cores podem
variar de país para país.
 Variadex: associa um grupo de palavras a um determinado padrão de
cores.
7774hyrt4yh984rh98498t4h894t9h48thhthth
t
MÉTODO SOUNDEX
Método soundex: método baseado no som das palavras, em função da
pronúncia e da letra inicial, método criado pela língua inglesa. Bus- ca de
sons próximos e semelhantes.
G45r4gr89g48r4g848r94g984r84grgggr
MÉTODO RÔNEO
Método rôneo: conhecido também como método híbrido, é um método que
está em franco desuso. O seu mecanismo consiste na combinação do
método alfanumérico com o numérico ordinário.
MÉTODO AUTOMÁTICO
Método automático: após 1950, as empresas estavam em um novo
momento administrativo e os materiais de arquivos tiveram que ter novas
metodologias, ou seja, ser flexíveis para atender a massa docu- mental
que cresceu exponencialmente.
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO
QUANTO AO GÊNERO
Gênero: refere-se à maneira de representar o documento de acordo com
o seu suporte. Assim, os documentos podem ser:

- Textuais (quando a informação está escrita);

- Cartográficos (quando o documento representa uma área maior, como

em plantas e mapas);

- Iconográfico (quando o documento possui a informação em forma de

imagem estática, como em fotografias, partituras, e cartazes);

- Filmográficos (quando a informação está representada em forma de

imagem em movimento, como em filmes);

- Sonoros (quando a informação está registrada em forma fonográfica,

como em discos, e CDs);

- Micrográficos (quando o documento possui a informação registrada em

microforma, como em microfilmes e microfichas);

- Informáticos ou Digitais (quando o documento está gravado em meio

digital e, por isso, necessita de equipamentos eletrônicos para serem lidos,
como um documento em .doc ou .pdf).
G15646544484t87498t798we4rgf665r4g94r
e9g4regrg
QUANTO A ESPÉCIE
Espécie de documento: é a classificação do documento definida através
do aspecto externo, do documento.
Espécie de documento: é a classificação do documento definida através
da disposão e da natureza das informações.
São exemplos de espécies de documentos:
- Ata
- Contrato
- Decreto
- Ofício
- Certidão
Zbzhvbubduygvdfy8gew7gtfewtgf87tgwe78ff
wef
QUANTO AO TIPO
Tipo de documento: é a classificação do documento segundo configuração
que assume a espécie de documento de acordo com a atividade que a
gerou.
Tipos de documentos são uma divisão das espécies de documento.
São exemplos de tipos de documentos:
- Edital de concurso público;
- Certidão de nascimento;
- Contrato de prestação de serviço;
- Decreto legislativo;
- Ata de reunião;
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QUANTO À FORMA
Forma do documento: é a classificação do documento definida através
do estágio de produção em que o documento se encontra (se completo ou
ainda em fase de elaboração).
Forma do documento: é a classificação do documento que está
relacionada com o preparo do documento e a maneira como ele
transmitido.
São exemplos de formas de documentos:
- Rascunho
- Original
- Cópia
- Xerox
- Minuta
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QUANTO AO FORMATO
Formato do documento: é a classificação do documento determinada de
acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se
apresenta o documento.
São exemplos de formatos de documentos:
- Livro
- Ficha
- Pasta
- Folha
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QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO
Natureza do assunto do documento: é a classificação do documento
determinada de acordo com a natureza do assunto tratado no documento
(se este prejudicará a administração ou não quando divulgado).
Os documentos quanto à natureza do seu assunto são classificados em
ostensivos e sigilosos.
F4e998e4g87g894g98e78fg7e9848fgeg77ge
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Documentos ostensivos: são aqueles documentos cuja divulgação não
prejudica a administração.
F498e4f98e7f78e8f4e8f7f7e8f789f7ffe
Documentos sigilosos: são aqueles documentos que em razão de sua
natureza, devem ser de conhecimento restrito, demandando cuidados
especiais no trato, custódia e divulgação de suas informações.
F489e4f987f89798g798fd798g78fd7g987dfg
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Com base na lei de acesso à informação (12527/11), os documentos
classificados como sigilosos subdividem-se em ultrassecretos, secretos e
reservados
14f5e498f489e49f87e87f8e7f8798f74e89fef
IDENTIFICAR A CLASSIFICAÇÃO
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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Os arquivos podem ser classificados de várias formas.
- Quanto às entidades mantenedoras;
- Quanto aos estágios da evolução;
- Quanto à extensão de sua atuação;
- Quanto à natureza do documento;
QUANTO ÀS ENTIDADES
MANTENEDORAS
Os arquivos quanto às entidades mantenedoras podem ser classificados
em:
- Públicos;
- Privados;
- Institucionais;
- Comerciais;
- Familiares Ou Pessoais;
São exemplos de arquivos públicos:
- Arquivos federais, estaduais e municipais
São exemplos de arquivos institucionais:
- Arquivos de instituições educacionais;
- Arquivos de sociedades e instituições;
- Arquivos de igrejas;
- Arquivos de corporações não lucrativas;
São exemplos de arquivos comerciais:
- Arquivos de companhias;
- Arquivos de corporações;
QUANTO AOS ESTÁGIOS DA EVOLUÇÃO
Os arquivos quanto ao estágio de sua evolução podem ser classificados
em correntes, intermediários e permanentes.
F4e8f89e48f8e7f8978ef978e7f79efe4f74fefff
Arquivos correntes ou de 1ª idade: estes arquivos são constituídos de
documentos frequentemente consultados pela instituição. Uma vez que
são necessários constantemente, seus documentos devem ser
armazenados próximos aos escritórios e repartições que a eles recorrem.
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A principal característica dos arquivos correntes ou de 1ª idade é o fácil
acesso.
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Os documentos correntes possuem valor administrativo.
F4ef98e44f98e7f987f9849ef7f7ef9788feffeff
Arquivos intermediários ou de 2ª idade: são arquivos constituído de
documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos
órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para
tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente
focalizado.
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Os arquivos intermediários ou de 2ª idade, por não serem de uso
constante, não precisam se localizar próximos à instituição.
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A permanência dos documentos em arquivos intermediários ou de 2ª idade
é transitória, por esse motivo esses arquivos também são conhecidos
como purgatórios ou limbos.
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Os documentos intermediários possuem valor administrativo.
Dw4874987y9874598y798567y896ty798798
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Os documentos, assim que cumprem sua finalidade, perdem este valor de
natureza administrativa. Entretanto, se os documentos ainda possuírem
algum valor histórico ou documental, serão armazenados no arquivo
permanente ou de 3ª idade da instituição.
1100h1tr4h65t6h484th84t4h87h67thhtthtth
Os documentos permanentes ou de 3ª idade não possuem valor
administrativo, mas apenas histórico.
Fe456f4e89few7f987ef97e4f8e7f87ffeffeffe
QUANTO À EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO
Os arquivos quanto à extensão de sua atuação podem ser classificados
em setorias e gerais ou centrais.
111h56ty4hj564t85r4864th864h6h74ht74hh
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Arquivos setorias: são aqueles instalados nos setores que utilizam os
documentos, onde ficam os documentos de uso no dia a dia.
4g8r4g984rgh7th987t98h48t4h87t8h78ht7h
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Arquivos gerais ou centrais: são aqueles arquivos localizados fora do
local de trabalho e acumulam, em um único local, documentos
provenientes dos diversos setores da instituição, de forma centralizada.
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QUANTO À NATUREZA DO DOCUMENTO
Os arquivos quanto à natureza dos documentos podem ser
classificados em especiais e especializados.
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Arquivos especiais: são arquivos que contêm documentos que merecem
tratamento especial em seu armazenamento, bem como em seu registro,
controle e conservação.
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Arquivos especializados: são arquivos que possuem sob custódia
documentos oriundos de um campo específico da ciência humana, como
arquivos médicos e de direito por exemplo.
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PROTOCOLO
CONCEITO
Protocolo: é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição,
tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de
informações aos usuários internos e externos.
F41e5g498rg489r48g4r7g98r7g4r87g98rg7g
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O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o
controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no
órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação.
1144i98474i9877i977498i9874i874i877i7i7i7
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SISTEMAS DE PROTOCOLO
CENTRALIZADO E DESCENTRALIZADO
O protocolo pode se Centralizado e Descentralizado.
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SISTEMAS DE PROTOCOLO
CENTRALIZADO
Por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de
documentação em um único local, como também todas as atividades de
controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição
– de documentos de uso corrente em um único órgão de estrutura
organizacional.
F1g16r4g854r84g84er89g489re4g984r984g
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Dentre as várias vantagens que um sistema centralizado oferece,
citam-se:
- Mais eficiente de pessoal de arquivo;
- Possibilidades de padronização de normas e procedimentos;
- Delimitação de responsabilidades;
- Delimitação de conjuntos arquivísticos mais completos;
- Delimitação dos custos operacionais;
SISTEMAS DE PROTOCOLO
DESCENTRALIZADO
Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida
pode ser desastrosa, a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou
ainda piores.
O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida
levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma
instituição.
Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos como Produção,
Comercialização e Transportes, além dos órgãos de atividades-meio ou
administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em
divisões e/ou seções.
Uma vez constatada a necessidade de descentralização para facilitar o
fluxo de informações, esta deverá ser aplicada em nível de departamento,
isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde
estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo
os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Para
completar o sistema, deverá ser mantido também um arquivo para a
documentação dos órgãos administrativos.
ATIVIDADES DO PROTOCOLO
São atividades do protocolo:
- Recebimento;
- Registro;
- Autuação;
- Classificação;
- Movimentação (Expedição/Distribuição);
- Controle de Tramitação.
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Recebimento – inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a
separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse
institucional e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal.
Fgv156g419rg984r984g84r98g49r8g4gggrg
Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos.
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Os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados.
No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros
registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida
referência.

Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular

deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.
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Registro – os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em
formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os
dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto,
espécie, entre outros elementos.
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Autuação: após o registro, os documentos são numerados (autuados)
conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra autuação também
significa a criação de processo.
4gfer489g4df98fv7s87f848d4f84dfdfsfdf85e
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Classificação - análise e identificação do conteúdo de documentos,
seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo
atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de
classificação, caso a instituição possua esse instrumento.
F5454984698u498657u6y48ryh8t48h4hthth
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Movimentação (Expedição/Distribuição): consiste na entrega dos
documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos
documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste
na remessa externa desses documentos.
4g599r4g984r984g984r98g498r4g84rg84rgg
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Controle de Tramitação – são as operações destinadas a registrar a
localização do documento dentro da instituição. Tal controle pode ser
executado por meio de cadernos de protocolo ou por meio de sistemas
eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao processo de
controle de tramitação.
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