8 errores en planificación audiovisual de un evento

Los equipos audiovisuales son sin duda una parte importantísima de cualquier evento. Hemos
elaborado una pequeña guía con los errores más comunes cometidos en relación a la
planificación audiovisual del evento.
Error 1: No asignar los recursos correctos.
No hay nada de malo en tener una conversación honesta sobre el presupuesto desde el
principio. Exprese claramente cuál es su presupuesto y qué espera de su evento . Asegúrese
de revisar qué equipo necesitará (cuántos micrófonos y en qué cantidades, etc).
Error 2. No tener los objetivos claros.
Hay tanta tecnología disponible ahora que es fácil sentirse abrumado o seducido por las
nuevas funciones.
La tecnología es simplemente un medio para un fin. Sus medios audiovisuales deben cumplir
un propósito bien definido, ya sea para facilitar su trabajo, generar más ingresos, ampliar su
audiencia o mejorar la experiencia del evento para los asistentes.
Antes de adoptar una nueva tecnología, tómese el tiempo para aclarar y comprender lo que
realmente quiere que haga. Haga una lista de los principales desafíos, puntos débiles y
expectativas que tiene.
Error 3. No confiar en el proveedor de AV
Para obtener lo mejor de los medios audiovisuales, es vital escuchar y confiar en los consejos
de su proveedor. Estas son algunas formas en que puede obtener lo mejor de esas relaciones:
• Trabaja dentro de las limitaciones que ofrecen los aparatos. No solicite personalizaciones a
menos que sean absolutamente esenciales.
• Explique a su proveedor lo que quiere lograr y no cómo quiere lograrlo. Usted es un experto
en su evento y ellos expertos en la tecnología.
• Encuentre proveedores que tengan una excelente trayectoria asegúrese de pedir referencias
y ver algunos ejemplos recientes de eventos que han respaldado.
Error 4: Ignorar la ley de Murphy.
Si algo puede salir mal, ¡probablemente lo haga! Así que lo mejor es realizar una evaluación
de riesgos como parte inicial del proceso de planificación del evento; es decir, pongámonos en
el peor de los casos y pensemos qué podríamos hacer para solucionarlo; evaluar los riesgos
de manera inicial reduce sensiblemente los “ problemas del directo” .
Error 5. No verificar conectividad del espacio
Es un error suponer que el venue proporcionará un gran WiFi. La buena conectividad es algo
que a menudo damos por hecho. Sin embargo, si llega al lugar y tiene un ancho de banda
insuficiente, descubrirá realmente cuán dependiente se ha convertido en sus herramientas en
línea.
El registro en línea y el check-in, las aplicaciones móviles, las redes sociales y la transmisión
en vivo dependen de una buena conexión a Internet. Incluso tareas sencillas como consultar el
correo electrónico pueden convertirse en una fuente de frustración si tienes un acceso a
Internet pobre.
Para anticipar y prevenir los problemas de conectividad, necesita saber cuánto ancho de
banda necesitará y compararlo con lo que está disponible.
Además de las necesidades específicas de su evento, un público experto en tecnología puede
tener múltiples dispositivos que están utilizando para revisar correos electrónicos y redes
sociales. Todos estos factores crean demandas adicionales en el sistema. Para saber qué
ancho de banda hay disponible, realice una prueba de velocidad en el sitio. Trabaje con su
lugar para optimizar su acceso WiFi y, si todo lo demás falla, puede considerar contratar una
empresa para configurar su propio punto de acceso para el evento.
Error 6. Asumir que la instalación fija cubrirá todas sus
necesidades.
Las instalaciones fijas suelen contar con una determinada estructura que cubre las
necesidades generales pero hay que contar que cada evento es un mundo y que
probablemente necesitarás más material, repasa bien el material con el que está equipada la
sala y analiza tus necesidades en detalle.
Error 7. No tener en cuenta el tiempo de preparación y desmontaje
Asegurémosnos de reservar suficiente tiempo antes y después de su evento. No asumamos
que el venue nos dará tiempo extra. ¡Pregúntelo con anticipación y asegúrese de tener todas
las bases cubiertas!
Error 8. El pensar que los medios audiovisuales siempre pueden
solucionar una mala elección del espacio
Cuando no se hace una buena elección del espacio para el tipo de acto y la audiencia
esperada, normalmente encarece la partida de los medios audiovisuales y no lucen tanto
como deberían.
A continuación expongo un ejemplo muy ilustrativo de lo arriba mencionado. Pongamos por
ejemplo que una reunión para 150 personas en teatro se debe desarrollar en una sala con
muy poca altura y numerosas de columnas. La sala tiene esa capacidad real pero para ofrecer
una visibilidad correcta habrá que poner numerosas pantallas de apoyo lo cual encarece el
presupuesto, repartir muy bien el sonido que también encarece y en muchos puntos de la sala
no se verá al ponente que habla.