ARQUIVOLOGIA

DOCUMENTO DIGITAL

LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012.

Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios
eletromagnéticos.

Art. 1º

A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a

reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta
Lei.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um
documento para código digital.

Art. 3º

O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a

autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o
emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira - ICP - Brasil.
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão
protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

Art. 4º

As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que

utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico,
óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua
precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do
processo adotado.

E-ARQ Brasil

O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização

produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos
próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim
como sua acessibilidade. Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão
arquivística de documentos, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento
até a sua destinação final.
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de
Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma
tecnológica em que for desenvolvido e/ ou implantado.

O que é SIGAD?
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de
gestão arquivística de documentos, processado por computador.
Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares
integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.

O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os

convencionais.

No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre

os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o
acesso são feitos por meio do SIGAD.

A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de

gerenciamento de documentos. Entretanto, para seassegurar que
documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e possam ser
preservados com essas características, é fundamental que os sistemas acima referidos
incorporem os conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos
documentos digitais.

Nesse sentido, é importante estabelecer a diferença entre sistema de informação,

gestão arquivística de documentos, sistema de gestão arquivística de documentos,
gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e sistema informatizado de gestão
arquivística de documentos (SIGAD).

Sistema de informação
Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas
computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à
informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das
atividades de um órgão ou entidade.

Gestão arquivística de documentos

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária,
visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, conforme já
estudamos.

Sistema de gestão arquivística de documentos

Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja
interação permite a eficiência e a eficácia da gestão
arquivística de documentos.

Gerenciamento eletrônico de documentos (GED)

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica

de Documentos.
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de
um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura,
gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não
estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem de
correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc.
Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que
permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Esses
documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme,
imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

As principais tecnologias relacionadas a GED são:

••>> Document Imaging (DI) – É a tecnologia de GED que propicia a conversão de
documentos do meio físico para o digital.
Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel
em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.

••>> Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) - É a tecnologia

que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de
documentos eletrônicos.

••>> Records and Information Management (RIM) - É o gerenciamento do ciclo vital de

um documento, independente da mídia em que se encontre.
Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento,
manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de
categorização e tabelas de temporalidade.

••>> Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização,

garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo
previamente definido.
É um sistema que permite dizer exatamente onde está cada documento que tramita
dentro da sua organização. Consiste em um gerenciamento eletrônico de qualquer
processo de informação de uma empresa, gerando aos usuários rotinas e ações pré-
definidas, de forma organizada e monitoramento automático do fluxo dos documentos
através dos diferentes departamentos da organização. O Workflow garante maior
produtividade, segurança e controle total de possíveis gargalos operacionais.

••>> Forms Processing (processamento de formulários) - tecnologia que possibilita

reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados,
automatizando o processo de digitação. Muito utilizado em bancos.

••>> COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura,

indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados.
Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em
meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.

O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de

fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação,
gestão de documentos, repositórios, entre outras.

Metadados ou Metainformação: A concepção adotada neste trabalho baseou-se na

definição do termo metadado conforme estabelecido no Glossário da Câmara Técnica
de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos, isto é, “dados
estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou
preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo”.

São descritores de informação:

– identificam como foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura
de dados).
– identificam o documento (autor, data, assunto, hora da transmissão, etc.).
RESUMO