PROBLEMÁTICA: PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCION

Y/O ASIGNACION DE ESPACIOS FISICOS DE LA UNIVERSIDAD

DEL MAGDALENA

SITUACION ACTUAL
Actual el procedimiento consta de una serie de pasos para que se lleve a cabo de forma
correcta.
1. Solicitud del espacio
Realizar la solicitud del espacio mediante el diligenciamiento de un formulario web en
http://siare.unimadalena.edu.co/, en este formulario se proporciona información como:
horario, docente, cantidad de estudiantes por grupo, tipo de grupo, entre otros aspectos.
Los responsables o de quien depende este paso son las facultades o las direcciones de los
diferentes programas de la Universidad del Magdalena.
2. Recibir solicitudes
Se revisan las solicitudes registradas y se informa a los interesados sobre el cierre del
sistema.
Los encargados de esta función es el grupo de recursos educativos y administración de
laboratorios.
3. Distribuir los espacios
Asignar las aulas, laboratorios, salas generales de computo e informática en los horarios
solicitados.
Cabe resaltar que este paso se lleva a cabo de manera automatizada, el sistema SIARE
implementa un algoritmo para realizar la asignación de espacios automáticamente,
considerando el horario y la capacidad de las aulas VS el tamaño del grupo solicitado para
cada asignatura. Pero es aquí donde se centra la problemática, un porcentaje considerado de
los grupos solicitados no se les asigna su respectivo espacio físico, las causas de esto son
diversas, por ejemplo, tamaño del grupo, horario solicitado, entre otras. Y es aquí donde
juega un papel importante los responsables de este paso, los cuales son el grupo de recursos
educativos y administración de laboratorios. Aquellas solicitudes que no pudieron ser
ubicadas automáticamente por el sistema SIARE bajo los mismos parámetros de
organización se asignan de forma manual.
4. Ajustar las asignaciones
Publicar la información de asignaciones y conciliar con los directores y/o coordinadores de
los diferentes programas las modificaciones a horarios y espacios que se requieran.
En caso de requerir modificación de la distribución de espacios el usuario debe comunicar a
través de correo electrónico las sugerencias sobre el espacio asignado y se regresa al paso
número 3.
Los encargados de este paso al igual que en el paso 2 y 3 son el grupo de recursos
educativos y administración de laboratorios.

PRINCIPALES INCOVENIENTES QUE SE PRESENTAN EN EL PROCESO DE

ASIGNACION
A partir de una indagación que se llevo a cabo a funcionarios del grupo de recursos
educativos y administración de laboratorios se logro evidenciar dos factores relevantes que
afectan directamente al proceso de asignación de espacios físicos.
Uno de ellos es la gran cantidad de estudiantes con los que cuentan la Universidad del
Magdalena, el otro es la cantidad de espacios físicos, no son suficiente para satisfacer a
comunidad estudiantil actual.

SOLUCIONES QUE PLANTEAN EL GRUPO DE RECURSOS EDUCATIVOS Y

ADMINISTRACION DE LABORATORIOS FRENTE A ESTAS DIFICULTADES
Ante eventualidades como la escasez de espacios físicos, la gran cantidad de estudiantes y
la no completa asignación de espacios por parte del sistema SIARE, el grupo de recursos
educativos opta por solucionar estos inconvenientes de la siguiente forma.
En el caso de que ya no existen espacios físicos disponibles en la sede principal de la
Universidad del Magdalena el grupo de recursos educativos y administración de
laboratorios decide asignar espacios a los grupos restante en la sede Centro con la que
cuenta la institución, lo cual deja inconforme tanto a las direcciones de los diferentes
programas como a la comunidad estudiantil por la dificultad que esto representa.
Como se dijo anteriormente no todas las solicitudes recibidas son asignadas por el sistema
SIARE ya sea por el tamaño del grupo o bien por el horario elegido por los diferentes
programas, el proceder en este caso es realizar la asignación manual de los espacios físicos,
conciliando con cada dirección de programa hasta lograr la respectiva asignación, los
responsables de este procedimiento como se había visto anteriormente es el grupo de
recursos educativos y administración de laboratorios
SOLUCION ALTERNATIVA PROPUESTA