TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA GESTIÓN DE COSTOS EN LA PLANEACIÓN Y

SEGUIMIENTO DE PROYECTOS EN LAS ORGANIZACIONES DE CALI-COLOMBIA.

BLEYDY YAZMIN BASTIDAS DAZA

ISMAEL EDUARDO DÍAZ ARDILLA

UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA

ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS
TRABAJO DE GRADO
CALI
2016
 TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA GESTIÓN DE COSTOS EN LA PLANEACIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PROYECTOS EN LAS ORGANIZACIONES DE CALI-COLOMBIA.

BLEYDY YAZMIN BASTIDAS DAZA

ISMAEL EDUARDO DÍAZ ARDILLA

Trabajo de grado presentado como requisito para optar el título de

ESPECIALISTA EN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS

Director
MBA. LUIS FERNANDO CRUZ CAICEDO

Co-director
PH.D. LUIS FELIPE GRANADOS

UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA

ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS
TRABAJO DE GRADO
CALI
2016
 DEDICATORIA

Les dedicamos la culminación de éste trabajo a Dios en

primer lugar y a nuestros padres por su apoyo incondicional y
su amor. A nuestros hermanos por las alegrías brindadas por
tanto tiempo que compartimos juntos. A los profesores de la
especialización por enseñarnos a ser mejor cada día. A todos
nuestros amigos y compañeros que nos ayudaron a crecer
como persona. Y por último a nuestra pareja que sin ello no
hubiera sido posible finalizar este logro.
 CONTENIDO

1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................. 10

1.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN ........................................................................ 11

2. OBJETIVOS...................................................................................................................... 12

2.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................. 12

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................... 12

3. JUSTIFICACIÓN.............................................................................................................. 13

4. MARCO REFERENCIAL ................................................................................................ 14

4.1 ANTECEDENTES .................................................................................................... 14

4.2 MARCO CONCEPTUAL ......................................................................................... 16

4.3 MARCO TEÓRICO .................................................................................................. 19

4.3.1. Ventajas y desventajas de las técnicas utilizadas en la gestión de costos .............. 21

5. METODOLOGÍA ............................................................................................................. 25

6. RESULTADOS ................................................................................................................. 26

7. CONCLUSIONES ............................................................................................................ 27

8. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .............................................................................. 28

9. ANEXO ............................................................................................................................. 30
 LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Breve historia sobre la administración de Proyectos ................................................. 14

Tabla 2. Glosario...................................................................................................................... 16
Tabla 3. Tabla de mapa estratégico de los proceso de costos. ................................................. 19
Tabla 4. Técnicas utilizadas según autor ................................................................................. 20
Tabla 5. Herramientas para la planeación de costos, sus ventajas, desventajas y aplicabilidad21
Tabla 6. Tabla resumen de preguntas y respuestas dadas por los encuestados ....................... 26
 LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Desviaciones más significativas en la madurez en Gestión de proyectos.

 RESUMEN
Este trabajo de investigación hace parte del proyecto <<implementación de técnicas de gestión
en las áreas de la gerencia de proyectos en organizaciones>> del Profesor Ronald Rojas
Alvarado de la Especialización en Gestión Integral de Proyectos del Programa Ingeniería
Industrial de la Universidad de San Buenaventura Cali.

Su propósito es la Identificación de las diferentes técnicas utilizadas en la gestión de costos en

las etapas de planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali-Colombia.
La metodología utilizada fue un enfoque cuantitativo de tipo descriptivo con un diseño no
experimental transversal descriptivo. La recolección de la información se realizó a través de la
generación de una base de datos física y digital con literatura especializada consultada y
mediante el desarrollo y aplicación de una encuesta a personas involucradas en la gestión de
proyectos en las organizaciones establecidas en la ciudad de Cali; la información se obtuvo
mediante documentos físicos y páginas de internet.

Después de completar, clasificar y analizar la información obtenida mediante la revisión

bibliográfica y la realización de las encuestas “Encuestas aplicadas para la identificación de
competencias y herramientas en la gestión de proyectos” se identificaron, conceptualizaron y
contextualizaron en detalle las técnicas y/o herramientas utilizadas en el área de costos en
cada una de las etapas de la gestión de proyectos.
La encuesta realizada evidencia que las herramientas más utilizadas en la gestión de costos en
las etapas de planeación y seguimiento de un proyecto en las organizaciones de Cali-Colombia
son las reuniones y el juicio de expertos con un 81% y 78% respectivamente, en cuanto a
herramientas (de software) la preferencia de los encuestados fue utilizar hojas de cálculo de
Excel con un 86% frente a un 64% del Microsoft Project.
Esta investigación determina las técnicas del área de costos utilizadas en la gestión de
proyectos y arroja datos reales sobre su aplicación por parte de los involucrados en la gestión
de proyectos en las organizaciones de Cali-Colombia, concluyendo que las reuniones y el
juicio de expertos eran las herramientas más utilizadas por los encuestados, y que la técnica de
valor ganado en la etapa de seguimiento y control era la herramienta que daba mejores
resultados.
Palabras claves: Gestión de costos, gestión de proyectos, organizaciones, técnicas, planeación,
Cali, Colombia.
 ABSTRACT

This research is part of the project << implementation of management techniques in the areas
of project management in organizations >> Professor Ronald Rojas Alvarado Specialization in
Integral Project Management Industrial Engineering Program at the University of San
Buenaventura Cali.
Its purpose is the identification of the different techniques used in cost management in the
planning stages and monitoring of projects in organizations of Cali-Colombia. The
methodology used was a descriptive quantitative approach with a descriptive cross-sectional
non-experimental design. The data collection was performed through the generation of a base
of physical and digital data consulted literature and through the development and
implementation of a survey of people involved in project management in organizations
established in the city of Cali; the information was obtained by physical documents and
websites.
After completion, sort and analyze the information obtained through literature review and
conducting surveys "Surveys conducted to identify skills and tools in project management"
techniques and / or tools they were identified, conceptualized and contextualized in detail used
in the area of costs each of the stages of project management.
The survey shows that the tools used in the management of costs in the stages of planning and
tracking a project in organizations of Cali-Colombia are meetings and expert opinion with
81% and 78% respectively, as tools (software) the preference of respondents was using Excel
spreadsheets with 86% versus 64% of Microsoft Project.
This research determines the technical area costs used in project management and casts actual
data on its implementation by those involved in project management in organizations of Cali-
Colombia, concluding that the meetings and expert judgment were the tools used by
respondents, and earned value technique in the follow-up and control was the tool that gave
better results.
Key words: Cost management, project management, organization, techniques, planning, Cali,
Colombia.
.
 INTRODUCCIÓN
Este trabajo de investigación hace parte del proyecto <<implementación de técnicas de gestión
en las áreas de la gerencia de proyectos en organizaciones>> del Profesor Ronald Rojas
Alvarado de la Especialización en Gestión Integral de Proyectos del Programa Ingeniería
Industrial de la Universidad de San Buenaventura Cali.
El objetivo de la investigación fue identificar las diferentes técnicas utilizadas en la gestión de
costos en las etapas de planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali-
Colombia. La metodología utilizada fue un enfoque cuantitativo. Se diseñó un documento
técnico con los resultados de la investigación identificando, conceptualizando y
contextualizando las técnicas utilizadas en la gestión de costos en el desarrollo de un proyecto.
Se realizó una recolección de la información a través de la generación de una base de datos
física y digital, mediante el desarrollo y aplicación de una encuesta a personas involucradas en
la gestión de proyectos en las organizaciones establecidas en la ciudad de Cali. La
información se obtuvo mediante documentos físicos y páginas de internet.
La investigación permitió identificar las técnicas de costos usadas en la gestión de proyectos
y se encontró que las herramientas más utilizadas en la gestión de costos en las etapas de
planeación y seguimiento de un proyecto en las organizaciones de Cali-Colombia son las
reuniones y el juicio de expertos con un 81% y 78% respectivamente, en cuanto a
herramientas ( de software ) la preferencia de los encuestados fue utilizar hojas de cálculo de
Excel con un 86% frente a un 64% del Microsoft Project.
 1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

El costo de capital es de gran importancia para las empresas, puesto que de esto depende su
proyección y crecimiento, si se tiene en cuenta que su objetivo es el de generar mayor valor
para la empresa y para sus accionistas. Estimar el costo de capital permite a las empresas tener
unas bases claras para seleccionar las fuentes de financiamiento de corto y largo plazo y así
poder generar rentabilidad; debe ser tenido en cuenta en los presupuestos de corto y largo
plazo. (Jaramillo Garza, 2008)
De todas las técnicas de gestión de proyectos disponibles, la planificación y el control de
costos son las que ofrecen una mayor capacidad de aumentar el valor de la inversión, de
optimizarlo, o en su defecto de destruirlo cuando no se emplean o se aplican
inadecuadamente. Por tanto, desarrollar y utilizar un conjunto de procedimientos y/o técnicas
para controlar (detectar, informar y reaccionar) sobre los costos durante el estudio y desarrollo
del proyecto es función esencial para alcanzar los resultados esperados. (Arevalo, 2012)
Planificar la Gestión de los Costos es el proceso que establece las políticas, los procedimientos
y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los
costos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y dirección
sobre cómo se gestionarán los costos del proyecto a lo largo del mismo. (PMI, Guía de los
Fundamentos para la Dirección de Proyectos - PMBOK. 5 Edición, 2012).

Se realizó una encuesta a 79 empresas Colombianas, con el fin de tener un primer

acercamiento general, para conocer el nivel de madurez en Gestión de proyectos de la práctica
en Colombia. Encontrándose los siguientes datos:

Las desviaciones más significativas se dan en la gestión del tiempo en un rango entre el 10% y
25% (39.8% de encuestados señalaron este rango), así mismo, a nivel de costos la desviación
más común se da en el rango de menos del 10% (40.9% de encuestados señalaron este rango).
La calidad es la variable que menos variación tiene (58% de encuestados señalaron que es
menor al 10%). Esta información se describe en la figura 1. (PWC, 2011).

Figura 1. Desviaciones más significativas en la madurez en gestión de proyectos

(PWC, 2011)
Por lo anterior, se genera la siguiente pregunta de investigación:

1.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN

¿Cuáles son las técnicas utilizadas en la gestión de costos en la planeación y seguimiento de

proyectos en las organizaciones de Cali-Colombia?
 2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL

Identificar técnicas utilizadas en la gestión de costos en la planeación y seguimiento de

proyectos en las organizaciones de Cali-Colombia.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Generar una base de datos física y/o digital con literatura especializada consultada
sobre las técnicas utilizadas en la gestión de costos en la planeación y seguimiento
de proyectos.

2. Identificar las técnicas utilizadas en la gestión de costos en la planeación y

seguimiento de proyectos.

3. Diseñar y aplicar una encuesta que identifique las técnicas utilizadas en la gestión
de costos en la planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de
Cali-Colombia.
 3. JUSTIFICACIÓN

En este proyecto se realizó una revisión bibliográfica y una serie de encuestas con las cuales
se identifican las herramientas y técnicas más utilizadas en el área de costos en la etapa de
planeación y seguimiento de proyectos para clasificarlas y analizarlas según su razón de ser y
su aplicación por parte de los interesados.
De acuerdo con los resultados arrojados por la revisión, identificación, clasificación, análisis y
aplicación de las herramientas y técnicas utilizadas en el área de costos se planteó una serie de
pasos y procedimientos para la identificación y optimización de las herramientas que se deben
utilizar en cada una de las etapas de los proyectos para lograr una gestión de costos sana,
propicia y efectiva entre los miembros del equipo y a nivel organizacional.
 4. MARCO REFERENCIAL

4.1 ANTECEDENTES

4.1.1 La gestión de proyectos, sin carácter de disciplina, se ha practicado desde las

primeras civilizaciones. De acuerdo a algunos autores el origen de la Gestión o
Dirección de Proyectos puede situarse a comienzos del siglo XX, considerándose la
aparición de los primeros métodos. Por ejemplo, la metodología PERT (Program
Evaluation and Review Technique) y CPM (Critical Path Method) llegan a mediados
de los 50. Fue en esta década de 1950, cuando las organizaciones comenzaron a aplicar
sistemáticamente las herramientas y técnicas de gestión de proyectos.

Aunque la lista podría ser más larga, Haughey hace un repaso a los principales hitos
que han tenido lugar en relación a la Gestión de Proyectos (Haughey, 2014), Tabla 1.
Se observa una breve historia sobre el pasado, presente y futuro de la gestión de
proyectos:
Tabla 1. Breve historia sobre la administración de Proyectos

AÑO SUCESO/CONCEPTO
1956 Se forma la American Association of Cost Enginers (ahora AACE
International).
1957 Se creó el método de ruta crítica o Critical Path Method (CPM) inventado
por Dupont Corporation.
1958 La Armada de los Estados Unidos inventa la Técnica de Revisión y
Evaluación de Programas (Program Evaluation and Review Technique o
PERT), utilizada para el Proyecto Polaris.
1962 El Departamento de Defensa de los Estados Unidos ordena aplicar la
Estructura de Desglose de Trabajo (Work Breakdown Structure, WBS).
1965 Se funda la International Project Management Association (IPMA).
1969 Nace en los Estados Unidos el Project Management Institute (PMI®).
1975 Simpact Systems Limited crea el Método PROMPTII.
1984 Se introduce la Teoría de las Restricciones por el Dr. Eliyahu M. Goldratt
en su novela “The Goal” (La Meta).
1986 Se nombra a SCRUM como un nuevo estilo de administración de
proyectos.
1987 Se publica por primera vez la Guía de los Fundamentos para la Dirección
de Proyectos (PMBOK®) por el PMI®.
1989 - Gestión del Valor Ganado (EVM). Liderazgo concedido al Subsecretario
de Defensa para Adquisiciones.
- Se desarrolla el Método de Desarrollo PRINCE a partir de PROMPTII.
1996 La Agencia Central de Informática y Telecomunicaciones del Gobierno
del Reino Unido publica PRINCE2®
 Tabla 1. Breve historia sobre la administración de Proyectos

AÑO SUCESO/CONCEPTO
1997 Se inventa la Dirección de Proyectos con Cadena Crítica (Critical Chain
Project Management, CCPM)
1998 El PMBOK® se convierte en un Estándar ANSI
2006 La AACE International lanza el Marco de Gestión de Costo Total (Total
Cost Management Framework)
2008 El PMI® lanza la 4° edición del PMBOK®
2009 Revisión a fondo de PRINCE2® por la Oficina de Comercio del Gobierno
de Reino Unido
2011 Aparición de la nueva credencial del PMI® Agile Certified Practitioner
2012 - Aparición de la certificación PRINCE2® Professional.
- Publicación de la 5° Edición de la Guía PMBOK®.
- Posible publicación de la Norma ISO 21500 sobre Project Management
2013 Se publica el PMBOK5
Fuente: Adaptación de la tabla “Breve historia sobre la administración de proyectos.
(Proyectos, 2014).
4.2 MARCO CONCEPTUAL

Tabla 2. Glosario

CONCEPTO DESCRIPCIÓN FUENTE

También llamado modelado de
información para la edificación, es el
proceso de generación y gestión de
datos del edificio durante su ciclo de
vida utilizando software dinámico de
modelado de edificios en tres
dimensiones y en tiempo real, para
disminuir la pérdida de tiempo y recursos
en el diseño y la construcción. Este
BIM (Building
proceso produce el modelo de http://www.trimo.es/noticias/noticias-
Information
información del edificio (también 32/que-es-bim/
Modeling)
abreviado BIM), que abarca
la geometría del edificio, las relaciones
espaciales, la información geográfica, así
como las cantidades y las propiedades de
sus componentes.
Costos basados en actividades. Es una
metodología que permite realizar un
costeo estratégico de actividades,
procesos, productos, clientes, canales de http://www.abcm-
distribución, familias de producto, strategy.com/activity-based-
Costeo ABC distribuidoras, sucursales, regiones de costing/concepto-de-costos-abc/
venta, o cualquier segmento de negocio
que se desee medir.
Son aquellos costos susceptibles de
identificación con el bien o servicio
ofrecido por la empresa. Por ejemplo, los
http://www.tiposde.org/empresas-y-
costos relacionados con los materiales
Costos Directos negocios/143-tipos-de-costos/
directos para la construcción del
producto.
Son aquellos que están en función del
tiempo, o sea, no sufren alteración alguna,
son constantes, aun cuando se presentan http://www.promonegocios.net/costos
Costos Fijos grandes fluctuaciones en el volumen de /tipos-costos.html
producción.
Son aquellos costos que no se puede
identificar o cuantificar plenamente con
Costos Indirectos http://www.promonegocios.net/costos
los productos terminados o áreas
/tipos-costos.html
específicas.
 CONCEPTO DESCRIPCIÓN FUENTE
Costos Variables Aquellos que varían de acuerdo al http://lacontabilidad-
volumen de producción realizado. jessicatrujillo023.blogspot.com.co/20
Mientras mayor sea éste, más elevado 15/03/costos-por-produccion-y-
será el costo variable. presupuestos.html
Estructura de Desglose del Trabajo (siglas
en inglés Work Breakdown Structure), es
una descomposición jerárquica orientada
al entregable, del trabajo a ser ejecutado
por el equipo de proyecto, para cumplir
con los objetivos de éste y crear los
http://www.eoi.es/blogs/mintecon/201
EDT/WBS entregables requeridos, con cada nivel
2/12/17/descomposicion-de-trabajo/
descendente de la EDT representando una
definición con un detalle incrementado
del trabajo del proyecto. La EDT es una
herramienta fundamental en la gestión de
proyectos.
Es el proceso de desarrollar una PMI.(2013). Guía de los
aproximación de los recursos monetarios Fundamentos para la Dirección de
Estimar los
necesarios para completar las actividades Proyectos - PMBOK. 5 Edición.
costos
del proyecto.
El costo proyectado de la actividad
Estimación de planificada que incluye el costo de todos
costos de las los recursos requeridos para ejecutar y http://www.iue.edu.co/documents/em
actividades completar la actividad, incluidos todos los p/gestionCostos.pdf
tipos y componentes de costos.

Metodología que combina medidas de PMI.(2013). Guía de los

alcance, cronograma y recursos para Fundamentos para la Dirección de
Gestión del Valor
evaluar el desempeño y el avance del Proyectos - PMBOK. 5 Edición.
Ganado (EVM)
proyecto.

Algo tangible, como una plantilla o un PMI.(2013). Guía de los

programa de software, utilizado al realizar Fundamentos para la Dirección de
Herramienta una actividad para producir un producto o Proyectos - PMBOK. 5 Edición.
resultado.
Es frecuentemente utilizado en el
desarrollo y control de proyectos. El
objetivo principal es determinar la
Método CPM o
duración de un proyecto, entendiendo éste
ruta crítica
como una secuencia de actividades http://www.investigaciondeoperacion
(Critical Path
relacionadas entre sí, donde cada una de es.net/cpm.html
Method)
las actividades tiene una duración
estimada.
 CONCEPTO DESCRIPCIÓN FUENTE
El método PERT (Program Evaluation
and Review Technique –Técnica de
http://ocw.uc3m.es/economia-
evaluación y revisión de programas) es un
financiera-y-contabilidad/economia-
método que sirve para planificar
Método PERT de-la-empresa/material-de-clase-
proyectos en los que hace falta coordinar
1/PERT.pdf
un gran número de actividades.
Es la estimación aprobada para el PMI.(2013). Guía de los
proyecto o cualquier componente de la Fundamentos para la Dirección de
Presupuesto estructura de desglose del trabajo o Proyectos - PMBOK. 5 Edición.
actividad del cronograma.
Recursos humanos especializados
(disciplinas específicas, ya sea en forma
PMI.(2013). Guía de los
individual o en equipos o grupos),
Fundamentos para la Dirección de
equipos, servicios, suministros, materias
Recursos Proyectos - PMBOK. 5 Edición.
primas, materiales, presupuestos o
fondos.
Es un monto extra apartado para cubrir
Reserva http://www.iue.edu.co/documents/em
los riesgos imprevistos o cambios al
administrativa p/gestionCostos.pdf
proyecto.
Presupuesto dentro de la línea base de
costo o línea base para la medición del
PMI.(2013). Guía de los
desempeño que se asigna a riesgos
Fundamentos para la Dirección de
Reservas de identificados que son aceptados y para los
Proyectos - PMBOK. 5 Edición.
contingencia cuales se desarrollan respuestas de
contingencia o mitigación.
Un procedimiento sistemático definido y
utilizado por una persona para realizar PMI.(2013). Guía de los
una actividad para producir un producto o Fundamentos para la Dirección de
Técnica un resultado, o prestar un servicio, y que Proyectos - PMBOK. 5 Edición.
puede emplear una o más herramientas.
Fuente: Fuente propia a partir de la literatura estudiada. (PMI, 2013)
4.3 MARCO TEÓRICO

Este trabajo se enfoca en identificar las técnicas utilizadas en la gestión de costos, ya que la
gestión de los costos de los proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar,
presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que
se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. (PMI, 2013).

Dentro de los grupos de planeación, seguimiento y control se tiene los siguientes procesos de
gestión de los costos los cuales se muestran en la tabla 3.

Tabla 3. Tabla de mapa estratégico de los proceso de costos.

Gerencia de Proyectos - Procesos – PMI

Grupos - SEGUIMIENTO
INICIACIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CIERRE
Áreas Y CONTROL
7.1 Planificar
Gestión de Costos.
7. 7.4 Controlar
7.2 Estimar Costos.
Costos Costos.
7.3 Determinar
Presupuestó.
Fuente: Tomada del (PMI, 2013)

Dentro del grupo de planeación se tiene los siguientes procesos de gestión de los costos del
proyecto:

Planificar la Gestión de Costos: es el proceso que establece las políticas, los procedimientos y
la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos
del proyecto.

Estimar los Costos: es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos
financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.

Determinar el Presupuesto: es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las
actividades individuales o de los paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo
autorizada.
Dentro del grupo de Seguimiento y control se tiene el siguiente proceso de gestión de los
costos del proyecto:
Controlar los Costos: es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los
costos del mismo y gestionar posibles cambios a la línea base de costos.
(PMI, 2013)
En la tabla 4. Se muestran las técnicas utilizadas por cada uno de los autores, lo que permite
observar que técnicas como software de gestión de proyectos, estimación ascendente y gestión
de valor ganado (EVM), todas estas pertenecientes a los costos son las más referenciadas.

Tabla 4. Técnicas utilizadas según autor

AUTORES

Clifford F.
Francisco Dr Peter Dante
AEIPRO Gray, Erik ISO 21500 German Arboleda PMBOK
TÉCNICAS Rivera Smith Guerrero
2009 W. Larson 2012 Velez 2013 2013
Martínez 2010 2014 2014
2009

Juicio de Expertos X X

Técnicas Analíticas X X

Reuniones X X

Estimación Análoga X X
X

Estimación Paramétrica X X

Estimación Ascendente X X X X

Estimación Por Tres Valores X X

PLANEACIÓN

Análisis de Reserva X X X

Costo de la Calidad (COQ) X X

Software de Gestión de Proyectos X X X X

Análisis de Ofertas/ Propuesta de

X X
Proveedores

Técnicas Grupales de Toma de

X
Decisiones

Agregación de costos (
X X
EDT/WBS)

Relaciones Histórica X X

Conciliación del Límite de

X X
Financiamiento

Análisis de Reserva X X

Revisiones del Desempeño X X

Software de Gestión de Proyectos X X X X

Gestión de Valor Ganado (EVM) X X X X X

CONTROL Y
MONITOREO Pronósticos / Proyecciones
X X
(Forecasting)

Índice de Desempeño del Trabajo por

X X
Completar (TCPI) X
Análisis de variación (Variance
X
analysis)

Fuente: Elaboración propia

4.3.1. Ventajas y desventajas de las técnicas utilizadas en la gestión de costos

De acuerdo a la documentación estudiada para realizar este trabajo, se tiene en cuenta que no
existe un mejor método de planificación de los costos para gestionar proyectos, por esta razón,
en la tabla 4 se tomaron las herramientas que pertenecen a esta etapa de gestión, se identificó
algunas ventajas y desventajas de estas y se especificó los tipos o situaciones de los proyectos
en donde se pueden aplicar.

Tabla 5. Herramientas para la planeación de costos, sus ventajas, desventajas y aplicabilidad

HERRAMIENTA VENTAJA DESVENTAJA DONDE SE APLICA

Permite seleccionar
Investigación ardua
la mejor oferta que
Análisis de para seleccionar la Proyectos donde existan
existe en el mercado
Ofertas de oferta que más satisface muchos proveedores de
para satisfacer las
Proveedores las necesidades del suministros.
necesidades del
proyecto.
proyecto

El proyecto no se
atrasa debido a que
Conciliación del
no existen dineros Existe riesgo de gastos Proyectos que requieren
Límite de
disponibles para la innecesarios constante flujo de dinero
Financiamiento
adquisición de
insumos.

El exceso de las cuentas

Permite tener un
de control, puede llegar
control de los costos Proyectos en donde los
a retrasar el
Costos Agregados de las actividades de costos de las actividades
cronograma si no han
un paquete del deben ser muy precisos
sido cuidadosamente
proyecto
planeadas.
Se pueden incurrir en
gastos innecesarios si
no se define claramente En proyectos donde la
(COQ) Costo de Satisfacción de los las actividades que hay prioridad es la
la Calidad interesados que realizar para satisfacción de los
cumplir con los interesados
requerimientos de los
interesados.
HERRAMIENTA VENTAJA DESVENTAJA DONDE SE APLICA
Imposible de realizar si
Es bastante preciso si
no se han abordado
se dispone de datos
Estimación proyectos comparables.
de proyectos previos. Proyectos a corto plazo
Análoga Es menos costosa que
Es una estimación
otras técnicas, pero
muy rápida.
menos exacta

Tiene en cuenta los

costos de resolver
problemas técnicos
difíciles asociados
Tiende a subestimar los
con componentes
costos de las
Estimación específicos como las
actividades del sistema Proyectos de innovación
Ascendente interfaces para
como la integración. Es
hardware no
costosa.
estándar. Justifica
detalladamente la
estimación que se
produce

Cuanto mayor sea la

distancia entre los
Es la estimación que valores optimistas y Cuando no se dispone de
Estimación Por
más se ajusta a la pesimistas, mayores mucha información del
Tres Valores
realidad serán los riesgos de la proyecto.
estimación de costos no
previstos.
Todos los proyectos
Cuando siempre se son diferentes algunos Proyectos de Ingeniería
realizan proyectos en mayor medida, otros y de construcción. Este
similares, esta forma en menor medida. la tipo de estimaciones se
Estimación
de estimar puede ser tecnología cambia año utiliza en industrias
paramétrica
muy rápida y tras año, las personas maduras, con mucha
sobretodo muy son diferentes, las experiencia en los
segura circunstancias son entregables.
diferentes
HERRAMIENTA VENTAJA DESVENTAJA DONDE SE APLICA
El experto tendrá una
mejor comprensión
de los riesgos, los
problemas, las Todo tipo de proyectos
En proyectos pequeños
limitaciones y en donde se traten temas
Juicio de expertos puede resultar muy
supuestos que se que exista alguien con
costosa
afrontan y experticia.
proporcionará
estimaciones
precisas.

En proyectos en donde
Mejora la precisión
cualquier información
en la estimación Se debe seleccionar
Relaciones existente para calcular
cuando se comparan muy bien la
Históricas los costos de cómo
los costos con otros información
resultado estimaciones
proyectos similares
paramétricas o análogas.

El medio más
efectivo para
Dificultad de reunir al
Reuniones comunicar y resolver Todo tipo de proyectos
equipo del proyecto.
polémicas con las
distintas partes.

Requiere de
Información clara,
capacitación frecuente
oportuna, cálculos
para el dominio de
automatizados y la
cualquier herramienta.
usabilidad de las
Software de Hay que destinar
herramientas, Hoy en día, en todo tipo
Gestión de tiempo en investigación
permiten tomar de proyectos.
Proyectos tecnológica para
decisiones
seleccionar la
adecuadas. Mejora la
herramienta más
eficiencia y la
adecuada para el
precisión
proyecto.
Permite mejorar la Depende de la
Técnicas
estimación de los experticia analítica del Todo tipo de proyectos
Analíticas
costos Director de Proyectos
HERRAMIENTA VENTAJA DESVENTAJA DONDE SE APLICA

Mejora la exactitud
Técnicas
de la estimación de Se requiere de una En proyectos donde la
Grupales de
los costos ya que se buena organización estructura organizacional
Toma de
obtiene información para que sea útil es matricial.
Decisiones
adicional

Andrea Hurtado, Á. M. (2015).

 5. METODOLOGÍA

La investigación de la identificación de las diferentes técnicas utilizadas en la gestión de

costos en las etapas de planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali-
Colombia se abordó desde diferentes elementos académicos tomando como base el área de
costos en la gestión de proyectos dentro de una compañía.
La recolección de la información se hizo a través de una búsqueda en bases de datos, en
páginas de internet, en documentos físicos, en bibliotecas e instituciones, la información
recopilada se documentó en un marco teórico que reúne y da a conocer la evolución del
concepto de gestión de proyectos e identifica las diferentes técnicas o herramientas de gestión
de costos utilizadas en las etapas de planeación y seguimiento de un proyecto.
Un segundo método de obtención de información para lograr cumplir con los objetivos de la
investigación fue la realización de una encuesta enfocada en todas las áreas de conocimiento
de gestión de proyectos a 36 personas de diferentes tipos de organizaciones que de alguna
manera participen o intervengan en la gestión de proyectos de sus compañías.
 6. RESULTADOS

6.1. Se generó una base de datos física y/o digital con literatura especializada sobre las
técnicas utilizadas en la gestión de costos en la planeación y seguimiento de proyectos en
las organizaciones de Cali-Colombia.

6.2.Se identificaron las técnicas utilizadas en la gestión de costos en la planeación y

seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali-Colombia.

6.3.Se diseñó una encuesta para identificar las competencias y técnicas utilizadas en la gestión
de proyectos la cual contiene 49 preguntas relacionadas con las diez (10) áreas de
conocimiento según el PMBOK. Posteriormente se encuesto a 36 personas de distintas
organizaciones de la ciudad de Cali-Colombia.

A continuación, se presenta en la tabla 5 un resumen de las 6 preguntas realizadas a los

encuestados y las respuestas significativas (Ver Anexo).
Tabla 6. Tabla resumen de preguntas y respuestas dadas por los encuestados.

PREGUNTA RESULTADOS
La herramienta (software) más utilizada por los
Qué herramientas (Software) para la gestión de costos en sus etapas
encuestados es Microsoft Excel con el 86%, frente
de estimación y control (R/ conoce, Utiliza o prefiere)
a un 64% del Microsoft Project.
En el proceso de controlar y/o monitorear el estado de los costos del
Con el 56% y un 42% el software de gestión de
proyecto que herramientas conoce y/o utiliza (R/ conoce, Utiliza o
proyectos, es la herramienta que más conocen y
prefiere?
utilizan los encuestados.
En la gestión de Costos del proyecto se incluyen: planificar, estimar,
presupuestar, financiar, obtener financiamiento y gestionar costos, de Las reuniones y el juicio de expertos con un 81% y
modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. 78% respectivamente.
Mencione cuáles utiliza?
Es un buen punto de partida, ya que es menos
La estimación análoga es una de las técnicas más utilizada en los
costosa y requiere menos tiempo que las otras
procesos de planificación en la gestión de costos. No es tan exacta sino
técnicas, sin embargo, al no ser tan exacta debe
se han abordado o se dispone de datos de proyectos previos, ¿cuál es
complementarse con otro tipo de herramienta que
su opinión al respecto?
sea más precisa.
Se observa que el 62% de los encuestados no han
utilizado la técnica del valor ganado y sólo el 38% la
¿Ha utilizado la técnica de valor ganado? han utilizado, pero quienes dicen haberla utilizado
llegan a la misma conclusión de que proporciona
una valoración objetiva del estado del proyecto.

De acuerdo a los encuestados esta técnica es uno

La estimación por tres valores es una técnica que utiliza las variables:
de los métodos utilizados en donde es funcional
optimista, más probable y pesimista, dicha técnica proporciona una
estadísticamente, y tiene una probabilidad de
mayor exactitud; si la ha utilizado o conoce, ¿cuál es su opinión al
cumplimiento alta para una buena estimación y
respecto?
aproximación del proyecto.
 7. CONCLUSIONES

Se generó una base de datos física y/o digital con literatura especializada consultada sobre el
tema de técnicas utilizadas en la gestión de costos en la planeación y seguimiento de proyectos
en las organizaciones de Cali-Colombia. La información se obtuvo mediante documentos
físicos y páginas de internet.

La revisión de la literatura y los instrumentos utilizados para la recolección, clasificación y

análisis de la información, permitieron identificar las diferentes técnicas utilizadas en la
gestión de costos en la planeación y seguimiento de los proyectos. Cabe resaltar que a través
de éstas técnicas los Gerentes de Proyectos pueden realizar estimaciones más acertadas y
detectar más tempranamente posibles desviaciones para toma de decisiones y solucionar en
forma óptima los problemas que se susciten en los proyectos.

La aplicación de la encuesta permitió conocer que las reuniones y el juicio de expertos eran
las herramientas más utilizadas por los encuestados, y que la técnica de valor ganado en la
etapa de seguimiento y control era la herramienta que daba mejores resultados.
 8. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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Asociación Española de Ingeniería de Proyectos.

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EVALUACIÓN PRÁCTICA. Editorial Trillas.

Clifford F. Gray, E. W. (2009). Administración de Proyectos. México, D.F.: Mc Graw

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proyecto. (págs. 1-29). Piura: Universidad de Piura. Ingeniería. Ingeniería
Industrial y de Sistemas. Departamento de Ingeniería Industrial y de
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DUQUE CARMONA, S. D. (2014-12-10). Building Information Modeling (BIM) e

Integrated Project Delivery (IPD): Caso de estudio de detección de
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detección de incongruencias en un proyecto de edificación (pág. 19). València.

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2016, de http://www.laboratorioti.com/2015/10/26/ejemplos-de-
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González, J. F. (Septiembre 2014). PROYECTO FINAL DE CARRERA ISO 21500. En
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http://www.liderdeproyecto.com/manual/breve_historia_sobre_la_adminis
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pymes exportadoras en Monterrey, Nuevo León, México”,Tesis doctoral de Economía.
Obtenido de grupo de investigación eumednet con el apoyo de Servicios
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doctorales/2008/jjg/

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EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS. Obtenido de
http://www.eoi.es/blogs/embatur/2013/10/14/tecnicas-y-herramientas-
mas-usadas-en-la-direccion-de-proyectos/

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https://www.projectsmart.co.uk/white-papers/chaos-report.pdf

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Nacional de Madurez en Gerencia de Proyectos. Colombia.

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Engworksbim: http://www.engworksbim.com/BIM-para-Coordinacion-y-
Fabricacion/estimacion-de-costo-5d.html

Vélez, G. A. (2013). Proyectos. Identificación, Formulación, Evaluación y Gerencia. (2a.

Edición). Colombia: Alfaomega Colombiana S.A.
 9. ANEXO

6.3.1. Pregunta 1.
¿Qué herramientas (Software) para la gestión de costos en sus etapas de estimación y control
(R/ conoce, utiliza o prefiere)?:

Figura 1. Herramientas (Software) para la gestión de costos

ETAPAS DE ESTIMACION Y CONTROL

CONOCE HA UTILIZADO (MOSTRAR TARJETA) PREFIERE/ RECOMIENDA (MOSTRAR TARJETA)
86%

86%
83%
64%
58%

44%
39%
28%
22%

19%

8%
8%
8%
3%
3%

3%
0%

0%
SAP(SYSTEMS, MICROSOFT MICROSOFT PRIMAVERA NINGUNO DE OTRO
APPLICATIONS PROJECT EXCEL LOS
AND (BASADO EN ANTERIORES
PRODUCTS) HOJAS DE
CÁLCULO)

La herramienta (software) más utilizada por los encuestados es Microsoft Excel con el 86%,
frente a Microsoft Project con un 64%. Con el 44% Microsoft Excel sigue siendo la más
preferida en la estimación y control de proyectos.

6.3.2. Pregunta 2.
En el proceso de controlar y/o monitorear el estado de los costos del proyecto, ¿qué
herramientas conoce y/o utiliza (R/ conoce, utiliza o prefiere)?
 Figura 2. Herramientas de costos en el proceso de controlar y/o monitorear

HERRAMIENTAS DE COSTOS
CONOCE HA UTILIZADO (MOSTRAR TARJETA)

56%
50%

42%
31%

31%
14%

14%

14%

11%
6%

6%

6%
ÍNDICE DE GESTIÓN DEL ANÁLISIS DE SOFTWARE DE NINGUNO DE OTRO
DESEMPEÑO VALOR RESERVA GESTIÓN DE LOS
DEL TRABAJO GANADO PROYECTOS ANTERIORES
POR
COMPLETAR
(TCPI)

Con el 56% y un 42% el software de gestión de proyectos, es la herramienta que más conocen
y utilizan los encuestados.

6.3.3. Pregunta 3.
En la gestión de Costos del proyecto se incluyen: planificar, estimar, presupuestar, financiar,
obtener financiamiento y gestionar costos, de modo que se complete el proyecto dentro del
presupuesto aprobado. Mencione, ¿cuáles utiliza?

Figura 3. Herramientas utilizadas en la gestión de costos

0%
Ninguno de los anteriores 3%
8%
Estimación ascendente 11%
11%
Conciliación de límite de financiamiento 14%
17%
Costo de la calidad (COQ) 22%
25%
Estimación por tres valores 31%
39%
Estimación análoga 39%
47%
Técnicas grupales de toma de decisiones 47%
67%
Análisis de ofertas de proveedores 69%
78%
Reuniones 81%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

Las reuniones y el juicio de expertos con un 81% y un 78% respectivamente, fueron las
técnicas escogidas por los encuestados en las etapas de gestión de costos, de modo que se
complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

6.3.4. Pregunta 4.
La estimación análoga es una de las técnicas más utilizada en los procesos de planificación en
la gestión de costos. No es tan exacta sino se han abordado o se dispone de datos de proyectos
previos, ¿cuál es su opinión al respecto?
Tabla 1. Respuestas acerca de la estimación análoga.
Para que esta herramienta sea exacta no es tan prioritario que se requiera de
a proyectos previos, es más prioritario contar con personal que conozca el mercado a
explorar y sus variaciones económicas.
Nos da una idea de las inversiones, no debe ser el referente para construir el
b
presupuesto del proyecto.
De acuerdo, adicionalmente, un buen insumo para la analítica, debería llevar a
c
definir mecanismo para una paramétrica.
d Es una técnica bastante útil cuando no se tiene valores de referencia.
Es una buena herramienta cuando no se dispone de otras herramientas o datos
e
exactos para estructuración de costos.
Es una herramienta peligrosa, se presta para realizar interpretaciones erradas y
f
requiere variables externas.
Se deben contar con datos de proyectos similares, pero estos datos deben tener una
g
correlación significativa (>0.7).
La estimación análoga puede aplicarse y es muy buena cuando se puede tener en
cuenta o se tiene información relevante que la soporte. Se debe hacer un uso
h consciente y prudente y no se deben basar todas las decisiones solo con este
análisis, es decir apoyarse con otro criterio crítico que corrobore la información
resultante.
i La técnica es válida.
j Para estimar rápidamente es funcional, pero para un valor muy aproximado.
k No conozco (4)
l Depende del proyecto para usar esta estimación combinada con otras
Es un buen punto de partida, pero se debe afinar en un proceso iterativo hasta llegar
m
al costo esperado.
Es una buena técnica pero considero que cada vez que se aborda un proyecto se
n
debe volver a estimar mediante cotizaciones actualizadas.
o Que no se debe aplicar a todo tipo de proyectos, sobre todo sin análisis previo serio.
La estimación anual es casi obligada por el poco tiempo de planeación de nuestros
p
proyectos. Es un buen punto de partida.
Si no se tiene la experiencia puede ser inexacta con los datos y el histórico es una
q
herramienta precisa.
Basarse en proyectos previos tiene validez siempre y cuando los recursos sean los
r
mismos o similares al igual que las condiciones.
 De acuerdo a la viabilidad económica de los mercados es una técnica poco
s
recomendada.
t Es buena pero solo para un presupuesto a alto nivel.
u Es buena pues te da un referente.
Considero que puede ser una buena opción, pero debe complementarse con la
v gestión de riesgos, ya que pueden salir variables que no se tuvieron en cuenta en el
proyecto anterior.
No es útil en el centro médico Imbanaco, no se tienen antecedentes, todos los
w
proyectos son nuevos.
x La estimación análoga es una forma de juicio de expertos.

De acuerdo a las respuestas dadas por las personas encuestadas, consideran que la técnica de
estimación por analogía es un buen punto de partida, ya que es menos costosa y requiere
menos tiempo que las otras técnicas, sin embargo, al no ser tan exacta debe complementarse
con otro tipo de herramienta que sea más precisa. Igualmente, se observa que esta técnica es
más confiable cuando el proyecto anterior es similar, no sólo en apariencia sino en los
hechos, y cuando los miembros del equipo del proyecto responsables de efectuar los
estimados poseen la experiencia necesaria.

6.3.5. Pregunta 5.
¿Ha utilizado la técnica de valor ganado?
Si 13
No 21

Figura 4.Técnica de valor ganado

Tecnica de valor
ganado
No Si
62% 38%

Si
No

 Si su respuesta es sí, ¿por qué?

 Tabla 2. Variedad de respuestas a la técnica de valor ganado.
a Administrador y seguimiento de indicadores en proyectos.
b Indicador efectivo para conocer el estado del proyecto.
c Para ejercicios.
Por ser una herramienta muy útil para tener control del cumplimiento del avance del
d
proyecto en cuanto a costo y avance físico.
e Me arroja un buen índice de ejecución.
f Es muy útil y me informa el estado del avance del proyecto en t y $.
Porque me muestra el estado del proyecto en cuanto al trabajo ejecutado sobre lo
g
presupuestado.
h Representa una consolidación exacta del avance del proyecto.
Sirve como diagnostico real del saludo del proyecto y mayor beneficio que se hace al
i
proyecto.
j Es mucho más analítica y más precisa frente al avance del proyecto.
k Permite controlar el presupuesto de forma analista y eficiente.
l Para llevar el control del avance en términos de costo o dinero.
m En Imbanaco no pueden gestionar costos ni presupuesto.

Se observa que el 62% de los encuestados no han utilizado la técnica del valor ganado y sólo
el 38% la han utilizado, pero quienes dicen haberla utilizado llegan a la misma conclusión de
que la técnica es muy útil y viable para el desempeño y avance del proyecto en cuanto al
tiempo y costo de éste. Igualmente, se ha observado que ésta técnica de control de costos es
muy mencionada en la literatura, ya que proporciona una valoración objetiva del estado del
proyecto.

6.3.6. Pregunta 6.
La estimación por tres valores es una técnica que utiliza las variables: optimista, más probable
y pesimista, dicha técnica proporciona una mayor exactitud; si la ha utilizado o conoce, ¿cuál
es su opinión al respecto?
Tabla 3. Variedad de respuestas a la técnica de la estimación por tres valores.
Es una técnica que sólo es aplicable en circunstancias donde se puede contar con varias
a cotizaciones o apreciaciones del valor de lo requerido, existen ocasiones donde sólo se
puede contar con dos o incluso solo una oferta sobre la necesidad.
b Implica la planeación, la inversión de muchos recursos, no define el alcance con todo.
c Sólo se debe utilizar cuando se está indeciso.
d Técnica con la cual podemos observar cual es el progreso de un proyecto.
e Al tener tres opciones da un rango de maniobra hacia los interesados.
Es importante analizar varios frentes y depende del tipo de proyecto, me parece óptimo
f analizar todos los panoramas, pues ayuda a tomar mejores decisiones. Es importante
apoyar en análisis con otros métodos.
g No conozco.
h No respondió.
i Es recomendable pero es mejor la ascendente.
j No la he utilizado.
k Es flexible, define límites y permite enfoque.
l Permite tener una probabilidad de cumplimiento alta.
Proporciona un rango de posibilidades q enmarca mejor las expectativas del proyecto y
m
ayuda a gestionar el riesgo.
Si la he utilizado y opino que esta técnica ayuda a tener un panorama más realista e
n
identifico los riesgos.
o Es muy útil para identificar y gestionar los riesgos.
p Se obtiene una mejor estimación de la duración de las actividades y tiempo del proyecto.
q Permite generar una visión realista de los proyectos.
r Es funcional estadísticamente.
s Es útil si se tienen valores de referencia de éxito.
Tiene la ventaja que permite un mayor margen de tolerancia de los usuarios y el
t
patrocinador del proyecto frente al cumplimiento del cronograma y los costos.
u No se aplica en la organización.
Son promedios, es importante que los valores optimista y pesimista sean cercanos a la
v
realidad del proyecto.
w Es una buena herramienta para una buena estimación y aproximación del proyecto.

De acuerdo a los encuestados esta técnica es uno de los métodos utilizados en donde es
funcional estadísticamente, y tiene una probabilidad de cumplimiento alta para una buena
estimación y aproximación del proyecto, ya que se necesita saber qué tan confiables son las
estimaciones de los tiempos esperados. Lo cual se puede hacer teniendo las tres estimaciones
(optimista, más probable y pesimista).

Las estimaciones de costos basadas en la ecuación (o aun en un promedio simple de los tres
valores) de esta técnica pueden proporcionar una mayor exactitud, y los tres valores aclaran el
rango de incertidumbre de las estimaciones de costos.