INFORME PROCESO DE COMPRA

Introducción
El presente trabajo es realizado con fin de comprenden los objetivos que los
directivos persiguen y las actividades que deben realizar para lograr una gestión
de compras óptima que permita a cualquier organización la obtención de múltiples
beneficios económicos y de calidad, un proceso complejo de compras que va más
allá de la negociación.
Aplicando criterios, procedimientos y políticas que permitan adquirir materiales y e
insumos en condiciones más ventajosas para la empresa en precios, plazo,
condiciones de entrega, cumplimiento de compromisos y sobre todo calidad , Con
una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costos, satisfacer al
cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, la
gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga
éxito o fracaso seleccionando proveedores para realizar alianzas estratégicas que
conlleve a la empresa a obtener un buen precio, calidad y servicios.

Objetivos generales
 Obtener las materias primas al precio más bajo
 Reducir el costo final del producto
 Garantizar que los materiales e insumos que se adquieran por medido del proceso
de compras sean los necesarios para atender las necesidades de la empresa
 Analizar y controlar las compras para la empresa
 Contribuir con la adecuada gestión de los recursos suministrados para las
compras
 Garantizar que lo que se adquiere es lo que realmente se necesita

Objetivos específicos
 Asegurar el flujo continuo de la producción
 Desarrollar una fuente alternativa de suministro
 Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores
 Conseguir la máxima integración con otros departamentos de la empresa
  Mantener un registro de datos eficiente y presentar informes de gestión
cuando se requiera
 Garantizar que las compras cumplan con los tiempos pactados para el
suministro

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Seleccionar el producto específico:

Selecciona un producto específico para cubrir la necesidad. Por ejemplo, la
compañía de césped debe seleccionar qué tipo de podadora de entre las múltiples
variedades del mercado de empujar y montar cubre la necesidad de la compañía
de una podadora de mejor manera.

Especificaciones técnicas del producto:

Haz una lista de especificaciones técnicas requeridas para asegurar que el
producto cumpla las necesidades de la compañía.

Asignar a un equipo de compra:

Reúne a un equipo para administrar el proceso de compra, incluyendo finalizar la
lista de especificaciones técnicas requeridas para el producto y el proceso de
solicitud de cotización y realización del contrato

Solicitud de Pedido: Ante la necesidad de la adquisición de un bien o un

servicio, el interesado diligencia una “Solicitud de Pedido”, en la que especifica la
descripción de los bienes o servicios (con especificaciones técnicas), las
cantidades solicitadas, la unidad de medida, el nombre del centro de costos de
destino y el nombre del responsable del bien o servicio. La “Solicitud de Pedido”,
debe estar firmada por el solicitante, el jefe de la dependencia y la persona que
avala la compra, de acuerdo a lo estipulado en la política

Investiga a proveedores potenciales:

Investiga los diversos tipos de productos que cubren la necesidad junto con sus
proveedores para identificar el modelo más durable al mejor precio. Si la compañía
de césped decide comprar una podadora de montaje, se realiza una investigación
sobre qué marca y fabricante proporciona el producto más duradero por el precio
solicitado.

Selección del Proveedor de materiales:

El Jefe de Compras y Almacén escoge al proveedor con base en el análisis de las
cotizaciones recibidas y la calificación de la selección de acuerdo con los criterios
de cada aspecto establecido en el formato de Selección de Proveedor.

SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES:

Envía correo electrónico a compras@ugc.edu.co, solicitando citación a
proveedores especificando lugar, fecha, hora, objetivo y persona que atiende la
visita. Se deberá realizar con mínimo 48 horas de anticipación.

CITACIÓN A PROVEEDORES:
Se les envía un correo a los proveedores realizando la correspondiente citación

REUNIÓN O RECORRIDO CON PROVEEDORES:

1. Confirma vía telefónica o por correo electrónico la asistencia a la citación,
indicando el personal que asistirá y su respectivo documento de identificación.
2. Asiste a la reunión o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un
representante del Departamento de Compras.

Solicitar cotización:
Una ves de la verificación de disponibilidad presupuestal se solicita cotizaciones
de los fabricantes y proveedores del producto identificado que cubra todas las
especificaciones técnicas requeridas

PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN:
1. Revisa la información contenida en el formato de cotización de productos o
servicios enviado por correo electrónico.
2. Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos, y la envía por correo
electrónico en formato de cotización de productos o servicios o formato
institucional mediante archivo adjunto

REVISIÓN Y ANÁLISIS DE COTIZACIONES:

1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el por correo electrónico.
2. Elabora el cuadro de comparativo de acuerdo a las cotizaciones recibidas y
condiciones propuestas por los proveedores con el fin de elegir el proveedor para
la compra
APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA:
Aprueba a través del sistema de información Iceberg la orden de compra,
teniendo como soporte la aprobación escrita de los autorizadores de gasto.

ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:

1: Envía al proveedor mediante archivo adjunto a través de correo electrónico la
orden de compra o servicio escaneada.
2. Valida la fecha de entrega con el proveedor e informa al almacén para realizar
seguimiento y asegurar cumplimiento en las entregas.

Evaluación y Reevaluación de Proveedores:

Se realiza cada año mediante el formato de Evaluación de Proveedores. Éste
evalúa el desempeño de cada proveedor durante el período de acuerdo con los
aspectos establecidos y los criterios de cada aspecto.

AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL:

1. Se comunica con el personal de compras y suministros una vez sea notificado
sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega.
2. Entrega los elementos con remisión, acta de entrega o documento soporte en el
lugar, fecha y hora pactados

REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL: Reciben los elementos verificando

que corresponda a lo solicitado en la orden de compra, si esta correcto procede a
firmar* la remisión, acta de entrega o documento soporte de recibido a satisfacción
SALIDA DE ALMACÉN:
Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg,
anexando como soporte la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado
a satisfacción por parte del usuario solicitante. Para el caso de la dotación el
empleado firmará el documento soporte correspondiente.

TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:

1. Genera a través del Sistema de Información Iceberg, número de radicación de
pago.
2. Diligencia en Excel el formato “listado de pagos”.
3. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva
revisión. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacén, orden de compra,
cuadro de adjudicación o documento soporte con la respectiva aprobación).

RECEPCIÓN DE PAGOS:
Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos
recibidos del almacén, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes.

REVISIÓN DE PAGOS:
Verifica los documentos y procede a firmar el formato

RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE:

Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de
pago.

Documentos internos y externos

Internos Externos
Solicitud de Pedido PRESENTACIÓN DE
TRÁMITE DE FACTURA O COTIZACIÓN
CUENTA DE COBRO REVISIÓN DE PAGOS
La factura de venta; RECEPCIÓN DE PAGOS
recibos de cobro
recibos de pago RADICACIÓN DE PAGOS EN EL
ORDEN DE COMPRA ÁREA CONTABLE

SALIDA DE ALMACÉN

Factura de compra