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CLASES DE DOCUMENTOS

DE ARCHIVO
CONCEPTO

Es todo enunciado en lenguaje natural o convencional y


cualquier otra expresión grafica; Son los determinados
por el lugar donde se encuentra toda la información
producida o recibida por una entidad pública o privada
en razón de sus actividades o funciones; son de carácter
autentico, objetivo e imparcial, generado en cualquier
fecha, de forma autentica y espontánea, conservado
integro en forma original, indivisible, seriado o unidos a
otros de su especie por un motivo originario y
necesario.

* Su contenido es inseparable de su medio o transporte.


DIFERENCIAS

* El registro esta acogido en un medio, cuya información se


hace accesible a traves de simbolos implícitos en el.

* Se encuentra en un medio cuya información es accesible a


través de la escritura manual y se mantiene en papel.

* Su valor probatorio se mide por las características de


autenticidad, entre ellas la firma.

* Es un recurso básico de informacion para los ciudadanos y


garantía de transparencia administrativa imprescindible en un
estado de derecho.

* Para la consulta por parte de investigadores y ciudadanos


en general por que adquieren un valor histórico.
USOS

* Para la gestión administrativa de los asuntos corrientes


para la toma de decisiones.

* Nos permite comunicación a otros órganos o unidades de


la administración o a terceros interesados ya sea personas
jurídicas, pública y privadas, personas jurídicas naturales.

* Es una constancia que permite comprobar el desarrollo de


una actividad administrativa.
* Es una constancia que permite comprobar el desarrollo de
una actividad administrativa.
DE DOCUMENTOS

ELECTRONICOS

Conjunto de documentos producidos, recibidos o


reunidos por una persona física o jurídica, haciendo uso
de la electrónica, con el fin de garantizar su valor
informativo, legal y cultural, así como de permitir su
acceso y uso también mediante las tecnologías de
la información. También se encuentran documentos
electrónicos de archivos que cumplen su acción durante
todo el ciclo vital documetal, como son los archivos de
gestión, control e histórico.

* La información recolectada es en un medio cuyos símbolos


solo se pueden traducir por medio de un ordenador

* Toda información contenida en este archivo se puede


separar de su soporte original, para ser transferido a otros.

*Los documentos se archivan en carpetas electrónicas o


virtuales y se conservan en formatos digitales.

* La autenticidad de estos documentos depende del


hardware y software en el cual su texto fue creado y este solo
se podrá mantener si se conserva en su estructura original.

* Permite compartir los documentos con otras dependencias


y personas que los requieran por medio de las nuevas
tecnologías

* Para ahorrar el consumo de gran cantidad de papel y no


tener depositos de documentos.

* Por que se distribuye facilmente la documentación extensa.

* Por la facilidad para ordenar rapidamente los documentos

* Controla el acceso a la información por niveles de


seguridad y sonservación a largo plazo.
* Controla el acceso a la información por niveles de
seguridad y sonservación a largo plazo.