REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES DEL DATA CENTER DE CORREO

ELECTRONICO
 INDICE
ESTRUCTURA ORGÁNICA BÁSICA DATA CENTER DE CORREO ELECTONICO . 3
TITULO I..................................................................................................................................... 4
GENERALIDADES ................................................................................................................. 4
TITULO II ................................................................................................................................... 4
DE LA NATURALEZA, ROL, MISIÓN, ÁMBITO Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ....... 4
TITULO III.................................................................................................................................. 5
DE LA ESTRUCTURA ÓRGANICA JEFATURA ................................................................. 5
1. ORGANO DE DIRECCION ......................................................................................... 5
2. ORGANOS DE LINEA ................................................................................................ 5
TÍTULO IV .................................................................................................................................. 6
DE LAS FUNCIONES, RELACIONES Y CONSTITUCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN .... 6
CAPÍTULO 1............................................................................................................................... 6
DEL ORGANO DE DIRECION............................................................................................... 6
JEFATURA ........................................................................................................................... 6
CAPÍTULO 2............................................................................................................................... 7
DE LOS ORGANOS DE LINEA ............................................................................................. 7
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS........................................................................................ 7
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD INFORMÁTICA ....................................................... 9
DEPARTAMENTO DE BASE DE DATOS .......................................................................... 10
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO ....................................................................... 11
DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL CLIENTE............................................................. 12
 ESTRUCTURA ORGÁNICA BÁSICA DATA CENTER DE CORREO ELECTONICO
APROBADA EN SESION DE DIRECTORIO N° 001-2018, del 01/05/2018

ORGANO DE DIRECCION

Jefatura de Data
Center de Correo
Electronico
ORGANO DE LINEA

Departamento de
Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de
Seguridad
Sistemas Base de Datos Mantenimiento Soporte al Cliente
Informatica
 TITULO I
GENERALIDADES
Articulo 1°. El presente Reglamento de Organización y Funciones establece la
naturaleza, alcance, misión, funciones, facultades, atribuciones y organización del Data
Center Electrónico; así como, la misión y funciones de las unidades orgánicas que lo
conforman.

TITULO II
DE LA NATURALEZA, ROL, MISIÓN, ÁMBITO Y OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS
Artículo 2º. Data Center de Correo Electrónico es una empresa de economía mixta de
derecho privado que tiene como objeto prestar el servicio de correo con carácter de
servicio público o de libre contratación.
Artículo 3º. Data Center de Correo Electrónico., se constituyó mediante escritura pública
del 01 de mayo de 2018 y se encuentra inscrita en el Registro de Sociedad Anónima
Cerrada (S.A.C.), de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (SUNARP)
de Bagua Grande.
Artículo 4º. Data Center de Correo Electrónico, tiene como Misión “Contribuir a generar
desarrollo económico y bienestar a las empresas públicas y privadas en toda nuestra área
de influencia, brindándole el servicio de correo electrónico de forma confiable y segura,
al menor costo posible, generando una rentabilidad atractiva a nuestros accionistas,
enmarcado en nuestra Visión de “Consolidarnos como una empresa modelo eficiente,
moderna y responsable”.
Artículo 5º. Data Center de Correo Electrónico, tiene domicilio legal en el distrito de
Cajaruro.
Artículo 6º. Data Center de Correo Electrónico, de acuerdo con lo establecido en su Plan
Estratégico, tiene los siguientes Objetivos Estratégicos:
a) Lograr una rentabilidad adecuada.
b) Mejorar la imagen empresarial.
c) Fomentar la responsabilidad social y la preservación del medio ambiente.
d) Fortalecer la transparencia en la gestión
e) Optimizar la gestión de la empresa.
f) Fortalecer el desarrollo del personal y su inherencia a los valores de la empresa.
 TITULO III
DE LA ESTRUCTURA ÓRGANICA JEFATURA
Artículo 7º. La Estructura Orgánica de Data Center de Correo Electrónico es la siguiente:
1. ORGANO DE DIRECCION
Jefatura de Data Center de Correo Electrónico
2. ORGANOS DE LINEA
Departamento De Sistemas
Departamento De Seguridad Informática
Departamento De Base De Datos
Departamento De Mantenimiento
Departamento De Soporte Al Cliente
 TÍTULO IV
DE LAS FUNCIONES, RELACIONES Y CONSTITUCIÓN DE LA
ORGANIZACIÓN

CAPÍTULO 1
DEL ORGANO DE DIRECION

JEFATURA
Artículo 8º. La Gerencia General ejerce la dirección y administración integral de la
Empresa, a través de una eficiente gestión participativa, propiciando la utilización
estratégica y racional de los recursos de la organización, en lo que corresponde a las
actividades técnicas, operativas, comerciales, económicas y financieras; así como,
resolver los asuntos que requieran su intervención, de acuerdo a las facultades designadas
a su persona, para el logro de objetivos y metas previstas para la Empresa.
Artículo 9°. La jefatura del Data Center tiene las siguientes funciones, atribuciones y
responsabilidades:
9.1. Establecer, diseñar e implementar un plan táctico en función de los objetivos
estratégicos definidos.
9.1.1. Tener un plan de contingencia
9.1.2. Elaborar un manual de funciones para cada uno de su equipo
9.1.3. Mantener el orden dentro de su equipo de trabajo y verificar que todo se esté
llevando de acuerdo a funciones ya establecidas.
9.2. Solicitar y cuidar el presupuesto de gasto de operaciones, como también
identificar oportunidades de inversión para mantener vigente la plataforma
tecnológica central.
9.2.1. Elaborar un plan de gastos para determinar en qué se está invirtiendo los gastos
asignados a cada área.
9.2.2. Determinar donde y cuando se va invertir el dinero en uso de tecnologías
9.2.3. Determinar de qué manera ayuda la inversión realizada en el departamento en la
que se invirtió.
9.3. Interactuar con el departamento de sistemas para comprender, empatizar y
garantizar un buen servicio.
9.3.1. Mantener una estrecha relación con el departamento de sistemas para poder saber
cómo va el avance de los programas a desarrollar.
9.3.2. Trabajar en equipo para poder satisfacer al cliente y dar un buen servicio
 CAPÍTULO 2
DE LOS ORGANOS DE LINEA
Artículo 10º. Los Órganos de Línea tienen por finalidad colaborar con todos los órganos
de la Empresa dentro de su especialidad, así como normar, emitir directivas y efectuar
acciones de coordinación, teniendo como área de influencia todo el ámbito de
responsabilidad de la Empresa. Dependen jerárquicamente de la Gerencia General.
Artículo 11º. Los Órganos de Línea son los siguientes:
 Departamento De Sistemas
 Departamento De Seguridad Informática
 Departamento De Base De Datos
 Departamento De Mantenimiento
 Departamento De Atención Al Cliente

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
Artículo 12º. Encargada de elaborar los programas que se ejecutan en las computadoras,
al mismo tiempo modificar los existentes y supervisar que todos los procesos se ejecuten
correctamente, en este departamento se encuentras el analista, programador, diseñador.
Artículo 13º. El departamento de Sistemas tiene las siguientes funciones, atribuciones y
responsabilidades.
13.1. Diseña pruebas de validación para los programas.
13.1.1. debe conocer qué tipo de programas son con los cuales va a trabajar y tener un
amplio conocimiento en el campo de la programación.
13.1.2. los programas con los que vaya a trabajar deben de contar con una licencia.
13.1.3. Coordinar con las diversas áreas de la Corporación las necesidades de formulación
y/o modificación del software acorde con los cambios de procesos o tecnologías.
13.1.4. debe conocer qué tipo de metodología va usar para desarrollar los softwares.
13.1.5. Determinar, previo estudio, las necesidades de software y hardware para los
sistemas de información.
13.1.6. Realizar el control de calidad de los programas, aplicativos que se implementen y
de las modificaciones que se realicen.
13.1.7. Presentar avances de los programas a desarrollar.
13.1.8. Respetar los horarios de ingreso y salida.
13.1.9. Venir vestido correctamente de acuerdo a los reglamentos de vestimenta de la
empresa.
13.2. Analizar cada programa ajustándolo de acuerdo a las especificaciones
recomendados.
13.2.1. Planificar la actividad o trabajo de análisis y diseño de sistemas.
13.2.2. Organizar a todos los elementos que intervienen en el proyecto (técnicos de
análisis y diseño, programadores, usuarios y equipamiento).
13.2.3. Controlar el trabajo del equipo de diseño para garantizar el cumplimiento de los
planes elaborados.

13.2.5. Escoger (o Analizar) y utilizar los métodos, técnicas y herramientas más

adecuadas para el desarrollo del trabajo colectivo.

13.2.6. Analizar el nuevo sistema informativo, desde un punto de vista funcional, en

primera instancia.

13.2.6. Representar algorítmicamente los procesos que se realizan en cada tarea funcional
integrante del sistema que se analiza.

13.2.7. Presentar avances del análisis a desarrollar.

13.2.8. Respetando los horarios de ingreso y salida
13.2.9. Venir vestido correctamente de acuerdo a los reglamentos de vestimenta de la
empresa.

13.3. Diseñar cada programa ajustándolo de acuerdo a las especificaciones

recomendados.
13.3.1. debe conocer qué tipo de programas son con los cuales va a trabajar y tener un
amplio conocimiento en el campo del diseño.
13.3.2. los programas con los que vaya a trabajar deben de contar con una licencia.
13.3.3. Dominar diseño de caso de pruebas.
13.3.4. Diseñar y desarrollar pruebas al software de construcción en sus diferentes etapas
del desarrollo.
13.3.5. Debe conocer qué tipo de metodología va usar para diseñar los procesos.
13.3.6. Presentar avances del diseño a desarrollar.
13.3.7. Respetar los horarios de ingreso y salida.
13.3.8. Venir vestido correctamente de acuerdo a los reglamentos de vestimenta de la
empresa.
 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD INFORMÁTICA
Artículo 14º. Encargada de la formulación y coordinación de los proyectos de seguridad
informática, de igual forma gestionar los incidentes que afecten a los recursos de la
información; está constituida por un Ingeniero de Seguridad Informática y por un
Ingeniero de Sistemas.
Artículo 15º. El departamento de Seguridad Informática tiene las siguientes funciones,
atribuciones y responsabilidades:
15.1. Formulación de planes para salvaguardar archivos informáticos.
15.1.1. El ingeniero de seguridad informática tiene que ser persona responsable de
planear, coordinar y administrar todos los procesos de seguridad informática en la
empresa.
15.1.2. Deberá tener siempre en caso de fallas un Plan de Contingencia que permita
recuperar en corto tiempo todas las informaciones contenidas en la red.
15.1.3. Deberá programar una vez al año un simulacro, con la finalidad de examinar la
efectividad del Plan de Contingencia establecido.
15.1.4. Tiene que difundir la implementación del Plan de Contingencia entre todos los
miembros de la organización.
15.1.5. Está obligado a difundir alertas, así como el proponer y definir esquemas que
reduzcan los incidentes de seguridad que se presente.
15.1.6. Tiene que definir la política de seguridad informática en la organización.
15.1.7. Tiene que respetar los horarios de ingreso y salida establecidos en la empresa.
15.1.8. Asistir vestidos correctamente de acuerdo al reglamento establecido de la
empresa.
15.1.9. Debe tener conocimiento sobre los tipos de metodología que va a usar para
salvaguardar los archivos informáticos.
15.2. Elaborar soluciones sobre la base de elementos tecnológicos (hardware,
software y de comunicación).
15.2.1. Tiene que respetar los horarios de ingreso y salida establecidos en la empresa.
15.2.2. Asistir vestidos correctamente de acuerdo al reglamento establecido de la
empresa.
15.2.3. Establecer un Plan de Contingencia para mantener la seguridad y disminuir el
deterioro de los equipos tecnológicos en la empresa.
15.2.4. Debe de difundir conocimientos sobre las posibles soluciones a los elementos
tecnológicos entre los miembros de la organización.
15.2.5. Debe tener conocimiento sobre los tipos de metodología que va a usar para dar
soluciones a los elementos tecnológicos de la empresa.
15.3. Análisis y detección de amenazas de seguridad y desarrollo de técnicas de
prevención.
15.3.1. Llevar a cabo el análisis de posibles riesgos de seguridad.
15.3.2. Identificación de vulnerabilidades que existan en la seguridad informática.
15.3.3. Verificar si las amenazas antes ocurridas ya han sido subsanadas de acuerdo al
plan de seguridad establecido.
15.3.4. Desarrollo de un plan de respuestas ante a las amenazas de seguridad informática.
DEPARTAMENTO DE BASE DE DATOS
Artículo 16º. El departamento de Base de Datos tiene como función Analizar y proveer
información que permita tomar decisiones sobre la gestión de nuestros clientes y detectar
oportunidades de crecimiento y retención de los mismos para incrementar ventas.
Artículo 17º. El departamento de Base de Datos tiene las siguientes funciones,
atribuciones y responsabilidades:
17.1. Analizar y proveer información de la base datos
17.1.1. Tener la vestimenta adecuada de acuerdo a las reglas de vestimenta de la
institución.
17.1.2. Contar el equipo necesario para desarrollar su función.
17.1.3. Dar restricciones de acceso de acuerdo al rango de los usuarios.
17.1.4. Proveer la información necesaria a las áreas que lo solicitan teniendo en cuenta
las restricciones.
17.2. Proponer mejoras que permitan agilizar el procesamiento de datos y en la
presentación de resultados.
17.2.1. Tener la vestimenta adecuada de acuerdo a las reglas de vestimenta de la
institución
17.2.2. Contar el equipo necesario para desarrollar su función
17.2.3. Analizar el funcionamiento en general de la base de datos
17.2.4. Revisar los tiempos que demora para realizar cada operación en las distintas áreas
de la empresa
17.2.5. Elaborar un plan con la documentación necesaria de mejoramiento de la base de
datos si en caso tenga algún defecto o proponga alguna mejora.
17.2.6. Presentar la documentación necesaria
17.3. Velar por la integridad de la base de datos, limpieza y mejoramiento de data.
17.3.1. Tener la vestimenta adecuada de acuerdo a las reglas de vestimenta de la
institución.
17.3.2. Contar el equipo necesario para desarrollar su función
17.3.3. Elaborar un plan de seguridad para proteger los datos y así que la base de datos
este invulnerable a distintos problemas.
17.3.4. Elaborar un plan con políticas de backup para la recuperación de información en
caso de perdida
17.3.5. Instalar los Programas necesarios con licencia para la seguridad y limpieza.
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
Artículo 18º.Departamento encargado de garantizar la operatividad de los equipos
existentes en el Data Center de Correo Electrónico y del software base, que permitan
brindar un eficiente apoyo a los usuarios de la corporación
Artículo 19º. El departamento de Mantenimiento tiene las siguientes funciones,
atribuciones y responsabilidades:
19.1 Supervisión de las instalaciones eléctricas y de climatización del Data Center.
19.1.1 El profesional encargado a realizar el mantenimiento deberá presentarse a su
trabajo vestido correctamente de acuerdo al reglamento de vestimenta de la empresa.
19.1.2 Constatar que las instalaciones eléctricas y de climatización del Data Center se
hayan implementado de acuerdo a las Normas Eléctricas a las cuales están sujetas.
19.1.3 Deberá supervisar que los suministros eléctricos y de climatización existentes en
el Data Center sean de alta calidad.
19.1.4 Constatar que el sistema de iluminación debe ser mediante pantallas para evitar
reflejos en los equipos y verificar que los equipos de aire acondicionado deben estar en
zonas donde tanto el ruido como la vibración se encuentren amortiguados con soportes
de caucho y otros materiales específicos para absorción de ruidos.
19.1.5 Verificar que la iluminación no debe alimentarse de la misma fuente que la de los
equipos de la sala; deben de ser dos líneas separadas y que la instalación de los equipos
de climatización no debe afectar en ninguna manera el funcionamiento de los equipos.
19.1.6 Verificar si el Data Center cuenta con un poso tierra.
19.1.7 Realizar un manual de todas las fallas encontradas en la instalación eléctrica y de
refrigeración del Data Center.
19.2 Realizar y revisar los planes de contingencia y análisis de riesgos.
19.2.1 Determinar la metodología para la gestión de riesgos de los procedimientos.
19.2.2 Coordinar con todos los órganos de línea para llevar a cabo los planes de
contingencia.
19.2.3 Definir los parámetros y riesgos que vamos a utilizar para hacer el análisis del
riesgo.
19.2.4 Realizaremos la evaluación de riesgos, en la que obtendremos la valoración
numérica de cada uno de ellos
19.2.5 Realizar el plan de contingencia y análisis de riesgos, bajo los requisitos de la
norma ISO 31000.
19.2.6 Hacer un seguimiento y comprobar que se está llevando a cabo de la manera
correcta el plan de contingencias.
19.3 Ayuda al mantenimiento de las certificaciones y obtención de nuevas
certificaciones de calidad.
19.3.1 Realizar un diagnóstico para conocer cuál es el grado de cumplimiento que tiene
la organización con los requisitos de la norma ISO 9001 o Tier.
19.3.2 Documentar los procesos requeridos por la norma ISO 9001 o Tier.
19.3.3 Debemos de realizar auditorías internas con ayuda de los propios trabajadores para
así poder mejorar nuestras operaciones.

DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL CLIENTE

Artículo 20º. El departamento de Soporte al Cliente, Interactúa, Atienden las consultas
telefónicas, Mantiene un ambiente seguro para ofrecer un excelente servicio a los clientes
que se le brinda el servicio de Data Center de Correo Electrónico, evaluando y
respondiendo con rapidez a todas sus denuncias.
Artículo 21º. El departamento de Soporte al Cliente tiene las siguientes funciones,
atribuciones y responsabilidades:
21.1. Mantener un ambiente donde los clientes se sientan seguros a la hora de
interactuar.
21.1.1. Conocer todos los procesos de la empresa y los servicios que ofrece.
21.1.2. Verificar que su departamento cuente con internet las 24 horas del día.
21.1.3. En primer lugar, debemos de saludar cordialmente al cliente con el que
interactuamos.
21.1.4. Debe de utilizar un lenguaje optimo a la hora de interactuar con los clientes.
21.1.5. En el caso de que no pueda dar respuesta a la demanda o necesidad del cliente que
llama, derive a la persona correspondiente, aquella que, en efecto, podrá serle de ayuda.
21.1.6. Comunique a la persona que llama que lo va a dejar en espera para poder derivarlo
y así evitar cualquier disgusto.
21.1.7. Al momento de finalizar la atención al cliente se debe de realizar una encuesta de
satisfacción.
21.2. Atienden las consultas telefónicas de los clientes.
21.2.1. Debe de interactuar amablemente con los clientes de acuerdo al manual de
atención al cliente.
21.2.2. Tener a la mano toda la información necesaria requerida.
21.2.3. Transmitir una imagen ligada en valores.
21.2.4. Trabajar en equipo con los demás departamentos.
21.2.5. Utilizar palabras y expresiones que creen imágenes positivas en nuestro
interlocutor.
21.2.6. Tratar de hacer que la espera en línea sea mínima.
21.2.7. Terminar la comunicación con amabilidad.