Administración de La Producción Como Ventaja Competitiva

ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN COMO VENTAJA COMPETITIVA
Eduardo Jorge Arnoletto
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Unidad didáctica nº 8: LA FUNCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA

PRODUCCIÓN.
• Funciones de la Administración de la Producción.
La misión de una Administración de la Producción se refiere al planeamiento,

diseño, implementación, ejecución y control de los sistemas de producción y
control de una empresa.
Las actividades relacionadas con el sistema de producción se refieren a diseño

del producto, diseño del proceso, selección del equipamiento, selección y
capacitación del personal, selección de los materiales, selección de los
proveedores, localización de plantas, distribución interna de plantas,
programación del plan e implementación del sistema.
Las actividades relacionadas con el sistema de control se refieren al control de

calidad, control del programa de producción, control de inventarios, control de
la productividad, definición de las políticas de control, diseño del sistema de
control, implementación del sistema y su evaluación.
A medida que la empresa aumenta en tamaño y complejidad, buscando mayor

eficiencia, es normal que la Administración de la Producción produzca una
delegación de funciones. Este suele ser el origen de algunos departamentos de
la organización, tales como Investigación y Desarrollo (o Ingeniería del
Producto), Ingeniería de los Procesos ( o Métodos), Control de Calidad,
Compras, Logística.
De todos modos, con mayor o menor diversificación funcional, los objetivos

estratégicos fundamentales son siempre los mismos:
• La reducción de los costos por medio de una mayor eficiencia y productividad.
• El cumplimiento en tiempo y forma de los plazos, las entregas, etc.

• La mejora de la calidad (o lo que es lo mismo, la disminución de los costos de
no calidad).
• El aumento de la flexibilidad en suministros, procesos, productos,

equipamientos, mano de obra.
• La mejora en el servicio a los clientes, por medio de la vigencia efectiva de los

atributos de una buena calidad de servicio: confianza, sensibilidad, habilidad,
accesibilidad, cortesía, comunicación, credibilidad, seguridad, todo basado en
un amplio conocimiento del cliente.
De todo lo que venimos diciendo puede inferirse que la Administración de la

Producción trabaja y articula varios niveles de resolución de las situaciones y
sus correspondientes horizontes temporales. El nivel estratégico se refiere a los
objetivos permanentes, las tendencias consolidadas, que no pueden
modificarse sin cambios organizacionales o de infraestructura importantes, que
suelen implicar inversiones significativas, y trabaja en un nivel temporal de
largo plazo, generalmente de dos a cinco años. El nivel táctico se inscribe
dentro de una estrategia, se refiere a la adecuación de los objetivos a las
cambiantes circunstancias del mercado, en adaptaciones que pueden lograrse
sin cambios de fondo, con inversiones medianas o menores, o en base al
manejo de los costos fijos y variables, y trabaja en un nivel temporal de
mediano plazo, generalmente el semestre, el año calendario o hasta dos años.
El nivel operativo se refiere al manejo de las tareas en el muy corto plazo, en el
día a día de la organización, y se inscribe dentro de una táctica, así como ésta
queda encuadrada en una estrategia. El nivel operativo es esencialmente un
nivel de ejecución fáctica pero también entraña cierta dosis de planeamiento y
previsión, de un día para otro, o semanal o quincenal, por ejemplo. Los niveles
temporales mencionados se refieren a situaciones económico políticas
relativamente estables. En otros tipos de situaciones (de inflación, por ejemplo,
o de crisis políticas ) cambia mucho la idea de lo que es largo, mediano y corto
plazo.
Para dar una idea actualizada, puesta al día, sobre las funciones de la
Administración de la Producción, presentamos aquí una breve síntesis de los
principales problemas que hoy afrontan los ejecutivos de las empresas en esta
materia, según los planteos de Chase, Aquilano y Jacobs:
• Como acortar el tiempo que requiere la producción de bienes nuevos: Esto

exige coordinación y trabajo interdisciplinario entre diseñadores, ingenieros de
proceso y fabricantes.
• Como desarrollar sistemas de producción flexibles, que permitan la

“personalización masiva” de productos y servicios, para ampliar la línea de
productos con variedad de alternativas según los segmentos del mercado.
• Como administrar redes de producción globales: Esto implica asegurar la

calidad y homogeneizar sus normas; administrar la Logística de envíos y
recepciones; y desarrollar un sistema de información en tiempo real que
controle esos complejos procesos.
• Como desarrollar e integrar nuevas tecnologías de procesos en los sistemas
de producción existentes: Esto implica no solo conocer la tecnología disponible
sino seleccionar la mas adecuada al caso y adaptarla a las instalaciones
existentes.
• Como obtener rápidamente un alto nivel de calidad, y como conservarlo en los

cambios y reestructuraciones: La TQM esta hoy totalmente aceptada, pero
nadie puede darse el lujo de un “gradualismo” que demore la obtención de
niveles de calidad al menos comparables con los de la competencia, ni perder
calidad en los permanentes cambios originados en el acortamiento de la vida
de los productos y las innovaciones tecnológicas.
• Como administrar una fuerza laboral compleja, con culturas, lenguas y

religiones diversas.
• Como adaptarse a las restricciones ambientales, las normas éticas y las

restricciones gubernamentales: Estos temas afectan a toda la empresa y tienen
un peso creciente en la medida en que aumente la conciencia ecológica de las
poblaciones y el rigor de las normas estatales, pero la Administración de la
Producción es el punto focal de esta problemática, porque es la que maneja los
materiales que pueden producir contaminación y otros accidentes ambientales.
Es habitual hoy que las empresas incluyan “estrategias verdes” en su
planeación corporativa, en particular desde la elaboración de la norma ISO
14000 – sobre gestión medio ambiental – que ofrece las orientaciones y
criterios a tener en cuenta respecto a este tema.
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Teléfonos Móviles
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junio
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15 al 29 de
julio
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Turismo y Desarrollo
06 al 20 de
octubre
Políticas públicas ante la crisis de las commodities
10 al 25 de
noviembre
Migración y Desarrollo
12 al 30 de
diciembre
Economía y Cambio Climático
Este sitio web está mantenido por el grupo de investigación eumednet

con el apoyo de Servicios Académicos Internacionales S.C.
FUNCION PRODUCTIVA
La productividad es la relación entre la producción obtenida y los recursos
utilizados para obtenerla.
Esta definición puede aplicarse a una empresa o a una industria. Aunque la
productividad no es más que la relación aritmética entre la cantidad producida y la
cuantía de alquiler de los recursos empleados en la producción, forma solo parte del
medio ambiente total de la función productiva.
El objetivo del sistema productivo tiene una función tridimensional:
física
función económica
social
Función física: La característica de la función física de producción es la generación
de cosas (bienes) y de servicios.
Función económica: La función económica de producción plantea al administrador
de empresas preguntas tales como; ¿ puede el producto ser fabricado o vendido de
manera cooperativa? ¿Disminuirá nuestro costo? ¿en cuanto podría estimarse la
rentabilidad del producto? Estas preguntas y muchas otras están en función de
generar utilidades a la empresa, la cual tiene que escoger entre las diversas
alternativas ofrecidas por el mercado para planificar sus operaciones y controlarlas
convenientemente.
Función social: La tecnología es indiscutiblemente, una fuerza importante que
promueve, al igual que otras, la función social de la producción. Los efectos
sociales de la producción no consisten solamente en los productos que una
empresa lanza al mercado, sino también en las repercusiones sobre el nivel de la
superación técnica de la población y de las modificaciones importantes en la
estructura social que se deriven de la urbanización.
SISTEMAS DE PRODUCCIÓN
Un sistema es un conjunto de objetos y/o seres vivientes relacionados de antemano,
para procesar algo y convertirlo en el producto final.
Clasificación.
La primera clasificación de sistemas consisten en abiertos y cerrados.
Otras clasificaciones pueden ser las siguientes:
Los físicos y los abstractos: Los físicos son aquellos sistemas que existen
físicamente, los abstractos son los que existen en forma conceptual, en la mente de
alguien, por ejemplo, un proyecto en la mente de un investigador.
Los naturales y los elaborados: Los naturales son aquellos creados por la
naturaleza y los elaborados, por el hombre. El clima es un ejemplo de sistema
natural mientras que una maquina lo es de uno elaborado
Los sistemas de hombres y maquinas: Estos son los más importantes porque son
aquellos integrados por hombres y maquinas cuya combinación tiene por objeto
transformar algo, producir algún producto o servicio para satisfacer una necesidad.
La función de cada humano como de cada maquina está claramente determinada
Los sistemas y subsistemas: En realidad un subsistema es un sistema en sí. Solo
que el concepto de sistema lo referimos al sistema total y los sistemas que lo
componen son los subsistemas.
Sistemas de producción: Desde el punto de vista de producción se pueden clasificar
los sistemas en dos grandes clases: en procesos y en ordenes. En el primero, por
medio de un proceso común se elaboran todos los productos y en el segundo, cada
lote de productos diferentes sigue un proceso especial.
Tipos de sistemas de producción.
Sistemas modelo.
Sistema de producción continua: En este sistema las instalaciones se adaptan a
ciertos itinerarios y flujos de adaptación que siguen una escala no afectada por
interrupciones. En este tipo de sistema, todas las operaciones se organizan para
lograr una situación ideal, en la que las operaciones se combinan con el transporte
de tal manera que los materiales son procesados mientras se mueven.
Se utiliza este sistema cuando la economía de la fabrica favorece a la producción
continua. Es decir, cuando la demanda de un producto determinado es elevada, la
empresa se ve obligada a trabajar continuamente.
Sistema de producción intermitente: L producción intermitente se caracteriza por el
sistema productivo en lotes de fabricación. En estos casos se trabaja con un lote
determinado de productos que se limita a un nivel de producción, seguido por otro
lote de un producto diferente. Este proceso sirve para fabricar un producto así como
también, para manufacturar otros productos.
Sistema de producción modular: Esta producción se puede definir como el intento
de fabricar estructuras permanentes de conjunto, a costa de hacer menos
permanentes las subestructuras. En concreto el concepto de modularidad consiste
en diseñar, desarrollar y producir aquellas partes que pueden ser consideradas en
un numero máximo de formas.
Sistema de producción por proyecto: Este sistema corre, por decirlo así, a través de
una serie de fases. Generalmente, una fase a seguir dentro de un proyecto, no se
lleva a cabo hasta que la fase anterior a esta queda resuelta. Particularmente cuando
un proyecto es largo, gran parte del personal que trabaja en su desarrollo, lo hace
asesorando determinada fase así como la otra parte, permanece supervisando todas
las fases que cubre el proyecto.
Sistemas primarios de producción.
Sistema agrícola: Para desarrollar un producto agrícola se necesita una temperatura
y precipitación pluvial adecuadas, una cierta cantidad de tierra cultivable, semillas,
fertilizantes, insecticidas, tractores, el trabajo Humano entre los factores más
importantes.
Sistema de extracción: Estos sistemas pueden operar como sistemas continuos o
sistemas intermitentes dependiendo de la demanda del mercado. Con este tipo de
sistema nos referimos a la industria minera.
Sistemas secundarios de producción.
Sistema de transformación: Los cambios tecnológicos han hecho que la estructura
industrial contemporánea este integrada de tal modo que las materias primas y aun
los materiales usados un proceso de muchas industrias, son productos acabados
por otras. Estos sistemas funcionan como continuos o intermitentes dependiendo
de las necesidades y demanda del mercado. La característica de las industrias
modernas de transformación es una gran división del trabajo aplicado
particularmente a las industrias de producción en masa.
Sistemas de artesanías: Esta puede considerarse como una actividad que nace
paralelamente con el hombre, misma que ha evolucionado para dejar paso a la
pequeña, mediana y grande industria.
Sistema terciario
Producción de servicios: cuando se refiere a una producción de este tipo se puede
decir que tiene una relación muy directa con la mercadotecnia. En este sistema el
producto terminado viene a ser un servicio, ejemplo; como preparar un café.
LOCALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PLANTAS.
El impacto económico que la localización de la planta puede tener sobre un proyecto
es definitivo y de un alto significado.
Es definitivo, porque una vez seleccionado el lugar más adecuado y ejecutado el
proyecto, aquel no tiene flexibilidad en cuanto a corrección simplemente se hizo una
elección adecuada o inadecuada.
Elementos para la localización de una planta.
Antes de proceder a evaluar y analizar posibles sitios para instalar un proyecto, es
necesario contar con informes técnicos, económicos, y comerciales del mismo, que
aportan elementos de evaluación en la consideración de zonas de interés.
Situación geográfica de mercados y materias primas: La situación geográfica en
este caso se refiere al balance de los elementos contribuyentes a la operación
involucrada, fundamentalmente representada por el balance de localización de
materias primas, localización de mercados, medios y costos de transporte y la
logística resultante de estas consideraciones.
Factores económicos: otros factores cuyo impacto se refleja en la economía del
proyecto, pero que generalmente no suelen ser tan determinantes, son el costo de la
mano de obra, que se reflejara en el capital invertido y en los costos de producción.
Algunos factores que pueden influir importantemente son la disponibilidad y calidad
del agua, combustible, energía eléctrica etc.
Otros factores: Incluyen aspectos de descentralización industrial, control ambiental
y promoción de exportaciones.
Descentralización industrial: Se refiere a la sobreconcentración industrial y por ende
de población en esta zona. Este es un problema tangible y real que existe
actualmente.
Contaminación Ambiental: Tiene un significado muy especial ahora que
mundialmente se ha tomado conciencia del problema que representa la
contaminación del ambiente.
Promoción de exportaciones: El colocar una operación en un sitio que ofrezca
facilidades adecuadas para la exportación, resultara necesariamente en la mayor
factibilidad de estar en una posición competitiva para llevar a cabo la exportación de
productos terminados o semielaborados.
MATERIALES DE LA PRODUCCIÓN.
El objetivo que persigue la gerencia de materiales es disponer de los materiales
apropiados, en la cantidad conveniente, en el lugar apropiado y en el momento
requerido.
El sistema de materiales es un concepto de organización que relaciona las
funciones involucradas con materiales, compras. La gerencia de materiales esta a
cargo de todas aquellas actividades que facilitan el flujo ininterrumpido de
materiales, herramientas piezas y servicios requeridos por el sistema de producción.
Sistema de compras.
El sistema de compras es el responsable de hacer todas las compras requeridas en
el momento debido, en la cantidad y calidad requeridas y al precio debido. Esta
definición implica saber que es lo que se compra y porque se compra, además se
analiza cualquier aspecto de una compra ya que puede afectar alguna operación
provechosa para la empresa.
El gerente de compras tiene que ser uno de los gerentes más preparados de su
compañía. Amenos que entienda suficientemente y con bastante detalle sobre
diseño, ingeniería, producción mercadotecnia y sobre las demás funciones
relacionadas, le será absolutamente imposible llevar a cabo su labor.
Los principales objetivos de compras son:
-Pagar precios razonablemente bajos por los mejores productos obtenibles,
negociando y ejecutando todos los compromisos de la compañía.
-Mantener los inventarios lo más bajo posible, sin perjudicar la producción.
-Encontrar fuentes de suministro satisfactorias y mantener buena relación con las
mismas.
-Asegurar la buena actuación del proveedor, en lo que se refiere a la rápida entrega
de los materiales y a una calidad aceptable.
-Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requiriéndose.
-Introducir buenos procedimientos, además de controles adecuados y una buena
política de compras.
-Implantar programas como análisis de valores y análisis de costo y decidir si deben
comprarse o hacerse los materiales para reducir el costo de las compras.
-Conseguir empleados de alto calibre y permitir que cada uno desarrolle al máximo
su capacidad.
-Mantener un departamento, lo más económico posible sin desmadejar la actuación.
-Mantener informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que van saliendo,
que puedan afectar la utilidad o el buen funcionamiento de la compañía.
La función del sistema de compras es proveer de lo necesario a las operaciones de
la empresa.
CONTROL DE LA PRODUCCIÓN.
La planeación de producción es el conjunto de planes sistemáticos y acciones
encaminadas a dirigir la producción, considerando los factores, cuanto, cuando,
donde y a que costo. La plantación de la producción es la labor que establece
limites o niveles para las operaciones de fabricación en el futuro.
Sistema de planeación.
Para establecer la planeación de la producción en una empresa, es necesario un
sistema que debe aprovechar los insumos de entrada y procesarlos en forma
adecuada, para optimizar el producto resultante. El sistema de plantación es una
actividad integrativa que intenta elevar al máximo la eficiencia de una empresa.
Los datos necesarios para planear la producción son:
Demanda:
¿Cuánto vamos a vender? ¿Cuando lo vamos a vender?
Almacén:
¿Cuánto debemos tener en inventario?
Producto:
Partes que lo componen.
Proceso de fabricación de cada parte y subensamble del ensamble.
Secuencia de operaciones.
Tiempo-tipo de producción.
Materiales necesarios.
Equipo y herramientas necesarias.
Taller:
Equipos existentes y sus características.
Distribución de plantas
Carga actual de trabajo.
Costos:
Costos directos: materiales, mano de obra.
Costos indirectos: para fines de estimación todos los costos no aplicables
fácilmente a un producto se dividen por hora- maquina, hora- hombre, pieza-Kg de
producto terminado u otra unidad seleccionada, según el caso.
El plan de producción tiene que proporcionar las cantidades de producto necesario
en el momento adecuado y a un costo total mínimo, congruente con las exigencias
de calidad. El plan de producción debe servir de base para establecer la mayoría de
los presupuestos de operaciones.
INVENTARIOS.
Consiste en establecer, poner en efecto y mantener las cantidades más ventajosas
de materias primas, materiales y productos, empleando para tal fin las técnicas, los
procedimientos y los programas más convenientes a las necesidades de la empresa.
En sentido contable, inventario es el conjunto de suministros, materias primas,
materiales de producción, productos en proceso y productos terminados.
Clasificación.
Suministros:
Artículos de costo indirecto que se consumen en las operaciones de la fabrica, tales
como aceites lubricantes, material para limpieza, cajas de empaque etc.
Materias primas:
Se aplica al material que no esta terminado, tal como es recibido por la fabrica para
su incorporación posterior al producto de una empresa.
Productos en proceso:
Son aquellos que están en periodos de transformación, antes de convertirse en el
producto terminado.
Productos terminados.
Son los productos acabados que se almacenan para su entrega a clientes.
Materiales de producción:
Son las piezas o componentes que pueden obtenerse en fuentes externas a la
empresa, o pueden ser producidas en la fabrica y almacenadas para uso futuro.
CONTROL DE CALIDAD.
Definiciones
Es la función administrativa cuyo objetivo es mantener la calidad de los productos
que elabora una empresa, de acuerdo a una línea de normas y estándares
establecidos.
Es la coordinación de esfuerzos en la organización de manufactura para que la
producción se lleve acabo en los niveles más económicos que permiten obtener
completa satisfacción del consumidor.
Son todas las actividades que en una empresa manufacturera tienden a mejorar el
comportamiento de las partes, de acuerdo a ciertas especificaciones, revisando las
ya existentes, hasta alcanzar un nivel de calidad real.
Sistema de calidad.
La fabricación o elaboración de productos con una calidad determinada implica
ejercitar un minucioso control sobre la misma a lo largo del proceso de producción
y de sus funciones asociadas.
Calidad dentro de la organización.
En la mayoría de las empresas manufactureras el control del nivel de calidad es, por
lo común asignado a un departamento especial que informa sobre el particular a la
dirección general. Organizacionalmente es denominado departamento de control de
calidad.
El papel decisivo que el cliente desempeña en el control de calidad lo evidencian
tanto el diseño que busca satisfacer sus exigencias, como la ejecución de una
realimentación tendiente a verificare si ha quedado o no con el producto.
ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
ALUMNO:
MATERIA: Administración II
GRUPO
Administración de la producción
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producción}} ~~~~
Véanse también: Administración logística y Administración de la cadena de suministro.
La Administración de la producción o la administración de operaciones es la

administración de los recursos productivos de la organización. Esta área se encarga de la
planificación, organización, dirección, control y mejora de los sistemas que producen
bienes y servicios. La Administración de las Operaciones es un área de estudio o
subciencia de la Administración.
Índice
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 1Desarrollo histórico
o 1.1El cliente
o 1.2Comercialización
o 1.3Innovación
o 1.4Productividad
o 1.5Ganancia
 2Funciones básicas de la administración de producción
o 2.1Diseño Industrial o Diseño/Desarrollo de Producto (Bien o Servicio)
o 2.2Diseño del Proceso.
o 2.3Capacidad
o 2.4Administración de la cadena de Suministros
o 2.5Contacto con los clientes
o 2.6Inventario
o 2.7Fuerza de trabajo
o 2.8Localización y Diseño de Planta
o 2.9Gestión de Calidad
o 2.10Mantenimiento
o 2.11Sistemas Productivos Particulares
 3Los recursos que maneja son
 4Modelos productivos
 5Enlaces externos
Desarrollo histórico[editar]
Al remontarnos al pasado de la Administración de la Producción u Operaciones podemos
darnos cuenta de que existen muy pocos antecedentes sobre este tema. Algunos
escritores remontan el desarrollo de la administración a lo que ellos llaman “crear un
cliente”, como es el caso de Drucker.
Drucker sostiene que para conocer la naturaleza de la empresa hay que partir de su
propósito, el cual es “crear un cliente”. Los mercados son creación de los empresarios,
cuya acción convierte el requerimiento potencial de los hombres en demanda efectiva.
El cliente[editar]
El cliente es quien determina la naturaleza de la empresa, qué producirá y cómo
prosperará. Lo que el cliente compra no es nunca un producto sino una utilidad, lo que ese
producto o servicio le aporta.
El cliente es el cimiento de toda empresa y la clave de su perduración. Es con el fin de
atender los requerimientos de los clientes que la sociedad confía a la empresa el uso de
recursos creadores de riqueza.
El propósito esencial de toda empresa es crear un cliente; la empresa tiene solamente
cuatro funciones básicas: la comercialización, la innovación, la productividad y la ganancia,
que son las funciones que producen resultados: todo el resto de las actividades son
“costos”.
Comercialización[editar]
Comercialización es un conjunto de actividades relacionadas entre sí para cumplir los
objetivos de determinada empresa. El objetivo principal es hacer llegar los bienes y/o los
servicios desde el productor hasta el consumidor, es una función cuya responsabilidad
incumbe a todos los integrantes de la empresa, no a un departamento o sector
especializado.
Innovación[editar]
Innovación es el proceso que abarca desde la generación de ideas, pasando por la prueba
de viabilidad hasta la comercialización del producto o servicio. Las ideas pueden referirse
a desarrollar o mejorar un nuevo producto, servicio o proceso, mejoras continuas de sus
productos y procesos, reducción de los costos, creación de servicios diferentes que
ofrezcan un nuevo potencial de satisfacción. La innovación puede darse en muchos
campos: tecnológico, económico, social.
Productividad[editar]
Productividad es la relación entre la producción obtenida por un sistema productivo y los
recursos utilizados para obtener dicha producción. Por eso podemos definirla como el
empleo óptimo, con el mínimo posible de problemas, de todos los factores de la
producción, para obtener la mayor cantidad de producto de esos insumos, en las
cantidades planificadas, con la calidad debida, en los plazos acordados.
Ganancia[editar]
Ganancia es la retribución implícita a los factores aportados por los propietarios de la
empresa, donde lo podemos obtener del valor del producto vendido, descontando el costo
de los insumos y la depreciación, pagos a los factores contratados, tales como salarios,
intereses y arriendos. Es la única prueba efectiva del buen desempeño y es también un
premio frente al riesgo de la incertidumbre. Es la fuente del capital necesario para la
inversión y el crecimiento de la actividad y del empleo, y también el origen de los fondos
fiscales que solventan a los servicios públicos y a la actividad estatal en general.
La producción es la transformación de unos insumos en productos, donde interviene la
mano de obra; ésta puede presentarse de distintas maneras, como trabajando en el
proceso de conversión o transformación de forma directa (operario, ingeniero, técnico).
Funciones básicas de la administración de producción[editar]

Diseño Industrial o Diseño/Desarrollo de Producto (Bien o
Servicio)[editar]
Es la concepción, programación, proyección y producción del Producto de la empresa.
Diseño del Proceso.[editar]
Procesos es el diseño del sistema de producción material. Donde se toma una decisión del
tipo de tecnología que se utilizará, la distribución de las instalaciones, analizan el proceso,
equilibrio de las líneas, control de proceso y análisis de transporte.
Capacidad[editar]
Capacidad es la determinación de niveles óptimos de producción de la organización —ni
demasiado ni pocos—; las decisiones específicas abarcan pronósticos, planificación de
instalaciones, planificación acumulada, programación, planificación de capacidad y análisis
de corridas.
Administración de la cadena de Suministros[editar]
Es la determinación de las relaciones con los proveedores, y su integración en el proceso
productivo de la empresa.
Contacto con los clientes[editar]
Son todos los esfuerzos que realizan las empresas para mantener un vínculo con los
clientes que deriven en la generación de pedido, son así mismo susceptibles de
administrarse de forma de se influencie la demanda.
Inventario[editar]
Inventario es la administración de niveles de materias primas, trabajo en proceso y
productos terminados. Las actividades específicas incluyen ordenar, cuándo ordenar,
cuánto ordenar y el manejo de materiales...
Fuerza de trabajo[editar]
Fuerza de trabajo es la administración de empleados especializados, semiespecializados,
oficinistas y administrativos. Las actividades a desempeñar las podemos resumir en
diseñar puestos, medición del trabajo, capacitación a los trabajadores, normas laborales y
técnicas de motivación.
Localización y Diseño de Planta[editar]
Es la toma de decisiones sistemáticas sobre la localización de la planta de proceso, y el
diseño interno de la misma teniendo en cuenta el producto que es responsabilidad de la
empresa.
Gestión de Calidad[editar]
Calidad es la parte encargada de garantizar la calidad de los productos y servicios que
ofrece. Las actividades a desempeñar dentro de estas funciones son controlar la calidad,
muestras, pruebas, certificados de calidad y control de costos.
Mantenimiento[editar]
Las actividades de la producción de operaciones representan la parte más grande del
activo humano y el capital dentro de una empresa; los costos básicos de fabricación se
contraen mediante las operaciones, es por ello que, dentro de una empresa, la
administración de operaciones tiene un gran valor como arma competitiva, como
estrategia; las fortalezas o debilidades de las cinco funciones de la producción pueden
significar el éxito o fracaso de una organización; este sistema está estructurado mediante
un conjunto de actividades y procesos relacionados para cumplir con el objetivo de crear
bienes y servicios de calidad.
Sistemas Productivos Particulares[editar]
Producción Justo a Tiempo: Es aquel sistema que tiene como objetivo organizar la
producción de forma que se aumente la velocidad de respuesta, se disminuyan los
inventarios, se mejore la productividad, y se aumente la calidad de los bienes producidos.
Para lo cual se requieren condiciones del diseño de la planta, el manejo de materiales,
administración del mantenimiento, empoderamiento y entrenamiento para múltiples
funciones de los empleados y empoderamiento de los proveedores involucrándolos en las
decisiones estratégicas de desarrollo de producto.
Los recursos que maneja son[editar]

 Persona: es la Mano de Obra y los conocimientos.
 Partes: son los materiales e insumos.
 Plantas: son los edificios, instalaciones, máquinas.
 Planificación: sistema de planificación de la producción y recursos necesarios, la
información para la toma de decisiones y el control de las operaciones.
 Procesos: las distintas fases del sistema productivo de la empresa u organización.
 Que se emplea en la forma breve y continua de la empresa.
Modelos productivos[editar]
 Taylorismo
 Fordismo
 Producción en cadena
 Posfordismo
 Toyotismo, Sistema de producción Toyota
 Método justo a tiempo
 Sistema Kanban
 Kaizen
 Mejora continua
 Mantenimiento productivo total
Enlaces externos[editar]
 Wikimedia Commons alberga contenido multimedia sobre Administración de la

producción.
 Wikcionario tiene definiciones y otra información sobre producción.
 Gestión y Administración de la Producción y Operaciones
 Administración de Operaciones. Varios autores
 Administración de Empresas. Administración de la Producción
 Adaptado de R. Schroeder, Operations Management (Nueva York: McGraw Hill Book
Co., 1981): 12.
 http://www.simlog.com.ar Programación de la Producción ERP - APS
 http://www.asetemyt.org
 http://www.metodos-y-tiempos.com
 http://www.modapts.es
 http://www.aga-asesores.com
 http://www.lean-sigma.es/tecnicas-de-cronometraje-industrial-y-apreciacion-del-
ritmo.php
 http://www.mtmingenieros.com/landpages/landpage_cronometraje.html
 http://www.aloj.us.es/defdo/
 http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/
Categoría:
 Producción
1. Concepto y estructura del
sistema de comercialización:
dirección del marketing
Desde sus orígenes, al inico del siglo XX, el término marketing se comenzó a aplicar al
inicio del siglo XX con un argumento destinado a formar sobre el estudio de la demanda y
la colocación de los productos en el mercado. En los cincuenta, empieza a configurarse
una doctrina que toma cuerpo alrededor de todas las cuestiones que posteriormente se
analizan, evidenciando la juventud de esta temática.
Los enfoques principales han seguido la siguiente secuencia de paradigmas, a saber,

según Kotler, (1974):
 Enfoque «mercancía». Característico de la etapa inicial, hasta 1930, basado en el

estudio de cómo distribuir los productos.
 Enfoque «institucional». El centro de atención es el estudio de las instituciones
comerciales: productor, consumidor, mayorista, detallista, etc. Enfoque característico
del periodo 1930-1940.
 Enfoque «funcional». Desarrollado en los años cincuenta de la mano del «enfoque de
sistemas» y que profundiza en las funciones o partes del sistema (compra, logística,
almacenamiento, transporte, promoción, fijación del precio, venta, etc.).
 Enfoque «decisional». Propio de los sesenta y en el que tiene gran incidencia el
«programa de investigación decisional» de la economía de la empresa, basado en el
comportamiento administrativo y en la toma de decisiones.
 Enfoque de «intercambio». Perspectiva iniciada en los setenta y que considera que es
la relación de intercambio entre los agentes del mercado lo que representa el objeto de
estudio.
Recientemente, este último enfoque se ve ampliado debido a la generalización de
transacciones en el plano social, sin ánimo de lucro, dando lugar al denominado
«marketing social», e incluso, cabe hablar de un «megamarketing» (Kotler, 1974) cuando
su aplicación sea un ámbito sistémico amplio.
El enfoque del marketing ha seguido las argumentaciones de Levitt (1975) y Kotler (1974)
definiéndose como «el conjunto de actividades humanas dirigidas a facilitar y realizar
intercambios» o bien «la actividad humana dirigida a satisfacer necesidades y deseos a
través del proceso de intercambio».
En la figura 1 se expone este planteamiento de intercambio que lleva a la consecución de

un retorno (principalmente económico) a través de una transacción que se detone en un
marco estructural que alberga la labor comercial. Así, se configura el esquema del sistema
de comercialización, definido como «sistema total de actividades empresariales
encaminado a planificar, fijar precios, promover y distribuir productos y servicios que
satisfacen necesidades de los consumidores actuales o potenciales. Sistema que pretende
como objetivos fundamentales incrementar la cuota de mercado, la rentabilidad y el
crecimiento de la cifra de ventas».
Figura 1. Estructura del sistema de comercialización de la empresa
En definitiva, la estructura de este sistema viene generalmente interpretada por los

siguientes componentes:
 Información sobre las necesidades del mercado. Estudio del mercado y de su

demanda.
 Adquisición y almacenamiento de productos. Relación de intercambio con el sistema
de producción.
 Promoción comercial y publicidad. Función de creación y de mantenimiento de la
demanda.
 Distribución. Conjunto de tareas de mantenimiento, transporte y entrega física de los
productos a los mayoristas o a los detallistas. Anteriormente fue definida como
logística externa.
 Fijación de precios. Política de precios y de descuentos según los intermediarios y
agentes intervinientes en el proceso de comercialización.
 Ventas. Función tradicional o básica en la que se soporta toda la «fuerza» del sistema.
Por ello, los agentes y técnicas de la misma son conocidos por la «fuerza de ventas».
 Servicios posventa. Conjunto de acciones de ayuda, de asistencia y de información al
cliente para fidelizar su relación futura.
En el último de los pasos de esta secuencia se encuentra la gestión del cobro, teniendo en
cuenta la tipología de transmisión, plazos, etc., lo que se enlaza con el sistema de
financiación de la empresa.
En todo caso, el manejo de la función comercial o labor directiva de marketing se basa en
tres ámbitos principales, a saber:
 Análisis del entorno del sistema de comercialización. Estructura y comportamiento del

mercado, competidores, administradores, canales de distribución, agentes públicos y
sociales y factores del entorno genérico. Variables externas que influyen en la
demanda global.
 Formulación de decisiones y estrategias comerciales. Estrategias de marketing-mix o
que combinan las variables comerciales conocidas: producto, precio, distribución y
promoción. Variables internas que permitirán cumplir los objetivos pretendidos.
 Planificación, organización y control de la actividad comercial: conjunto de funciones,
técnicas, procedimientos y acciones conocidas del sistema de dirección.
El esquema de actuación alrededor del marketing es fundamental en el control y
seguimiento de las relaciones existentes entre las variables externas no controlables
(mercado, competencia,…) y las internas asociadas al planteamiento ya citado como «el
marketing-mix» con el propósito de concretar los objetivos de rentabilidad, cuota de
mercado, aumento de las ventas, etc.
Funciones básicas de la empresa

Lo que hace una empresa con el fin de lograr sus objetivos:
Mercadotecnia y Ventas, Operaciones (Producción), Finanzas (incluyendo las Finanzas

corporativas), Contabilidad, Recursos humanos,Legal (Jurídica), Servicios Post-Venta,
Gestión Tecnológica, Investigación y desarrollo, Infraestructura, Planeación, Seguridad, y
Gerencia.
La efectividad de la administración depende la coordinación balanceada entre las etapas

del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales
áreas.
Índice
[ocultar]
 1Producciones
 2Mercadotecnia y ventas
 3Finanzas
 4Contabilidad
 5Capital Humano
 6Legal (Jurídica)
 7Servicios Post-Venta
 8Gestión Tecnológica
 9Investigación y Desarrollo
 10Infraestructura
 11Planeación (Planificación)
 12Seguridad
 13Gerencia (Management)
 14Referencias
 15Enlaces externos
Producciones[editar]
Formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración del producto al
suministrar y coordinar los trabajadores, el equipo, las instalaciones, los materiales y las
herramientas requeridas.
Las operaciones son el proceso de transformar insumos en productos y servicios útiles y

por consiguiente, agregarle valor a una entidad; esto constituye virtualmente la función
primaria de cualquier organización.
Funciones
1. Ingeniería de producto (cf. Ingeniería de Producción)

2. Ingeniería de planta
3. Ingeniería industrial
4. Fabricación (Manufactura)
5. Libro diario
6. Ingreso de datos
7. Consulta por pantalla
8. Plan de cuenta
9. Planeación y control de la producción
10. Logística
11. Control de acceso
Mercadotecnia y ventas[editar]
Reúne los factores y hechos que influyen en el mercado para crear lo que el consumidor
quiere, desea y necesita, distribuyéndolo de tal forma que esté a su disposición en el
momento oportuno, en la forma y cantidad correctas, en el lugar preciso y al precio
adecuado.
Funciones
1. Gestión de la Mercadotecnia (e.g. campañas de marketing; cf. Marketing)

2. Investigación de mercados
3. Planeación y desarrollo de producto
4. Diseño de la Plaza o punto de venta
5. Precio
6. Promoción de ventas
7. Distribución (cf. Canal de distribución) y Logística (Logística Externa)
8. Ventas
9. Comunicación (Publicidad)
Finanzas[editar]
Obtención de fondos y del suministro del capital necesario que se utiliza en el
funcionamiento de la empresa (se incluye las Finanzas corporativas).
Funciones
1. Financiamiento
2. Planificación financiera (cf. Planeación)
3. Relaciones financieras
4. Tesorería
5. Obtención de recursos
6. Inversiones (cf. Inversión)
7. Gestión de las relaciones con inversionistas
Contabilidad[editar]
Las funciones contables controlan la parte que tiene que ver con los inventarios, costos,
registros, balances, estados financieros y las estadísticas empresariales (cf. Contabilidad).
Funciones
1. Inventarios (e.g. Valuación de inventarios)

2. Costos (cf. Coste y Contabilidad de costos)
3. Registros
4. Balances
5. Elaboración de los Estados financieros
6. Estadísticas empresariales (cf. Estadística)
Capital Humano[editar]
Conseguir y conservar un grupo humano de trabajo, cuyas características vayan de
acuerdo con los objetivos de la empresa (cf. Capital Humano).
Funciones
1. Contratación y empleo (Reclutamiento y selección)

2. Capacitación y desarrollo del personal
3. Sueldos y salarios acordes (cf. Sueldo)
4. Motivación del personal
5. Relaciones laborales
6. Servicios y Prestaciones
7. Higiene y seguridad (cf. Salud laboral, Equipo de protección individual)
8. Planeación de Capital Humano
9. Instalaciones acorde a los objetivos de dicha empresa
Legal (Jurídica)[editar]
Esta función básica tiene como propósito principal proveer soporte legal (o jurídico) a
la empresa como entidad y a sus operaciones.
Funciones
1. Producir la normatividad interna de la empresa (cf. Norma jurídica)

2. Representar legalmente a la empresa en juzgados y tribunales
3. Controlar las normativas generales, junto con la dirección administrativa, para el
buen funcionamiento de la empresa
4. Resolver los problemas internos y aplicar sanciones administrativas
correspondientes por faltas al interior de la empresa (cf.Sanción administrativa)
5. Proveer soporte a las áreas de la empresa que realicen contratos con proveedores,
clientes y empleados (i.e. negociación, elaboración y revisión de contratos, y
solución de disputas)
6. Proveer soporte a las áreas de la empresa que realicen trámites gubernamentales
de naturaleza fiscal, de medio ambiente y decomercio internacional (cf. Derecho
aduanero).
Servicios Post-Venta[editar]
Son los servicios de post-venta que agrupan las actividades destinadas a mantener y / o
realzar el valor del producto o servicio.
Funciones
1. Instalación y Preparación
2. Garantías
3. Suministro de Refacciones (recambios o repuestos)
4. Mantenimiento y Reajustes (soporte y reparaciones)
5. Devoluciones
6. Atención al cliente (resolución de quejas, atención a comentarios y sugerencias,
apoyo a Mercadotecnia y Ventas)
Gestión Tecnológica[editar]
Son los procesos relacionados con la gestión de la tecnología utilizada por
la empresa (e.g. Tecnologías de la información y la comunicación, Sistema informático).
Investigación y Desarrollo[editar]
Investigación y desarrollo comprende los procesos de investigación y desarrollo de:
1. Tecnología (e.g. obtención y mejora de la tecnología),
2. Procesos (operaciones), y
3. Modelos de negocio (cf. Modelo de negocio).
4. Desarrollo de Mercados.
5. Desarrollo de Proveedores.
Infraestructura[editar]
Son los procesos relacionados con la gestión y desarrollo de la infraestructura de
la empresa:
1. Transportación,
2. Bienes raíces,
3. Plantas (cf. Fábrica), y
4. Equipos.
5. Herramientas.
Planeación (Planificación)[editar]
Son los procesos relacionados con la planeación del negocio (e.g. planeación estratégica).
Seguridad[editar]
Esta función básica está encargada de la dirección, la administración, la organización, y la
coordinación de todos los servicios y sistemas de seguridad de la empresa. Su objetivo es
velar por el bienestar y / o integridad de las personas que laboran en la organización, el
patrimonio (i.e. los muebles y enseres), y los negocios con que cuenta la misma
(cf. Departamento de seguridad). La seguridad empresarial se puede lograr mediante:
1. Recursos Humanos: Vigilancia mediante uno o más guardias de seguridad1 (i.e.

guardaespaldas, escoltas y vigilantes; cf.Vigilante de seguridad).
2. Recursos Tecnológicos: Alarmas, monitoreo por cámaras (e.g. circuito cerrado de
televisión), detectores de metales, bandas con scanner, sistemas de registro de
entradas y salidas1 (e.g. por software o en papel).
Nota: Este tipo de Seguridad no debe confundirse con la sub-función de "Higiene y

Seguridad", contenida dentro de la función básica de Recursos Humanos. La primera tiene
por objetivo evitar actos criminales o vandalismo, mientras que la segunda tiene por
objetivo evitar accidentes laborales y enfermedades.
Gerencia (Management)[editar]
Las funciones gerenciales son aquellas que regulan y controlan las demás funciones
básicas de la empresa. Físicamente, la gerencia suele ubicarse en las oficinas
corporativas de la empresa (cf. Gerente).
Referencias[editar]
1. ↑ Saltar a:a b Servicios de seguridad empresarial
Enlaces externos[editar]
n el abastecimiento de tu pyme podés descubrir fuentes
de ahorro y ventajas competitivas. ¿Estás cumpliendo
con eficacia estas funciones esenciales?
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7
12
inCompartir
Tal vez no tengas un departamento especializadoEn las empresas grandes

un departamento se ocupa de hacer eficiente el proceso de compras. Imitalo
aun si tu negocio es pequeño. para gestionar tus adquisiciones, pero por
pequeña que sea tu pyme es vital que consideres las siguientes
funciones a la hora de organizar tus compras de insumos, materiales y
otros elementos necesarios para el buen desarrollo de tu negocio.
Aun si sos vos mismo quien se ocupa de cada una de estas tareas, hacelas
de forma profesional para lograr los mejores resultados:
 Función 1. Seleccionar proveedores, buscar alternativas. No siempre es

fácil encontrar a los proveedores que se necesita cuando se los necesita.
Sobre todo si se trata de insumos clave, anticipar requerimientos y crear una
lista de preseleccionados permite que siempre tengas una buena opción a la
mano. Aun si trabajás con proveedores únicos por tipo de compra, asegurate
de tener alternativas evaluadas y probadas que te puedan sacar de un apuro.
 Función 2. Definir procedimientos y proceso de aprovisionamiento.
¿Quién puede comprar qué? ¿Cada cuánto se realizan las compras de los
insumos regulares? ¿Qué documentación respalda las operaciones? ¿Cómo
se manejan los incumplimientos? Asegurar el funcionamiento eficiente de una
empresa requiere de procedimientos claros y previsibles; ponelos por escrito
y compartilos con tu equipo.
 Función 3. Pedir presupuestos y realizar compras específicas. Es habitual
realizar comprar menores a través de la caja chica, pero para adquisiciones
de cierta importancia es recomendable pedir varios presupuestos alternativos
para comparar las opciones. Aun cuando se trate de proveedores
preseleccionados, es normal encontrar diferencias de precio, stock o calidad
en el momento específico en que se va a realizar la compra.
 Función 4. Garantizar el valor de la inversión. Por un lado, los compradores
deben asegurar el flujo constante de materiales con la calidad adecuada, para
que la producción no se detenga. Por el otro, es son responsables de gran
parte de los costos del negocio, por lo que pueden aportar ahorros y
eficiencia, negociando precios y condiciones, gestionando inventarios,
estandarizando compras, evitando desperdicios y revisando la logística de
entregas y almacenamiento, entre otras buenas prácticas.
 Función 5. Gestionar relación con proveedores. Una compra no termina
con la realización del pedido. Es fundamental realizar el seguimiento de
órdenes y entregas, problemas de calidad, devoluciones, faltantes, pagos y
otras situaciones que pueden afectar la concreción de una operación. La
relación con proveedores tampoco necesariamente se limita a la compra en sí;
puede resultar útil para tu negocio trabajar en conjunto para, por ejemplo,
desarrollar insumos a medida, mejores procesos de entrega o sistemas de
stock más eficientes.
TEMAS
FUNCIONES CLAVES COMPRA
I. FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS • 1. Generalidades • 2.
Objetivos • 3. Responsabilidad y delegación • 4. Centralización comparada
con la descentralización • 5. Especialización de funciones • 6. Valores • 7.
Código de ética profesional 1. Generalidades Toda organización, tanto en
el sector publico como en el privado, es dependiente en grado variable de
los materiales y servicios ofrecidos por otras organizaciones. Aun la oficina
más pequeña necesita espacio, calor, luz, energía, comunicación y equipo
de oficina, mobiliario, papelería y diversos artículos para realizar sus
funciones, ninguna empresa es autosuficiente. Por consiguiente, las
compras constituyen una de las funciones básicas de cualquier
organización. La estructura de la función de administración de compras y
materiales para obtener una contribución efectiva a los objetivos es uno
de los desafíos de esa administración. 2. Objetivos El establecimiento
estándar de los objetivos generales de la función de las compras es
obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de
calidad), en la cantidad debida, para su envío en el momento preciso y al
lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que
desempeñe su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto
(tanto antes como después de la venta) y al precio conveniente. Una
declaración más específica de las metas generales de las compras podría
incluir los siguientes nueve puntos: 1.- Proporcionar un flujo in
interrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la
operación de la organización. 2.- Conservar las inversiones y pérdidas
mínimas en el inventario. 3.- Mantenimiento de estándares o controles de
calidad adecuados. La necesidad de mejorar la calidad para competir
efectivamente a nivel mundial, ha causado una renovada atención a los
objetivos de calidad en las compras. 4.- Encontrar o desarrollar
vendedores competentes. 5 .- Estandarizar, en lo que sea posible, los
artículos comparados. Si la compra se puede hacer en la cantidad de un
artículo que pueda hacer el trabajo que dos o tres diferentes artículos
hacían anteriormente, la organización puede ganar ventajas de eficiencia a
través de un precio inicial más bajo resultante de un descuento por la
cantidad, de una menor inversión en el inventario total sin abatir los
niveles de servicio, de una reducción de costos de capacitación de
personal y en los costos de mantenimiento en el uso del equipo, y de una
mayor competencia entre los proveedores. 6.- Compra de los artículos y
servicios requeridos al precio final más bajo. El departamento de compras
debe esforzarse en obtener los artículos y servicios necesarios al menor
precio posible considerando que la calidad, el envío y los requerimientos
de servicio también sean satisfechos. 7.- Mejorar la posición competitiva
de la organización. Una organización puede ser competitiva solamente si
puede controlar los costos a fin de proteger los márgenes de utilidad. 8.-
Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros
departamentos dentro de la organización. 9.- Alcanzar los objetivos de
compras al menor nivel posible de costos de administración. 3.
Responsabilidad y Delegación Una vez que se han diseñado las estrategias,
deben integrarse mediante alguna organización estructural, cualquiera
que sea el diseño seleccionado debe existir delegación dentro de la
organización. La estructura de esta organización está basada en diversos
niveles organizacionales, flujos de información y metas organizacionales,
ejecutadas de acuerdo con planes estratégicos y procedimientos de
delegación; todos son segmentos importantes de la integración de metas
estratégicas y objetivos de la organización. Lo que hace que la actividad de
organizar la función de abastecimiento de materiales sea particularmente
difícil es que no sólo se deben considerar la estrategia corporativa y las
necesidades internas, sino también el mundo externo. Tanto las compras
como las funciones de tráfico tienen contacto diario con el mercado y
deben ser responsables para los desarrollos del mercado. Si los
proveedores ponen un marcado énfasis en la mercadotecnia y el personal
del área es capacitado, agresivo y tiene imaginación en alto grado, las
organizaciones compradoras encontrarán una forma adecuada para
contrarrestar su fuerza externa. En 1980, al aumentar la complejidad de
las organizaciones debido al crecimiento. Los departamentos de compras
tuvieron que asumir responsabilidades mayores y diferentes. El Centro de
Estudios Avanzados de Compras (CAPS), examinó los cambios en las
responsabilidades de compras que se realizan desde 1980. En la siguiente
tabla se presentan las tendencias que tienen lugar en la evolución de la
función de compras. Porcentaje de Organizaciones en las cuales se observa
que Planeación estratégica Recientemente Asignada Papel Aumentado/
Responsabilidad Desarrollo de productos 9% 43% Tráfico, transportación 3
31 Evaluación de nuevos productos 13 23 Compra de equipo de capital 4
26 Viajes del personal 7 37 Planeación de la mercadotecnia 14 16
Proporción de pronósticos o indicadores económicos 1 9 Comercio futuro
de artículos 6 41 Planeación del flujo de efectivo 3 6 De compensación 4
13 Esto implica que las gentes que trabajan en compras deben tener
mayor capacidad y comprensión de la misión total y del funcionamiento
de la organización. 4. Centralización comparada con descentralización Si
una empresa considera las compras sobre una base descentralizada, los
gerentes de departamentos específicos manejarán sus propias compras. La
ventaja de esto es que el usuario conoce, las necesidades de su
departamento posiblemente mejor que ningún otro. Puede ser más
rápido, ya que cuando un departamento necesita algo, simplemente el
gerente toma el teléfono y lo ordena. Las ventajas de las compras
centralizadas son mayores en comparación con las compras
descentralizadas. En las compras centralizadas, se ha establecido que una
persona o un departamento independiente y específico tiene autoridad
para toda (con excepción de compras muy poco usuales) compra. Las
ventajas que se obtienen de las compras centralizadas son: Es más fácil
estandarizar los artículos comprados si las decisiones de su compra se
hacen por medio de un punto de control central. Elimina la duplicación
administrativa. En lugar de que cada departamento suscriba una orden de
compra por focos, el departamento de compras hace una sola orden de
compra para los requerimientos totales de la empresa. Al combinar los
requerimientos de diversos departamentos, el comprador puede ir con el
vendedor y considera un pedido por una cantidad que es lo
suficientemente grande como para atraer en verdad el interés del
vendedor. También puede haber ahorros en los fletes, debido a que el
embarque se puede efectuar en cantidades que abarquen carro completo.
En periodos de escasez de materiales, un departamento no compite con
otro por el abastecimiento disponible ya que esta acción puede hacer que
el precio aumente. administrativamente es más eficiente para los
vendedores, debido a que no necesitan atender a varias personas dentro
de la compañía. En vez de esto, tienen “contacto” con el gerente de
compras. Se obtiene mejor control sobre los compromisos de compras.
Dado que un gran porcentaje de la erogación de efectivo de la empresa se
debe a la compra de materiales, se necesita un punto central de control
para efectuar el seguimiento del monto de los compromisos agregados en
un periodo de tiempo. Facilita la experiencia y especialización en las
decisiones de compra, hay una mejor utilización del tiempo. Un
comprador de tiempo completo, que dedica toda su atención a las
compras, desarrollará, rápidamente, expertos conocimientos en técnicas
de compra, fuentes de suministro, materiales disponibles y nuevos
materiales, procesos de fabricación, mercados y precios. Esta obtención de
experiencia es la razón principal por la cual casi todas las empresas han
optado por la centralización de la función de compras. 5. Especialización
en la Función de Compras Con frecuencia la función total de compras está
organizada sobre la base de una especialización posterior y del desarrollo
de expertos que resultan de la especialización. En un empresa pequeña, en
donde sólo hay una persona en el departamento de compras, no es
posible esta especialización y esa única persona debe ser el comodín para
todos los tratos. Pero en organizaciones de compras mayores, la
separación funcional usual identifica las cuatro actividades especializadas:
Compra y Negociación. Este personal localiza los vendedores potenciales,
analiza sus capacidades como vendedores, selecciona los vendedores y
determina precios, términos y condiciones en los acuerdos que hace con
los vendedores. Esta actividad normalmente está especializada por el tipo
de artículo que será comprado; esto es, materias primas, combustibles,
bienes de capital, etc. Seguimiento y Expedición. Este grupo toma los
acuerdos de compra y controla la forma en que el vendedor cumple su
cometido en cuanto al envío y a los requerimientos de calidad, para evitar
cualquier sorpresa perjudicial. Si se presentan problemas, este grupo
presiona y ayuda al vendedor para resolverlos. Administración. Este grupo
maneja la preparación física y el seguimiento rutinario de los documentos
formales de compra, conserva los datos necesarios requeridos para operar
el departamento y prepara los informes periódicos necesarios para la alta
gerencia y el personal que administra los materiales. Investigación de
Compras. Este grupo trabaja sobre proyectos especiales relacionados con
la recopilación, clasificación y análisis de los datos necesarios para tomar
mejores decisiones de compra. 6. Valores La Asociación Nacional de
Agentes de Compras (National Association of Purchasing Agents) ha
formulado ciertos principios y normas en las compras. 1. Considerar,
primero, los intereses de su compañía en todas las operaciones y practicar
y creer en sus normas establecidas. 2. Ser receptivo a los consejos
competentes de sus colegas y ser guiado por tales consejos sin
perjudicarla dignidad y responsabilidad de su puesto. 3. Comprar sin
prejuicios, buscando obtener el máximo valor final para cada dólar
gastado. 4. Luchar consistentemente por conocer los materiales y
procesos de fabricación, y establecer métodos prácticos para conducirse
en su puesto. 5. Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar y vender,
y denunciar todas las formas y manifestaciones de cohechos comerciales.
6. Otorgar una rápida y cortés recepción, hasta donde las condiciones lo
permitan, a todos los visitantes en misión de negocios honrada. 7. Evitar
prácticas deshonestas. 8. Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de
compras en el desempeño de sus derechos, siempre que se presente la
ocasión. 9. Cooperar con todas las organizaciones y con todos los
individuos dedicados a actividades diseñadas para aumentar y enaltecer
las compras. 7. Aspectos Éticos de las Compras El campo de las
adquisiciones es uno en el cual se encuentran tentaciones para seguir una
conducta no ética. Algunos vendedores prometen una participación a los
agentes de compras si el contrato es concedido a la compañía que
representan. El asunto de si aceptar o no tales obsequios está sujeto a
controversia. Además de los agentes de compras, otros individuos pueden
ser blanco de vendedores no éticos. En ocasiones se ponen en contacto
con los ingenieros para influir sobre el diseño de un producto de manera
que sólo u proveedor pueda cubrir las especificaciones. Al personal de
investigación y desarrollo se le puede influir para que especifiquen ciertas
características en el producto que sólo puede cubrir un solo proveedor.
Con frecuencia los vendedores crean problemas de ética de otro tipo. A
continuación siguen algunas actividades sobre las que en lo general se ha
acordado que son no éticas y/o ilegales. El arreglo de precios. Coludirse los
proveedores al hacer cotizaciones. Sabotaje de los productos de un
competidor que se han dejado como prueba con el comprador. Envío de
muestras de productos de calidad mucho más elevada que la de los
productos que se fabricarán y entregarán. Uso de publicidad engañosa con
relación a productos y precios. La Asociación Nacional de Agentes de
Compras (National Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos
principios y normas en las compras. Considerar, primero, los intereses de
su compañía en todas las operaciones y practicar y creer en sus normas
establecidas. Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser
guiado por tales consejos sin perjudicar la dignidad y responsabilidad de su
puesto. Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final
para cada peso gastado. Luchar consistentemente por conocer los
materiales y procesos de fabricación, y establecer métodos prácticos para
conducirse en su puesto. Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar y
vender, y denunciar todas las formas y manifestaciones de cohechos
comerciales. Otorgar una rápida y cortés recepción, hasta donde las
condiciones lo permitan, a todos los visitantes en misión de negocios
honrada. Respetar sus obligaciones y exigir que se respeten las
obligaciones para con él y para con su firma, de acuerdo con las buenas
práctica comerciales. Evitar prácticas deshonestas. Aconsejar y ayudar a
sus colegas agentes de compras en el desempeño de sus derechos,
siempre que se presente la ocasión. Cooperar con todas las organizaciones
y con todos los individuos dedicados a actividades diseñadas para
aumentar y enaltecer las compras. II. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA
COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS • 1. Relaciones con la organización • 2.
Control de calidad • 3. Requisición: importancia en la claridad de la
información y flujo • 4. Divulgación de actualidades tecnológicas y
aprovechamiento de oportunidades • 5. Planeación y programación de las
compras • 6. Justo a tiempo (just in time) • 7. Informe de surtimiento y
revisión del material entregado • 8. Archivo histórico de operaciones • 9.
Proceso electrónico de datos para la planeación, programación y control
de consumos • 10. Importancia de los almacenes 1. Relaciones con la
organización. La función de compras es un servicio que da apoyo a las
actividades de otras operaciones. A su vez recibe ayuda de otras unidades
operantes. El funcionamiento eficiente requiere de un flujo constante y
confiable de información entre los departamentos involucrados. En la
siguiente figura se describe la relación de la estructura de las compras con
otras partes del sistema de producción. Las líneas punteadas representan
el intercambio de información; las líneas continuas muestran el
movimiento del dinero y los materiales. La información sobre el mercado
proporciona una indicación de la producción esperada. Los pronósticos
confiables son necesarios porque la revisión y el proceso de las
requisiciones, la selección de proveedores, la expedición de la orden de
compra y la entrega de material pedido toman un tiempo considerable.
Los datos anticipados permiten al departamento de compras obtener el
mejor precio. Si se observan las tendencias del precio se pueden hacer por
adelantado los inventarios de los artículos que probablemente aumenten
de precio. La producción es el punto final para la mayor parte del flujo de
materiales y es el punto de partida para la mayoría de los pedidos de
materiales. Existen dos tipos de costumbres que caracterizan a los cuerdos
entre el departamento de compras y de producción. La primera es el
“complejo de ardilla” que conduce a los supervisores y administradores a
acaparar suministros, esta política conduce a evitar riesgos en retrasos. La
segunda es un “complejo de marca x” o sea la preferencia por una marca
determinada que en ocasiones anteriores haya determinado un buen
servicio. El personal de ingeniería también se pueden dejar influir por el
complejo marca x. Sus preferencias se deben a la reputación de un
proveedor y se refuerzan con los servicios que conducen a un diseño
competente del producto y a precios altamente competitivos. Los aspectos
legales requieren atención siempre que se establezcan acuerdos entre la
compañía y el proveedor. Para la mayoría de las compras de rutina existen
formas estándar con una legalidad ya comprobada. Los contratos mayores
y de más duración, en los que se incluyen condiciones especiales,
necesitan una revisión legal completa para asegurarse de que ambas
partes comprendan sus responsabilidades. El personal recibidor reporta la
cantidad y la calidad de las provisiones recibidas. El departamento de
compras emplea esta información para evaluar el servicio de los
proveedores. Cuando se retardan los embarques, el departamento de
compras establece contacto con el proveedor para determinar la situación
real de los pedidos. Se negocian el reembolso olas deducciones de los
embarques dañados en tránsito. El departamento de contabilidad paga las
mercancías recibidas cuando se notifica la aceptación. Es necesaria la
notificación rápida para aprovechar los descuentos por pronto pago. Se
deben reportar las acciones tomadas para apresurar las entregas y para
obtener el reembolso por los embarques dañados debido a que el
departamento de contabilidad maneja también el papeleo interno de los
registros de los inventarios, la revisión de facturas y otros detalles
financieros relacionados con las transacciones de los materiales. 2. Control
de calidad En las últimas décadas se dio un significado muy especial a la
calidad. En tanto, nuevos conceptos tales como MRP(planeación de
requerimientos de material) y JIT (justo a tiempo) han revolucionado la
cantidad, envío y aspectos de inventario de la administración de
materiales, también se requiere de una nueva actitud hacia la calidad.
Cuando no se dispone de seguridad en el almacén y se necesita que los
artículos lleguen justamente antes de su uso, su calidad debe ser
totalmente aceptable. Para comprender el papel de la calidad y su
obtención es necesario determinar cómo se definen las necesidades, qué
es lo que constituye la mejor compra y qué acción tomar por parte de los
compradores para asegurar la calidad correcta en lo abastecido. Calidad
en el sentido más sencillo se debe referir a la capacidad de un vendedor
para proveer artículos y servicios de acuerdo con las especificaciones. La
calidad también se puede referir a que si un articulo se desempeña a su
uso verdadero a las especificaciones del solicitante original, sin considerar
si está de acuerdo con las especificaciones. Así con frecuencia se dice que
un artículo no es bueno o de mala calidad cuando falla en su uso; aun
cuando la requisición original o las especificaciones hayan sido deficientes.
Desde luego lo ideal se logra cuando todos los insumos adquiridos pasan
satisfactoriamente la prueba de uso. La mejor compra La decisión sobre lo
que se debe comprar abarca algo más que equilibrar las diferentes
consideraciones técnicas. La mejor compra considera la necesidad de un
cierto nivel mínimo de adaptabilidad, pero toma en consideración el costo
y la posibilidad de obtenerlo, así como el transporte y la disponibilidad. Si
el costo es demasiado prohibitivo, se debe buscar otro artículo menos
aceptable. O sui cualquiera que sea el costo, incluso si es posible pagarlo,
pero los únicos proveedores disponibles del artículo técnicamente
perfecto carecen de la capacidad adecuada de producción o de la
seguridad financiera u otras de existencia comercial continuada, entonces
se debe buscar otra forma de conseguir algo, aunque sea un producto
sustituto. La mejor compra es una combinación de características que a fin
de cuentas cumpla en tiempo y forma con las especificaciones requeridas
para cumplir con los objetivos. Así pues, desde el punto de vista del
abastecimiento puede ser crucial lo bien que puedan desempeñarse los
vendedores para el éxito de la organización compradora al proporcionarle
artículos o servicios de calidad. La mejoría de la calidad es un reto
continuo tanto para el comprador como pare el vendedor. Además es
necesaria una estrecha cooperación entre las empresas compradoras y las
vendedoras para alcanzar una mejoría significativa en el tiempo. La
perspectiva de la administración, que ya está de moda desde hace tiempo,
era que la curva calidad –costo era similar a la curva de cantidad de orden
de lote económico o en forma de U. Bajo este concepto se consideraba
aceptable vivir con un nivel significativo de defectos, porque se pensaba
que pocos defectos aumentarían el costo. Sin embargo, este enfoque no
es tan válido para el aspecto de las compras hoy en día. Gracias a la teoría
de Deming, Juran y Crosby ahora se ha llegado a la filosofía de la calidad.
Este punto de vista supone que todo defecto es costoso y el prevenir o el
evitar los defectos diminuye los costos. Es bastante interesante que los
compradores se preocupen por pagar más por productos o servicios de
calidad superior, reconociendo los beneficios para la organización
compradora, pero también se tome en cuenta que el vendedor tiene que
incurrir en costos más elevados para lograr una calidad mejor. Si la calidad
se inspecciona en, esto seria una solución a costo más alto. Deming arguye
que el énfasis en calidad debe significar hacer las cosas correctamente
desde el principio más que inspeccionar la calidad. Hacerla bien desde un
principio sería una solución de menor costo. Por consiguiente no carece de
razón que el comprador y el vendedor trabajen juntos para lograr ambos
calidad mejorada a menores costos. La calidad presenta tres retos
verdaderos para el abastecimiento. El primero es aprender cómo aplicar
los principios de calidad para comprar por su propio desempeño. El
segundo, cómo trabajar en cooperación con los vendedores en el
mejoramiento continuo de la calidad. Y el tercero, es cómo tratar con la
racionalización del vendedor y de todo lo que implica. Muchas de las
políticas y de los procedimientos en compras se han diseñado bajo el
principio de que la competencia es el corazón de las relaciones entre
comprador y vendedor. La emergencia de la exigencia de la calidad como
el principal criterio para la compra, desafía el punto de vista competitivo
tradicional. Arguye que es muy difícil encontrar un proveedor, de calidad
elevada, y aun más encontrar un proveedor que mejore continuamente la
calidad, se requiere de la organización compradora y de la vendedora para
lograr un mejoramiento continuo de la calidad. Control de la calidad Los
tres principales factores en la decisión de una compra son: a) la calidad del
producto; b) el servicio que da el producto y; c) el precio que se paga por
el producto. CALIDAD, PRECIO Y COSTO La calidad no se mide por el
precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo
no denota mayor calidad en el producto que esto ya no sirve de guía para
un comprador. En la medida que un producto de alta calidad es requerido
por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta
calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su
elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto
total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que esta
volviéndose hacia la calidad se requiere un esfuerzo muy importante
desde el diseño para lograr la calidad que el cliente esta solicitando. Las
áreas de compras tienen una importancia clave en lograr comprar justo los
materiales que alcancen y añadan valor a los costos de producción para
que se produzca la calidad que el cliente requiere. En la medida que
nosotros buscamos mayor calidad, el costo de producción se incrementa y
de esta manera, el valor agregado al cliente disminuye. Con la intención de
no estar añadiendo costo al producto las áreas de compras tienen una
responsabilidad clave en lograr que todos los componentes que ellos
compren sean justo lo que va a cubrir las necesidades del producto y del
cliente, quien es finalmente el que percibe la calidad y el valor del
producto. Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un
efecto directo en la calidad del producto y dos áreas son importantes para
cuidar lo anterior: la calidad de los materiales y de los componentes; la
calidad del cliente como un todo Lo que un líder de compras necesita para
asegurar la calidad es: 1.El área de compras necesita saber justo lo que se
requiere. 2. La orden de compra o contrato de compra debe estar
desarrollado con la descripción exacta de lo que se necesita. 3. El
proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador. 4 Se
deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales con
el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos. 5. Los
bienes que se entreguen deben estar exactamente en conforman Cía. con
las definiciones de calidad o con los requisitos acordados, de otra manera
el comprador puede rechazarlos. 6.Las especificaciones deben permitir al
proveedor construir la calidad en el producto. LA CALIDAD DEBE DE SER
DEFINIDA La calidad tiene un significado especial en el vocabulario de las
áreas de compra, no puede ser nada más caracterizada como alta o pobre.
Es específicamente la suma de una serie de componentes inherentes al
material, estas dimensiones fueron definidas por David Garvin como: a) la
ejecución del producto, b) los rangos, c) la confiabilidad, d) la
conformancia, e) durabilidad, f) nivel de servicio que tiene el producto, g)
la estética y la calidad que se percibe. Las áreas de compras están
principalmente preocupados o deben atender a los primeros seis puntos.
Estas seis propiedades pueden ser medidas y definidas exactamente y son
las que deben ser definidas por el comprador y de esta manera el
proveedor sabrá justo lo que tiene que entregar. Esta definición de calidad
en mayor o menor detalle es la que se debe poner en la orden de
descripción de cada ítem que compre o en cada orden de compra. 3.
Requisición: importancia en la claridad de la información y flujo. Un ciclo
de compras principia cuando se toma la decisión de comprar material y
cuando la unidad que indujo a hacer el pedido acepta el material. Las
responsabilidades del departamento de compras se extienden desde un
extremo hasta el otro. Algunas de las operaciones más importantes se
describen a continuación: Reconocimiento de una necesidad: Cualquier
compra se origina en el reconocimiento de una necesidad definida de algo
en la organización. La persona responsable de alguna actividad en
particular debe conocer cuáles son los requerimientos individuales de la
unidad, qué, cuándo y cuánto es lo que se necesita.. Esto da como
resultado una requisición de material al departamento del almacén.
Recibir requisiciones: Las requisiciones de compra las formula el personal
de todas las áreas funcionales de la empresa. En las formas de las
requisiciones aparece información respecto a cuáles y cuántos artículos se
desean, cuándo deben estar dispuestos y quién hace el pedido. Con
frecuencia se incluye una columna para la existencia actual con el objeto
de forzar a la persona que hace el pedido a que compruebe si son
necesarios los artículos. Revisión de las requisiciones: Desde el punto de
vista de las compras, el análisis del valor representa un cambio
relativamente reciente de la concentración en obtener el mejor precio
para determinado artículo a la de obtener el menor costo para cualquier
articulo que satisfaga la función. El departamento de compras por lo
general no tiene la autoridad de sustituir o modificar los materiales
diseñados para las unidades operantes. Tiene la responsabilidad de
analizar las requisiciones y sugerir alternativas que conduzcan a mejorar
los precios. Cuando las personas que hacen los pedidos saben que sus
requisiciones van a ser examinadas, normalmente dedican mayor atención
a su preparación. Ordenes Urgentes: No siempre se puede evitar que
existan ordenes de tipo urgente, pero deben existir las emergencias que
justifiquen su uso. Los cambios en estilo, en diseño o las condiciones
repentinas de comercialización pueden modificar el programa de
abastecimiento. Por lo general este tipo de pedidos deben ir señalados con
la leyenda “URGENTES” para que el proveedor tenga más precaución con
la entrega del pedido, y ésta sea en tiempo y forma. Ordenes pequeñas: La
mayor parte de las requisiciones siguen la Ley de Pareto, la cual dice que
alrededor del 70% de todas las requisiciones sólo alcanzan un 10% de la
cantidad total de dinero. Y esta consideración es muy importante porque
significa un costo alto por una cantidad tan pequeña de unidades que bien
si se compraran en mayor volumen serían más baratas. Los siguientes
pasos del proceso de compra se analizarán más adelante Selección de
proveedores Colocación de los pedidos Regulación de los pedidos
Recepción delos pedidos Liquidación de la factura y pago al proveedor
Mantenimiento de registros 4. Divulgación de actualidades tecnológicas y
aprovechamiento de oportunidades La selección de proveedores
constituye un papel muy importante de las funciones de compra que
incluye la localización de fuentes calificadas de abastecimiento y la
evaluación de la posibilidad de que un acuerdo de compra pueda resultar
con el tiempo en el envío de un producto satisfactorio y en los servicios
necesarios antes y después de la venta. Las fuentes de suministros se
originan a partir de contactos con los vendedores, los anuncios en revistad
del ramo, las descripciones de los productos en las guías del comprador, la
correspondencia, los viajes de inspección de las plantas, y la experiencia
con los productos de los proveedores. Con tales fuentes se formula una
lista de proveedores aprobados. La lista resulta de la calificación de los
vendedores con respecto a la calidad de sus productos. Los precios, los
servicios y la confiabilidad de la entrega. Una lista completa y puesta al día
delos proveedores es un medio para obtener mejores precios y servicios.
El análisis de las cuotas y la selección del vendedor lleva a la asignación de
una orden. , Debido a que el análisis de las cotizaciones y la selección del
vendedor son materiales de juicio. Algunas empresas utilizan una forma
sencilla de análisis de cotización para ayudar al análisis de las propuestas.
5. Planeación y programación de compras. Esto es la planeación agregada
de los requerimientos en el abastecimiento de materiales para satisfacer
el amplio plan de producción total. Se refiere a las cantidades aproximadas
de los materiales clave que deben comprarse, necesarios para producir las
cantidades aproximadas de productos necesarios en periodos específicos
de tiempo. Si los problemas para obtener las cantidades necesarias son
aparentes, el pan agregado de la producción debe ajustarse. El programa
maestro de producción especifica la cantidad requerida de cada articulo
final en cada periodo de planeación; consta de una serie de
requerimientos establecidos en fase temporal para artículos finales.
Además la empresa requiere de artículos en una fase temporal para las
partes y las materias primas empleadas para fabricar estos artículos
finales. La planeación de requerimientos de material (MRP) es una técnica
de control y planeación de producción en la que se emplea el programa
maestro de producción para crea e ordenes de producción y de compra
para artículos en demanda independiente. Las ordenes de producción
sirven para programar la producción en la planta, las ordenes de compra
las utilizan los compradores para garantizar que se les enviará la cantidad
adecuada de partes cuando las necesiten. De este modo, la MPR sirve de
enlace entre la planeación de producción de la empresa a corto y a
mediano plazo y las funciones de programación. El manejo de la
programación de la producción juega un papel muy importante en el
establecimiento del programa total de producción. Al trabajar con la
información sobre los insumos ya sea con las demandas estimadas para los
productos de la compañía o basados sobre la recepción de órdenes
existentes o en una combinación de ambas, el control de producción
desarrolla los programas de tiempo y cantidades específicas para las
partes y materiales necesarios y así facilita el programa de producción.
Una vez que se ha determinado el número de unidades a producir dentro
del periodo de tiempo especificado, la programación de producción está
en posibilidad de dar cifras de requerimientos detalladas de partes y
materiales, tanto comprados como producidos, usando los requerimientos
de los materiales y sus especificaciones suministradas por el
departamento de ingeniería. Las compañías con sistemas de
procesamiento de datos integrados, que tienen incorporada información
de requerimientos de materiales y sus especificaciones dentro del sistema
pueden precisar los requerimientos de materiales para cualquier
programa de producción con gran rapidez. La planeación de requerimiento
de materiales se adapta bien al concepto de administración de
abastecimiento de materiales. 6. Just in time (justo a tiempo) Es una
filosofía aplicable a las operaciones cuyo objetivo es el mejoramiento
continuo y la eliminación de perdidas en todas las áreas de la empresa. La
meta del enfoque JAT es producir solo lo necesario en la cantidad
requerida y el tiempo preciso. La empresa puede aumentar de modo
radical la capacidad de respuestas frente a los requerimientos de los
clientes y perfeccionar la capacidad para competir en costos, calidad,
credibilidad, y flexibilidad y tiempo. La reducción de tiempos de
organización y costos permite que la empresa reduzca los tamaños de lote
sin incurrir en costos elevados, lo cual reduce el ciclo de inventario e
incremente el rendimiento del sistema. Los tiempos de entrega cortos
posibilitan que la empresa utilice la demanda real y no el pronostico de
demanda para la programación detallada de la producción. Este
incremento de la certidumbre produce menores inventarios de bienes
elaborados. Asimismo el mantenimiento de exceso de capacidad permite
satisfacer aumentos inesperados en la demanda sin mantener inventarios
considerables de reserva. Además de reducir el ciclo de inventario, el
enfoque JAT pregona continuamente la reducción paulatina de inventarios
de reserva, lo cual ayuda a descubrir los problemas que luego se combaten
y eliminan. A medida que la empresa reduce la necesidad de mantener
inventario, mejora su capacidad para competir y satisfacer a los clientes,
sin embargo el objetivo final no es llevar a cero los niveles de inventario,
pues en muchos casos es necesario y benéfico mantener cantidades
pequeñas. El JAT se basa en cuatro pilares: 1. Atacar los problemas
fundamentales. 2. Eliminar despilfarros. 3. Búsqueda de simplicidad. 4.
Crear un sistema de identificación de problemas. El Justo a Tiempo (JAT)
traerá cambios importantes relacionados con las políticas de compras de
la organización. Las empresas deben prepararse para explotar las
oportunidades que creara el JAT. A continuación se mencionan las
principales características e implicaciones del JAT: Estricto control de
calidad. se logran ahorros máximos de costos mediante JAT, si el
comprador recibe bienes que han sido previamente inspeccionados.
Entrega frecuente y confiable. La entrega diaria es con frecuencia la única
manera de evitar que se formen inventarios. Localización cercana. Esto
quiere decir que los proveedores tendrán que hacer compromisos a largo
plazo con sus clientes principales. Los proveedores deben localizarse cerca
de sus clientes importantes, ya que redunda en una mayor eficiencia en la
entrega de lotes pequeños y mayor confiabilidad en condiciones climáticas
adversas. Telecomunicación. La nueva tecnología de comunicación
permite a los proveedores establecer sistemas de compras
computarizados conectados a sus clientes. Programas de productos
estables. Bajo el JAT, los clientes proporcionan al proveedor su programa
de producción, de manera que la entrega se haga en la fecha en que se
requieran los materiales. Fuente de abastecimiento única. El JAT implica
que las organizaciones de compra y venta trabajen muy cerca para reducir
costos. Análisis del valor. El JAT busca reducir los costos y mejorar la
calidad, y para alcanzar estos dos objetivos el análisis de valor, es crítico.
Participación temprana del proveedor. Los compradores industriales están
conscientes de que los proveedores son expertos en sus campos y deben
ser involucrados en el proceso de diseño. Relaciones estrechas. Todas
estas características del JAT ayudan a forjar. relaciones estrechas entre el
cliente industrial y el mercadólogo industrial. 7. Informe de surtimiento y
revisión del material entregado La recepción adecuada de materiales y
otros artículos es de vital importancia. Una gran parte de las empresas
tienen, como resultado de su experiencia, centralizada la recepción total
bajo un departamento único. Todos los embarques que ingresan deben ser
verificados por el departamento de recepción. Esta persona puede
completar una forma de recepción separada o reducir el papeleo,
haciéndose el pago comparándose simplemente la factura del vendedor
con la orden de compra. Si concuerdan se efectúa el pago. Este sistema
depende de quien hizo la requisición, notificando a compras si el articulo
pedido no fue recibido; en este caso se le pide al proveedor la orden de
envío, sino existe se le pide al vendedor que reemplace el envío. La
recepción de una cierta cantidad contratada en una condición aceptable es
señal para terminar la transacción de compra. Se cierran los registros de la
compra y se hace el pago. El precio final posiblemente está sujeto a un
descuento-comercial, en su cantidad o en dinero. El ofrecimiento de se lo
puedo conseguir a un precio de mayoreo es un ejemplo de un descuento
comercial. Laos descuentos por la cantidad son una función del número de
artículos pedidos. La justificación dela reducción del precio para pedidos
grandes resulta de la disminución del costo de ventas, embarque,
manipulación y registros contables. 8. Archivo histórico de operaciones
Después de haber pasado por todas las etapas de las compras todo lo que
resta para la disposición de cualquier orden es completar los registros del
departamento de compras. Esta operación comprende más que reunir y
archivar las copias del departamento de compras de los documentos
relacionados a la orden y transferir a los registros apropiados la
información que el departamento desea conservar. Lo primero es en su
mayor parte trabajo de rutina. Lo último es problema de criterio, de que si
quieren conservar los registros y por cuánto tiempo. Muchas compañías
presentan diferencias en las diversas formas y registros y en su
importancia. Por ejemplo, una orden de compra constituye la evidencia de
un contrato con una organización externa y como tal debe retenerse
mucho más tiempo que una requisición, la cual es un memorando interno.
El mínimo que un registro básico, ya sea manual o por medio del sistema
de cómputo debe contener es: Registro de la orden de compra Expediente
de orden de compra, que contiene una copia de todas las ordenes de
compra, archivadas numéricamente Archivo de artículos (fecha, vendedor,
cantidad, precio, número de orden de compra. Archivo de la historia del
vendedor Algunos de los archivos de registro opcionales son: Contratos de
trabajo en el que aparece el estado de los contratos con el sindicato de
todos los proveedores importantes. Registro de herramientas y matrices
que presentan las herramientas compradas, la vida inicial, historia de su
uso, precio, propiedad y localización. Compras minoritarias y negocios
pequeños. Archivo de la historia de las cotizaciones, que contiene los
proveedores invitados a presentar cotizaciones, número de cotizaciones y
el proveedor triunfador delos principales artículos. Esta información puede
señalar patrones de cotización y posibles soluciones. 9. Proceso
electrónico de datos para la planeación, programación y control de
consumos Cuando se instala un sistema de computo para utilizarlo en la
realización de la función de compras, los pasos esenciales de una óptima
compra siguen siendo los mismos que en los métodos manuales. El cambio
sólo se presenta en la forma en la que se realizan esas etapas iniciales.
Cuando económicamente se puede introducir un sistema de computo a la
empresa, se pueden obtener las siguientes ventajas: El manejo electrónico
de los procedimientos reduce el esfuerzo manual de los empleados aun
mínimo. La información a partir de los registros están disponibles en forma
casi simultánea Se mejora el control de las operaciones, no sólo por la
disponibilidad en el momento de la información para tomar una buena
decisión, sino también por la flexibilidad lograda por la facilidad de
manejar grandes cantidades de detalles, disponiendo así de las nuevas
herramientas para el comprador y para el administrador. Se mejora el
desempeño de operación por la disponibilidad de información y el mejor
control de las operaciones. Así pues, el uso de un sistema de cómputo se
ve reflejado en las etapas del sistema de compras de la siguiente manera:
Reconocimiento de una necesidad: cuando la computación se utiliza en
forma adecuada puede ser de gran ayuda para analizar la información
correspondiente a uso, mercado, factores económicos y uso esperado
para concluir los pronósticos con prontitud y exactitud. Descripción d la
necesidad: las cantidades de los artículos requeridos para su compra se
determinan después del análisis de la información mencionada en
laetapa1 y de estudiar la lista de materiales para determinar el efecto que
tendrá sobre los inventarios y las ordenes abiertas sobre esos
requerimientos específicos. Con la información de requisición para
artículos específicos se puede alimentar a la computadora para un análisis
de la cantidad económica de compras considerando aspectos de costo de
adquisición, contra los de mantenimiento e inventario. Determina y
analiza fuentes posibles de abastecimiento. : cuando la requisición es
procesada por la computadora, la información con relación a proveedores,
almacenados precisamente en la memoria de la computadora, puede
proporcionar listas de vendedores y sus precios pasados y registro del
desempeño y preparar formas de solicitud de cotizaciones. Determina
precio y términos al seleccionar al vendedor idóneo Prepara y asigna las
ordenes de compra. Seguimiento expedición de la orden. Una vez que se
ha colocado la orden el sistema sigue larden manteniendo fecha de
registro de la recepción de los materiales, facturas, ordenes recambio y
datos de expedición. Recepción e inspección de artículos Liquida la factura
y paga al proveedor Mantenimiento de registros: las ordenes ya cerradas
se llevan usualmente a un registro de ordenes durante cierto tiempo para
permitir posteriormente un rechazo o ajuste. 10. Importancia de los
almacenes. La función más importante de los inventarios es el aislamiento.
Una reserva de materiales se puede usar siempre que un retraso en la
etapa precedente amenace con detenerlas operaciones de la etapa
siguiente. Las etapas aumentan la duración del ciclo de producción, desde
los in
II. 10. Importancia de los almacenes. La función más importante de los
inventarios es el aislamiento. Una reserva de materiales se puede usar
siempre que un retraso en la etapa precedente amenace con detenerlas
operaciones de la etapa siguiente. Las etapas aumentan la duración del
ciclo de producción, desde los insumos iniciales hasta la entrega de la
producción final. Las reservas de materiales se emplean para amortiguar el
proceso de producción con respecto ala incertidumbre de las entregas de
material, para desacoplar las etapas progresivas del desarrollo del
producto de interrupciones en etapas anteriores y para proporcionar un
flujo continuo de producción terminada que satisfaga las demandas
inestables de los clientes La política de inventarios esta relacionada con la
política de compras. La mayoría de los precios fluctúan positiva o
negativamente con respecto a una línea general de tendencia. Una política
de comprar a precio bajo es un intento de hacer las compras siempre que
el precio se encuentra a bajo dela línea de tendencia. Como el
departamento de compras no tiene control con en la estructura de los
precios, sus compras acumularán existencias a intervalos y cantidades
generales, según las condiciones del mercado. Cuando parece que una
fuente de suministros cerrará temporalmente o que los precios se
elevarán con rapidez, las compras grandes a un precio favorable
aumentarán en forma notable los niveles de inventario. Los ahorros
aparentes de este tipo de política de compra deben ponderarse con los
costos del inventario por almacenamiento, manejo, depreciación y tasas
de interés.
Cuáles son las funciones del departamento

de compras de una organización?
Escrito por Alexis Writing, Demand Media | Traducido por Azul Benito
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Para entender mejor cuál es el rol del departamento de compras, considera algunas de las funciones que realiza.
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consumidor?
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La mayoría de las empresas e incluso algunas organizaciones gubernamentales poseen
un departamento de compras o departamento de adquisiciones como parte de sus
operaciones diarias. Estos departamentos proveen un servicio que es la actividad
principal de muchas organizaciones industriales, militares y de venta al por menor.
Muchas personas, incluso algunas que trabajan para estas empresas, desconocen lo que
hace el departamento de compras, por qué existe o los fines a los que sirve. Para
entender mejor cuál es el rol del departamento de compras, considera algunas de las
funciones que realiza.
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Aprovisionamiento de materiales
Uno de los roles del departamento de compras es aprovisionar todos los materiales
necesarios para la producción o las operaciones diarias de la empresa u organización
gubernamental. Para una empresa de manufacturas, esto puede involucrar materiales
crudos como hierro, acero, aluminio o plásticos, pero también puede incluir
herramientas como maquinaria, camiones de entrega o hasta los suministros de oficina
necesarios para las secretarias y equipos de venta. En el ambiente de las ventas al por
menor, el departamento de compras se asegura de que siempre haya suficientes
productos en las estanterías o en los depósitos para mantener a los clientes satisfechos y
al negocio bien abastecido. Para los negocios pequeños, es especialmente importante
mantener el orden del inventario en un nivel razonable. Invertir grandes cantidades de
capital en exceso de stock puede provocar problemas de almacenamiento y en una
escasez de capital para otros gastos como por ejemplo publicidad e investigación y
desarrollo. Compras también supervisa a todos los proveedores que abastecen a una
compañía con los artículos que necesita para funcionar de manera correcta.
Evaluación de precios
Los departamentos de compras también se encargan de evaluar continuamente si se
encuentran recibiendo estos materiales a el mejor precio posible para maximizar las
ganancias. Esto puede ser desafiante para una empresa pequeña que puede comprar en
menores cantidades que una grande y que por lo tanto, puede no recibir el mismo tipo
de descuentos por compras en cantidad. Los departamentos de ventas en pequeñas
empresas, necesitan comparar precios para encontrar a los mejores proveedores y los
precios más razonables para los pedidos en las cantidades particulares de la compañía.
El personal de los departamentos de compras puede comunicarse con proveedores
alternativos, negociar mejores precios por compras en cantidad o investigar la
posibilidad de adquirir materiales más económicos de fuentes alternativas como parte de
sus actividades diarias.
Trabajo administrativo y contabilidad

Los departamentos de compras manejan todo el trabajo administrativo relativo a la
compra y la entrega de suministros y materiales. Compras se asegura de realizar la
entrega de los materiales de los proveedores a tiempo, genera y sigue órdenes de
compra y trabajos conjuntamente con el departamento de recepción y el de contabilidad
para asegurarse de que las entregas prometidas se reciban en su totalidad y sean
abonadas a tiempo. En pequeñas empresas, esto significa trabajar estrechamente con el
departamento de contabilidad para asegurarse de que haya capital suficiente para
comprar los artículos adquiridos y que haya un flujo continuo de efectivo y que todos
los pagos se realicen a tiempo.
Cumplimiento de políticas
El departamento de compras también debe asegurarse de que se cumplan todas las
políticas de la empresa. Por ejemplo, en una pequeña empresa, el personal puede
comunicarse con el departamento de compras por sus necesidades de adquirir cosas
tales como suministros de oficina o computadoras. Antes de realizar una compra, el
departamento de compras debe asegurarse de que se cumplan los protocolos adecuados
para las compras y la aprobación del presupuesto y debe asegurarse de que todos las
compras sean realizadas de acuerdo a las políticas generales de compras de la
organización.
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Funciones del departamento de

compras
1. Adquirir materiales
Uno de los papeles del departamento de compras es proporcionar todos los
materiales necesarios para la producción o las operaciones diarias de la
compañía o de la organización gubernamental. Para una compañía
manufacturera esto podría incluir materias primas como el metal, el aluminio o
plásticos, pero también podría incluir herramientas, maquinaria o incluso material
de oficina necesario para los secretarios y el equipo de ventas.
Al adquirir materiales deben evaluar los posibles vendedores y las competencias del mercado
En un entorno minorista el departamento de compras se asegura de que

siempre haya productos suficientes en las estanterías o en el almacén, para
mantener a los clientes contentos y contar con una buena administración.
Si se tiene una empresa pequeña es muy importante mantener el inventario a

un nivel razonable; invertir grandes cantidades de capital en un exceso de
existencias podría dar lugar a problemas de almacenaje y a un menor capital para
otros procesos como la publicidad, la investigación y el desarrollo. Las compras
también supervisan a todos los proveedores que abastecen a una
empresa con los artículos que necesita, para funcionar de forma correcta.
2. Evaluar el precio
Un departamento de compras también es el encargado de realizar una evaluación
continua de si los materiales recibidos cuentan con el mejor precio
posible, con el objetivo de maximizar los beneficios. Esto puede ser desafiante
para una pequeña empresa que puede comprar en cantidades menores que un
gran vendedor, además que no recibirá el mismo tipo de descuentos.
El departamento de compras en una empresa pequeña necesita averiguar cuáles

son los mejores vendedores y cuáles cuentan con los precios más
razonables para el tamaño particular de una compañía. El equipo de compras
puede comunicarse con vendedores alternativos, negociar el mejor precio o
investigar la posibilidad de adquirir materiales más baratos, procedentes de
fuentes alternativas como parte de sus actividades diarias.
3. Documentación y contabilidad
El departamento de compras y ventas se encuentra en contacto directo con el departamento

de contabilidad de la empresa
El departamento de compras maneja toda la documentación relacionada con

las compras y las gestiones administrativas, así como con los materiales. Las
compras aseguran la llegada de los materiales procedentes de los vendedores en
el tiempo concretado, esto genera contar con un orden en las transacciones. Este
será un trabajo llevado en conjunto con el departamento de contabilidad de
pagos, asegurándose de que hay suficiente capital como para comprar los
servicios o productos necesarios, así como fluidez financiera para realizar todos
los pagos a tiempo.
4. Cumplimiento de la política
El departamento de compras también debe asegurarse del cumplimiento de todas
las políticas empresariales. Por ejemplo, en una pequeña empresa, los miembros
individuales del equipo pueden comunicarse con el departamento de compras
sobre las necesidades requeridas para la oficina o para los ordenadores.
Antes de realizar una compra, el departamento de compras debe asegurarse de

que sigue los protocolos adecuados para recibir la aprobación de esta
operación, así como de que cualquier producto comprado sigue la política de
compra de la organización.
El departamento de ventas
Las pequeñas empresas suelen organizar sus operaciones de venta y marketing
de forma diferente a las grandes superficies, poniendo más énfasis en las ventas,
a pesar de contar con suficiente capital y con un equipo formado, dispuesto a
mejorar la función de marketing.
El departamento de ventas supervisa que vayan en aumento
Comprender cuáles son las responsabilidades de la división de ventas y

marketing ayudará a distinguir ambas áreas así como a maximizar las ventas
y beneficios que se obtienen en una empresa.
Ventas vs Marketing
En su utilización formal, el marketing sirve como la función paraguas que gestiona
la publicidad, la promoción, las relaciones públicas y las ventas. Las funciones de
marketing incluyen investigación y desarrollo, precios, distribución,
servicios a los clientes, ventas y comunicaciones.
En su forma más detallada un departamento de ventas aconseja al

departamento de marketing basándose en el feedback, o retroalimentación,
de los clientes y focalizándose en el contacto con ellos para conducir las
ventas. El departamento de marketing le dice al equipo de ventas qué
enfatizar y qué herramientas de venta utilizar.
División de ventas y marketing
Debido a que muchas compañías pequeñas no cuentan con la experiencia – o la
necesidad – para realizar una estrategia de marketing clásica, el administrador
de ventas gestiona las tareas de marketing como parte de sus
responsabilidades. La división de ventas toma la iniciativa en el
establecimiento de estrategias y decide qué comunicaciones de marketing
son necesarias para apoyar sus esfuerzos.
Funciones del departamento de

ventas
1. Establecimiento de objetivos
Cada empresa debe establecer unos objetivos realistas sobre la venta de sus productos o
servicios, y, hacer lo posible por alcanzarlos
La división de ventas y marketing establece cuotas de representante de
ventas individuales, así como el volumen general de objetivos de la
compañía. Para alcanzar los objetivos de venta, crea estructuras decomisiones y
de bonificaciones. La división utiliza cifras de ventas pasadas y proyecciones de
expertos para estimar qué productos se venderán, en dónde y en qué cantidades.
2. Planificación de la distribución, el
producto y el precio
Debido a que los gestores de ventas y de marketing emplean mucho tiempo
en hablar de forma directa con los clientes, se encargan de guiar el
desarrollo de los productos y servicios. Ellos recomiendan modificar o lanzar
productos o servicios, incluso añadir otros nuevos a la mezcla de la compañía,
basándose en lo que demandan los clientes.
Un departamento de ventas y marketing tiene la responsabilidad de decidir

dónde debe vender la compañía y qué precios estipular. Esto incluye elegir
qué intermediarios utilizará la compañía, si son necesarios, como distribuidores,
mayoristas o minoristas. Esto requiere la división para investigar donde están
vendiendo los competidores de la compañía y dónde dicen los clientes que
quieren comprar.
3. Servicio al cliente
El departamento de ventas y marketing estudian al detalle las preferencias del cliente
Para mantener la base de clientes, las ventas y el marketing toman la

responsabilidad de asegurarse de que los compradores estén felices, así
como de intentar aumentar las ventas de los mismos. La división está en
contacto continuo con los clientes a través de encuestas, ofertas especiales e
intenta resolver los problemasque puedan causar a la empresa la pérdida de
clientes.
4. Promociones
La palabra “promociones” cubre una amplia gama de esfuerzos de ventas y
marketing, incluyendo lapublicidad, los medios de comunicación, las
relaciones públicas, las ventas, eventos, descuentos, programas de lealtad,
etc. El equipo de ventas y de marketing deciden qué publicaciones son mejores
para aparecer en la televisión, en la radio o en los sitios web, cuál debe ser
su contenido, los descuentos o el método de marketing que ayudará a
impulsarlos mejor.
Fuentes:
http://smallbusiness.chron.com/responsibility-sales-marketing-division-70451.html
http://smallbusiness.chron.com/functions-purchasing-department-organization-
158.html
El Departamento de Adquisiciones se encarga de coadyuvar en la consecución y logro de los objetivos y

metas institucionales, a través de la adquisición de bienes y productos de procedencia nacional y
extranjera, vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables en el ámbito de
su competencia.
Funciones
 Participar en la determinación de las previsiones necesarias para garantizar la suficiencia económica del Programa
Anual de Adquisiciones, de acuerdo con las necesidades de las áreas del Centro y las estadísticas de consumo,
verificando su inclusión en el anteproyecto del presupuesto anual.
 Participar en las sesiones del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios y dar
seguimiento a los acuerdos que de él emanen.
 Observar estrictamente lo establecido por la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas para la adquisición de bienes
y productos que requiera el Centro.
 Recibir y tramitar las requisiciones de compra, generadas por las diversas áreas del Cinvestav observando las
políticas, normas y aspectos legales vigentes.
 Mantener actualizado el directorio de proveedores nacionales, internacionales y con carácter de exclusividad.
 Desarrollar, operar y mantener el programa para la elaboración electrónica de pedidos nacionales e

internacionales que permite eficientar el abasto de substancias químicas y materiales de laboratorio.
 Verificar la correcta y oportuna recepción de los bienes y materiales adquiridos, y su correspondiente entrega a
los usuarios.
 Operar y controlar el fondo revolvente asignado para las compras menores, cuidando que en su operación no se
contravengan las disposiciones establecidas por la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas y su Reglamento.
 Instrumentar las políticas, normas, sistemas y procedimientos de registro y control de las adquisiciones nacionales
e internacionales que se requieran para el desarrollo de los planes y programas autorizados.
 Realizar las acciones que permitan liquidar en tiempo y forma las obligaciones derivadas de la operación del
Programa Anual de Adquisiciones.
 Preparar y realizar la oportuna entrega de la información relativa a los actos y contratos realizados por la entidad,
a las Secretarías de Hacienda y Crédito Público, de la Contraloría y Desarrollo Administrativo, de Comercio y
Fomento Industrial en el ámbito de sus respectivas atribuciones y a la de Educación Pública, en los términos de la
Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
 Preparar la información trimestral para el Comité de Control y Auditoría, así como para el informe de las sesiones
de la Junta Directiva.
 Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la Subdirección de Recursos Materiales, afines a las
funciones y responsabilidades inherentes al cargo.
 Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su competencia
III.

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ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN COMO VENTAJA COMPETITIVA

Eduardo Jorge Arnoletto

Esta página muestra parte del texto pero sin formato.

Unidad didáctica nº 8: LA FUNCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA

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