Origen de los Archivos: El término archivo (del latín archīvum) se usa comúnmente para

designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los

documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de
sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

 El fondo documental, como conjunto de documentos producidos

o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de
sus actividades.
 El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
 La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento
archivístico del fondo.
 La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas
aplicadas a los archivos.

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una
herramienta de control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su
documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes
podrían remontarse a la aparición de la escritura.

Los sistemas archivísticos de cualquier país tienen su razón de ser en la existencia de los
archivos. El archivo como tal nace como una necesidad de la vida pública y privada de las
sociedades porque serán la memoria y la garantía de derechos, obligaciones, y en definitiva,
de las relaciones sociales.

En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel, como
la fotografía o la microforma. Se empiezan a conceder los archivos como fuente de poder,
sustanciados sobre los conceptos de los derechos del Estado sobre los documentos públicos,
la estructuración de sus fondos y la concepción del archivo como territorio infranqueable.

En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen
valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. Su primera
mitad se caracteriza por la consolidación de los avances experimentados. La archivística se
debate entre lo decimonónico y la modernidad.

Desde la antugüedad hasta nuestros días el hombre ha necesitado guardar registros de datos
que considera importante según la actividad a la que se dedique. Y la forma de archivar
también ha evolucionado con el pasar de los siglos. Desde tablillas de arcilla y papiros
hasta grandes servidores con una gran cantidad de archivos digitales.

LAS ETAPAS DEL ARCHIVO

Un fondo documental atraviesa diversas etapas, establecidas en función del ciclo de vida de
los documentos:
Archivo de gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso
frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo
directo de las unidades administrativas, es más conocido como archivo de oficina. La
documentación permanece en esta fase de 2 a 5 años aunque a veces es muy amplio este
plazo, porque los plazos de utilidad son cada vez más cortos y porque cada vez es mayor la
documentación que se acumula en las oficinas.

Archivo administrativo o intermedio: Archivo Administrativo Sólo las grandes

organizaciones administrativas tienen locales acondicionados como archivo administrativo,
en la mayoría de los casos es el propio archivo quien acoge esta y las demás etapas. Las
oficinas remiten la documentación al archivo. Pueden regresar a la fase anterior si se
requieren. A partir de esta fase la documentación está bajo responsabilidad del archivero.
Tras cin años de antigüedad los documentos pasan a la siguiente fase.

Archivo histórico: A partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor

informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen
su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del
patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad.

LOS ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD

Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegado a
muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a
utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que se
generaban; después empezó a crecer el número de documentos creados directamente en los
ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrónico en el que habían sido
originados, dando lugar a documentos electrónicos de archivo.

Actualmente y cada vez más, los documentos electrónicos integran mayor parte de los
recursos de información de las organizaciones. Por eso es muy importante que se diseñe un
buen sistema de gestión de documentos que soporte las necesidades de la organización y
sea capaz al mismo tiempo de proveer la información requerida rápida y eficazmente, y de
proteger los datos almacenados en el sistema.

No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez
son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato
papel.

Tipos de archivos informáticos: Archivos ejecutables, Archivos de datos, Archivos de

hipertexto, Archivos comprimidos o de compresión, Archivos de audio, Archivos de
video, Archivos de imágenes.