La ORGANIZACIÓN, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
Administración de una organización: *Planificación*organización*Dirección*Control
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN EN LA ESTRATEGIA
*Es de carácter continuo, la empresa y recursos están sujetos a cambios, lo que redunda en la necesidad de efectuar cambios en la
organización.
*Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
*Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
*Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
MISION: Definición del tiempo de negocio
Objetivos: Objetivos y metas a alcanzar
Estrategias: Modo de conseguir objetivos
Diseño Organizacional: Deter.estructura organizacional
Personas: Adecuar capacidades, habilidades.
El diseño organizacional, determina la estructura organizacional más adecuada de acuerdo a la estrategia, tecnologías, personas, actividades
y tamaño de la organización.
Los dos extremos del diseño organizacional son los diseños mecanicistas y diseños orgánicos
Diseño Mecanicistas:
Autoridad centralizada, normas y procedimientos, amplitud administrativa estrecha y minuciosa división del trabajo.
Desventajas
Visión estrecha por la excesiva división y especialización del trabajo.
•Falta de iniciativa de las personas
•Excesivo papeleo
•Énfasis en los cargos antes que las personas.
Diseño Orgánico
Autoridad descentralizada, pocas normas y procedimientos, amplitud administrativa amplia y poca Características
Capacidad de aprender y adaptarse a los cambios.
•Flexibilidad en la estructura organizacional y pocos niveles.
•Se valora la innovación y la creatividad.
•Énfasis en las personas y se valora la capacitación y conocimiento.
¿CUALES SON LOS FACTORES QUE AFECTAN
EL DISEÑO ORGANIZACIONAL
1. AMBIENTE
3. TECNOLOGIA
2. ESTRATEGIA
4. TAMAÑO
5. PERSONAS
1. ENFOQUE FUNCIONAL: Las unidades organizacionales se forman de acuerdo con las funciones especializadas (Producción,
comercialización, finanzas)
Ventajas: Buena coordinación intradepartamental, especialidad técnica y bajos costos administrativos.
Desventajas: Visión de especialistas, autoridad limitada.
2. ENFOQUE DIVISIONAL: Se utiliza cuando la organización se agrupa en divisiones. En esta estructura cada división desempeña las
funciones necesarias.
Ventajas: Focalización del producto o servicio, autonomía en la toma de decisiones, respuesta rápida.
Desventajas: Duplicación de recursos, especialización del producto que genera limitaciones en su modificación.
3. ENFOQUE BASADO EN CLIENTES: La organización se estructura en unidades alrededor de las características de los clientes o mercados.
4. ENFOQUE MATRICIAL: Combinación de la estructura funcional y divisional.
Ventajas: Coordinación intensiva, cooperación y especialización.
Desventajas: Dualidad de mando, conflicto y tensión por disputa de recursos.
¿PORQUE HABLAMOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN PLANIFICACION?
El éxito de la organización, al igual que el de cualquier compañía se basa en la forma en que los administradores desempeñan su función
estratégica.
1-Administradores corporativos
Supervisar el desarrollo de la estrategia para toda la organización. Definir los objetivos organizacionales, asignar recursos, formular e
implantar estrategias. Son los encargados de que las estrategias contribuyan a la maximización de la rentabilidad y el crecimiento de las
utilidades
2. Administradores de negocios
La Unidad de negocios es una unidad independiente que proporciona un producto o servicio aun mercado en particular .La
funciónes“bajar”la estrategia de la dirección y convertir en las estrategias de la UEN.
3. Administradores de funciones
Son responsables de las funciones específicas
La Estructura Organizacional
Es la distribución formal de los puestos de una organización. Esta estructura, que puede mostrarse visualmente en un organigrama tiene
muchos propósitos
Dividir el trabajo a realizarse en tareas específicas y departamentos.
*Asignar tareas y responsabilidades asociadas con puestos individuales.
*Agrupar puestos en unidades.
*Establecer relaciones entre individuos, grupo y departamentos.
*Establecer líneas formales de autoridad.
*Asignar y utilizar recursos de la organización.
En la estructura organizacional
Especialización del trabajo
Consiste en dividir las actividades laborales en tareas separadas. También se le conoce como división de trabajo
Departamentalización
Agrupación de las funciones en departamentos
Cadena de Mando
Esa la línea de autoridad que se extiende a los niveles más altos de la organización hacia los más bajos, especificando quien reporta a quien.
Tramo de control
Determina el número de niveles y gerentes de una organización
La Estructura Organizacional
FORMALIZACION
Se refiere a que tan estandarizados están los trabajos de la organización y hasta que grado las reglas y procedimientos guían el
comportamiento de los empleados.
Técnica organizacional de como prescribir cómo, cuándo, con que elementos, quien y en cuanto tiempo se deben realizar las tareas
Las normas instructivos y procedimientos diseñados para manejar las contingencias afrontadas por la organización son parte de la
formalización.
ESTRUCTURA SIMPLE
Ventajas
*Rapidez
*Flexibilidad
*Responsabilidades claras
Desventajas
*Depender de una persona es arriesgado
*No es adecuado para el crecimiento de la organizacion
ESTRUCTURA FUNCIONAL
Ventajas
*Ahorro de costos
*Especialización por área
*Acciones departamentalizadas
Desventajas
*Se pierde el principio de unidad de mando
*Se presentan problemas de delegación de
autoridad y delimitación de funciones
La Gestión por procesos en la Planificación Estratégica y la Mejora Continua
La Dirección debe dotar a la organización de una estructura que permita cumplir con la misión y
visión establecidas. La implantación de la gestión de procesos se han revelado como una de las
herramientas de mejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de organizaciones
Mapeo de Procesos: La representación gráfica permite evidenciar sus interrelaciones ( Clientes y
proveedores internos)
Definición de Proceso: La Norma ISO 9001:2000 define un proceso como un conjunto de
actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las que transforman elementos de
entrada en resultados.
Todo proceso forma parte de un sistema (elementos) que interactúan para lograr
un objetivo en común, a eso se le llama SISTEMA.
La Gestión por procesos en la Planificación Estratégica y la Mejora Continua.
Existen dos tipos de procesos:
Procesos Funcionales: Están verticalmente alineados, son simples y reciben los insumos de un
solo departamento. Ejemplos: Procesos de Logística, producción, ventas, etc.
Procesos Interfuncionales: Son aquellos que recorren toda la organización poniendo en juego
diferentes áreas de servicios con un fin común. Ejemplo: Recurso humano, Finanzas, capacitación,
etc.
DEFINICIONDEPROCESOYPROCEDIMIENTO
Proceso: conjunto de actividades que transforman entradas en salidas
Procedimientos: forma especifica de llevar a cabo una actividad o un proceso
El trabajar con un enfoque por procesos implica:
•Orientar las actividades a la satisfacción de los clientes (internos y externos)
•Organizar y asignar responsabilidades en función a procesos y no a funciones.
•Evaluar la gestión en base a indicadores de rendimiento y resultados de los procesos.
IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE PROCESOS
La Gestión de procesos se construye en 5 etapas:
*identificación de los procesos
*inventario de procesos
*clasificación de procesos
*mapa de procesos
*selección de procesos
SECUENCIA DE LOS PROCESOS
Los procesos no operan de forma aislada, generalmente la salida de uno es la entrada de otro.
Los objetivos de la empresa dependen de que todos los procesos estén en secuencia
PRIORIZACION DE PROCESOS CLAVES
Relacionar procesos en base a los objetivos definidos y el aporte que cada uno hace.
REPRESENTACION DE PROCESOS
La Norma ISO 9001:2008 no establece una manera explicita de como los procesos deben estar
representados en el mapa de procesos; esto dependerá del grado de criticidad y clasificación de
los mismos.
La manera más representativa de reflejar los procesos identificados y sus interrelaciones es por
medio del mapa de procesos.
REPRESENTACION, DESCRIPCION, SEGUIMIENTO Y CARACTERISTICAS DEL PROCESO.
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES Y CARACTERISTICAS DEL PROCESO
La descripción de un proceso tiene como fin determinar los criterios y métodos para asegurar y
controlar que las actividades del mismo proceso se lleven a cabo de manera eficaz.
DIAGRAMA DE PROCESO O DE FLUJO ( FLUJOGRAMA)
Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso o subproceso.
Por medio del mismo es fácil identificar las actividades que causan problemas o no agregan valor.
Definir los limites (inicio y fin)
•Definir las actividades.
•Colocar las actividades en el orden que ocurren.
•Simbolizar las actividades.
•Revisar las actividades que estén completas.
FICHA DE PROCESOS
Es un formato que sirve para recabar información de las características relevantes de los procesos
con el finde controlar y gestionar los mismos
CONTROL Y MEJORA DE PROCESOS
La importancia de las medidas y el control de los procesos.
Comprender lo que ocurre.
*Evaluar la necesidad de cambio y su impacto.
*Garantizar que se generen ganancias y no pérdidas.
*Corregir lo que se sale fuera de control.
*Establecer prioridades.
*Decidir cuándo aumentar responsabilidades.
*Proporcionar programas realistas.
QUE ES UNA NO CONFORMIDAD
Es un incumplimiento de alguno de los requisitos de la norma ISO 9001:2008 legales,
reglamentarios del cliente, organizacionales.
Una No conformidad es un fallo en el sistema de gestión.
QUE ES UNA AUDITORIA
Proceso sistemático, independiente yd ocumentado para obtener evidencias de la auditoría y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en la que se cumplen los
criterios de auditoría.
Para qué efectuar una auditoría
*Para identificar hechos que permitan tomar decisiones al más alto nivel.
*Para evaluar el resultado de los cambios en los objetivos y/omisión de la organización.
*Obtener información para preparar programas de mejoramiento.
*Para mejorar la comunicación y la motivación.
*Para levantar necesidades de capacitación y entrenamiento del personal de la organización.
CONCEPTO DE AUDITORÍAS
AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
AUDITOR LÍDER:Persona calificada para dirigir y desarrollar una auditoría.
CLIENTE:Persona u organización que solicita la auditoría.
AUDITADO:Persona u organización sometida a una auditoría.
EVIDENCIA OBJETIVA:Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
NO CONFORMIDAD:Incumplimiento de un requisito.
ACCION CORRECTIVA:Acción tomada
TIPOS DE AUDITORÍAS DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL OBJETIVO
Auditorías de sistema:Evaluación del grado de implementación y operación del sistema de
gestión de calidad establecido.
Auditorías de proceso
Verificación del cumplimiento de instrucciones y procedimientos operacionales
Auditoria de Producto
Utilizada para verificar conformidad del producto con sus especificaciones, evaluando la eficacia
de los controles establecidos.
Auditorías conjuntas:
Cuando más de una organización realizala auditoría para evaluar el grado de implementación y
operación del sistema.
Auditorias Integradas
Verificación del cumplimiento de mas de un estándar de gestión
Auditorias de Producto
Utilizada para verificar conformidad del producto con sus especificaciones
PLANIFICACION DE LA AUDITORIA
Deben ser planificadas e implementadas
Determinar si los procesos han sido documentados
Etapas del proceso de auditorías internas
Organización del equipo auditor
Los integrantes deben:
*Tener interdependencia en relación a los sectores a auditar.
*Tener autoridad y libertad organizacional
*Seleccionar un Auditor Líder
Criterio de selección de auditores:
*Independencia del sector auditado.
*Entrenamiento en técnicas de auditoría.
*Habilidad especifica.
*Experiencia en participación de auditorías.
*Habilidad en la comunicación oral y escrita.
*Capacidad para analizar la documentación de referencia.
*Cumplir con lo establecido en el procedimiento de auditorías.
Preparación de Auditoria
Definir objetivos
•Definir tareas
•Documentación pertinente
•Reunir al equipo,si corresponde,para aclarar dudas.
•Establecer métodos y técnicas.
•Distribuir las tareas.
•Preparación de las listas de verificación.
EJECUCION DE LA AUDITORÍA
*Reunión inicial
*Revisión de documentos
*Desarrollo de entrevistas
*Reunión de auditores
*Reunión de cierre
BRECHAS EN LA IMPLEMENTACION DE LA ESTRATEGIA
*BRECHA 1: Diferencia entre diagnostico organizacional y la situación real del entorno
*BRECHA 2: Diferencia entre la estrategia propuesta y los recursos dispuestos para ejecutarla,
incluyendo la estructura organizacional.
*BRECHA 3: Diferencia entre la comunicación interna del plan y su ejecución.
*BRECHA DEL STAKEHOLDERS: Diferencia entre las expectativas de los grupos de interés y el
desempeño de los resultados, producto de las brechas anteriores.