Capitulo 1 Administración de las compras y del suministro.

Puntos Clave:
- Ninguna entidad puede alcanzar el éxito sin el apoyo de sus proveedores,
tanto de nivel operacional como del estratégico, tanto a corto como a largo
plazo.
- La administración del suministro se concentra en el proceso de adquisición
y para ello debe estudiar los contextos de la cadena de suministro y de la
organización.
- Para incrementar el valor a largo plazo de los accionistas, la compañía
debe aumentar los ingresos, disminuir los costos, o ambos.
- La función del suministro evoluciona a medida de la tecnología y el
ambiente competitivo mundial requieren enfoques innovadores.
La administración de compras y suministro.
- La función del suministro no es un fenómeno reciente ya que muchas
organizaciones Ferroviarias de USA la considera.
Terminología de la administración de suministro.

- Algunos académicos y profesionales del área limitan el término de

adquisiciones del proceso de compra: enterarse de la necesidad de
localizar y seleccionar un proveedor, negociar un precio y otros términos
pertinentes y emprender el seguimiento para asegurar la entrega y el pago.

- Las compras o la administración de suministro no solo se relacionan con las

fases estándares sino también con:

1. El reconocimiento de la necesidad
2. La conversión de esa necesidad en una descripción comercialmente útil
3. La búsqueda de proveedores potenciales
4. La selección de una fuente conveniente
5. El acuerdo sobre la orden o los detalles del contrato
6. La entrega de los productos o servicios
7. El pago de los proveedores

- Algunas responsabilidades adicionales del suministro son: recepción,

inspección, almacenaje, control de inventario, manejo de materiales,
programación de los empaques, el transporte / tráfico hacia el interior o
hacia el exterior y la disposición del objeto de contrato.
 - La extensión representa el término de administración de la cadena de
suministro.

- Las responsabilidades operativas que son parte de las actividades

cotidianas del suministro de la organización, existen ciertas
responsabilidades estratégicas.
- El suministro estratégico se concentra tanto en las relaciones a largo plazo
con los proveedores como en los planes de satisfactoria con el objetivo de
identificar oportunidades en áreas como reducciones de costos, avances de
las nuevas tecnologías y tendencias en el mercado de suministro.
- Las compras mínimas o la administración del suministro de nivel mínimo se
refieren principalmente al contexto de la manufactura y a la implementación
de herramientas y técnicas justo a tiempo (Just in time, JIT) para asegurar
que todos los osos del proceso de suministro añadan valor, que los
inventarios se mantengan a un nivel mínimo y que las distancias y las
demoras entre los pasos del proceso se mantengan a un nivel mínimo y
que las distancias y las demoras entre los pasos del receso se mantengan
al nivel más corto posible.
Suministro y logística
- La administración de la logística es aquella parte de la administración de la
cadena de suministro que se encarga de planear, implementar y controlar
un flujo efectivo y eficiente en sentido inverso y hacia delante, así como de
almacenar bienes, servicios e información que relacione los puntos de
origen y de consumo a efectos de satisfacer las necesidades de los clientes
- El concepto de logística es que contempla el proceso del flujo de materiales
como un sistema completo, desde la necesidad inicial hasta la entrega del
producto o servicio terminado al cliente.
- Proporcionar la comunicación, la coordinación y el control necesarios para
evitar los conflictos potenciales entre la distribución física y las funciones de
administración de materiales.
- La logística determina las cantidades que se deben comprar y el transporte
que se utilizará hacia el interior.
- La administración de la cadena de suministro es un enfoque de sistemas
diseñado para administrar el flujo total de información, materiales y
servicios desde los proveedores de las materias primas a través de las
fábricas y los almacenes hasta el consumidor final.
- Término Cadena de valor se ha usado para dar seguimiento a un producto
o servicio a través de sus diversas maniobras y transformaciones,
identificando los costos que se añaden en cada etapa sucesiva.
 - La importación relativa del área de suministro comparada con las otras
funciones primordiales de la organización es un determinante mayor de la
atención que dicha área debe recibir por parte de la administración.
Magnitud del gasto de la organización y su significado financiero.
- La Cantidad de Dinero que las organizaciones gastan en sus proveedores
es alarmante, obviamente el porcentaje de ingresos que se paga a los
proveedores varia entre industrias y organizaciones, y el incremento de las
subcontrataciones que se ha observado en la última década ha aumentado
el porcentaje.
- El efecto financiero del gasto corporativo se puede ilustrar a través del
efecto de apalancamiento de las utilidades y el rendimiento sobre los
activos.
Efecto del apalancamiento de las utilidades.
- El efecto del apalancamiento en utilidades resulta de los ahorros en el
suministro se mide a través del aumento de las utilidades que se obtienen
gracias a una disminución de los gastos por compras.
Reducción de inversión en inventarios
- Es responsabilidad fundamental del área de suministro administrar el
proceso del abasto con los niveles razonables más bajos de inventario
posibles. La rotación y el nivel del inventario son dos importantes medidas
del desempeño de la cadena de suministro.
Contribución del suministro
Aun cuando el efecto financiero del suministro es mayor, éste contribuye a
lograr las metas y estrategias organizacionales de muchas otras formas. Las
tres perspectivas principales del suministro 1. Operativa versus estratégica. 2.
Directa e indirecta. 3. Negativa, neutral y positiva.
 Contribución operativa versus estratégica del suministro.
- En primer lugar, el suministro se puede considerar en dos contextos: el
operativo, que se caracteriza como la evasión de problemas, y el
estratégico, el cual se identifica como oportunista.
- El contexto operativo es el más familiar; muchos integrantes de las
organizaciones se ven afectados de manera negativa en grados variables
cuando el suministro no satisface las expectativas mínimas.
- El aspecto operativo del suministro se relaciona con las operaciones
transaccionales y cotidianas que de manera tradicional se asocian con el
área de compras.
- El aspecto estratégico del suministro se orienta hacia el futuro y trata de
detectar oportunidades que puedan proporcionar una ventaja competitiva.
Mientras que en el aspecto operativo la atención se concentra sobre la
ejecución de las tareas actuales tal como éstas se han diseñado, el
estratégico intenta encontrar nuevas y mejores soluciones para los desafíos
organizacionales y de suministro.
Contribución directa e indirecta del suministro.
- Los ahorros en suministros, el efecto del apalancamiento sobre las
utilidades y el efecto del rendimiento sobre los activos demuestran la
contribución directa que puede aportar el suministro a la mejora de los
estados financieros de la compañía.
 - El atractivo de la contribución directa del suministro es que tanto la
reducción del inventario como los ahorros en compras son mensurables a la
vez que también son una evidencia tangible del aporte del suministro.
- La función del suministro también contribuye indirectamente a través de la
mejora del desempeño de otros departamentos o componentes de la
organización. Esta perspectiva pone al suministro en el contexto del equipo
administrativo de la organización.
- Las contribuciones indirectas provienen del papel del suministro como
fuente de información; su efecto sobre la eficiencia, la posición competitiva,
el riesgo y la imagen de la compañía.
Fuente de información.
- Los contactos de la función de suministro en el ámbito de los mercados
proporcionan una fuente de información para varias funciones
organizacionales. Algunos ejemplos fundamentales incluyen la información
acerca de los precios, de la disponibilidad de los bienes, de las nuevas
fuentes de suministro, de los nuevos productos y de la nueva tecnología;
todos los aspectos de interés para muchas otras partes de la organización.
Efecto sobre la eficiencia-
- La eficiencia con la cual se ejecuten los procesos de suministro aparecerá
también en otros resultados operativos. Aunque el sistema de contabilidad
de la empresa puede no ser lo suficientemente “sensible” para determinar
que un nivel inadecuado de eficiencia ha sido provocado por malas
decisiones de compras, éstas podrían ser la causa.
- Si el área de suministro selecciona un proveedor que no entregue las
materias primas o que entregue partes que no se conformen a los
estándares de calidad convenidos, el resultado puede ser una tasa más alta
de desperdicios o reprocesamientos caros, lo cual requerirá mayores
gastos de mano de obra directa.
Efecto sobre la posición competitiva/satisfacción del cliente.
- Una empresa no será competitiva a menos que pueda proporcionar
productos o servicios finales a sus clientes cuando ellos lo deseen, con la
calidad que éstos requieren y a un precio que ellos consideren justo.
- La capacidad del área de suministro para satisfacer las necesidades con
mejor calidad, mayor rapidez y a un mejor precio que el de los
competidores, no sólo mejorará la posición competitiva de la organización.
Efecto sobre el riesgo organizacional.
- La administración del riesgo se ha convertido en una preocupación
creciente. La función del suministro tiene un efecto evidente sobre el nivel
del riesgo organizacional operativo, financiero y en su reputación. Las
 interrupciones del suministro de energía, servicios o el incumplimiento de
requisitos directos o indirectos pueden afectar la capacidad de la
organización para operar de acuerdo con lo planeado y con lo que esperan
sus clientes, lo que crea riesgos operativos.
Efectos sobre la imagen.
- Las acciones del personal del área de suministro influyen de manera directa
sobre las relaciones públicas y la imagen de una compañía. Si no se trata
de manera adecuada a los proveedores rea- les y potenciales, éstos se
formarán una opinión deficiente de toda la organización y la comunicarán a
otras empresas.
Estrategia de la administración.
- El área de suministros también se puede usar como herramienta de la
estrategia de la administración y de la política social. ¿Desea la cúpula
administrativa introducir y estimular la competencia? ¿Favorece la
representación geográfica, los intereses minoritarios y las preocupaciones
ambientales y sociales?
Naturaleza de la organización.
- La naturaleza de la organización determina la manera en la que debe
estructurar y administrar la función de suministro. Al margen de que la
organización sea pública o privada y de que produzca bienes o servicios o
ambos, su misión, visión y estrategias, tamaño, número de plantas,
ubicación, capacidad financiera y reputación son factores que influyen en
sus opciones y decisiones de suministro.
Organizaciones públicas o privadas.
- Las instituciones públicas, concepto que incluye a todos los niveles
gubernamentales desde el municipal hasta el estatal, provincial o federal,
tienden a ser proveedores de servicios, pero no lo son en forma exclusiva, y
están sujetos a estrictas disposiciones reguladoras en relación con los
procesos y las políticas de adquisición.
Organizaciones privadas.
- Las organizaciones privadas, que incluyen a las compañías que emiten
títulos con valores que se negocian entre el público, tienden a padecer un
menor número de restricciones en cuanto a la definición de sus
necesidades y la especificación y selección de sus proveedores.
Productores de bienes o servicios.
- . Los productores de bienes, a quienes con frecuencia se les denomina
compañías de manufactura, pueden elaborar una amplia variedad de
 productos, tanto en la categoría de bienes industriales como en la de bienes
de consumo.
- En el primer caso, de ordinario el porcentaje más grande del gasto total de
la organización es representado por los materiales, las partes compradas,
los empaques y el transporte de los bienes que produce.
- En el caso de los proveedores de servicios (donde la variedad de posibles
servicios es enorme), el mayor porcentaje común del gasto se concentra en
los servicios y en el proceso que capacita para prestarlos.
Misión, visión y estrategia de la organización.
- La estrategia del suministro tiene que ser congruente con la estrategia de
la organización como un todo. Por tanto, la misión, la visión y la estrategia
de ésta deben ser los impulsores fundamentales de la manera en la que la
función de suministro será gestionada y del modo en el que se deberán
tomar y ejecutar las decisiones de suministro.
Capacidad financiera.
- En sus fundamentos básicos, la administración del suministro se refiere al
intercambio de dinero por bienes y servicios. La compañía adquiriente es
responsable por el dinero y el proveedor por los bienes y servicios, así que
la capacidad de pago es un aspecto muy importante ante los ojos del
proveedor.
Reputación.
- En el mercado, la reputación de la empresa es otro factor de importancia
para formar una imagen corporativa positiva tanto ante los proveedores
como ante los compradores.
- Si la administración de suministros se define como la lucha por obtener
proveedores superiores, una fuerte imagen corporativa y una buena
reputación son valiosos elementos que contribuyen a este propósito: los
mejores proveedores pueden elegir a sus clientes

Cualidades y asociaciones del suministro.

- Educación
Aunque no se exigen requisitos educativos universales para los trabajos
del suministro en los niveles inferiores, las organizaciones más prestigiosas
requieren licenciatura universitaria en administración de empresas.

- Asociaciones Profesionales
 A medida que cualquier profesión madura, sus asociaciones profesionales
surgen como puntos focales de los esfuerzos para el progreso de la
práctica y del comportamiento profesionales.
Desafíos por venir.
- Existen al menos seis desafíos mayores a los que se enfrentará la profesión
del suministro durante la siguiente década: la administración de la cadena
del suministro, la medición, la administración del riesgo, la sostenibilidad, el
crecimiento y la influencia y una contribución efectiva para el éxito
corporativo.
Administración del riesgo.
- Los administradores deben evaluar de manera continua los riesgos que
puede sufrir la cadena de suministro y equilibrar las oportunidades de
riesgos/recompensas cuando toman decisiones de abastecimiento.
Sostenibilidad.
- De forma tradicional, la responsabilidad por la logística inversa y la
disposición ha caído bajo el dominio de la organización del suministro.
Estas actividades incluyen la captura y la disposición efectiva y eficiente de
los productos en rechazo que provienen de los clientes.

.Contribución efectiva al éxito organizacional.

- En última instancia, la medida de la contribución del área de suministro
debe plasmarse en el éxito de la organización como un todo. Al contribuir
operacional y estratégicamente, de forma directa e indirecta, y de manera
positiva, el desafío del área de suministro consiste en ser un miembro
efectivo del equipo.
Capítulo 2: estrategia de suministro
Niveles de planeación estrategia.
Una organización debe enfocarse en la planeación estratégica en tres niveles:
1. Corporativo: son las decisiones y los planes que responden ¿en qué
negocio nos encontramos?, y ¿Cómo aplicaremos nuestros recursos entres
estos negocios?
2. Unidad de negocios: estas decisiones moldean los planes de una unidad
de negocios en particular a medida que sea necesario, para contribuir a la
estrategia corporativa.
3. Función: estos planes se relacionan con la manera en la que contribuye
cada área funcional a la estrategia de la empresa y con la aplicación de los
recursos internos.

Principales desafíos para establecer objetivos y estrategias de

suministro.
• Desafío importante es la interpretación correcta de los objetivos
corporativos y de los propios del suministro.
• Se relaciona con la elección del plan o estrategia de acción
apropiada para el logro de objetivos deseados.
• Identificación y la retroalimentación de los aspectos del suministro de
modo que se integren dentro de los objetivos y estrategias de la
organización.
Una estrategia de suministro es un plan de acción para abastecerse, diseñado
para permitir el logro de metas y objetivos seleccionados.
Una estrategia general de suministro está formada por varias su estrategia que
se pueden agrupar en 6 categorías mayores:
1. Estrategia para asegurar el suministro: es satisfacer las necesidades
futuras del suministro con hincapié en la calidad y la cantidad.
2. Estrategia para reducir costos: estas se diseñan para reducir el costo de
entrega de lo que se adquiere o el costo total de adquisición y del uso, esto
es, el ciclo de vida.
3. Estrategias para apoyar la cadena de suministro: se diseñan para
maximizar la probabilidad de que los conocimientos y las capacidades de
los miembros de la cadena de suministro estén disponibles para la
organización compradora.
4. Estrategias para prever los cambios ambientales: se diseñan para
anticipar y reconocer los cambios en el medio ambiente total, de tal modo
 que los puedan utilizar para aras de lograr una ventaja a largo plazo para la
organización compradora.
5. Estrategias para lograr ventajas competitivas: se diseñan para explotar
las oportunidades de mercado y las capacidades organizacionales para
darle a la organización compradora una ventaja competitiva considerable.
6. Estrategias para administrar el riesgo: para asegurar una cobertura
adecuada.

Administración del riego

En la cadena de suministro los riegos se pueden clasificar en tres
categorías:

1. Operativo: el riesgo de una interrupción del suministro de bienes y

servicios. Se pueden distinguir los factores más allá del control del
comprador o del proveedor, (como el clima) y aquellos que afectan
directamente la capacidad del proveedor para seleccionar sus
propios proveedores y ejercer la administración interna y su
distribución.
2. Financiero: el riesgo de que el precio de los bienes o servicios
adquiridos cambie de manera significativa. Las variaciones en los
valores de las dividas y la amenaza de escasez o interrupciones del
suministro también afectan a los precios, del mismo modo que las
decisiones arbitrarias de fijación de precios por parte de los
proveedores.
3. El riesgo de la reputación. Puede ser más serio que el de operativo
o que el precio, dado que la pérdida del buen nombre suele ser
catastrófico para una compañía, además, los aspectos legales como
éticos del suministro pueden afectar a la reputación de una
compañía.

Estos 3 riesgos afectan la supervivencia, la competitividad y la rentabilidad

de la organización y pueden ocurrir de manera simultánea.

Administración de los riesgos del suministro.

Es requiere de:
1. La identificación y la clasificación de los riesgos
2. La evaluación del efecto
3. Una estrategia para enfrentarlos
 Componentes estratégicos
Cualquier estrategia que se elija debe incluir una determinación de que, calidad,
cuanto, quien, cuando, qué precio, donde, cómo y por qué. Proceso se la
planeación estratégica del suministro.

Reelaboración de las Identificación y análisis de

metas organizacionales. alternativas.

Determinación de los objetivos del Determinación de la

suministro para contribuir a las metas estrategia de suministro.
de la organización.
Revisión de los factores de
Aislamiento de los factores implementación.
que afectan al logro de los
objetivos del suministro. Establecimiento de compromisos e
implementación.

Evaluación.

Programas de aseguramiento de la calidad del proveedor.

Tres de los programas que podrían usarse son los siguientes:
1. Planes de cero defectos: “hacerlo bien desde la primera vez”
2. Programas de control de calidad del proceso: utilizan graficas de control
estadístico para supervisar diversos procesos de producción con la finalidad
de aislar los problemas de desarrollo y de hacer los ajustes necesarios
antes de elaborar un mal producto.
3. Programas de certificación del proceso: en este caso el proveedor
conviene en ejecutar las pruebas de calidad acordadas y proporcionar los
datos de prueba, junto con el embarque, a la empresa.
Capítulo 3 ORGANIZACIÓN DEL SUMINISTRO

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL SUMINISTRO

1. Mejora de la posición competitiva de la organización
2. Proporcionar un flujo sin interrupciones de aquellos materiales, abastos y
servicios que se requieran para que la organización opere con normalidad
3. Mantener la inversión en inventarios y las pérdidas a un nivel mínimo
4. Mantener y mejorar la calidad
5. Encontrar y desarrollar a los proveedores de la mejor clase
6. Estandarizar, cuando sea posible, los artículos que se compran y los
procesos que se emplean para adquirirlos
7. Comprar los artículos y los servicios que se necesitan al costo total más
bajo
8. Lograr relaciones internas armoniosas y productivas
9. Lograr objetivos del suministro a los costos operativos más bajos posibles

ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES PARA ADMINISTRAR EL

SUMINISTRO
Organizaciones pequeñas y medianas
Las responsabilidades del suministro están compartidas por diversos individuos
sin experiencia en el abastecimiento, que satisfacen las necesidades de la
empresa a partir de detallistas o mayoristas locales
Organizaciones grandes
Los tres modelos organizacionales más comunes son los siguientes:
1. Centralizado : la autoridad y la responsabilidad relacionadas con el
suministro se asignan a una autoridad central
2. Combinado : la autoridad y la responsabilidad se comparten entre una
organización de abastecimiento central y las unidades de negocio, las
divisiones o las plantas operativas
3. Descentralizada : la autoridad y la responsabilidad de las funciones
relacionadas con el suministro de encuentran dispersas a través de toda la
organización

ESPECIALIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE SUMINISTRO

La mayoría de las grandes organizaciones de suministro están formadas por
cuatro áreas generales especializadas:
 ✓ Administración del suministro y de las mercancías: este personal desarrolla
estrategias de mercancías, identifica proveedores potenciales, y analiza sus
capacidades; elabora contratos y emite órdenes de compra
✓ Administración de materiales: este grupo se encarga de administrar un
contrato después de firmarlo; dirige el flujo de materiales y servicios
provenientes de los proveedores y da seguimiento a los compromisos de
entrega y de calidad
✓ Administración: este grupo maneja la preparación y el recorrido físico de los
documentos formales de compra, administra el presupuesto del
departamento, cuenta con los datos necesarios para la operación de este y
prepara los reportes que necesitan la alta administración y el área de
suministro
✓ Investigación del suministro: los investigadores del suministro trabajan en
proyectos especiales relacionados con la recopilación, clasificación y
análisis de los datos necesarios para tomar mejores decisiones de compra;
también es responsable de la ejecución de estudios de estándares de
comparación

ESTRUCTURA DE LOS GASTOS DIRECTOS E INDIRECTOS

✓ Gastos directos: se refieren a cualesquiera bienes que estén incluidos en el
producto final
✓ Gastosa indirectos: se refiere a los bienes y servicios necesarios para
operar la organización (servicios públicos generales, beneficios de los
empleados, viajes, suministros de oficinas, etc.)

ORGANIZACIÓN DEL GRUPO DE SUMINISTRO

El director de compras (chef parchasen office, CPO) se define como el ejecutivo
de una oficina corporativa, con autoridad y responsabilidad formal para administrar
las funciones de compras de su empresa para adquirir bienes y servicios a partir
de proveedores externos
El perfil acerca del director de compras: una persona con un alto nivel de
educación, de entre 49 años de edad, que haya estado en una organización
durante un promedio de 14 años y que haya sido director de compras por más de
cuatro años
Los factores que influyen en el nivel al cual se sitúa la función de suministro dentro
de la estructura organizacional cubre un amplio espectro. Entre los principales se
destacan:
1. La cantidad de los materiales comprados y los costos de servicios externos
como porcentaje de los costos totales o del ingreso total de la organización
2. La naturaleza de los productos o servicios adquiridos
 3. La medida en la cual el área de suministro y los proveedores pueden
proporcionar una ventaja competitiva

ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES DEL SUMINISTRO

Los papeles y responsabilidades del área de suministro se pueden englobar
dentro de cuatro categorías generales:
1. Lo que se adquiere (segmentos de adquisición: materia prima, compras
estándar y compras directas especiales, MRO, capital, servicios y reventas)
2. Actividades de Cadena de suministro (compras, investigaciones de
compras, control de inventarios, transporte)
3. Tipo de participación (grado en el cual se espera que el área de suministro
tome parte en las actividades corporativas mayores)
4. Participación en actividades corporativas (planeación de nuevas
instalaciones, desarrollo de nuevos productos, mejora de ingresos)

EQUIPOS INTERFUNCIONALES DE SUMINISTRO

Se considera que estos equipos, muestran un alto desempeño, obtienen mejores
resultados sobre una tarea, mayores beneficios para la organización como un
todo, a costos más bajos, en menos tiempo, y mayores ganancias para las partes
interesadas.
Tres importantes equipos interfuncionales que pueden operar en esta área:
1. Equipos de abastecimiento: pueden desarrollar estrategias de reducción de
costos, elaborar estrategias de abastecimiento, evaluar y seleccionar
proveedores, realizar análisis de valor y de gastos, e identificar
oportunidades de consolidación
2. Equipos de desarrollo de nuevos productos/servicios: pueden acortar los
tiempos del ciclo de desarrollo, mejorar la calidad y reducir los costos de
desarrollo debido a que operan de manera concurrente
3. Equipos de administración de mercancías: forman cuando los gastos son
altos y los productos en cuestión son complejos e importantes para lograr el
éxito

OTROS TIPOS DE CADENA DE SUMINISTRO

1. Equipos con participación del proveedor
2. Equipos con participación de los clientes
3. Localización simultánea del suministro con clientes internos
4. Localización simultánea de los proveedores en la organización de compra
5. Consejos de proveedores
6. Consejos de suministro
CONSORCIOS
Los consorcios de adquisiciones son una forma de compras participativas que
utilizan las organizaciones tanto en el sector público como del privado como medio
para proporcionar una variedad más amplia de servicios a un costo más bajo
 CAPÍTULO 4:
PROCESOS Y TECNOLOGÍA DEL SUMINISTRO

• ¿Qué es un proceso?

Es un conjunto de actividades con un principio y un fin, que ocurre en

determinada secuencia y opera sobre insumos y productos.
*El proceso de administración del suministro empieza con el
reconocimiento y termina con la supervisión de los proveedores y de las
relaciones.
• Las siguientes son cinco razones fundamentales para desarrollar un
proceso vigoroso:

1. Alto número de artículos.

2. Grandes cantidades de dinero.
3. Necesidad de un seguimiento de auditoría.
4. Consecuencias severas debido a un desempeño deficiente.
5. Contribución potencial a operaciones organizacionales efectivas inherentes
a la función.
• ¿Cuál primer paso para optimizar el proceso de suministro?

Se concreta en la formación de consenso interno en torno a las

oportunidades para añadir valor a la organización.
¿El foco de concentración es? "¿Dónde, cuándo y cómo puede el personal
del área de suministro contribuir a las metas y estrategias a corto y largo
plazos de la entidad?”.
Es necesario alinear vertical la estrategia y las metas para que el área
de suministro contribuya plenamente a la organización;
Se requiere de una alineación horizontal entre las áreas funcionales.
Flujos hacia el interior 1) la información que proviene del interior de la
organización, incluye declaraciones sobre las necesidades de materiales y
servicio, y se envía al área de suministro; 2) la información que proviene de
fuentes externas puede proceder de los proveedores (por ejemplo, precios y
entregas) o de otras fuentes (condiciones generales del mercado y derechos
de importación, etc.), y se envía al área de suministro.
Flujos hacia el exterior 1) la información que surge del área de
suministro, por ejemplo, fijación de precios de los proveedores, condiciones
de mercado y pronósticos de suministro para los presupuestos del flujo de
efectivo, se envía a otras unidades de la organización; 2) cierta información,
como las solicitudes de cotizaciones o de propuestas, se envía desde el área de
suministro hacia las fuentes externas (proveedores).
PASOS DEL PROCESO DEL SUMINISTRO
1. RECONOCIMIENTO DE LA NECESIDAD
Una compra se origina cuando una persona o un sistema identifican
una necesidad definida en la organización, esto es, qué, cuánto y cuándo
se necesita.
El área de suministro ayuda a anticipar las necesidades de los
departamentos usuarios; El departamento de suministro debe informar a los
usuarios acerca de los plazos normales de entrega y de cualesquiera
cambios mayores que afecten a todos los artículos estándar que se hayan
comprado.
2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD
El comprador debe saber con exactitud qué es lo que quieren los
clientes internos, cuyas necesidades deben estar impulsadas por una clara
comprensión de los requerimientos de los clientes externos. Es esencial
tener una descripción exacta de la necesidad, saber si se trata de un
bien tangible, de un servicio o de bienes con servicios adjuntos.
*Las descripciones poco claras o ambiguas, o los materiales, los
servicios o niveles de calidad excesivamente especificados acaban por
generar costos innecesario.
• ¿Qué es una requisición?

Es un documento que se usa para comunicar internamente las necesidades

entre los usuarios o las personas que determinan las especificaciones y la
administración del área de suministro de acuerdo con los controles contables
establecidos.
El flujo de una requisición está determinado por quién necesita tener
acceso a la información para ejecutar sus tareas, la necesidad de un
seguimiento de auditoría y la evidencia de una autorización adecuada.
Una requisición es un instrumento para administrar el flujo de información a
través de tres barreras:
1) autoridad: El departamento de suministro establece quién tiene la
autoridad para hacer requisiciones, evita la realización de las no
autorizadas e indica a los proveedores que una requisición no es un pedido.
2) calidad interna ¿Se ha descrito la necesidad de manera clara, precisa? Se
deben usar términos uniformes o códigos estandarizados de mercancías o
servicios para describir los artículos o servicios que se requieren
3) autorización interna. Las descripciones se deben revisar antes de
preparar la documentación para comunicarse con los posibles proveedores
externos
TIPOS DE REQUISICIONES
REQUISICIÓN VIAJERA. Es una innovación para satisfacer las necesidades
recurrentes y las partes estándares a efecto de reducir los gastos operativos.
LISTA DE MATERIALES. BILL OF MATERIALS, BOM simplifica el proceso de
requisición de los artículos en línea con frecuencia en las organizaciones que
elaboran un artículo estándar a lo largo de un periodo relativamente largo.
REQUISICIÓN DE ALMACENES/INVENTARIOS Las necesidades se pueden
satisfacer mediante una requisición de materiales proveniente del inventario
o a través de la transferencia de un inventario excesivo a partir de otro
departamento o división.
3. IDENTIFICACIÓN DE LAS POSIBLES FUENTES
Implica 1) identificar las fuentes potenciales calificadas y 2) evaluar la
probabilidad de que un contrato de compra dé como resultado una entrega
a tiempo de un producto o servicio
Emisión de un Rafa: Cuando los artículos no están cubiertos por un contrato, el
comprador tiene cuatro opciones para comunicarse con los proveedores
potenciales.
Solicitud de información (RFI) Se emite una solicitud de información para
recopilar datos acerca de los productos y servicios de los proveedores
potenciales.
Solicitudes Las tres opciones para solicitar operaciones de negocios a los
proveedores potenciales son: 1) solicitud de cotización (RFQ), 2) solicitud de
propuesta (RFP) o (3) solicitud o invitación para una oferta (RFB o IFB).
Solicitud de cotización (RFQ) Se emite una solicitud de cotización cuando
hay una descripción clara y bien definida de una necesidad;
Solicitud de propuesta (RFP) La solicitud de propuesta se usa para
satisfacer las necesidades más complejas en las cuales el precio es sólo
uno de varios factores clave de decisión
Solicitud de oferta (RFB o IFB) Se usa una solicitud o invitación para
presentar una oferta en un proceso competitivo de licitaciones con o sin la
oportunidad de negociar después de la recepción de la oferta
4. SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Y DETERMINACIÓN DE LOS TÉRMINOS
El análisis y la selección del proveedor conducen a la colocación de la
orden o pedido; las herramientas aplicables van desde un análisis simple
de las ofertas hasta la realización de negociaciones complejas.
5. PREPARACIÓN Y COLOCACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
Se utiliza una orden de compra, si no se usa el contrato de ventas del
proveedor o una orden prellenada. Si no se emplea la forma adecuada de
contrato pueden surgir serias complicaciones legales o una documentación
inadecuada.
Formato El formato y la determinación del recorrido de una orden de
compra son aspectos que varían. Los requisitos esenciales son: número de
serie, fecha de emisión, número y dirección del proveedor, cantidad y
descripción, fecha de entrega, instrucciones de embarque, precio, términos
de pago y condiciones que gobernarán la orden.
6. SEGUIMIENTO Y DESPACHO RÁPIDO
El seguimiento consiste en un rastreo rutinario de la orden para asegurarse
de que el proveedor pueda cumplir con las promesas de entrega; es muy
conveniente que cada orden tenga fecha apropiada de seguimiento. Las
investigaciones del progreso se pueden hacer por teléfono, correo
electrónico, fax o en forma personal El seguimiento puede no ocurrir en el
caso de compras con un valor más bajo o puede incorporarse en el
sistema electrónico de suministro a través del cual sólo se notifican las
excepciones a los compradores.
7. RECEPCIÓN E INSPECCIÓN
La recepción adecuada de los bienes y servicios es de importancia vital. Muchas
organizaciones pequeñas con una sola sede centralizan la recepción en un
departamento. El área de recepción también puede pasarse por alto en el caso de
compras con un valor mínimo.
Eliminación o reducción de la inspección
Una meta de la administración del área de suministro es asegurar que la
calidad se incorpore internamente durante la etapa de diseño y
externamente en los procesos de los proveedores. Esta previsión reduce o
elimina la inspección de entrada.
8. AUTORIZACIÓN Y PAGO DE LA FACTURA
Una FACTURA es un derecho contra una organización compradora; en general,
muestra el número de orden y el precio pormenorizado; los procedimientos para
acreditarlas y aprobarlas no son uniformes; se establecen verificaciones y
auditorías de las facturas con base en un análisis de costo beneficio. El costo del
tiempo de una persona para resolver cambios menores puede ser superior
al valor de la variación.
9. MANTENIMIENTO DE REGISTROS Y DE RELACIONES
El paso final es actualizar los registros, tarea que puede incluir tarjetas de
marcación para asentar el desempeño de los proveedores. Los archivos
electrónicos o las copias impresas de los documentos relacionados con la
orden se almacenan o se archivan. Las leyes, las normas de contabilidad,
la política de la compañía y el buen juicio determinan cuáles registros se
deben mantener y durante cuánto tiempo; por ejemplo, una orden de
compra es evidencia de un contrato.
 CAPÍTULO 5
FABRICAR O COMPRAR, ABASTECIMIENTO INTERNO Y
ABASTECIMIENTO EXTERNO.

1. Abastecimiento Interno (insourcing): Implica revertir una decisión

anterior de comprar. Es cuando una organización opta por elaborar
internamente una actividad, producto o servicio que antes se compraba en
forma externa.
2. Abastecimiento Externo (outsourcing): Revertir una decisión anterior de
fabricar. Es decir si una actividad, producto o servicio que antes se
elaboraba internamente.
3. Razones para fabricar:

4. Razones para comprar:

5. Zona Gris: Es útil para probar y aprender sin tener que asumir el
compromiso absoluto de fabricar o comprar. Ofrece valiosas oportunidades
u opciones tanto para el comprador como para el proveedor. EJEMPLO:
6. Subcontrataciones: Es cuando la organización contrata un servicio por
fuera que antes ellos realizaba.
7. Abastecimiento Interno y abastecimiento externo: Ocurre cuando se
toman decisiones de revertir estatutos anteriores de fabricar o comprar.
8. Abastecimiento Externo y logística: Es lo mismo que abastecimiento
externo pero es cuando se lleva acabo un orden de cuantas veces se debe
contratar las subcontrataciones.
9. Papel del área de suministro en el abastecimiento Interno y externo:
Los administradores del área de suministro deben tener una intensa
participación para colaborar en las siguientes formas:
• Proporcionar un proceso amplio y competitivo
• Identificar las oportunidades de abastecimiento Interno y externo.
• Ayudar en la selección de las fuentes de abastecimiento.
• Identificar los problemas potenciales en las relaciones.
• Desarrollar y negociar el contrato.
• Supervisar y administrar la relación de manera continua.
 CAPITULO 6
GUIA PRIMER PARCIAL
1.- Criterios de necesidad en la propuesta de valor:
Para decidir, en una situación en particular, qué representa un valor útil se ubican
en tres niveles: 1) Estratégico, 2) Tradicional y 3) Actual adicional

2.- Criterios estratégicos:

Pueden involucrar la reducción del riesgo, el acceso a nuevas tecnologías o
mercados, el aseguramiento del suministro en mercados restringidos, el aumento
de ingresos, mejora de imagen corporativa y otros más.

3.- Criterios tradicionales:

Se dividen en calidad, cantidad, entrega, precio y servicio.

4.- Calidad: Es un término que cubre tanto funcionalidad como la conformidad con
las especificaciones. Si no se satisfacen los criterios de calidad del producto, el
producto es inaceptable.

5.- Cantidad: La cantidad que suministra tiene que ser fuerte para satisfacer la
demanda.

6.-Entrega: La fecha de entrega tiene que cubrir las necesidades de la compañía

compradora.

7.- Precio: La cantidad monetaria o de cambio en que se provee el producto.

8.- Servicio: Incluye diseño, mantenimiento de registros, transporte, almacenaje,

disposición. Instalación, capacitación, reparaciones y asesorías.

9.- Financieros: Incluyen la mejoría de los estados financieros corporativos, tanto

en el balance general como del estado de resultados. El aumento de ingresos, la
reducción de capital de trabajo.

10.- Riesgo: puede clasificar en:

Riesgo operativo: Peligro de interrupción del flujo de bienes o servicios.
Riesgo financiero: La posibilidad de que el precio de los bienes o servicios
adquiridos aumente de manera significativa.
Riesgo de la reputación: que el nombre de la empresa se vea
adversamente afectada por el método de adquisición o por el comportamiento del
proveedor.
11.- Impacto ambiental: este criterio actual consiste en los cambios
climatológicos y la contaminación del agua.

12.- Innovación: Se refiere a la búsqueda de una mejora continua.

13.- Cumplimiento y transparencia en las regulaciones:

Todos los acuerdos que se celebran entre los compradores y vendedores tienen
que cumplir con las leyes y regulaciones relevantes.

14.- Factores sociales y políticos:

Las compañías se deben comportar como buenos ciudadanos corporativos y
reconocer que tienen responsabilidades sociales en los países en que operen.

15.- Las necesidades organizacionales se pueden clasificar ampliamente en

siete categorías:
1) Reventa 2) Materias primas 3) Partes, componentes y empaques 4)
mantenimiento, reparaciones, refacciones y repuestos 5) Capital 6) Servicios 7)
Otros

16.- En la categoría otros está involucrado.

Equivalentes comerciales
Suministros anticipados y proveedores involucrados
Métodos de descripción
Marca
Especificación

17.- Especificación de características físicas y químicas:

Proporciona definiciones de las propiedades de los materiales que desea el
comprador.

18.- Especificación de materiales y método de producción:

Describe tanto los materiales como el proceso de manufacturación

19.- Especificación del desempeño en función:

Comprensión de las funciones que necesitan

20.- Descripción mediante planes de ingeniería:

Es aplicable a las compras de un proceso de construcción.

21.- Descripción por grados de mercado:

Su valor depende de la exactitud con la cual se haga.

22-. Descripción por medio de muestra:

Se basa en la presentación de una muestra del artículo deseado.

23.- Fuentes de datos de especificación:

Estándares individuales
Especificaciones estándares
Requisitos gubernamentales, legales y ambientales.