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Unidad

MS-Excel

Gráficos Impresión y Macros

Microsoft Excel Unidad V

Unidad no. 5

CONTENIDO pág.

Conceptos de gráficos ........................................................................................................................... 2

Pasos para crear gráficos ..................................................................................................................... 3

Tipos de gráficos ..................................................................................................................................... 3

Partes de un gráfico.............................................................................................................................. 14

Características de presentaciones para los gráficos .................................................................. 15

Modificación del formato de gráficos .............................................................................................. 19

Conceptos de macros .......................................................................................................................... 20

Crear macro ............................................................................................................................................ 20

Ejecutar macro ....................................................................................................................................... 22

Editar macro ........................................................................................................................................... 23

Asignar macro a botones .................................................................................................................... 24

Configurar Impresora ........................................................................................................................... 27

Formatear Página .................................................................................................................................. 28

Imprimir .................................................................................................................................................... 29

Bibliografía y enlaces recomendados .............................................................................................. 33

INFOTEP 1
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1. Conceptos de gráficos

Los gráficos representan los datos de una tabla o base de datos. La clave para crear los
grafico en Excel es saber qué tipo de datos se análisis mejor en qué tipo de gráfico.

Un gráfico es una representación por medio de líneas y aquello perteneciente o relativo a

la escritura y a la imprenta. Un periódico y una revista son medios gráficos, por ejemplo.

“El concepto proviene del latín graphĭcus, aunque tiene origen griego. Cuando se aplica
a una descripción, una operación o una demostración, se trata de aquello que se
representa a través de figuras o signos.

Un gráfico es, además, la representación de datos numéricos mediante una o más líneas
que permiten hacer visible la relación entre los datos: “En este gráfico podemos apreciar
como las ventas de nuestro producto crecen en el invierno y se contraen en el verano”,
“El gerente me pidió un gráfico con los gastos de la campaña publicitaria y las ventas del
mes”.”1

Utilizado como adjetivo y aplicado a un modo de hablar, el término gráfico se refiere a lo

que se expone con claridad: “El presidente fue muy gráfico a la hora de explicar la
gravedad de la crisis”, “La operación es riesgosa, pero no puedo ser tan gráfico con los
niños”.

En informática, se conoce como gráficos a las imágenes generadas por computadora. Los
diseños utilizados en los videojuegos son considerados como gráficos: “Los gráficos del
Pro Evolution Soccer son tan reales que sorprenden a cualquiera”.

Por último, podemos mencionar que El Gráfico es una revista deportiva argentina
fundada en1919 que, en la actualidad, se distribuye de manera mensual. Con el auge de
la prensa deportiva diaria y la aparición de Internet, la revista dejó de lado la información
dura para centrarse en los reportajes y el análisis.

2. Pasos para crear gráficos

Para crear un gráfico, lo primero es seleccionar los datos que se quieren graficar, luego
vamos a la cinta Insertar y en la categoría gráficos. Aquí seleccionamos el tipo de grafico
que queremos crear.

1
http://definicion.de/grafico/
INFOTEP 2
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Este es solo para crear el grafico ya que después de que se crea se puede
editar mediante las herramientas de grafico

3. Tipos de gráficos

Gráficos de columnas

En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal

y los valores en el eje vertical.

Los gráficos de columnas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Columnas agrupadas y columnas agrupadas en 3D Los gráficos de columnas agrupadas

comparan valores entre categorías. Un gráfico de columnas agrupadas muestra valores
en rectángulos verticales en 2D. Un gráfico de columnas agrupadas en 3D simplemente
muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de
profundidad).

INFOTEP 3
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Puede utilizar un tipo de gráfico de columna agrupada cuando tiene categorías que
representan:

Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos).

Disposiciones de escala específicas (por ejemplo, una escala de Likert con entradas, como
totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo).

Nombres que no se encuentran en ningún orden específico (por ejemplo, nombres de

artículos, nombres geográficos o los nombres de personas).

Nota Para presentar datos en un formato 3D con tres ejes (un eje horizontal, uno vertical
y uno de profundidad) que se puedan modificar, use en cambio el subtipo de gráfico de
columnas 3D.

Columnas apiladas y columnas apiladas en 3-D Los gráficos de columnas apiladas

muestran la relación de elementos individuales con el conjunto, comparando la
contribución de cada valor con un total entre categorías. Un gráfico de columnas apiladas
muestra los valores en rectángulos apilados verticales en 2D. Un gráfico de columnas
apiladas en 3D simplemente muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje
de valores (eje de profundidad).

Sugerencia Cuando tiene varias series de datos (serie de datos: puntos de datos
relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una
trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más
series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.) y
desea destacar el total, puede usar un gráfico de columnas apiladas.

Columnas 100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D Los gráficos de columnas

100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D comparan el porcentaje con que
contribuye cada valor a un total de categorías. Un gráfico de columnas 100% apiladas
muestra valores en rectángulos verticales 100% apilados en 2D. Un gráfico de columnas
100% apiladas en 3D simplemente muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un
tercer eje de valores (eje de profundidad).

INFOTEP 4
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Gráficos de líneas

Use un gráfico de líneas si las etiquetas de categorías son texto, y representan valores que
están separados uniformemente entre sí, por ejemplo meses, trimestres o ejercicios
fiscales. Este tipo de gráfico es válido especialmente si hay más de una serie: si sólo hay
una, se recomienda utilizar un gráfico de dispersión. Utilice también un gráfico de líneas
si tiene etiquetas numéricas con valores separados uniformemente entre sí, especialmente
años. Si tiene más de diez etiquetas numéricas, utilice en su lugar un gráfico de dispersión.

Los gráficos de líneas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Línea y línea con marcadores Ya sea que se muestren con marcadores (para indicar
valores de datos individuales) o sin ellos, los gráficos de líneas son útiles para mostrar
tendencias en el tiempo o categorías ordenadas, especialmente cuando hay muchos
puntos de datos y el orden en que se presentan es importante. Si hay muchas categorías
o los valores son aproximados, utilice un gráfico de líneas sin marcadores.

Línea apilada y línea apilada con marcadores Tanto si se muestran con marcadores (para
indicar valores de datos individuales) como sin ellos, los gráficos de líneas apiladas
permiten mostrar la tendencia de la contribución que hace cada valor a lo largo del tiempo
o categorías ordenadas.

INFOTEP 5
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Nota Los gráficos de líneas apiladas suman los datos, lo que tal vez no sea el resultado
deseado. Además, como no es fácil ver que las líneas están apiladas, considere la
posibilidad de usar otro tipo de gráfico de líneas o un gráfico de áreas apiladas como
alternativa.

Gráficos circulares

Piense en utilizar un gráfico circular cuando:

• Sólo tenga una serie de datos que desee trazar.

• Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.
• Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.
• No tiene más de siete categorías.
• Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.

Los gráficos circulares tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Circular y circular en 3D Los gráficos circulares muestran la contribución de cada valor

a un total con un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente sectores de un gráfico
circular para destacarlos.

Circular con subgráfico circular y circular con subgráfico de barras Los gráficos circulares
con subgráfico circular o subgráfico de barras son gráficos circulares con valores definidos
por el usuario que se extraen del gráfico circular principal y se combinan en un gráfico

INFOTEP 6
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secundario, circular o de barras apiladas. Estos tipos de gráficos son útiles cuando desea
que los sectores pequeños del gráfico circular principal se distingan más fácilmente.

Circular seccionado y circular seccionado en 3D Los gráficos circulares seccionados

muestran la contribución de cada valor a un total, al mismo tiempo que destacan valores
individuales. Los gráficos circulares seccionados se pueden mostrar en formato 3D. Puede
cambiar la configuración de la división en secciones para todos los sectores por separado
y en conjunto, pero no puede mover manualmente los sectores de un gráfico circular
seccionado.

Gráficos de barras

Piense en utilizar un gráfico de barras cuando:

Las etiquetas de eje son largas.
Los valores que se muestran son duraciones.
Los gráficos de barras tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Barra agrupada y barra agrupada en 3D Los gráficos de barras agrupadas comparan

valores entre categorías. En un gráfico de barras agrupadas, las categorías se suelen
organizar a lo largo del eje vertical, mientras que los valores lo hacen a lo largo del
horizontal. Un gráfico de barras agrupadas en 3D muestra rectángulos horizontales en
formato 3D; no presenta los datos en tres ejes.

INFOTEP 7
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Barra apilada y barra apilada en 3D Los gráficos de barras apiladas muestran la relación
de elementos individuales con el conjunto. Un gráfico de barras apiladas en 3D muestra
rectángulos horizontales en formato 3D; no presenta los datos en tres ejes.

Barras 100% apiladas y barras 100% apiladas en 3D Este tipo de gráfico compara el
porcentaje con que cada valor contribuye a un total entre categorías. Un gráfico de barras
100% apiladas en 3D muestra rectángulos horizontales en formato 3D; no presenta los
datos en tres ejes
.

Cilindro, cono y pirámide horizontales Estos gráficos están disponibles en los mismos
tipos de gráficos agrupados, apilados y 100% apilados que se proporcionan para los
gráficos de barras rectangulares. Muestran y comparan los datos de la misma forma. La
única diferencia es que estos tipos de gráfico muestran formas cilíndricas, cónicas y
piramidales en lugar de rectángulos horizontales.

INFOTEP 8
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Gráficos de área

Los gráficos de área tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Áreas en 2D y 3D Independientemente de que se presenten en 2D o en 3D, los gráficos

de áreas muestran la tendencia de los valores en el tiempo u otros datos de categoría. Los
gráficos de áreas 3D usan tres ejes (horizontal, vertical y profundidad) que se pueden
modificar. Como norma, considere la posibilidad de usar un gráfico de líneas en lugar de
un gráfico de áreas no apilado, ya que los datos de una serie pueden quedar ocultos por
los de otra.

Áreas apiladas y áreas apiladas en 3D Los gráficos de áreas apiladas muestran la

tendencia de la contribución de cada valor a lo largo del tiempo u otros datos de categoría.
Un gráfico de áreas apiladas en 3D se presenta de la misma forma, aunque utiliza una
perspectiva 3D. Una perspectiva 3D no es un verdadero gráfico 3D: no se emplea un tercer
eje de valores (eje de profundidad).

Áreas 100% apiladas y áreas 100% apiladas en 3D Los gráficos de áreas 100% apiladas
muestran la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye a lo largo del tiempo
INFOTEP 9
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u otros datos de categoría. Un gráfico de áreas 100% apiladas en 3D se presenta de la

misma forma, pero utiliza una perspectiva 3D. Una perspectiva 3D no es un verdadero
gráfico 3D: no se emplea un tercer eje de valores (eje de profundidad).

Gráficos de tipo XY (Dispersión)

Un gráfico de dispersión tiene dos ejes de valores y muestra un conjunto de datos

numéricos en el eje horizontal (eje X) y otro en el eje vertical (eje Y). Combina estos valores
en puntos de datos únicos y los muestra en intervalos irregulares o agrupaciones. Los
gráficos de dispersión se utilizan por lo general para mostrar y comparar valores
numéricos, por ejemplo datos científicos, estadísticos y de ingeniería.

Piense en utilizar un gráfico de dispersión cuando:

Desea cambiar la escala del eje horizontal.

Desea convertir dicho eje en una escala logarítmica.
Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes.
Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.
Desea mostrar eficazmente datos de hoja de cálculo que incluyen pares o conjuntos de
valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un gráfico de dispersión para
revelar más información acerca de los valores agrupados.
Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre
puntos de datos.
Desea comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo: cuantos más datos
incluya en un gráfico de dispersión, mejores serán las comparaciones que podrá realizar.
Para organizar los datos de una hoja de cálculo para un gráfico de dispersión, debería
colocar los valores de X en una fila o columna y, a continuación, escribir los valores y
correspondientes en las filas o columnas adyacentes.

INFOTEP 10
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Gráficos de superficie

Puede utilizar un gráfico de superficie cuando ambas categorías y series de datos sean
valores numéricos.

Los gráficos de superficie tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Superficie 3D Los gráficos de superficie 3D muestran las tendencias de los valores a través
de dos dimensiones en una curva continua. Las bandas de color de un gráfico de
superficie no representan las series de datos, sino la diferencia entre los valores. Este
gráfico muestra una vista en 3D de los datos, que se puede imaginar como una hoja de

INFOTEP 11
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goma estirada sobre un gráfico de columnas 3D. Se suele utilizar para mostrar relaciones
entre grandes cantidades de datos que, de otra forma, podrían resultar difíciles de ver.

Trama de superficie 3D Cuando se representa sin color en la superficie, un gráfico de

superficie 3D se denomina gráfico de trama de superficie 3D. Este gráfico sólo muestra
las líneas.

Nota Un gráfico de trama de superficie 3D no resulta fácil de leer, aunque es útil para
representar con más rapidez grandes conjuntos de datos.

Contorno Los gráficos de contorno son gráficos de superficie vistos desde arriba, algo
parecido a los mapas topográficos 2D. En un gráfico de contorno, las bandas de color
representan rangos concretos de valores. Las líneas de un gráfico de contorno conectan
puntos interpolados de igual valor.

INFOTEP 12
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Leyenda

Columnas de datos

Eje Vertical

Eje Horizontal

4. Partes de un gráfico

I
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5. Características de presentaciones para los gráficos

Podemos graficar perdidos, como por ejemplo las ventas de un año entero, indicando el
total de ventas de cada mes y del año.

En un gráfico de columnas se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas

de una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para
almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas.
Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.). Este tipo de gráfico es útil para
mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre
elementos.

En un gráfico de líneas se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de

una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para
almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas.
Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.). Los gráficos de líneas pueden
mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y, por tanto,
son idóneos para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas,
los datos de categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos
de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.

En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila
de una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para
almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas.
Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.). Los gráficos circulares muestran el
tamaño de los elementos de una serie de datos (serie de datos: puntos de datos
relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una
trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más
series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.) en
proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos (puntos de datos: valores
individuales trazados en un gráfico y representados con barras, columnas, líneas,
sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos. Los marcadores de
datos del mismo color constituyen una serie de datos.) de un gráfico circular se muestran
como porcentajes del total del gráfico circular.

En un gráfico de barras se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de

una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para
almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas.
Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.). Los gráficos de barras muestran
comparaciones entre elementos individuales.

En un gráfico de área se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una
hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para
almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas.

INFOTEP 14
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Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.). Los gráficos de área destacan la
magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para enfocar la atención en el valor
total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que representan el
beneficio en el tiempo en un gráfico de área para destacar el beneficio total.
Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación
de las partes con un todo.

En un gráfico de tipo XY (dispersión) se pueden trazar datos organizados en columnas y

filas de una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel
para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y
columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.). Los gráficos de
dispersión muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o
trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas XY.

En un gráfico de superficie se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas

de una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para
almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas.
Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.). Un gráfico de superficie es útil
cuando busca combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa
topográfico, los colores y las tramas indican áreas que están en el mismo rango de valores.

5.1. Modificación de datos en un gráfico

Para modificar los datos de un gráfico, lo hacemos en las herramientas de

gráfico, en la cinta diseño, la opción Seleccionar Datos.

INFOTEP 15
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Suponemos que tenemos esta grafica

INFOTEP 16
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Al presionar la opción Seleccionar datos aparece la

siguiente ventana:

En la ventana Seleccionar origen de datos, Tenemos

el Rango de origen de datos, que es el rango principal
de donde se alimenta el grafico.

Tenemos el botón Cambiar fila/columna que

también está afuera en la cinta de diseño de las
herramientas de gráfico.

En este ejemplo que vemos en la imagen de la

izquierda la serie1 es la leyenda, podemos editarla, al
igual que el eje horizontal indicando cuales datos
queremos que se vean en la gráfica y cuáles no.

Si queremos quitar algunos de los datos que tenemos

en el eje horizontal lo cambiamos al filas por
columnas en el eje vertical tenemos la opción de
quitar el que seleccionamos.

Hay que tener en cuenta que una vez modificado

algún dato se puede deshabilitar el rango principal
y el botón de fila/columna.
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6. Modificación del formato de gráficos

Para modificar el formato de un gráfico utilizamos la cinta presentación y formato de las herramientas de gráfico.

En presentación:

Aquí nos presenta una seria de opciones individuales para cada parte de la gráfica, por ejemplo la opción título de grafico
nos permite colocar el título sobre o supuesto al gráfico. La opción Leyenda Nos permite decidir dónde va la leyenda si a
la derecha, izquierda, arriba o abajo, y así sucesivamente para cada gráfica.

En formato:

Para utilizar esta cinta primero se selecciona el objeto o parte dentro del gráfico y después se le indica la opción que se quiere
realizar en la cinta. Por ejemplo si tenemos un gráfico de columnas y queremos cambiar el color a una columna del grafico
la seleccionamos y después vamos a relleno de forma y le colocamos el color deseado, además de color también se le puede
dar efectos de degradado tramas e imagen de relleno.
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7. Conceptos de macros

“2Las macros son un grupo de instrucciones programadas bajo entorno VBA (visual Basic
para aplicaciones), cuya tarea principal es la automatización de tareas repetitivas y la
resolución de cálculos complejos. El lenguaje VBA, es un lenguaje de programación
basado en el visual Basic, enfocado a la realización de programas sobre las herramientas
Excel, Access, Word...., mediante macros en VBA podemos crear nuevas funciones para
nuestras hojas Excel, personalizar estilos y formatos, crear programas para la resolución
de cálculos complejos y automatizar tareas.”

8. Crear macro

Para crear un macro desde Excel se puede hacer desde la cinta Vista Macros Aquí está la
opción para grabar un macro.

O para más opciones debemos habilitar la Cinta

Programador que por defecto sale deshabilitado en
Excel. Para habilitar esta cinta debemos ir al menú
archivo, luego a Opciones.

2
http://www.webandmacros.com/macro_excel_definicion.htm

INFOTEP 19
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A continuación aparece la siguiente venta le damos a la opción Personalizar cinta de

opciones, y..

Le damos un clic a programar, Aceptar, Aceptar y listo!!!, aparece la cinta programador.

INFOTEP 20
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Le damos a la Grabar macro

Al dar clic en la opción grabar
macro aparece la ventana que
vemos en la imagen de la izquierda.

El primer campo es el nombre de la

macro, podemos colocar cualquier
nombre pero sin espacios ni
símbolos.

EL método abreviado es la
combinación de teclas tú quieres
programas para que se ejecute el
macro. Guardar macro en es el
ámbito en el que se reconocerá el
macro si es en el libro o en todo los
archivos de Excel.

Le permite escribir una descripción

de los que hace la macro para recordar al usuario.

Para ver el detalle vea el video.

9. Ejecutar macro

Para la ejecución del macro se puede hacer desde la combinación de tecla desde un objeto
al darle clic, colocando el cursor sobre el objeto.

La combinación de tecla se le asigna a la hora de colocar el nombre al macro y empezar a

grabarlo.

Para ejecutar dese un objeto, lo primero es grabar el marco, una vez el macro guardado
elegimos el objeto al cual le queremos asignar la macro, este objeto puede ser una forma,
imagen, imagen prediseñada, Word Art, o controles de la cinta de programador.

También se pueden crear una cinta personalizada y ejecutar los macro desde un boto de
la cinta de opciones.

INFOTEP 21
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10. Editar macro

Para editar un macro en la cinta programador en la opción macros le damos y aparece

una ventana con los macros que tenemos disponibles en ese archivo elegimos el que
queremos editar y le damos al botón modificar.

Aparece la vent ana de la imagen a la izquierda, y

presionamos el botón Modificar.

Para que abra el editor de Visual Basic, y

podamos editar el código fuente que se generó
automáticamente con el botón grabar macro.

Si no estuviera ese botón grabar macro

tendríamos que digitar el código letra por letra
para crear un macro.

INFOTEP 22
Microsoft Excel Unidad V

11. Asignar macro a botones

Lo primero es tener la macro grabada ya y ejecutándose correctamente. Ahora se puede asignar

a un botón en la hoja de cálculo o un botón en la Cinta de Opciones ser un botón.

Vamos al menú Archivo, Opciones:

Se observan los macros que estén en el documento.

INFOTEP 23
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Aquí se crea el nuevo grupo o cinta y dentro de cualquiera de estos dos se pone el macro para
que sea ejecutado desde ahí.

También mediante la cinta programador:

INFOTEP 24
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Y te pide seleccionar de una vez la macro que será asignada a este botón:

INFOTEP 25
Microsoft Excel Unidad V

12. Configurar impresora

Para la configuración de una impresora debemos tener en cuenta la configuración en el

archivo por Excel y la configuración de la propia impresora en el sistema operativo. Cada
impresora dependiendo las características, marca y modelo tienen diversas opciones.

Podemos configurar la impresora cuando vamos a imprimir un documento en el Excel al

seleccionar la impresora por el Menú Archivo, o también por el Sistema Operativo en el
Caso de Windows por el panel de control.

Por Excel

Por Windows

INFOTEP 26
Microsoft Excel Unidad V

13. Formatear página

Las opciones de la Cinta Diseño de Pagina, son esenciales a la hora de imprimir un

documento en Excel. Para imprimir un documento de Excel se debe ser muy cuidadoso
ya que al manejar grandes cantidades de datos se tiene que analizar la mejor forma que
se pueda imprimir un documento.

La cinta diseño de página

Temas: Estos son combinaciones de formato del contenido de la página como lo tipos de
letra, colores de fondo y de letra y efectos de texto.

Configuración de página: Los márgenes, la orientación y el tamaño del papel son

configuración básicas para la página a la hora de imprimir. La opción área de impresión
es para elegir la parte que queremos que salga impresa a la hora de darle a imprimir.
También se selecciona el fondo el cual puede tener cualquier efecto de relleno. Y por
último la opción Imprimir títulos donde seleccionamos la fila o columna que queremos
que se repita cada vez que empieza una hoja a la hora de imprimir.

Ajustar área de impresión: el ancho y alto del área de impresión, además la escala
proporcional del contenido dentro de la hoja, por defecto está en un 100% al bajar el
porcentaje todo el contenido de la hoja de va reduciendo en tamaña porcentual mente.

Opciones de la hoja: elegimos lo que queremos que se vea en la hoja de cálculo, tenemos
líneas de la cuadricula y Encabezados al quitar el cotejo se deja de ver y si colocamos
cotejo en imprimir salen a la hora de imprimir un documento.

Organizar: Esta opción es para organizar los objetos en la hoja de cálculo, los objetos como
formas, imágenes, Word Art. Se organiza de tal forma que se decide cual esta adelante o
atrás del otro. También se pueden alinear de tal forma que se ven más organizados.

INFOTEP 27
Microsoft Excel Unidad V

14. Imprimir

En este artículo se explica

cómo obtener la Vista
preliminar de una página
antes de imprimirla en
Excel 2010. También se
explica cómo usar la vista
Diseño de página que
permite modificar y editar
el documento mientras lo visualiza.

He creado una lista de lectura en Excel 2010. Antes de imprimirla, ¿puedo ver una vista
preliminar? Es decir, ¿cómo puedo mostrar la Vista preliminar en Excel 2010?

En Excel 2010, haga clic en Archivo y en Imprimir y, a continuación, se mostrará Vista

preliminar.

INFOTEP 28
Microsoft Excel Unidad V

En la vista preliminar, puede configurar

todo tipo de opciones de impresión. Se
incluyen como ejemplos el número de
copias, la impresora, el intervalo de
páginas, la impresión por una o dos
caras, la orientación vertical y el tamaño.

Es intuitivo, porque se pued e cambiar el

valor mientras se visualiza el artículo a
la derecha de la ventana que muestra el
aspecto que tendría al imprimirse. Suelo
usar una función que reduce
automáticamente una tabla de 2 páginas
para imprimirla en 1 sola. Para usar esta
función, ha ga clic en Ajuste de escala y
seleccione Imprimir hoja en 1 página.

INFOTEP 29
Microsoft Excel Unidad V

En Excel 2010, hay una función llamada Vista Diseño de página mediante la que puede
editar una hoja al tiempo que ve el aspecto que tendría al imprimirse.

¿Cómo se usa?

Haga clic en la pestaña Vista y en Vista Diseño de página en el grupo Vistas de libro.

Puedo ver cómo se imprimiría, ya que también se muestra un espacio en blanco alrededor
de la tabla. Entonces, puedo editar la hoja mientras visualizo esta imagen. ¿Cómo puedo
volver a la vista anterior? ¿Hago clic en Normal?

14.1Encabezado y pie de páginas.

En la cinta Insertar esta la opción encabezados

y pie de página. Aquí pasa la hoja de calcula a
vista de impresión señalando dentro del
encabezado o pie de página.

INFOTEP 30
Microsoft Excel Unidad V

Sale la Cinta Herramientas para encabezado y pie de página:

Tenemos todas las opciones para trabajar con el encabezado y pie de página. Si queremos
insertar la fecha u hora esto incluye los números de página.

También nos da algunas opciones generales del archivo si quiere que sean páginas pares
o impares, si lo aliena con los márgenes, o si queremos la primera página diferente.

Puede agregar encabezados o pies de página en la parte superior o inferior de una hoja
de cálculo impresa. Por ejemplo, puede crear un pie de página con los números de página,
la fecha y la hora y el nombre del archivo.

“Los encabezados y pies de página no aparecen en la hoja de cálculo en la vista Normal,

solamente aparecen en la vista Diseño de página y en las páginas impresas. Puede insertar
encabezados y pies de página en la vista Diseño de página, donde puede verlos, o usar el
cuadro de diálogo Configurar página si desea insertar encabezados o pies de página para
más de una hoja de cálculo al mismo tiempo. Para otros tipos de hojas, por ejemplo hojas
de gráfico, puede insertar encabezados y pies de página solamente mediante el cuadro de
diálogo Configurar página.”3

3
Ayuda Office 2010

INFOTEP 31
Microsoft Excel Unidad V

15. Bibliografía y enlaces recomendados

http://support.microsoft.com/kb/982830/es

Ayuda Excel 2010

INFOTEP 32