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UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN

Módulo de Aprendizaje
COMPUTACIÓN III
MICROSOFT PROJECT 2010 &
MICROSOFT VISIO 2010

AUTORES
 ING. ADRIANZEN OLANO IVAN
 ING. CALLACNA SENCIO IVAN
 ING. COTRINA ORREGO CECILIA
 ING. HERRERA PISCOYA FRANCISCO RICHARD
 ING. MARTIN GARCIA CABRERA
 ING. HARRY CORDERO
 ING. WILLIAN CASTILLO GARCIA

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Elías Aguirre 933 Fono 481614
cpead_cis@crece.uss.edu.pe
UNIDAD I
MICROSOFT PROJECT 2010
COMPETENCIAS
 Gestiona eficientemente proyectos extraídos de una situación real
utilizando como herramienta de desarrollo MS Project 2010 para el
correcto desempeño profesional.
 Realiza el seguimiento y control de proyectos y además modela y
simula procesos utilizando las herramientas de Microsoft Visio de
acuerdo a su perfil profesional.

CAPACIDADES
 Identifica los diferentes tipos de proyectos en una situación real.
 Identifica las diferentes herramientas del entorno de Ms Project
2010.
 Crea el esquema de un proyecto de acuerdo a su especialidad.
 Planifica eficientemente las tareas de un proyecto.
 Utiliza y crea calendarios en un proyecto.
 Aplica las herramientas de gestión de tiempo.
 Planifica de forma eficiente las diferentes tipos de recursos.
 Asigna de forma coherente los diferentes tipos de recurso a las
tareas de un proyecto.
 Identifica los diferentes tipos de tareas y la asignación de recursos
correspondientes.
 Identifica y establece los diferentes tipos de costos a los recursos
existentes.
 Crea tablas de costos utilizando las herramientas que brinda Ms
Project 2010.

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ACTITUDES
 Valora positivamente el software MS PROJECT como herramienta
de aplicación en los procesos de construcción de conocimientos en
la elaboración de proyectos y en el procesamiento de datos.
 Demuestra flexibilidad e iniciativa en el uso y manejo de Software
de aplicación en cada una de sus labores universitarias.
 Demuestra en el trabajo colaboración y trabajo en equipo,
socializando los aprendizajes.

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I UNIDAD

Microsoft Project 2010

CAPACIDAD
 Identifica los diferentes tipos de proyectos en una situación
real.
 Identifica las diferentes herramientas del entorno de Ms
Project 2010.
 Crea el esquema de un proyecto de acuerdo a su
especialidad.
 Planifica eficientemente las tareas de un proyecto.
 Utiliza y crea calendarios en un proyecto.
 Aplica las herramientas de gestión de tiempo.
 Planifica de forma eficiente las diferentes tipos de
recursos.
 Asigna de forma coherente los diferentes tipos de recurso
a las tareas de un proyecto.
 Identifica los diferentes tipos de tareas y la asignación de
recursos correspondientes.
 Identifica y establece los diferentes tipos de costos a los
recursos existentes.
 Crea tablas de costos utilizando las herramientas que
brinda Ms Project 2010.

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MICROSOFT PROJECT 2010

Tema Nº 03

Esquematización de un Proyecto
 Creación de un esquema
 Creación de un proyecto nuevo
 Visualización de números de esquemas

CAPACIDADES

 Crea el esquema de un proyecto de acuerdo a su especialidad.

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ESQUEMATIZACIÓN DE UN PROYECTO

Los pasos para generar un proyecto son:

Paso 1: Crear un proyecto


La forma habitual es crear un nuevo plan de proyecto en blanco. O bien, puede basar
el nuevo archivo en un proyecto o plantilla existente que contenga tareas o recursos
parecidos a los que necesita.

Comience con una pizarra en blanco que podrá rellenar


posteriormente con tareas (tarea: actividad con un comienzo y
un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.),
Crear un nuevo proyecto
recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se
utilizan para completar las tareas de un proyecto.) y otra
información de la programación.
Aproveche las ideas de otros proyectos usando un proyecto
existente, o bien una plantilla (plantilla: formato de archivo de
Project [*.mpt] que permite volver a utilizar programaciones
existentes como punto de partida para crear nuevas
Abrir un proyecto
programaciones. La información de tareas y recursos, el
formato, las macros y la configuración específica del proyecto
forman parte de una plantilla.) existente como base de su
proyecto.

Project 2010 abre proyectos creados con versiones anteriores


Abrir un archivo desde
de Project; sin embargo, es posible que la conversión afecte a
una versión anterior
algunas características.

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Paso 2: Agregar tareas al proyecto
La mayoría de los proyectos empiezan con una lista de tareas cuya complejidad irá
aumentando hasta convertirse en un proyecto, un plan y una programación
completamente desarrollados. Una vez que haya creado o importado su lista de
tareas, podrá definir la relación entre las mismas.

Crear tareas regulares y tareas repetitivas y agregarlas al


Agregar tareas
plan del proyecto.
Importar tareas y otros Agregar tareas y datos de campo desde otros programas
datos al plan del proyecto.

Los hitos son tareas que sirven de punto de referencia y


Crear un hito
marcan los eventos principales de un proyecto.

Establecer la duración de Determinar en cuánto tiempo se completará una tarea y


una tarea agregar esta información al plan.

Crear vínculos (dependencias) entre las tareas de la lista


Vincular tareas de tareas. Si una de las tareas se retrasa, afecta a la
siguiente tarea del proceso.
Cancelar una tarea pero mantener un registro de ella en
Inactivar una tarea el plan del proyecto. Esto es una herramienta útil para
probar los efectos de los cambios al proyecto.

Paso 3: Esquema del proyecto


Organizar mejor su lista de tareas y hacer que sea más fácil de leer con tan solo
aplicar sangrías a las tareas del proyecto para crear así un esquema de las tareas de
resumen y las subtareas. A diferencia de las versiones anteriores, Project 2010
permite comenzar con una lista de tareas de resumen y crear subtareas para cada
una de ellas, y no al revés.

Crear tareas y subtareas para agregar una estructura


Esquema de tareas
a la lista de tareas.

Usar planeación Configurar las etapas más importantes primero y, a


descendente continuación, dividirlas en tareas individuales.

Paso 4: Crear calendarios


Cuando tenga una idea más clara sobre lo que debe hacer y cómo se relacionan
entre sí todas las partes del proyecto, podrá comenzar a ajustar la programación.
Puede establecer calendarios para todo el proyecto, para tareas específicas y para
recursos que trabajen en el proyecto

Establecer tiempos de trabajo, Cambiar las horas de todos los días de


vacaciones y días no laborables trabajo, algunos días (cada martes) o fechas

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para el proyecto específicas (días festivos).

Identificar tiempos de trabajo y tiempos de


Crear un calendario para una tarea
descanso para una tarea específica.

Sepa cómo calcula Project la programación y


Cómo programar trabajos en
cómo se pueden programar tareas de forma
Project
manual.

Paso 5: Guardar y publicar


Debe guardar su proyecto periódicamente para mantener los cambios realizados,
hacer una copia de seguridad, crear una plantilla para usar en otro proyecto o incluso
publicar su proyecto en Project Server.

Guardar un proyecto local o de empresa en su


Guardar un proyecto
equipo.

Publique su proyecto en Project Server para que


Publicar un proyecto
esté disponible para otros usuarios.

Guardar un plan en formato PDF Estos formatos se pueden ver en casi cualquier
o XPS equipo, incluso si no tiene Project instalado.

CREAR UN ARCHIVO

 Inicie el programa
 En el Menú Inicio haga clic en la opción Nuevo

En la siguiente pantalla seleccione Proyecto en blanco

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Automáticamente se creará un nuevo proyecto; quedando de la siguiente manera:
Es muy adecuado programar a partir de la fecha de inicio pero algunas veces resulta
útil programar a partir de la fecha de término.

Si tenemos un cliente que quiere sus entregables para el 28 de julio del 2012 entonces
programaremos a partir de la fecha de fin de manera que no terminemos después de la
fecha deseada; pero si solo tenemos un referente de fecha de inicio y planificamos a partir
del comienzo el fin será al término de la ultima tarea….eso es una ayuda a la
programación…del MS Project 2010…lógicamente las tareas se estiman en el tiempo

Esto es importante al comenzar la programación de un proyecto nuevo además


también ayudarse por la escala de tiempo lo más visual posible en el proceso que su
proyecto toma forma:

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El siguiente paso es comenzar a hacer un esquema del proyecto

Visualización del número de Esquema


Antes de mostrar la visualización del número de esquema debemos tener en cuenta
lo siguiente:
• Tipo de datos Texto (campo de texto: tipo de campo cuyo contenido es
texto. Como ejemplos pueden citarse los campos Nombre de tarea y
Dirección de correo electrónico. Este campo puede contener hasta 255
caracteres.)

• Tipo de entrada Calculada (campo calculado: campo cuyo valor lo


determina Project en función de la información de otros campos. Project
puede actualizar el valor automáticamente, o bien cuando se especifique,
según la opción de configuración de cálculos elegida.)

• Descripción El campo Número de esquema contiene el número que


representa la posición de una tarea en la estructura de esquema (esquema:
estructura jerárquica de un proyecto que muestra cómo algunas tareas se
ajustan en agrupaciones más amplias. En Project, las subtareas se sitúan con
una sangría en tareas de resumen.) jerárquica. El número de esquema es
similar al número de estructura detallada del trabajo (EDT) (EDT: [Estructura
detallada del trabajo] Estructura jerárquica que se utiliza para organizar tareas
de cara a generar informes de programaciones y realizar un seguimiento de
los costos. Con Project se puede representar la estructura detallada del
trabajo mediante la utilización de identificadores de tareas o mediante la
asignación de códigos EDT personalizados a cada tarea.), con la diferencia
de que el primero lo especifica automáticamente Microsoft Office Project.

Para poder visualizar los números de esquema tenemos que estar en la vista
Diagrama de Gannt; como se muestra en la imagen:

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Nos ubicamos sobre cualquier columna y le damos clic derecho y seleccionamos
insertar columna como se muestra en la imagen siguiente:

Automáticamente aparece una nueva columna en la cual nos pide el nombre de la


columna y allí debemos buscar el nombre Número de Esquema

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MICROSOFT PROJECT 2010

Tema Nº 04

Gestión de Tareas
 Creando las Tareas el Proyecto
 Establecer Duraciones de las Tareas
 Tareas Repetitivas
 Agregar Sub tareas

CAPACIDADES
Planifica eficientemente las tareas de un proyecto

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GESTIÓN DE TAREAS

INFORMACION DEL PROYECTO


Puede organizar mejor su lista de tareas y hacer que sea más fácil de leer con tan
solo aplicar sangrías a las tareas del proyecto para crear así un esquema de las
tareas de resumen y las subtareas

1. Abra el proyecto.
2. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Información.

3. En el panel derecho, haga clic en Información del proyecto y, a


continuación, haga clic en Propiedades avanzadas.

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4. En la ficha Resumen, escriba la información pertinente del proyecto en los
cuadros.
5. En la ficha Personalizar, escriba la información personalizada en los cuadros
Nombre, Tipo y Valor y, a continuación, haga clic en Agregar.
6. Haga clic en Aceptar

SOBRE LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO


 Haga clic en la ficha Proyecto y seleccione Información del Proyecto¸ como se
muestra a continuación:

CINTA DE OPCIONES:

INFORMACIÓN DEL PROYECTO:


En este nueva ventana debemos configurar el proyecto ya sea por la fecha de inicio
o la fecha de fin del proyecto y esto es dependiendo de lo que se escoja en el ítem
Programar a partir de
El ítem Fecha de estado sirve como una fecha para la revisión del proyecto; que se
utiliza cuando este pasa a la etapa de seguimiento del proyecto.

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 Cuando haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo

PLANIFICACION DE TAREAS
Para poder realizar la planificación de tareas debemos tener en cuenta los siguientes
pasos:
Esquema de tareas Crear tareas y subtareas para agregar una estructura a
la lista de tareas.

Usar planeación Configurar las etapas más importantes primero y, a


descendente continuación, dividirlas en tareas individuales.

TAREAS

Un campo contiene un tipo de información y forma parte de una tabla (tabla: conjunto
de columnas que muestran información específica acerca de tareas, recursos y
asignaciones en una vista de hoja.), de una vista de formulario (formulario: tipo de
vista que ofrece información detallada acerca de una tarea o un recurso
individuales.)o del área de fases temporales (fase temporal: información sobre
tareas, recursos o asignaciones distribuida en el transcurso del tiempo. Puede revisar
la información de fase temporal en cualquier período de tiempo disponible en los
campos situados en el lado derecho de las vistas Uso de tareas y Uso de
recursos.)de una vista de uso.

Project 2010 tiene varios tipos de campos:

 Campos de tareas y de fases temporales de tareas.


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 Campos de recursos y de fases temporales de recursos.
 Campos de asignaciones y de fases temporales de asignaciones.
Las tareas se ingresan en la vista Diagrama de Gantt en el campo Nombre de
tarea, como se muestra a continuación

Seleccionamos dentro de esa columna donde queremos colocar la tarea y


empezamos a digitar; como se muestra a continuación:

Para poder visualizar la Información de Tarea; solo tiene que dar doble clic sobre la
tarea q acabo de ingresar o sobre cualquiera de las ya ingresadas y
automáticamente aparece la ventana que se muestra:

Otra forma de acceder a la Información de la tarea es ubicarnos en la ficha Tarea


en el grupo Propiedades y damos clic en Información.

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DETALLES DE TAREAS
Para poder observar los Detalles de la tarea debemos ubicarnos en la ficha Tarea
en el grupo Propiedades y damos clic en Detalles.

Aparecerá una ventana en la parte inferior del programa Project donde aparecen los
datos específicos de cada una de las tareas que seleccionemos; o haciendo clic en
los botones anterior o siguiente navegamos entre las diferentes tareas de nuestro
proyecto.

VINCULANDO LAS TAREAS

Los vínculos son la forma como se están comunicando


dos tareas: puede ser que es necesario que ambas comiencen
en la misma fecha o comienzan al mismo tiempo
Tarea 1 y tarea 2: CC

Tarea 3 y tarea 4: FF

Tarea 1, 2, 3, 4, 5: Consecutivas

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Tarea 3 y 4: Consecutivas

Para poder vincular 2 tareas debemos en primer lugar seleccionarlas; para poder
seleccionarlas seleccionamos la primera y teniendo presionada la tecla Ctrl
seleccionamos la siguiente tarea dándole un clic; debe quedar como se muestra a
continuación:

Una vez seleccionadas las tareas nos ubicarnos en la ficha Tarea, en el grupo
Programación y damos clic en el ítem q se muestra marcado de color rojo en la
imagen de abajo.

Automáticamente las tareas se vincularan en la relación de Fin a comienzo; esta es


la relación por defecto de Project; a continuación se tratará el tema correspondiente a
cómo cambiar la relación por defecto.

MODIFICAR VINCULOS DE LAS TAREAS


Para poder modificar los vínculos de las tareas debemos hacer doble clic sobre la
relación que aparece en la parte gráfica del Diagrama de Gantt; aparecerá una
nueva ventana; como aparece a continuación

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Luego donde dice Tipo podemos observar los diferentes tipos de relaciones
existentes; las cuales han sido tratadas en el tema anterior.

Otra forma de modificar o cambiar los vínculos existentes entre tareas podemos
hacerlo directamente desde Información de tarea en la pestaña Predecesoras
existe un ítem llamado Tipo de donde podemos escoger que tipo de vínculo
queremos.

NIVELES Y TIPOS DE TAREAS


Los niveles nos permiten organizar las tareas permitiendo esquematizarlas;
colocándolas una dentro de otra (lo que muchos conocen como subtareas o
actividades de una tarea principal)

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Para poder dar niveles a las tareas según se crea conveniente debemos ir a la ficha
Tarea en el grupo Programación allí podemos encontrar dos flechas de color verde
que señalan a lados opuestos; estas nos permiten aumentar o disminuir nivel

Disminuir Aumentar
sangría sangría

Aumentar Sangría: al aumentar la sangría a una tarea esta tarea se convertirá


automáticamente en subtarea de la tarea que se encuentra ubicada antes que está
en la diagramación del proyecto; esto lo observa en la imagen siguiente:

Puede observar que la tarea previa se convierte en lo que se conoce como tarea
resumen y esto es porque a partir de ahora albergará a tareas (muchos le dicen
actividades) dentro de ella; por tal motivo la duración de esta tarea será la duración
total de realizar todas las tareas que se encuentran dentro de ella (tareas que se
necesitan para dar por cumplida la tarea resumen).

Disminuir Sangría:
Al disminuir sangría sucede todo lo contrario de aumentar sangría.
Podemos observar en la siguiente imagen como podemos esquematizar el proyecto
haciendo uso de aumentar o disminuir sangría.

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TAREAS REPETITIVAS
Tareas repetitivas son como su nombre lo dicen tareas que se van a repetir en un
periodo determinado de tiempo (esto lo configura manualmente) durante el desarrollo
del proyecto.
Para ingresar tareas repetitivas en la ficha Tarea en el grupo Insertar en el botón
Tarea se despliega una ventana donde seleccionamos Tarea periódica

Aparecerá una ventana donde debemos introducir los datos de la tarea como:
nombre, patrón de repetición, intervalo de repetición y el calendario de esa tarea.

CREANDO UN HITO
Un hito se utiliza para marcar pautas o acontecimientos importantes dentro del
proyecto; pero este no presenta una duración dentro del proyecto. Por ejemplo: la
presentación de un informe.
Para poder ingresar un hito dentro del proyecto primero debemos ubicarnos en la
posición donde queremos ubicar el hito luego iremos a la ficha Tarea, posteriormente
en el grupo Insertar seleccionamos Hito.

Luego debemos colocarle el nombre al hito

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Así quedará una
vez insertado el
Hito
CAMPOS DE TAREAS Y DE FASES TEMPORALES DE TAREAS

Los campos de tareas contienen información relacionada con las tareas y se pueden
mostrar en vistas de tareas, como las vistas Diagrama de Gantt, Hoja de Tareas y
Diagrama de red.

Los campos de fases temporales de tareas contienen información sobre cómo se


distribuye una tarea durante su ciclo de vida. Estos campos se pueden mostrar en la
parte de fase temporal de la vista Uso de tareas.

CAMPOS DE RECURSOS Y DE FASES TEMPORALES DE RECURSOS

Los campos de recursos contienen información de cada recurso, incluidos los datos
resumidos de todas las tareas asignadas a cada recurso. Se pueden mostrar en las
vistas de recursos, como las vistas Hoja de recursos y Uso de recursos.

Los campos de fases temporales de recursos contienen información sobre cómo se


distribuye cada recurso mientras el recurso está disponible en el proyecto. Estos
campos se pueden mostrar en la parte de fase temporal de la vista Uso de recursos.

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CAMPOS DE ASIGNACIONES Y DE FASES TEMPORALES DE ASIGNACIONES

Los campos de asignaciones contienen información de cada asignación. Se pueden


mostrar en la parte de hoja de las vistas Uso de tareas y Uso de recursos y en la
parte inferior de las vistas Formulario de tareas y Formulario de recursos. Puede
cambiar los campos de asignación que aparecen en la parte inferior de la vista
Formulario de tarea o Formulario de recursos seleccionando Detalles en el menú
Formato y haciendo clic en un comando.

Los campos de fases temporales de asignaciones contienen información sobre cómo


se distribuye cada asignación durante su ciclo de vida. Estos campos se pueden
mostrar en la parte de fase temporal de las vistas Uso de recursos y Uso de tareas.

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