Tipos de Medidas de Control Interno, Contables y Administrativos

A cada departamento y actividad de la empresa o institución es necesario

aplicable medidas para su mejor desenvolvimiento, esos departamentos y
actividades son:

1. Caja chica
2. Efectivo
3. Compras
4. Ventas
5. Gastos o Desembolsos
6. Activos fijos
7. Mercancías (Inventario)
8. Nomina
9. Libros contables
10. Personal
11. Almacén
12. Producción
13. Departamento de Contabilidad

1. Medidas de control para la caja chica

A. Un fondo fijo establecido.

B. Límite de las cantidades parciales a erogar.
C. Que los volantes de caja chica sean pre-numerados.
D. La designación de un ejecutivo de la empresa para que autorice las
erogaciones y reposición del fondo de caja chica.
E. Que las reposiciones del fondo se efectúen con todos los * º
comprobantes anexos.
F. Que el fondo de caja chica sea revisado periódicamente por el
departamento de auditoría.
G. Otras medidas que se consideran convenientes.
H. Que el departamento de auditoría realice arqueos sorpresivos.
2. Medidas de control para el efectivo:

a) Que sea recibido por el cajero mediante comprobante pre- enumerador.

b) Que sea recibido por cajeros por el ejecutivo de la confianza de la

empresa, es decir, el tesoro o encargado de cobros que ella nombre.

c) Que sea recibido al tesorero o encargado de cobros por el gerente

financiero.

d) Que sea depositado en el banco tal y como ingreso a la empresa, es

decir, sin sacarle cantidades para pago alguno.

e) Que sea depositado sean realizados por una persona proba, custodia por
hombres armados que sean confiables.

f) Que volante depósito sea revisado por el gerente financiero, luego por el
auditor interno, y después enviado al departamento de contabilidad para
el registro correspondiente.

g) Que el efectivo sea depósito cada 24 horas.

3. Medida de control interno para las compras

a) Que antes de comprar se llene un formulario de requisición de compra

para que sea aprobado y autorizado por las autoridades de la empresa.

b) Que después de aprobada y autorizada la requisición, se coticen en tres

o cuatro Casas vendedoras, a fin de determinar Cuál de ellas ofrece el
precio más bajo y de la misma calidad que se buscaba.

c) Que después de seleccionada la casa ganadora, se prepare una orden de

compra la cual sea aprobada y autorizada por las autoridades superiores
de la empresa.

d) Que a la llegada de la mercancía, esta sea revisada por un ejecutivo de

la empresa y luego sea recibida por el encargado de recepción.
 e) Que se exija factura y conduce en original.

f) Que la mercancía sea entregada al departamento de almacén para su

debido almacenaje.

4. Medidas de control interno para las ventas

A. Que las ventas de las mercancías se realicen acompañadas de sus

respectivas comprobantes (Orden de despacho, conduce y factura).

B. Que las salidas de la mercancía sean revisadas por el departamento de

auditoría.

C. Que los comprobantes sean revisados por auditoria y después enviados

al Departamento de contabilidad para el registro correspondiente.

D. Otras medidas que se consideren beneficiosas para el buen

desenvolvimiento y control de las ventas.

5. Medidas de control interno para los gastos o desembolsos

A. Que cuenten con la aprobación y autorización de las máximas

autoridades de la empresa.

B. Que antes de incurrir a un gasto o desembolso significativo, se haga un

análisis de la-situación financiera de la empresa.

C. Que cada gasto o desembolso este justificado por el comprobante

correspondiente.

6. Medidas de control interno para los activos fijos

A. Que sea preparada una relación mediante tarjeteo de tal a manera que
aparezcan todos por orden alfabético.

B. Que se le abre una tarjeta a cada uno de ellos.

C. Que se les hagan chequeos periódicamente, a fin de “determinar sus

condiciones físicas o si hay faltante.
 D. Que se les de mantenimiento constante para evitar deterioro.

E. Que el traslado de un lugar a otro de cualquier activo fijo, se realice

mediante recibo.

7. Medidas de control interno para los inventarios

A. Que se les realicen conteos físicos periódicamente.

B. Que se les hagan chequeos periódicamente.

C. Que sean valuados a precio de compra o de mercado, el más bajo.
D. Que los primeros en entrar sean los primeros en venderse.
E. Y otras medidas que sean útiles para la protección de los inventarios.

8. Medidas de control interno para las nominas de pagos

A. Que antes de su preparación sean sometidas a las autoridades superiores de

la empresa, para su aprobación y autorización.

B. Que sean preparadas por una persona de confianza de la empresa.

C. Que sean revisadas por el contador y el auditor interno de la empresa.

D. Que sean pagadas por un ayudante de! contralor o por una persona de
confianza quela empresa designe.

E. Que para el pago se confeccionen cheques a nombre de cada uno de los

beneficiarios, es decir, cheques-individuales.

9. Medidas de control interno para los libros contables

A. Que sean utilizados solamente por el personal de contabilidad.

B. Que sean guardados en un lugar seguro, preferiblemente en caja fuerte.

C. Que solamente sean mostrados 3 inspectores del estado previa presentación

de su identificación.

D. Que sean trasladados previa autorización de las autoridades superiores.

10. Medidas de control interno para el personal

A. Que se les preparen tarjetas de entradas y salidas.

B. Que se utilicen relojes marcadores de la hora de entrada y salida del

empleado u obrero.

C. Prohibida la entrada con vestuarios fuera de lo normal.

D. Que ningún empleado divulgue la política interna de la empresa ante

particulares sin autorización.

E. Que los permisos sean concedidos mediante formularios firmados.

F. Que se dote al personal de carnet identificación.

G. Y otras medidas que contribuyen al control del personal.

11. Medidas de control interno para el almacén

A. Que sea dirigido por una persona de confianza de la empresa.

B. Que sea bien asegurado y protegido.

C. Que la mercancía sea colocada en lugares adecuados.

D. Que toda la mercancía que entre sea debidamente registrada y contada.

E. Que los despachos de mercancías se realicen mediante autorizaciones

firmadas por las autoridades superiores de la empresa.

F. Que solo se le permita la entrada al almacén del personal autorizado.

G. Y otras medidas que contribuyan al control del almacén.

12. Medidas de control interno para la producción

A. Que se apliquen materiales, mano de obra y gastos de fabricación

suficiente para la elaboración de los productos.

B. Que se utilice el tiempo necesario en los procesos de fabricación de los

productos.

C. Que los procesos de fabricación sean vigilados constantemente.

D. Que los materiales, mano de obra u gastos de fabricación, utilizados en

la fabricación sean debidamente registrados, a fin de determinar el valor
de los productos terminados.

E. Que no se desperdicien materiales, mano de obra ni gastos de

fabricación.

F. Que los productos terminados sean trasladados inmediatamente al

Almacén.

G. Que los contratos de órdenes de producción se efectúen mediante actos

notariados.

13. Medidas de control administrativo para el departamento de

contabilidad

A. Registrar las operaciones financieras de la empresa a tiempo.

B. Hacer uso de las normas de contabilidad actualizadas para el registro e
información de las operaciones financieras.
C. Tener los libros, discos duros, diskettes y computadoras en lugares
seguros y en buen estado.
D. Mantener archivada y organizada todo la documentación que sirvió de
base para los registros de las operaciones financieras de la empresa.
E. Mantener informada a la alta gerencia de los resultados de las
operaciones financieras de la empresa.
F. Preparar los estados financieros en el tiempo previsto y e acuerdo con
las normas de contabilidad mas actualizadas.
 Supermercado Guzmán
C/ Gregorio Luperón No. 5, Esq. Luis Martínez
Tel. 809-243-6861
R.N.C: 1-14-07915-2

Estado de Situación de Apertura, Al 31 de Diciembre del 2002

Activo

Efectivo en Caja Chica ....................................................XX,XXX.XX

Efectivo en Caja General.................................................XX,XXX.XX
Efectivo en bancos o banco .............................................XX,XXX.XX
Cuentas por cobrar .......................................................... XX,XXX.XX
Inventarios ......................................................................XX,XXX.XX
Terreno ............................................................................XX,XXX.XX
Mobiliarios y equipos de oficina ....................................XX,XXX.XX
Organización e instalación ..............................................XX,XXX.XX
Fianzas y depósitos..........................................................XX,XXX.XX
Otros ................................................................................XX,XXX.XX

Pasivos y Capital Social Pasivo

Cuentas por paga.........…..............................…… ..........$XX,XXX.XX

Documentos por pagar..................………….………. ...XX,XXX.XX

Otras cuentas por pagar………...…..….…..…….……. .XX,XXX.XX

Sueldos acum. Por pagar .................................................XX,XXX.XX
Servicios básicos por pagar…….............................. .......XX,XXX.XX
Hipotecas por pagar a 263 años………..................… ...XX,XXX.XX
Préstamo por pagar a 263años…........................… .......XX,XXX.XX
TOTALPASIVO ............................................................$XX,XXX.XX

Capital Social

Aporte neto del propietario (Activo-Pasivo)..............… XX,XXX.XX

TOTAL PASIVOYCAPITAL SOCIAL.…….… RD$XXX,XXX.XX
 Supermercado Guzmán
C/ Gregorio Luperón No. 5, Esq. Luis Martínez
Tel. 809-243-6861
R.N.C: 1-14-07915-2

Inventario de mecánica ................................................... XXX,XXX

Mas:
Compras ..................................................................x,xxx,xxx
Flete de las compras .................................................x,xxx,xxx
Total de las compras ................................................ x,xxx,xxx

Menos:
Dev. en compras ..................................................xx,xxx
Descuento en compras ......................................... x,xxx
Total de compras netas .......................................... xx,xxx
Mercancía disponible para la venta....................... x,xxx,xxx
Menos:
Inventario final de m. ..................................................... xxx,xxx
Costo de venta ................................................................ x,xxx,xxx
 Supermercado Guzmán
C/ Gregorio Luperón No. 5“, Esq. Luis Martínez
Tel. 809-243-6861
R.N.C: l-14-07915-2

Ingresos:

Ventas e mercancías X,XXX,XXX

Ingresos por servicios xx,xxx

x,xxx,xxx
Menos:
Descuento en ventas xx,xxx
Devolución en ventas xx,xxx xx,xxx
Ventas netas x,xxx,xxx

Menos:
Costo de ventas x,xxx,xxx
Utilidad bruta en ventas xxx,xxx

Menos:
Gasto operacional xxx,xxx
Gastos de ventas xxx,xxx
Gastos generales y adm. xxx,xxx
Utilidad operacional xxx,xxx

Menos:
Gastos financieros xx,xxx
Utilidad ante ISR xxx,xxx
1. 3.5.7.- Organización del Área o Departamento de Contabilidad

Consiste en dotarlo de los siguientes:

1.- Equipos y Mobiliarios

— Archivos
— Escritorios
— Sillones
— Perforadoras
— Grapadoras
— Sacagrapas
— Caja fuerte con combinación

2.- Materiales
— Papel timbrado
— Hoja en blanco
— Grapas
— Papel carbón
— Clips
— Sello gomigrafo
— Gomitas
— Lápiz
— Lapicero