NOMBRE DE LA ENTIDAD

VIDRIOS ORBITA S.A.S

PAGO A PROVEEDORES
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CONTENIDO
Número Tema Página

1 Objetivo 2

2 Alcance 2

3 Referencias 2

4 Políticas 2

5 Responsabilidades 3

6 Definiciones 4

7. Método de Trabajo 5

1. OBJETIVO

Definir la secuencia de actividades, así como, establecer las políticas y responsabilidades en

materia de pago a proveedores.
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2. ALCANCE

El contenido de esta Instrucción, aplica a todas aquellas áreas que dentro del presupuesto
disponible, hayan solicitado la adquisición de algún bien o servicio, un pago anticipado,
viáticos, transferencia de efectivo.

3. REFERENCIAS

3.1 Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Pago a Proveedores.

3.2 Contratos, pedidos, ordenes de trabajo en los que se indiquen condiciones
especiales de pago por la adquisición de bienes ó servicios.

4. POLITICAS

 Las solicitudes de pago se deberán tramitar considerando el tiempo del procedimiento

de elaboración de cheques y elaboración de oficios de transferencia que corresponda,
de acuerdo al tipo de pago. Para aquellas excepciones en la solicitud deberá
especificarse en forma detallada si el pago debe realizarse en términos diferentes a los
establecidos en las políticas por alguna cláusula especial en el contrato ó pedido.

 Las solicitudes de pago por cualquier concepto, serán entregadas en la Subgerencia de

Presupuestación para su fiscalización y registró presupuestal.

 La emisión de cheques por concepto de viáticos y gastos a comprobar se elaborarán

dos veces por semana, es decir los martes y jueves, con el fin de cubrir cualquier
contingencia que se presentara.

 El pago a proveedores se realizará los días jueves de cada semana y comprenderá las
solicitudes presentadas en la semana previa.

5. RESPONSABILIDADES

Director de Recursos Financieros

5.1 Aprobar esta Instrucción de Trabajo

5.2 Asegurar la aplicación y disposiciones y contenidos en esta Instrucción de Trabajo.

5.3 Firmar de autorización en cheques y transferencias.

Gerente de Control Administrativo de Campañas.

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5.4 Revisar esta Instrucción de trabajo.

5.5 Coadyuvar con la Dirección de Recursos Financieros, en las funciones y

responsabilidades que le corresponden.

5.6 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.

5.7 Firmar de forma mancomunada los cheques y/o transferencias que le sean requeridos

5.8 Llevar el control del manejo bancario de las transferencias.

Subgerente de Situación Financiera

5.9 Elaborar y mantener actualizado esta Instrucción de Trabajo.

5.10 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.

5.11 Realizar el procedimiento a seguir de acuerdo a los programas de pago.

5.12 Elaborar cheques y oficios de transferencia bancaria.

5.13 Atender a los proveedores y personal del Consejo en relación a entrega de cheques y
requerimiento de información.

6. DEFINICIONES

6.1 Formatos específicos.- Instrumento mediante el cual las diferentes áreas del Consejo
formulan su solicitud de finiquito de obligaciones, de requerimientos para cubrir alguna
comisión o realizar algún pago urgente y no se cuente con el documento fiscal .

6.2 Oficio de solicitud de transferencia.- Formato mediante el que se indican los pagos a
realizar generalmente a empresas.

6.3 Cheque.- Título de crédito nominativo pagadero en una institución bancaria de la

República Mexicana.

6.4 Transferencia.- Instrumento mediante el que se le indica a la Institución Bancaria el

envío de una cantidad determinada a través de medio electrónico ó del sistema
financiero.

6.5 Áreas solicitantes.- Aquellas que de conformidad con las políticas y normatividad
vigentes, solicitan a la Subgerencia de Situación Financiera el pago de un bien ó servicio
que fue recibido a satisfacción, recursos para el cumplimiento de una comisión ó cubrir
un gasto urgente.

6.6 Proveedor.- Persona física ó moral que celebra con el Consejo contratos ó pedidos d
6.7 SCF.- Subgerencia de Contabilidad Financiera.
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7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Documento de
Responsable Paso Actividad
Trabajo
1. Recibe documentación para trámite de pago Fiscalizadas
Solicitud de pago
1.1 Recibe los formatos Solicitudes de las áreas solicitantes, ya a proveedores
fiscalizados por la Subgerencia de Presupuestarían. (Anexo 1)
Programa para pago de acuerdo a fecha de recepción y tipo Vale de caja
1.2 de solicitud de pago. (Anexo 2)
Verifica solicitudes contra relación electrónica Solicitud- Recibo
2. de Gastos a
Verifica las solicitudes de pago contra relación electrónica,
registrando sobre la misma los documentos recibidos y la Comprobar
2.1 (Anexo 3)
fecha.
Clasifica de acuerdo al tipo de pago y programa para
2.2 elaboración de cheque
Solicitud Pago de
Viáticos y Pasajes
(Anexo 4)
Subgerente
Situación 3. Elabora cheques, Oficios y Transferencias
Financiera
3.1 Revisa que las solicitudes tengan el sello, firma de registro y
fiscalización del área de Presupuestación.

3.2 Coteja contra relación electrónica de “Entrega de Documentos

a la Subgerencia de Situación Financiera”.

3.3 Selecciona de acuerdo a programa de pago.

3.4 Elabora relación Programa de Pago a Proveedores cuando

corresponde día de pago a proveedores.
Cheques y Oficios
Elabora cheques y oficios de transferencias transferencias.
3.5

3.6 Archiva copia póliza cheque

4. Turna para firmas.

4.1 Entrega cheques y oficios de Transferencias a los encargados

de firmar mancomunadamente.

5. Recibe cheques y oficios de transferencias firmados

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Documento de
Responsable Paso Actividad
Trabajo
6. Turna Oficios de Transferencias a la Gerencia de Control
Administrativo de Campañas.

6.1 Entrega al Gerente los oficios de transferencia para que éste,

cotice tipo de cambio y envíe al banco para su trámite

7. Registra en Control Financiero

7.1 Registra los movimientos del día en el control financiero,

cheques y las transferencias que se hayan enviado.

8. Entrega cheques a proveedores y turna oficios de

transferencias al Gerente de Control Administrativo de
8.1 Campañas

Subgerente Entrega, en horario establecido, los cheques a proveedores y

Situación personal del CPTM
Financiera
9. Integra, sella de pagado y Turna documentos a la
Subgerencia de Contabilidad Financiera
9.1
Integra póliza de cheque con documentación respectiva, sella
9.2 de pagado, ordena en forma ascendente.
Elabora relación de documentos turnados a la Subgerencia, de
Contabilidad Financiera, póliza de cheque, oficios de
transferencias y comprobaciones, turna a dicha área durante
las primeras 48 hrs. de cada semana.

9.3 Elabora relación de documentos tales como: pólizas, cheques,

oficios de transferencias y comprobaciones y las turna a la
SCF en los dos primeros días hábiles de cada semana.
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8. REGISTROS

Tiempo de
Responsable de
No. de Control Nombre Conservación /
Conservarlo
Disposición

Subgerente de Situación 2 Meses/

S/N Financiera Destrucción
Relación de solicitudes de pago

Subgerente de Situación
Financiera 2 Meses/
Relación de documentos turnados Destrucción
S/N
al área de Contabilidad Financiera

Subgerente de 5 Años
FO-DRF-GCAC-01 Contabilidad
Solicitud de Pago a Proveedores
(DRF-01)

Subgerente de Situación 5 días naturales

Financiera (*)/
FO-DRF-GCAC-02 Destrucción
Vale de caja
(DRF-03)

Subgerente de
Contabilidad Financiera 5 Años
FO-DRF-GCAC-03 Solicitud- Recibo de Gastos a
(DRF-04) Comprobar

Subgerente de
Contabilidad Financiera 5 Años
FO-DRF-GCP-04 Solicitud Pago de Viáticos y
(DRF-05) Pasajes

Nota: Estos vales se regresan al deudor una vez comprobado el importe solicitado.
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