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UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN

Módulo de Aprendizaje
COMPUTACIÓN III
MICROSOFT PROJECT 2010 &
MICROSOFT VISIO 2010

AUTORES
 ING. ADRIANZEN OLANO IVAN
 ING. CALLACNA SENCIO IVAN
 ING. COTRINA ORREGO CECILIA
 ING. HERRERA PISCOYA FRANCISCO RICHARD
 ING. MARTIN GARCIA CABRERA
 ING. HARRY CORDERO
 ING. WILLIAN CASTILLO GARCIA

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Elías Aguirre 933 Fono 481614
cpead_cis@crece.uss.edu.pe
UNIDAD I
MICROSOFT PROJECT 2010
COMPETENCIAS
 Gestiona eficientemente proyectos extraídos de una situación real
utilizando como herramienta de desarrollo MS Project 2010 para el
correcto desempeño profesional.
 Realiza el seguimiento y control de proyectos y además modela y
simula procesos utilizando las herramientas de Microsoft Visio de
acuerdo a su perfil profesional.

CAPACIDADES
 Identifica los diferentes tipos de proyectos en una situación real.
 Identifica las diferentes herramientas del entorno de Ms Project
2010.
 Crea el esquema de un proyecto de acuerdo a su especialidad.
 Planifica eficientemente las tareas de un proyecto.
 Utiliza y crea calendarios en un proyecto.
 Aplica las herramientas de gestión de tiempo.
 Planifica de forma eficiente las diferentes tipos de recursos.
 Asigna de forma coherente los diferentes tipos de recurso a las
tareas de un proyecto.
 Identifica los diferentes tipos de tareas y la asignación de recursos
correspondientes.
 Identifica y establece los diferentes tipos de costos a los recursos
existentes.
 Crea tablas de costos utilizando las herramientas que brinda Ms
Project 2010.

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ACTITUDES
 Valora positivamente el software MS PROJECT como herramienta
de aplicación en los procesos de construcción de conocimientos en
la elaboración de proyectos y en el procesamiento de datos.
 Demuestra flexibilidad e iniciativa en el uso y manejo de Software
de aplicación en cada una de sus labores universitarias.
 Demuestra en el trabajo colaboración y trabajo en equipo,
socializando los aprendizajes.
I UNIDAD

Microsoft Project 2010

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CAPACIDAD
 Identifica los diferentes tipos de proyectos en una situación
real.
 Identifica las diferentes herramientas del entorno de Ms
Project 2010.
 Crea el esquema de un proyecto de acuerdo a su
especialidad.
 Planifica eficientemente las tareas de un proyecto.
 Utiliza y crea calendarios en un proyecto.
 Aplica las herramientas de gestión de tiempo.
 Planifica de forma eficiente las diferentes tipos de
recursos.
 Asigna de forma coherente los diferentes tipos de recurso
a las tareas de un proyecto.
 Identifica los diferentes tipos de tareas y la asignación de
recursos correspondientes.
 Identifica y establece los diferentes tipos de costos a los
recursos existentes.
 Crea tablas de costos utilizando las herramientas que
brinda Ms Project 2010.

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MICROSOFT PROJECT 2010

Tema Nº 01

Introducción a la Gestión de Proyectos


1.1. Tipos de proyecto
1.2. Fijación de los objetivos de un proyecto
1.3. Evaluar un proyecto
1.4. Desarrollo de las partes de un proyecto
1.5. El triángulo del proyecto

CAPACIDADES
 Identifica los diferentes tipos de proyectos en una situación
real.

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INTRODUCCION A LA GESTION DE UN PROYECTO

“Un proyecto es un medio o un fin para producir un producto, servicio o


lograr algún objetivo, resultado”

Estos pueden ser los ejemplos de proyectos de una fábrica o empresa:

1. Producir el producto o servicio 2. Posicionar el mercado

Además los proyectos por lo general se encuentran relacionados con otros de


manera jerárquica y gradual es decir se pueden derivar sub proyectos que es
necesario tener en consideración:

2. Crear un plan de negocios


3. Un estudio de mercado o plan de marketing
4. Creación de una marca, slogan y logo
5. Plan de Mejoramiento de la calidad

En este sentido un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo


para crear un producto, servicio o resultado único. El enfoque es
referencial y tiene que estar en el marco de buenas prácticas que son la
mejor garantía del éxito de cada uno de los proyectos.

INICIO DE UN PROYECTO

“ Los proyectos resultan un medio para alcanzar las metas y los


objetivos de la organización"

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TIPOS DE PROYECTOS

Microsoft Project

Microsoft Project es un programa o software para la gestión de proyectos.


Esta aplicación permite organizar la información acerca de la asignación de
tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo
como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin
exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.
Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que puede
utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un
seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.

OBJETIVOS DE UN PROYECTO:

Debe seguir la regla SMART


 Specific (específico)
 Measurable (medible)
 Accurate (exacto)
 Realistic (realista)
 Time bounded (limitado en el tiempo)

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TRIÁNGULO DEL PROYECTO

“Microsoft Project tiene tres factores que conforman cada proyecto”

a. Tiempo: El tiempo para completar el proyecto, que se refleja en


la programación del mismo en project se asignan tareas y
actividades que tienen un inicio y final graduado con la duracion
del proyecto.
b. Dinero: El presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de
los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios..
c. Ámbito: Los objetivos y las tareas del proyecto, así como el
trabajo necesario para realizarlos.

Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto.

Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los
tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más
influencia en el proyecto. La relación entre estos elementos difiere de un
proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrará y las
soluciones que puede implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones
y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear y administrar el proyecto.

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LECTURA N° 01

El concepto básico que todo administrador de proyectos debe de manejar es


el referente al triángulo de administración de proyectos. Se trata de tener muy
claro desde un principio cuál es el alcance del proyecto, el tiempo requerido y
los recursos/presupuesto necesario para completarlo.

Son los tres parámetros básicos con los que tendrá que lidiar el administrador
de proyectos y que, al final, determinarán en gran medida si el proyecto fue o
no exitoso.

 En un principio hay que identificar cuál es el alcance del proyecto, es


decir cuáles son los requerimientos a satisfacer en el proyecto. Con
base en esta información podemos determinar cuántos recursos
(gente, herramientas, presupuesto) necesitamos para poder
desarrollarlo. Pero, esto dependerá del tiempo en el que se requiera
completar el proyecto. Si tenemos disponibilidad de recursos, entonces
podremos reducir el tiempo. Si no hay presión de tiempo entonces
podremos disponer de menos personal y recursos para poderlo
completar.
 Si se nos da flexibilidad en cuanto al alcance a cubrir, entonces
podremos reducir tiempos y/o recursos para el proyecto.
 Nuestro cliente en el proyecto nos puede restringir dos de los tres
parámetros, pero nunca los tres. Cuando inicies un proyecto dale a
escoger 2 de 3: alcance, tiempo o costo. Si pretende imponerte los 3 la
probabilidad de tener un proyecto exitoso será cercana a cero.

 Determinar los tiempos y costos es una tarea de por sí complicada. Y si


decides aceptar una fecha límite con recursos limitados con un objetivo
o alcance no negociable, entonces estás en serios problemas.
 Y si se da el caso de que tú y tu equipo sobrevivan al proyecto y lo
terminen bajo estas condiciones, muy probablemente el nivel de
calidad del producto terminado dejará mucho que desear. Comenzar
un proyecto con un plan de trabajo irreal es la mejor fórmula para
fracasar en la administración de tu proyecto.

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 Claro que también existe la posibilidad de dar rienda suelta con el dedo
diciendo que sí a todo lo que pide el usuario (incluyendo tiempos y
costos). Y al final del proyecto no le importe cómo se terminó. Aunque
corres el riesgo de ser señalado como el culpable principal del fracaso
del proyecto con las consecuencias correspondientes

5 PROCESOS Y 9 AREAS DE CONOCIMIENTO

Se entiende que en todo proyectos existen 5 grupos de procesos siguientes estos a


su vez son considerados dentro del ciclo de vida del proyecto los cuales agrupan a 9
áreas de conocimiento.

1. Gestión de la Integración del Proyecto: Incluye los procesos y


actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y
coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de
proyectos dentro de los grupos de procesos de dirección de proyectos.

2. Gestión del Alcance del Proyecto: Incluye los procesos necesarios


para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el
trabajo requerido para completarla con éxito.
3. Gestión del Tiempo del Proyecto: Incluye los procesos requeridos
para administrar la finalización del proyecto a tiempo.
4. Gestión de los Costos del Proyecto: Incluye los procesos
involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo
que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
5. Gestión de la Calidad del Proyecto: Incluye los procesos y
actividades de la organización ejecutante que determinan

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responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el
proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido.
6. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto: Incluye los
procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto.
7. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: Incluye los procesos
requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la
distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final
de la información del proyecto sean adecuados, oportunos y
entregada a quien corresponda (interesado del proyecto o
stakeholders).
8. Gestión de los Riesgos del Proyecto: Incluye los procesos
relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión,
identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos,
así como su monitoreo y control en un proyecto.
9. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Incluye los procesos de
compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es
necesario obtener fuera del equipo del proyecto.

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

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MICROSOFT PROJECT 2010

Tema Nº 02

Entorno de Ms Project 2010


 El entorno de trabajo Microsoft Project
 Creación de un proyecto nuevo
 Propiedades del Proyecto

CAPACIDADES
 Identifica las diferentes herramientas del entorno de Ms
Project 2010.

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ENTORNO DE MS PROJECT 2010

Primero revisaremos el entorno de Ms Project 2010 para poder hacer uso de sus
diversos beneficios y propiedades en beneficio de una correcta administración de
proyectos.

VISTA BACKSTAGE
Es la vista que podemos observar al hacer clic sobre el botón Archivo; allí podemos
observar las diferentes características de Project 2010 como son: Guardar, Guardar
como, Abrir, cerrar, Información, reciente, nuevo, imprimir, guardar y enviar, ayuda,
opciones y salir.

CINTA DE MENÚS & CINTA DE HERRAMIENTA


Opciones

ORGANIZADOR DE EQUIPO Ó TEAM PLANER

(Nota: En la vista del Proyecto: 2007 se le conocía como barras: vista, títulos,
formatos, estándar, ahora en el 2010 se le conoce como cintas)
Aquí se nombran las novedades del Ms Proyect 2010

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PROYECT 2010 Y SUS MEJORAS EN 2010:

Interfaz de usuario fluida.


Vista Backstage.
Organizador de equipo.
Sincronización con listas de Sharepoint.
Programar manualmente.
Marcador de posición de tareas
Tareas inactivas.
Comparar proyectos.
Escala de tiempo.
Mejora de copiar y pegar.
Características de Excel.
Control deslizante del Zoom (Slider).
Compatibilidad con versiones anteriores

LA ESCALA TEMPORAL

Algunas vistas disponen de una escala temporal en la parte superior que consta de
dos componentes: una escala temporal principal en la parte superior y una
secundaria debajo de ésta. Las escalas principal y secundaria se pueden ajustar de
forma independiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado.

LÍNEA DE ESTIMACIÓN DE TIEMPO


Esta línea de tiempo nos muestra a manera de resumen la fecha de comienzo y fin
del proyecto que estamos realizando

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SLIDER
Este botón nos permite hacer Zoom (minimizar y maximizar de una manera más
sencilla) al gráfico de Gantt que se muestra como vista predeterminada en nuestro
proyecto.

Para comenzar a trabajar con Proyect 2010 entender la lógica de la administración


de proyectos y como administra la herramienta en sus distintas vistas, hojas de
trabajo, tipo de programación, tipos de diagramas, calendarios, hasta llegar a
informes, estadísticas, organizadores, tablas y otras herramientas que se
implementan con la información proporcionada etc.

Programación automática diferente de la programación manual

Ruta Crítica. Lo que marca la duración del proyecto.

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Calendario de trabajo: y sus excepciones

BASE DE DATOS DE MICROSOFT PROJECT


Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos.
Utiliza esa información para calcular y controlar la programación, los costos y otros
elementos del proyecto, mediante la creación de un plan. Cuanta más información se
proporcione, más preciso será el plan.
Como si se tratara de una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra los resultados
de los cálculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se
introduce la información esencial acerca de todas las tareas. Sólo entonces se verá
cuándo finalizará el proyecto o las fechas en las que están programadas las tareas.
Ms-Proyect 2010 recopila toda la información posible del proyecto, fecha de creación,
empresa, fecha de término, tipo de programación, recursos, costos, duración de
tareas, tipos de tareas, tipos de costos, tasas, recursos de tipo material, costo,
trabajo, tipo de programación en horas o minutos, calendarios, etc
Microsoft Project coloca la información que se introduce y la que calcula en campos
que contienen tipos de información específicos, como nombres o duraciones de
tareas. En Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna.

DIAGRAMAS QUE AYUDAN A LA PLANIFICACION DE PROYECTOS

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DIAGRAMA DE GANTT

En el diagrama de Gantt no se muestra las dependencias o interconexiones entre


diversas actividades, relaciones anteriores, ni las funciones coordinadas.

Sus diagramas de Gantt (vista Diagrama de Gantt: vista predefinida que muestra
tareas de proyecto en su lado izquierdo y barras gráficas correspondientes a las
duraciones de las tareas en el lado derecho.), que contienen barras de tareas (barra
de Gantt: elemento gráfico en la parte de diagrama de la vista Diagrama de Gantt
que representa la duración de una tarea.)y marcadores de hitos (hito: punto de
referencia que marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para controlar
el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero se muestra
automáticamente como hito. También puede marcar cualquier otra tarea de cualquier
duración como hito.), describen la secuencia y duración de todas las tareas de un
proceso.

Los diagramas de Gantt demostraron ser una herramienta analítica tan eficaz para
los gerentes que se mantuvieron prácticamente sin cambios durante casi cien años.
A comienzos de los años noventa del siglo XX, Microsoft Office Project agregó por
primera vez líneas de vínculo a estas barras de tareas, que representan de manera
más precisa las dependencias entre las tareas.

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Año tras año, Microsoft Office Project ha ido comprimiendo aún más información en
las líneas, como líneas de progreso (líneas de progreso: representación visual del
progreso del proyecto mostrada en la vista Diagrama de Gantt. Las líneas de
progreso conectan las tareas en curso, creando un gráfico en el diagrama de Gantt
que indica el trabajo que va por detrás de lo programado y picos para representar el
trabajo que va por delante de lo previsto.)frente a una línea de base,
desviaciones (variación: diferencia entre la información de línea base de la tarea o el
recurso y la programada. Suelen tener lugar cuando se establece un plan de línea
base y comienza a especificarse la información real en la programación. Las
variaciones pueden producirse en trabajo, costos y programación.)y líneas que
representan el progreso de estado en un punto de tiempo particular

HERRAMIENTAS DEL DIAGRAMA DE GANTT

 En el cuadro de diálogo que aparece en la parte izquierda de la pantalla


seleccione si va a generar un nuevo proyecto o va a utilizar uno existente

En este momento se debe definir si la programación se hará a partir desde la fecha


de finalización o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado
desde la fecha de finalización, las tareas que no requieran una fecha específica se
programarán lo más tarde posible, en lugar de hacerlo lo más pronto posible).

Ver los datos necesarios


La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de información, pero en un
momento dado sólo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la
información, se utilizan las herramientas siguientes:

VISTAS y TABLAS

Vistas: que presentan un subconjunto de información del proyecto en un


formato fácil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra
información básica de tareas en columnas y un gráfico de barras.

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Son las combinación de una o más vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de
recursos, etc.) y, si procede, una tabla y un filtro. Las vistas permiten
especificar, organizar y examinar la información en diversos formatos.

Existen tres tipos de vistas:


1. Los diagramas o los gráficos representan la información gráficamente.
Las vistas Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Gráfico de recursos y
Calendario son diagramas o gráficos.
2. Las hojas representan la información en filas y columnas. Cada fila
contiene información acerca de tareas o recursos específicos. Cada
columna contiene un campo en el que se especifica información
concreta sobre las tareas o los recursos. En Microsoft Project, las
columnas se denominan normalmente campos.
3. Los formularios representan la información en un formato similar al de
un formulario de papel. Los formularios muestran la información de
una tarea o de un recurso individual.

En el entorno tenemos: vistas de tareas, vista de recursos, vista de datos, vista de


Zoom, vista de paneles, vista de ventas y vista de macros.

 Tablas: Se accesa en la vista de datos :


Son el conjunto de columnas que muestra información específica de tareas,
recursos y asignaciones en una vista de hoja.

TABLA INTEGRADA DE COSTOS: En la suite OFICCE 2010 se crea el


concepto de integrado y personalizado:

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TABLA DE SEGUIMIENTO (tabla integrada): para poder ver los avances
respecto a lo real.

Otras tablas ya sea de tareas o de recursos de tipo integradas y


personalizadas con la opcion de poderlas visualizar en el organizador que es
un contenedor de elementos.
Si aplica visualizara el contenido automaticamente.

 Filtros
Especifican la información de una tarea o de un recurso que se debe mostrar
o resaltar en una vista. Por ejemplo, cuando se aplica el filtro Tareas críticas,
sólo se muestran las tareas críticas.

Cada vista presenta una clase de información diferente. Las tablas y los filtros ajustan la
información. El cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar información, pero no la
elimina. Seguirá estando en la base de datos y seguirá actualizándose.

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