Módulo 3: Base de Datos Educativa con Access

SILABO – MBD

Módulo 03 : Base de Datos Educativa con Access

Duración : 24 Horas (10 presénciales, 10 práctica a distancia y 4 elaboración de producto final)
Código : MBD
DESCRIPCIÓN:
Access permite a los Docentes el manejo de la información de sus alumnos, notas, cursos, registro
diario entre otros; como aplicación educativa podemos elaborar Diccionarios Digitales o Wiki,
Enciclopedias Interactivas, WebQuest, entre otros recursos que requieran del manejo de
información.
OBJETIVOS:
• Manejo y creación de Recursos Educativos usando Access
• Aplicación del Access para la realización de Actividades para el desarrollo de una clase.
PRE-REQUISITOS:
Conocimientos Básicos del Computador
CONTENIDO:
Día 01 : Ambiente de Trabajo y Tablas en Access.
Día 02 : Trabajando con Consultas (P1).
Día 03 : Trabajando con Formularios.
Día 04 : Trabajando con Informes (P2).
Día 05 : Trabajando con Macros (PF).
PRODUCTO FINAL:
Aplicación Educativa en Access.
METODOLOGÍA:
El Curso está concebido como un espacio teórico - práctico de intercambio de conocimientos y
experiencias entre los participantes y el facilitador, en el que se privilegia la acción participativa en
un "aprender haciendo", lo que se logrará a través las actividades que se presentan en cada sesión.
EVALUACIÓN:
La evaluación es totalmente práctica. La calificación consta de 3 notas:
• Notas de Prácticas las cuales serán 02 durante la semana que dura el curso: P1 y P2.
• El Producto Final que será entregado la última sesión (PF)
• El Promedio Final del Módulo (PFM), se obtendrá del Promedio de Prácticas (P1 + P2) la
cual valdrá peso 01 y el Producto Final (PF) cuyo peso valdrá 02.

PFM = ( P1 + P2 + (PF * 2) )/4

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Día 01: Ambiente de Trabajo y Tablas en Access

¿Qué es Access y Base de Datos?

Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows. Access
tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases
de datos. Entre sus principales características se encuentran:
• Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo
métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar
con la información.
• Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le
ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de
almacenamiento.
• Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y
combinaciones de informes en un solo documento.
• Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los
asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de
programar.

Base de Datos y su Aplicación en un Sistema:

Las Base de Datos son componentes importantes en la creación de Sistemas, ya que ellas son las
contenedoras de la información, mediante este gráfico podemos ubicar una Base de Datos dentro de un
Sistema.
Ingresa Información a la Sistema
Base de Datos de Access Base de Datos
Módulo de Contabilidad
Módulo de Clientes
Tabla 1 Tabla 2 Módulo de Almacén
Consulta Información a Módulo de Personal
Tabla 3 la Base de Datos Otros Módulos

Reconociendo el Entrono de Access

Aplicaciones

Opción de Menú

Barra de Herramientas
Base de Datos

Panel de Tareas

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Opciones de Trabajo: Vista Diseño y Asistentes:

Todas las Aplicaciones del Access u Objetos del lado
Izquierdo del Ambiente de Trabajo cuentan con una Vista
Diseño para personas que dominan y conocen el programa y
realizan sus aplicaciones en forma manual; pero también
existe un Asistente para personas que tienen poco
conocimiento del Access y requieren una ayuda.

Trabajando con Tablas:

Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema específico. Los datos de la tabla se representan
en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). En una tabla, un campo es una categoría o
tipo de información. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratación de empleados, precios
de productos, etc. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento y
por lo general incluye información de varios campos.
Creando una Tabla:
Clic en Crear una Tabla en Vista Diseño, apareciendo la siguiente pantalla.

Tipos de Datos en Access:

Opción Uso Tamaño
Texto Datos texto Hasta 255 caracteres
Memo Datos texto (frases y párrafos) Hasta 64000 caracteres
Numérico Datos numéricos 1, 2, 4, u 8 bytes
Fecha/Hora Fechas y Horas 8 bytes
Datos que representan cantidades
Moneda monetarias, almacenamiento con 8 bytes
cuatro lugares de precisión.
Valor único generado por Access
Autonumérico 4 bytes
para cada nuevo registro-
Datos de tipo booleano
Si/No 1 bit
(verdadero/falso)
Objeto OLE Imágenes y gráficos. Hasta 1 Gb
Una dirección de vínculo a un
Hipervínculo documento o archivo en Internet, Hasta 2048 caracteres.
LAN o PC.

Propiedades de los campos:

Tipo de Dato Opciones, descripción
1.- Tamaño del Campo
Texto Puede contener de 0 a 255 caracteres de longitud.

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Tipo de Dato Opciones, descripción

Numérico Byte: Entero de un solo byte que contiene valores comprendidos entre 0 y
255
Entero: Entero de 2 bytes que contiene valores comprendidos entre -
32768 y +32767
Entero Largo: Entero de 4 bytes que contiene valores comprendidos entre
-2147483648 y +2147483647
Simple: Número en coma flotante de 4 bytes que contiene valores que van
38 38
desde -3.4x10 hasta 3.4x10
Doble: Número en coma flotante de 8 bytes que contiene valores que van
308 308
desde -1.797x10 hasta 1.797x10
Id. de réplica: Un identificador único global de 16 bytes (GUID)
Decimal: Número de 16 bytes con prescisión decimal que contiene valores
28 28
desde -10 hasta +10 . Por omisión, la precisión es cero y el valor
predeterminado de la escala es 18.
2.- Formato
Texto, Memo Permite especificar un formato personal que controle el modo en que
Access visualiza los datos.
Numérico (excepto Id. Número General: (predeterminado). Sin puntos ni símbolo de moneda; los
De réplica, Moneda y lugares decimales dependen de la precisión de los datos.
Autonumérico) Moneda: Símbolo de moneda (definido en la Configuración regional del
Panel de Control) y dos lugares decimales.
Euro: Símbolo de Moneda del Euro y dos decimales.
Fijo: Al menos un dígito y dos lugares decimales.
Estándar: Dos lugares decimales y separación de millares.
Porcentaje: Porcentaje (mueve el punto decimal visualizado dos lugares
hacia la derecha).
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Científico: Notación científica (por ejemplo: 1.05E+06 representa 1.05x10 )
Fecha/Hora Fecha General: (predeterminado). Combina el formato Fecha corta y Hora
larga (por ejemplo 8/2/03 3:30 PM).
Fecha Larga: Utiliza el estilo Fecha larga de las propiedades de la sección
Configuración Regional del Panel de Control de Windows (por ejemplo
Martes, 8 de Febrero de 2003)
Fecha mediana: 8-Feb-03
Fecha Corta: Utiliza el estilo Fecha corta de las propiedades de la sección
Configuración Regional del Panel de Control de Windows (por ejemplo
08/02/03)
Hora Larga: Utiliza el estilo de las propiedades de la sección Configuración
Regional del Panel de Windows (por ejemplo 3:30:10 PM)
Hora Mediana:3:30 PM
Hora Corta: 16:30
Si/No Si/No
Verdadero/Falso
Activado/Desactivado
3.- Lugares Decimales
Número (excepto Id. Permite especificar el lugar de decimales visualizados por Access.
De réplica) Moneda
4.- Máscara de Entrada
Texto, Numérico Puede especificar la plantilla o máscara de edición que el usuario verá
(excepto Id. De cuando introduzca datos en el campo. Las máscaras se especifican en la
réplica), Fecha/Hora, Tabla Máscara de entrada.
Moneda
5.- Título
Todos Permite introducir un nombre de campo más descriptivo que Access
visualizará en las etiquetas de los formularios y en los encabezados de
hoja de datos e informes.
6.- Valor Predeterminado
Texto, Memo, Permite especificar un valor predeterminado para el campo. Por omisión el
Fecha/Hora, valor para esta propiedad es Null.
Hipervínculo
Número, Moneda Por omisión el valor para esta propiedad es 0.

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Tipo de Dato Opciones, descripción

Si/No Por omisión el valor para esta propiedad es Falso
7.- Regla de Validación
Todos (excepto Permite especificar una expresión que deberá cumplirse para que se
Objetos OLE, Id. De puedan introducir o modificar los datos ene se campo. Por ejemplo <100
réplica y especifica que un número debe ser menor que 100
Autonumérico)
8.- Requerido
Todos (excepto Si no se desase que este campo tenga un valor Nulo, establezca esta
Autonumérico) propiedad a Sí.
9.- Permitir Longitud Cero
Texto, Memo Podemos establecer el campo igual a una cadena de longitud cero (””), si
esta propiedad esta configurada a Sí.
10.- Indexado
Texto, Numérico, Podemos establecer el acceso a los datos de los tipos de datos. Además
Fecha/Hora, Moneda, podemos requerir que los valores del campo indexado siempre sean
Autonumérico, Si/No únicos en toda la tabla.
11.- Comprensión Unicote
Texto, Memo Podemos hacer que Access comprima los caracteres almacenados en 2
bytes en un único byte cuando no sea necesario almacenar caracteres
internacionales complejos en el campo. El valor predeterminadoe s Sí.

Operadores para Regla de Validación:

Operador Significado
< Menor que
<= Menor que o igual a
> Mayor que
>= Mayor que o igual a
= Igual a
<> Diferente a
EN (IN) Determina si un valor es igual a los valores de una lista; el valor de
comparación debe estar en una lista encerrada entre paréntesis.
ENTRE (BETWEEN) Determina si el valor está comprendido en un rango de valores.
Trabaja con O (OR) y Y (AND)
COMO (LIKE) Comprueba que un campo Texto o Memo coinciden con un número
determinado.

Definiendo una máscara de entrada usando los siguientes caracteres:

Carácter Descripción
0 Dígito (0 a 9, entrada requerida, no se permite signo más (+) ni menos (-)).
9 Dígito o espacio (entrada no requerida, no se permiten más ni menos).
# Dígito o espacio (entrada no requerida, los espacios se muestran como espacios en blanco
mientras se está en el modo Edición, pero los espacios en blanco se eliminan cuando se
guardan los datos, se permiten signos más y menos).
L Letra (A a la Z, entrada requerida).
? Letra (A a la Z, entrada opcional).
A Letra o dígito (entrada precisa).
A Letra o número (entrada opcional).
& Cualquier carácter o un espacio (entrada requerida).
C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).
.,:;-/ Marcador de posición decimal y separadores de miles, fecha y hora. (El carácter realmente
usado depende de los valores en la sección Configuración regional del Panel de control de
Windows).
< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.
> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.
! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, y no de izquierda a
derecha, cuando los caracteres de la izquierda de la máscara de entrada son opcionales.
Los caracteres que se escriben en la máscara siempre la llenan de izquierda a derecha.
Puede incluir el signo de admiración en cualquier lugar de la máscara de entrada.
Hace que el carácter que le sigue, se muestre como el carácter literal (por ejemplo, A se
muestra como sólo A).

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Notas:
Establecer la propiedad MáscaraDeEntrada como la palabra “Contraseña” crea un control de escritura
de contraseña. Todo carácter escrito en el control, se almacena como el carácter, pero se muestra
como un asterisco (*). Use la máscara de entrada Contraseña para evitar mostrar los caracteres
escritos en la pantalla.
Cuando escribe datos en un campo para el cual ha definido una máscara de entrada, los datos siempre
se escriben en el modo Sobrescribir. Si usa la tecla Retroceso para borrar un carácter, el carácter se
reemplaza por un espacio en blanco.
Si mueve texto desde un campo para el cual ha definido una máscara de entrada y ha establecido la
propiedad Formato para el mismo campo, la propiedad Formato tiene precedencia cuando se
muestran los datos. Esto quiere decir que, incluso si ha guardado una máscara de entrada, ésta se
ignora cuando se da formato a los datos. Los datos en la tabla subyacente no cambian, la propiedad
Formato afecta solamente al modo de mostrar los mismos.

ACTIVIDAD SUGERIDA:
Crear las Siguientes Tablas para realizar los trabajos siguientes:
TABALU
IdAlu ApPAlu ApMAlu NomAlu TelAlu DiAlu DisAlu SexAlu FecAlu
01 Garrido Marpartida José 256-3124 Av. Arica 139 Breña Hombre 12/02/1965
02 Marcelo Minez Raúl 526-3852 Av. Arequipa 2030 Lince Hombre 02/05/1969
03 Gallardo Carmelino Juan 9785-5896 Calle Marcial Ate Hombre 12/11/1979
Calderon 325
04 Aguirre Huertas Rosario 569-8745 Av. Peru 345 San Martín Mujer 01/09/1971
05 Romero Huertas Mariana 658-9563 Av. Tacna 589 Cercado Mujer 01/01/1969
06 Garcia Calderon Juana 658-9745 Av. La Marica 315 Magdalena Hombre 05/08/1971
07 Nava Marquez Miguel 745-8965 Los Manzanos 321 Ate Hombre 12/02/1972

TABCUR TABNOT TABNOT

IdCur NomCur IdAlu IdCur PraNot TraNot ExaNot IdAlu IdCur PraNot TraNot ExaNot
CO1 Comunicación 01 CS1 11 12 13 02 RE1 12 11 11
CO2 Computación 01 CT1 15 16 16 02 TU1 12 13 15
CS1 Ciencias Sociales 01 EF1 15 12 12 03 CO1 16 18 20
CT1 Ciencia Tecnología y 01 GP1 2 5 5 03 CO2 12 15 15
Ambiente 01 IN1 0 5 5 03 CS1 15 16 18
EF1 Educación Física 01 MA1 12 5 5 03 CT1 20 20 20
GP1 Gestión para el Trabajo 01 RE1 12 12 2 03 EF1 15 15 16
IN1 Inglés 01 TU1 12 15 15 03 GP1 12 13 12
MA1 Matemática 02 CO1 12 12 12 03 IN1 12 12 12
RE1 Educación Religión 02 CO2 15 18 12 03 MA1 13 13 15
TU1 Tutoria
02 CS1 12 15 15 03 RE1 15 12 13
02 CT1 15 15 12 03 TU1 15 15 16
TABNOT 02 EF1 12 15 15
IdAlu IdCur PraNot TraNot ExaNot 02 GP1 12 15 15
01 CO1 11 5 10 02 IN1 15 15 15
01 CO2 12 8 12 02 MA1 15 0 15

Filtro de Información en Tabla: Ordenar Información:

Existen dos formas de trabajar con filtro: Existen dos formas de trabajar con
1. Presionando los Botones de la Barra de Ordenamiento:
Herramientas: 1. Presionando los Botones de la Barra de
Herramientas:

Filtro Filtro Aplicar o Orden Ascendente Orden Descendente

por Selección. por Formulario Quitar Filtro. 2. Mediante las Opciones del Menú
2. Mediante las Opciones del Menú Registros: (Menú/Registro/Ordenar)
Registros: (Menú/Registro)

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Filtro por Formulario. Orden Ascendente.

Filtro por Selección. Orden Descendente.
Filtro excluyendo la selección.
Filtro u orden avanzado.

Dar formato a una tabla e imprimirla: (Menú/Formato)

Hoja de Datos:

Fuente: Ancho de Columna:

Agregar campos de búsqueda (Índices de Varios Campos):

1. Cargar la Tabla TABALU en vista Diseño (se pueden ver los Campos y Tipos de Campos.)

2. Ahora debemos dar clic a la Herramienta

3. En la ventana que aparece agregar los índice de búsqueda como se indican a continuación.

4. Finalmente cerrar la ventana y ya contaremos con índices de búsqueda.

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NOTA: Los índices permiten realizar búsqueda completa de un nombre de una persona, en vez de
buscar el nombre el nombre en un campo, el apellido paterno en otro y el materno en un tercer campo;
esta forma de organizar la búsqueda facilita la ubicación sin mucho trabajo.

Relacionar una Tabla:

1. Después de haber creado las Tablas, ahora debemos
relacionarlas, para ello dar clic en (se encuentra en la
Barra de Herramientas).
2. Te aparece la ventana de Mostrar Tablas, en donde
encontraras las tablas creadas por ti, ahora debes dar clic a
cada una y presiona el botón Agregar, para colocarlas atrás
de la ventana.
3. Ahora podrás ver la pantalla de la siguiente manera con las
tablas agregadas.

4. Ahora debemos relacionarlas una con otras, para ello

debes dar clic en el campo clave de cada tabla y jalar
hacia la otra tabla que contenga en mismo campo.
Al unir los campos de ambas tablas te mostrar la
ventana de Modificar relaciones donde te indica el
nombre de las tablas y los campos comunes para
ambas, no te olvides de dar check a:
Exigir integridad referencial.
Actualizar en cascada los campos relacionados, y
Eliminar en cascada los registros relacionados.
Finalmente presiona Crear, continua así hasta terminar de relacionar todas las tablas.

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ACTIVIDAD CALIFICADA:
Modelar las Tablas y Relacionarlas para una Base de Datos para
una Empresa de Ventas de un Producto “X”, una Biblioteca, una
Base de Datos de Control de Notas, otros.

Día 02: Trabajando con Consultas

Una consulta es una pregunta que Ud. plantea acerca de la información
contenida en su base de datos, como por ejemplo “¿Qué productos
tienen proveedores australianos?”. Los datos que responden a la
pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta reúne la
información solicitada. El conjunto de registros que responden a la
consulta se denomina hoja de respuestas dinámica. Una hoja de
respuestas dinámica es un tipo actualizable de conjunto de registros, que
es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.

Consultas de selección 1:
1. Clic en Crear Consulta en Vista Diseño:
2. Aparecerá la siguiente pantalla, y realizar la búsqueda por alumno y el curso que asiste:

3. Guardar la Consulta como Alumno Curso, cerrar la ventana y dar doble clic a la consulta, la que
te mostrara como resultado el siguiente:

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Funciones de Totales:
1. Clic en Crear Consulta en Vista Diseño.

2. Ahora dar clic en la Herramienta para poder trabajar con totales, he ingresa las
opciones indicadas en la imagen.
Entre las opciones de Totales, tenemos: Agrupar por, Suma, Promedio, Min, Max, Cuenta, DesEst,
Var, Primero Último, Expresión y Dónde.
Otra manera de obtener la fila Total, es dando clic derecho del Mouse sobre una de las filas e
indicar la opción Totales.

Consulta con Ayuda del Generador de Expresiones:

1. Crear una Consulta, ingresar todas las tablas.
2. Configurar la consulta de acuerdo a lo indicado en la imagen.

3. Clic en el 6to recuadro para calcular el promedio, ubicarse en el recuadro a la altura de Campo

y presionar la herramienta Generador de expresiones para poder agregar a nuestra

consulta un campo llamado PROMEDIO y calcule el promedio de las notas de la tabla TABNOT.
4. Escribir con ayuda del recuadro inferior izquierdo para agregar los Campos de la Tabla
TABNOT, ingresa el siguiente texto para sacar promedio de las notas
PROMEDIO: Redondear((TABNOT!PraNot+TABNOT!TraNot+TABNOT!ExaNot)/3,0)

5. Dar clic en Aceptar y Guardar la Tabla como CONSULTA PROMEDIO.

6. Finalmente doble clic en la tabla y te mostrará el promedio calculado.
Consulta por Criterios:
1. Crear una nueva consulta.
2. Incluir todas las tablas y opciones como se indican a continuación:

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3. En la parte de criterio hay que incluir el mensaje para solicitar criterio de consulta, para nuestro
caso es:
[Código del Alumno]
4. Guardar la consulta y al dar doble clic te solicitara el código del alumno a consultar, como sigue:

5. Finalmente te mostrará la consulta sobre un alumno específicamente.

Consulta de creación de tablas:

1. Crear una consulta Vista Diseño.
2. Seleccionar todas las tablas.

3. Clic a la Herramienta Tipo de consulta, en esta opción elegir Consulta de Creación de

Tablas, para lo cual aparecerá la siguiente pantalla:

4. Colocar el nombre de la Nueva Tablas DATOS y dar Aceptar.

5. Colocar las siguientes opciones de consulta:

6. Guardar y dar doble clic a la Consulta, aparecerá la siguiente ventana, dar clic en Si,
nuevamente Si:

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7. Ahora puedes ir a Tablas y observa que aparece una nueva tabla llamada DATOS, dar doble
clic y te mostrara el contenido de la nueva tabla de acuerdo a la consulta de creación de tablas
realizada anteriormente.

Consulta de actualización:
1. Crear una consulta vista Diseño.
2. Seleccionar la tabla DATOS.

3. Clic en la Herramienta de Tipo de Consulta , selecciona Consulta de Actualización.

4. Colocar el siguiente criterio en la consulta:

5. Guarda la consulta y doble clic a la consulta (dar clic en Si, Si, en las ventanas que aparecen).
Ahora observa la tabla DATOS y el Campo Examen Finan, aparece para todos la nota 5.

Consulta de datos anexados:

1. Crear una Tabla Vista Diseño.
2. Agregar la Tabla DATOS.

3. Clic en la Herramienta de Tipo de Consulta , selecciona

Consulta de Datos Anexados.
4. Ingresar a la consulta la opción que se muestra en la imagen
continua la consulta.
5. Guardar la consulta y dar doble clic a la consulta creada (Si, Si, a
las ventanas), Ahora verifica que en la tabla DATOS tiene el doble
de registros debido a que se adicionaron la cantidad de registros
existentes.

Consulta de eliminación:
1. Crear una Tabla Vista Diseño.
2. Agregar la Tabla DATOS.

3. Clic en la Herramienta de Tipo de Consulta ,

selecciona Consulta de Eliminación.
4. Colocar la siguiente opción en la consulta.

5. Guardar y ejecutar la consulta. Finalmente observa que el

Código del Alumno ingresado fue eliminado de la tabla
DATOS.

Consulta de referencias cruzadas:

1. Crear una Tabla Vista Diseño.
2. Ingresa las siguientes opciones:

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3. La formula utilizando el Generado de Expresiones es:

CONDICION: (SiInm((TABNOT!PraNot+TABNOT!TraNot+TABNOT!ExaNot)/3>10,"Aprobado", "Desaprobado"))
4. Guardar como CONDICION y ver el resultado.
5. Ahora crea una nueva Consulta Vista Diseño.
6. Agregar la Consulta CONDICION.

7. Clic en la Herramienta de Tipo de Consulta , selecciona Consulta de Referencias

Cruzadas.
8. Ingresar la siguientes opciones:

9. Guardar y dar doble clic para verificar el resultado.

ACTIVIDAD CALIFICADA:
Ahora estas en condiciones de continuar con tu
Aplicación, debes crear una variedad de consultas a
tus Tablas Modeladas, las mismas que te servirán
en tu trabajo Final.

Día 03: Trabajando con Formularios

Un formulario es, por lo general, un buen diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base de
datos. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo
con su diseño ya sea en la pantalla o en formato impreso. En un formulario se muestran determinados
registros, con un diseño personalizado.

Barra de Herramientas de Formularios:

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1. Seleccionar Objeto. 11. Botón de Comando.

2. Asistente para Controles. 12. Imagen.
3. Etiqueta. 13. Marco de Objeto Independiente.
4. Cuadro de Texto. 14. Marco de Objeto Dependiente.
5. Grupo de opciones. 15. Salto de Página.
6. Botón de alternar. 16. Control Ficha.
7. Botón de opción. 17. Línea.
8. Casilla de Verificación. 18. Rectángulo.
9. Cuadro Combinado. 19. Más controles.
10. Cuadro de Lista.

Ventana de Hoja de Propiedades:

1. Crear un Formulario Vista Diseño.
2. Aparecerá la siguiente Ventana para crear formulario.

3. Para hacer aparecer las propiedades del formulario y objetos presionar F4.

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Trabajando con Ventana de Lista de Campos:

1. Para poder trabajar con los campos de una tabal o consulta, debemos activar la ventana de

Lista de Campos, con la Herramienta o Menú/Ve /Listas de Capos.

2. Si en la ventana no muestra campos (esta en blanco), debemos dar clic en la Ventana de
Propiedades, en la Pestaña DATOS, en el Recuadro Orine de Datos, seleccionar la Tabla o
Consulta a trabajar, como se muestra en la siguiente imagen:

3. Para poder incluir los campos en el Formularios, sólo tenemos que arrastrarlos y dar formato a
los campos, a continuación te mostramos como quedaría el formato original (presiona F5 para
ver tu formulario en funcionamiento).

Utilizando Asistente para la creación de Formularios:

(1)Lo primero que te solicita el asistente es que se
le indique la Tabla o Consulta que se desea utilizar
para la creación del Formulario, después de
determinar la Tabla o Consulta, debemos indicar en
la parte inferior los campos agregar al formulario, se
recomienda todos,

(2)Luego te pide comos e desea ver los datos, en

este caso se ha elegido una Consulta que cuenta
con dos Tablas. Es por ello que te pide que se le
indique quien va a dominar la visualización de la
información.
(3)Hay que seleccionar que tipo de distribución se
desea utilizar: Tabular, Hoja de Datos, tablas
Dinámicas o Gráfico Dinámico.

(4)Seguidamente nos solicita un tipo de diseño a

aplicar, en el colocará colores a nuestro
formularios, tipo de letras, otros.

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Módulo 3: Base de Datos Educativa con Access

(5)Si la Consulta elegida trabaja con dos tablas,

como es este caso, te solicita el Nombre del
Formulario y el del SubFormulario a crear.
En la parte inferior te presenta dos opciones:
Abrir formulario para ver o introducir
información.
Modificar el Diseño del Formulario.
Finalmente presionamos el botón finalizar y
obtendremos el formulario.

(6)Ahora podemos trabajar con el

formulario, para ingresar Datos, Modificar
los existentes y Eliminar si fuera necesario
alguno de los ya existentes.
Observa en la parte inferior la barra de
Navegación en el formulario, Tanto el
Formulario en su conjunto y el
SubFormulario cuenta con una de estas
Barras.

Uso de Botones en los Formularios:

Debe observar en la Barra de Herramienta que debe estar activo luego presiona la

Herramienta de Botón y aparecerá la siguiente ventana, que te ayudará a colocar Botones

específicos para uso en su Formulario.

ACTIVIDAD CALIFICADA:
Continuando con tu Aplicación ahora estas en condiciones
de poder crear tus diversos Formularios, suerte.

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Día 04: Trabajando con Informes

Un informe se utiliza para representar los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y
totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Los informes se pueden presentar con un diseño
personalizado.
Creando Informes con el Asistente:
Crear un Informe Utilizando el Asistente.

(1)Selección de Tabla o Consulta para la

creación del Informe. Agregar todos los campos
de la Consulta.

(2)Determinar la Forma de ver los datos, para

nuestro caso la Base debe ser el Curso.

(3)Se presenta la opción de agregar algún nivel

de agrupamiento. Presionar siguiente sin
modificar nada.

(4)Permite ordenar el forma ascendente y

descendente por tipo de campo que se le
indique.

(5)El tipo de distribución que se le desea aplicar

al informe: En pasos, Bloque, Esquema 1,
Esquema 2, Alinear a la izquierda 1 y Alinear a la
izquierda 2.
También podemos indicar la orientación de la
Hora (Vertical u Horizontal).

(6)Especificar y elegir el tipo de diseño que se

requiere (colores y tipo de letra para el informe).

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Módulo 3: Base de Datos Educativa con Access

(7)Finalmente colocar un nombre al informe

creado. Se presentan dos opciones:
Vista previa del informe.
Modificar el diseño del Informe.
Al presionar Finalizar con la selección de una de
las opciones se procederá ver el informe de
acuerdo a lo solicitado, en vista previa o con
opciones de modificación.

(8)El informe aparecerá como lo observamos en

la parte inferior, el mismo puede ser modificado.

Creando nuestro propios informes (en forma manual):

1. Crear un Informe en Vista Diseño.
2. F4 para la Ventana de Propiedades.

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Módulo 3: Base de Datos Educativa con Access

3. Marcar en la parte superior Informe e ir a la Pestaña Datos, clic en el recuadro Origen del
registro.

4. Te aparecerá la pantalla de consultas, para seleccionar una consulta o las tablas que se
requieren para crear el informe. Inserta las tres tablas creadas y selecciona las tablas
TABALU y TABCUR.

5. Clic en la X de la parte superior derecha y cuando te pregunte de las consultas del tipo
SQL, presionar Sí.
6. Ahora que has retornado al Diseño de Informe te aparece la ventana Lista de Campos.
Realiza lo mismo que observas en la imagen:

7. Guardar como Informe 1, cerrar diseño y luego dar clic en Informe 1. Aparecerá la muestra
del informe creado por ti.

Ordenando y agrupando campos:

1. Crear un Informe en Vista Diseño.
2. F4 para la Ventana de Propiedades.
3. Seguir los pasos 3, 4 y 5 de la anterior actividad realizada.
4. Clic derecho del Mouse en el área del informe y seleccionar del menú contextual Ordenar y
reagrupar, aparece la siguiente ventana y selecciona para ordenar por Nombre del Curso en
forma Ascendente:

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Módulo 3: Base de Datos Educativa con Access

5. Ahora debes distribuir los campos de acuerdo a lo que se te indica en la siguiente imagen:

6. Finalmente guarda el informe y observa tu resultado:

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Módulo 3: Base de Datos Educativa con Access

Creando Tablas Dinámicas en Informes:

Primero debemos crear un Formulario de Tablas Dinámicas, luego de creado debemos guardar el
formulario como un Informe.

Creando Gráficos Estadísticos en Informes:

Primero debemos crear un Formulario de Gráficas Estadísticas, luego debemos guardar el
formulario como un Informe.

ACTIVIDADCALIFICADA:
Te toca diseñar tus informes, si necesitas scanear algún logotipo
para incluir en tus informes no lo dudes y empieza a trabajar,
imagínate que estas trabajando en el Área de Sistemas de una
Consultora y tienes que presentar un trabajo a tiempo.

Día 05: Trabajando con Macros

Un Macros y Módulos son aplicaciones que permite crear una mejor presentación a su Aplicación creada
en Access, como que cargue automáticamente o que realice cálculos automáticos avanzados.

Creando y configurando Macros:

Creando una Macro para que abra un Formulario Principal en forma automática al cargar el Archivo
de Base de Datos del Access. Para que resulte debes incluir la siguiente secuencia de sentencias
de Acción que se muestra en la figura continua:

Para cerrar un Formulario y abrir otros, debemos crear una nueva macro e incluir las siguientes
acciones, esta macro debe ser colocada en uno de los botones del Formulario principal de nuestra
Aplicación.

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Módulo 3: Base de Datos Educativa con Access

Para poder cerrar un formulario debemos incluir la siguiente acción.

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