PLANIFICACIÓN GENERAL PARA EL DESARROLLO DEL PR

CON LAS COORDINACIONES D

CICLO ETAPAS RESPONSABLES

VRG
COORDINADORES SGC
PROGRAMA DE AUDITORIA COORDINADOR SST
COMBINADA
Acta No. 2 de abril 24 de 2017 del
Comité Nacional de Control
Interno

P
VRG
DNSST

VRG
DEFINIR LOS CRITERIOS DE LAS DNSST
AUDITORÍAS COORDINADORES SGC
COORDINADOR SST
 VRG
SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR DNSST
Se requiere la HV de cada auditor COORDINADORES SGC
seleccionado COORDINADOR SST

VRG
COMPETENCIA Y EVALUACIÓN DE COORDINADORES SGC
LOS AUDITORES COORDINADOR SST

H
H

IMPLEMENTACIÓN DEL
PROGRAMA DE AUDITORÍA EQUIPO AUDITOR
COMBINADA

V SEGUIMIENTO Y REVISIÓN DEL

PROGRAMA DE AUDITORIA
VRG
DNSST
COORDINACIONES DE SGC
Y DE SST

A MEJORA DEL PROGRAMA DE

AUDITORIA
ÓN GENERAL PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA I CICLO AÑO 2017- PRESENTACIÓN POR VIDEOCONFE
CON LAS COORDINACIONES DE CALIDAD Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE TODOAS LAS SEDES

ROLES

Coordinar la implementaciòn del programa de las auditorìas combinadas

Requisitos de los procesos de acuerdo a la matriz de requisitos definida por la

Universidad.
Adicional se debe hacer enfasis en lo siguiente
*Seguimiento y medición de los procesos, entre otros criterios, se debe hacer
énfasis en la revisión de las respuestas dadas a las PQRyS, las cuales deben ser
dadas de forma Completa y de Fondo (recomendación de Control Interno).
* Seguimiento de los planes y las acciones de mejora derivadas de los hallazgos de
auditorias internas y externa.
* Medición y análisis de resultados de desempeño de los procesos, de encuestas de
satisfacción, y de QRS.

SGSST: Decreto 1072 de 2015 , LIBRO 4 Parte 2, Título 4. Capítulo 6 del Ministerio
de Trabajo - Estrategia y Planificación
Seleccionar el equipo auditor del NN
Seleccionar el equipo auditor en las sedes

Fortalecimiento de los auditores en la actualización de la NTC ISO 9001:2015 y en

técnicas de auditorías basados en la NTC ISO 19011

Bogota grupo 1: mayo 24, 25, 26

Manizales: Junio 5, 6, 7
Palmira: Junio 5, 6, 7
Medellín: Están por confirmar antes del 20 de junio

Decreto 1072 de 2015

Difundir el Kit para auditores en el SGC y SGSST

Rol del auditor Lìder:
* Citar al equipo de auditores para realizar la Planeación de la auditorìa.
* Conseguir la documentación del proceso a auditar
* Coordinar la ejecución de la lista de verificaciòn con el equipo auditor
* Establecer comunicación con el equipo auditor y con el lider de proceso
auditado y resolver cualquier duda.
* Liderar la ejecución de la auditoría
* Definir el estado de los hallazgos
* Organizar los documentos de la auditoría
* Orientar al auditor observador.
* Elaborar el informe de la auditoría en compañía del equipo auditor
* Socializar el informe de auditoría al lider del proceso en Sede y al Lider del
proceso a Nivel Nacional.
* Evaluar al auditor observador (Preauditoría, auditoría y posauditoría)
Rol de los auditores acompañantes:
* Apoyar al auditor lìder en la planeación de las auditorias
* Apoyar en la revisión de los documentos del proceso
* Apoyar al auditor Lìder en el Plan de auditoría
* Apoyar al auditor Lider para concertar el levantamiento de los hallazgos.
* Revisar las evidencias que sean necesarias en el transcurso de las auditorias.
Rol del auditor Observador: Debe participar en el proceso
* Será orientado por el auditor Líder y deberá acatar estas orientaciones
* Observar y escuchar, no tiene voz
Rol de la VRG, DNSSt y de las Coordinaciones del SGC y SST:
* Revisión de los informes de auditorìas en cuanto a la redacción de los hallazgos y
del informe antes de ser entregado a los auditados.

Evaluar el cumplimiento de los objetivos e identificar las oportunidades de mejora.

Definir indicadores de desempeño (evaluación de auditores, cumplimiento del
programa y fechas establecidas, retroalimentaciòn de auditores

Llevar acciones correctivas, preventivas y de mejora

AÑO 2017- PRESENTACIÓN POR VIDEOCONFERENCIA 17/05/2017
EN EL TRABAJO DE TODOAS LAS SEDES

COMUNICACIÓN FECHA

Realizar Videoconferencia explicando actividades a realizar para la

planeación de la auditoría combinada en cada sede, específicamente:
1. Alcance de la auditoría
2. Selección Auditores
3. Roles del equipo auditor
4. Criterios para seleccionar las personas que asumirá cada rol
definido en el punto 3
5. Preparación lista de verificación teniendo en cuenta alcance de 17-05-17
auditoría. 18-05-17
6. Compromisos por Sedes

VRG: Comunicar mediante oficio el programa de auditoría, los

procesos a auditar, los criterios de las auditorías en cada proceso, a
los Vicerrectores de Sede, a las Oficinas de Planeación de sede y a los
líderes de los procesos que serán auditados. Esta comunicación o
comunicaciones se enviarán con copia a las personas que coordinan
el Sistema de Gestión de calidad y Seguridad y Salud en el Trabajo en
cada sede.

Divulgación: Publicar en pag Web de calidad y SST 6/5/2017

Enviar postmaster a Nivel Nacional con Tips para recibir la auditoria.

Se debe colocar nota en el programa con los criterios a auditar en

este ciclo
En el oficio a los auditados y auditores debe quedar explicito los
criterios
VRG y DNSST para el NN y las Coordinaciones del Sistema de Gestión
de Calidad y de SST de cada Sede: Envía oficio a los Jefes de los
auditores seleccionados con copia a éstos, con el fin de:
1. Informar auditores seleccionados en cada Sede, recordando los
procesos a auditar.
2. Solicitar autorización a los jefes de los auditores seleccionados para
participar en la preparación de la auditoría de calidad (capacitación 1-06-17
de 3 días) y en la auditoría en las fechas seleccionadas.
3. Informar culminación de la preparación para auditores en SST.
4. Solicitar envío a la Vicerrectoría General de las hojas de vida de los
auditores seleccionados.
22-05-17
DNSST: Enviar criterios a Coordinación de Calidad VRG a tener en
cuenta para selección de auditores en SST.

Coordinaciones del sistema de Gestión de Calidad y SST: Informar a

la Coordinación de Calidad de la VRG y a la DNSST los auditores que
realizarán el proceso de auditoría en cada sede, una vez los jefes,
hayan autorizado su participación.

Sesiones presenciales en las Sedes Andinas, se traerá de las SPN a los

coordinadores para la segunda sesión en la ciudad de Bogotá. 24-05-17
9-06-17
Decreto 1072: Sesiones presenciales en la ciudad de Bogotá y por
videoconferencia en conexión con las Sedes Andinas y SPN Finaliza 31-05-
17

Enviar comunicado a los auditores con el kit del auditor

* El auditor lìder envia comunicación para realizar la planeación y
ejecución de las auditorías al equipo auditor que le fue asignado.
* El auditor Líder envia el Plan de auditoría al Lider del proceso que
va ser auditado. (8 dìas antes de iniciar la auditoría)
* Enviar los documentos de las auditorías a la Vicerrectoría General

20-06-17
Estrategia: Especificar en el plan de auditoria que se va auditar en 28-07-17
sitio
Seguimiento: en la consolidacion del informe se deben tener en
cuenta todos los hallazgos de sede-
La coordinaciones deben hacer seguimiento a los hallazgos
Nota: Hallazgos en Sede- Corrección
Hallazgo al proceso institucional: se levanta acción correctiva

Informar a las coordinaciones de SGC, SGSST y a la alta dirección los

resultados de este ciclo de auditoría

Informar a las coordinaciones de SGC, SGSST y a la alta dirección los

planes de mejora definidos
 REGISTRO

Acta de reunión

Publicar en pag Web

de Calidad y DNSST el
Programa de auditorìa

Oficios y/o correos

electrónicos

Posmaster Tips para

recibir auditorìas
 Registro de selección
de auditores de calidad
y SST

Correo electrónico

Nota: Para las SPN se

seleccionarán los
auditores del equipo
seleccionado en el NN
y de la Sede Bogotá

Listas de asistencia,
certificados

Evaluación de
auditores en el Decreto
1072

Comunicado Kit del

auditor
 Plan de auditoria
Lista de verificación
Informes de auditorías
Actas de apertura y
cierre

NOTA:
Se deben entregar
informes por separado
del SGC y del SGSST

Los recursos para la

ejecución de las
auditorias combinadas
serán del proyecto 193
de la VRG

Documento del
Informe de
seguimiento y
evaluación del
Programa

Planes de mejora
 Macroproceso Proceso

DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL

COMUNICACIÓN

DIVULGACION DE LA PRODUCCIÓN ACADÉMICA

GESTIÓN DE PROGRAMAS CURRICULARES

FORMACIÓN
ADMISIONES

EXTENSIÓN, INNOVACIÓN Y PROPIEDAD GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN

INTELECTUAL

PLANEACIÓN, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y

EVALUACIÓN
BIENESTAR UNIVERSITARIO
GESTIÓN DE EGRESADOS

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

(AUDITORÍA COMBINADA CON SSST)

GESTIÓN DE LABORATORIOS GESTIÓN DE LABORATORIOS

GESTIÓN DE INFORMACIÓN GOBIERNO Y GESTIÓN DE SERVICIOS DE TI

GESTIÓN DE BIENES

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CONTABLE

GESTIÓN DE ESPACIOS FÍSICOS

COORDINACIÓN Y GESTIÓN DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN JURÍDICA

 SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
SEGURIDAD SOCIAL

SEGURIDAD SOCIAL EN PENSIONES

 Sede

Nivel Nacional
Sede Medellin
Sede Caribe

Nivel Nacional
Sede Bogotá
Sede Manizales
Sede Medellín
Sede Manizales
Nivel Nacional
Sede Palmira
Nivel Nacional

Sede Bogotá
Sede Orinoquia
Sede Amazonas

Sede Bogotá

Sede Medellín
Sede Palmira
Sede Caribe

Nivel Nacional
Sede Bogotá
Sede Medellín
Sede
Manizales
Sede Palmira
Sede Orinoquia
Sede Amazonas
Sede Tumaco
Sede Caribe
Sede Bogotá
Sede Medellín
Sede Palmira

Sede Bogotá
Sede Manizales
Sede Amazonas
Sede Medellín
Sede Palmira

Sede Orinoquia
Nivel Nacional
Sede Bogotá
Sede Medellín
Sede Manizales
Sede Bogotá
Sede Manizales
Sede Palmira
Nivel Nacional