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CREACIÓN DE UN LIBRO

Vamos a crear un Libro de trabajo en el cual podemos realizar hojas

de cálculo, gráficos, bases de datos,…

A continuación vamos a realizar los pasos necesarios para iniciar

Excel:

1. Utilizando el puntero del ratón, haga clic sobre el botón de la

barra de tareas.

2. Sitúe el puntero del ratón en la opción

3. Haga clic con el ratón en la opción

Si Excel se ejecuta correctamente, en su pantalla aparecerá la

siguiente figura:
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Las partes fundamentales de esta ventana son:

BOTONES DE TAMAÑO

Estos botones permiten minimizar (la ventana se reduce a un botón en

la barra de herramientas), maximizar (la ventana ocupa todo el espacio de la

pantalla), cerrar (cierra la ventana en la que está ubicado el botón),

restaurar (la ventana se adapta a un tamaño intermedio que podemos

cambiar cuando deseemos)

BARRA DE MENÚ

La barra de menús contienen todas las opciones necesarias para

trabajar con el Libro de trabajo.

Para acceder a las opciones que la componen podemos utilizar el ratón

o el teclado.

Para activar una opción con el teclado tenemos que mantener pulsada

la tecla Alt y a continuación la letra subrayada que aparece en las distintas

opciones.
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Para realizar la operación con el ratón sólo tenemos que señalar con el

puntero sobre la opción que deseemos y a continuación hacer clic con el

botón izquierdo.

Si activamos un menú y algunas de sus opciones aparecen en color

grisáceo, Excel nos está indicando que esa opción no se puede utilizar en

estos momentos.

Los menús contextuales se activan haciendo clic con el botón derecho

del ratón. Estos tipos de menús contienen las opciones más utilizadas al

trabajar con Excel.

BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR

La barra de herramientas estándar es una de las barras que aparece

activa por defecto al iniciar Excel. Los botones de esta barra permiten

realizar las operaciones que se realizan con más frecuencia en Excel tales

como abrir un libro nuevo, guardar el libro de trabajo, imprimir, pegar

funciones, ordenar, gráficos,…

BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO

Los botones de esta barra con su nombre indica, permiten realizar

operaciones derivados de los formatos que aplicaremos a las celdas como

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cambiar el tipo de letra, tamaño de la letra, alineaciones, estilos, color de

letra y fondo de celda,…

BARRA DE FÓRMULAS

Esta barra permite asignar o corregir una fórmula en una celda de la

hoja de cálculo. El primer botón cierra la barra de fórmulas sin asignar

ningún cálculo a la hoja de cálculo, el segundo botón valida la fórmula que

hemos tecleado y el tercer botón activa los dos botones anteriores y

además ofrece un cuadro en el cual podemos obtener el resultado de la

fórmula antes de asignarlo a la celda para asegurarnos que es correcto.

BARRA DE ESTADO

Esta barra muestra el estado operativo de algunas teclas como Bloq

Num, Bloq Mayús,…

CUADRO DE CÁLCULO AUTOMÁTICO

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Este cuadro muestra automáticamente al seleccionar un conjunto de

celdas la suma de los valores que contienen las celdas.

PESTAÑAS DE LA HOJA DE CÁLCULO

Estas pestañas permiten tener en un mismo Libro de trabajo varias

hojas de cálculo, gráficos,… En este caso Excel solo muestra tres pestañas

pero es posible añadir pestañas nuevas o eliminar pestañas que no

utilizaremos. Para acceder a una pestaña sólo hay que hacer clic con el ratón

en la pestaña donde tengamos que trabajar.

BOTONES DE DESPLAZAMIENTO DE LAS HOJAS

Mediante la utilización de estos botones, podemos desplazarnos por

las pestañas de las hojas de cálculo. Si tenemos pocas pestañas es más

rápido hacer un clic con el ratón en la pestaña directamente, pero si hay

bastantes pestañas habrá algunas que no visualizaremos. Para subsanar este

problema Excel posee estos botones.

COMO UTILIZAR EL TECLADO

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Para desplazarnos por la hoja de cálculo, Excel tiene definidas unas

combinaciones de teclas que permiten realizar movimientos de forma muy

rápida.

La combinación de teclas son las siguientes:

 Teclas (Arriba, Abajo, Izquierda y Derecha). Sitúa el

cursor de celda en la dirección de la tecla que pulsemos.

 Tab. Desplaza el cursor de celda hacia la derecha.

 Intro. Desplaza el cursor de celda una celda hacia abajo.

 Ctrl + Teclas de dirección. Mueve el cursor de celda en la

dirección de la celda que contenga datos.

 Inicio. Sitúa el cursor de celda en la primera columna de la hoja

de cálculo.

 Av Pág. Sitúa la visualización de la hoja de cálculo en la página

posterior.

 Re Pág. Sitúa la visualización de la hoja de cálculo en la página

anterior.

 Alt + Av Pág. Desplaza una página hacia la derecha.

 Alt + Re Pág. Desplaza una página hacia la izquierda.

LA PRIMER HOJA DE CÁLCULO

Seguidamente vamos a comenzar a trabajar en la creación de una

hoja de cálculo.
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El libro de trabajo que vamos a crear nos permitirá calcular los

gastos que supone mantener un automóvil.

Los tipos de datos que utilizaremos serán los siguientes:

 Texto. La introducción de texto en una celda de Excel es muy

simple, sólo hay que situarse en la celda y teclear el texto, se

acabará la introducción pulsando la tecla Intro.

Al introducir caracteres en una celda, Excel alinea automáticamente

el texto escrito a la izquierda de la celda.

 Fórmulas. Podríamos afirmar que trabajar con Excel es

trabajar mayoritariamente con fórmulas ya que siempre que

deseemos obtener un cálculo tendremos que utilizar una

fórmula.

Otra característica muy importante que posee Excel es la gran

cantidad de funciones que tiene predefinidas.

Siempre que tengamos que introducir una fórmula en Excel es

necesario teclear en primer lugar el signo igual (=) o el signo

más (+).

 Fechas y horas. Siempre que deseemos teclear una fecha u

hora en una celda de Excel es aconsejable utilizar los diversos

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formatos que Excel tiene para este fin, de no hacerlo no

podremos nunca realizar ningún cálculo con la fecha u hora

introducidas.

Una vez vistos los tipos de datos que vamos a utilizar continuaremos

con la creación de la hoja de cálculo.

1. Haga clic en la celda A1 del libro y teclee GASTOS AUTOMÓVIL.

2. Pulsa la tecla Enter para validar la entrada.

Observe como la introducción de este rótulo ha ocupado también la

celda B1. Si tuviéramos que teclear algún valor en esta celda sería necesario

ampliar el ancho de la columna A. Veremos como se realiza posteriormente.

3. En la celda A2 teclee Enero a diciembre 2003.

4. Seleccione la celda A6 y teclee Seguro Anual.

5. Haga clic en la celda A7 y teclee Gastos de Garaje.

6. En las siguientes referencias de celda A8, A9, A10, A12, A13,

A15, A18, A19 y A20 teclee los textos que aparecen en la figura.
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A continuación introduciremos los meses del año pero para no tener

que teclearlos todos vamos a utilizar una herramienta de Excel que nos

simplificara enormemente el trabajo. Esta herramienta se denomina Series.

SERIES DE DATOS

Una serie de datos es una secuencia de distintos o iguales valores.

Podemos utilizar esta herramienta usando Rellenar del menú Edición o

haciendo uso del controlador de relleno, para ello hay que emplear el ratón.

Controlador de Relleno

Si seleccionamos la orden Rellenar del menú Edición, Excel ofrece

distintas opciones que nos permiten realizar esta operación en todas las

direcciones.
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Las pautas que debemos seguir para utilizar esta orden son las

siguientes:

 Situar el puntero del ratón en la celda inicial de la serie.

 Arrastrar el ratón sobre las celdas que tengamos que llenar.

 Ejecutar el menú Edición / Rellenar y a continuación

seleccionar la dirección de llenado.

Vamos a comprobar el funcionamiento en la introducción de los meses.

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1. Sitúese en la celda C4.

2. Teclee ENERO y pulse la tecla Enter.

3. Haga clic en el controlador de relleno de la celda C4 y sin

soltarlo desplácese hasta la celda N4.

Fíjese que al arrastrar el ratón automáticamente Excel nos informa

de los meses que estamos asignando.

Compruebe que los meses sean insertados correctamente.

RANGOS DE CELDAS

Un rango es un conjunto de celdas seleccionadas. Podemos seleccionar

un rango haciendo uso del ratón o utilizando el teclado.

Para seleccionar un rango con el ratón o el teclado hay que realizar lo

siguiente:

 Teclado. Situar el indicador de celda en la primera celda del

rango. Pulsar la tecla Mayúscula y sin soltarla desplazarse con

las teclas de cursor hasta la última celda que compone el rango.

 Ratón. Pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda

del rango y sin soltarlo arrastrar el puntero hasta la última

celda del rango.

Para realizar la selección de múltiples rangos hay que utilizar la tecla

Ctrl.

Vamos a comprobarlo:
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1. Haga clic en la celda A5.

2. Pulse el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo desplácese a la

celda A8.

Ahora ya tenemos el primer rango marcado. A continuación

marcaremos el siguiente:

3. Pulse la tecla Ctrl y sin soltarla marque con el ratón la celda

C3.

4. Pulse el botón izquierdo y sin soltarlo desplácese a la celda C9,

sin soltar la tecla Ctrl.

Fíjese que sencillo ha sido seleccionar dos rangos.

5. Haga clic en cualquier celda para anular la selección.

La siguiente introducción que realizaremos en nuestra hoja de cálculo

será la de precio fraccionado del seguro anual. Ya que esta cantidad será la

misma en todos los meses del año. Veremos como utilizar los comandos

Cortar, Copiar y Pegar.

1. Teclee 18,39 en la celda C6 que es el precio del seguro

fraccionado en 12 meses y pulse Intro.

CORTAR, COPIAR Y PEGAR

Siempre que necesitemos desplazar datos de un sitio a otro de la hoja

de cálculo tenemos que hacer uso de los comandos Cortar y Pegar. Si en

lugar de desplazar estos datos los quisiéramos duplicar tendríamos que

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utilizar los comandos Copiar y Pegar. Observe que el comando Pegar lo

utilizamos para realizar ambas operaciones.

Siempre que cortemos un rango de celdas con el mandato Cortar,

Excel seleccionará el rango con una línea de puntos. Esta operación se repite

si utilizamos el comando Copiar.

Seguidamente copiaremos el valor introducido en la celda C6 en el

rango D6:N6.

1. Haga clic en la celda C6.

2. Seleccione el menú Edición.

3. Haga clic en la opción Copiar o pulse el botón (Copiar).

Ahora marcaremos el rango de celdas sobre el cual se copiará el valor

asignado en la celda C6.

4. Haga clic en la celda D6.

5. Pulse el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo desplácese

hasta la celda N6.

Compruebe que el rango de celda está bien seleccionado.

6. Seleccione el menú Edición.

7. Haga clic en la opción Pegar o pulse el botón (Pegar)

8. Pulse la tecla Esc para desactivar el rango.

Vamos a seguir practicando con estos comandos introduciendo los

gastos de garaje.

9. Teclee 24,16 en la celda C7 y pulse la tecla Enter.

10. Haga clic en el botón (Copiar)

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11. Marque el rango D7:N7.

12. Pulse el botón (Pegar).

13. Pulse la tecla Esc para desactivar el rango seleccionado.

14. Introduzca los siguientes valores pertenecientes a los gastos

derivados de Gasolina.

GUARDAR EL LIBRO DE TRABAJO

Normalmente la creación de un Libro de trabajo resulta una labor

tediosa de realizar que no debemos perder en el caso de que se produzca un

fallo en el fluido eléctrico.

Un libro de trabajo puede tener múltiples hojas pero el libro sólo se

guarda en un archivo al que Excel le asigna automáticamente la extensión

XLS.

Para guardar un Libro de trabajo podemos utilizar la opción

Archivo/Guardar o pulsar directamente el botón (Guardar).

Vamos a guardar el libro de trabajo que estamos creando:

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1. Haga clic en el menú Archivo.

2. Seleccione la opción Guardar.

3. En el cuadro Guardar en seleccione la carpeta Mis Documentos.

4. Teclee Gastos en el cuadro Nombre de Archivo.

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5. Pulse el botón Guardar.

Además de utilizar la opción Archivo/Guardar podemos emplear la

opción Archivo/Guardar como siempre que tengamos que guardar el archivo

con un nombre distinto al que tiene asignado.

Prosigamos con la creación del Libro Gastos.

A continuación introduciremos las cantidades referentes a los gastos

de los Lubricantes.

1. Teclee en los rangos siguientes las cantidades que figuran a

continuación:

2. Continuemos con la introducción con el capital invertido en

mantener el coche limpio.

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