UNIVERSIDAD NACIONAL

FEDERICO VILLARREAL

PLANIFICACION DE LA
GESTIÓN DE LAS
ADQUISICIÓNES Y LA
SELECCIÓN DE LOS
PROVEEDORES
“PROYECTO MIRADENT”

INTEGRANTES:
Zevallos, Henry
Gómez, Héctor
Paz, Suzetty
Romero , Cesar
Bellota , Lucy
Alejos, Dora
 APLICACIÓN AL CASO DEL PROYECTO MIRADENT

1. ENTRADAS DEL PROCESO DE PLANIFICAR LA GESTION DE ADQUISICIONES

1.1. ACTA DE CONSTITUCIÓN:

SIGLAS DEL
NOMBRE DEL PROYECTO
PROYECTO
AMPLIACION Y EQUIPAMIENTO DE LA CLINICA DENTAL MIRADENT AEQ.CD-01
RESUMEN DEL PROYECTO:
La Clínica Dental MIRADENT inicio operaciones mediados del último trimestre 2015, es decir a la
fecha cuenta con tres años de actividad. En este tiempo ha logrado contar con una importante
aceptación realizando tratamientos en todas las especialidades odontológicas. Dentro de los
servicios de mayor frecuencia se encuentran los de prótesis dental dentro de los que podemos
mencionar a los de prótesis fija (coronas de metal porcelanas y libres de metal), prótesis parcial
removible y prótesis totales.
Actualmente la Clínica terceriza el proceso de laboratorio; sin embargo, desde hace unas pocas
semanas se evalúa la posibilidad de adquirir un equipo automatizado que desarrollará el trabajo
equivalente del laboratorio en tan sólo 12 minutos por pieza. Este proceso de tercerización
representa el 40% del ingreso de venta generado por estos servicios.
El proyecto “Ampliación y Equipamiento de la Clínica Dental MIRADENT” consiste en equipar a la
clínica con un laboratorio para la elaboración de prótesis dentales; asimismo suministrar e instalar
los equipos odontológicos y mobiliario necesario para 2 consultorios, lo cual permitirá a la Clínica
Dental MIRADENT ampliar su cobertura de atención a sus pacientes brindando un servicio superior.

1.2. PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO

1.3. DOCUMENTOS DEL NEGOCIO

1.4. DOCUMENTOS DEL PROYECTO

CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO

HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
Inicio del Proyecto lunes 12 de marzo
1. Ingeniería de Detalle Hasta el 31 de marzo
2. Adquisición de Equipamiento Del 15 de abril al 31 de mayo
3. Instalación de Equipamiento Del 01 de mayo al 30 de junio
4. Capacitación del personal usuario Del 1 de junio al 12 de julio
Cierre del Proyecto 12 de julio
 REGISTRO DE INTERESADOS

Externos Internos
1 Gerente General de la Organización Ejecutante (sponsor)
2 Jefe de Proyecto
3 Equipo del Proyecto
4 Cliente – Oficina Técnica
5 Dirección General de Salud (DIGESA)
6 Propietarios de viviendas aledañas a la Clínica Dental

Código Registro de Riesgos

R-01 Demora en la entrega de equipos
R-02 Requisitos con doble interpretación
R-03 Cambios en el alcance del proyecto
R-04 Comunicación escasa o confusa
R-05 Recursos no disponibles en las fechas establecidas
R-06 Malas instalaciones

1.5. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

 2. BÚSQUEDA Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Los proveedores con que cuente una empresa determinarán en gran medida el éxito de ésta.
Contar con buenos proveedores no sólo significa contar con insumos de calidad (y, por tanto, poder
ofrecer productos de calidad), sino que también significa poder mantener bajos costos, o la seguridad
de saber que podemos abastecernos de productos cada vez que lo requiramos. Por lo que cada vez que
tengamos que elegir a nuestros proveedores, debemos tomarnos nuestro tiempo, y buscar y seleccionar
bien a éstos.

El primer paso en la búsqueda y selección de proveedores es buscar todos los posibles

proveedores con los que podríamos contar, obtener toda la información necesaria de éstos, evaluarlos
de acuerdo a criterios determinados y, finalmente, seleccionar el proveedor o los proveedores más
convenientes para la empresa.
Veamos en detalle cada uno de los pasos que conforman el proceso de búsqueda y selección de
proveedores:

2.1. Búsqueda de proveedores

El proceso de la búsqueda y selección de proveedores empieza con la búsqueda de los proveedores

que ofrezcan los insumos, productos o servicios que vamos a requerir. Para la búsqueda de
proveedores podemos acudir a diversas fuentes, algunas de éstas son:

Recomendaciones: personas que nos puedan recomendar proveedores, ya sea porque los conocen
al estar o haber estado en negocios similares al nuestro, o por cualquier otra razón.
 Trabajadores de la empresa: trabajadores que probablemente conozcan proveedores con los
que hayan trabajado anteriormente en sus antiguos empleos.

Competencia: empresas competidoras a las cuales podemos investigar para saber cuáles son sus
proveedores.

Diarios, revistas y publicaciones especializadas: medios en donde varias empresas proveedoras

suelen publicar sus anuncios.

Internet: buscadores, anuncios clasificados, directorios, foros, cámaras de comercio,

asociaciones empresariales, etc.
Ferias o exposiciones especializadas.

Al realizar la búsqueda de proveedores, podemos hacer una preselección en donde descartemos

los proveedores que no cumplan con requisitos básicos tales como la calidad en el producto, o
que sobrepasen el máximo precio que estamos dispuestos a pagar, de modo que podamos
elaborar una lista de proveedores que no sea tan extensa.

2.2. Determinar criterios de selección

En este paso, procedemos a determinar los criterios de selección que vamos a tener en cuenta al
momento de evaluar los posibles proveedores y luego seleccionar al indicado.
Algunos de los principales criterios de selección que podemos tomar en cuenta son:

Precio: el precio de sus productos, los gastos que podrían adicionarse a éste, los descuentos que nos
podrían otorgar.
Calidad: la calidad de los insumos, productos o servicios que ofrece.
Plazo del pago: las condiciones de pago que nos brindan, si nos piden pagar al contado, o nos dan
facilidades para pagar al crédito.
Plazos de entrega: el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido hasta que nos lo
entregan.
Garantías: las garantías que otorga y el periodo de duración de éstas.
Reputación: el prestigio y las buenas referencias que tiene.

Más criterios de selección podemos encontrar en el artículo: criterios de selección de proveedores.

2.3. Obtención de información de los proveedores

Una vez que hemos elaborado nuestra lista de proveedores, y determinado los criterios de selección
que vamos a utilizar, pasamos a recabar la información necesaria de cada proveedor, que nos
permita evaluarlos de acuerdo a los criterios establecidos.
Además del medio a través del cual llegamos a saber del proveedor, otras formas a través de las
cuales podemos obtener información de los proveedores pueden ser:

Solicitándoles información: ya sea pidiéndosela directamente, por ejemplo, a sus vendedores,

representantes, etc. (por ejemplo, podemos preguntarles sobre su experiencia, sus trabajos
realizados, sus principales clientes, etc.). O pidiéndosela a través de correo electrónico o una carta
(por ejemplo, podemos pedirle información sobre sus precios, las características de sus productos,
facilidades de pago, pedirle que nos envíen catálogos, presupuestos, etc.).

visitándolos: para obtener la información de los posibles proveedores podemos optar también por
visitar sus empresas y observar, por ejemplo, el desempeño de su personal, su organización, su
atención al cliente, su infraestructura, etc.

Buscando referencias: también podemos buscar referencias, por ejemplo, podemos averiguar
quiénes son o han sido sus clientes, contactarlos y consultarles por sus impresiones, opiniones o la
satisfacción que tienen con respecto al proveedor.

Visitando sus páginas web: una forma rápida y sencilla de obtener información del potencial
proveedor es visitando su página web, en donde además de poder obtener la información que ellos
incluyan en ella, podemos analizar su página para darnos una idea de la empresa, una página
descuidada, es muy probable que signifique un negocio descuidado.

Realizando pruebas: otra forma de obtener información del potencial proveedor, es ponerlo a
prueba, por ejemplo, solicitándole una muestra, haciéndole un pedido y evaluar si cumplen con los
plazos, contratarlos para la producción de una pequeña cantidad de productos, etc.

2.4. Evaluación de proveedores

Una vez que contamos con una lista de posibles proveedores y contamos con suficiente información
de cada uno de ellos, pasamos al análisis o evaluación de éstos en base a los criterios establecidos.
 Para ello podemos elaborar un cuadro comparativo, en donde señalemos lo que ofrece cada
proveedor o la calificación o apreciación que le damos con respecto a cada criterio determinado.
Un ejemplo podemos ver en el siguiente cuadro:

Precio Calidad Pago Entrega

Proveedor A $60 buena al contado a 5 días

Proveedor B $50 regular a 60 días a 15 días

Proveedor C $55 muy buena a 30 días a 7 días

Y luego, una vez elaborado nuestro cuadro comparativo, pasamos a evaluar las ventajas y desventajas
de cada proveedor, teniendo en cuenta que algunos criterios, tales como el precio y la calidad, podrían
tener un mayor valor que otros.

2.5. Selección de proveedores

Finalmente, una vez que hemos elaborado nuestro cuadro comparativo y hemos evaluado las
diferentes alternativas, pasamos a selección aquél proveedor que reúna las características más
convenientes para nosotros.

Como apunte final, debemos señalar que es recomendable contar siempre con más de un
proveedor, aun así no vayamos a usar a todos los proveedores que hayamos seleccionado, siempre
es recomendable tenerlos a la mano por si el proveedor habitual disminuya la calidad de sus
productos o no cumpla con los acuerdos establecidos (para ello, siempre debemos evaluar
permanentemente a nuestros proveedores), no se pueda dar abasto (por ejemplo, al aumentar
repentinamente la demanda), o no puedan cumplir con los plazos requeridos (por ejemplo, en
épocas de temporada alta).
 Especificaciones
atributos DETALLE
Técnicas

Uno de los principales criterios que se debe tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor, son sus precios.
Siempre debemos procurar proveedores con precios razonables, que sean acordes a la calidad del producto o servicio que ofrecen, y a los precios promedio del mercado.
Al evaluar el precio del producto, debemos tener en cuenta también los gastos que podrían adicionarse a éste, tales como los gastos de transporte, seguros, embalaje, etc.
Asimismo, al momento de evaluar el factor precio, debemos considerar los posibles descuentos que el proveedor nos pueda otorgar, tales como descuentos por volumen de compra,
descuentos por pronto pago, etc.
- Precios Óptimos
Precio / Pago - Fletes
En el criterio del pago evaluamos las formas de pago que ofrece el proveedor, por ejemplo, si ofrece la posibilidad de hacer pagos vía transferencia bancaria, o vía Internet.
- Descuento por volumen
Y también evaluamos las condiciones o el plazo del pago, por ejemplo, si nos piden pagar al contado, o nos dan la posibilidad de pagar a 30 días, pagar un 50% a 60 días, etc.
Siempre debemos buscar las mejores condiciones de pago, es decir, que el financiamiento o plazo del crédito otorgado sea el mayor posible, sin que ello implique recargo alguno.
Mientras mejores condiciones de pago, mayor liquidez para nosotros.
Aunque debemos tener en cuenta que al iniciar relaciones con un proveedor, es poco probable que éste nos otorgue algún crédito comercial, por lo que al menos debemos averiguar
si existe la posibilidad de que ello pueda suceder más adelante.
 Experiencia: a mayor experiencia de la empresa proveedora, probablemente mayor eficiencia y seguridad en su abastecimiento.
Reputación: debemos considerar, por ejemplo, si los testimonios de sus clientes son favorables.
Organización: si, por ejemplo, su personal es calificado, si tiene un buen sistema de distribución.
Localización: mientras más cerca esté ubicado el proveedor mejor, sobre todo si somos nosotros los que constantemente tenemos que acudir donde éste.
- Trayectoria
Servicio al cliente: si, por ejemplo, son capaces de brindarnos rápidamente toda la información que requiramos.
- Experiencia del Proveedor en el
Convenios publicitarios: si, por ejemplo, nos brindan la posibilidad de otorgarnos productos gratis a cambio de publicidad.
Rubro
Situación económica: si su situación económica es estable ello podría significar productos de calidad y un abastecimiento seguro; si tuviera dificultades financieras, ello podría
Perfil del Proveedor - Capacidad de respuesta y
significa una posible disminución en la calidad de sus productos (al querer reducir sus costos), la posibilidad de que dejen de atender nuestros pedidos (por ejemplo, al incumplir
cumplimiento de calidad
los pagos de sus propios proveedores), poca posibilidad de que nos otorguen finamiento (debido a su necesidad de tener liquidez), etc.
- Posicion Geográfica y tamaño de la
Tamaño: si es un proveedor pequeño, probablemente su atención sea más directa (por ejemplo, la posibilidad de que resuelvan mejor cualquier inconveniente que tengamos),
empresa
mayor flexibilidad para adaptarse a nuestras necesidades, y mayor poder de negociación para nosotros; si es un proveedor es grande, probablemente tenga mayor eficiencia y
seguridad de abastecimiento, pero un menor poder de negociación para nosotros.
Fabricante o Mayorista: la principal ventaja de los fabricantes con respecto a los mayoristas son sus bajos precios, pero su principal desventaja es que probablemente no puedan
ofrecer la variedad de productos que sí podría ofrecernos un mayorista, sobre todo, al hacer pedidos pequeños.

Referencias y
- Cumplimientos de prestación
Clientes

Plazos de Entrega
Otro criterio importante a tener en cuenta al momento de seleccionar un proveedor es la entrega, en donde lo primero que debemos evaluar es que si el proveedor requiere de un
pedido mínimo para poder trabajar con nosotros.
- Fecha de Pago
En el criterio de entrega también evaluamos la oportunidad de entrega, si son capaces de asegurarnos que cumplirán siempre con nuestros pedidos, que nos los entregarán
- Fecha de entrega
oportunamente cada vez que lo requiramos, que siempre contarán con el mismo producto, que nos podrán abastecer durante todo el año, etc.
Y también evaluamos la rapidez o los plazos de entrega, que es el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido hasta que nos entregan el producto, por ejemplo, si nos
hacen la entrega del producto a los 3 días, a los 30 días, etc.

La clínica multident requiere que su operación sea continua y que el proveedor esté en la capacidad de responder a sus necesidades, en cualquier momento. Así mismo brindar la
- Servicio técnico
garantía de manto preventivo y correctivo con repuestos originales. También requiere de asesoramiento contante en caso el cliente tenga algún plan de mejora o de reorganización
Servicio Post Venta - Asesoramiento
de sus procesos, por último la atención del cliente cobra mucha importancia debido a que el cliente puede tener la certeza que alguien va a ayudarlo en sus dudas, consultas o quizás
- Atención al Cliente
en alguna quejas donde el proveedor actuará inmediatamente para resolverlos.