Retención en la fuente por ingresos laborales

En Colombia los ingresos laborales o por salarios están sometidos a retención en la

fuente a título de renta, con una tarifa progresiva según el monto del salario sujeto
a retención en la fuente.
En este artículo exponemos los aspectos más relevantes relacionados con la
retención en la fuente por salarios aplicable al año gravable 2017.
Índice
 Concepto de salario o ingreso laboral
 ¿Quiénes deben practicar retención por ingresos laborales?
 Tarifa de retención en la fuente por salarios
 Base sujeta a retención en la fuente por salarios
o Depuración de la base sujeta a retención
o Conceptos que se restan de los ingresos gravados
 Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional
 Deducciones
 Rentas exentas
 Procedimientos de retención en la fuente por salarios
o Procedimiento de retención número 1
o Procedimiento número 2
 Limitaciones a los descuentos y deducciones
 Retención en la fuente por ingresos laborales a pagos distintos a los laborales

Concepto de salario o ingreso laboral

Empecemos por definir de una forma elemental el concepto de ingreso o salario.
Se entiende por ingreso laboral o salario, los pagos que recibe un trabajador que
está vinculado mediante un contrato de trabajo, sea este verbal o escrito.
El salario es la contraprestación económica que recibe el trabajador a cambio de la
prestación personal de sus servicios a su empleador.
La norma excepcionalmente contempla la posibilidad de aplicar la retención en la fuente por
salarios sobre ingresos provenientes de una relación no laboral, regulada por un contrato de
servicios, posibilidad que desarrollaremos al final de este documento.

¿Quiénes deben practicar retención por ingresos laborales?

Es preciso señalar quiénes deben practicar retención en la fuente por ingresos
laborales, es decir, quiénes deben actuar como agentes de retención en la fuente
por salarios.

La retención en la fuente por salarios debe aplicarla toda persona natural o jurídica
que haga pagos laborales, sin distinción alguna.

Así se desprende la lectura del artículo 383 del estatuto tributario cuando dice que
la retención debe efectuarse sobre los pagos efectuados por « las personas
naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las
sucesiones ilíquidas», de manera que toda persona o empresa que realice pagos
laborales debe actuar como agente de retención sin considerar ningún requisito
especial como monto de ingresos o patrimonio.

Se aclara que la retención se aplicará siempre que el pago supere la base sujeta a
retención, de manera que si una persona natural tiene trabajadores que devengan
apenas el salario mínimo, nunca tendrá que practicar retención en la fuente por
salarios, y nunca debe actuar como agente de retención; apenas será un agente de
retención en potencia, en la medida en que en el momento que eventualmente haga
un pago sujeto a retención por salarios que alcance la base sujeta a retención, debe
proceder a retener la suma a que haya lugar.

Tarifa de retención en la fuente por salarios

El artículo 383 del estatuto tributario contiene las tarifas que se deben aplicar por
concepto de retención en la fuente por ingresos laborales:

Rangos en Tarifa
Impuesto
UVT marginal

Desde Hasta

>0 95 0 0
 Ingreso laboral gravado expresado
>95 150 19%
en UVT menos 95 UVT)*19%

(Ingreso laboral gravado expresado

>150 360 28% en UVT menos 150 UVT)*28% más
10 UVT

(Ingreso laboral gravado expresado

En
>360 33% en UVT menos 360 UVT)*33% más
adelante
69 UVT

Como se puede observar, se trata de una tabla progresiva, donde la tarifa se hace
más elevada entre más alto sea el salario.

Se aprecia también que el primer rango no está sujeto a retención, de manera que,
si el salario del trabajador una vez depurado es igual o menor a 95 Uvt, no se aplica
retención.

Los rangos allí señalados corresponden al salario del trabajador una vez ha sido
depurado, esto es, una vez se han restado los conceptos que la ley permite detraer
para reducir la base sujeta a retención.

Base sujeta a retención en la fuente por salarios

La base sujeta a retención por salarios está constituida por todos los pagos gravados
o gravables con el impuesto a la renta, en los términos del artículo 26 del estatuto
tributario, que los define como aquellos «que sean susceptibles de producir un
incremento neto del patrimonio en el momento de su percepción, y que no hayan
sido expresamente exceptuados».

Todo pago laboral debe incluirse en la base sujeta a retención. Entre esos pagos
está el salario como tal, las horas extras, los recargos nocturnos, dominicales y
festivos, los pagos en especie, las bonificaciones, etc.
Dentro de la base sujeta a retención se deben incluir hasta los pagos que hayan
sido pactados en el contrato como no constitutivos de salarios, pues ese acuerdo
entre particulares no afecta la naturaleza gravada de un ingreso.

Se exceptúan los pagos que el trabajador recibe como reembolso de gastos en que
haya incurrido en beneficio del empleador o para realizar su trabajo, pues estos son
pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador y por tanto no cumplen con
los requisitos del artículo 26 del estatuto tributario.

Pero esa base inicial está sujeta a una depuración que consiste en restar todos los
pagos que la ley ha considerado como rentas exentas, ingresos no constitutivos de
renta o ganancia ocasional, y en general todos los que la ley prevé que se pueden
restar para efectos de aplicar la retención en la fuente.

Depuración de la base sujeta a retención

Del total de ingresos gravados se restan los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia
ocasional y las rentas de trabajo exentas que tengan el trabajador.
El artículo 388 del estatuto tributario señala que la depuración de la base del cálculo
de la retención se realiza de la siguiente forma.
Del total de pagos laborales se detraen los siguientes conceptos:
1. Los ingresos que la ley de manera taxativa prevé como no constitutivos de renta ni
ganancia ocasional.
2. Las deducciones a que se refiere el artículo 387 del Estatuto Tributario y las rentas que
la ley de manera taxativa prevé como exentas.

Conceptos que se restan de los ingresos gravados

Entre los conceptos que se pueden restar de los ingresos gravados para disminuir
y determinar la base sujeta a retención tenemos los siguientes, que ordenaremos
según el procedimiento indicado en el artículo 388 del estatuto tributario.

Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional

  Los aportes obligatorios a salud que realice el trabajador (Ver artículo 56 del
estatuto tributario)
 Los pagos por reembolso de gastos del trabajador como manutención,
alojamiento y transporte.
 Los aportes obligatorios a pensión que realice el trabajador o su empleador
(Ver artículo 55 del estatuto tributario)
 Aportes fondos de solidaridad pensional

Deducciones
 Los pagos de alimentación a que se refiere el artículo 387-1 del estatuto
tributario.
 Deducción por dependientes en los términos del artículo 387 del estatuto
tributario.
 Intereses pagados por créditos de vivienda (hipotecarios y leasing
habitacional) según el artículo 387 del estatuto tributario.
 Los pagos a medicina preparada y seguros de salud en beneficio del
trabajador, su cónyuge, sus hijos o dependientes (Artículo 387 del estatuto
tributario)

Rentas exentas
 El auxilio de cesantías y los intereses sobre cesantías en la parte no grava
conforme lo establece el numeral 4 del artículo 206 del estatuto tributario.
 El 25% del ingreso laboral en los términos del numeral 10 del artículo 206 del
estatuto tributario.
 Aportes voluntarios a pensión (Ver artículo 126-1 del estatuto tributario)
 Los ahorros en cuentas AFC según el artículo 126-4 del estatuto tributario.
 Lo recibido por gastos de entierro del trabajador (Numeral 3 artículo 206 del
estatuto tributario)
 Las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad (Numeral 1 del
artículo 206 del estatuto tributario)
 Las indemnizaciones relacionadas con la maternidad (Numeral 2 del artículo
206 del estatuto tributario)
Estos principales conceptos que permiten disminuir la base de retención por
salarios.

Procedimientos de retención en la fuente por salarios

El estatuto tributario contempla dos procedimientos para determinar la retención en
la fuente por ingresos laborales, y el agente de retención aplicará cualquier de los
dos según so voluntad o según se lo solicite el trabajador sujeto a retención.

En los dos procedimientos o métodos se aplican los mismos descuentos y

beneficios, lo que cambia es la forma de calcular o determinar la base sujeta a
retención.

Procedimiento de retención número 1

El procedimiento número 1 está contemplado en el artículo 385 del estatuto tributario

y consiste en que cada mes se determina el porcentaje que corresponda según el
monto del salario devengado.
En este procedimiento el cálculo se hace individualmente para cada mes, de manera
que es irrelevante lo que el trabajador haya devengado en meses anteriores.

Ejemplo procedimiento número 1

No. Conceptos

A Salario básico mensual (dinero o especie)

B Horas extras, bonificaciones y comisiones (sean o no factor salarial)

C Auxilios y subsidios (directo o indirecto)

Cesantía, intereses sobre cesantía, prima mínima legal de servicios

D
(sector privado) o de navidad (sector público) y vacaciones.

E Demás pagos ordinario o extraordinario

F Total pagos laborales efectuados durante el mes (A+B+C+D+E)

Pagos a terceros por concepto de alimentación (limitado según

G
artículo 387-1 ET) y pagos a dependientes.

Viáticos ocasionales que constituyen reembolso de gastos

H
soportados

I Aportes obligatorios a salud efectuados por el trabajador

J Aportes obligatorios a fondos de pensiones

K Medios de transporte distintos del subsidio de transporte

Cesantía, intereses sobre cesantía y prima mínima legal de servicios

L (sector privado) o de navidad (sector público). Pagos expresamente
excluidos por el artículo 385 estatuto tributario.

M Demás pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador

N Total ingresos no constitutivos de renta (G+H+I+J+K+L)

O Aportes voluntarios a fondos de pensiones

P Ahorros cuentas AFC

Q Rentas de trabajo exentas numerales del 1 al 9 artículo 206 ET

R Total rentas exentas (O + P+ R)

 Intereses o corrección monetaria en préstamos para adquisición de
S
vivienda

T Pagos a salud (medicina prepagada y pólizas de seguros)

U Deducción por dependientes (artículo 387-1 ET)

V Total deducciones (R+S+T+U)

W Subtotal (F-N-R-V)

Renta de trabajo exenta del 25% numeral 10 del artículo 206 ET (W

X
X 25%)

Y Base gravable de retención en pesos (W – X)

Base gravable de retención en UVT (aplicar tabla artículo 383

Z
ET)

Es importante anotar que cuando se trae dela prima de servicios, si se utiliza el

procedimiento número 1 la retención sobre esta debe hacerse independiente de los
demás pagos laborales.

Esto es así, porque la prima de servicios es un pago que se realiza una vez cada 6
meses, de manera que no es un pago mensual, y recordemos que el procedimiento
número 1 está diseñado para determinar una retención mensual con base al ingreso
mensual.

Es por ello que en el ejemplo se ha restado la prima de servicios incluyéndola dentro

de los ingresos no constitutivos de renta, aunque no tiene esa connotación.
En el procedimiento número 2 la prima de servicio si se incluye dentro del total de
ingresos, es decir que no se hace de forma independiente.

Procedimiento número 2
El procedimiento número 2 está contemplado en el artículo 386 del estatuto
tributario, el cual consiste en determinar porcentaje fijo aplicable semestralmente,
de manera que cada semestre se determina el porcentaje de retención que se
aplicará mes a mes en los siguientes seis meses.

Procedimiento 2 (artículo 386 del estatuto tributario)

Cálculo del porcentaje fijo de retención

No. Conceptos

Sumatoria de los salarios básicos pagados durante los 12 meses

A
anteriores (dinero o especie)

Horas extras, bonificaciones y comisiones pagadas durante los 12

B
meses anteriores (sean o no factor salarial)

Auxilios y subsidios pagados durante los 12 meses anteriores

C
(directo o indirecto)

Cesantía, intereses sobre cesantía, prima mínima legal de servicios

D (sector privado) o de navidad (sector público) y vacaciones pagados
durante los 12 meses anteriores

Demás pagos ordinario o extraordinario realizados durante los 12

E
meses anteriores

Total pagos efectuados durante los 12 meses anteriores

F
(A+B+C+D+E)
 Pagos a terceros por concepto de alimentación (limitado según
G
artículo 387-1 ET)

Viáticos ocasionales que constituyen reembolso de gastos

H
soportados

I Medios de transporte distintos del subsidio de transporte

J Aportes obligatorios a salud efectuados por el trabajador

K Aportes obligatorios a fondos de pensiones

Cesantía e intereses sobre cesantía. Pagos expresamente excluidos

L
por el artículo 386 estatuto tributario.

M Demás pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador

Total ingresos no constitutivos de renta 12 meses anteriores (G

N
+H + I + J + K + L + M)

O Aportes voluntarios a fondos de pensiones

P Ahorros cuentas AFC

Q Rentas de trabajo exentas numerales del 1 al 9 artículo 206 ET

R Total rentas exentas de los 12 meses anteriores (O + P +Q)

Intereses o corrección monetaria en préstamos para adquisición de

S
vivienda
T Pagos a salud (medicina prepagada y pólizas de seguros)

U Deducción por dependientes (artículo 387-1 ET)

V Total deducciones de los 12 meses anteriores (N + R + T)

W Subtotal 1 (F – N – R - V)

Renta de trabajo exenta del 25% numeral 10 del artículo 206 ET (W

X
X 25%)

Y Subtotal 2 (W-X)

Z Se divide por 13 o el número de meses que corresponda

AA Base en pesos para determinar porcentaje fijo de retención

AB Base en UVT (AA dividido 26.841) (aplicar tabla artículo 383 ET)

AC Rango de la tabla del artículo 383 ET

AD Últimas UVT del rango anterior

AE Tarifa marginal

AF UVT marginales

AG Retención en la fuente en UVT (((AB – AD) X AE) + AF)

 AH Porcentaje fijo de retención ((AG dividido AB) X 100)

El procedimiento número 2, se debe calcular en los meses de diciembre y de junio

de cada año, y se tomará el promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que
se hace el cálculo, es decir que, si se hace el cálculo en diciembre de 2016, se
tomaran los ingresos desde el mes de diciembre de 2015 hasta noviembre de 2016;
si el cálculo se hace en junio de 2017, se tomarán los ingresos desde el mes de
junio de 2016 hasta mayo de 2017.

En el caso que el empleado lleve menos de un año trabajando, se tomarán en cuenta los
meses que lleve y se dividirá por ese mismo número. Ejemplo: si el empleado lleva laborando
10 meses, se sumarán los ingresos de esos 10 meses y una vez depurados se dividirán por
10 para determinar la base. Recuerde que cuando se lleva un año o más, la sumatoria
resultante de los 12 meses anteriores se dividirá en 13.

Luego, mensualmente, se sigue el mismo tratamiento que en el procedimiento 1

para efectos de determinar la base mensual de retención, a la cual se le aplicara el
porcentaje fijo semestral calculado en junio o diciembre, puesto que una cosa es
determinar el porcentaje fijo, y otra determinar la base para aplicar el porcentaje fijo.
Una vez determinado el porcentaje fijo, este se aplicará en cada uno de los
siguientes seis meses, así la base depurará en cada mes, no alcance el tope mínimo
para estar sometido a retención en la fuente.

La tabla de retención en la fuente para ingresos laborales que se encuentra

señalada en el artículo 383 del estatuto tributario establece que los pagos gravables
superiores a 95 Uvt se les practica retención, y en el caso que utilicemos el
procedimiento 2, puede ser que en el mes de febrero, el salario sólo sea de 90 Uvt
una vez depurado, y en tal caso se debe aplicar el porcentaje fijo de retención ya
determinado con anterioridad.

Esto no sucedería en el procedimiento 1, ya que sólo se aplicaría retención si el

salario gravable supera 95 Uvt. En otras palabras, una vez determinado el
porcentaje fijo, este se aplicará a los salarios de los seis meses siguientes sin
importar el monto mensual de los mismos, lo que no sucede con el procedimiento 1,
en el que sólo se aplicaría retención si los ingresos gravados superan el monto de
95 Uvt.
Continuación procedimiento 2:

Procedimiento 2 (Artículo 386 del estatuto tributario)

Cálculo de la base de retención mensual para aplicar el porcentaje fijo

No. Conceptos

Sumatoria de los salarios básicos pagados durante los 12 meses

A
anteriores (dinero o especie)

Horas extras, bonificaciones y comisiones pagadas durante los 12

B
meses anteriores (sean o no factor salarial)

Auxilios y subsidios pagados durante los 12 meses anteriores

C
(directo o indirecto)

Cesantía, intereses sobre cesantía, prima mínima legal de servicios

D (sector privado) o de navidad (sector público) y vacaciones pagados
durante los 12 meses anteriores

Demás pagos ordinario o extraordinario realizados durante los 12

E
meses anteriores

Total pagos efectuados durante los 12 meses anteriores

F
(A+B+C+D+E)

Pagos a terceros por concepto de alimentación (limitado según

G
artículo 387-1 ET)
 Viáticos ocasionales que constituyen reembolso de gastos
H
soportados

I Medios de transporte distintos del subsidio de transporte

J Aportes obligatorios a salud efectuados por el trabajador

K Aportes obligatorios a fondos de pensiones

Cesantía e intereses sobre cesantía. Pagos expresamente excluidos

L
por el artículo 386 estatuto tributario.

M Demás pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador

Total ingresos no constitutivos de renta 12 meses anteriores (G

N
+H + I + J + K + L + M)

O Aportes voluntarios a fondos de pensiones

P Ahorros cuentas AFC

Q Rentas de trabajo exentas numerales del 1 al 9 artículo 206 ET

R Total rentas exentas de los 12 meses anteriores (O + P +Q)

Intereses o corrección monetaria en préstamos para adquisición de

S
vivienda

T Pagos a salud (medicina prepagada y pólizas de seguros)

 U Deducción por dependientes (artículo 387-1 ET)

V Total deducciones de los 12 meses anteriores (N + R + T)

W Subtotal 1 (F – N – R - V)

Renta de trabajo exenta del 25% numeral 10 del artículo 206 ET (W

X
X 25%)

Base de retención que se multiplica por el porcentaje fijo de

Y
retención

Después de seleccionado el procedimiento a utilizar y una vez determinada la base

gravable en UVT (depurada), se lleva a la tabla del artículo 383 del estatuto
tributario.
Es importante resaltar que para el caso del procedimiento 1 se toma el reglón Z
denominado base gravable de retención en UVT y en el procedimiento 2 se utiliza
al calcular el porcentaje fijo de retención como se muestra en los reglones del AB al
AH.

Limitaciones a los descuentos y deducciones

Las deducciones y rentas exentas que se pueden descontar están limitadas al 40%
del ingreso neto gravable según lo dispone el numeral 2 del artículo 388 del estatuto
tributario.
Es decir que a la totalidad de ingresos laborales restamos los ingresos no
constitutivos de renta y ese resultado es el que toma como base para determinar la
limitación del 40%.

Ejemplo:

Total ingresos laborales $10.000.000

 (-) Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia
$2.000.000
ocasional

Ingreso neto gravable $8.000.000

Máximo a descontar por deducciones y rentas

$3.200.000
exentas

Limites particulares
Algunos conceptos individuales tienen sus propias limitaciones.
 Pagos por salud. Están limitados a 16 Uvt mensuales.
 Deducción por dependientes. Están limitados al 10% del total de ingresos
brutos laborales hasta un máximo de 32 Uvt mensuales.
 Pagos a terceros por alimentación. Están limitados a 41 Uvt mensuales, y
a aplica para salarios de máximo 310 Uvt mensuales.
 Deducción intereses por créditos de vivienda. Limitados a 100 Uvt
mensuales.
 Aportes voluntarios a pensión. Limitados a 3.800 Uvt por año. Además,
esos sumados con los ahorros AFC no deben superar el 30% del ingreso
tributario del trabajador.
 Ahorros cuentas AFC. Limitados a 3.800 Uvt por año. Además, esos
sumados con los aportes voluntarios a pensión no deben superar el 30% del
ingreso tributario del trabajador.
 Rentas exentas de trabajo. El 25% de que trata el numeral 10 del artículo
206 del estatuto tributario está limitado a 240 Uvt mensuales.
 Auxilio de cesantías e intereses sobre cesantías. Está limitado para
salarios de máximo de 350 Uvt mensuales. El salario que exceda ese monto
estará exento únicamente en la parte que contempla el numeral 4 del artículo
206 del estatuto tributario.
Todos estos conceptos sumados con todo y sus limitaciones no pueden superar el
40% del total del ingreso neto gravable del trabajador.
Retención en la fuente por ingresos laborales a pagos distintos a los
laborales
La excepción de la regla.

La norma ha considerado que a ciertos pagos que no son salarios sino honorarios derivados
de un contrato de prestación de servicios, se les aplica retención por concepto de salarios o
ingresos laborales.
En efecto el parágrafo 2 del artículo 383 del estatuto tributario señala textualmente:
«La retención en la fuente establecida en el presente artículo será aplicable a los pagos o
abonos en cuenta por concepto de ingresos por honorarios y por compensación por servicios
personales obtenidos por las personas que informen que no han contratado o vinculado dos
(2) o más trabajadores asociados a la actividad.
La retención a la que se refiere este parágrafo se hará por "pagos mensualizados". Para ello
se tomará el monto total del valor del contrato menos los respectivos aportes obligatorios a
salud y pensiones, y se dividirá por el número de meses de vigencia del mismo. Ese valor
mensual corresponde a la base de retención en la fuente que debe ubicarse en la tabla. En el
caso en el cual los pagos correspondientes al contrato no sean efectuados mensualmente, el
pagador deberá efectuar la retención en la fuente de acuerdo con el cálculo mencionado en
este parágrafo, independientemente de la periodicidad pactada para los pagos del contrato;
cuando realice el pago deberá retener el equivalente a la suma total de la retención
mensualizada.»

Como la norma lo indica, la retención por salarios aplica a los pagos por honorarios
y servicios siempre que el beneficiario del pago informe al contratante que no tiene
más de un contratista o trabajador.
Si el beneficiario del pago tiene más de un trabajador asociado a la actividad que
desarrolla para el contratante, el concepto de retención que se debe aplicar será el
de honorarios o servicios según corresponda.

El contratista independiente que cumpla con estos requisitos y que quiera que le apliquen la
tabla del artículo 383 del estatuto tributario, puede descontarse como renta exenta lo que
dispone el numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario por expresa disposición del
artículo 388 del estatuto tributario, además de los aportes a salud, pensión y demás conceptos
susceptibles de ser restados para determinar la base de retención.

Es decir que si el contratista o trabajador independiente, o como se le quiera llamar,

cumple con los requisitos para que se le aplique retención en la fuente por salarios a
sus honorarios o pago por servicios, entonces se le aplican todos los beneficios,
descuentos y deducciones previstos para los asalariados, ya que esos pagos se
tratarán como un ingreso laboral más.