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 ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS

SUMÁRIO

1 Classificação de materiais. 1.1 Atributos para classificação de materiais. 1.2 Tipos de classificação. 1.3 Metodo-
logia de cálculo da curva ABC.

2 Gestão de estoques.

3 Compras. 3.1 Organização do setor de compras. 3.2 Etapas do processo. 3.3 Perfil do comprador. 3.4 Modalida-
des de compra. 3.5 Cadastro de fornecedores.

4 Compras no setor público. 4.1 Objeto de licitação. 4.2 Edital de licitação.

5 Recebimento e armazenagem. 5.1 Entrada. 5.2 Conferência. 5.3 Objetivos da armazenagem. 5.4 Critérios e téc-
nicas de armazenagem. 5.5 Arranjo físico (leiaute).

6 Distribuição de materiais. 6.1 Características das modalidades de transporte. 6.2 Estrutura para distribuição.

7 Gestão patrimonial. 7.1 Tombamento de bens. 7.2 Controle de bens. 7.3 Inventário. 7.4 Alienação de bens. 7.5
Alterações e baixa de bens.

Indicação bibliográfica

Elisabete Moreira
Administração Geral e Pública
Editora Juspodium, 2017

@professorabetemoreira

@professoraelisabetemoreira

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 ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL E DE MATERIAIS

A Administração Patrimonial administra um conjunto de bens, direitos e obrigações, classificados

como bens móveis, imóveis, intangíveis e semoventes, que são incorporados ao patrimônio da institui-
ção.

 Bens móveis ou materiais: que podem se movimentar, são todos os bens que por sua própria
natureza, características de duração e valor devam ser controlados fisicamente e incorporados
ao patrimônio da Instituição.

 Bens imóveis: são aqueles que não podem se movimentar.

 Bens intangíveis: imateriais, correspondem ao direito de uso da concessão, aquisição de licen-

ças de direito de uso de propriedade intelectual (softwares), como patentes e direitos autorais.

 Bens semoventes: são bens móveis que possuem movimento próprio, tal como animais selva-
gens, domésticos ou domesticados.

A Administração de Materiais envolve administrar todos os materiais destinados à manutenção

das atividades de uma Instituição, incluindo o processo de transformação dos materiais ou informa-
ções em produtos ou serviços finais no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade
requerida e pelo menor custo.

As atividades envolvidas na administração de materiais são gestão de estoque, gestão de com-

pras e gestão de distribuição, que realizam a: programação de materiais, compras, recepção de ma-
teriais, armazenamento no almoxarifado, controle de estoques, classificação, movimentação, transporte
e distribuição.

Segundo a Instrução Normativa 205/88 bens materiais são designações genéricas de equipa-
mentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens
empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais, independen-
temente de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondi-
cionamentos, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis.

Os bens patrimoniais móveis estão divididos em: Permanente e Consumo (IN nº 205/88):

 Bens Permanentes: não são bens de consumo; não são peças de reposição; têm prazo
de duração superior a 02 (dois) anos (Art. 15 § 2º, Lei nº 4320/64); devem ser tombados. Ex:
Móveis e Utensílios, Equipamentos, Livros, Máquinas, Mapas, Veículos etc.

 Bens de Consumo: aquele que em razão do seu uso corrente e segundo a Lei 4320/64,
perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua duração limitada a dois anos ou, ainda

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 quando o custo do controle seja superior ao risco da perda (pode-se fazer uma relação-
carga).

Segundo a Portaria STN/SOF nº 01/11 “um material é considerado de consumo caso atenda um, e
pelo menos um, dos critérios a seguir”:

 Critério da Durabilidade: quando perde ou tem reduzida as condições de funcionamento no

prazo máximo de 2 anos;

 Critério da Fragilidade: sujeito a modificação, perdendo a identidade;

 Critério da Perecibilidade: sujeito a modificações ou deterioração, perdendo as propriedades

físico-químicas;

 Critério da Incorporabilidade: incorporado a outro bem, perdendo as características principais;

 Critério da Transformabilidade: para fins de transformação.

1. Gestão de Estoques

Estoque é toda quantidade armazenada de mercadoria, a ser utilizada em um momento oportuno,

independe do estado de conservação.

As funções do estoque são:

 Garantir o abastecimento de materiais.

 Proporcionar economias de escala.

Classificação dos Estoques

Permite o agrupamento dos itens em estoque, segundo determinados critérios, otimizando o contro-
le, os procedimentos e a operacionalização dos materiais.

Existem vários tipos de classificações de estoque, a saber:

a) Em razão dos sistemas de produção

 Pelo grau de padronização: padronizados ou sob medida;

 Pelo tipo de produção: contínua, em lotes, por encomenda (projetos);
 Pela natureza do produto: bens ou serviços.

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 b) Em razão da possibilidade de fazer ou comprar

As organizações podem optar por produzir materiais internamente, recondicionar internamente ou

adquirir externamente. As estratégias podem ser a verticalização (produz tudo) e/ou a horizontaliza-
ção (comprar de terceiros).

Vantagens e Desvantagens

• Verticalização – independência de terceiros, maiores lucros, manutenção de tecnologias em

segredo. Perda de flexibilidade, maiores investimentos (custos).
• Horizontalização – flexibilidade, menores custos (estrutura interna menor). Perda de controle
tecnológico, dependência de terceiros e lucros menores

c) Em razão da demanda:

Podem ser materiais DE estoque (em razão da demanda, devem ser mantidos em estoque) e ma-
teriais NÃO de estoque (em razão da imprevisibilidade da demanda, não deve se fazer estoque e sua
compra somente acontece quando se faz necessária).

d) Em razão da aplicação na organização:

• Materiais de consumo geral: utilizados em diversos setores, para fins direto ou indireto de pro-
dução.
• Materiais de manutenção: utilizados na manutenção da organização.

e) Em razão da sua aplicação na produção:

 Matéria-prima: parte do processo de produção, incorporado ao produto final;

 Material em processamento: como parte do produto final, sem alteração nas suas proprieda-
des;
 Produto final acabado: pronto para comercialização;
 Material auxiliar: utilizado no processo de produção, na execução e na transformação, como,
ferramentas, sem que se incorpore ao produto final ou materiais consumidos como combustí-
veis, toner, etc.

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 f) Em razão do valor econômico ou valor total de consumo

A classificação ABC, ou gráfico de Pareto, ou curva 80-20 classifica os estoques em razão de

sua importância, normalmente financeira, como valor de demanda, valor total de consumo (valor unitário
x consumo):

 Classe “A”: 20% dos itens; 80% do valor monetário dos estoques.
 Classe “B”: 30% dos itens;15% a 20% do valor dos estoques.
 Classe “C”: 50% dos restantes dos itens; de 5% a 10% do valor dos estoques.
.
Deve-se atentar que o controle dos itens classificados como “A” deve ser maior e os estoques, por
serem os mais onerosos, devem ser inferiores aos estoques dos demais itens.

Classificação ABC

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 g) Em razão da importância operacional ou criticidade do produto

Classificação XYZ

Os materiais podem ser classificados em razão da importância operacional ou criticidade em X, Y

e Z. Independente da análise econômica, esses estoques podem ser vitais para a continuidade ou se-
gurança das pessoas, do ambiente ou do patrimônio da organização. A criticidade dos itens X, Y, Z
refere-se a uma análise qualitativa, que avalia o impacto da falta do produto no processo produtivo,
sua imprescindibilidade, independe do custo e da quantidade ou ainda a dificuldade em obter o mate-
rial.

 Classe X: baixa criticidade, pois sua falta não compromete a produção, além de ser de fácil
aquisição, com similares.
 Classe Y: grau intermediário de criticidade, podendo ser substituído por outros materiais;
 Classe Z: grande criticidade, de difícil substituição por outro equivalente, podendo paralisar a
produção ou colocar em risco todo o processo.

h) Em razão Materiais Críticos

 Materiais críticos, classificação muito utilizada na indústria, são assim considerados:

 Por serem de reposição específica, por razões de segurança, sobressalentes vitais de equi-
pamentos produtivos: devem permanecer estocados até sua utilização, não estando sujeito
ao controle da obsolescência.
 Por problemas de obtenção: fornecedor exclusivo,

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  Por razões econômicas: alto custo de reposição
 Por problemas de armazenagem, manuseio ou transporte: perecíveis, periculosos, elevado
peso, grandes dimensões
 Por problemas de previsão: dificuldade do planejamento da previsão de consumo ou da de-
manda.

i) Em razão da perecibilidade ou periculosidade

• Materiais perecíveis: sujeitos a deterioração e decomposição, desaparecendo as propriedades

físico-químicas. Ex. gêneros alimentícios.
• Materiais periculosos: oferecem riscos no manuseio, transporte e armazenagem. Ex. explosi-
vos, líquidos e sólidos inflamáveis, radioativos, corrosivos, oxidantes, etc.

j) Outras classificações de Estoque:

 Estoque Ativo ou Normal: sofre flutuações quanto à quantidade, volume, peso e custo em
consequência de entradas e saídas, todo material em uso.

 Estoque Morto ou Inativo: não sofre flutuações, é estático.

 Estoque de Segurança: é a parcela do estoque com a finalidade de proteger a empresa contra

incertezas relacionadas à demanda ao tempo de espera (lead time) e ao fornecimento.

 Inservível: desnecessários para utilização (IN 205/88 - ocioso, recuperável, antieconômico, irre-
cuperável).
 Bem ocioso – embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado;
 Bem recuperável – a recuperação for possível e o orçamento for inferior a cinqüenta por
cento de seu valor de mercado;
 Bem antieconômico – a manutenção onerosa, ou rendimento precário, em virtude de uso
prolongado, desgaste prematuro ou obsolescência;
 Bem irrecuperável – não puder ser utilizado por perda de suas características ou em razão
da inviabilidade econômica de recuperação.

 Estoque Empenhado ou Reservado: quantidade de determinado item, com utilização certa,

comprometida previamente e que permanece temporariamente em almoxarifado.

 Obsoletos: em razão das inovações tecnológicas ou por razões econômicas de recuperação,

devem ser eliminados. Constitui um Estoque Morto;

 Estoque Disponível: quantidade de um determinado item existente em estoque, livre para uso;

 Estoque Teórico: resultado da soma do disponível com a quantidade pedida, aguardando o

fornecimento;

 Estoque de Antecipação: é usado para compensar diferenças de ritmo de fornecimento e de-

manda, isto é, o produto é produzido procurando antecipar-se à demanda (ex.: chocolate na

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 páscoa). Ele é mais usado quando as flutuações de demanda são significativas, mas relativa-
mente previsíveis e também, quando as variações de fornecimento são significativas como os
períodos entre safras.

Dimensionamento dos Estoques

Para que se possa realizar a previsão de estoques é necessária ter a previsão do consumo num de-
terminado período, adotando-se os seguintes modelos:

a) Modelo de Evolução Horizontal de Consumo:

b) Modelo de Evolução de consumo sujeito à tendência positiva ou negativa

CONSUMO

TEMPO

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 c) Modelo de Evolução Sazonal de consumo:

 Técnicas de Previsão de Estoques

 Projeções: estimativas quantitativas observadas no passado;

 Explicações: técnicas de regressão e correlação com outras variáveis conhecidas, quantita-
tiva;
 Predileção: experiências de gestores que estabelecem uma projeção das vendas qualitativa.

 Métodos de Previsão da Demanda

a) Método do consumo do último período:

Método do Consumo do Último Período

Ano 2015 2016

Quantidade 3000 3000

b) Método da média móvel:

Média Móvel

Quantidade
Ano Quantidade crescente
decrescente
2013 100.000 400.000
2014 200.000 300.000
2015 300.000 200.000
2016 400.000 100.000
Acumulado 1.000.000 1.000.000

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 Média móvel 250.000 250.000

c) Método da média móvel ponderada:

Média Móvel Ponderada

Ano Quantidade
2013 100.000 x 1 = 100.000
2014 200.000 x 2 = 400.000
2015 300.000 x 3 = 900.000
2016 400.000 x 4 = 1600.000
Média Ponderada 3.000.000/10 = 300.000

d) Método da Média Móvel Ponderada Exponencial

 Atribui maior valor aos dados mais recentes e usa:
 Previsão do último período;
 Consumo ocorrido no último período;
 Constante que determina o valor da ponderação dada aos valores mais recentes.
 Próxima previsão = K x consumo anterior + (1 – K) x Previsão anterior Onde: 0 ≤ K
≤1

e) Método dos Mínimos Quadrados

Usado para determinar a melhor linha de ajuste que passa mais perto de todos os dados coleta-
dos, ou seja, é a linha que minimiza as diferenças entre a linha reta e cada ponto de consumo levanta-
do.

Controle de Estoques

O objetivo é determinar a quantidade ideal de material em estoque que permita satisfazer a deman-
da, mantendo o nível de serviço ofertado ao cliente e, ao mesmo tempo, minimizando os custos de
estoque e a melhorando a rotatividade.

a) Nível de Serviço

É um conceito ligado ao almoxarifado e se refere ao número de requisições atendidas em relação

ao número total de requisições efetuadas.
Para manter um alto nível de serviço, deve-se ou manter um alto nível de estoque para atender
as requisições no caso de baixa frequência de entregas por parte dos fornecedores; ouminimizar os
níveis de estoque, mas assegurar as entregas dos fornecedores na quantidade e tempo certos.

Nível de serviço = Nº de requisições atendidas x 100

Nº de requisições efetuadas

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*** Considera-se uma boa gestão de estoque quando se consegue estabelecer equilíbrio entre a dis-
ponibilidade de capital e o nível de serviço.

b) Giro de Estoque ou Índice de rotatividade

O Índice de rotatividade de estoque ou giro de estoque significa quantas vezes suprimos nosso
estoque em determinado período. Um alto giro de estoque significa menos capital imobilizado, que é
uma situação boa para o gestor.

c) Antigiro ou taxa de cobertura de estoque

O antigiro ou taxa de cobertura corresponde ao período de tempo que um estoque cobre o consu-
mo ou a demanda da empresa.

Custo de Estoque

O custo do estoque é calculado somando o custo de armazenagem com o custo do pedido.

a) Custo de armazenagem (CA):

Onde:
Q: quantidade
T: tempo
P: preço
I: taxa de armazenagem

**** O custo de armazenagem é proporcional ao estoque médio. Quando o estoque é zero, o custo
de armazenagem é mínimo.

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 b) Custo do Pedido ( CP ):

 Mão-de-obra para o processamento;

 Material utilizado na confecção do pedido;
 Custos indiretos ligados ao pedido.

Lote Econômico de Compra

É o tamanho do lote que minimiza os custos anuais totais de manutenção do estoque e de proces-
samento dos pedidos. É o ponto ótimo no qual o custo total de pedir e manter materiais em estoque é
minimizado.

Onde:
Q: lote econômico de compra
CP: custo do pedido
C: demanda ou consumo
I: taxa de manuenção
P: preço

Níveis de Estoque

Há dois sistemas de reposição de estoques: revisão continua e revisão periódica.

a) Sistema de Revisão Contínua - Sistema Q

Sistema de quantidade fixa: corresponde a um monitoramento constante dos níveis de esto-

que, para a reposição, quando o nível cair. O limite de reposição é definido como ponto do pedido (PP),
para um lote econômico. Ocorre a fixação do tamanho dos lotes de compra, o que viabiliza descontos
por quantidade, estoques de segurança reduzidos, com redução dos custos de manutenção de estoque.

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Gráfico Dente de Serra:

Gráfico Dente de Serra – Estoque de Segurança:

Tempo de Reposição e Ponto do Pedido:

 Tempo de Reposição (lead time)

 Tempo da emissão do pedido;

 Tempo de preparação do pedido no fornecedor;
 Tempo do transporte do pedido: do fornecedor até a empresa destinatária.

 Ruptura do estoque: quando o estoque chega a zero e não se pode atender a uma necessi-
dade de consumo.

 Ponto do Pedido

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  Estoque mínimo

 Estoque máximo

Intervalo de Ressuprimento: intervalo entre dois pontos do pedido

 Sistema de Duas Gavetas: método de reposição contínua (ponto de pedido) uma para
consumo no período e a outra para ser usada enquanto aguarda chegar o pedido. Na gaveta
dois (com quantidade menor) estará o estoque de segurança mais o consumo enquanto durar o
tempo de reposição. É um método simples recomendado para produtos da classe “C”.

 Sistema de Máximo e Mínimos ou sistema de quantidade fixa: usado quando não há

separação física. Enquanto o estoque mínimo estiver sendo utilizado, o produto é comprado.

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b) Sistema de Revisão Periódica - Sistema P

Sistema de recolocação de pedidos em intervalos fixos, periodicamente, de acordo com uma

rotina, sempre ao término de uma revisão, em um intervalo entre pedidos constante. O tamanho dos
lotes varia de um período a outro em virtude da variação da demanda (de acordo com o estoque
máximo). Não há necessidade de um monitoramente constante do estoque. Pedidos de vários itens de
um mesmo fornecedor podem ser feitos em conjunto, reduzindo custos de obtenção e transporte.

Níveis de estoque para demandas dependentes

a) Planejamento das Necessidades de Materiais ou Materials Requirements Planning – MRP

b) Planejamento das Necessidades de Materiais ou Materials Requirements Planning – MRP

II: engloba insumos, equipamentos, instalações, pessoal, área de estocagem, ou seja, faz a in-
tegração entre o planejamento financeiro com o operacional.

c) Planejamento dos Recursos de Distribuição (DRP ou ERP): envolve todos os recursos em-
presariais, é orientado para o gerenciamento do inventário e para atender às demandas dos cli-
entes.

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Políticas de Gestão de Estoque

a) Evolução do sistema produtivo

Taylor desenvolveu a administração científica, que buscava a padronização do processo de

trabalho e a maneira mais adequada de realizar uma tarefa com supervisão do cumprimento da padro-
nização do tempo e da especialização.

Henry Ford aplicou o conceito de linha de montagem seriada, produzindo em larga escala para
época o automóvel Ford modelo T em menos tempo, com menor custo de produção e aplicando o con-
trole da qualidade.

Esses dois pensadores atuavam com um sistema tradicional de produção cuja lógica era um
sistema de produção empurrada, com economias de escala decorrentes dos longos ciclos.

Em meados dos anos 60, os japoneses desenvolveram o Sistema Toyota de produção com o
conceito de célula de produção, formado por famílias de produtos ou tecnologia de grupos tornando
mais simples e eficiente à administração, decorrência imediata da decomposição do sistema global de
produção em subsistemas de menor dimensão, redução do tempo gasto em transferências entre os
postos de trabalho, do tempo de preparação das máquinas, da quantidade de ferramentas, do tamanho
dos lotes e do tempo total de fabricação.

Passou a utilizar o sistema JIT – Just in time que significa fazer o que é necessário, quando e
na quantidade necessária.

Utiliza o Kanban (cartão), uma ferramenta de controle de estoque, baseado no conceito de

“puxar” a produção, que abastece com os itens necessários, na quantidade, qualidade, momento cer-
to, sem perdas e sem geração de estoques.

 Just in Time (JIT) – “bem na hora”

 Minimização dos prazos de fabricação dos produtos finais;
 Redução dos níveis de inventário;
 Redução dos tempos de preparação da máquina;
 Redução do tamanho dos lotes fabricados;
 Liberação para produção através do conceito de “puxar”;
 Diminuição dos custos operacionais, flexibilidade da produção, mais velocidade na entrega, qua-
lidade constante;
 O abastecimento se dá através de um estreito relacionamento com fornecedores como parcei-
ros.
 Não se adapta facilmente à produção diversificada.

JIC – Just in Case – caso for necessário, estará pronto

JIT – Just in Time – quando for necessário, estará pronto

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 b) Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos - (Supply Chain Management)

O SCM ou gerenciamento da cadeia de suprimento é um conceito amplo que envolve a integração

dos processos de negócios (ligando o mercado, a rede de distribuição, o processo de produção e a
atividade de compra) desde o usuário final até o fornecedor, de forma a agregar valor ao cliente.

Está relacionado ao conceito de logística integrada, como o processo de planejamento, opera-

ção e controle defluxos de informação e matéria-prima, materiais em processo e produtos acabados,
desde a fonte até a entrega ao usuário final, assegurando o mínimo custo e a satisfação do cliente.

A logística (arte de calcular) refere-se a todas as atividades de manutenção de estoques e arma-

zenagem, processamento dos pedidos e transporte desde o ponto de aquisição até o consumo final.

A logística tem preocupação com toda a cadeia produtiva desde a fonte até consumidor final.

c) ECP - Efficient Consumer Response

O ECP – Resposta Eficiente ao Consumidor é uma evolução da Logística em direção ao

SCM, iniciado na década de 90 nos EUA. Trata-se de um conjunto de metodologias, através de parceri-
as e alianças, visando otimizar a cadeia logística, de forma mais flexível, para melhorar o atendimento
prestado ao cliente final, reduzindo os custos nas diversas etapas da cadeia de suprimento.

ECP visa promover e desenvolver a colaboração entre a indústria e o comércio, fornecedores e

varejistas, através de um fluxo consiste de produtos e informações que caminham bidirecionalmente na
cadeia logística de abastecimento para melhor satisfazer as necessidades do consumidor da forma
mais rápida e eficiente.

Constitui uma evolução do:

 JIT (introduzido na indústria automobilística) e do Quick Response: Introduzido nas indústrias têxteis
e de vestuário.

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 Princípios básicos para melhorar o atendimento ao cliente final
• Introdução eficiente de produtos
• Sortimento eficiente de produtos
• Promoção eficiente de produtos

d) Efeito Chicote na cadeia de Suprimentos

O efeito chicote observado por Forrester (“efeito bullwhip” ou “efeito whiplash”) acontece quando
uma pequena oscilação de consumo em uma ponta da cadeia causa grandes variações nos atores mais
distantes.

As empresas de um modo geral, como forma de se defenderem de eventuais faltas de produtos, au-
mentam seus estoques de segurança, de produtos acabados ou de matérias-primas e pe-
ças/componentes, aumentando as distorções na propagação da previsão de demanda na cadeia.

Avaliação de Estoques

Visa dimensionar quanto de capital está imobilizado no estoque.

a) Avaliação pelo Custo Médio: aceito pelo fisco, para períodos inflacionários. A cada nova aqui-
sição é calculada uma nova média.

b) Avaliação pelo Método PEPS (FIFO): aceito pelo fisco. Para períodos inflacionários, os valores
dos estoques finais são maiores e o custo das mercadorias vendidas é menor e o lucro, o maior.
Caso haja deflação, sairão primeiro as mais caras, maior CVM, ficando no estoque as mais ba-
ratas, menor estoque final, lucro menor.

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 c) Avaliação pelo Método UEPS (LIFO): em períodos inflacionários obtém o menor valor possível
para o estoque final, o CMV é o maior possível, acarretando um lucro menor, logo é o melhor
método em termos gerenciais, para períodos inflacionários, não obstante não ser permitido pelo
fisco.

d) Avaliação pelo Custo de Reposição: Custo de Reposição (CR) = Preço Unitário (PU) + Acrés-
cimo do Custo de Reposição – valores atualizados em razão dos preços de mercado

Funções da Administração de Estoque na Administração Pública

 Determinar o método e grau de controles a serem adotados para cada item;

 Manter os instrumentos de registros de entradas e saídas atualizados;
 Promover consistências periódicas entre os registros efetuados no Setor de Controle de Esto-
ques com os dos depósitos (fichas de prateleira) - e a consequente existência física do material
na quantidade registrada;
 Identificar o intervalo de aquisição para cada item e a quantidade de ressuprimento;

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  Emitir os pedidos de compra do material rotineiramente adquirido e estocável;
 Manter os itens de material estocados em níveis compatíveis com a política traçada pelo órgão
ou Entidade;
 Identificar e recomendar ao Setor de Almoxarifado a retirada física dos itens inativos devido à
obsolescência, danificação ou a perda das características normais de uso e comprovadamente
inservíveis, dos depósitos subordinados a esse setor.

2. Compras

Uma compra será considerada eficiente quando a aquisição de materiais for realizada a um preço
econômico, com qualidade e celeridade.

A função Compras vai desde a análise das ordens de compras, localização dos fornecedores, fon-
tes de suprimento, cotação, negociação, aquisição de materiais, acompanhamento dos pedidos junto
aos fornecedores e o recebimento do material comprado, assegurando a quantidade, qualidade, tempo
oportuno, a custo econômico.

Ciclo de Compras

O recebimento das compras é feito no almoxarifado, mas o controle do recebimento conta com a
participação da área de compras.

A área de compras pode estar estruturada funcionalmente por áreas que envolvam cadastro de
fornecedores, acompanhamento de compras (seguimento de compras), processamento dos pe-
didos e ainda possuir áreas divididas em compras locais, por importação, etc..

 Centralização de compras: oportunidade de negociar maiores quantidades, homogeneidade da

qualidade dos materiais, controle maior por parte da direção, melhoria na relação com fornece-
dores.

 Descentralização de compras: maior atendimento das necessidades locais; maior conheci-

mento dos fornecedores locais, agilidade e flexibilidade nas compras.

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Classificação de Compras

 Compras formais: exigem documentos que comprovem a tramitação de um processo;

 Compras informais: de pequeno valor, sem muitos trâmites burocráticos (na AP não existe es-
sa informalidade);

 Compras antecipadas: antes de acontecer o consumo, carecem de planejamento prévio;

 Compras parceladas: por meio de contratos;

 Compras emergenciais: urgentes, não previstas e normalmente prejudiciais à empresa, pois

reduzem o poder de negociação.

 Compras diretas: compras rotineiras;

 Compra nova: inédita, demora mais tempo.

 Recompra modificada: compras rotineiras que sofrem alguma variação nos procedimentos.

Compras na Administração Pública

Na Administração Pública as compras devem ser realizadas através de Licitação que é um proce-
dimento formal no qual se convoca, mediante condições estabelecidas, empresas interessadas na
apresentação de proposta.

 Métodos do Pedido de Compra

 Descritivo: identifica com clareza o item através da enumeração de suas características físicas, me-
cânicas, de acabamento e de desempenho, possibilitando sua perfeita caracterização para a boa orien-
tação do processo licitatório e deverá ser utilizada com absoluta prioridade, sempre que possível;

 Referencial: que identifica indiretamente o item, através do nome do material, aliado ao seu símbolo
ou número de referência estabelecido pelo fabricante, não representando necessariamente preferência
de marca.

***** Uma especificação funcional, utilizada por compras, para garantir a qualidade dos produtos, po-
de ser descrita por marca, caracterização de aspectos físicos e químicos, por método de produção, por
desenho ou outros. A marca somente será admitida quando tecnicamente justificável.

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  Escolha dos Fornecedores

É importante que a área de compras mantenha um bom relacionamento com os fornecedores numa
relação de ganha-ganha, para que ambos possam ter vantagens e estabilidade.

Os fornecedores podem ser classificados:

 Fonte simples: um fornecedor selecionado entre vários, para um relacionamento de longo

prazo;
 Fonte única: fornecedor exclusivo;
 Fonte múltipla: vários fornecedores, com competitividade, favorecendo o poder de barga-
nha.

Na Administração Pública há o SICAF – Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores

no âmbito do SISG – Sistema Integrado de Serviços Gerais, que fornece apoio aos processos de com-
pras, no qual os fornecedores são habilitados previamente e parcialmente (depois é necessária a vali-
dação da documentação exigida em uma unidade cadastradora), sendo condição necessária para que a
empresa participe do pregão eletrônico e da cotação eletrônica. Além disso, é condição para a partici-
pação das compras públicas que o objeto licitado seja pertinente ao ramo de atividade, através da aná-
lise do contrato social.

É importante acessar o site do Comprasnet, para obter maiores informações.

 A postura do comprador da área de compras e de todos envolvidos deve se pautar por atitu-
des éticas.

3. Gestão Patrimonial

A gestão patrimonial envolve o controle tanto dos bens patrimoniais móveis como imóveis. No
caso dos bens móveis a gestão inicia-se com a entrada do bem no almoxarifado, com o recebimento,
aceite, tombamento e registro; guarda, conservação interna e armazenagem; classificação; movi-
mentação; distribuição e controle, incorporação e inventário.

Recebimento e Aceite de Materiais

O recebimento envolve a entrada dos materiais, conferência quantitativa, conferência qualitativa e

regularização.

 Recebimento: ato no qual o material é entregue pelo fornecedor, em local previamente desig-
nado, que transfere a responsabilidade pela guarda e conservação do material, não implicando
em aceitação. Deverá ser entregue no almoxarifado ou no lugar designado, sendo que o regis-
tro de entrada será sempre no almoxarifado. O recebimento decorrerá de compra, cessão,
doação, permuta, transferência, produção interna. São documentos hábeis para recebimento:
Notas Fiscais, Faturas, Termo de Doação, Cessão ou Permuta, Nota de Transferência, Guia de

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 Produção. Desses documentos constarão, obrigatoriamente: descrição do material, quantida-
de, unidade de medida, preços (unitário e total).

 Aceitação: operação na qual se declara na documentação fiscal que o material recebido satis-
faz as condições contratadas, segundo a conferência quantitativa e o exame qualitativo.

O material recebido ficará dependendo, para sua aceitação, de:

a) conferência; e, quando for o caso;
b) exame qualitativo.

O material que apenas depender de conferência com os termos do pedido e do documento de entrega,
será recebido e aceito pelo encarregado do almoxarifado ou por servidor designado para esse fim.
Se o material depender, também, de exame qualitativo, o encarregado do almoxarifado, ou servidor
designado, indicará esta condição no documento de entrega do fornecedor e solicitará o exame à uni-
dade competente, para a respectiva aceitação.

O exame qualitativo poderá ser feito por técnico especializado ou por comissão especial, da qual, em
princípio, fará parte o encarregado do almoxarifado.

 A conferência quantitativa pode ser realizada por acusação ou contagem cega, quando o
conferente não verifica a correspondência entre a quantidade declarada pelo fornecedor e a
efetivamente entregue.

 Caso o material apresente algum problema, não corresponder com exatidão ao que foi pe-
dido, ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, cabe ao encarregado do recebimento provi-
denciar junto ao fornecedor a regularização da entrega, com a devolução total ou parcial.

**** A lei 8666, art. 73, estabelece que o recebimento do objeto poderá ser feito provisoriamente, para
posterior verificação da conformidade do material com a especificação; e definitivamente, após a veri-
ficação da qualidade e quantidade do material e consequente aceitação. Mas isso não exclui a respon-
sabilidade civil pela solidez e segurança e nem ético-profissional pela execução do contrato (§2º, art
73).

Tombamento do bem material

 Tombamento é procedimento de incorporação do material permanente ao patrimônio da empresa.

 É quando ocorre à identificação do bem com características físicas, valor de aquisição e colo-
cação de um número sequencial de registro patrimonial sequencial, com códigos alfanuméricos ou
numéricos aposto ao material, mediante gravação, fixação de plaquetas ou etiqueta apropriada. O
número de registro patrimonial do material bibliográfico poderá ser aposto mediante carimbo.

 Somente os bens móveis permanentes são passíveis de tombamento.

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 Segundo a STN, materiais com baixo valor monetário, cujo custo de controle seja superior ao seu
benefício, devem ser, preferencialmente, considerados materiais de consumo. Nesse caso, devem ser
controlados de forma simplificada, por meio de relação-carga, que mede apenas aspectos qualita-
tivos e quantitativos, não havendo necessidade de controle por meio de número patrimonial. Esses
bens devem, no entanto, ser registrados contabilmente no patrimônio da entidade.

 Se um material de consumo for considerado como de uso duradouro, em razão da durabilidade,

quantidade utilizada ou valor relevante, também deverá ser controlado por meio de relação-carga, e
incorporado ao patrimônio da entidade.

 Termo Patrimonial de Responsabilidade: documento que consolida a carga patrimonial e efetiva

a responsabilidade pela guarda e uso do material pelo consignatário;

 Controle físico: lançamento em sistema próprio (Manual ou Eletrônico) das características própria
do bem – Identificação.

 Carga e Descarga na Administração Pública

 Carga - a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatário. O material
será considerado em carga, no almoxarifado, com o seu registro e apropriação dos custos.
 Descarga - a transferência desta responsabilidade, que deverá, quando viável, ser precedida de
exame do mesmo.

***** Cabe ao gestor patrimonial a elaboração e controle do termo patrimonial (o servidor consigna-
tário tem responsabilidade pela guarda e uso do bem); o tombamento do bem, os inventários e os
registros de movimentação (deslocamento do bem permanente) e transferência (movimentação do
material, com troca de responsabilidade, de uma unidade organizacional para outra, dentro do mesmo
órgão ou entidade).

Armazenagem

A armazenagem compreende a guarda, localização, segurança e preservação do material adquirido, a

fim de suprir adequada mente as necessidades operacionais das unidades integrantes da estrutura do
órgão ou entidade.

O armazenamento ocorre no almoxarifado local destinado à guarda de materiais, preservando a quali-

dade e a quantidade dos itens.

 Cuidados na armazenagem:

 Devem ser resguardados contra o furto ou roubo e protegidos contra a ação dos perigos e ameaças
climáticas, bem como de animais;
 Devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário;

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 Na AP os materiais estocados a mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar, (primeiro a
entrar, primeiro a sair - PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque.

 Localização dos Materiais

 Sistema de Estocagem Fixa: uma área especifica para cada tipo de material.
 Sistema de Estocagem Livre: os materiais vão ocupando os espaços vazios disponíveis, junto aos
pontos de utilização.

**** O sistema de endereçamento ou codificação é utilizado para os dois sistemas, visando indicar o
posicionamento do material.

 Critérios de Estocagem

 Armazenagem simples: materiais que não demandam cuidados especiais.

 Armazenagem complexa: materiais que precisam de medidas especiais para guarda em razão da
fragilidade, peso, forma ou volume, como materiais inflamáveis, explosivos, voláteis, radioativos, pere-
cíveis.

 Tipos de armazenagem

 Por tamanho, peso e forma: de características físicas semelhantes, permite maior aproveitamento
do espaço físico, mas demanda mais controle.
 Por frequência de entrada e saída: não aproveita bem os espaços.
 Por agrupamento ou complentaridade: materiais associados ou compatíveis, cuja frequência de
solicitação é conjunta. Facilita a arrumação, mas dificulta o aproveitamento do espaço.
 Especial: em razão do peso, forma, volume ou fragilidade (perecíveis - método PEPS).
 Área externa: custos menores e aumento e espaço do almoxarifado.
 Coberturas alternativas: como galpão fixo e móvel.

 Formas de arranjo de físico - lay-out

Para a definição do lay-out é importante definir o material, volume, tempo de armazenagem, tipos
de embalagens, necessidade de controle, uso de equipamentos e instrumentos.

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  Técnicas de Estocagem de Materiais

 Carga unitária: acondiciona material visando ao manuseio, transporte e armazenamento como uma
unidade, formada de um conjunto de materiais.
 Caixas ou gavetas: materiais de pequenas dimensões.
 Prateleiras: materiais de tamanhos diferentes.
 Raques: peças longas e estreitas.
 Empilhamento: em caixas.
 Contêiner flexível: sólidos a granel e líquidos.
 Containers: caixas fechadas para transporte intermodal.
 Pallets: estrados para empilhamento de cargas unitárias, para aproveitamento do espaço vertical.
 Engradados: para materiais frágeis ou irregulares.

 Embalagens

As principais funções das embalagens são: contenção, proteção e comunicação. Possuem estreita
ligação com todas as atividades de logística, como armazenagem, manuseio, movimentação e trans-
porte.

 Caixa de papelão: grande economia em relação à caixa de madeira.

 Tambores: para líquidos, sólidos, pastosos, fluídos, granulados; muito resistente e de fácil recupera-
ção.
 Fardos: para redução de volumes.
 Recipientes plásticos: para líquidos e materiais a granel.

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  Requisição e Distribuição de Materiais na Administração Pública

As unidades integrantes das estruturas organizacionais dos órgãos e entidades serão supridas exclusi-
vamente pelo seu almoxarifado.

São dois os processos de fornecimento:

 Por Pressão: de uso facultativo, no qual se entrega o material ao usuário mediante tabelas de provi-
são, com épocas fixadas, independente de solicitação do usuário, envolvendo material de limpeza e
conservação, material de expediente e de uso rotineiro e gêneros alimentícios.
 Por Requisição: processo mais comum, pelo qual se entrega o material ao usuário mediante apre-
sentação de uma requisição (pedido de material) de uso interno no órgão ou entidade.
 As requisições/fornecimentos deverão ser feitas de acordo com catálogo de material, em uso no
órgão ou entidade.

Movimentação de Materiais

A movimentação visa a obter um fluxo eficiente, atendendo aos critérios da adaptabilidade aos
vários tipos de carga, utilização de transporte mecânico ou automatizado, aproveitando o espa-
ço cúbico, minimizando as distâncias e respeitando o fluxo de operações.

 Na AP a movimentação deverá ser realizada através de registro no competente instrumento de

controle (ficha de prateleira, ficha de estoque, listagens processadas em computador) à vista de guia de
transferência, nota de requisição ou de outros documentos de descarga.

 Equipamentos

 Veículos industriais:
 Carretas;
 Carrinhos (curtas distâncias no interior do almoxarifado);
 Empilhadeiras (para transporte de pallets, para otimizar os espaços verticais);
 Tratores e traillers.

 Transportes Contínuos: como correias, esteiras, roletes transportadores;

 Guindaste, Talhas (polias em série) e Elevadores: para manuseio em áreas restritas, de maneira
constante e ininterrupta, normalmente de cargas pesadas;

 Ponte de pórtico rolantes: vigas que correm sobre trilhos, para transporte pesado, em áreas restri-
tas.

 Contêineres e Estruturas de suporte: sem mobilidade própria, para suporte de outros equipamen-
tos, como tanques, plataformas, estrados, pallets.

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  Transportes

 Modal
 Transporte rodoviário: tempo rápido de entrega, para pequenas e médias distancias;
 Transporte ferroviário: para longas distâncias e para grande volume, com grande custo fixo
operacional.
 Transporte aquaviário: transporte entre continentes, com tempo de entrega maior;
 Transporte aeroviário: altos custos e pequenas quantidades.
 Transporte dutoviário: custo baixo de transporte para óleos, gás e derivados.

 Transporte combinado: É o transporte de carga de um veículo por meio de outro em um único car-
regamento ou veículo;

 Transporte intermodal: É o deslocamento de carga através de vários meios de transporte, desde o

ponto de origem, via um ou mais pontos de interligação, até o ponto final, utilizando diferentes ope-
radores, cada um se responsabilizando pelo seu trecho.

 Transporte multimodal: vários modos de transporte, com vários tipos de veículos, um conceito que
coloca a responsabilidade das atividades de transporte sob um único operador, o qual gerencia e co-
ordena o processo todo.

 Cross Docking: os produtos com elevados índices de giro e de perecibilidade e que não são esto-
cados, mas apenas cruzam o armazém indo direto aos pontos de venda, envolvendo ciclos rápidos
de movimentação, sincronizados, nas diversas etapas.

Inventário

É um instrumento de controle que visa:

 A confirmação da existência física e verificação dos saldos de estoque nos almoxarifados e

depósitos, e dos equipamentos e materiais permanentes da organização, para verificar:

 Discrepâncias entre o estoque contábil e o estoque físico, inclusive em termos monetários, para
realizar ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físi-
co real.

 A apuração do valor total do estoque (contábil), quando o inventário é realizado próximo ao en-
cerramento do exercício fiscal.

 Demonstrar a situação dos materiais estocados e dos materiais permanentes no tocante ao

saneamento dos estoques, necessidades de uso, reparos e manutenção. A recuperação dos bens
somente ocorrerá se a despesa for de 50% do valor do bem no mercado. São formas de saneamento
e desfazimento:

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  Desfazimento: alienação - venda, permuta ou doação.
 Comodato: empréstimo por tempo determinado.
 Extravio, perda ou sinistro.
 Bens inativos ou ociosos: recuperação, reutilização ou cessão/doação.
 Bens antieconômicos e irrecuperáveis: deverão ser alienados (através de venda, permuta ou
doação).

 A análise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado é realizada através dos

resultados obtidos no levantamento físico.

 Classificação dos Inventários

 Inventários gerais ou periódicos: efetuados ao final do exercício fiscal, abrange a contagem de to-
dos os itens de estoque, cujas informações são relacionadas no inventário analítico. No final do
exercício fiscal é chamado de geral.
 Inventários rotativos ou permanentes: realizado através de contagens programadas em determina-
do período, de todos os itens de determinada categoria. Não necessita de paralisação das ativida-
des, abrangendo a contagem de todos os itens no período fiscal, de forma rotativa e contínua.

**** As contagens dos itens da curva ABC não precisam que sejam realizadas de forma rotativa para
todos os itens, podendo adotar esse critério somente para alguns itens.

 Planejamento dos Inventários

1. Convocação das equipes de inventariantes (normalmente se prevê duas equipes, uma de reconhe-
cedores, que fazem a primeira contagem e outra de revisores, para o cômputo dos itens);

2. Arrumação física;

3. Cartão de inventário: para o registro da contagem de cada item;

4. Cut-off para documentação e movimentação de materiais: mapa contendo notas fiscais, notas de
entrada, requisição e devolução de materiais;

5. Atualização dos registros de estoque;

6. Contagem do estoque: cada item é contado duas vezes. Se o coordenador perceber que não está
correto, deverá haver uma terceira contagem por outra equipe diferente;

7. Reconciliações e ajustes.

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  Inventário na Administração Pública

 Tipos de Inventário:

 Anual;
 Inicial;
 De transferência de responsabilidade;
 De extinção ou transformação da UG;
 Eventual;
 Inventário Rotativo
 Inventário por Amostragens para o acervo de grande porte.

 No inventário analítico constará:

 Descrição padronizada;
 Número de registro;
 Valor (preço de aquisição, custo de produção, valor arbitrado ou preço de avaliação);
 Estado (bom, ocioso, recuperável, antieconômico ou irrecuperável);
 Outros elementos julgados necessários.

**** O bem móvel, cujo valor de aquisição ou custo de produção seja desconhecido, será avaliado
tomando como referência o valor de outro semelhante ou sucedâneo, no mesmo estado de conser-
vação e a preço de mercado.

**** Caso na contagem dos itens obtenha-se valores divergentes nas duas primeiras contagens, deverá
se proceder a uma terceira contagem.

 Baixa de Bem

 É a retirada contábil do acervo patrimonial, que faz com que o bem deixe de fazer parte do
ativo imobilizado da organização.

 O número patrimonial do bem baixado não poderá ser repassado a outro bem, servindo
de controle dos itens patrimoniais desincorporados. Caso o bem seja reincorporado, o
número é restituído ao mesmo bem.

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