9.‐AGENDA 
 
El  calendario  es  una  parte  esencial  del  sistema  Lotus Notes,  en  el  se  listan  las  citas,  reuniones, eventos  
de  todo   el  día,  recordatorios, aniversarios y anuncios de actividades.   Se  puede   desplegar   estos   por  
días, semana   o  mes  según  sea  del  agrado  de usted.   Cuando  tiene  una  entrada   de  calendario, una 
ventana  emergente  le avisara  de los detalles  de esa entrada. 

9.1.  Navegación  y vistas  del Calendario 

 
 
El calendario  se compone  de 2 elementos  básicos:  el seleccionador  de  fecha  (date  picker)  y la vista del 
calendario. 

Seleccionador de Fechas                                                           Vista del calendario     

El  seleccionador   de  fechas  le  mostrará  el  mes  actual  y  se  reflejará  según  el  formato  en  la vista   del  
calendario,   pero   también   usted  puede seleccionar   meses   anteriores   y   futuros   para mostrarle  las 
diversas  fechas  que necesite  en la vista de calendario. 
En  el  seleccionador    de  fechas,  usted  puede    seleccionar    los  meses    mediante  las  flechas  que  se 
encuentran  a la izquierda  (meses  anteriores)  y derecha (meses  futuros). 

 
87 
 

Para  regresar  al  día  actual  solo  basta  con  presionar  en  la  palabra  Hoy  y  lo  regresará 
automáticamente  al día actual. 

 
Vistas del calendario. 

 
Las vistas del calendario de Lotus Notes pueden ser visualizadas según usted seleccione alguna de ellas. 
 

 
 
9.1.1  Un  día.‐    Si  usted  selecciona  esta  opción,  podrá  visualizar  en  la  vista  del  calendario  las  entradas  de 
agenda de un solo día. 
 

 
 
 
9.1.2 Dos días.‐ Si usted selecciona esta opción, podrá visualizar en la vista del calendario las entradas de la 
agenda de dos días. 
 

 


 
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9.1.3 Una semana laborable.‐ Si usted selecciona esta opción, podrá visualizar en la vista del calendario las 
entradas de la agenda de una semana laborable, es decir, que se mostrarán las entradas de la agenda de los 
días Lunes, Martes, Miércoles, Jueves y Viernes. 

 
9.1.4 Una semana.‐  Si usted selecciona esta opción, podrá visualizar en la vista del calendario las entradas 
de  la  agenda  de  una  semana  completa,  es  decir,  que  se  mostrarán  las  entradas  de  la  agenda  de  los  días 
Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado, y Domingo. 

 
 

9.1.5 Un mes.‐ Si usted selecciona esta opción, podrá visualizar en la vista del calendario las entradas de la 
agenda del mes actual o en su defecto el mes que usted seleccione. 

 
89 
 

  
 

Listas.‐ Esta vista esta dividida en 3 grupos, los cuales le permiten visualizar de manera distinta sus entradas 
en la agenda. 

Entradas  y  avisos.‐  En  esta  vista  se  le  muestran  todas  las  entradas  de  agenda  y  avisos  que  tenga  en  su 
cliente de Lotus Notes. 

 
Entradas de agenda.‐ En esta vista se le muestran todas las entradas de su agenda. 
 

 
90 
 

 
 

Entradas agrupadas.‐ En esta vista se le muestran todas las entradas de manera agrupada, es decir se van a 
mostrar por fecha y por su seguimiento a cada entrada. 

9.2.  Imprimir  Calendario 

 
 
Para   imprimir   el   calendario   debe   tener   en   cuenta   la   vista   que   elija   para   poderla imprimir y  así 
también  sus  entradas  de  calendario.  Si  tiene  una vista  de  calendario  de  un  día  y  desea  imprimir  las 
entradas   de  1  semana   de  trabajo, debe  cambiar  su  vista  de  calendario  a  1  semanas  de  trabajo  para 
poder  imprimirla. 
Para  acceder  a  la  opción  de  Imprimir,  dé  clic  en  el  menú  Archivo,  del  menú  emergente  dé  clic  sobre  la 
opción Imprimir.  Se le mostrará la ventana siguiente. 

 
91 
 

Elementos a imprimir.‐ En este apartado usted podrá seleccionar los elementos a imprimir dependiendo de 
su necesidad. 
Vistas de la agenda de Notes Basic.‐ Si usted selecciona esta opción, se imprimirá solo el contenido de la 
vista seleccionada. 
Cada  marco  individualmente.‐  Si  usted  selecciona  esta  opción,  se  imprimirá  cada  marco  en  hojas 
diferentes. 
Solo el marco seleccionado.‐ Si usted selecciona esta opción, se imprimirá solamente el marco que usted 
seleccione. 
Imprimir agenda.‐ Si usted selecciona esta opción, podrá seleccionar un estilo de agenda. Entre los cuales se 
encuentran:  Días,  Semanas,  Semanas  laborables,  Meses,  Periodo  indicado,  Listas  de  entradas  de  agenda, 
Tareas y Tríptico. 

 
92 
 

Así  también,  usted  podrá  establecer  un  rango  de  impresión  dependiendo  del  estilo  de  agenda  que 
seleccione, donde usted podrá seleccionar fechas e incluso horas para una impresión más precisa. 

Nota.‐ Debe tomar en cuenta que tiene que tener instalada por lo menos 1 equipo de impresión para poder 
llevar a cabo por completo este proceso. 

 
93 
 

Para iniciar y finalizar el proceso de Impresión dé clic en el botón Aceptar. 

9.3.  Preferencias  de Calendario 

 
 
Para    editar    las    preferencias      del    calendario      deberá    dar    clic    en    el    botón    de  Más  y  elegir  la 
primera  opción, la cual es  Preferencias. 
 

 
 
Se le mostrará la ventana siguiente: 
 

Dentro    del    cuadro    de    dialogo    de    Preferencias      encontrará      diferentes    pestañas    que    a 
continuación  se explican: 

 
94 
 

9.3.1 Visualización.‐ En esta pestaña usted podrá visualizar que se encuentra dividida por 3 pestañas más: 
Entradas.‐  En  esta  sub  pestaña  usted  podrá  configurar  los  valores  predeterminados  para  las  nuevas 
entradas como pueden ser: Reunión, Cita, Actividades para días completos, Aniversario y Recordatorios. 
Así  como  la  duración  de  las  reuniones  y  citas,  y  determinar  durante  cuantos  años  se  repetirán  los 
aniversarios. 

Vistas.‐ En esta sub pestaña usted podrá configurar el horario de la jornada laboral, así como los días que 
conforman una semana laborable y determinar cuanto dura en minutos una franja horaria. 

Avisos.‐ En esta sub pestaña usted podrá configurar los avisos de agenda en las vistas de correo. 

 
95 
 

9.3.2 Planificación.‐ En esta pestaña usted podrá definir los días y los horarios de trabajo que desempeña. 

9.3.3  Alarmas.‐  En  esta  pestaña  usted  podrá  configurar  las  alarmas  para  las  diferentes  tipos  de  entrada, 
tales como: Citas/Reuniones, Recordatorios, Actividades para días completos, Aniversarios y tareas. 
Así también, podrá configurar con cuanto tiempo de anticipación desea que se active la alarma para cada 
una  de  las  entradas  con  la  posibilidad  de  poder  definir  un  sonido  determinado  para  dichas  entradas  de 
agenda. 

 
96 
 

9.3.4 Procesamiento automático.‐ En este aparatado, usted le podrá indicar a Lotus Notes para que Acepte, 
Decline o Delegue sus invitaciones a reuniones de manera automática. 
Usted deberá activar la casilla Responder automáticamente las invitaciones a reuniones. 
 

 


 
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Automáticamente después haber habilitado la casilla, se le activarán las opciones de: 

Cualquier  persona.‐  El  cliente  de  Lotus  Notes  aceptará  automáticamente  las  invitaciones  a  reunión  de 
cualquier usuario. 

Cualquiera  de  estas  personas.‐  Si  usted  selecciona  esta  opción,  podrá  definir  a  que  usuarios 
automáticamente aceptará la invitación de reuniones. Debe dar clic sobre el botón  para poder agregar a 
los usuarios permitidos. 

 
Y se le mostrará el cuadro de diálogo ya conocido por usted para agregar usuarios. 

  Cualquier  persona,  excepto  a  estas.‐  Si  usted  selecciona  esta  opción,  podrá  definir  a  que  usuarios  no 
aceptará automáticamente las invitaciones a reuniones. Debe dar clic sobre el botón  para poder agregar 
a los usuarios no permitidos. 

 


 
98 
 

  Y se le mostrará el cuadro de diálogo ya conocido por usted para agregar usuarios. 

 


 
99 
 

Posteriormente de haber seleccionado cualquiera de las tres opciones anteriores, usted podrá  definir qué 
acción se realizará de manera automática, y pueden ser: 

Aceptar si la hora esta disponible.‐ Si usted selecciona esta opción, podrá elegir entre dos opciones mas, 
una de ellas es Y declinar si la hora no esta disponible,  Y dejar que yo decida si la hora no esta disponible.  

Aceptar incluso si la hora no esta disponible.‐ Si usted selecciona esta opción, aceptará las invitaciones  de 
reuniones de manera automática, aunque usted no se encuentre en un horario disponible. 

Delegar  en.‐  Si  usted  selecciona  esta  opción,  podrá  seleccionar  a  un  usuario  para  que  la  invitación  sea 
remitida directamente a él, y éste asista por usted a la reunión. 

  Y se le mostrará el cuadro de diálogo ya conocido por usted para agregar usuarios. 

En el cuadro de diálogo anterior, ya conocido 
por usted, después de seleccionar al usuario, 
solo dé clic en el botón Aceptar para agregar 
al usuario a delegar las reuniones. 

 
100
 

9.3.5 Colores.‐ En esta pestaña usted podrá configurar los colores de fondo y texto asociados a cada una de 
las  entradas  del  calendario.  Usted  podrá  definir  un  color  para  las  Reuniones,  Citas,  Recordatorios, 
Actividades  para  días  completos,  Aniversarios,  Tareas,  Reuniones  nuevas  (no  procesadas)  y 
Cancelaciones. 

Por  cada  entrada  de  agenda  a  su  lado  derecho  puede  seleccionar  el  color  de  fondo  y  el  color  de  texto  a 
definir por usted. 

Salas  y  recursos.‐  En  este  apartado  usted  podrá  definir    mientras  planifica  una  reunión  su  Sede,  Salas 
preferidas    y    Recursos  preferidos.  Algunos  de  ellos  no  se  encuentran  disponibles  tales  como  Recursos 
preferidos. 

 
101
 

Posteriormente de que usted ha realizado algún cambio en las Preferencias  para que los cambios tengan 
efecto siempre es necesario que usted dé clic en el botón Aceptar, ubicado en la parte superior derecha. 

 
 
 
 
 
 
 


 
102
 

 
9.3.6. Reunión 
 
 
Para  agendar  una  reunión  solo  tiene  que  hacer  clic  en  el  botón Crear y seleccionar la opción Reunión. 

 
Se le mostrará la ventana siguiente: 
 

 
    
Privado.‐ Si usted habilita esta opción, Lotus Notes definirá esta entrada de agenda como privada, es decir, 
que nadie más podrá leerla excepto los usuarios involucrados en la reunión. 

 
103
 

Notificarme.‐  Si  usted  habilita  esta  opción,  podrá  configurar  al  cliente  de  Lotus  para  que  le  avise  tiempo 
antes de la reunión para que a usted no se le vaya a olvidar (recordatorio de la reunión). 

Se le mostrará el cuadro de diálogo siguiente: 

Notificación  de  la  alarma  esta  activada.‐    Dentro  de  este  apartado  usted  puede  activar  o  desactivar  la 
alarma, solo debe habilitar la opción Desactivar la notificación antes de que tenga lugar la actividad. 

 
104
 

Cuando se debe visualizar la notificación.‐ En este apartado usted podrá configurar cuando se visualizará la 
alarma, ya sea, que este programada con minutos, horas o días antes o después de la reunión. 

Qué ocurre cuando se activa la alarma.‐ En este apartado usted puede configurar que tipo de alerta se va a 
mostrar como alarma antes o después de la reunión. 

Para  concluir  con  la  programación  se  la  alarma,  solo  debe  dar  clic  en  el  botón  Aceptar  y  la  casilla  de 
Notificarme se deberá mostrar activada. 

Marcar como disponible.‐ Si usted habilita esta opción, indicará al cliente de lotus para que cuando usted 
tenga una reunión o alguna otra entrada de agenda durante la cita aparezca como disponible. 

 


 
105
 

9.3.7 Entrada de agenda (Tipo).‐ En este apartado se  muestra el tipo de entrada de agenda sobre la que 
usted esta  trabajando, para este caso en una reunión. Usted tiene la posibilidad de cambiar tipo de entrada 
cuando así lo requiera. 

9.3.7.1 Asunto.‐ Aquí usted podrá introducir una breve descripción de lo que se va a tratar la reunión, por 
ejemplo, entrega de documentación. 

9.3.7.2 Cuando.‐ En este apartado deberá configurar las fechas de inicio y término de la reunión, así como, 
la hora de inicio y término de la misma. 

9.3.7.2.1 Inicio.‐ Aquí deberá configurar la fecha y la hora de inicio de la reunión. 

9.3.7.2.2 Fin.‐ Aquí deberá configurar la fecha y la hora de término de la reunión. 

9.3.7.3 Repetir (opcional).‐ En este apartado usted podrá configurar para que la reunión se repita no sólo 
en  el  día  programado  en  al  apartado    Cuando,  si  no  que  también  se  pueda  repetir  uno  o  varios  días 
específicos  en  la  semana,  mes  o  año.  También  puede  definir  durante  cuantos  días,  semanas,  meses  o 
incluso años se repetirá la reunión. 

Al dar clic en la palabra Repetir, se le mostrará el cuadro de diálogo siguiente: 

 
106
 

Fechas en las que se repetirá la reunión.‐ En este apartado usted podrá configurar si la reunión se repetirá 
diariamente, semanalmente, mensualmente ó anualmente.  

Dependiendo de tipo fecha que seleccione (diariamente, semanalmente, mensualmente ó anualmente), en 
el  apartado  de  la  derecha  Días  planificados  para  la  reunión,  se  le  mostraran  las  fechas,  es  decir  los  días 
específicos de de la reunión. 

 
107
 

Periodo  de  repetición  de  la  reunión.‐  En  este  apartado  usted  podrá  configurar  durante  cuantos  días, 
semanas,  meses  o  años  se  repetirá  la  reunión,  y  esto  también  se  verá  reflejado  en  el  cuadro  de  Días 
planificados para la reunión. 

Especifique las excepciones.‐ En este apartado usted podrá configurar si la fecha de la reunión cae en un fin 
de  semana,  puede  determinar  que  acción  realizar,  así  como,  No  mover,  adelantar  al  viernes,  aplazar  al 
lunes, día laborable mas próximo o Eliminar. 

 
108
 

Para concluir con la configuración de la repetición debe dar clic en el botón Aceptar. 

Posteriormente se reflejará la repetición que usted configuró. 

9.3.7.4 Quien.‐ En este apartado usted podrá seleccionar a los usuarios que estarán presentes en la reunión. 

 
109
 

9.3.7.4.1 Obligatorios.‐ En este campo deberá introducir a los usuarios que estarán de manera obligada a 
asistir a la reunión. Dé clic en la palabra obligatorios para agregar a los usuarios y se le mostrará la ventana 
siguiente ya conocida por usted. 

9.3.7.4.2 Opcionales.‐ En este apartado podrá agregar a los usuarios que pueden o no asistir a la reunión. 
Estos usuarios los podrá agregar desde Obligatorios. 

9.3.7.4.3 A título informativo.‐ En este apartado podrá agregar a los usuarios que desea informar a cerca de 
la reunión. Estos usuarios los podrá agregar desde Obligatorios. 

9.3.7.5 Donde.‐ En este apartado usted especificará la ubicación geográfica de la reunión. 

9.3.7.5.2 Salas.‐ Este recurso no esta disponible. 

9.3.7.5.3 Recursos.‐ Este recurso no esta disponible. 

9.3.7.5.4 Reunión Electrónica.‐ Este recurso no esta disponible. 

 
110
 

9.3.7.6 Categoría.‐ En este apartado usted podrá seleccionar o agregar una categoría asociada a la reunión 
que se encuentra planificando. 

Cuando  usted  dé  clic  sobre  Categoría  se  le  mostrará  la  ventana  siguiente  donde  podrá  seleccionar  una 
categoría o en su defecto agregarla. 

9.3.7.7  Descripción.‐  En  este  apartado  usted  podrá  realizar  una  breve  descripción  de  lo  que  se  tratará  la 
reunión, así como, poder agregar archivos dando clic en el botón Anexar, si éstos son necesarios. 

9.3.7.8  Buscar  horas  disponibles.‐  Este  apartado  es  el  más  importante  de  todos  ya  que  le  permitirá 
verificar  la  disponibilidad    de  las  personas    que  estarán  presentes    en  una  reunión.    En  una  primera  
instancia  la planificación  se muestra  de la siguiente  forma. 

 
111
 

 
 
Esta vista de la planificación  se llama  vista Detalle  y a continuación  se explica. 
 
 
 
Dentro  de  esta  vista  se  encuentran  en  la parte  de invitados  las  personas  que  invite  a la reunión  y en  la 
parte de la derecha  se mostrará  su disponibilidad  y así pueden  atender  su  reunión.  Como  se muestra  en 
la  figura,  si  la  persona  esta  disponible  se  mostrará  un cuadro  blanco,  cuadro  de  color  rojo  indicara  que 
la persona  ya tiene  agendado  en ese  tiempo, el color  rojo  pálido  indica  que  en esa  hora  la persona  esta 
no disponible  para reuniones,  un cuadro  de color grisáceo  indica  que no se tiene  información  respecto  a 
esa hora y un cuadro de color verde  pálido  nos indicara  que la información  esta restringida. 

La  columna  vertical  que  aparece  en  esta  vista  de  detalles  muestra  el  tiempo  de  su reunión  y  se  puede 
mover  según  se requiera  en  el tiempo  que  se pueda  poner  de  color  verde que  le  indicará  que  todas  las 
personas  que  están  invitadas  pueden  atender  en  ese  tiempo  a la  reunión.  Si  la  columna  esta  de  color 
rojo  indica  que  alguna  de las  personas  no puede atender esa  reunión  y se tiene  que  buscar  otro  tiempo 
para  esa reunión. 
 
 
 
 
 
 
Hay una vista  llamada  Resumen  la cual se puede  elegir  en la parte  izquierda  de la planificación. Esta vista 
muestra un resumen de la disponibilidad de los usuarios para la reunión. 

 
112
 

9.3.7.9 Opciones  de entrega 
 
 
Así  como  dentro  de la  agenda  hay  opciones  en  la  entrega  de  los  correos,  también  para  enviar una 
invitación  para una junta  existen  opciones  que le pueden  ayudar. 
 
Dé clic en el botón Opciones de entrega… y se le mostrará la ventana siguiente. 
 

 
 
 

 A continuación se le explica cada una de ellas: 

 
113
 

9.3.7.9.1 Informe sobre la entrega: Puede  utilizar  esta opción  para que envíe   una  notificación      o   un 

acuse,  por omisión  esta elegida  la opción  de solo si hay un fallo, lo que significa  que a usted le notificara 
si el envió fallo. 
9.3.7.9.2 Prioridad  de entrega:  Esta opción  indica  al servidor  de domino,  la urgencia  de envió del correo, 
teniendo  un servidor  de correo  sobre saturado  de envíos  primero  se mandaran aquellos  con prioridad 
mucha. 
9.3.7.9.3 Acuse de Recibo.  Esta casilla  se debe activar  cuando  necesite  saber  cuando  fue leído el correo 
que usted ha  enviando. 

9.3.7.9.4  No  recibir  respuestas  de  los  invitados.‐  Si  usted  selecciona  esta  opción,  impedirá  a  los  usuarios 
enviarle un comentario sobre la reunión y se apegarán a aceptarla. 

9.3.7.9.5  Impedir  contrapropuestas.‐  Si  usted  selecciona  esta  opción,  impedirá  a  los  usuarios  que  le 
propongan una nueva fecha y hora para la reunión. 
9.3.7.9.6  Impedir  delegación.‐  Si  usted  selecciona  esta  opción,  impedirá  a  los  usuarios  que  deleguen  su 
presencia a la reunión. 
 
9.3.7.9.7  Firmar 
Esta opción  agrega  un código  digital  único al mensaje  para autenticarse  a la persona  que envía  el correo. 
 
9.3.7.9.8 Codificado 
Cuando  se  activa  esta  casilla  el  cliente  de  notes  codifica  el  mensaje  a  modo  de  nadie  mas  que  el 
destinatario(s)  puedan  leer el mensaje. 
 
 
9.3.7.9.9 Guardar como borrador.‐ Al igual que el correo, también usted tiene la posibilidad de guardar su 
reunión en la vista de borradores para después continuar con la planificación de la misma. 
 

 
 
 
9.3.7.9.10 Guardar y Enviar Invitaciones.‐ Cuando usted termina de agendar una reunión, por último debe 
dar clic en el botón Guardar y enviar invitaciones para poder guardar su reunión en la agenda y al mismo 
tiempo se le enviarán las invitaciones a los usuarios seleccionados. 
 

 
 
La reunión estará planificada y visible en la vista del calendario correspondiente a la fecha programada. 
 


 
114
 

10. Cita 
 
En la herramienta de agenda también cuenta con un aparatado en el cual usted podrá realizar citas. 
Para crear una cita dé clic en el botón Crear y seleccione la opción Cita. 
 

Se le mostrará la ventana siguiente: 

10.1 Privado.‐ Si usted habilita esta opción, Lotus Notes definirá esta entrada de agenda como privada, es 
decir, que nadie más podrá leerla. 

 
115
 

10.2  Notificarme.‐  Si  usted  habilita  esta  opción,  podrá  configurar  al  cliente  de  Lotus  para  que  le  avise 
tiempo antes de la cita para que a usted no se le vaya a olvidar (recordatorio de la cita). 

10.3  Marcar  como  disponible.‐  Si  usted  habilita  esta  opción,  indicará  al  cliente  de  lotus  para  que  cuando 
usted tenga una reunión o alguna otra entrada de agenda durante la cita aparezca como disponible. 

10.4 Asunto.‐ Aquí en este apartado, usted debe escribir de manera breve el motivo de la cita. 

10.5 Cuando.‐ En este apartado al igual que en la agenda deberá configurar las fechas de inicio y término de 
la cita, así como, la hora de inicio y término de la misma. 

10.5.1 Inicio.‐ Aquí deberá configurar la fecha y la hora de inicio de la cita. 

10.5.2 Fin.‐ Aquí deberá configurar la fecha y la hora de término de la cita. 

10.6  Repetir  (opcional).‐  En  este  apartado  al  igual  que  en  la  agenda  puede  hacer  que  se  repita  la  cita  y 
también podrá configurar para que la cita se repita no sólo en el día programado en al apartado  Cuando, si 
no  que  también  se  pueda  repetir  uno  o  varios  días  específicos  en  la  semana,  mes  o  año.  También  puede 
definir durante cuantos días, semanas, meses o incluso años se repetirá. 

10.7 Donde.‐ En este apartado usted especificará la ubicación geográfica de la cita. 

10.8 Categoría.‐ Al igual que en la agenda usted podrá seleccionar o agregar una categoría asociada a la cita 
que se encuentra planificando. 

 
116
 

10.9 Descripción.‐ En este apartado usted podrá realizar una breve descripción de lo que se tratará la cita, 
así como, poder agregar archivos dando clic en el botón Anexar, si éstos son necesarios. 

 
 

10.10 Guardar y cerrar.‐ Después de que usted termina de programar su cita,  debe  recurrir  a  la  opción  de 

Guardar y cerrar para que esta cita pueda ser agendada en su cliente de Lotus Notes. 

 
La cita estará planificada y visible en la vista del calendario correspondiente a la fecha programada. 
 

11. Actividad para días completos. 

En el cliente de Lotus Notes también es posible crear entradas de agenda para días completos, la cual le va a 
permitir agendar una actividad que le tomará días completos. 

Dé clic en el botón Crear y seleccione la opción Actividad para días completos. 

 
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Se le mostrará la ventana siguiente: 

11.1 Privado.‐ Si usted habilita esta opción, Lotus Notes definirá esta entrada de agenda como privada, es 
decir, que nadie más podrá leerla. 

 
118
 

11.2  Notificarme.‐  Si  usted  habilita  esta  opción,  podrá  configurar  al  cliente  de  Lotus  para  que  le  avise 
tiempo antes de la actividad para que a usted no se le vaya a olvidar (recordatorio de la actividad). 

11.3 Marcar como disponible.‐ Si usted habilita esta opción, indicará al cliente de Lotus para que cuando 
usted tenga una reunión o alguna otra entrada de agenda durante la actividad aparezca como disponible. 

11.4 Asunto.‐ Aquí en este apartado, usted debe escribir de manera breve el motivo de la actividad. 

11.5 Cuando.‐ En este apartado al igual que en la agenda deberá configurar las fechas de inicio y término de 
la actividad. 

11.6 Repetir (opcional).‐ En este apartado al igual que en la agenda puede hacer que se repita la actividad y 
también  podrá  configurar  para  que  la  actividad  se  repita  no  sólo  en  el  día  programado  en  al  apartado   
Cuando, si no que también se pueda repetir uno o varios días específicos en la semana, mes o año. También 
puede definir durante cuantos días, semanas, meses o incluso años se repetirá. 

11.7 Donde.‐ En este apartado usted especificará la ubicación geográfica de la actividad. 

11.8  Categoría.‐  Al  igual  que  en  la  agenda  usted  podrá  seleccionar  o  agregar  una  categoría  asociada  a  la 
actividad que se encuentra planificando. 

11.9  Descripción.‐  En  este  apartado  usted  podrá  realizar  una  breve  descripción  de  lo  que  se  tratará  la 
actividad, así como, poder agregar archivos dando clic en el botón Anexar, si éstos son necesarios. 

 
119
 

11.10  Guardar  y  cerrar.‐  Después  de  que  usted  termina  de  programar  su  actividad  para  días  completos, 
debe recurrir a la opción de Guardar y cerrar para que esta actividad pueda ser agendada en su cliente de 
Lotus Notes. 

La actividad estará planificada y visible en la vista del calendario correspondiente a la fecha programada. 
 

12. Aniversario. 

 En el cliente de Lotus Notes también puede agendar una entrada llamada Aniversario, la cual le va a 
permitir realizar recordatorio de un aniversario. 

Dé clic en el botón Crear y enseguida seleccione la opción Aniversario. 

Se le mostrará la ventana siguiente: 

 
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12.1 Privado.‐ Si usted habilita esta opción, Lotus Notes definirá esta entrada de agenda como privada, es 
decir, que nadie más podrá leerla. 

12.2  Notificarme.‐  Si  usted  habilita  esta  opción,  podrá  configurar  al  cliente  de  Lotus  para  que  le  avise 
tiempo antes del aniversario para que a usted no se le vaya a olvidar (recordatorio del aniversario). 

12.3 Marcar como disponible.‐ Si usted habilita esta opción, indicará al cliente de Lotus para que cuando 
usted tenga una reunión o alguna otra entrada de agenda durante el aniversario aparezca como disponible. 

12.4 Asunto.‐ Aquí en este apartado, usted debe escribir de manera breve el motivo del aniversario. 

12.5 Cuando.‐ En este apartado al igual que en la agenda deberá configurar la fecha del Aniversario. 

 
121
 

 
12.6  Repetir  (opcional).‐  En  este  apartado  al  igual  que  en  la  agenda  puede  hacer  que  se  repita  el 
aniversario, a diferencia de las demás entradas de agenda, éste solo puede programarse para que se repita 
durante los años que usted le especifique. 

 
 

12.7 Donde.‐ En este apartado usted especificará la ubicación geográfica del Aniversario. 

12.8  Categoría.‐  Al  igual  que  en  la  agenda  usted  podrá  seleccionar  o  agregar  una  categoría  asociada  al 
aniversario. 

12.9 Descripción.‐ En este apartado usted podrá realizar una breve descripción de lo que se tratará la cita, 
así como, poder agregar archivos dando clic en el botón Anexar, si éstos son necesarios. 

12.10 Guardar y cerrar.‐ Después de que usted termina de programar  Aniversario,  debe  recurrir  a  la 

opción de Guardar y cerrar para que éste pueda ser agendado en su cliente de Lotus Notes. 

 
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El aniversario estará planificado y visible en la vista del calendario correspondiente a la fecha programada. 
 
13. Recordatorio. 

Usted puede programar en cliente de Lotus Notes un recordatorio, el cual le permitirá como su nombre lo 
indica realizar un recordatorio de alguna actividad pendiente. 

Dé clic en el botón Crear y seleccione la opción Recordatorio. 

Se le mostrará la ventana siguiente: 

 
123
 

13.1 Privado.‐ Si usted habilita esta opción, Lotus Notes definirá esta entrada de agenda como privada, es 
decir, que nadie más podrá leerla. 

13.2  Notificarme.‐  Si  usted  habilita  esta  opción,  podrá  configurar  al  cliente  de  Lotus  para  que  le  avise 
tiempo antes del recordatorio para que a usted no se le vaya a olvidar. 

13.3 Marcar como disponible.‐ Esta opción usted la encontrará deshabilitada. 

13.4 Asunto.‐ Aquí en este apartado, usted debe escribir de manera breve el motivo del recordatorio. 

13.5 Cuando.‐ En este apartado al igual que en la agenda deberá configurar la fecha y hora del recordatorio. 

13.6  Repetir  (opcional).‐  En  este  apartado  al  igual  que  en  la  agenda  puede  hacer  que  se  repita  el 
recordatorio y también podrá configurar para que la recordatorio se repita no sólo en el día programado en 
al apartado  Cuando, si no que también se pueda repetir uno o varios días específicos en la semana, mes o 
año. También puede definir durante cuantos días, semanas, meses o incluso años se repetirá. 

 
124
 

13.7 Donde.‐ En este apartado usted especificará la ubicación geográfica del Recordatorio. 

13.8  Categoría.‐  Al  igual  que  en  la  agenda  usted  podrá  seleccionar  o  agregar  una  categoría  asociada  al 
recordatorio. 

13.9  Descripción.‐  En  este  apartado  usted  podrá  realizar  una  breve  descripción  de  lo  que  se  tratará  el 
recordatorio, así como, poder agregar archivos dando clic en el botón Anexar, si éstos son necesarios. 

13.10 Guardar y cerrar.‐ Después de que usted termina de programar  el Recordatorio, debe recurrir a la 
opción de Guardar y cerrar para que éste pueda ser agendado en su cliente de Lotus Notes. 

El recordatorio estará planificado y visible en la vista del calendario correspondiente a la fecha programada. 
 

   

 
125
 

14. Anuncio de actividad. 

En el cliente de Lotus usted puede realizar un anuncio de una actividad involucrando a más usuarios. 

Dé clic en el botón Crear y enseguida seleccione la opción Anuncio de actividad. 

Se le mostrará la ventana siguiente: 

 
126
 

14.1 Privado.‐ Si usted habilita esta opción, Lotus Notes definirá esta entrada de agenda como privada, es 
decir, que nadie más podrá leerla. 

14.2  Notificarme.‐  Si  usted  habilita  esta  opción,  podrá  configurar  al  cliente  de  Lotus  para  que  le  avise 
tiempo antes del anuncio de la actividad para que a usted no se le vaya a olvidar (recordatorio del anuncio 
de la actividad). 

14.3 Marcar como disponible.‐ Si usted habilita esta opción, indicará al cliente de Lotus para que cuando 
usted tenga una reunión o alguna otra entrada de agenda durante el anuncio de la actividad aparezca como 
disponible. 

14.4  Asunto.‐  Aquí  en  este  apartado,  usted  debe  escribir  de  manera  breve  el  motivo  del    Anuncio  de 
actividad. 

 
127
 

14.5 Cuando.‐ En este apartado deberá configurar las fechas de inicio y término de la Actividad, así como, la 
hora de inicio y término de la misma. 

14.5.1 Inicio.‐ Aquí deberá configurar la fecha y la hora de inicio de la Actividad. 

14.5.2 Fin.‐ Aquí deberá configurar la fecha y la hora de término de la Actividad. 

14.6 Repetir (opcional).‐ En este apartado usted podrá configurar para que la Actividad se repita no sólo en 
el día programado en al apartado  Cuando, si no que también se pueda repetir uno o varios días específicos 
en la semana, mes o año. También puede definir durante cuantos días, semanas, meses o incluso años se 
repetirá la Actividad. 

14.7 Quien.‐ En este apartado usted podrá seleccionar a los usuarios que estarán presentes en la actividad. 

Cuando usted dé clic en Invitados, se abrirá la ventana ya conocida por usted para agregar a los usuarios 
involucrados en la Actividad. 

 
128
 

14.8  Donde.‐  En  este  apartado  usted  especificará  la  ubicación  geográfica  donde  se  llevará  a  cabo  la 
Actividad. 

14.9  Categoría.‐  Al  igual  que  en  la  agenda  usted  podrá  seleccionar  o  agregar  una  categoría  asociada  al 
recordatorio. 

14.10  Descripción.‐  En  este  apartado  usted  podrá  realizar  una  breve  descripción  de  lo  que  se  tratará  la 
reunión, así como, poder agregar archivos dando clic en el botón Anexar, si éstos son necesarios. 

 
129
 

14.11  Buscar  horas  disponibles.‐  Este  apartado  es  el  más  importante  de  todos  ya  que  le  permitirá 
verificar  la  disponibilidad    de  las  personas    que  estarán  presentes    en  una  reunión.    En  una  primera  
instancia  la planificación  se muestra  de la siguiente  forma. 

 
 
Esta vista de la planificación  se llama  vista Detalle  y a continuación  se explica. 
 
 
 
Dentro  de esta  vista  se encuentran  en la parte  de invitados  las  personas  que  invite  a la actividad  y en la 
parte de la derecha  se mostrará  su disponibilidad  y así pueden  atender  su  reunión.  Como  se muestra  en 
la  figura,  si  la  persona  esta  disponible  se  mostrará  un cuadro  blanco,  cuadro  de  color  rojo  indicara  que 
la persona  ya tiene  agendado  en ese  tiempo, el color  rojo  pálido  indica  que  en esa  hora  la persona  esta 
no disponible  para reuniones,  un cuadro  de color grisáceo  indica  que no se tiene  información  respecto  a 
esa hora y un cuadro de color verde  pálido  nos indicara  que la información  esta restringida. 

La  columna  vertical  que  aparece  en  esta  vista  de  detalles  muestra  el  tiempo  de  su reunión  y  se  puede 
mover  según  se requiera  en  el tiempo  que  se pueda  poner  de  color  verde que  le  indicará  que  todas  las 
personas  que  están  invitadas  pueden  atender  en  ese  tiempo  a la  reunión.  Si  la  columna  esta  de  color 
rojo indica  que alguna  de las personas  no puede atender esa actividad  y se tiene  que buscar  otro  tiempo 
para  esa actividad. 
Hay una vista  llamada  Resumen  la cual se puede  elegir  en la parte  izquierda  de la planificación. Esta vista 
muestra un resumen de la disponibilidad de los usuarios para la actividad. 

 
130
 

14.12 Opciones  de entrega 
 
 
Así  como  dentro  de la  agenda  hay  opciones  en  la  entrega  de  los  correos,  también  para  enviar una 
invitación  para una junta  existen  opciones  que le pueden  ayudar. 
 
Dé clic en el botón Opciones de entrega… y se le mostrará la ventana siguiente. 
 

 
 
 

 A continuación se le explica cada una de ellas: 

 
131
 

14.12.1 Informe sobre la entrega: Puede  utilizar  esta opción  para que envíe  una notificación  o un acuse, 

por omisión  esta elegida  la opción  de solo si hay un fallo, lo que significa  que  a   usted le notificara  si el 
envió fallo. 
14.12.2 Prioridad  de entrega:  Esta opción  indica  al servidor  de domino,  la urgencia  de envió del correo, 
teniendo  un servidor  de correo  sobre saturado  de envíos  primero  se mandaran aquellos  con prioridad 
mucha. 
14.12.3 Acuse de Recibo.  Esta casilla  se debe activar  cuando  necesite  saber  cuando  fue leído el correo 
que usted ha  enviando. 

14.12.4 No recibir respuestas de los invitados.‐ Opción deshabilitada. 

14.12.5 Impedir contrapropuestas.‐ Opción deshabilitada. 
14.12.6 Impedir delegación.‐ Opción deshabilitada. 
 
 14.12.7 Firmar 
Esta opción  agrega  un código  digital  único al mensaje  para autenticarse  a la persona  que envía  el correo. 
 
14.12.8 Codificado 
Cuando  se activa  esta casilla  el cliente  de notes  codifica  el mensaje  a modo de nadie mas que el 
destinatario(s)  puedan  leer el mensaje. 

 
14.13  Guardar  como  borrador.‐  Al  igual  que  el  correo,  también  usted  tiene  la  posibilidad  de  guardar  su 
Actividad en la vista de borradores para después continuar con la planificación de la misma. 
 

 
 
14.14 Guardar y Enviar Invitaciones.‐ Cuando usted termina de agendar  una Actividad, por último debe dar 
clic en el botón Guardar y enviar invitaciones para poder guardar su reunión en la agenda y al mismo 
tiempo se le enviarán las invitaciones a los usuarios seleccionados. 

 
El  anuncio  de  actividad  estará  planificado  y  visible  en  la  vista  del  calendario  correspondiente  a  la  fecha 
programada. 
 

 
132
 

15. Responder  Invitaciones. 

Cuando a usted le hacen una invitación a una reunión, deberá responder a tal invitación y para ello debe 
hacerlo de una forma adecuada. Existen  maneras de responder una invitación a una reunión:  

15.1 Aceptar.‐ Si usted selecciona esta opción, estará aceptando la invitación a la reunión. 

15.2 Declinar.‐ Si usted desea declinar la invitación, debe seleccionar esta opción. 

15.3  Aceptar  provisionalmente.‐  Si  usted  selecciona  esta  opción,  estará  aceptando  la  invitación  a  la 
reunión, aclarando que puede o no asistir a la reunión. 

15.4 Proponer cambio de hora.‐ Si usted selecciona esta opción, estará solicitando un cambio de hora para 
la reunión. 

 
133
 

15.5 Delegar.‐ Cuando   no  usted no pueda   atender   una   invitación   a  una   reunión   puede   delegar   la 
invitación   a  otra   persona   que   este   en   representación   en   la  junta,   esta   es   la  opción   que debe 
utilizar.  Y    mostrará  un  cuadro  de  dialogo  en  el  cual  enviará  la  invitación  a  la persona  que  desee que 
este en dicha  reunión. 

 
134
 

15.6 Aceptar con comentarios.‐ Si usted selecciona esta opción, estará aceptando la invitación a la reunión, 
pero agregando un comentario  al presidente de la reunión. 

15.7  Declinar  con  comentarios.‐  Si  usted  desea  declinar  la  invitación  a  la  reunión,  debe  seleccionar  esta 
opción, pero además puede enviarle un comentario al presidente de la reunión. 

15.8  Aceptar  provisionalmente  con  comentarios.‐  Si  usted  selecciona  esta  opción,  estará  aceptando  la 
invitación,  pudiendo  o  no  asistir  a  la  reunión,  además  podrá  agregar  un  comentario  al  presidente  de  la 
reunión. 

15.9  Proponer  cambio  de  hora  con  comentarios.‐  Si  usted  selecciona  esta  opción,  estará  solicitando  un 
cambio de hora para la reunión, además de enviar comentarios al presidente. 

 
135
 

15.10 Delegar con comentarios.‐ Cuando   no   usted no pueda   atender   una   invitación   a   una   reunión  

puede   delegar   la invitación   a  otra   persona   que   este   en   representación   en   la  junta,   esta   es   la  
opción  que debe  utilizar.  Y   mostrará  un cuadro  de  dialogo  en  el cual  enviará  la invitación  a la persona 
que  desee que  este  en  dicha  reunión. Además de poder enviarle un comentario al usuario que le estará 
delegando la invitación a la reunión. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
136
 

 
16. Acciones  de Presidente  de la Reunión 
 
 
En  una  junta   se  llama   Presidente    de  una  reunión   a  la  persona   que  hace   las  invitación, también 
llamado  anfitrión,  ya  que  esta  persona  es  la  que  originó  tal  reunión,  el  Presidente   de la  reunión   al 
igual    que    los    invitados    tienen    opciones    dentro    de  la  reunión    las    cuales    son  distintas  y  son  las 
siguientes: 

16.1  Replanificar.‐  Si  usted  selecciona  esta  opción,  se  dispondrá  a  replanificar  la  fecha  y  la  hora  de  la 
reunión para un momento mas propicio. 

16.2 Cancelar.‐ Si usted selecciona esta opción, estará cancelando la reunión planificada por usted. 

 


 
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16.3 Confirmar.‐ Si usted selecciona esta opción, estará confirmando la fecha y la hora de la reunión a los 
invitados. 

 
16.4 Ver estado de los invitados.- Si usted selecciona esta opción de le mostrará el estado de los invitados,
es decir nos mostrará una gráfica de todos los usuarios involucrados en la reunión.

16.5  Enviar  mensaje  a  todos  los  invitados.‐  Si  usted  selecciona  esta  opción,  se  dispondrá  a  enviarles  un 
correo a todos los invitados a la reunión. 

 
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16.6 Enviar mensaje a los invitados que han respondido.‐ S i usted selecciona esta opción, se dispondrá a 
enviar un correo a todos los invitados que ya le respondieron la invitación a la reunión. 

16.7 Enviar mensaje a los invitados que no ha respondido.‐ Si usted selecciona esta opción, se dispondrá a 
enviarles un correo a todos los usuarios que no han respondido la invitación a  la reunión. 

 
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