INFORME DE GESTION 2017

AREA: Talento Humano

RESPONSABLE DEL AREA: Clara González

1. OBJETIVO DEL INFORME.

Presentar los resultados del área de Talento Humano en la ejecución de las
actividades planeadas durante el año 2017, en el desarrollo de su gestión
alineados al cumplimiento de las metas organizacionales. Además de
presentar la propuesta del plan de trabajo para el año 2018.

2. PRESENTACION GENERAL DEL AREA.

Talento Humano es un área transversal de la organización que se encarga de
realizar inicialmente el análisis y evaluación de las necesidades de
requisición de personal de la organización, análisis de perfiles de cargo
y la preparación de la vinculación laboral, liquidación de nómina,
prestaciones sociales, seguridad social, capacitaciones, bienestar social,
evaluación de desempeño, control disciplinario, bienestar y desvinculación
de personal. Finalizando con la formulación e implementación de las acciones
correctivas, preventivas y de mejora.

3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PRESENTACION DEL EQUIPO DE TRABAJO DEL

AREA.
Talento Humano actualmente cuenta con un coordinador(a) del área quien se
encarga de gestionar todas sus actividades a nivel nacional, sin embargo,
en las diferentes sedes se cuenta con el apoyo de una persona asignada para
suministrar información, ejecutar algunas actividades o gestionar procesos
administrativos del área. Este equipo de trabajo interáreas está compuesto
por Alejandra Suarez (Cali), Lilly Maldonado (Barranquilla) y Rubiela
Tejada (Itagüí).

4. DESCRIPCION GENERAL DEL/LOS PROCESOS Y/O SUBPROCESOS Y ESTADO DE

IMPLEMENTACION EN EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.
Selección de Personal Convencional: Establece las condiciones y
pasos que se llevan a cabo para cumplir con las necesidades de
personal de la organización.

Selección Aprendiz SENA: Condiciones y pasos para llevar a cabo el

proceso de selección de aprendices SENA quienes tienen unas
connotaciones y especificaciones especiales.
Contratación: Establece el proceso especifico que se debe llevar a
cabo para hacer la contratación de personal de la organización.
Inducción y Reinducción: Indica el paso a paso que se debe llevar a
cabo para garantizar un correcto proceso de inducción y entrenamiento
de personal.

BOGOTÁ CALI BARRANQUILLA ITAGÜI

Avenida Calle 26 No. 85 D- Avenida
55 Local4 35
Norte No. 64 N - Calle
44 Local
77 No.
4 65-37 Local 141
Carrera 42 No. 67 A - 151 Local 122
Centro Empresarial Dorado Plaza
Centro de Negocios 70 NorteCountry Office Center Centro Comercial Capicentro
PBX +57 (1) 540 2222 PBX +57 (2) 374 3474 PBX +57 (5) 304 8954 PBX +57 (4) 377 7949
CEL. 313 407 3002 CEL. 320 675 8003 CEL. 312 521 8532 CEL. 311 489 0652
Dotación de Personal: Establece el proceso específico para la entrega
de dotación del personal de acuerdo a su perfil ocupacional en la
organización.

Nómina: Establece los procesos específicos en la ejecución de

actividades que permiten garantizar correctamente el pago de los
salarios, prestaciones sociales y seguridad social del personal.

Vacaciones: Brinda las indicaciones principales para la solicitud de

vacaciones del personal.

Capacitación: Establece los parámetros específicos del programa de

capacitación de la organización, desde el diagnostico de necesidades
hasta la evaluación de la misma.

Traslado de Personal: Establece los parámetros específicos del

proceso de traslado de personal de manera permanente o temporal a un
lugar diferente a la ciudad de contratación o ejecución de labores.

Evaluación de Desempeño: Brinda las indicaciones principales para la

evaluación de desempeño del personal.

Control Disciplinario: Indica el paso a paso que se debe llevar a

cabo para realizar el control disciplinario del personal a cargo
dentro de los parámetros establecidos en el Reglamento Interno.

Bienestar Psicosocial y Calidad de Vida: Brinda información sobre

el plan de bienestar y actividades para la mejorar la calidad de
vida del personal.
Transferencia de la Información: Establece los parámetros
específicos del programa de transferencia de información para los
cargos críticos de la organización.

Desvinculación: Indica el paso a paso que se debe llevar a cabo para

garantizar un correcto proceso de desvinculación de personal por
retiro voluntario o decisión de la organización.

5. DESCRIPCION DETALLADA DE LOS CLIENTES DEL AREA (INTERNOS Y EXTERNOS).

Bogotá
Servicio Técnico y Ensamble: Actualmente el área cuenta con 6 técnicos de
servicio y un aprendiz SENA, sin embargo, se debe hacer análisis de las
plazas que actualmente se tiene para cubrir con las necesidades de demanda
de servicio de nuestros clientes, esto está afectando la cantidad de horas
extras del personal, por lo tanto, se sobre pasan de las permitidas por la
ley. Adicional a ellos, es importante, hacer una revisión de las necesidades
de capacitación del personal, con el fin de brindarles las herramientas
necesarias para conformar un equipo de trabajo consolidado, eficiente y con
calidad. Esta área se debe incluir dentro del proceso de trasferencia de

BOGOTÁ CALI BARRANQUILLA ITAGÜI

Avenida Calle 26 No. 85 D- Avenida
55 Local4 35
Norte No. 64 N - Calle
44 Local
77 No.
4 65-37 Local 141
Carrera 42 No. 67 A - 151 Local 122
Centro Empresarial Dorado Plaza
Centro de Negocios 70 NorteCountry Office Center Centro Comercial Capicentro
PBX +57 (1) 540 2222 PBX +57 (2) 374 3474 PBX +57 (5) 304 8954 PBX +57 (4) 377 7949
CEL. 313 407 3002 CEL. 320 675 8003 CEL. 312 521 8532 CEL. 311 489 0652
la información, dado a que los cargos son considerados críticos
especialmente en planta, puesto que su funcionalidad y conocimiento impacta
directamente el proceso de producción interna afectando al cliente de manera
indirecta, por lo tanto, es importante buscar internamente personas que
tengan habilidades y competencias para recibir el conocimiento y se pueda
contar con este recurso.
En esta área también se debe revisar los pagos y responsabilidades
contractuales con el trabajador en cuanto a horas de conducción, viáticos,
entre otras temáticas con el fin de mitigar los riesgos legales que la
empresa pueda llegar a tener.

Comercial: Actualmente esta área tiene dos plazas disponibles por ocupar
“Dirección Comercial y Asesor comercial (especialista de producto)” para
los cuales se requiere de las requisiciones de personal y parámetros entre
otros para iniciar el proceso de búsqueda. Adicional a ello, es importante
revisar las necesidades de capacitación del personal del área frente a
temas relacionados con conocimientos técnicos y no técnicos como: atención
al cliente, entre otros.
En esta área también se debe revisar los pagos y responsabilidades
contractuales con el trabajador en cuanto a comisiones, auxilios de
rodamiento, forecast, entre otros, con el fin de mitigar riesgos para la
empresa.

Abastecimiento: Esta área se debe incluir dentro del proceso de trasferencia

de la información, dado a que los cargos de Coordinación de Abastecimiento
y Almacén son considerados críticos, puesto que su funcionalidad y
conocimiento impacta directamente el proceso de producción interna
afectando al cliente de manera indirecta, por lo tanto, es importante que
todos los miembros del área conozcan a detalle las funciones, actividades
y procesos internos. Se ha podido evidenciar una estandarización de los
procesos y actividades de la misma, lo cual ha sido positivo, sin embargo,
sería importante hacer un análisis de los vacíos que se evidencian en el
mismo y establecer si existen otras causas que generan retrasos en la
respuesta al cliente interno y externo en cuanto a la solicitud de pedidos,
con el fin de tomar medidas de mejoramiento. Actualmente, se observa que
existen algunas dificultades de relacionamiento entre los miembros del
equipo de trabajo, por lo tanto, es importante revisar la situación que se
eta causando por medio de reuniones, compromisos de trabajo y de
convivencia, entre otro tipo de actividades que ayuden a mejorar el ambiente
laboral.

Contabilidad y tesorería: Actualmente se observa que es un área integrada,

compañerista y amable entre ellos mismos, sin embargo, deben compartir de
otro tipo de escenarios diferentes a los laborales con las demás áreas,
además, algunos miembros del área deben aprender a manejar las dificultades
que tengan con otras personas o áreas de la organización, dado que en
ocasiones los comentarios despectivos generan malestar, afectando la
convivencia.

BOGOTÁ CALI BARRANQUILLA ITAGÜI

Avenida Calle 26 No. 85 D- Avenida
55 Local4 35
Norte No. 64 N - Calle
44 Local
77 No.
4 65-37 Local 141
Carrera 42 No. 67 A - 151 Local 122
Centro Empresarial Dorado Plaza
Centro de Negocios 70 NorteCountry Office Center Centro Comercial Capicentro
PBX +57 (1) 540 2222 PBX +57 (2) 374 3474 PBX +57 (5) 304 8954 PBX +57 (4) 377 7949
CEL. 313 407 3002 CEL. 320 675 8003 CEL. 312 521 8532 CEL. 311 489 0652
Automatización: Es importante que el líder del área sea un modelo a seguir,
es decir, que esta persona se alinee a los cambios organizacionales que se
están presentando y haga parte de los mismo, dado a que la participación
en las capacitaciones, actividades y solicitudes que se realizan desde
Talento Humano no han tenido la respuesta esperada, lo cual, en ocasiones
se ve reflejado en la participación del resto del equipo de trabajo.

HSEQ: La relación con el área es constante dado a que algunos procesos que
se manejan en Talento Humano impactan directamente a HSEQ y viceversa,
actualmente se le brinda apoyo a dicha área en temas relacionados como:
exámenes médicos ocupaciones, medición de riesgo psicosocial, dotación de
EPP e inducción, adicional a ello, se trabajan en sinergia temas
relacionados de ausentismos, capacitaciones, sistemas de vigilancia
epidemiológico, accidentes laborales, enfermedades laborales, entre otros.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que HSEQ cuenta con una persona
para ejecutar todo el plan de trabajo, además de las actividades diarias
que tiene la organización en cuanto a Seguridad y Salud en el Trabajo,
Ambiente y Calidad, por lo tanto, es necesario tener un recurso humano con
la formación competente, adicional que le pueda brindar apoyo a procesos
de seguimiento y procesos operativos, con el fin, de que el área se encargue
de las actividades tácticas y estratégicas de la organización. Adicional,
es necesario que HSEQ haga presencia en todas las sedes mínimo una vez al
año, con el fin de hacer acompañamiento, aseguramiento y mejoramiento del
Sistema de Gestión de Calidad y del SG-SST en toda la organización. En
cuanto a sus necesidades de formación es necesario que el coordinador tenga
certificación formal de temas relacionados con Calidad y SG-SST.

Tecnología de la Información: Es una área importante en los procesos de la

organización para garantizar la seguridad informática y la agilidad de
herramientas con las que trabaja el personal, por lo tanto, es necesario
realizar un aseguramiento de la legalidad de los productos recibido por
Mespo en cuanto a las licencias de office, Windows, antivirus y todos los
programas que se usan en la organización, con el fin de reducir el riesgo
potencial que tiene la organización en cuanto a la sustracción de la
información confidencial, hackeo, entre otros. Adicional a ello, es
importante generar una política de back up semanal de la información
reposada en todos los computadores de la compañía.

Barranquilla
El personal es alegre, comprometido, compañeristas, tienen actitud de
aprendizaje, trabajo en equipo y disposición de al cambio, poco a poco se
han ajustado a las actualizaciones de los procesos que se han realizado,
han sido un gran apoyo en cuestiones de reportar novedades de personal, es
importante que haya mayor acercamiento entre el líder de la sede y Talento
Humano, especialmente cuando Lilly Maldonado se encuentra de vacaciones,
incapacitada o ausente. Es importante que se informe a tiempo los permisos
que se le asignan al personal, por medio del formato asignado.
En esta área también se debe revisar los pagos y responsabilidades
contractuales con el trabajador en cuanto a horas de conducción, viáticos,
BOGOTÁ CALI BARRANQUILLA ITAGÜI
Avenida Calle 26 No. 85 D- Avenida
55 Local4 35
Norte No. 64 N - Calle
44 Local
77 No.
4 65-37 Local 141
Carrera 42 No. 67 A - 151 Local 122
Centro Empresarial Dorado Plaza
Centro de Negocios 70 NorteCountry Office Center Centro Comercial Capicentro
PBX +57 (1) 540 2222 PBX +57 (2) 374 3474 PBX +57 (5) 304 8954 PBX +57 (4) 377 7949
CEL. 313 407 3002 CEL. 320 675 8003 CEL. 312 521 8532 CEL. 311 489 0652
entre otras temáticas con el fin de mitigar los riesgos legales que la
empresa pueda llegar a tener. Además, se debe analizar las plazas que se
tiene en la zona dado a que dos personas mensualmente registran horas extras
por encima de las permitidas.

Cali
Actualmente se observa que es un área integrada, compañerista y amable
entre ellos mismos, sin embargo, deben compartir diferentes tipos de
escenarios diferentes a los laborales con las demás áreas especialmente con
Sigma, quien, a pesar de tener una razón social diferente, es considerada
como parte de la organización. A pesar de mostrar ajustes y aceptación de
los cambios que se han generado en la organización, aun se siente
resistencia a la misma en cuanto a cumplimiento de los procedimientos y
reportes. Se debe hacer análisis de las plazas que actualmente se tiene
para cubrir con las necesidades de demanda de servicio de nuestros clientes,
esto está afectando la cantidad de horas extras del personal, por lo tanto,
se sobre pasan de las permitidas por la ley. Adicional a ellos, es
importante, hacer una revisión de las necesidades de capacitación del
personal, con el fin de brindarles las herramientas necesarias para
conformar un equipo de trabajo consolidado, eficiente y con calidad. Esta
área se debe incluir dentro del proceso de trasferencia de la información,
dado a que los cargos son considerados críticos especialmente en planta,
puesto que su funcionalidad y conocimiento impacta directamente el proceso
de producción interna afectando al cliente de manera indirecta, por lo
tanto, es importante buscar internamente personas que tengan habilidades y
competencias para recibir el conocimiento y se pueda contar con este
recurso.
En esta área también se debe revisar los pagos y responsabilidades
contractuales con el trabajador en cuanto a horas de conducción, viáticos,
entre otras temáticas con el fin de mitigar los riesgos legales que la
empresa pueda llegar a tener.

Itagüí
El personal es alegre, comprometido, compañeristas, tienen actitud de
aprendizaje, trabajo en equipo y disposición de al cambio, poco a poco se
han ajustado a las actualizaciones de los procesos que se han realizado,
han sido un gran apoyo en cuestiones de reportar novedades de personal. El
líder muestra disposición y buena comunicación con el área, siempre busca
acompañamiento y asesoría de la misma.

Es importante recalcar la importancia de reportar a tiempo las

incapacidades, permisos y solicitudes del personal a el área, puesto que
estas novedades en ocasiones se reportan sobre el tiempo o fuera de las
fechas,

6. ANALISIS DE CIFRAS E INDICADORES DE GESTION RELEVANTES DEL AREA DEL

2017.

Índice de rotación de personal mensual

BOGOTÁ CALI BARRANQUILLA ITAGÜI
Avenida Calle 26 No. 85 D- Avenida
55 Local4 35
Norte No. 64 N - Calle
44 Local
77 No.
4 65-37 Local 141
Carrera 42 No. 67 A - 151 Local 122
Centro Empresarial Dorado Plaza
Centro de Negocios 70 NorteCountry Office Center Centro Comercial Capicentro
PBX +57 (1) 540 2222 PBX +57 (2) 374 3474 PBX +57 (5) 304 8954 PBX +57 (4) 377 7949
CEL. 313 407 3002 CEL. 320 675 8003 CEL. 312 521 8532 CEL. 311 489 0652
 Indice de rotación de personal mensual

9.00% 8.13%
8.00%
7.00%
6.00% 4.91%
5.00% 3.83%
4.00%
2.12% 2.45%
3.00%
1.69% 1.69% 1.60% 1.69% 1.61% 1.63%
2.00%
1.00%
0.00%

Índice de rotación de personal al cierre del periodo de noviembre: 31,35%

7. BRECHAS Y PLAN DE ACCION DE CIERRE.

Las brechas de Talento Humano serán tratadas por la organización, proceso
o subproceso a continuación:
Gestión estratégica: A pesar de que se cuenta con un avance en la estrategia
de la organización, esta debes ser un poco más clara y comprensible para
el personal, por ende, es importante empezar a ajustar los procesos en el
área para que estas se encuentren alineadas y permitan cumplir con la misma.
Se debe tener en cuenta que aquellos cambios en la organización sean
trasmitidos a los trabajadores para generar compromiso, participación y
pertenencia, además se debe analizar la manera más adecuada y asertada para
la gestión del cambio, entre ellos aquellos que se encuentran relacionados
con las condiciones laborales, los cambios en las funciones y cargos. Se
recomienda también hacer un estudio o análisis de la organización respecto
al mercado externo para tener puntos de referencia y comparación para la
mejora continua.
Selección y contratación: No se cuenta con pruebas de conocimiento
específico por cargo con el fin de evaluar a profundidad al candidato. Lo
cual es necesario para validar la experiencia, conocimiento y conocimientos
técnicos del individuo.
No se realizan pruebas psicométricas para el proceso de selección, estas
evaluaciones permiten medir o evaluar las aptitudes de los individuos,
tanto sus rasgos de personalidad como también características innatas, por
lo que son una herramienta complementaria con el cual se permita identificar
el personal idóneo para el cargo a ocupar.
Se cuenta con portales gratuitos para la publicación de ofertas laborales,
las cuales no son tan usadas por los candidatos y causa limitación, a pesar
de que se procedió a crear usuarios en los portales de empleo de las

BOGOTÁ CALI BARRANQUILLA ITAGÜI

Avenida Calle 26 No. 85 D- Avenida
55 Local4 35
Norte No. 64 N - Calle
44 Local
77 No.
4 65-37 Local 141
Carrera 42 No. 67 A - 151 Local 122
Centro Empresarial Dorado Plaza
Centro de Negocios 70 NorteCountry Office Center Centro Comercial Capicentro
PBX +57 (1) 540 2222 PBX +57 (2) 374 3474 PBX +57 (5) 304 8954 PBX +57 (4) 377 7949
CEL. 313 407 3002 CEL. 320 675 8003 CEL. 312 521 8532 CEL. 311 489 0652
universidades: Sergio Arboleda, Santo Tomas, Universidad ECCI,
Iberoamericana, CUN, Universidad Gran Colombia, Universidad Los
Libertadores, Universidad Konrad Lorenz con el fin de contar con más hojas
de vida calificadas para los perfiles de la compañía, estos no son
suficientes para cubrir algunos cargos dentro de la organización como los
técnicos de servicio, adicional también se está haciendo el uso de redes
sociales. Sin embargo, es importante analizar la posibilidad de manejar un
portal de empleo pagado dado a que amplía la adquisición de hojas de vida
para todos los cargos.
Es importante en lo posible tener aclaro la asignación del personal en el
momento de contratarlos, todo esto con el fin de hacer un proceso de
selección transparente con el candidato.
Introducción, Formación y Capacitación:

8. ANALISIS DE LOS CAMBIOS EN NORMATIVIDAD Y ASPECTOS COYUNTURALES QUE

IMPACTAN/IMPACTARÁN EL AREA.

9. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANTEADAS PARA EL 2018.

10. PROPUESTA DE PRESUPUESTO DEL AREA PARA EL 2018.
11. RESULTADOS ENCUESTA DE SATISFACCION DE CLIENTES (INTERNOS Y/O
EXTERNOS SI APLICA).
12. PROPUESTA Y PROYECCION DE INDICADORES DE GESTION DEL AREA PARA
2018.
13. PROPUESTA DE PROYECTOS DEL AREA PARA EL 2018.
14. TEMAS RELEVANTES A GESTIONAR 2018.
15. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

Nota 1: Toda la información descrita en el informe, deberá estar

soportada con hechos y datos de fuente primaria y
referenciada en el documento como un anexo.
Nota 2: Adicional se debe presentar la diapositiva mensual de
gestión.
Nota 3: Por favor es importante tener en cuenta que al realizar un
adecuado, riguroso, y consciente análisis del área, le permitirá a
la compañía una planeación efectiva de la gestión para el año 2018,
que impacte positivamente el plan de negocios INTERPESAJE S.A.
2017-2021.

BOGOTÁ CALI BARRANQUILLA ITAGÜI

Avenida Calle 26 No. 85 D- Avenida
55 Local4 35
Norte No. 64 N - Calle
44 Local
77 No.
4 65-37 Local 141
Carrera 42 No. 67 A - 151 Local 122
Centro Empresarial Dorado Plaza
Centro de Negocios 70 NorteCountry Office Center Centro Comercial Capicentro
PBX +57 (1) 540 2222 PBX +57 (2) 374 3474 PBX +57 (5) 304 8954 PBX +57 (4) 377 7949
CEL. 313 407 3002 CEL. 320 675 8003 CEL. 312 521 8532 CEL. 311 489 0652
BOGOTÁ CALI BARRANQUILLA ITAGÜI
Avenida Calle 26 No. 85 D- Avenida
55 Local4 35
Norte No. 64 N - Calle
44 Local
77 No.
4 65-37 Local 141
Carrera 42 No. 67 A - 151 Local 122
Centro Empresarial Dorado Plaza
Centro de Negocios 70 NorteCountry Office Center Centro Comercial Capicentro
PBX +57 (1) 540 2222 PBX +57 (2) 374 3474 PBX +57 (5) 304 8954 PBX +57 (4) 377 7949
CEL. 313 407 3002 CEL. 320 675 8003 CEL. 312 521 8532 CEL. 311 489 0652