CARRERA TECNICA PROFESIONAL EN PROCESOS EMPRESARIALES

DOCUMENTACIÓN Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN – 1314 G1 MOD1 VIRTUAL

TEMA: INTRODUCCIÒN A LA GESTIÒN DOCUMENTAL

ESTUDIANTE
CIELO HILDALY BOHÒRQUEZ SUTACHAN

DOCENTE

SANDRA JANNETH MEDINA BARRAGAN

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

2018
 ESTUDIO DE CASO AA1

1. ¿Qué se debería hacer con toda la documentación que entra a Barrera e

Hijos?
2. ¿Por qué es importante para cualquier empresa organizar los documentos?
3. El señor Barrera toma la decisión de adquirir unos archivadores de un tamaño
considerable para guardar la documentación, ¿les ayudará esta compra con su
manejo de documentos? ¿Por qué?
4. Indague en diferentes fuentes bibliográficas el concepto de documentación y
realice un cuadro comparativo con las definiciones encontradas.
5. Con base en el documento titulado Historia de la información y documentación
de las instituciones documentales realice una línea de tiempo.
SOLUCIÓN
1. La documentación se debe de clasificar según la ley 594 de 2000 en
tablas de retención documental, por un ente administrativo determinado
por la empresa como lo son los gestores de la documentación, para que
solamente ellos sean los encargados en realizar la debida gestión
documental como lo son la conformación, organización, preservación y
control permitiendo la recuperación fácilmente

2. Es importante organizar los documentos en la empresa porque:

 se evidenciaría reducción en costes en tiempo, económico o coste

de oportunidad
 son parte de la memoria corporativa como las actas
 Es un soporte para la toma de decisiones
 Es un respaldo para las acciones legales(constancias)
 Necesidad de controlar la documentación que entra o sale
 Eficiencia organizativa: imagen al cliente interno o externo
 Excelente imagen para el cliente

3. No, el Señor Barrera debe de tener personas capacitadas en Gestión

Documental para realizar actividades encaminadas a la administración del
ciclo de vida de los documentos para poderlos recuperar fácilmente y no
solo estas personas capacitadas harán el correcto manejo de los
documentos sino toda la empresa debe de seguir una serie de normas
establecidas por el ente competente para aprovechar las ventajas de la
organización en cuanto a eficacia y eficiencia, imagen interna y externa y
la gestión eficaz de recursos.
 4.

CUADRO COMPARATIVO

¿QUÈ ES LA DOCUMENTACIÒN?

FUENTE
BIBLIOGRAFICA FECHA/AUTOR DEFINICIÒN
Tipo biblioteca: Colección de
documentos
De hechos: Acto de registrar
2002/ Manuel
Libro - HURIDOCS los resultados de una
Guzman
investigación Ej:
documentación jurídica o
forense
Ciencia general que tiene como
objeto el estudio del proceso de
PDF - UNIVERSIDAD CATEDRATICO:
comunicación de las fuentes
COMPLUTENSE DE JOSE LOPEZ
documentales para la
MADRID YEPES
obtención de nuevo
conocimiento
conjunto de datos o
Libro - ESTRUCTURA informaciones sobre
LINGÜÍSTICA DE LA 1990/ANTONIO determinado tema con limites
DOCUMENTACIÒN - LUIS GARCÌA difíciles de señalar y con
UNIVERSIDAD DE GUTIERREZ actualizaciones interminables
MURCIA siempre lanzada y abierta al
futuro

5. Linea del tiempo La Segunda

Guerra Mundial
marca el despegue
Tablillas de la archivística
por la necesidad
de XVII de investigar y
arcilla: Inventarios
Soportes
difundir el
topográficos, conocimiento y la
GRECIA VI Y XIII distintos al expansión de la
cronológicos Uso de las
Apenas se papel como democracia como
y por tecnologías de
escribe en fotografía o modelo de
asuntos información y
roma con la la organización
microforma social. comunicación
letra carolina
Edad Antigua Edad Media Antiguo Régimen Siglo XIX Siglo XX Siglo XXI
Carlomagno XV archivos Creaciòn de
redes y sofisticados
primer reales con sede
Tabletas sistemas de sistemas
intento de fija y archiveros
de archivos informáticos
Papiros: EGIPTO organizar profesionales
madera: archivo gracias a
ROMA (aptas, Maximiliano I de
diplomas y Habsburgo se
capitulares) crea el primer
archivo serio