DEF SJO Academ

Proyecto de Implementación
Odoo 8.0 Community Edition
Documento de Especificación Funcional (DEF)
Módulo Académico
Proyecto: Proyecto de Implementación Odoo 8.0 Community Edition

Versión del documento: 1.0
Jefe de Proyecto: Mauricio Prado V.
Sistema de Gestión Integral ODOO – Instituto San José Oriol
Índice
1. Plan curricular ........................................................................................................................................... 1
1.1 Tipos de Plan Curricular ..................................................................................................................... 1
1.2 Plan Curricular Modular .................................................................................................................... 1
1.3 Plan Curricular por asignaturas ......................................................................................................... 2
2. Ciclo académico ........................................................................................................................................ 4
2.1 Plan curricular del ciclo...................................................................................................................... 4
3. Gestión de alumnos .................................................................................................................................. 5
3.1 Alumnos ............................................................................................................................................. 5
3.1.1 Reporte de documentación incompleta ........................................................................................... 5
3.2 Gestión de visitantes ......................................................................................................................... 6
4. Gestión de matriculas ............................................................................................................................... 7
4.1 Asignación de grupos......................................................................................................................... 7
4.2 Convalidaciones ................................................................................................................................. 8
5. Gestión de Nómina de matriculados ........................................................................................................ 9
5.1 Creación de nómina........................................................................................................................... 9
5.2 Asignación de alumnos a nómina ...................................................................................................... 9
5.3 Acta de nómina (reporte). ............................................................................................................... 10
6. Gestión de evaluaciones ......................................................................................................................... 10
6.1 Registro de evaluaciones ................................................................................................................. 10
6.2 Subsanaciones ................................................................................................................................. 11
6.3 Verificación/corrección de datos..................................................................................................... 11
6.4 Control de condición académica alumnos ...................................................................................... 11
6.5 Reportes .......................................................................................................................................... 11
7. Gestión de Horarios ................................................................................................................................ 14
7.1 Disponibilidad de docentes ............................................................................................................. 14
7.2 Calendario de eventos y feriados .................................................................................................... 16
7.3 Distribución de carga horaria .......................................................................................................... 16
8. Gestión de Asistencia.............................................................................................................................. 17
8.1 Registro de asistencia diaria ............................................................................................................ 17
8.2 Registro de tolerancias .................................................................................................................... 17
8.3 Registro de justificaciones ............................................................................................................... 17
8.4 Control de deserción de alumnos.................................................................................................... 18
9. Consultas de notas (web) ....................................................................................................................... 19
10. Gestión de titulación........................................................................................................................... 20
10.1 Registro de prácticas pre-profesionales .......................................................................................... 20
ii
10.2 Registro de títulos............................................................................................................................ 20
ii
1. Plan curricular
Para el inicio de las labores académicas Dirección Académica registrará el plan curricular vigente que es
aceptado por el Ministerio de Educación.
Sólo un plan curricular se indicará como “Activo”. Los planes curriculares tienen un periodo de validez y
pueden mantenerse y ser utilizados. Ver Figura 1.
Figura 1. Registro de Plan curricular.
En el plan curricular se consignará la siguiente información:
- Nombre
- Año
- Tipo
- Resolución
- Válido hasta
- Activo
1.1 Tipos de Plan Curricular

Los tipos de plan curricular que actualmente utiliza SJO son:
- Por asignaturas.
- Modular.
1.2 Plan Curricular Modular

El Plan Curricular Modular se aplica a cada carrera profesional en un periodo determinado, donde se indica
los cursos relacionados a dicha carrera con sus respectivas horas lectivas y créditos.
Las carreras constan de módulos. Los módulos se manejarán anualmente.

La certificación se entregará por cada módulo aprobado.
PLANES DE ESTUDIOS ADECUADOS 2017
CARRERA PROFESIONAL TÉCNICA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

MÓDULO N° 1
NOMBRE DEL MÓDULO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PERIODO: SEMESTRE I
N°
CURSOS HORAS CRÉDITOS
ADMINISTRACION 1 4 3
1
2 CONTABILIDAD 1 4 3
3 ECONOMIA 3 2
4 DOCUMENTACION MERCANTIL Y REDACCION COMERCIAL 4 3
5 GESTION DE COMPRAS 4 3
6 PSICOLOGIA INDUSTRIAL 3 2
7 UD EMPLEABILIDAD 1 LIDERAZGO Y COMUNICACIONES 4 3
8 INGLÉS COMERCIAL 2 1.5
9 COMPUTACIÓN 2 1.5
TOTAL 30
PERIODO: SEMESTRE II
N° CURSOS HORAS CRÉDITOS
1 ADMINISTRACION II 4 3
2 CONTABILIDAD 2 4 3
3 RELACIONES PUBLICAS 3 2
4 GESTION DE ALMACENES 3 2
5 MICROECONOMIA 3 2
6 GESTION DE DISTRIBUCION 4 3
UD EMPLEABILIDAD 2 COMUNICACIÓN EFECTIVA Y
7 2 1.5
NEGOCIACIÓN
8 EXP. FORMATIVAS SRT 3 2
9 INGLÉS COMERCIAL 2 1.5
10 COMPUTACIÓN 2 1.5
TOTAL 30
1.3 Plan Curricular por asignaturas

El Plan Curricular por asignaturas se aplica a cada carrera profesional por semestres, donde se indica los
cursos relacionados a dicha carrera con sus respectivas horas lectivas y créditos.
Las carreras constan de semestres.
Una vez finalizados los semestres y en calidad de aprobados los alumnos podrán aplicar a la titulación.
PLAN CURRICULAR - ASIGNATURAS

ADMINISTRACION
SEMESTRE I HORAS CREDITO

2
Lenguaje I 2 2
Economía 2 2
Educación Cívica y Defensa Nacional 2 2
Arte 2 2
Matemática I 3 2
Documentación Mercantil 2 2
Contabilidad I 3 2
Psicología Industrial y Comercial 3 2
Administración I 5 4
Metodología Estudio 2 2
Computación I 4 3
TOTAL 30 25
SEMESTRE II HORAS CREDITO

Lenguaje II 2 2
Análisis de la Realidad Peruana 2 2
Matemática II 3 2
Investigación Científica 2 2
Contabilidad II 3 2
Administración II 5 4
Relaciones Públicas 2 2
Legislación Tributaria y Comercial 2 2
Microeconomía 3 2
Redacción Comercial 2 2
Computación II 4 3
TOTAL 30 25
3
2. Ciclo académico
Para el inicio de las actividades Dirección Académica deberá crear el ciclo académico. En este nuevo ciclo
deberán indicar la siguiente información:
- Fecha de entrega de notas 1ra unidad.

- Fecha de entrega de notas 2da unidad.
- Fecha de entrega de notas 3ra unidad.
- Fecha de entrega de notas subsanación.
- Plazo de entrega de notas (en días).
- Plan curricular del ciclo.
2.1 Plan curricular del ciclo
De acuerdo al Plan curricular activo, Dirección académica deberá habilitar las carreras y unidades didácticas
disponibles para el nuevo ciclo.
Las carreras y unidades didácticas estarán habilitadas para el registro de disponibilidad y horarios de los
docentes. Ver Figura 2.
Figura 2. Registro de ciclo y habilitación de Plan Curricular.
4
3. Gestión de alumnos
3.1 Alumnos
ODOO actualmente gestiona los datos de los alumnos y sus matrículas.
Para que los alumnos sean incluidos en Nómina de matriculados deberán presentar la documentación
requerida:
- Partida de nacimiento.
- Certificado original de estudios.
- Copia del DNI.
ODOO permitirá almacenar imágenes o documentos digitalizados en la ficha del alumno. Ver Figura 3.
Figura 3. Gestión de Alumnos y visitantes.
3.1.1 Reporte de documentación incompleta
Para efectos de control en las nóminas de matriculados se requiere un reporte de alumnos, por carrera, turno
y periodo que aún no tienen la documentación completa.
Esta información proviene de los alumnos matriculados en un ciclo académico determinado.
FORMATO DE ALUMNOS – DOCUMENTACION INCOMPLETA
N° PARTIDA CERT. DE COPIA

ALUMNO CARRERA TURNO
NACIM. ESTUDIOS DNI
1 X
2 X
3 X
4 X X
5 X X
5
3.2 Gestión de visitantes
Odoo llevará un registro de los prospectos de venta (visitantes) que solicitan información de las carreras
profesionales.
Para llevar un control adecuado de los visitantes/alumnos se obtendrán los datos de un servicio de consultas
de DNI (cuando aplique) que esta enlazado a la información de la RENIEC.
Los visitantes al matricularse se convertirán en alumnos de la institución.
6
4. Gestión de matriculas
Odoo gestiona la matrícula de los alumnos. Una matrícula se realiza por carrera, modulo, turno y periodo. El
alumno solo se puede matricular en el plan curricular definido para ese ciclo. Ver Figura 4.
Figura 4. Gestión de Matrículas y distribución.
4.1 Asignación de grupos
Según la cantidad de alumnos matriculados en el ciclo actual y en el anterior, el área de Sub-dirección

académica asigna los grupos y puede realizar una fusión de los mismos.
La capacidad de aula define la cantidad de alumnos a asignar.
Como resultado de la asignación de grupos se obtiene el reporte “Cuadro de distribución de los alumnos”.
DISTRIBUCIÓN DE AULAS
FORMATO DE DISTRIBUCIÓN DE AULAS
FASE …………….
CARRERA:………………………………………………………………..
Turno Aula Capacidad
Nº Nº Alum Carrera Semestre GRUPO M T N
MAÑANA
7
TARDE
NOCHE
TOTAL
4.2 Convalidaciones
Las convalidaciones se dan en los siguientes casos:
- Convalidación de unidades didácticas (actualización de la carrera).

- Traslado interno (cambio de carrera con línea similar).
- Traslado externo (proviene de otra institución).
8
5. Gestión de Nómina de matriculados

La Nómina de matriculados es un documento oficial que se presenta anualmente al Ministerio de Educación
y que identifica a aquellos alumnos que están debidamente matriculados en las diferentes carreras
profesionales de la institución. Ver Figura 5.
Figura 5. Gestión de Nómina de matriculados.
5.1 Creación de nómina
La nómina se creará por ciclo, carrera, módulo, turno, periodo y sección.
La nómina tiene un plazo de entrega de 30 días hábiles con respecto al inicio de clases de dicho ciclo.
La nómina se gestiona con dos estados: “Borrador” (cuando la nómina se crea) y “Enviado” (cuando se envía
al Ministerio).
5.2 Asignación de alumnos a nómina
Odoo incluirá para la nómina a los alumnos matriculados que cumplan las siguientes condiciones:
- Un alumno se considera en la nómina cuando tiene la documentación completa.

- Un alumno se considera en la nómina cuando tiene asistencia de más del 10%.
9
5.3 Acta de nómina (reporte).
Odoo exportará la información de la nómina en formato Excel con los datos solicitados por el “Acta Registro
de matrícula” oficial del Ministerio de Educación. Ver Imagen 1.
Imagen 1. Acta Registro de matrícula.
6. Gestión de evaluaciones
6.1 Registro de evaluaciones
Los docentes registrarán las evaluaciones por ciclo, carrera, modulo, turno, periodo, sección y unidad
didáctica (asignatura).
Las evaluaciones se tipifican de la siguiente manera:
- Evaluación regular. Se registra tres notas por cada unidad didáctica.

- Evaluación de cargo. Se registra tres notas por cada unidad didáctica.
- Evaluación de repitencia. Se registra tres notas por cada unidad didáctica.
- Evaluación de suficiencia. Se registra una sola nota.
- Evaluación extraordinaria. Se registra una sola nota.
o Por traslado interno.
o Por traslado externo.
o Por convalidación.
El registro de evaluaciones tendrá un intervalo de fechas en la cual el docente podrá realizar dicha operación
este intervalo está indicado en el ciclo académico (ver sección 2).
10
El área de Secretaria académica definirá este intervalo de fechas. El área de Secretaria académica podrá
ampliar el intervalo de fechas para el docente. Ver Figura 6.
Figura 6. Gestión de evaluaciones.
6.2 Subsanaciones
Los docentes registrarán las notas de subsanación por ciclo, carrera, modulo, turno, periodo, sección y unidad
didáctica (asignatura) para aquellos alumnos desaprobados en las evaluaciones regulares, de cargo y
repitencia.
6.3 Verificación/corrección de datos
Secretaría académica podrá verificar y/o corregir las notas registradas por los docentes.
6.4 Control de condición académica alumnos
Odoo no permitirá matricular si se encuentra en situación deudor.
6.5 Reportes
Odoo generará el Boletín de notas en PDF de acuerdo al formato especificado.
11
BOLETÍN DE NOTAS
CARRERA………………………………..SEMESTRE…………SECCIÓN………………….TURNO…………….
ESTUDIANTE……………………………………………………………………….
N° UNIDAD DIDÁCTICA 1RA. 2DA. 3RA. PROMEDIO DOCENTE
UNIDAD UNIDAD UNIDAD
1
Odoo generará el Boletín semestral de notas en PDF de acuerdo al formato especificado.
Odoo exportará el Acta de Evaluaciones en formato Excel con los datos solicitados por el reporte oficial del
Ministerio de Educación. Ver Imagen 2.
Imagen 2. Acta de Evaluación.
12
Odoo generará el Reporte de alumnos desaprobados.
Odoo generará el Reporte de condición académica del alumno.
13
7. Gestión de Horarios
7.1 Disponibilidad de docentes
Los docentes deberán registrar la cantidad de horas disponibles y las asignaturas que pueden dictar.
Dependiendo de las carreras se tiene tres tipos en la disponibilidad horaria: para carreras de gestión, para
carreras de gastronomía y arte culinario y para carreras de estética. Ver Figura 7.
Figura 7. Gestión de horarios.
El modelo a seguir para el registro de disponibilidad es el siguiente:
DISPONIBILIDAD DE HORARIO DEL DOCENTE
CARRERAS DE GESTIÓN (03 años)
Nombres y apellidos:…………………………………………………………..…………………………………………………….
Dirección:…………………………………………………………………………….Teléf:………….Celular……………………
Email:…………………………………………………………………………………………………………………………………………
Título(s) Profesional (es)……………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
ASIGNATURAS QUE PODRÍA DICTAR
MAÑANA
HORAS LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES
8.00-8.45
8.45-9.30
14
9.30-10.15
10.30-11.15
11.15-12.00
12.00-12.45
TARDE
1.00-1.40
1.40-2.20
2.20-3.00
3.10-3.50
3.50.-4.30
4.30.-5.10
TARDE – NOCHE
5.15-5.55
5.55-6.35
6.35-7.15
7.25-8.05
8.05-8.45
8.45-9.25
DISPONIBILIDAD DE HORARIO DEL DOCENTE

GASTRONOMÍA Y ARTE CULINARIO
Nombres y apellidos:…………………………………………………………..…………………………………………………….
Dirección:…………………………………………………………………………….Teléf:………….Celular……………………
Email:…………………………………………………………………………………………………………………………………………
Título(s) Profesional (es)……………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
ASIGNATURAS QUE PODRÍA DICTAR
TURNO - MAÑANA
Nª HORA LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES
08:00 a.m.
1
08:45 a.m.
08:45 a.m.
2
09:30 a.m.
09:30 a.m.
3
10:15 a.m.
10:15 a.m.
4
11:00 a.m.
11:00 a.m.
5
11:45 a.m.
11:45 a.m.
6
12:30 p.m.
15
12:30 p.m.
7
01:15 p.m.
01:15 p.m.
8
02:00 p.m.
TURNO - TARDE - NOCHE

Nª HORA LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES
03:00 p.m.
1
03:45 p.m.
03:45 p.m.
2
04:30 p.m.
04:30 p.m.
3
05:15 p.m.
05:15 p.m.
4
06:00 p.m.
06:00 p.m.
5
06:45 p.m.
06:45 p.m.
6
07:30 p.m.
07:30 p.m.
7
08:15 p.m.
08:15 p.m.
8
09:00 p.m.
7.2 Calendario de eventos y feriados
Para controlar los horarios de manera eficiente el área de Sub-dirección académica indicará aquellos días que
no dictarán clases, debido a eventos que organiza la institución o feriados calendario. Esto con el fin de re-
ordenar las horas efectivas de enseñanza a los alumnos.
7.3 Distribución de carga horaria
De acuerdo a la disponibilidad de los docentes y los cursos asignados a los mismos el área de Sub-dirección
académica registrará la carga horaria para los docentes dando como resultado los horarios.
Los horarios deberán ser aprobados por el director académico y entregados a docentes y alumnos.
FORMATO DE DISTRIBUCIÓN DE CURSOS Y DOCENTES
N°
CURSOS DOCENTE HORAS
1
2
3
4
5
16
8. Gestión de Asistencia
8.1 Registro de asistencia diaria
Cada docente al momento de impartir su clase deberá realizar la “Apertura de sesión” de acuerdo al curso
que le corresponde. Con el listado de alumnos matriculados (regulares, de cargo o repitentes) el docente
registra la asistencia de los alumnos, considerando las tolerancias. Ver Figura 8.
Esta asistencia será supervisada por el área de Asistencia social quién controlará con el “Reporte de
asistencia” si el alumno cumple con los requisitos (30% de asistencia) para seguir llevando el curso o lo
desaprueba por inasistencia.
Figura 8. Gestión de asistencia.
8.2 Registro de tolerancias
Los alumnos tendrán la posibilidad de solicitar a Asistencia social que se les permita una “Tolerancia” en una
asignatura determinada. Con el fin de poder llegar tarde por razones de trabajo, lejanía o fuerza mayor.
Esta información deberá ser registrada con anticipación para que la asistencia diaria se lleve adecuadamente.
Según la relación de tolerancias el docente colocará si el alumno asiste de manera regular o indica si tiene
tardanza o falta a la asignatura.
8.3 Registro de justificaciones
Los alumnos que no asisten a una asignatura en el horario establecido tienen la posibilidad de presentar la
justificación de su falta. Asistencia social se encargará de registrar la justificación en estos casos.
17
8.4 Control de deserción de alumnos
Para los alumnos con inasistencia el área de Servicio social evaluará su situación y cuando corresponda
registrará el motivo de “deserción”.
Odoo deberá mantener un historial de la deserción de los alumnos.
Odoo deberá emitir los siguientes reportes según formato proporcionado:
- Reporte de asistencia mensual.

- Reporte de deserción mensual.
- Reporte de alumnos retirados.
18
9. Consultas de notas (web)

El alumno podrá acceder al portal de SJO con su usuario y contraseña.
El portal mostrará la(s) carrera(s), modulo, turno(s), periodo(s) y sección en los que el alumno se encuentra
matriculado, donde podrá seleccionar un ítem a la vez.
Una vez seleccionado el portal mostrará las unidades didácticas (asignaturas) asociadas con las notas
registradas por los docentes. Ver Figura 9.
Figura 9. Consultas de notas del alumno.
19
10. Gestión de titulación

10.1 Registro de prácticas pre-profesionales
El área de Bolsa de trabajo registrará los datos de la “Hoja de calificación de prácticas” de los alumnos que
figuran como aprobados en la carrera. Ver figura 10.
Figura 10. Registro de calificación de prácticas.
Odoo deberá emitir el reporte “Consolidado de notas” según formato. Odoo deberá emitir el reporte
“Constancia de egresado” según formato.
10.2 Registro de títulos
El área de secretaría académica creará el grupo de titulación manualmente. Los alumnos en calidad de
egresados que estén aprobados podrán ser incluidos en el grupo de titulación. Para cada alumno se deberá
considerar la modalidad de titulación.
Odoo deberá asignar la Numeración de Registro Institucional del Título (RIT) de forma automática de acuerdo
al formato especificado. Odoo generará la emisión del título. Odoo generará el “Certificado de estudios”
según formato indicado. El área de Secretaría académica podrá registrar los títulos y marcarlos como
enviados. Ver Figura 11.
Figura 11. Registro de Títulos.

20

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Odoo 8.0 Community Edition

Documento de Especificación Funcional (DEF)

Proyecto: Proyecto de Implementación Odoo 8.0 Community Edition

10.2 Registro de títulos............................................................................................................................ 20

Figura 1. Registro de Plan curricular.

En el plan curricular se consignará la siguiente información:

1.1 Tipos de Plan Curricular

1.2 Plan Curricular Modular

Las carreras constan de módulos. Los módulos se manejarán anualmente.

La certificación se entregará por cada módulo aprobado.

PLANES DE ESTUDIOS ADECUADOS 2017

CARRERA PROFESIONAL TÉCNICA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

1.3 Plan Curricular por asignaturas

Las carreras constan de semestres.

PLAN CURRICULAR - ASIGNATURAS

SEMESTRE I HORAS CREDITO

SEMESTRE II HORAS CREDITO

- Fecha de entrega de notas 1ra unidad.

2.1 Plan curricular del ciclo

Figura 2. Registro de ciclo y habilitación de Plan Curricular.

ODOO actualmente gestiona los datos de los alumnos y sus matrículas.

Figura 3. Gestión de Alumnos y visitantes.

3.1.1 Reporte de documentación incompleta

Esta información proviene de los alumnos matriculados en un ciclo académico determinado.

FORMATO DE ALUMNOS – DOCUMENTACION INCOMPLETA

N° PARTIDA CERT. DE COPIA

3.2 Gestión de visitantes

Los visitantes al matricularse se convertirán en alumnos de la institución.

Figura 4. Gestión de Matrículas y distribución.

4.1 Asignación de grupos

Según la cantidad de alumnos matriculados en el ciclo actual y en el anterior, el área de Sub-dirección

La capacidad de aula define la cantidad de alumnos a asignar.

FORMATO DE DISTRIBUCIÓN DE AULAS

Las convalidaciones se dan en los siguientes casos:

- Convalidación de unidades didácticas (actualización de la carrera).

5. Gestión de Nómina de matriculados

Figura 5. Gestión de Nómina de matriculados.

5.1 Creación de nómina

La nómina se creará por ciclo, carrera, módulo, turno, periodo y sección.

5.2 Asignación de alumnos a nómina

- Un alumno se considera en la nómina cuando tiene la documentación completa.

5.3 Acta de nómina (reporte).

Imagen 1. Acta Registro de matrícula.

Las evaluaciones se tipifican de la siguiente manera:

- Evaluación regular. Se registra tres notas por cada unidad didáctica.

Figura 6. Gestión de evaluaciones.

6.3 Verificación/corrección de datos

6.4 Control de condición académica alumnos

Odoo no permitirá matricular si se encuentra en situación deudor.

Odoo generará el Boletín de notas en PDF de acuerdo al formato especificado.

Odoo generará el Boletín semestral de notas en PDF de acuerdo al formato especificado.

Imagen 2. Acta de Evaluación.

Odoo generará el Reporte de alumnos desaprobados.

Odoo generará el Reporte de condición académica del alumno.

Figura 7. Gestión de horarios.

El modelo a seguir para el registro de disponibilidad es el siguiente:

DISPONIBILIDAD DE HORARIO DEL DOCENTE

CARRERAS DE GESTIÓN (03 años)

DISPONIBILIDAD DE HORARIO DEL DOCENTE

TURNO - TARDE - NOCHE

7.2 Calendario de eventos y feriados

7.3 Distribución de carga horaria

Figura 8. Gestión de asistencia.