CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO

CORPORATIVO

NOVIEMBRE 2003
 TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ...................................................................................................................2

PRESENTACIÓN..................................................................................................................................6
TÍTULO PRELIMINAR.......................................................................................................................7
DISPOSICIONES GENERALES.........................................................................................................7
1 OBJETIVO DEL CÓDIGO ........................................................................................................7
2 ÁMBITO DE APLICACIÓN ......................................................................................................7
TÍTULO I: IDENTIFICACIÓN DE LA CORPORACIÓN .............................................................8
1 NATURALEZA............................................................................................................................8
2 OBJETO SOCIAL .......................................................................................................................8
TÍTULO II: MARCO DE ACTUACIÓN ............................................................................................9
CAPÍTULO I: MARCO DE REFERENCIA CORPORATIVO ......................................................9
1 MISIÓN.........................................................................................................................................9
2 VISIÓN..........................................................................................................................................9
3 VALORES ....................................................................................................................................9
4 POLÍTICAS..................................................................................................................................9
5 CULTURA DE CALIDAD ........................................................................................................11
CAPÍTULO II: PORTAFOLIO DE PRODUCTOS, SERVICIOS E INGRESOS.......................11
1 PORTAFOLIO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS................................................................12
1.1 CANALES DE ENTREGA DE SERVICIO ..................................................................................12
2 INGRESOS .................................................................................................................................12
2.1 APORTES DEL 4%, SOBRE LA NÓMINA REALIZADOS POR LOS EMPLEADORES PARA EL
SUBSIDIO FAMILIAR............................................................................................................12
2.2 APORTES DEL 3%, PARA EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR ( ICBF ).13
2.3 APORTES DEL 2% PARA EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”. ...................13
CAPÍTULO III: DE LOS RIESGOS ................................................................................................13
1 ÁREAS Y ÓRGANOS INOLUCRADOS EN LA GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS 13
TÍTULO III: DE LA CORPORACIÓN Y SU GOBIERNO...........................................................15
CAPÍTULO I: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ..................................................................15
CAPÍTULO II: ÓRGANOS DE DIRECCIÓN ................................................................................15
1 ASAMBLEA GENERAL DE AFILIADOS. ............................................................................15
1.1 REUNIONES..........................................................................................................................16

2
 1.2 QUÓRUM .............................................................................................................................16
1.3 FUNCIONES Y ATRIBUCIONES .............................................................................................17
1.4 ACTAS .................................................................................................................................17
CAPITULO III : ORGANOS DE ADMINISTRACIÓN. ................................................................18
1 CONSEJO DIRECTIVO ...........................................................................................................18
1.1 ELECCIÓN ............................................................................................................................18
1.2 REUNIONES..........................................................................................................................18
1.3 QUÓRUM .............................................................................................................................19
1.4 FUNCIONES Y ATRIBUCIONES .............................................................................................19
1.5 REMUNERACIÓN ..................................................................................................................20
1.6 ACTAS .................................................................................................................................21
2 DIRECTOR ADMINISTRATIVO. ..........................................................................................21
2.1 ELECCIÓN ............................................................................................................................21
2.2 REMUNERACIÓN ..................................................................................................................21
2.3 FUNCIONES ..........................................................................................................................21
3 DIVISIONES Y DEPARTAMENTOS .....................................................................................23
3.1 DE LAS DIVISIONES.............................................................................................................23
3.2 DE LOS DEPARTAMENTOS ...................................................................................................23
4 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES POR PROCESOS ..............................................24
CAPÍTULO IV: PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN Y GESTIÓN DEL
DESEMPEÑO DEL PERSONAL DE LA CAJA..............................................................................24
1 SELECCIÓN ..............................................................................................................................24
1.1 RECLUTAMIENTO.................................................................................................................24
1.2 ENTREVISTAS DE SELECCIÓN ..............................................................................................25
1.3 VINCULACIÓN DEL CANDIDATO ..........................................................................................25
1.4 INDUCCIÓN ..........................................................................................................................25
2 GESTIÓN DEL DESEMPEÑO ................................................................................................25
2.1 CONCERTACIÓN DE METAS .................................................................................................25
2.2 SEGUIMIENTO ......................................................................................................................26
2.3 EVALUACIÓN .......................................................................................................................26
CAPÍTULO V: CRITERIOS DE REMUNERACIÓN....................................................................26
1 SALARIOS .................................................................................................................................26
2 BENEFICIOS .............................................................................................................................27
TÍTULO IV: DE LA CONDUCTA DE LA ADMINISTRACIÓN.................................................28
CAPÍTULO I: MECANISMOS PARA FIJAR, EVALUAR Y VERIFICAR LOS
RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DE LOS ADMINISTRADORES ................................28
CAPÍTULO II: DEL CONTROL......................................................................................................28
1 CONTROLES EXTERNOS......................................................................................................28

3
 1.1 REVISORÍA FISCAL ..............................................................................................................28
1.1.1 Nombramiento................................................................................................................28
1.1.2 Requisitos.......................................................................................................................29
1.1.3 Remuneración ................................................................................................................29
1.1.4 Funciones.......................................................................................................................29
1.1.5 Responsabilidades..........................................................................................................30
1.1.6 Inhabilidades e Incompatibilidades ...............................................................................30
1.2 SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR. ..................................................................31
2 CONTROLES INTERNOS .......................................................................................................31
2.1 CONSEJO DIRECTIVO. ..........................................................................................................31
2.2 AUDITORIA INTERNA ...........................................................................................................31
2.3 COMITÉ DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO..................................................................31
TÍTULO V. DE LAS RELACIONES ENTRE COLSUBSIDIO Y SUSVINCULADAS...............33
CAPÍTULO I: DE LAS RELACIONES ECONÓMICAS ENTRE COLSUBSIDIO Y SUS
VINCULADAS.....................................................................................................................................33
TÍTULO VI: DE LOS AFILIADOS .................................................................................................34
CAPÍTULO I: DERECHOS Y OBLIGACIONES ..........................................................................34
1 TRATO EQUITATIVO.............................................................................................................34
2 CONVOCATORIA DE ASAMBLEA ......................................................................................34
3 IDENTIFICACIÓN DE LOS AFILIADOS. ...........................................................................35
4 OFICINA DE ATENCIÓN A LOS AFILIADOS....................................................................35
5 CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO ..........................................................................................35

TÍTULO VII: DE LOS PROVEEDORES........................................................................................36

CAPÍTULO I: EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y REEVALUACIÓN DE LOS
PROVEEDORES .................................................................................................................................36
CAPÍTULO II: VÍNCULOS JURÍDICOS ENTRE PROVEEDORES, COMPRADORES,
AFILIADOS, ÓRGANOS DIRECTIVOS Y DE ADMINISTRACIÓN .........................................37
TÍTULO VIII: CONFLICTOS DE INTERÉS.................................................................................38
CAPÍTULO I: DEFINICIÓN ............................................................................................................38
CAPÍTULO II: MANEJO DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS ..............................................38
1 EN LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL ..........................................................................38
2 EN LA ACTUACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS.................................................................38
3 EN LAS RELACIONES CON LOS PROVEEDORES ..........................................................39
CAPÍTULO III: RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS.....................................................................39
TÍTULO IX: DE LA INFORMACIÓN ............................................................................................40

4
CAPÍTULO I: ESTÁNDARES DE INFORMACIÓN ....................................................................40
CAPÍTULO II: MEDIOS DE INFORMACIÓN .............................................................................40
TÍTULO X: DIVULGACIÓN Y CONSULTA.................................................................................41

5
PRESENTACIÓN

El tema del buen gobierno corporativo es de especial importancia para el sistema

del subsidio familiar pues fue precisamente con apoyo en la Ley 789 de 2002, que
se estableció como requisito para las Cajas de Compensación Familiar

COLSUBSIDIO, consciente de la importancia que tienen las prácticas de buen

gobierno corporativo, ha adoptado el presente Código, que compila los distintos
mecanismos e instrumentos mediante los cuales la Corporación garantiza una
gestión transparente de todas las actividades relacionadas con el desarrollo de su
objeto social y asegura el respeto por los empleadores afiliados, trabajadores
beneficiarios, proveedores y empleados.

El texto del Código de Buen Gobierno Corporativo se encuentra disponible para

consulta de sus trabajadores, clientes, empleadores afiliados, trabajadores
beneficiarios y del público en general en la página web de la Corporación
www.colsubsidio.com.co. Así mismo, este se encuentra disponible en la Secretaría
General de la Caja, ubicada en la Calle 26 No. 25-50, Piso 8° de la ciudad de
Bogota.

6
 TÍTULO PRELIMINAR

DISPOSICIONES GENERALES

1 Objetivo Del Código

El objetivo del presente Código es compilar las políticas, normas, sistemas y

principios éticos que orientan las actuaciones de Colsubsidio y de todas las
personas vinculadas con ella, con el fin de preservar la integridad ética institucional,
asegurar la adecuada administración de sus asuntos, el respeto por los
empleadores afiliados, por los trabajadores beneficiarios, por la comunidad, de los
servicios asegurando una adecuada prestación de los servicios de la institución y el
conocimiento público de su gestión.

2 Ámbito De Aplicación

El presente Código aplica a todas las actuaciones del Consejo Directivo, el Director
Administrativo, los Jefes de División, los Jefes de Departamento, Jefes de Área,
Empleados, Contratistas, Proveedores, trabajadores beneficiarios y empleadores
afiliados de Colsubsidio, con el fin de que la actuación de la organización se ajuste a
los principios éticos y prácticas de buen manejo corporativo.

7
 TÍTULO I: IDENTIFICACIÓN DE LA CORPORACIÓN

3 Naturaleza

La Caja Colombiana de Subsidio Familiar, COLSUBSIDIO, es una persona jurídica

de derecho privado, sin ánimo de lucro, organizada como Corporación, cumple
funciones de protección y seguridad social y se halla sometida al control y vigilancia
del Estado, en la forma establecida por la Constitución Nacional y las leyes de la
República. Su personería jurídica le fue reconocida por Resolución número 3.286
del 4 de diciembre de 1957 del Ministerio de Justicia.

4 Objeto Social

Lo constituye el recaudo y administración de la prestación social subsidio familiar,

así como todas las actividades relacionadas con sus servicios, la protección y la
seguridad social, conforme con las disposiciones que regulen cada materia.

8
 TÍTULO II: MARCO DE ACTUACIÓN

CAPÍTULO I: MARCO DE REFERENCIA CORPORATIVO

5 Misión

En Colsubsidio trabajamos en conjunto con los empleadores, los trabajadores y el

Estado, por el mejoramiento integral de las condiciones de vida de la población y el
desarrollo de una sociedad más solidaria, armónica y equitativa. MAS FAMILIAS
VIVIENDO MEJOR.

6 Visión

Ser la organización preferida por los empleadores, los trabajadores, el Estado y la

población en general por nuestro liderazgo en la formulación y gestión de políticas y
programas sociales dentro del marco de la protección y la seguridad social.

7 Valores

Respeto al ser humano y sus derechos. Estamos comprometidos en la construcción

y preservación de condiciones de vida dignas.

Honestidad. Somos coherentes con nuestra razón de ser, actuamos dentro de la

verdad, con honradez, responsabilidad y total transparencia.

Solidaridad. Buscamos la práctica de la mutua ayuda entre las personas, apoyamos

a los grupos menos favorecidos para que puedan mejorar su calidad de vida.

Equidad. Buscamos el bienestar sin discriminación alguna, proporcionando igualdad

de oportunidades.

8 Políticas

1. Orientamos nuestros servicios y programas a la población con base en las

siguientes prioridades: afiliados de menores ingresos, demás afiliados, afiliados a
las asociadas, población de menores recursos y población en general.

9
2. Trabajamos por el mejoramiento de las condiciones de vida de la población en
los campos social, psicológico, espiritual, biológico y productivo, en forma
integral y perdurable.

3. Trabajamos por el logro de una conciencia solidaria que propenda por el

desarrollo de una sociedad más armónica y equitativa.

4. Somos proactivos y oportunos en la formulación y desarrollo de políticas

sociales.

5. Participamos en todos los campos de la protección y la seguridad social.

6. Trabajamos en equipo y generamos sinergias entre nuestros servicios como

ventaja competitiva.

7. Realizamos alianzas para el cumplimiento de nuestra misión.

8. Generamos confianza ante el Estado por la efectividad y transparencia de nuestra

gestión.

9. Demostramos a los empleadores los beneficios de su inversión para el bienestar

social de los trabajadores, sus familias y la población en general.

10. Mantenemos con las empresas afiliadas permanentes relaciones que nos
permitan optimizar el cumplimiento de nuestro objetivo social.

11. Competimos de manera abierta y transparente en la oferta de Cajas de

compensación.

12. Establecemos subsidios razonables y fijamos precios y tarifas competitivas y

acordes con los segmentos de la población que atendemos.

13. Optimizamos directamente o en asocio con terceros nuestra infraestructura y la

utilización máxima de la capacidad instalada.

14. Prestamos servicios que cumplen con estándares de calidad, precio, vigencia y
competitividad de cada mercado.

15. Buscamos inversiones rentables financieramente y fuentes de recursos

adicionales que faciliten nuestra gestión social, en concordancia con los valores
de la organización.

10
16. Creamos condiciones para que los trabajadores de Colsubsidio tengamos
vocación de servicio, conciencia social, sentido de pertenencia y orientación
hacia el cliente.
17. Compartimos información internamente de manera responsable, oportuna y
veraz.

18. Somos flexibles al cambio y promovemos la innovación permanente.

19. Diseñamos e implementamos productos y servicios con base en estudios

previos de necesidades del cliente, conocimiento de la competencia y viabilidad.

20. Evaluamos nuestros productos y servicios con indicadores de satisfacción del

cliente, cobertura, calidad, impacto, gestión y financieros.

21. Mantenemos disciplina financiera basada en la planeación, control,

racionalización del gasto y seguimiento a través de un sistema integral de
indicadores.

22. Construimos infraestructura de acuerdo con estándares de eficiencia, agilidad,

calidad y economía, teniendo en cuenta las necesidades del cliente.

23. Trabajamos con estructuras administrativas flexibles y procesos ágiles

orientados al cliente.

24. Contribuimos a la preservación y mejoramiento del medio ambiente.

25. Actuamos de forma coherente con nuestro direccionamiento estratégico.

9 Cultura De Calidad

En Colsubsidio estamos comprometidos permanentemente con la

satisfacción de las necesidades de nuestros clientes mediante el diseño y
suministro de productos y servicios de calidad y el cumplimiento de nuestra
oferta de servicio. Esto lo logramos a través de un excelente trabajo en
equipo, que se refleja en la efectividad, mejoramiento e innovación de los
procesos, contribuyendo así a mantener una organización de alto
desempeño.

CAPÍTULO II: PORTAFOLIO DE PRODUCTOS, SERVICIOS E INGRESOS

11
 10 Portafolio De Productos Y Servicios

El subsidio familiar es una prestación social pagadera en dinero, especie y servicios

a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de
personas a cargo y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas
económicas que representa el sostenimiento de la familia como núcleo básico de la
sociedad.

La Caja Colombiana de Subsidio Familiar, COLSUBSIDIO, presta los servicios que

le permite la ley, tales como, la salud, el mercadeo, la educación, la vivienda, el
crédito, la recreación y la cultura, así como todas las demás actividades, dentro del
marco de la Protección y la Seguridad Social.

10.1 Canales De Entrega De Servicio

Los canales de entrega de los productos que ofrece COLSUBSIDIO, permiten a los
afiliados el acceso al más amplio portafolio de servicios sociales, así como la
facilidad y la consulta de los mismos.

El Departamento de Servicio al cliente bajo la responsabilidad de la División

Comercial, administra y garantiza el cumplimiento de las políticas de atención al
cliente, establecidas para cada uno de los servicios de la Caja.

Además del correo tradicional, Colsubsidio cuenta con canales, tales como Internet,
la Central de Llamadas, el Call Center y los distintos Centros Integrales de Servicios
que la Caja posee en Bogotá y en el Departamento de Cundinamarca.

11 Ingresos

COLSUBSIDIO, en su calidad de Caja de Compensación, obtiene ingresos en virtud

del desarrollo de todas las actividades que lleva a cabo; igualmente, mediante el
cobro de tarifas diferenciales y progresivas, así como el recaudo y la administración
de los aportes a la nómina pagados por parte de los empleadores.

11.1 Aportes Del 4%, Sobre La Nómina Realizados Por Los

Empleadores Para El Subsidio Familiar.

Los aportes hechos por los empleadores a la Caja, se distribuyen según lo

establecido en la ley para los diferentes fondos, a saber: el Fondo de Vivienda de
Interés Social, (FOVIS), el Fondo para la Atención Integral a la Niñez y la Jornada
Complementaria (FONNIÑEZ), la apropiación para el Régimen Subsidiado de Salud,
(FOSYGA) y el Fondo para la Promoción al Empleo y Protección al Desempleo

12
(FONEDE). De igual forma, la Caja destina recursos al subsidio en dinero (
CUOTA MONETARIA) y apropia el porcentaje de gastos de administración, las
reservas legales del caso, así como los subsidios en servicios permitidos en la ley.

Todo lo anterior de acuerdo con los porcentajes establecidos en las disposiciones

que regulan la materia.

11.2 Aportes Del 3%, Para El Instituto Colombiano De Bienestar

Familiar ( ICBF ).

COLSUBSIDIO recauda los aportes correspondientes al 3% que sobre la nómina,

deben liquidar y pagar mensualmente los empleadores, como aportes parafiscales,
con destino al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ( I.C.B.F.)

La Caja cobra por el recaudo de estos recursos, un porcentaje acordado con el

Instituto, perteneciéndole los rendimientos financieros que generen tales recursos
durante el tiempo que ellos estén en su poder.

11.3 Aportes Del 2% Para El Servicio Nacional De Aprendizaje

“SENA”.

Igualmente, Colsubsidio recauda los aportes correspondientes al 2% que sobre la

nómina, deben liquidar y pagar mensualmente los empleadores como aporte
parafiscal con destino al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.

La Corporación cobra por el recaudo de estos recursos, un porcentaje previamente

acordado con el Sena, perteneciéndole los rendimientos financieros que generen los
mismos, durante el tiempo que ellos estén en su poder.

CAPÍTULO III: DE LOS RIESGOS

12 Áreas Y Órganos Involucrados En La Gestión Integral De

Riesgos.

El Consejo Directivo de Colsubsidio, es el responsable de adoptar los mecanismos

que permitan identificar, medir, monitorear y divulgar los riesgos a los que se
enfrenta la Corporación en relación con el desarrollo de su actividad.

En virtud de dicha responsabilidad, el Consejo podrá designar un Comité Externo de

Riesgo, el cual tendrá como funciones, analizar, evaluar y decidir sobre la gestión y
administración de riesgos, y presentar ante el Consejo los informes y las

13
recomendaciones para estudio de este. Igualmente, la administración y la alta
gerencia de la Caja, se encuentran informadas de la gestión integral de riesgos y
son partícipes de las recomendaciones que en dicha materia tome este comité.

14
 TÍTULO III: DE LA CORPORACIÓN Y SU GOBIERNO

CAPÍTULO I: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La siguiente es la estructura organizacional al interior de la Corporación.

CAPÍTULO II: ÓRGANOS DE DIRECCIÓN

13 Asamblea General De Afiliados.

La Caja Colombiana de Subsidio Familiar – COLSUBSIDIO, será administrada y

dirigida por la Asamblea General, por el Consejo Directivo y por el Director
Administrativo, así como por todo otro órgano o cargo especializado creado por la

15
Asamblea General o por el Consejo Directivo, de acuerdo con las conveniencias
de la Institución.

La Asamblea General estará integrada por todos los empleadores miembros o

afiliados a la institución que se hallen en pleno goce de los derechos que su calidad
les otorga.

13.1 Reuniones

Las reuniones ordinarias de la Asamblea General, tendrán lugar en el primer

semestre de cada año, en fecha, hora y lugar fijados por el Consejo Directivo y en
su defecto por el Director Administrativo.

La convocatoria para las reuniones de la Asamblea General, ordinarias o

extraordinarias, se hará por lo menos con diez (10) días hábiles de anticipación, por
medio de aviso publicado en un diario de amplia circulación en la ciudad de Bogotá
o por notificación escrita, a todos los afiliados, remitida a la dirección que tengan
registrada en la Institución. La convocatoria debe indicar el proyecto del Orden del
Día, el sitio, la fecha y la hora de la reunión, la forma y términos para presentación
de poderes, inscripción de candidatos e inspección de libros y documentos, así
como la fecha límite para pago de quienes deseen ponerse a paz y salvo con la
Corporación para efectos de la Asamblea.

Las reuniones extraordinarias se realizarán por convocatoria que haga el Consejo

Directivo, el Director Administrativo, el Revisor Fiscal o por solicitud escrita de un
número plural de afiliados que represente por lo menos una cuarta parte del total de
los miembros hábiles de la Corporación.

El Superintendente del Subsidio Familiar, podrá convocar a una reunión

extraordinaria de la Asamblea General de la Caja cuando a su juicio se presenten
circunstancias que así lo ameriten.

13.2 Quórum

Habrá quórum para las reuniones ordinarias o extraordinarias de la Asamblea

General de Afiliados con la concurrencia de un numero plural de personas que
represente por lo menos el 25% de los votos totales a que tienen derecho los
empleadores hábiles afiliados, según lo especificado en el artículo 23 de los
estatutos de la Corporación. Transcurridos sesenta ( 60 ) minutos, contados a partir
de la hora exacta fijada para la reunión, si no se logra formar quórum para deliberar
la asamblea sesionará válidamente y podrá adoptar decisiones con cualquier
número plural de afiliados hábiles presentes.

16
 13.3 Funciones Y Atribuciones

Son funciones de la Asamblea General de Afiliados elegir los cinco representantes

principales y los cinco suplentes que integran el Consejo Directivo como
representantes de los empleadores y fijarles la asignación correspondiente; nombrar
para períodos de dos años y remover con justa causa, al Revisor Fiscal y a su
suplente y señalarles su asignación; crear los organismos técnicos o asesores que
se requieran para la buena marcha de la Corporación; examinar, aprobar u objetar
las cuentas, balances y estados financieros que el Consejo Directivo presente
después de cada ejercicio presupuestal; considerar los informes generales y
especiales que presente el Director Administrativo; decretar la liquidación y
disolución de la Corporación con sujeción a las normas estatutarias legales y
reglamentarias que rijan sobre el particular; velar como máximo órgano de la de la
Corporación por el cumplimiento de los principios del Subsidio Familiar, de la
Protección y la Seguridad Social, así como del cumplimiento de la ley y de las
orientaciones y directrices que en este sentido señale el Gobierno Nacional por
intermedio de sus organismos competentes en esa materia; las que naturalmente le
correspondan como suprema entidad directiva de la Corporación , siempre que no
estén expresamente atribuidas a otro organismo o funcionario y las demás que le
asignen las normas legales o los estatutos.

13.4 Actas

Todas las reuniones, resoluciones, deliberaciones, decisiones, elecciones y demás

trabajos de la Asamblea General, se harán constar en un libro de Actas que firmarán
el Presidente de la Asamblea y el Secretario. Cada Acta deberá ser aprobada bien
sea por la misma Asamblea o por comisión especialmente designada, para tal
efecto, por la Presidencia de la Asamblea, designación que tendrá que recaer en
personas que hayan asistido a la reunión y que deberá ser ratificada por la mayoría
absoluta de los empleadores allí representados.

La Comisión deberá aprobar el Acta dentro de los diez (10) días siguientes a la
Asamblea.

Cada Acta se encabezará con el número de orden correspondiente y deberá indicar

el lugar, la fecha y la hora de la reunión; la forma de convocatoria; el número de
miembros o afiliados hábiles presentes, con indicaciones de los casos de
representación; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas; las proposiciones
aprobadas, negadas o aplazadas, con indicación del número de votos emitidos a
favor, en contra, en blando o nulos; las constancias escritas presentadas por los
asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas; la fecha y hora de

17
terminación, y en general, todas las circunstancias que suministren una
información clara y completa sobre el desarrollo de la Asamblea.

CAPITULO III : ORGANOS DE ADMINISTRACIÓN.

14 Consejo Directivo

El Consejo Directivo es la máxima autoridad ejecutiva y estará integrado por cinco

(5) miembros principales, con sus respectivos suplentes, en representación de los
empleadores afiliados y cinco (5) miembros principales, con sus respectivos
suplentes, en representación de los trabajadores beneficiarios del subsidio familiar.
Todos los miembros tendrán iguales derechos y obligaciones, pero los Consejeros
Suplentes solo actuarán en la reuniones del Consejo Directivo, en ausencia del
respectivo principal.

14.1 Elección

Los miembros del Consejo Directivo, representante de los empleadores afiliados,

serán elegidos por la Asamblea General, para períodos de dos años que se inician
el 1° de julio y su elección se hará mediante el sistema de cuociente electoral, de
acuerdo con lo establecido en el Artículo 26 de los Estatutos.

Los miembros principales y suplentes del Consejo Directivo, representantes de los

trabajadores beneficiarios, serán escogidos por el Ministerio de la Protección Social
de listas que le pasarán las Centrales Obreras con personería jurídica reconocida y
de los listados enviados por la Caja de todos los trabajadores beneficiarios no
sindicalizados.

14.2 Reuniones

El Consejo Directivo se reunirá por lo menos una vez por mes y cuando sea
convocado por su presidente o por tres de sus miembros, o por el Revisor fiscal o
por el Director Administrativo. Además cada vez que sean convocadas las
reuniones, se efectuarán en el domicilio social o en el lugar que, para casos
especiales acuerde el mismo Consejo. El Consejo designará a uno de sus
miembros como Presidente y a otro como Vicepresidente para periodos de un año.

18
Al iniciar cada semestre se entregará a los miembros del consejo el calendario de
reuniones para el respectivo semestre. La agenda de la reunión se informará
conforme lo establecido en los Estatutos.

El Director Administrativo tendrá voz, pero no voto en todas las sesiones del
Consejo Directivo y podrá ejercer las funciones de Secretario del mismo, salvo que
el Consejo designe otra persona, cuando lo estime necesario.

14.3 Quórum

Constituirá quórum en las sesiones del Consejo Directivo la presencia de la mitad

más uno del total de sus miembros principales o de los suplentes que hagan sus
veces.

14.4 Funciones Y Atribuciones

El Consejo Directivo tendrá, de manera especial, las siguientes funciones: Ejercer la

suprema dirección administrativa de la Corporación, respetando las funciones que
se hayan asignado a la Asamblea General o a otro organismo o funcionario; adoptar
la política administrativa y financiera de la Corporación, teniendo en cuenta el
régimen orgánico del subsidio familiar y las directivas impartidas por el Gobierno
Nacional; aprobar, en consonancia con las normas legales y estatutarias, los planes
y programas de las inversiones y servicios sociales de la Corporación; aprobar el
presupuesto anual de ingresos y egresos; fijar, por semestres anticipados, la cuota
del subsidio en dinero, pagadera por persona a cargo, calculada de acuerdo con los
ingresos de la Corporación y los porcentajes legales sobre su distribución;
determinar el uso que se dará a los rendimientos líquidos o remanentes que arrojen,
en el respectivo ejercicio, las operaciones de la Corporación, de acuerdo con las
normas legales que rijan la materia; vigilar y controlar la ejecución de los programas,
la prestación de los servicios y el manejo administrativo y financiero de la
Corporación; evaluar los informes de gestión y de resultados que le presente el
Director Administrativo; aprobar los contratos que suscriba el Director Administrativo
cuando la cuantía fuere superior a la suma que anualmente determine la Asamblea
General; aprobar o improbar las solicitudes de afiliación según lo dispuesto en el
Artículo 5 de los estatutos de la Corporación y, llegado el caso, excluir de la
Corporación a los afiliados de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 7 de los
estatutos de la Caja; dictar y reformar los reglamentos internos a que se someterá el
otorgamiento del subsidio familiar a los beneficiarios, el pago de cuotas por parte de
los afiliados y la obligación que unos y otros tendrán para con la Corporación;
decidir los casos de duda que se presenten sobre el otorgamiento de dichos
subsidios; crear los organismos o cargos que juzgue necesarios o convenientes
para la buena marcha de la Corporación y señalarles sus funciones y asignaciones;
nombrar y remover libremente al Director Administrativo y a su Suplente,

19
señalándoles su asignación; nombrar los demás funcionarios que por estatutos,
norma legal o reglamentaria sean de su libre nombramiento; decidir sobre las
cuestiones que someta a su consideración el Director Administrativo y presentar a la
Asamblea General, en asocio de dicho Director, las cuentas y balances de la
Corporación; constituir dentro de las normas legales, las reservas y apropiaciones
que garanticen la estabilidad y buen funcionamiento de la Corporación y de los
servicios y obligaciones a su cargo; decidir sobre las renuncias, excusas y licencias
del personal nombrado por la Asamblea General; decidir sobre la afiliación o
vinculación de la Corporación a Instituciones Nacionales o Internacionales, cuyas
actividades y propósitos sean afines a las suyas; nombrar y remover libremente al
Secretario de la Corporación quien, además, podrá hacer las veces de Secretario
del Consejo Directivo, de la Asamblea General y del Director Administrativo; aprobar
los contratos que sobre prestación de servicios suscriba la Corporación con otras
Instituciones Nacionales o Internacionales, públicas, privadas o mixtas, para llevar a
cabo programas que redunden en beneficio de los trabajadores de sus empresas
afiliadas o de sus familias; crear premios, estímulos o condecoraciones para exaltar
las labores que se realicen en beneficio del subsidio familiar en particular o de la paz
y la justicia sociales en general.

Considerar y aprobar las propuestas relativas a la creación de cualquier sociedad en

que pueda tener interés Colsubsidio; disponer el establecimiento, o la clausura,
previos los requisitos legales, de puntos de servicio o dependencias; autorizar
liberalidades o beneficios de carácter extralegal a favor del personal de la
Corporación; servir de cuerpo consultivo del Director Administrativo; ejecutar las
decisiones y recomendaciones de la Asamblea General en cuanto corresponde al
Consejo; adoptar el Código de Conducta que debe guiar las actuaciones de los
administradores y empleados de la Corporación y regular lo relativo a la prevención,
manejo y divulgación de los conflictos de interés y el uso de información privilegiada;
adoptar el Código de Buen Gobierno, en el cual se definan y reglamenten las
políticas y principios que promuevan el respeto y trato equitativo de todos los
afiliados y que garantice la protección de sus derechos; incluir también, los
programas de información a los afiliados para la adecuada atención de sus intereses
y la forma de atención de sus reclamaciones que formulen con respecto del
cumplimiento de las disposiciones legales; adoptar los mecanismos que permitan
identificar, medir, monitorear y divulgar los riesgos a los que se enfrenta la
Corporación en relación con el desarrollo de su objeto social, previendo que se
cuente con el recurso humano y tecnológico para el cabal cumplimiento de esta
labor; y las demás que se estipulen en los estatutos o en las leyes o que no estén
asignados a otro órgano administrativo de la Corporación.

14.5 Remuneración

20
La Asamblea General de Afiliados define anualmente la remuneración del consejo
Directivo, fijando los honorarios por asistencia a cada una de las reuniones.

14.6 Actas

Las Actas de las sesiones del Consejo se llevarán en un libro debidamente

registrado y rubricado y serán firmadas por quien presida las sesiones y por el
Secretario.

15 Director Administrativo.

La Dirección y la Administración de la Corporación estarán a cargo de un Director

Administrativo quien será de libre nombramiento y remoción del Consejo Directivo.

Su vinculación es a término indefinido y en lo laboral se rige por las normas del

Código Sustantivo del Trabajo, salvo expresa disposición de ley en contrario.

Como representante legal tiene facultades para celebrar o ejecutar, sin otras
limitaciones que las establecidas en la ley y los estatutos, todos los actos
comprendidos en el objeto social o que se relacionen directamente con la existencia
y el funcionamiento de la Corporación.

15.1 Elección

El Director Administrativo es elegido por el Consejo Directivo, quien será de libre

nombramiento y remoción.

15.2 Remuneración

Su remuneración es la señalada por el Consejo Directivo, atendiendo a la

complejidad de la Corporación, la responsabilidad del cargo, la complejidad de los
diferentes mercados en los que se desenvuelven los servicios de COLSUBSIDIO,
así como los resultados obtenidos.

15.3 Funciones

21
El Director Administrativo es el representante Legal de la Corporación tanto en
juicio como fuera de juicio. Son funciones suyas las siguientes: Cumplir y hacer
cumplir los estatutos, reglamentos internos, órdenes y resoluciones de los diversos
órganos de la Corporación, así como los ordenamientos y directrices del Gobierno
Nacional; asumir la representación legal de la Caja Colombiana de Subsidio
Familiar Colsubsidio, con facultades para transigir, desistir y sustituir parcialmente
sus facultades, recibir, adquirir bienes, constituir prendas, enajenar toda clase de
bienes, celebrar el contrato comercial de cambio en todas sus manifestaciones y
demás actos de disposición y administración; en todos los casos anteriores con la
limitación de que todo acto o contrato cuya cuantía exceda de la suma que
anualmente fije la Asamblea deberá ser aprobado por el Consejo Directivo; cuidar
de los recaudos e inversiones de los fondos de la Corporación, de acuerdo con lo
dispuesto por la Ley, por la Asamblea General y por el Consejo Directivo; nombrar y
remover libremente al personal de la Corporación a excepción de aquellos
Funcionarios cuyo nombramiento corresponde a la Asamblea General o al Consejo
Directivo; cumplir las demás funciones que le asignen las normas legales, la
Asamblea General y el Consejo Directivo y las que por la naturaleza de su cargo le
correspondan; ejecutar la política administrativa y financiera de la Corporación y las
determinaciones del Consejo Directivo; dirigir, coordinar y orientar la acción
Administrativa de la Corporación y asumir, en todo caso, la defensa de sus
intereses; presentar a consideración del Consejo Directivo las obras y programas de
inversión y organización de los distintos servicios de la Corporación y el presupuesto
de ingresos y egresos; presentar a la Asamblea General Ordinaria el informe anual
de labores, acompañado de los balances y estados financieros del correspondiente
ejercicio; rendir ante el Consejo Directivo los informes trimestrales de gestión y
resultados; presentar ante la autoridad oficial legalmente encargada de la vigilancia
de la Corporación, los informes generales o periódicos que se le soliciten sobre las
actividades desarrolladas, el estado de ejecución de los planes y programas, la
situación general de la Entidad y los tópicos que se relacionen con la política de
seguridad social y de protección social del Estado; presentar a la consideración del
Consejo Directivo los proyectos de planta del personal, manual de funciones y
reglamento de trabajo; suscribir los contratos, acuerdos, convenios, pactos o
adhesiones que requiera el normal funcionamiento de la Corporación, con sujeción a
las normas legales y estatutarias; ordenar los gastos de la Entidad; asistir con voz,
pero sin voto, a las reuniones del Consejo Directivo, y asistir con voz y con voto a
las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General, salvo cuando se
traten los temas que se indican a continuación, respecto de los cuales el Director
Administrativo se abstendrá de votar: a) Fijación del monto hasta el cual puede
contratar el Director Administrativo sin autorización del Consejo Directivo. b) Estudio
y aprobación de Balances y Estados Financieros. c) Elección del Revisor Fiscal y
fijación de su remuneración. d) Fijación de la asignación de los Miembros del
Consejo Directivo; convocar a la Asamblea General y el Consejo Directivo a
sesiones ordinarias y extraordinarias, conforme a las disposiciones vigentes; delegar
en otros funcionarios de la Corporación o en apoderados especiales, cuando fuere

22
el caso, determinadas funciones suyas; ordenar las compras y gastos relacionados
con los servicios sociales de la Corporación, sin más límites que los que
específicamente establezca el Consejo Directivo para cada programa; adoptar las
medidas necesarias para la debida conservación de los bienes sociales y para el
adecuado recaudo y aplicación de sus fondos; vigilar y dirigir las actividades de los
empleados de la Corporación e impartir las órdenes e instrucciones que exija la
buena marcha de la empresa; citar al Consejo Directivo cuando lo considere
necesario o conveniente y mantenerlo adecuada y oportunamente informado sobre
la marcha de los negocios sociales; cumplir, hacer cumplir y difundir
adecuadamente el Código de Buen Gobierno de la Corporación; y las demás que
les corresponden de acuerdo con la ley.

16 Divisiones Y Departamentos

La estructura organizacional de la Corporación está integrada por Divisiones y por

Departamentos responsables de las unidades estratégicas de negocio y de los
procesos de apoyo de COLSUBSIDIO.

16.1 De Las Divisiones.

COLSUBSIDIO cuenta con 10 Divisiones de área, una Auditoría Interna, una Oficina
Jurídica y Secretaría General que dependen funcionalmente de la Dirección
Administrativa y son las que apoyan la gestión de la Organización en todos los
ámbitos. Estas son:

• División de Educación y Recreación.

• División de Vivienda.
• División de Salud.
• División de Mercadeo Social.
• División Comercial.
• División de Gestión Interna y Tecnología Informática.
• División de Recursos Físicos y Seguridad
• División de Operaciones y Tesorería.
• División de Planeación
• División de Finanzas Corporativas.
• Oficina Jurídica y Secretaría General
• Auditoría Interna.

16.2 De Los Departamentos

23
Las Divisiones están integradas por Departamentos, los cuales atienden
específicamente los asuntos operativos y administrativos de cada una de ellas.

17 Desarrollo De Las Actividades Por Procesos

Sin perjuicio de la estructura jerárquica de la organización, el cumplimiento de las

actividades ejecutadas en relación con el desarrollo de su objeto social se realiza a
través de la filosofía de trabajo por procesos. De este modo, todas las personas al
interior de la organización tienen responsabilidades bien definidas y procesos
efectivos y eficientes que permiten satisfacer las expectativas de los clientes, tanto
internos como externos.

CAPÍTULO IV: PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN Y GESTIÓN

DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL DE LA CAJA.

18 Selección

Como visión corporativa en la selección de personal Colsubsidio procura lograr el

desarrollo continuo de personas competentes, productivas y felices, que trasciendan
individual, organizacional y socialmente, a través del diseño e implementación de
procesos de gestión humana para hacer del trabajador Colsubsidio una persona
íntegra y con la mas alta vocación de servicio. A partir de esta visión emprendemos
todas nuestras acciones relacionadas con nuestro equipo humano, buscando con
ello, mejorar la calidad de vida de los empleados y sus familias, contribuir con el
bienestar de la comunidad y por supuesto de todos nuestros afiliados, clientes y
proveedores.

Para llevar a cabo el proceso de selección, se tienen en cuenta las siguientes

etapas:

18.1 Reclutamiento

Para el desarrollo de ésta actividad, se tiene en cuenta los requerimientos propios

del cargo, el cumplimiento de las competencias organizacionales y de las
competencias funcionales y específicas. Para Colsubsidio es muy importante
reconocer en sus candidatos, además de las características propias del cargo en
función de su responsabilidad y formación profesional, personas íntegras y capaces
de generar su propio desarrollo y el de las personas y equipos de trabajo con los

24
que interactúe.

18.2 Entrevistas De Selección

En Colsubsidio las entrevistas de selección buscan determinar con mayor certeza si

la persona cumple o no con el perfil definido por la Organización para el cargo al
cual está aspirando. De ésta manera, las entrevistas, se convierten en la clave para
centrarse en la motivación de los aspirantes frente al trabajo y en la calificación
técnica del mismo frente a él, no sólo frente al requerimiento actual, sino con miras a
lo que exigirá el medio y la Organización a futuro.

18.3 Vinculación Del Candidato

Una vez cumplidos los requisitos de valoración, se procede a efectuar los trámites
de vinculación, en el caso en que el candidato sea una persona de fuera de la
Organización; o a elaborar los trámites de ascensos o traslados, en el caso que el
candidato sea un postulante interno de la Organización.

18.4 Inducción

La inducción es un requisito indispensable para todas las personas que ingresan a

la Caja y se realiza antes de que el nuevo integrante asuma sus funciones dentro
del cargo para el cual fue seleccionado. En la sesión de inducción se presenta a
todos los empleados el código de buen gobierno corporativo.

19 Gestión Del Desempeño

Dentro de la Gestión Humana, el Sistema del Direccionamiento Estratégico y el

desempeño del empleado pretende potencializar, a partir de la definición clara de
metas, las habilidades, competencias y aptitudes de los empleados de la compañía
para el cumplimiento de todos los objetivos organizacionales. Para la definición,
asignación y desarrollo de cada uno de las metas del Sistema de Desempeño, se
requiere de la participación activa del Comité de Dirección, quien define el
direccionamiento y la Planeación estratégica; de los jefes de División, quienes
tienen a cargo la responsabilidad en cada área y la de cada uno de los
colaboradores, como ejecutores de las diferentes metas.

25
 19.1 Concertación De Metas

El direccionamiento estratégico y su planeación serán concertadas en el Comité de

Dirección el cual se convierte en el medio oficial de la organización para la
asignación de las metas específicas a cada uno de los colaboradores, las cuales, a
través de las Jefaturas de División y con la participación de todos los integrantes de
la Organización, se deben convertir en asignaciones especificas de planes de
trabajo concertados.

19.2 Seguimiento

Toda meta estratégica se convierte en una actividad permanente, responsabilidad

de quien se defina como líder y de sus inmediatos colaboradores. El seguimiento
se realiza a través de la concertación de las metas, la valoración de las mismas, su
asignación y el seguimiento a la actividad de su gestión.

19.3 Evaluación

Para Colsubsidio, la valoración de los resultados obtenidos al final de cada período,

se convierte en materia prima e insumo para varias actividades, a saber:

• Planeación estratégica: a través de los resultados, alimenta el alcance de

la gestión de la organización para el año siguiente;

• Planes de desarrollo individual: genera, a través del seguimiento y la

retroalimentación jefe-colaborador, la posibilidad de realizar acciones de
mejoramiento en aquellos casos en donde los resultados de las metas no
estén acordes con los objetivos trazados;

• Gestión del conocimiento organizacional: el sistema, en función de las

metas, su responsable y ejecución de las mismas, alimenta el
diagnóstico de necesidades de formación como insumo con el que
cuentan los colaboradores para la realización eficiente de sus planes de
trabajo.

CAPÍTULO V: CRITERIOS DE REMUNERACIÓN

26
 20 Salarios

Colsubsidio, retribuye a sus empleados por la prestación personal de sus servicios,

con un sueldo básico mensual. La organización, para efectos de determinar los
salarios de los diferentes funcionarios, utiliza la metodología de valoración de
cargos, la cual consiste en asignar puntos a cada cargo de acuerdo con unos
criterios previamente definidos. Adicionalmente se tienen en cuenta los estudios
salariales del mercado y de la industria.

21 Beneficios

Todos los beneficios consagrados a favor de los empleados están establecidos en

el pacto colectivo y en sus respectivos contratos de trabajo.

27
 TÍTULO IV: DE LA CONDUCTA DE LA ADMINISTRACIÓN

CAPÍTULO I: MECANISMOS PARA FIJAR, EVALUAR Y VERIFICAR LOS

RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DE LOS ADMINISTRADORES

La Asamblea General de Afiliados es la facultada para evaluar y verificar los

resultados de la actividad del Consejo Directivo de la Corporación. El Director
Administrativo y el Secretario General de la Corporación informarán del desempeño
de sus miembros teniendo en cuenta su asistencia a las reuniones, su participación,
el seguimiento de la evolución de la Compañía, de su planeación estratégica y de
los eventos de impacto e importancia para la Organización.

CAPÍTULO II: DEL CONTROL

22 Controles Externos

Son los ejercidos por la Revisoría Fiscal, por entidades Gubernamentales como la
Superintendencia del Subsidio Familiar y por otras entidades oficiales que de una o
de otra forma tengan ingerencia en el desarrollo del objeto social de la Caja.

22.1 Revisoría Fiscal

La Corporación tiene un Revisor Fiscal con su respectivo Suplente, elegidos por la

Asamblea General, para un período de dos años. Podrán ser elegidos como Revisor
Fiscal Principal y Suplente, personas naturales, y personas jurídicas constituidas
como sociedades de contadores. El Revisor Fiscal puede ser reelegido.

22.1.1 Nombramiento

La inscripción de candidatos a Revisor Fiscal Principal y Suplente se hará por

escrito, ante la Secretaría General de la Corporación, por cualquier afiliado con
derecho a intervenir en la Asamblea General y podrá efectuarse desde el momento
de convocatoria de la respectiva reunión hasta la última hora hábil del tercer día
hábil anterior al previsto para la realización de dicha Asamblea. Quienes se hayan
inscrito oportuna y legalmente, serán presentados por la Administración a
consideración de la Asamblea General de Afiliados, con los siguientes datos de
cada uno de los aspirantes: a. Información Personal; b. Información Académica; c.
Experiencia Laboral. Desde el momento de la elección la revisoría fiscal dependerá
directamente de la Asamblea de Afiliados y deberá obrar conforme a sus ordenes e
instrucciones.

28
 22.1.2 Requisitos

Para ser elegido Revisor Fiscal se requiere ser Contador Público; acreditar una
experiencia como Auditor o Revisor Fiscal mínima de cinco años, en entidades con
capital social o ventas anuales no inferiores a 5.000 salarios mínimos legales
mensuales, no encontrarse en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades
establecidas en los estatutos o en la ley.

22.1.3 Remuneración

El Revisor Fiscal devengará los honorarios autorizados y aprobados por la

Asamblea General de Afiliados. Dicha remuneración es parte de la propuesta y
evaluación definida en el numeral correspondiente a nombramiento, y estará acorde
con el alcance del servicio de revisoría fiscal, y con el valor agregado que ofrecen
sus servicios.

22.1.4 Funciones

El Revisor Fiscal presentará a la Asamblea General un informe que deberá

expresar:

• Si los actos de los órganos de la Caja Colombiana de Subsidio Familiar

COLSUBSIDIO, se ajustan a la Ley, los estatutos y a las órdenes o
instrucciones de la Asamblea y de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

• Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de Actas

en su caso, se llevan y se conservan debidamente, y

• Si hay y son adecuadas las medidas de control interno y de conservación y

custodia de los bienes de la Caja Colombiana de Subsidio Familiar
COLSUBSIDIO o de terceros, recibidos a título no traslaticio de dominio.

El dictamen o informe del Revisor Fiscal sobre los Estados Financieros deberá
expresar, por lo menos:

1. Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones.

2. Si en el curso de la revisión se han seguido los procedimientos aconsejables

por la técnica de la interventoría de cuentas.

29
 3. Si, en su concepto, la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y
a la técnica contable y si las operaciones registradas se ajustan a los
estatutos, a las decisiones de la Asamblea o Consejo Directivo y a las
directrices impartidas por el Gobierno Nacional o por la Superintendencia del
Subsidio Familiar.

4. Si el Balance y el Estado de Pérdidas y Ganancias han sido tomados

fielmente de los libros y si, en su opinión el primero presenta en forma
fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente
aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado y
el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho período.

5. La razonabilidad o no de los Estados Financieros y las reservas o

salvedades que tenga sobre la fidelidad de los mismos.

6. Las recomendaciones que deban implementarse para la adecuada gestión

de la entidad.

22.1.5 Responsabilidades

El Revisor Fiscal responderá por los perjuicios que ocasione a la Corporación, a los
afiliados o a terceros, por negligencia o dolo en el cumplimiento de sus funciones.
De acuerdo a la naturaleza de la falta, estarán sujetos a las responsabilidades de
tipo civil, penal, administrativo o disciplinario a que haya lugar.

22.1.6 Inhabilidades e Incompatibilidades

El candidato a ser elegido como Revisor Fiscal, debe además, no encontrarse en

incurso en alguna de las siguientes situaciones:

• En interdicción judicial o inhabilidad para ejercer el comercio.

• Haber sido condenado a pena privativa de la libertad por cualquier delito,
excepto los culposos.
• Haber sido sancionado por faltas graves en el ejercicio de su profesión.
• Tener carácter o ejercer la representación legal de un afiliado a la Caja.
• Ser consocio, cónyuge o pariente de los grados 4° de consaguinidad, 2° de
afinidad o primero civil, de cualquier funcionario de la Caja.
• Haber desempeñado cualquier cargo, contratado o gestionado negocio, por
si o por interpuesta persona, dentro del año inmediatamente anterior, en o
ante la Caja.
• Llevar la representación de un afiliado en la Asamblea General, en la cual se
esta eligiendo al Revisor Fiscal.

30
 • Estar prestando sus servicios como Revisor Fiscal a otra Caja sometida a
la vigilancia de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

22.2 Superintendencia Del Subsidio Familiar.

La Superintendencia Subsidio Familiar es un organismo de carácter técnico adscrito

al Ministerio de la Protección Social que tiene la calidad de autoridad de inspección,
vigilancia y control de las actividades de las Cajas de Compensación Familiar y por
ende de COLSUBSIDIO.

23 Controles Internos

Se entiende por control interno el proceso realizado por el Consejo Directivo, los
administradores y demás personal de la Corporación, diseñado para proporcionar
seguridad razonable en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos en la
efectividad y eficiencia de las operaciones, en la suficiencia y confiabilidad de la
información financiera, contable y social, cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicables y procedimientos operativos diseñados.

23.1 Consejo Directivo.

Corresponde al Consejo Directivo en su calidad de administrador, definir las

políticas y diseñar los procedimientos de control interno que deban implementarse,
así como ordenar y vigilar para que los mismos se ajusten a las necesidades de la
entidad, permitiéndole realizar adecuadamente su objeto social y alcanzar sus
objetivos.

23.2 Auditoria Interna

Como parte del sistema de control interno, asesora y apoya a la Organización

promoviendo la cultura del autocontrol, evaluando el cumplimiento de políticas,
normas y procedimientos para proteger los recursos, alcanzar mayor eficacia,
eficiencia y efectividad en los procesos y contribuir al logro de las metas de la Caja.

23.3 Comité De Direccionamiento Estratégico

Es el organismo encargado de establecer la postura estratégica de la Corporación,

verificar el cumplimiento del plan y tomar las decisiones necesarias para ajustar los

31
resultados generales de las estrategias. Está integrado por el Director
Administrativo y los jefes de División que participan e integran el Comité de
Dirección.

32
 TÍTULO V. DE LAS RELACIONES ENTRE COLSUBSIDIO Y SUS

VINCULADAS .

CAPÍTULO I: DE LAS RELACIONES ECONÓMICAS ENTRE

COLSUBSIDIO Y SUS VINCULADAS.

Es el Consejo Directivo quien delibera y decide sobre la celebración de

operaciones, convenios o contratos presentados por la administración con sus
sociedades vinculadas, o filiales para la adquisición de bienes y servicios, en el
entendido de que cualquiera de dichas adquisiciones u operaciones se realizarán de
conformidad con lo establecido en los procesos de evaluación de proveedores de
compras y contratación.

Ningún empleado participará en contratos o negociaciones, cuando se encuentre

incurso en conflicto de interés sus parientes hasta el cuarto grado de
consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil. El empleado tan pronto tenga
conocimiento del conflicto de interés, lo comunicará inmediatamente a su superior
jerárquico para que este designe al empleado que continuará con el proceso.

33
 TÍTULO VI: DE LOS AFILIADOS

CAPÍTULO I: DERECHOS Y OBLIGACIONES

24 Trato Equitativo

Podrán ser afiliados de COLSUBSIDIO, todas las personas naturales o jurídicas que
tengan el carácter de empleador, de trabajador independiente o de jubilado.

COLSUBSIDIO otorgará un trato equitativo a todos sus afiliados, y por ende, serán
atendidas sus solicitudes, peticiones o reclamaciones en igualdad de condiciones.

Tienen derecho a participar en las Asambleas Generales de Afiliados, ya sean

ordinarias o extraordinarias y podrán votar los temas tratados en ellas, todas las
personas naturales o jurídicas que tengan el carácter de empleador y que hayan
sido aceptados como tales por el Consejo Directivo.

Así mismo tendrán la facultad de hacer recomendaciones sobre Gobierno

Corporativo, de tener acceso a la nominación y designación de los miembros del
Consejo Directivo, de contar con información sobre las condiciones personales y
profesionales de los miembros del Consejo y representantes legales de la
Corporación.

Tendrán derecho también a recibir anualmente en el informe de la Dirección a la

Asamblea, los objetivos del servicio, informes de gestión de las áreas financiera y de
control, las oportunidades y problemas de la Caja y su entorno competitivo.

La Corporación no realizará transacciones con información privilegiada y

negociaciones abusivas, entendiendo como tales aquellas donde una de las partes
impone condiciones basadas en su posición.

25 Convocatoria De Asamblea

Un número plural de afiliados que represente por lo menos una cuarta parte del
total de los miembros hábiles de la Corporación puede solicitar al Consejo Directivo,
Director Administrativo o al Revisor Fiscal la convocatoria a sesiones extraordinarias
de la Asamblea General de Afiliados.

34
La Superintendecia del Subsidio Familiar podrá convocar a una reunión
extraordinaria de la Asamblea General de la Caja cuando a su juicio se presenten
circunstancias que así lo ameriten.

26 Identificación De Los Afiliados.

COLSUBSIDIO posee un libro de registro de afiliados en el cual se registran los

datos que permiten la identificación de ellos, tales como nombre, dirección, tipo de
negocio que adelanta el empleador, nit así como cualquier otro dato que a juicio de
la Caja se deba registrar.

27 Oficina De Atención A Los Afiliados.

Los afiliados de COLSUBSIDIO, serán atendidos personalmente en la jefatura del

Departamento de Administración de Afiliados o en la Secretaria General de la
Corporación, ubicada en su sede principal, en el edificio COLSUBSIDIO, calle 26
No. 25-50, pisos 5 y 8, respectivamente, teléfono 3431899 Ext. 500 y 370.

28 Cumplimiento Del Código

El Consejo Directivo de COLSUBSIDIO y su Director, son los encargados de velar

por el cumplimiento de las medidas de Gobierno Corporativo compiladas en el
Código de Buen Gobierno de la Corporación.

Los afiliados podrán reclamar ante el Consejo Directivo el cumplimiento efectivo del
Código de Buen Gobierno Corporativo, mediante la presentación de una petición
sustentada por escrito.

Así mismo, la Revisoría Fiscal de la Corporación podrá conocer las quejas que se
presenten por violación de los derechos de los afiliados. Los resultados positivos de
dichas investigaciones serán presentados ante el Consejo Directivo y si es del caso,
se pondrán en conocimiento de la Asamblea General.

35
 TÍTULO VII: DE LOS PROVEEDORES

CAPÍTULO I: EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y REEVALUACIÓN DE LOS

PROVEEDORES

COLSUBSIDIO ha diseñado e implementado una herramienta de evaluación y

reevaluación de proveedores, garantizando a la Corporación calidad y eficiencia en
los productos y servicios que adquiere, manteniendo una relación a largo plazo y en
los mejores términos con sus proveedores.

Toda empresa que desee ser proveedora de COLSUBSIDIO, debe cumplir con el
procedimiento de evaluación de proveedores en los términos que se especifican en
el procedimiento de clasificación y calificación.

El Jefe de Departamento responsable de la compra o contratación es el encargado

de identificar los nuevos productos y servicios, e informarlos al área de Servicios
Administrativos responsable de la calificación y clasificación de los mismos. Así
mismo debe conseguir como mínimo a tres empresas candidatas para proveer el
producto o servicio, aplicar el procedimiento, realizar la evaluación, escoger al
proveedor según los parámetros definidos y realizar posteriormente los planes de
mejoramiento conjuntamente con el proveedor haciendo un seguimiento de los
mismos.

Los productos y servicios que se adquieran o compren en el área de Mercadeo

Social para venta en los Supermercados y Droguerías, serán calificados y
clasificados por la misma área de Mercadeo Social, quienes harán la calificación y
clasificación según la rotación del producto, precio de venta la público, calidad del
mismo, cumplimiento de entrega del proveedor y demás condiciones de
negociación propias del mercado al detal.

Los planes de mejoramiento se realizan entre el proveedor y COLSUBSIDIO y en él

se plasman aquellos puntos a mejorar identificados dentro del procedimiento de
evaluación y de reevaluación de proveedores. Los planes de mejoramiento deben
ser medibles y alcanzables en el corto plazo.

La información que se reciba por parte de las empresas evaluadas, debe ser
manejada con la mayor responsabilidad. El jefe de departamento encargado de
solicitar la compra o contratación debe recopilar la información completa y
archivarla en un lugar adecuado.

36
CAPÍTULO II: VÍNCULOS JURÍDICOS ENTRE PROVEEDORES,
COMPRADORES, AFILIADOS, ÓRGANOS DIRECTIVOS Y DE
ADMINISTRACIÓN

Las relaciones jurídicas entre afiliados, administradores y proveedores de la

Corporación se sujetarán a lo previsto en la ley, los estatutos y en los procesos de
compra de bienes, suministros y contratación de servicios, procurando evitar la
generación de conflictos de interés, los cuales se manejarán tal y como se describe
a continuación :

37
 TÍTULO VIII: CONFLICTOS DE INTERÉS

CAPÍTULO I: DEFINICIÓN

Existe conflicto de interés, cuando no es posible la satisfacción simultánea de los

intereses de los directivos, administradores y empleados y el de Colsubsidio, bien
porque el interés sea de aquellos o de un tercero, cónyuge o pariente.

Dichos funcionarios se encuentran en esta situación cuando deban tomar una

decisión, o realizar u omitir una acción, en razón de sus funciones y se encuentren
ante la posibilidad de escoger entre el interés de la Caja, el cliente, usuario o
proveedor de la situación presentada, y su interés propio o el de un tercero, de
manera que de optar por cualquiera de estos dos últimos, obtendría un beneficio
pecuniario y/o extra-económico indebido que de otra forma no recibiría,
desconociendo así un deber legal, contractual, estatutario o ético, conforme a los
principios de actuación señalados en este Código de Buen Gobierno.

CAPÍTULO II: MANEJO DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS

29 En La Contratación De Personal

Para conveniencia de Colsubsidio y de sus empleados, no se permite el ingreso de

personal que sea pariente de alguna persona vinculada a la Organización hasta el
cuarto grado de consanguinidad, segundo grado de afinidad y primero civil.
Tampoco son admitidos los cónyuges o los compañeros permanentes de los
empleados.

30 En La Actuación De Los Funcionarios

Los funcionarios se abstendrán de realizar cualquier operación que pueda dar lugar
a conflictos de interés entre ellos, COLSUBSIDIO, los afiliados, o cualquier
proveedor.

En este sentido, se deberá anteponer la observancia de las normas legales y de los

principios éticos que orientan la actividad de la Caja.

38
 31 En Las Relaciones Con Los Proveedores

Todas las personas jurídicas y naturales que pretendan ser proveedores de

Colsubsidio, sin distinción alguna, deben someterse al procedimiento de selección
objetiva establecido en el proceso de evaluación y reevaluación de proveedores y a
la posterior formalización de la relación comercial de conformidad con lo previsto en
los procesos de compras de bienes y suministros y de contratación de servicios.

CAPÍTULO III: RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Los Directivos, Administradores y Empleados de COLSUBSIDIO deberán actuar con

la lealtad y diligencia debidas, comunicando las situaciones donde existan conflictos
de interés, observando siempre el deber de confidencialidad.

Cuando cualquiera de las personas mencionadas anteriormente se enfrente a un

conflicto de interés, o se tenga duda sobre la existencia del mismo, debe atender el
siguiente procedimiento:

a. Informar por escrito del conflicto a su superior jerárquico, describiendo

detalladamente la situación. El superior designará al empleado que continuará con
el respectivo proceso.

b. Abstenerse de actuar cuando tenga conocimiento de la situación de conflicto de

interés y de intervenir, directa o indirectamente, en las actividades y decisiones que
tengan relación con las determinaciones sociales referentes al conflicto.

c. El Director Administrativo de la Corporación dará a conocer al Consejo Directivo

en pleno la situación de conflicto de interés.

La duda de los Directivos, Administradores y Empleados de la Corporación respecto

de la configuración de actos que impliquen conflicto de interés, no exime a estas
personas de la obligación de abstenerse de participar en las actividades respectivas.

39
 TÍTULO IX: DE LA INFORMACIÓN

CAPÍTULO I: ESTÁNDARES DE INFORMACIÓN

COLSUBSIDIO, está sujeto a la vigilancia de la Superintendencia del Subsidio

Familiar, por lo que debe suministrar la información que en los períodos indicados
solicite esta entidad reguladora. Con distinta periodicidad, suministra también la
información sobre sus inversiones, las ejecuciones presupuestales, y el número de
afiliados, entre otras.

De igual manera, COLSUBSIDIO, publica anualmente un balance financiero,

contable y social, el cual es entregado en la Asamblea General de Afiliados.

COLSUBSIDIO siempre ha sido fiel a su compromiso de suministrar información

oportuna y veraz a todos aquellos interesados en conocerla. Sin embargo tiene por
política, mantener la más estricta observación de la confidencialidad.

CAPÍTULO II: MEDIOS DE INFORMACIÓN

Colsubsidio cuenta con un sitio en Internet, en donde se suministra al público la

información general de la Corporación, sus productos y servicios. Además se
suministra a los afiliados información relativa al acceso a los servicios.

40
 TÍTULO X: DIVULGACIÓN Y CONSULTA

El presente Código y cualquier modificación al mismo, serán informados y

publicados oportunamente en la página Web de la Caja www.colsubsidio.com.co.

Todos los aspectos no regulados en el presente Código, se regirán por lo contenido

en los Estatutos de la Corporación y por las normas legales vigentes sobre la
materia.

41