Auditoría Operacional

Enfoque y procedimientos de auditoría aplicables a

Aguas y Aguas de Pereira

1 Auditoría Operacional 11/08/2009

I. ASPECTOS CONCEPTUALES, NORMATIVOS Y METODOLOGIA DE LA
AUDITORIA OPERACIONAL
1. Objetivos, naturaleza e importancia de la auditoría.
2. Normas de auditoría.
3. Metodología para el desarrollo de la auditoría.
4. Programas, técnicas y prácticas de auditoría.
5. Papeles de trabajo.
II. LA PLANIFICACION DEL TRABAJO DE AUDITORIA
1. Introducción.
2. El enfoque de negocios en auditoría.
3. Desarrollo de programas de auditoría.
4. Diseño de programas de auditoría.
III. ESTUDIO y EVALUACION DE ASPÉCTOS CLAVES DÉ CONTROL Y
OPERACION DE UN NEGOCIÓ
1. Generalidades.
2. Fundamentos de control interno.
3. Elementos básicos del control interno.
4. Otros elementos fundamentales para el control de una
empresa.
5. Evaluación de la eficiencia y economía.
2 Auditoría Operacional
IV. DESARROLLO DE OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
(HALLAZGOS DE AUDITORIA)
1. Introducción.
2. Requisitos básicos de un hallazgo de auditoría.
3. Pasos a seguir en el desarrollo de oportunidades de
mejoramiento (hallazgos de auditoría).
4. Comentarios sobre los hallazgos de auditoría.
V. LA OBTENCION DE EVIDENCIA
VI. LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
1. Aspectos generales.
2. El informe de auditoría.
3. Organización y contenido del informe.
VII. CASOS PRACTICOS - BASADOS EN SITUACIONES REALES DE
AGUAS Y AGUAS DE PEREIRA S.A.
11/08/2009
Todos aquellos que están interesados en la Objetivos:
función del control en las empresas, buscan  Obtener elementos para desarrollar la
aumentar la eficiencia, la efectividad y auditoría operacional.
economía en las áreas en donde desarrollan
sus actividades.  Ofrecer un servicio integral adicionando a la
labor habitual el examen de aspectos
La auditoría operativa es una herramienta que operacionales claves.
permite realizar una revisión y evaluación  Conocer y diferenciar la Auditoría
parcial o total de las operaciones y Operacional de otras auditorías.
procedimientos adoptados en una empresa,
con la finalidad principal de auxiliar a la  Familiarizarse con la metodología e
dirección a eliminar las deficiencias por medio instrumentos de la Auditoría Operacional
de la recomendación de medidas correctivas. (objetivos, programas, procedimientos).
 Experimentar casos prácticos.
A quienes está dirigido:
 Elaborar informes de auditoría entendiendo
 Auditores (externos e internos)
los objetivos, la presentación y los
 Ejecutivos de diferentes áreas
destinatarios.

3 Auditoría Operacional 11/08/2009

Inicia en el momento en
que se toma la decisión
de efectuar un examen.

El primer paso es definir el

objetivo principal y los
objetivos específicos

La amplitud del objetivo

depende del
cubrimiento total de una
entidad o segmentos o
funciones específicas.

4 Auditoría Operacional 11/08/2009

OBJETIVOS PRINCIPALES
 El grado en que la Empresa, su
 Promover mejoras en las administración y sus empleados
operaciones. cumplen los deberes y
 Determinar si las actividades se atribuciones asignados.
llevan en debida forma.  Si tales funciones se han ejecutado
 Averiguar si las actividades se de manera eficiente, efectiva y
llevan de manera eficiente, económica
efectiva y económica.  Si la información gerencial
 Evaluar el cumplimiento de los producida es adecuada y
planes, políticas, normas y confiable.
procedimientos establecidos.
 Si los fines, objetivos y las metas
propuestas han sido logrados

5 Auditoría Operacional 11/08/2009

OBJETIVOS PRINCIPALES
 Examinar y evaluar el sistema de
control interno.
 Determinar la suficiencia,
oportunidad y grado de
confiabilidad de la información.
 Determinar si el sistema de
información financiero cumple
con las normas contables y demás
requerimientos aplicables.
 Buscar unidades funcionales o
tareas obsoletas, cuya eliminación
pueda beneficiar a la empresa
6 Auditoría Operacional
 Evaluar el flujo de disponibilidad
de recursos financieros y
materiales necesarios.
 Obtener evidencia suficiente para
fundamentar conclusiones
concretas en los casos de
irregularidades descubiertas
 Proporcionar ayuda a la gerencia
entregando evaluaciones con
conclusiones y recomendaciones
sobre áreas examinadas
11/08/2009
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Es necesario definir
objetivos específicos y
alcanzarlos tomando en
cuenta el tiempo y recursos
humanos disponibles para
la auditoría.

7 Auditoría Operacional 11/08/2009

AUDITORÍA OPERACIONAL
Es el examen objetivo, 1. Verificarlas y evaluarlas
sistemático y profesional de
2. Establecer y aumentar el
las operaciones,
grado de EEE de su
identificando y revisando
planeación, organización,
profundamente aquellas
dirección y control interno
áreas consideradas como
críticas, con la finalidad de: 3. Informar sobre hallazgos
4. Determinar el cumplimiento
de las disposiciones legales
relacionadas (sector
público).

8 Auditoría Operacional 11/08/2009

COMPONENTES BÁSICOS DE LA
GERENCIA
 Planeación: Establecimiento
de objetivos y metas.
 Organización:
Establecimiento de la
estructura para llevar a cabo
los planes definición de
autoridad y responsabilidad.
9 Auditoría Operacional
 Dirección: Hacer que todo el
personal de manera
coordinada participe en la
ejecución.
 Control Interno: Plan de
organización medidas
adoptadas para
salvaguardar recursos y el
cumplimiento de metas y
objetivos
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IMPORTANCIA DE LA A. O. Reducir Costos

La AO representa la respuesta al
vacio entre lo que la Gerencia Incrementar ingresos
cree que ocurre y lo que
realmente esta ocurriendo.
Crear políticas

Modificar políticas

Redefinir objetivos

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 El alcance de la AO es ilimitado
enfoca áreas críticas, mientras
que AE cubre toda el área
financiera significativa.
 Los conocimientos y experiencias
del AO, comprenden diversas
áreas relacionadas con la GG y
mantienen un punto de vista
Gerencial.
 AE requiere conocimiento y
experiencia en el área financiera
y afines, orientado hacia la
economía financiera.
11
 La AO aún carece de
procedimientos y políticas
generalmente aceptadas.
 La AE, ha sido desarrollada por
la profesión de la CP, existiendo
procedimientos y prácticas
universalmente aceptados.
 En la AO los programas de
auditoría se elaboran con base
en los resultados de la auditoría
anterior. En la AE se elabora un
solo conjunto de programas
Auditoría Operacional 11/08/2009
 La evidencia de la AO se
obtiene de fuentes diferentes a
los documentos y registros
formales. En la AE, proviene de
los registros y documentos
 La AO examina y evalúa
operaciones corrientes y recién
ejecutadas. La AE examina y
evalúa transacciones por año
calendario ya terminado.
12
 En la AO los criterios de
comparación y evaluación, no
han sido claramente definidos
ni establecidos. Los de AE son
los principios de contabilidad .
No varía de un examen a otro.
 La AO no emite un dictamen
sobre las operaciones a la GG,
comparable con el de AE sobre
los estados financieros.
 La AO se efectúa cuando se
considera necesario. La AE se
efectúa con cortes anuales.
Auditoría Operacional 11/08/2009
 Metodología
 Técnica de obtención de
evidencia
 Independencia
 Ética
 Comunicación de
Resultados

13 Auditoría Operacional 11/08/2009

Las funciones del RF estas descritas
en el C.C., no observar de estas
normas le pueden acarrear
sanciones de tipo civil y penal. La
AE su examen se efectúa de
acuerdo con NIA, Opiniones que
no corresponden a la realidad, le
pueden ocasionar demandas por
daños y perjuicios a los
interesados. La AO hasta que se
determine la falla y se establezca
el plan de mejoramiento, no se
emite el informe a la GG, las
sanciones son internas por no
cumplimiento del deber.
14
La AEGR es la evaluación de las
acciones, resultados y
operaciones con relación a los
planes, programas, proyectos
de una entidad a fin de
informar sobre el logro de los
objetivos previstos la utilización
de los recursos en forma
eficiente y el cumplimiento de
las normas relacionadas. La AO
puede incluir este examen
dentro de su plan de trabajo.
La RF y la AEF tienen un
enfoque distinto al de la AEGR.
Auditoría Operacional 11/08/2009
a. Condición básica para el c. Normas relativas al informe –
ejercicio Comunicación de Resultados
1. Idoneidad del personal
1. Oportunidad en la
2. Responsabilidad
Comunicación de Resultados
3. Independencia
b. Normas para el desarrollo de la 2. Informe de Auditoría
auditoría
1. Objetivos de la Auditoría
2. Alcance de la Auditoría
3. Planeación y Supervisión
4. Estudio y Evaluación del
sistema de control Interno.

15 Auditoría Operacional 11/08/2009

 Fase 1. Conocimiento del negocio o área

Fase 2. Evaluación y Prueba del sistema de control

Interno.

Fase 3. Desarrollo de oportunidades de mejoramiento.

(Examen profundo de áreas críticas)

Fase 4. Comunicación de los resultados.

16 Auditoría Operacional 11/08/2009

Factores a tener en cuenta en la
Evaluación de Control Interno
 Si la políticas y procedimientos
están de conformidad con las
autorizaciones.
 Si el CI da como resultado
actividades de acuerdo a lo
planeado.
 Si CI proporciona un control
satisfactorio.
 Si las prácticas de la Empresa
dan como resultado la
protección de los intereses de
la sociedad.
17
Factores a considerar en la
Evaluación de Control Interno
 Duplicación de esfuerzos
 Uso inapropiado de fondos
 Falta de aceptación de
responsabilidades
 Organigramas o
procedimientos engorrosos
 Falta de idoneidad del
personal
 Atrasos en el trabajo y forma
de combatirlos
 Carencia de normas o metas
o mala aplicación
Auditoría Operacional 11/08/2009
Causas de pérdida de
rentabilidad
 Falta de claridad en  Exceso de burocratización.
procedimientos escritos  Problemas de liderazgo
 Falta de mecanismos de
planeación estratégica,
táctica y operativa.
 La empresa se dispersa sin
objetivos concretos
 Falta de anticipación a
cambios en el contexto
externo
 Problemas de sistemas de
información
 Estrategias comerciales
inadecuadas .

18 Auditoría Operacional 11/08/2009

Programa, técnica y
prácticas de A.O.

• Servir como guía en la aplicación de • Proporciona un plan sistemático • Estándar

procedimientos
• Servir como registro de la labor de
auditoría, evitando olvidarse de la
aplicación de algún procedimiento.
• Permite fijar responsabilidades • A la medida
• Proporciona asignar trabajo a especialistas
• Establece una rutina de trabajo E y E
• Sirve de historial de trabajo
• Facilita la revisión del trabajo del auditor
• Disminuye el tiempo de supervisión directa
• Documenta el alcance del trabajo
• Proporciona un registro resumido de las
labores efectuadas

Programa
Ventajas Clases
de Auditoría

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Programa, técnica y
prácticas de A.O.

•Objetivo General •Establecer objetivos •Las técnicas son de dos clases

•Alcance •Deben preparase para exámenes
•Antecedentes específicos
•Objetivos específicos •Establecer claramente la labor que ha
•Instrucciones Especiales de efectuarse
•Debe dar lugar al desarrollo de
•Pasos de Trabajo.
hallazgos
•Establecer instrucciones pósitivas
•Deben ser flexibles y permitir la
iniciativa del auditor
•Ocular: Composición, observación,
rastreo
•y verbal: Indagación
•Técnicas de verificación:
•Escrita – Análisis, conciliación,
confirmación
•Documental – Comprobación -
computación
•Física - Inspección

Contenido de
Guía Técnicas
los programas

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Papeles de trabajo
Ordenamiento
Propósitos:
 Registrar las labores y los  Indice
resultados  Referencia cruzada
 Respaldar el informe del  Revisión y aprobación de los PT
auditor
 Servir como fuente de  Naturaleza confidencial de los
información PT
 Mejorar la calidad del examen
 Facilitar la revisión y supervisión
 Ayudar al desarrollo
profesional
 Respaldar el informe de
auditoría en PJ

21 Auditoría Operacional 11/08/2009

Preparación de Elementos básicos de
resúmenes un resumen
 Ayudan a un análisis  Objetivos
oportuno y crítico de  Labor efectuada
la evidencia
 Resultados logrados
obtenida
 Hacen posible la  Conclusiones
elaboración del  Recomendaciones
informe

22 Auditoría Operacional 11/08/2009

Introducción Enfoque de negocios
Las normas de auditoría generalmente Realizar un trabajo más creativo y de
aceptadas relativas a la realización mejor eficacia, ser mas asesores que
del trabajo, requieren que cualquier custodios.
examen de auditoría sea
adecuadamente planificado, con el La comprensión de los negocios de la
propósito de identificar los métodos empresa da la perspectiva
necesarios para alcanzar dichos necesaria para llevar a cabo la
objetivos en forma eficiente. auditoría (Planeación, ejecución,
conclusión) emisión del informe con
El plan de auditoría deberá estar comentarios, conclusiones y
documentado dentro de los recomendaciones.
papeles de trabajo, generalmente Participación del máximo nivel del
mediante la preparación de un equipo de auditoría en la
memorando de planeación. Estos planeación y administración de la
deben ser actualizados, conforme a auditoría.
las necesidades, durante el Reconocer la importancia del
desarrollo del trabajo. conocimiento acumulado de los
negocios de la empresa obtenido a
lo largo de los años

23 Auditoría Operacional 11/08/2009

Conocimientos Negocios del Enfoque de Riesgo de Objetivos de la Satisfacción Control Interno Controles clave
Acumulados Cliente arriba hacia Auditoría auditoría • Fuentes de • Ambiente de • Importantes
• Naturaleza del • Negocios abajo • Identificación • Eficiencia información Control. • Negocio
negocio • Sector • Estructura • Mayor Riesgo • Efectividad • Procedimientos • Evaluación de • Confianza
• Administración • Prácticas • Segmentar • Menor Riesgo • Economía • Políticas Riesgos.
• Sistemas de comerciales • Interrelación • Análisis • Qué es lo que • Pruebas de detalle • Actividades de
información necesita saber • Pruebas de Control.
• Importancia • Controles
sobre una cumplimiento • Información y
actividad? Comunicación.
• Supervisión o
Monitoreo

24 Auditoría Operacional 11/08/2009

Desarrollo del programa de auditoría
Es fundamental para alcanzar los
objetivos prefijados desarrollar un
programa de auditoría
cuidadosamente preparado. Se
requiere el uso de programas
detallados, estructurados para cubrir
las necesidades de un trabajo
específico; es decir, los que se
pueden llamar programas hechos a
medida, que permiten concentrar el
esfuerzo en la puesta a prueba de
aquellos factores en los cuales se
está básicamente interesado.
El programa de trabajo hecho a
medida debe reflejar los
conocimientos acumulados sobre la
sociedad, sus negocios, sus sistemas
y el método utilizado por la
dirección para controlar las
operaciones.
25
Diseño de programas de auditoría
1. Determinar y documentar los
componentes importantes en que se ha
dividido el negocio.
2. Identificar y documentar los objetivos y
riesgos de auditoría en relación con los
componentes importantes.
3. Selección de los procedimientos que
permitirán cumplir los objetivos y
reducirán los riesgos de auditoría.
4. Cada procedimiento aplicado o fuente
de evidencia examinada no deberá ser
considerado aisladamente y afectará
el juicio profesional, con respecto al
alcance de la prueba necesario para
cada uno de los demás procedimientos
seleccionados.
.
Auditoría Operacional 11/08/2009
 PRUEBAS
CONTROLES
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

CLAVE

• Controles del sistema de

Examen analítico de información
información • Políticas

• Procedimientos
Pruebas de detalle • Controles de la organización

• Flujos de documentación
Pruebas de • Registros
operaciones • Autorizaciones

26 Auditoría Operacional 11/08/2009

MEMORANDO DE PLANEACIÓN

1. ANTECEDENTES. 3. ADMINISTRACIÓN.

1.1. Historia del cliente.

1.2. Naturaleza de los negocios.
1.3. Circunstancias económicas y estructura
financiera.
1.4. Estructura y administración.
1.5. Tipos de registros. (incluye el uso de EDP)
1.6. Principales prácticas contables, administrativas y
gerenciales.
2. ESTRATEGIA DE AUDITORIA.
2.1. Objetivos generales del trabajo.
2.2. Evaluación general de las circunstancias de
control. (incluye PED)
2.3. Revisión analítica de los estados contables.
2.4. Planes de rotación.
2.5. Calificación del riesgo de auditoría.
2.6. Pautas generales de significatividad.
2.7. Enfoque general de auditoría.
2.8. Enfoque específico de auditoría.
 económica y financiera. (Serie de últimos 3 o 5
3.1. Cronograma de trabajo y personal asignado.
3.2. Presupuesto de tiempo.
3.3. Coordinación con los departamentos o áreas
especializadas.
4. PROGRAMAS DE AUDITORIA. (en detalle)
5. ANEXOS.
5.1. Documentación de la importancia y evaluación
de controles. (procesos, procedimientos, políticas
y otros)
5.2. Plan de auditoría del año anterior. (opcional)
5.3. Resultados del procesamiento de la información
años)

27 Auditoría Operacional 11/08/2009

  El control interno abarca toda la
Que es el control? organización, políticas y prácticas
empleadas para administrar las
operaciones de una entidad y
promover el cumplimiento de las
responsabilidades asignadas en
busca de los resultados esperados.
No existe un sistema de control
Aspectos necesarios para

Orientarlo 
hacia interno definido en forma
su funcionamiento

Dotarlo en
objetivos independiente con sus propios
específicos,
forma para evaluar. procedimientos, normas,
suficiente para
que funciones
manuales, etc., estos se
Sistematizado,
encuentran inmersos en los demás
Ordenamiento sistemas administrativos y
racional operativos.
 El concepto de control se refiere a
la acción, no a la forma.

28 Auditoría Operacional 11/08/2009

  La esencia del control está en
las acciones tomadas para
dirigir o llevar a cabo las
operaciones. Dichas medidas
Tomar acciones
incluyen el corregir las
Pasos básicos para un sistema

correctivas
deficiencias y adaptar las
de control interno eficaz

operaciones para que estén

de conformidad con las
Analizar
rendimiento,
normas prescritas o con los
evaluar objetivos deseados.
resultados.
(comparación)

Establecer normas,  El control es consustancial a

metas u objetivos. todos los actos y procesos
administrativos de una
(criterios)

empresa, de tal forma que no

puede ni debe concebirse
separadamente.

29 Auditoría Operacional 11/08/2009

FUNDAMENTOS DE CONTROL INTERNO
EL PROCESO DE CONTROL
El proceso de control no puede existir si no existen
objetivos, metas, normas o criterios.
Si no se conocen los resultados deseados es
imposible definir las medidas necesarias para
alcanzarlos ni evaluar el grado de su alcance.
Por esta razón el concepto de control interno
está íntimamente vinculado con la aplicación
de “gerencia o administración por objetivos”,
a veces denominado “gerencia por objetivos
y resultados”, para dar énfasis a los resultados
concretos.
Los siguientes son algunos componentes básicos
del control interno que son necesarios para su
eficaz funcionamiento:
30
1. Un deseo básico, (directiva -disposición -
autoridad -capacidad ).
2. Un entendimiento de los propósitos y resultados.
3. Un plan de organización.
4. Un plan de acción.
5. Organización con autoridad delegada y
claramente delimitada.
6. Evidencia de que se ha asumido la
responsabilidad - autoridad.
7. Identificación de los objetivos a ser logrados.
8. Políticas que orienten las operaciones.
9. Normas de rendimiento que faciliten la
comparación.
10.Revisiones continuas por los niveles del flujo de
operaciones y rendimiento efectivo.
11.Exámenes profesionales, independientes y
objetivos periódicos (auditorías internas y
externas) de los objetivos de la empresa de los
logros reflejados en sus actividades.
Auditoría Operacional 11/08/2009
FUNDAMENTOS DE CONTROL INTERNO

Formulación de
objetivos

Evaluación Medición de
continua resultados

Toma de Comparación
acciones real Vs Planeado

Determinación Análisis de
de acciones variaciones

31 Auditoría Operacional 11/08/2009

FUNDAMENTOS DE CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO
“El control interno comprende el plan de
organización y el conjunto de métodos y
medidas adoptadas dentro de una entidad
para salvaguardar sus recursos, verificar la
exactitud y veracidad de su información
financiera y administrativa, promover la
eficiencia en las operaciones, estimular la
observancia de la política prescrita, y lograr el
cumplimiento de las metas y objetivos
programados”.
CONTROL INTERNO FINANCIERO.
El control interno financiero comprende el plan de
organización y los procedimientos y registros
que conciernen a la custodia de los recursos,
así como la verificación de la exactitud y
confiabilidad de los registros e informes
financieros.
32
Este control debe estar proyectado a dar una
seguridad razonable de que:
1. Las operaciones y transacciones se ejecuten
con autorización
2. Las transacciones se registran
adecuadamente.
3. El acceso a los bienes y/o disposiciones, sólo es
permitido previa autorización .
4. Los asientos contables se hacen para controlar
la obligación de responder por los recursos y
que además el resultado de su registro se
compara periódicamente con los recursos
físicos.
Auditoría Operacional 11/08/2009
FUNDAMENTOS DE CONTROL INTERNO  Los controles internos administrativos pueden
abarcar análisis estadísticos, estudios de
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO. tiempo y movimientos, informes de
rendimiento, programas de capacitación de
El control interno administrativo comprende el empleados y controles de calidad.
plan de organización y los procedimientos y  Para que una entidad pueda funcionar, a
registros que conciernen a los procesos de más de dotarla de los recursos necesarios e
decisión que llevan a la autorización de las indispensables (humanos, materiales y
transacciones y actividades por parte de la financieros), debe poseer una organización
gerencia, de manera que fomenta la administrativa compatible con su finalidad o
eficiencia de las operaciones, la observancia razón de ser. Debe cumplir con el proceso
de la política prescrita y el logro de las metas administrativo completo de: planeación,
y objetivos programados. organización, dirección y control.
El control interno administrativo sienta las bases
que permiten el examen y evaluación de los
procesos de decisión en cuanto al grado de
efectividad, eficiencia y economía. Es por ello
que tiene relación con el plan de
organización, los procedimientos y registros
concernientes a los procesos gerenciales, las
políticas dictadas al respecto y las metas y
objetivos generales.

33 Auditoría Operacional 11/08/2009

FUNDAMENTOS DE CONTROL INTERNO
CONTROLES DE ORGANIZACIÓN
Los controles de organización tienen como
objetivos:
 Estimular el cumplimiento de las políticas y los
procedimientos de la empresa, y establecer
un proceso ordenado de autorización.
 Orientar sobre las relaciones jerárquicas, las
responsabilidades asignadas a cada función y
los límites de la autoridad y la responsabilidad
de los individuos claves en cada función.
 El grado de control sobre los acontecimientos
y operaciones por parte de personas
competentes constituyen a menudo la clave
de unas operaciones correctamente
realizadas y, por tanto, bien controladas.
34
La estructura organizativa y la delegación de
autoridad dentro de la misma crean el marco
dentro del cual se adoptan las decisiones.
Algunas de las características de los controles de
organización eficaces son:
a) La estructura organizativa apoya los objetivos
globales de la dirección.
b) El marco para la delegación y la limitación de
la autoridad está perfectamente definido.
c) La asignación funcional de responsabilidades
es inequívoca.
d) La autoridad se delega en proporción con las
responsabilidades.
e) Se dispone del personal y de una supervisión
adecuada y competente y de una
coordinación y comunicación apropiadas
entre las diversas funciones.
Auditoría Operacional 11/08/2009
FUNDAMENTOS DE CONTROL INTERNO
CONTROLES DE OPERACIÓN
Control alcanzado mediante la observación de
las políticas y procedimientos dentro de la
organización.
Las políticas y los procedimientos operativos de las
empresas crean el marco en el cual tienen
lugar las actividades contables. Los controles
de operaciones son los métodos mediante los
cuales una organización planifica, ejecuta y
controla la marcha de sus actividades.
Algunas de las características deseables en los
controles de operaciones son:
a) Adecuados a la estructura organizativa y una
ayuda para el desempeño de las tareas o
responsabilidades delegadas.
b) Bien definidos, claros y documentados.
c) Bien concebidos y prácticos.
d) Fáciles de interpretar y aplicar.
35
El sistema de control operativo debe servir como
medio de comunicar las metas y los objetivos
autorizados de la empresa. El empleo de los
controles de operaciones para planificar y
evaluar el rendimiento genera una actitud
responsable dentro de la organización y
contribuye a asegurar que las operaciones
realizadas se estudien por adelantado, dentro
de los límites de la autoridad delegada por la
dirección.
Como parte del proceso de evaluación, el
encargado de efectuar la revisión debe
identificar las políticas que proporcionan un
control sobre las actividades empresariales en
cada área. La dirección diseña controles
administrativos para la puesta en práctica de
la política a seguir. Por tanto, en el proceso de
evaluación es esencial comprender (1) qué
pasos se requieren y por quién para autorizar
una operación, y (2) qué política garantiza
que la autorización está de acuerdo con las
directrices de la dirección.
Auditoría Operacional 11/08/2009
FUNDAMENTOS DE CONTROL INTERNO
CONTROLES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN.
En todas las empresas, la planificación y el control
de las operaciones dependen del conocimiento
que tenga la dirección sobre las actividades y
operaciones pasadas, presentes y futuras.
La utilidad de la información para apoyar al
control interno contable radica
fundamentalmente en la disciplina que
proporciona. Con una base documentada para
la toma de decisiones cotidianas existen mayores
probabilidades de que haya un entorno
adecuado para aplicar los procedimientos de
control interno contable.
36
Las características a tener en cuenta en el proceso de
revisión de todo sistema de información son:
a) La información es lo suficientemente detallada para
permitir la identificación de las operaciones “fuera
de línea” o los posibles problemas que inciden en el
control interno contable.
b) El contenido del informe es importante para el
usuario.
c) La forma de presentación pone de relieve la
información importante y facilita su comprensión.
d) La información es oportuna y lo suficientemente
fiable como para ser útil a los fines previstos.
e) La distribución se hace conforme a las
responsabilidades asignadas.
f) La información es utilizada realmente por unos
receptores que disponen del grado de
competencia y del tiempo suficiente para
comprender su significado.
El sistema de información depende, a veces, del
sistema de proceso electrónico de datos (PED).
Auditoría Operacional 11/08/2009
  Un plan sistematizado es esencial para ejecutar
el control de cualquier operación o actividad.
La más amplia y explícita definición de una
operación o actividad, facilita el llevarla a
cabo y controlarla.
 No importa, sin embargo, el grado de
excelencia teórica del sistema y los
Personal mecanismos de control interno, si no se cuenta
competente con personal competente y capaz para
para operar el llevarlos a la práctica de manera consciente y
sistema consistente.
 Finalmente la información tiene que ser
Sistematización Documentación registrada y documentada por varios motivos
del proceso de de las importantes como por ejemplo: comunicación,
control operaciones análisis, resumen y control.
 Una adecuada documentación es inherente e
implícita en la sistematización, así como un
prerrequisito al control interno sólido. Sin la
adecuada documentación que incluye
Control descripción, autorización y trámite de cada
Interno operación o transacción, el control sería
imposible.

37 Auditoría Operacional 11/08/2009

 • Una sola persona • Cumplir una función • Lista actualizada de • Entrenamiento

Personal idóneo
Políticas sanas

Control interno efectivo

Separación de responsabilidades

Registro adecuados
hace todo • Ser lo los proveedores • Eficiencia
• Autorizar toma suficientemente autorizados. • Moralidad
decisiones oportunas simples y claros, para • Solicitar cotizaciones • Retribución
• Responsabilidad quienes los utilicen de precios y varios
• Dotación de Personal
individual • Ser diseñados, los proveedores para
realizar adquisiciones. • Evaluación de
• Medio eficaz de formularios, tomando
desempeño
control. en cuenta todos los • Establecer el uso de
usos posibles. bodegas cerradas con • Productividad
• Informar los
• Permitir usar el acceso limitado para • Horas extras
resultados obtenidos.
formulario el almacenamiento de
• La organización
cumpliendo los inventarios.
flexible.
procedimientos de • Contratar seguros
• Evitar la duplicación o
control establecidos. para el personal que
conflicto de labores.
• Identificar un Control maneja recursos
• La estructura simple. materiales y
interno inadecuado.
• Los organigramas y financieros.
manuales de • Mantener siempre
organización. abierta una línea de
• Unidades de comunicación.
organización

38 Auditoría Operacional 11/08/2009

 Planeación
Estratégica

Políticas

Procedimientos

Presupuesto

Informes

39 Auditoría Operacional 11/08/2009

Evaluación de eficiencia y economía
Objetivos Generales
a) Procedimientos inefectivos o de costo
injustificable.
b) Duplicación de esfuerzos por servidores
o entre unidades de organización.
c) Ejecución de tareas de poca o ninguna
importancia.
d) Uso ineficiente y antieconómico de
equipos y otros bienes.
e) Exceso de personal en relación a las
tareas por cumplir.
f) Sistemas de adquisiciones defectuosos
o ineficientes.
g) Adquisiciones y acumulaciones de
cantidades excesivas o innecesarias de
materiales y suministros.
h) Desperdicio de recursos.
40
Enfoque sobre áreas Críticas
Al evaluar eficiencia y economía, el
auditor debe considerar la organización
de la empresa, sus políticas, normas,
procedimientos y prácticas, tanto como
los controles internos gerenciales
pertinentes a los aspectos de las
operaciones de la empresa.
Sin embargo, una revisión detallada de
todo lo mencionado, normalmente sería
demasiado costoso. Por lo tanto, al
evaluar la eficiencia y economía el auditor
utiliza su juicio profesional para concentrar
sus esfuerzos sobre aquellos problemas o
áreas críticas que parecen tener un
impacto significativo dentro de las
operaciones.
Auditoría Operacional 11/08/2009
Evaluación de eficiencia y economía Enfoque sobre recursos
Criterios El auditor analiza el insumo de recursos
Los criterios utilizados por el auditor al materiales, humanos y financieros, su
evaluar la eficiencia y economía son manejo o conversión en productos o
de suma importancia. Normalmente no servicios útiles y la entrega o prestación de
existen criterios tan claros y aceptados dichos productos o servicios desde un
como aquéllos suministrados por los punto de vista objetivo de tal forma que
principios de contabilidad puede conceptualizar alternativas que
generalmente aceptados o las resultarán en mayor eficiencia y/o
deposiciones legales. Sin embargo, en economía
algunas áreas operativas el auditor
encontrará criterios básicos definidos y
aceptados por las personas
responsables, su disciplina o profesión.
Muchos criterios de eficiencia y
economía están basados en sentido
común y prácticas prudentes bien
conocidas o comúnmente aplicadas.

41 Auditoría Operacional 11/08/2009

Oportunidades de Mejoramiento
Hallazgo:
 Se fundamentan en las
conclusiones y
recomendaciones y éstas son
comunicadas a los
funcionarios responsables.
 Es la recopilación y síntesis de
información específica que se
haya analizado y evaluado y
que se considera de interés
para los funcionarios de la
entidad.
42
Requisitos de un Hallazgo
 Importancia relativa que
merezca su comunicación.
 Basado en hechos y
evidencias precisas
contenidas en los PT
 Objetivo
 Basado en una labor eficiente
como para respaldar la
conclusión
 Convincente.
Auditoría Operacional 11/08/2009
Oportunidades de Mejoramiento
Pasos a seguir:
Comentarios sobre hallazgos
 Identificación de los condición
 Condición
deficiente
 Criterio
 Identificación de líneas de autoridad
 Efecto
 Verificación de la causas de la  Causas
deficiencia
 Determinar si se trata de un caso
aislado
 Determinación de los efectos
 Obtención de comentarios de las
personas interesadas
 Determinación de la conclusiones y de
las acciones correctivas.

43 Auditoría Operacional 11/08/2009

Evidencia:
Es el conjunto de hechos
comprobados, suficientes,
competentes y pertinentes
que sustenta las conclusiones
Clases de evidencia:
 Física
 Testimonial
 Documental
 Analítica
Suficiencia de la evidencia:
 La evidencia suficiente es
aquella tan veraz, adecuada
y convincente que al ser
informada conllevará a una
persona prudente, que no es
un auditor, y no tiene
conocimiento específico del
asunto, llegar a la misma
conclusión del auditor.
 Suficiencia se refiere a la
cantidad de evidencia
(Calidad de pertinencia o
competencia).

44 Auditoría Operacional 11/08/2009

 VI. LA COMUNICACIÓN DE
RESULTADOS
HERNÁN CASTAÑEDA

45 Auditoría Operacional 11/08/2009

¿Qué es? Comentarios -
Es el producto final del trabajo del Auditor oportunidades de
mejorar

Conclusiones

Qué contiene?

Recomendaciones

Dictamen
(si aplica)

46 Auditoría Operacional 11/08/2009

 Conceptos fundamentados en
las evidencias obtenidas
 Criterio profesional sobre la
auditoría
 No pretende ocultar hechos que
induzcan al error
 No desvirtuar hechos que
induzcan al error

47 Auditoría Operacional 11/08/2009

Es fundamental Tipo y cantidad
de la
Conducir a la información
comunicación
efectiva de los
Ofrecer resultados
soluciones y
definir el
propósito
Contextualizar
el informe

Saber y
conocer la
información

48 Auditoría Operacional 11/08/2009

 ¿Cómo se convence?

49 Auditoría Operacional 11/08/2009

50 Auditoría Operacional 11/08/2009
51 Auditoría Operacional 11/08/2009
52 Auditoría Operacional 11/08/2009
 Presenta formalmente
el informe, debe incluir:

53 Auditoría Operacional 11/08/2009

54 Auditoría Operacional 11/08/2009
• Tener en cuenta la relación
• Actitud cortés y afable
• Tratar de impresionar
positivamente al destinatario
• Buscar una reacción favorable
Sicológicas
55
• Brevedad, organización, claridad,
concisión, precisión y exactitud
• Presentar información completa
• Elementos de sustentación
(naturaleza del informe)
• Presentación agradable
Formales
Auditoría Operacional
• Frases cortas
• Vocabulario exacto y cortés
• Oraciones completas
• Organización sintáctica
• Eliminación de abreviaturas
• Puntuación adecuada
• Uso de elementos cohesivos
• Corrección
Lingüísticas
11/08/2009
 Debe proporcionar la
información importante
acerca de la empresa, el
programa o actividad
Responde a la pregunta examinada y la
¿Para qué? naturaleza del examen

Plantea el problema, su
origen y antecedentes;
además presenta la
justificación, los
objetivos y el origen del
informe

56 Auditoría Operacional 11/08/2009

 Si es extenso, incluir títulos y subtítulos

Si no hay capítulo aparte para el alcance, diseñar un subtítulo en

mayúsculas, para ubicarlo en la introducción (sobretodo en informes
parciales)

Material corto Solo información general que después será desarrollada

Incluir declaraciones y frases positivas (para suavizar)

Incluir el grado de responsabilidad del en el examen, tanto del que lo

elabora, como de los relacionados

57 Auditoría Operacional 11/08/2009

informe, y es lo que en realidad el Auditor
Constituyen la parte más significativa del

Incluye los
comentarios
Desperdicio
sobre las y lujo
Gastos
oportunidades de desmedido
impropios
mejoramiento
(hallazgos)
quiere comunicar.

Incumplimiento
de políticas,
Inefectividad Ineficiencia
normas,
reglamentos o
disposiciones
legales

58 Auditoría Operacional 11/08/2009

 Importancia –
utilidad y
oportunidad
Evitar terminología
Sustentación exacta
muy técnica y
y adecuada
especializada

Tono constructivo Calidad convincente

Objetividad y
Concisión
perspectiva

Claridad y
simplicidad

59 Auditoría Operacional 11/08/2009

60 Auditoría Operacional 11/08/2009
 Partes Carta de
Carátula Portada
preliminares presentación

Objetivos (si Introducción Tabla de Tabla de

es necesario) (Síntesis) ilustraciones contenido

Generales Específicos

61 Auditoría Operacional 11/08/2009

 Procedimientos
•Alcance
•Metodología
•Citas Gráficos
•Resultados
•Notas
•Tablas

Conclusiones Recomendaciones

62 Auditoría Operacional 11/08/2009

 Bibliografía
(si es necesario)

Anexos
(si son necesarios)

63 Auditoría Operacional 11/08/2009

 Márgenes
Encabezado y pie de página
Paginación
Tipo de letra
Sangrías y espacios
Títulos
Principal - Subtítulos

64 Auditoría Operacional 11/08/2009

 Solo si es absolutamente
necesario o por
disposición de quien
solicitó el informe

Se puede incluir al inicio o por separado del informe

65 Auditoría Operacional 11/08/2009

Encabezamiento

Oportunidades de mejoramiento

Recomendaciones principales

Comentarios y/o acciones tomadas

por la empresa

Asuntos importantes no resueltos

66 Auditoría Operacional 11/08/2009

 Debe ser realizada por el Auditor jefe de
equipo o el encargado del trabajo de
auditoría que realizó el trabajo, pero
también comparten la responsabilidad todos
los que intervienen en el trabajo, por los
que pasó el borrador del informe

Debe ser revisado por el Auditor jefe y por

el Gerente de auditoría

La revisión es fundamental, puesto que

refleja el trabajo del auditor y debe estar
orientada a que su contenido reúna todo lo
solicitado, y convenza al lector.

67 Auditoría Operacional 11/08/2009

 Representan la imagen pública de
cada uno y de la empresa
Se debe tratar de suavizar las
relaciones, y evitar las “amenazas”
 Máxima de tacto: relaciones con
superiores y subalternos
 Máxima de generosidad:
minimizar mi propio beneficio
 Máxima de aprobación: minimizar
mi oposición con el otro
 Máxima de modestia: maximizar
el aprecio hacia el otro
 Máxima de acuerdo: minimizar el
desacuerdo
 Máxima de simpatía: minimizar
antipatía

68 Auditoría Operacional 11/08/2009

 Poder relativo
 Respecto al emisor
 Distancia social
 Grado de familiaridad y contacto
 Grado de imposición
 Respecto a la imagen pública

69 Auditoría Operacional 11/08/2009

 No se imponga
 Ofrezca opciones
 Refuerce lazos
 Sea claro
 Sea cortés

70 Auditoría Operacional 11/08/2009

 Uso de
Escritura de Transcripción
mayúsculas y
números textual
minúsculas

Puntuación Comillas

Paréntesis Guión

71 Auditoría Operacional 11/08/2009

 Información objetiva

Eliminar subjetividad

Veracidad de los datos

Jerarquizar información

Descripción de los pasos

Citar fuentes de información

Escribir en forma impersonal o en la primera persona del plural

Párrafos cortos

Presentación

72 Auditoría Operacional 11/08/2009

Acepción femenina de algunas
profesiones

El adjetivo bajo

Dequeísmo

Adequeísmo

Demostrativos

73 Auditoría Operacional 11/08/2009

 Muchas Gracias Por Su Atención y
Participación

Oscar Hernández T.
Hernán Castañeda Z.

H. Ricardo Flórez G.
74 Auditoría Operacional 11/08/2009