ANÁLISIS DE CAUSAS DE NO CONFORMIDAD EN PROCESO DE COMPRAS

Código 1-FT-193
ANÁLISIS DE CAUSAS Versión 1

NIT.891.480.000-1 Vigente a partir 2017-01-01
Queja o Reclamo Proceso

COMPRAS Y
SUMINISTROS
Acción: Servicio/Producto No conforme Metodología Empleada
No conformidad Real x
No conformidad Auditoria Número 3580 ESPINA DE PESCADO
No conformidad (Costos y Gastos)
No conformidad Potencial
Mano de obra Método No se sigue el procedimiento como es, porque

se presentan muchas diferencias entre la
realidad y lo escrito
No hay una herramienta que
permita hacer seguimiento a los No hay una guía clara
tiempos de calificacion sobre la calificacion a No se tiene identificado los proveedores
proveedores en la de impacto para el proceso.
Actualmente se Institución
reevaluan proveedores
que no tienen valor para
el proceso
Se evidencia incumplimiento
del procedimiento 0-PR-001
Evaluación y reevaluación de
proveedores en cuanto a los
tiempos de reevaluación, los
planes de acción, las cartas de
No hay una fuente confiable de notificacion a proveedores,
informacion que permita proveedores compartidos y
obtener una calificacion seguimiento en general a los
medible. mismos.
Material Maquinaria Medio Ambiente
1. No hay una guía clara sobre la calificacion a proveedores en la Institución

2. No se tiene identificado los proveedores de impacto para el proceso.
Causas Raíces 3. No hay una fuente confiable de informacion que permita obtener una calificacion medible.
Tratamiento
Realizar reestructuración del procedimiento 0-PR-001 Evaluación y reevaluación de proveedores,

para que sea una herramienta integral a la institución que permita darle cumplimiento al capitulo 8.4
de la norma ISO 9001:2015, porque actualmente el procedimiento no se ajusta a los requisitos.
Plan de acción
Realizar un plan de trabajo en conjunto al proceso de mejoramiento continuo para establecer todos
los ajustes que se deben realizar al procedimiento 0-PR-001 Evaluación y reevaluación de
proveedores.
Seguimiento
Se realiza reunión con Rafael Salazar del proceso de mejoramiento continuo y se realiza una
introduccion sobre la necesidad que tiene el proceso de compras y suministro y en general toda la
Institución con respecto al cumplimiento del capitulo 8.4 de la norma ISO 9001:2015
Código 1-FT-193

COMPRAS Y
SUMINISTROS

No hay seguimiento a las se presentan muchas diferencias entre la
actividades que realiza el centro No hay socialización del realidad y lo escrito.
procedimiento al personal
de acopio nuevo que llega al centro de
Hay mucha acopio No se tiene interiorizado el procedimiento
información y y el instructivo en el personal del centro
El personal desconoce las de acopio
documentacion actividades que debe Hay numerosa
que no le da valor realizar de acuerdo al documentación para
al proceso o son SGC el centro de acopio.
muy antiguos Se evidencia incumplimiento
del procedimiento 1-PR-105
Almacenamiento de
Existe un procedimiento que no Mercancías, 1-PR-016 Despacho
se ajusta a la realidad del de Mercancias, el instructivo 1-
proceso y la documentación se IN-075 Almacenamiento de
encuentra dispersa Insumos Generales y demás
documentos relacionados a la
bodega y el centro de acopio.
Existe nuevas actividades de
entrega y almacenamiento, a
los cuales no se tenia
interiorizado sobre el uso del
procedimiento.
1. Existe un procedimiento que no se ajusta a la realidad del proceso y la documentación se encuentra dispersa en todo el
SGC, donde hay documentos ligados al centro de acopio pero corresponden al centro de acopio de los restaurantes.
Causas Raíces 2. No se tiene interiorizado el procedimiento y el instructivo en el personal del centro de acopio
Tratamiento
Realizar reestructuración del procedimiento1-PR-105 Almacenamiento de Mercancías y ajuste a la
documentación relacionada al centro de acopio, debido a que no se encuentra relacionada en
ningun procedimiento además son antiguos y no reflejan la realidad del quehacer del proceso,
buscando dar cumplimiento a los capitulos 7.5 información documentada y 8.5.1. Control de la
producción y de la provisión del servicio de la norma ISO 9001:2015.
Plan de acción
Realizar un plan de trabajo para recopilar la documentacion actual del centro de acopio y analizar
cual se debe actualizar o eliminar, además ajustar el procedimiento de acuerdo a los requisitos
establecidos por los decretos y las tareas que aseguren el almacenamiento adecuado de los
productos del centro de acopio
Seguimiento
Código 1-FT-193

COMPRAS Y
SUMINISTROS
Mano de obra Método Porque el proceso actualmente está presentando cambios

estructurales y uniones con otros procesos que han suscitado cambios
Hay documentos que el personal no utiliza que no se han documentado.
porque no los conoce. Cambian los procedimientos
y no se actualizan los Porque se han originado cambios al
documentos. interior del proceso y no se ha actualizado
Porque actualmente las nuevas responsabilidades la documentación
asumidas han desplazado la obligación de
mantener actualizado el sistema de gestión de
calidad
Se evidencia documentación
que no se encuentra ligada al
listado maestro de registro
Se han generado muchos documentos (documentos nuevos),
y no se han actualizado en el listado documentos que deben ser
maestro de registros y no se eliminan actualizados y documentación
los que ya no se utilizan que no se utiliza en el proceso y
todavia se encuentra vigente en
el SGC del proceso de Compras
y Suministros.
1. Porque se han originado cambios al interior del proceso y no se ha actualizado la documentación

2. Se han generado muchos documentos y no se han actualizado en el listado maestro de registros y no se eliminan los que
Causas Raíces ya no se utilizan.
Tratamiento
No aplica, porque el trabajo se desarrollaria por el plan de acción.
Plan de acción
Definir los roles del personal con respecto al manejo del SGC del proceso y realizar el seguimiento
y control de la documentación con el fin de agregar, modificar o eliminar documentos que se
encuentran ligados al proceso de Compras y Suministros por el listado maestro de registros
Seguimiento
Código 1-FT-193

COMPRAS Y
SUMINISTROS
No conformidad Auditoria Número ESPINA DE PESCADO
Mano de obra Método Se cambia el modelo de trabajo del JDE con la salida en vivo y todavia
no se ha parametrizado los informes que brinden una informacion
El personal no conoce como confiable.
funcionara el indicador porque no
se ha desarrollado. Cambian los procedimientos
y no se actualizan los
indicadores.
Actulmente el modulo JDE necesita ajustes que se
realizan de acuerdo a cronograma de trabajo del
proceso de Administración JDE.
del indicador Oportunidad en el
suministro de mercancias en los
No hay información sobre el primeros 5 meses del año 2018
desempeño del proceso debido a que (enero, febrero, marzo, abril y
el sistema no genera la información mayo) afectando el numeral de
para realizar el seguimiento. la norma 9.1 seguimiento y
medicion de la norma ISO
9001:2015.
1. Se cambia el modelo de trabajo del JDE con la salida en vivo y todavia no se ha parametrizado los informes que brinden
Causas Raíces una informacion confiable.
Tratamiento
No aplica, porque el trabajo se desarrollaria por el plan de acción.
Plan de acción
Definir un plan de trabajo donde se haga enfasis en la creación de la estructura del indicador y
como obtener la información confiable que permita realizar el seguimiento adecuado al indicador
Oportunidad en el suministro de mercancia
Seguimiento
Código 1-FT-193

COMPRAS Y
SUMINISTROS
Mano de obra Método No hay información sobre como actuar para mejorar el indicador de
satisfaccion interna.
El indicador mide
percepciones de los usuarios
Los colaboradores pueden mejorar su labor y no es un metodo adecuado
pero modificar su comportamiento en cuanto a para realizarlo
factores como amabilidad son temas de su
personalidad, que no afectan el cumplimiento
de las tareas del cargo.
del indicador Nivel de
satisfacción interna con un
La información que llega al proceso no cumplimiento del 87,33% y
es suficiente fuente de información teniendo una meta del 100%,
para realizar mejoras. Es un indicador afectando el numeral de la
que no da valor al proceso. norma 9.1 seguimiento y
medicion de la norma ISO
9001:2015.
1. No hay información sobre como actuar para mejorar el indicador de satisfaccion interna.
2. La información que llega al proceso no es suficiente fuente de información para realizar mejoras. Es un indicador que no da
Causas Raíces valor al proceso.
Tratamiento
Socializar en la reunion del proceso los aspectos que se miden dentro del indicador y realizar una
mesa de trabajo en la que se pueda identificar acciones para mejorar los aspectos de menor
calificacion en el indicador.
Plan de acción
Hacer una capacitacion sobre la forma en la que se atiende a nuestro cliente interno, la importancia
de la atencion reside en como será nuestro servicio.
Seguimiento
Código 1-FT-193

COMPRAS Y
SUMINISTROS
Mano de obra Método Porque el proceso actualmente está presentando cambios

estructurales y uniones con otros procesos que han suscitado cambios
El personal no conoce sus funciones y no que no se han documentado.
hay responsable exclusivo del SGC. No se articula el proceso de
compras con mejoramiento Porque no se ha definido roles de un responsable del
para realizar un trabajo en manejo de SGC del proceso de Compras y Suministros
Hay desconocimiento de los requisitos de la equipo que se encargue de realizar toda la actualizacion del
norma y como se puede articular lo establecido en sistema.
la norma con el que hacer del proceso.
Se evidencia que el SGC del
proceso de compras y
suministros esta enfocado en la
version de la ISO 9001:2008 (se
Actualmente el personal tiene multiples encuentra desactualizado) y no
ocupaciones y no se destina el tiempo necesario
para hacer el seguimiento necesario al SGC. se han realizado los ajustes
necesarios a los
procedimientos, documentos,
registros, etc. del proceso para
ajustarlos a la norma ISO
9001:2015
1. Porque el proceso actualmente está presentando cambios estructurales y uniones con otros procesos que han suscitado
cambios que no se han documentado.
2. Porque no se ha definido roles de un responsable del manejo de SGC del proceso de Compras y Suministros que se
Causas Raíces encargue de realizar toda la actualizacion del sistema.
Tratamiento
Realizar un plan de trabajo junto al proceso de Mejoramiento Continuo para actualizar el SGC del
proceso de compras y suministros de acuerdo a los parametros establecidos por la norma ISO
9001:2015.
Plan de acción
Definir los roles del personal que será encargado del SGC dentro del proceso de Compras y
Suministros y de su constante seguimiento.
Evidenciar la nueva estructura de los procesos de compras de la Institucion y realizar un plan de

trabajo que enfoque esfuerzos en ajustar los procedimientos de acuerdo al que hacer de los
procesos y lo establecido en la norma ISO 9001:2015
Seguimiento
Código 1-FT-193

COMPRAS Y
SUMINISTROS
Mano de obra Método Se encuentra en revision y Porque se presentan

ajuste el plan anual de diferencias entre lo solicitado
El personal no conoce si el plan No hay seguridad y compras y lo que realmente necesita
anual de compra esta disponible aseguramiento sobre lo que el proceso.
para su ejecución. se va a comprar.
El area de salud afecta la

ejecución del plan anual de
compras.
del indicador Cumplimiento en
entrega de activos fijos
La información no es confiable y no se acumulado con cumplimiento
conoce si realmente se va a ejecutar de 46,56%, afectando el
el plan anual de compra. numeral de la norma 9.1
seguimiento y medicion de la
norma ISO 9001:2015.
1. Se encuentra en revision y ajuste el plan anual de compras

2. El personal no conoce si el plan anual de compra esta disponible para su ejecución.
Causas Raíces 3. La información no es confiable y no se conoce si realmente se va a ejecutar el plan anual de compra.
Tratamiento
Realizar seguimiento al plan anual de compras y evidenciar que compras se pueden hacer y hacer
la correspondiente actualización en el sistema
Plan de acción
Socializar con los auxiliares de compra el estado actual del plan anual de compras y como se
espera trabajar para el restante del año en la ejecución del mismo.
Seguimiento
Código 1-FT-193

COMPRAS Y
SUMINISTROS
Mano de obra Método El tema de los refrigerios es

un procedimiento nuevo y no
El personal no conoce que dice el se conocia que todo el
No se hace una lista de chequeo personal que participa en esto
decreto 2674 de 2013, no conoce de lo requerido por el decreto
cuales son sus responsablidades. no cuenta con este carntet
2674 de 2013
No se interioriza el decreto
2674 de 2013.
Se evidencia que colaboradores
encargados del manejo
(recepción y almancenamiento)
No se ha compartido la información que y transporte de los alimentos
es relevante de acuerdo a los (refrigerios) no cuentan con el
requerimientos legales carnet de manipulacion de
alimentos.
No se cuenta con una metodologia que

permita interiorzar los requerimientos
legales que aplican al proceso
1. No se hace una lista de chequeo de lo requerido por el decreto 2674 de 2013

2. No se cuenta con una metodologia que permita interiorzar los requerimientos legales que aplican al proceso
Causas Raíces 3. Es una nueva actividad y no se tenia bien estructurada en el proceso.
Tratamiento
Solicitar el carnet de manipulacion de alimentos a todas las personas que tengan relacion con la
recepcion, almacenamiento, transporte y entrega de los refrigerios
Plan de acción
Realizar una lista de chequeo del decreto 2674 de 2013, con el fin de indentificar falencias y
fortalecerlas
Generar una metodologia para que no se olviden los requerimientos del decreto 2674 de 2013
Seguimiento
Código 1-FT-193

COMPRAS Y
SUMINISTROS
Mano de obra Método No se socializa con el personal

que puede acompañar esta
No hay empoderamiento del identificación de partes
personal para socializar la guia de No hay revision de los avances del interesadas.
partes interesadas y solicitar el SGC en cuanto a los requerimientos
acompañamiento en la creacion del de la norma
archivo
Falta de comunicación sobre los
No se identifican los roles del personal requerimientos de la norma y lo que
en cuanto al SGC realiza el proceso.
Se evidencia el instructivo 1-IN-
116 Metodología para la
identificación de requisitos
No se ha compartido la información que partes interesadas en isolucion
es relevante de acuerdo a los pero no se compartido con el
requerimientos legales personal del proceso de
compras y suministros y se
encuentra en un estado inicial
No se cuenta con una metodologia que la identificacion de las partes
permita interiorzar los requerimientos interesadas.
legales que aplican al proceso
1. No se socializa con el personal que puede acompañar esta identificación de partes interesadas.
2. No hay empoderamiento del personal para socializar la guia de partes interesadas y solicitar el acompañamiento en la
Causas Raíces creacion del archivo
Tratamiento
Realizar archivo de partes interesadas de acuerdo a los establecido en el instructivo 1-IN-116
Metodología para la identificación de requisitos partes interesadas
Plan de acción
Socializar el instructivo 1-IN-116 Metodología para la identificación de requisitos partes interesadas
para realizar en conjunto esta metodología
Definir los roles del personal que estaran encargado de la validación y verificación de las partes
interesadas del proceso de Compras y Suministros
Seguimiento
Código 1-FT-193

COMPRAS Y
SUMINISTROS
Mano de obra Método

No se conoce el
No hay conocimiento del personal procedimiento para solicitar la
sobre la calibración de los equipos calibración de los equipos.
que se encuentran en el centro de
acopio
No hay seguimiento sobre los

No se identifican los roles del personal requerimientos de la norma ISO
en cuanto al SGC 9001:2015
Se evidencia falta de calibración
de equipos del centro de acopio
(balanza de piso y
termohigrometro)
incumpliendo el numeral 7.1.5.
Recursos de seguimiento y
medición de la norma ISO
9001:2015
Causas Raíces 1. No se conoce el procedimiento para solicitar la calibración de los equipos.

Tratamiento
Solicitar la calibración de los equipos de medicion del centro de acopio (termohigrometro y balanza
de piso)
Plan de acción
Socializar la importancia de la calibración y las fechas de seguimiento en las cuales se debe volver
a solicitar la calibración de los equipos.
Seguimiento
Código 1-FT-193

COMPRAS Y
SUMINISTROS

el proceso
Se evidencia que la
documentación de los
proveedores se encuentra
desactualizada incumpliendo el
numeral 8.4 Control de los
procesos, productos y servicios
No hay una fuente confiable de suministrados externamente
informacion que permita de la norma ISO 9001:2015
obtener una calificacion
medible.

Tratamiento

Plan de acción
proveedores.
Seguimiento
Código 1-FT-193

COMPRAS Y
SUMINISTROS

el proceso
No hay una fuente confiable de

informacion que permita
medible.

Tratamiento

Plan de acción
proveedores.
Seguimiento
Código 1-FT-193

COMPRAS Y
SUMINISTROS

el proceso
No hay una fuente confiable de

informacion que permita
medible.

Tratamiento

Plan de acción
proveedores.
Seguimiento

ANÁLISIS DE CAUSAS DE NO CONFORMIDAD EN PROCESO DE COMPRAS

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Queja o Reclamo Proceso

Mano de obra Método No se sigue el procedimiento como es, porque

Material Maquinaria Medio Ambiente

1. No hay una guía clara sobre la calificacion a proveedores en la Institución

Realizar reestructuración del procedimiento 0-PR-001 Evaluación y reevaluación de proveedores,

Queja o Reclamo Proceso

Mano de obra Método No se sigue el procedimiento como es, porque

Material Maquinaria Medio Ambiente

Queja o Reclamo Proceso

Mano de obra Método Porque el proceso actualmente está presentando cambios

Material Maquinaria Medio Ambiente

1. Porque se han originado cambios al interior del proceso y no se ha actualizado la documentación

Queja o Reclamo Proceso

Material Maquinaria Medio Ambiente

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Mano de obra Método Porque el proceso actualmente está presentando cambios

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Evidenciar la nueva estructura de los procesos de compras de la Institucion y realizar un plan de

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Mano de obra Método Se encuentra en revision y Porque se presentan

El area de salud afecta la

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No se cuenta con una metodologia que

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1. No se hace una lista de chequeo de lo requerido por el decreto 2674 de 2013

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No hay seguimiento sobre los

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Causas Raíces 1. No se conoce el procedimiento para solicitar la calibración de los equipos.

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Realizar reestructuración del procedimiento 0-PR-001 Evaluación y reevaluación de proveedores,

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Mano de obra Método No se sigue el procedimiento como es, porque

No hay una fuente confiable de

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1. No hay una guía clara sobre la calificacion a proveedores en la Institución

Realizar reestructuración del procedimiento 0-PR-001 Evaluación y reevaluación de proveedores,

Queja o Reclamo Proceso

Mano de obra Método No se sigue el procedimiento como es, porque

No hay una fuente confiable de

Material Maquinaria Medio Ambiente

1. No hay una guía clara sobre la calificacion a proveedores en la Institución

Realizar reestructuración del procedimiento 0-PR-001 Evaluación y reevaluación de proveedores,

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