Universidad del Rosario

Gerencia de Proyectos en Telecomunicaciones

PLANEACIÓN DEL PROCESO DE

ADQUISICIÓN DE
PROVEEDORES, EQUIPOS Y
REPUESTOS

MANUEL CASTRO RODRÍGUEZ

ANDRÉS FELIPE CAICEDO RUEDA
 Universidad del Rosario
Gerencia de Proyectos en Telecomunicaciones

1. PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

1.1 OBJETIVO
Establecer y ejercer los controles necesarios para que los Repuestos, servicios
y productos adquiridos cumplan los requisitos y especificaciones de calidad
requeridas.

1.2 ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las compras de productos, y servicios que
afectan la calidad del servicio.

1.3 DEFINICIONES

• Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o

servicio.

• Producto: Bien o servicio resultado de un proceso, para nuestro caso se

puede tomar como materia prima, insumo, mercancías y servicio.

• Material No Conforme: Es todo aquel producto o servicio que tiene algún

defecto o que está incumpliendo con las especificaciones requeridas.

• Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la

adecuación y eficacia de cumplimiento de los objetivos establecidos por la
Secretaria De Educación Distrital.

• Documento: Aquellos que establecen disposiciones para realizar las

actividades.

• Información: Dato que posee importancia.

• Insumos Generales: Todos aquellos productos de soporte de Software y

hardware.

• Producto: Resultado de un proceso.

• Validación: Conformación mediante el suministro de evidencia objetiva de

que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación
especifica prevista.

• Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva

de que se han cumplido los requisitos especificados.

MANUEL CASTRO RODRÍGUEZ

ANDRÉS FELIPE CAICEDO RUEDA
 Universidad del Rosario
Gerencia de Proyectos en Telecomunicaciones

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES

No. ACTIVIDAD RESPONSABL REGISTRO OBSERVACIÓN

E
1 Solicitudes de Gerente de Requisición de Se debe diligenciar la
compra Proyecto / Jefe Repuestos y Solicitud de compra por parte
de Compras / Servicios del responsable que identifica
Equipo de los Repuestos y/o servicios
Trabajo que se requieren y sus
especificaciones teniendo en
cuenta las descripciones
técnicas y requerimientos del
proyecto, el responsable del
proceso debe verificar las
existencias, para la solicitud
de servicios de soporte
avanzado se realiza la
solicitud directa al proveedor
por parte del ingeniero de
soporte y después se
consolida la información por
Asistente Administrativo y
Contable.
2 Solicitud de compra Gerente de Las solicitudes de papelería,
para papelería, Proyecto / Jefe mantenimiento equipos y
mantenimiento de Compras / soportes Software
equipos y soportes Equipo de (actualizaciones) se deben
de Software Trabajo solicitar los primeros cinco
(actualizaciones) días de cada mes
únicamente, coordinador de
proyecto / Asistente
Administrativo y Contable
establecen los tiempos y
fechas para atender dichas
solicitudes, dando un grado
de importancia de acuerdo a
tiempos, necesidades y
recursos.
3 Compras para el Gerente de Requisición de Ya sean estos de desarrollo,
desarrollo de Proyecto / Jefe Repuestos y Interventoría o consultoría, se
proyectos de de Compras / Servicios incluyen en las compras los
Software y Equipo de servicios profesionales
Hardware Trabajo (especialistas, asesores,
servicio de diseño, realización
de pruebas de software y
revisión de servidores-
equipos) se deberán
establecer criterios de
selección enfocados a
examinar la capacidad de
cada proveedor para
suministrar el servicio.
4 Solicitar aprobación Gerente de Orden de Las órdenes de compra o
de la solicitud de Proyecto / Jefe Compra servicios, deben estar

MANUEL CASTRO RODRÍGUEZ

ANDRÉS FELIPE CAICEDO RUEDA
 Universidad del Rosario
Gerencia de Proyectos en Telecomunicaciones
compras de Compras / y/o Servicios aprobados por el interventor
Equipo de Interventoría del proyecto por parte de la
Trabajo S.E.D.
5 Verificar en el Asistente Formato Lista En el formato lista de
formato lista de Administrativo de proveedores solo pueden
proveedores a que y Proveedores aparecer aquellos
proveedor se le Contable Repuestos proveedores aceptados en el
puede comprar. formato de selección de
proveedores.
6 Verificar si existe el Asistente Formato Lista 1. si el proveedor no existe
proveedor para la Administrativo de entonces solicitar
compra requerida y Proveedores cotizaciones para realizar un
Contable Repuestos / análisis y proceder a negociar
Seguimiento a precios y tiempos de entrega
Proveedores y se selecciona basados en el
Verificación formato de selección de
Compras / proveedores.
Selección de Una vez seleccionado y haya
Proveedores sido aceptado, se debe
ingresar al proveedor en el
sistema y se realizara
seguimiento durante la
recepción de cada orden de
compra.
2. El proveedor existe
entonces verificar la
confiabilidad del proveedor.
Para los proveedores ya
existentes, se efectuará
evaluación de proveedores
cada seis (6) meses,
Continuar en la actividad.
7 Verificar si el Coordinador de Formato Lista Para aquellos proveedores
proveedor es Proyecto / de que no sean confiables, no se
confiable Asistente Proveedores les puede comprar, se les
Administrativo Repuestos / debe mandar comunicación
y Formato de calificación y aspectos a
Contable Seguimiento de mejorar, se le debe hacer
Compras seguimiento al plan de
mejoramiento reevaluando al
proveedor a los dos meses.
8 Efectuar compras Asistente Cuando la compra son de
por caja menor Administrativo carácter urgente y en pocas
y cantidades la efectúa el
Contable Asistente Administrativo y
Contable con un monto no
superior a $50000.
9 Elaborar orden de Asistente Orden de Confirmar la llegada de las
compra o servicio y Administrativo compra o órdenes de compra al
enviarla al y Servicio proveedor
proveedor Contable
10 Recepcionar la Coordinador de Formato Los productos, Repuestos y
compra del Proyecto / Seguimiento de servicios se verifican por el
producto o servicio Asistente Compras Coordinador de proyecto,
(cumple con los Administrativo ingeniero de soporte, director
requisito) y técnico o asistente

MANUEL CASTRO RODRÍGUEZ

ANDRÉS FELIPE CAICEDO RUEDA
 Universidad del Rosario
Gerencia de Proyectos en Telecomunicaciones
Contable / administrativa de acuerdo a
Ingeniero las características y
de soporte especificaciones de la
compra, el resultado de la
verificación se registra en el
formato de evaluación y
seguimiento de proveedores,
cuando se recibe por
parciales se verifica lo
suministrado en cada entrega
como si fueran compras
independientes.
11 Tomar acciones Coordinador de Formato Si no cumple con los
Proyecto / Devoluciones requisitos especificados por
Asistente Proveedores la empresa, se informa al
Administrativo proveedor acerca de la falla
y detectada y la corrección de
Contable / la misma en el menor tiempo
Ingeniero posible.
de soporte
12 Informar al Se le informara al proveedor
proveedor por medio escrito y correo
electrónico.
13 Almacenamiento Coordinador de Se almacena y distribuyen los
Proyecto / Repuestos para su posterior
Asistente uso, los responsables del uso
Administrativo y disposición final de los
y Repuestos, productos o
Contable / servicios deben asegurarse
Ingeniero de la protección y garantiza
de soporte la integridad de los mismos
generados a lo largo del
Proyecto, por lo que debe
destinar un lugar adecuado
para la protección de los
mismos evitando que se
presenten dañados, perdidos
o deteriorados.
14 Pago
15 FIN

MANUEL CASTRO RODRÍGUEZ

ANDRÉS FELIPE CAICEDO RUEDA
 Universidad del Rosario
Gerencia de Proyectos en Telecomunicaciones

MANUEL CASTRO RODRÍGUEZ

ANDRÉS FELIPE CAICEDO RUEDA