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10 RECOMENDACIONES PARA UNA

ORGANIZAR UN EVENTO EXITOSO

Si alguna vez organizaste un evento, conoces que no todo funciona de acuerdo con el plan y tienes
que confrontar varios desafíos. Esta norma define que en el exterior debe encontrarse tranquilo y en
paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote.
Sin embargo, nadie debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, aún creo que esta es la norma
más valiosa.

Planear un acontecimiento no es una tarea simple. Pero puedo Reconocer 10 puntos importantes que
tiene que tener en cuenta para que todo salga bien.

1. Definir el objetivo y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico sobre este asunto. Formule su
objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes;
expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para una proyecto u ofrecer gusto decorativo a los
huéspedes? El formato de la evento dependerá de la respuesta: su concepto, el espacio y la duración,
la repartición de roles dentro del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no quedarse atascado en los formatos conocidos. Eche un vistazo a "unconference",

PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en línea, eventos al aire libre. Lo que cuenta
es que su formato beneficia a conseguir el propósito del convivio.

2. Preste suficiente interés a la planificación

El plan debe incluir logística, material y la promoción del convivio. Cree un documento disponible
con el fin de que todo el grupo donde cada integrante pueda ver las tareas del otro y el panorama
general. En primer lugar, prepare una listado de las tareas principales y, luego, póngalas en la
mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos concretos que están obligados a completarse.
Es importante designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para completar una actividad.
A menudo se subestima y la preparación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su costo teniendo en cuenta situaciones imprevisibles

Vea la relación de tareas y las refleje en su estimado. También vale la pena pensar en una reserva en
caso de condiciones imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea fascinar gratamente a sus asistentes, piense en todo hasta el más pequeño detalle: cómo se
registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si goza de un rincón
fotográfico interesante, cómo se pueden ver sus presentaciones y la forma en que su equipo está
vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les puede ofrecer la alternativa de ir a una
breve clase magistral, jugar juegos o ver un video de información.

Intenta impresionar a la gente y genera el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones
más usuales. Esto es exactamente lo que crea la impresión de un acontecimiento.

5. Verifique el zona y tenga un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más

inesperado, Pudiera suceder que el aire acondicionado no funcione adecuadamente en la sala, no
existan inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales
inconvenientes con anticipación.

6. Asignar responsabilidades

Es muy significativo distribuir las tareas dentro de los miembros del grupo no solo en la parte de
preparación sino incluso durante el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo,
alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una
persona diferente para el equipo, para el servicio de alimentos, comunicación con la prensa, etc.
Cada persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la
duración del evento.

Entregue a cada elemento del equipo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada
persona sepa a quién contactar para un problema particular.

7. Cuéntale a tu audiencia referente a el convivio

No subestime el tiempo requerido para la promoción exitosa de un convivio. El tipo de convivio, su

concurrencia objetivo, los fondos internos y el importe determinan su enfoque de marketing. Al
designar a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es mejor
tener algunos socios, pero concretos, en lugar de hablar acerca de el evento para casi todos.

También es primordial crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de
que sea corto y que transmita con precisión la percepción del evento a su audiencia.

8. Preste cuidado al servicio

Verifica de que tu plantilla siga la regla de la cara de pato. Sea amable con los concurrentes,
oradores y socios. Trata de solucionar sus inconvenientes o dudas y cumplir con sus expectativas,
inclusive si te sientes cansado y no todo funciona Conforme lo planeado. Al final del día, lo que la
gente recuerda es acerca de cómo fueron tratados y el atmósfera, no lo que el orador se encontraba
diciendo en el escenario.

9. Lleva a cabo una control final 24 horas antes al fiesta

Asegúrese de haber informado a los participantes acerca de cómo asistir al lugar, invitó a todos los
presentes trascendentes y preparó los componenetes impresos, el contenido de sonido y video.
Verifique si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está listo.

Asegúrese de imprimir el programa la evento, permita que cada elemento del grupo y voluntarios
tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para
comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

10. Solicitar comentarios

Probablemente estés cansado y feliz posterior del evento, pero será complicado para usted dar una
evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los asistentes deben completar un formulario
de evaluación impreso al final la fiesta o un formulario en internet cuando lleguen a casa. Pídales
que evalúen varios aspectos del evento: logística, oradores, ubicaciones y la labor de los
organizadores. Esta información lo favorecerá a evitar imprevistos en el futuro y a superar la calidad
de sus sucesos. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las
opiniones de videos al final de una acontecimiento. Esto será beneficioso en caso de que su fiesta se
realiza otra vez.

Cualquiera que sea la convivio que organice, sea entusiasta y no tenga pánico a las sorpresas, ¡y su
acontecimiento va a ser un éxito!