Universidad de Antofagasta

Facultad de Ingeniería
Departamento de Minas

IMPLEMENTACIÓN DE UN SIA EN UNA EMPRESA

(Empresa “Transportes de Cuchipuy”)

Integrantes: Mauricio Valle Escobar

Guillermo Castañeda D.
Manuel Rojas Ch.

Académico(a): Miguel Carrasco

Asignatura: SIA

Antofagasta, 24 de mayo 2018

Índice

1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 3
1.1 EMPRESA: DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA, PERSONA DE CONTACTO (TELÉFONO Y MAIL). ..................... 4
1.2 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA: IDENTIFICAR EL ÁREA DONDE SE DESARROLLARÁ EL SIA. .................. 5
1.3 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA, DESCRIBIENDO EL PROBLEMA. ................................................ 5
1.4 PROBLEMA: CAUSAS, CONSECUENCIAS. ..................................................................................... 6
1.4.1 Programación semanal ............................................................................................ 6
1.4.2 Organización interna ................................................................................................ 6
1.4.3 Información integrada .............................................................................................. 6
1.5 SOLUCIONES: REALIZAR DOS CÓMO MÍNIMO. ............................................................................. 7
1.6 SOLUCIÓN ELEGIDA Y JUSTIFICACIÓN DE ESTA. ............................................................................. 7
1.7 SOLICITUD DE LA REALIZACIÓN DEL PROYECTO. ............................................................................ 7
2 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR. ............................................................................................. 7
2.1 CLARIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS .................................................................................. 7
2.2 ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD ..................................................................................................... 8
2.2.1 Factibilidad Operacional ........................................................................................... 8
2.2.2 Factibilidad Técnica .................................................................................................. 8
2.2.3 Factibilidad Económica ............................................................................................. 9
2.2.4 Aprobación del Requerimiento ................................................................................. 9
3 ANEXOS ............................................................................................................................ 10
3.1 SOLICITUD PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ...................................... 11

1 INTRODUCCIÓN


La implementación de un sistema de información administrativa busca
principalmente mejorar un proceso o servicio del cual una empresa se sustenta para
realizar la entrega de su producto final. Esta operación se realiza mediante una serie de
análisis previos a la implementación de un SIA, el cual, se hace necesario para que se
puedan obtener buenos resultados luego de la puesta en marcha de éste. Es por esto que,
mediante este informe, se dará a conocer parte del análisis para la implementación de un
SIA, determinando los requerimientos necesarios para la realización del proceso que se
llevará a cabo en la empresa a la cual se quiere implementar el sistema.































1.1 Empresa: Descripción de la empresa, persona de contacto (Teléfono y mail).

Transportes Cuchipuy, una empresa del norte, está presente en el rubro de
Transportes de carga y otros servicios integrales con una flota de camiones, ramplas y
equipos que la convierte en una empresa con una buena oferta de servicios de calidad en
el rubro.
Nuestra experiencia de más de 20 años en el rubro y nuestro propósito es poder
apoyar a nuestros clientes en forma rápida, SEGURA y RESPONSABLE en el suministro de los
diferentes servicios requeridos y que vuestra empresa necesite.
Nuestra oferta es ofrecer un servicio confiable en cuanto a calidad, seguridad, medio
ambiente, cantidad y oportunidad, proactivo que en base a su experiencia anticipe
probables situaciones, aportando alternativas de mejoras en los sistemas y flexible que se
adapte a los requerimientos del mandante, incorporando una gestión eficiente y eficaz
orientada fundamentalmente al cumplimiento normativo, entre los que podemos
mencionar:
La empresa se encuentra dotada de 12 camiones cisterna para la distribución de
aguas de tipo potable e industrial, las cuales son obtenidas mediante pozos de extracción
ubicadas en los alrededores del sector donde ubica sus dependencias ésta misma.

• Pedro Godoy (Gerente General Transportes Cuchipuy)

Email: p.godoy.cuchipuy@gmail.com

Teléfono: +569 9225 0629


• Daisy Godoy Briceño (Admin. de contratos Transportes de Cuchipuy)

Email: deisy.godoy.b@gmail.com

Teléfono: +569 7529 8998

• Juan Godoy Valdés (Planificador Transportes de Cuchipuy)

Email: juan.godoy.v@gmail.com

Teléfono: +569 7529 8001







1.2 Organigrama de la empresa: Identificar el área donde se desarrollará el SIA.

GERENTE
GERENTE GENERAL
OPERACIONES

JEFE TALLER ADMINISTRADORES JEFE DE

MECANICO DE CONTRATOS LOGISTICA
OPERACIONES
ADMINISTRACION
RECURSOS ASESOR PREVENCION
GENERAL
HUMANOS MARCELA DE RIESGOS
CONTABILIDAD

SOLDADORES
VULCANIZADORES
BODEGA TALLER EXPEDITOR
LAVADO COMPRAS
MECANICOS

CONDUCTORES

La empresa de Transportes de Cuchipuy será puesta a evaluación para la

implementación de un sistema de información en el área de planificación a cargo del señor
Juan Godoy.

1.3 Situación actual de la empresa, describiendo el problema.

La empresa de transportes de Cuchipuy, tiene a su disposición una flota 12 de
camiones, los cuales realizan una cantidad de 5 viajes al día para cumplir el requerimiento
de demanda de aguas que le solicitan las mineras (demanda equivalente a 1200 m3 diarios
aproximadamente). Para cumplir la demanda de las mineras, es necesario crear un plan
estratégico de viajes para los camiones, con tal de realizar una distribución más equilibrada
y eficiente, logrando cumplir la demanda diaria requerida.
Actualmente la empresa de transportes de Cuchipuy, ha presentado ineficiencia en
su sistema de planificación de los viajes y programas de sus camiones, ocasionando el no
cumplimiento de la demanda diaria exigida por las mineras, afectando directamente al
proceso productivo, tanto como de la minera, como de la propia empresa, y también
afectando al prestigio de la empresa de transportes de Aguas para sus futuros clientes.
El objeto principal es lograr implementar un sistema de información al área de planificación
de la empresa, la cual permita identificar y controlar cada variable que pueda afectar el
cumplimiento de la demanda diaria a realizar (variables tales como tiempos, distancias y
números de viaje, velocidad de camión, tiempos muertos, etc.), logrando de esta manera,
un servicio eficiente al cumplir las demandas diarias y lograr un prestigio entre las otras
empresas que brinden un servicio igual o similar.

1.4 Problema: Causas, consecuencias.


Se dividen en tres partes principalmente:

• Programación semanal
• Organización interna
• Información integrada

1.4.1 Programación semanal

La programación semanal utiliza un programa en Excel que es llenado por el
departamento de planificación, quien ingresa los datos que obtiene de los tiempos de ciclo
y reparto de los camiones cisterna, con tal de llevar un registro de su trabajo. Cada
departamento en la empresa posee un encargado de velar por el cumplimiento de las tareas
encomendadas por planificación, realizando reuniones diarias informativas para el
conocimiento de las tareas a realizar.

1.4.2 Organización interna

Actualmente existen problemas para la realización de programas de transporte que
sean empleados para el correcto y eficaz funcionamiento de la flota de camiones,
principalmente debido a la falta de información y la utilización de canales informales que
no son de propiedad de la empresa.

1.4.3 Información integrada

En cuanto a la información integrada, no existe sistema que unifique los
departamentos de planificación y mantención en la empresa, quienes tienen relación con
la programación de viajes y mantención mecánica de los camiones de la empresa.
Como se describe en el punto anterior, la organización se lleva a cabo informal y
escasamente, lo que conlleva la generación de problemas de improvisación no deseados.
Es de suma necesidad que el personal de todos los departamentos pueda trabajar en
conjunto y aportar ideas, proyectos u opiniones que vayan en post de beneficio de la
empresa.
Lo más importante es sistema de información integrado por computadora y enlace
a internet (GPS) ayudaría bastante a organizar y conocer mejor el ciclo de transporte y
procesos de la flota de camiones.


1.5 Soluciones: Realizar dos cómo mínimo.

• Confección de una minuta la cual deberá ser llenada por los departamentos, para
posteriormente ser presentada en una página web segregada por departamentos
en dicha empresa.
• Automatización del sistema mediante la implementación integrada de monitoreo
GPS, para la obtención de información satelital tales como: distancias, tiempos de
viaje, imprevistos, ubicación, velocidad del camión, etc. Recopilación de datos que
será ingresada de manera automática a un programa que viene en conjunto con la
adquisición de los aparatos electrónicos.

1.6 Solución elegida y justificación de esta.

Según la situación actual de la empresa descrita anteriormente, la primera opción
es similar o muy parecida a lo que actualmente se realiza en la empresa como tal, por lo
cual no sería de confiabilidad realizar esta acción. Sin embargo, la segunda opción que se
da a conocer, es potencialmente beneficiaria para la empresa, ya que el sistema GPS es un
sistema de posicionamiento global, cuyo servicio es prestado por la disposición de diversos
satélites en el mundo. Este sistema está constituido por tres segmentos: el segmento
espacial, el segmento de control y el segmento del usuario. El segmento para el cual será
empleado este sistema será el de control, ya que este sistema permitirá conocer una serie
de parámetros informativos en tiempo real, que ayudarán a la obtención de información
que podrá ser utilizada para la realización de programaciones de ciclos de transportes para
la flota de camiones dispuestas por la empresa.

1.7 Solicitud de la realización del proyecto.

En la siguiente página aparece la solicitud para la implementación de un sistema de
información, así como también la participación de las jefaturas correspondientes para
contestar encuestas y así realizar un estudio más certero a lo que accedieron sin mayores
complicaciones.

2 Investigación preliminar.

2.1 Clarificación de los Requerimientos

Considerando las deficiencias de la empresa en el sentido de la planificación que
requieren los camiones cisterna para el cumplimiento de la demanda diaria requerida de
agua por parte de la minera, se busca mejorar el área de planificación de la empresa,
incorporando un sistema de información que permita la solución de los siguientes puntos:

• Registros de control de pedidos, entrega y retraso de servicio.
• Información de gastos por concepto de combustible (mensual-anual)
• Informe de tiempos utilizados por la flota de camiones en un periodo mensual,
anual.
• Gráficos que representen tiempos de cumplimiento y retraso.

2.2 Estudios de Factibilidad

2.2.1 Factibilidad Operacional

El área gerencial, es decir operaciones y de administración de contrato apoya la
implementación del software dentro del área de planificación, ya que les ayuda a la
obtención de información mas exacta y en una cantidad menor de tiempo.
La puesta en marcha del software busca a su vez la reducción de los tiempos
involucrados del personal del área de planificación en gestionar los programas y
controlarlos, ya que el software se encargará de aquello.
El personal involucrado dentro del área de planificación de la empresa de servicios
de transporte de Cuchipuy, están consciente de la ineficiencia del actual sistema de
planificación, por lo cual, tienen la certeza que el nuevo software radicará en su mayoría los
problemas actuales del área de planificación y recibirán abiertamente los desafíos de
implementar este software.
La implementación del software permite ayudar a eliminar completamente las
pérdidas tanto operacionales, como económicas, que se pueden provocar por la falta de
control de las variables que afectan al cumplimiento de la demanda de agua diaria
requerida.

2.2.2 Factibilidad Técnica

Se puede adquirir la tecnología necesaria para realizar el sistema de control de los
camiones por GPS, ya que su costo de adquisición de hardware es bajo y su software no es
complejo de utilizar.
El personal del área de planificación de la empresa de servicio de transporte de
Cuchipuy, puede ser instruido en el uso del software utilizado para controlar los camiones,
mediante una capacitación dada por programador experto en el tema.
El sistema propuesto ofrece a la empresa de servicios de transporte de Cuchipuy, el
completo control de las diferentes variables que puede afectar el cumplimiento de la
demanda diaria (variables como tiempos de viaje, carga y descarga, distancias de viaje,
velocidad, etc.)
Una de las ventajas que ofrece la implementación de este sistema de información,
es que permite a la empresa lograr una mejora en la planificación asociada a los camiones,
gracias a que el software ofrecerá información exacta y precisa que supera en creces
cualquier cálculo teórico o estimación existente.

2.2.3 Factibilidad Económica

El sistema a implementar es muy beneficioso, ya que permite obtener una elevada
reducción de pérdidas provocadas por el no cumplimiento de la demanda de agua diaria
requerida.
El beneficio que traerá consigo la implementación del sistema, será mucho mayor
que el costo asociado al no cumplimiento de la demanda requerida de agua, ya que si al
término del mes, no se cumple con esta demanda, la empresa Cuchipuy deberá gastar de
sus propios recursos económicos para arreglar esta situación.
El costo de implementar un sistema de rastreo por GPS es relativamente bajo, la
mayor inversión sería en el hardware (GPS) que se debe instalar dentro de la cabina de los
camiones, por otro lado, la inversión del software que permita obtener los registros de
información obtenida del GPS, es más baja en comparación con el hardware.


• Costo Hardware (GPS): $ 40.000
• Cantidad de Camiones: 12
• Costo Hardware (GPS) por flota: $480.000 (Listo)
• Costo Software: $50.000
• Costo Instalación Hardware por Flota: $100.000
• Costo Instalación Software: $20.000
• Costo Total Implementación Sistema: $650.000

Cabe destacar que este costo total será pagado solo una vez, ya que la mantención
del hardware (GPS) y utilización del software correrán por cuenta del personal propio de la
empresa Cuchipuy.

2.2.4 Aprobación del Requerimiento

Con respecto a la aprobación del requerimiento, ésta se dio positiva en su
aprobación, ya que el costo inicial y total de implementar el sistema de rastreo de camiones
por GPS, puede ser solventado por la empresa de servicio de transporte de Cuchipuy sin
problema alguno.





3 ANEXOS

Se realizaron dos encuestas por separado: para jefatura y para personal
subcontratado, siendo motivo principal, la diferencia de información que posea cada uno.

La estructura de la encuesta es la siguiente:

• Administración de Transportes

Está dirigida a altos cargos, principalmente al Departamento de Planificación y
Mantención, la cual se encuentra dividida en tres aspectos:


• Planificación semanal

Mide el antiguo sistema escrito y el actual por computadora, esto para mejorar el
sistema actual respecto del anterior.

• Organización interna

Mide el nivel de organización de la empresa y que herramientas se utilizan en la
actualidad para realizarlo, y si es necesaria la implementación de un SIA.

• Información integrada

Mide el nivel de información que se conoce respecto a finanzas y programas de
transportes, y también si es necesario implementar un SIA.

• Jefatura de Conductores

Está dirigida a mandos medios, principalmente a jefes de conductores, conductores,
etc. Está dividida en dos partes:

• Organización interna e Información integrada.

Tienen los mismos objetivos trazados anteriormente.







3.1 Solicitud para la implementación de un sistema de información

Lunes 14 de Mayo 2018
Asunto: Petición


SR. PEDRO GODOY

Gerente General Transportes Cuchipuy


Junto con saludar y esperando que se encuentre bien, es de nuestro interés informar a usted
que en la casa de estudios a la cual pertenecemos, específicamente en la asignatura de “Sistemas
de Información administrativo”, se está llevando a cabo la realización de un estudio de investigación
y factibilidad a cargo de la docente Miguel Carrasco. El estudio ha sido empleado para la posible
implementación en la empresa a la cual usted pertenece, el cual tiene como objetivo solucionar los
problemas de producción e información que actualmente se llevar a cabo bajo los departamentos
de planificación y mantención.
Con lo descrito anteriormente, es que se realiza esta carta con motivo tal de presentar ante usted
la posibilidad de prestación de información y disposición para la realización de encuestas que
puedan entregar información de la situación actual en la cual se encuentra vuestra empresa y así
poder entregar un análisis y posible solución para una futura implementación.

En conjunto con lo anterior, es que se solicita también pueda poner a disposición medios de
contactos para poder establecer una comunicación directa con vuestra persona.

Sin otro particular y esperando la buena recepción de este documento, se despiden
agradecidos y atento a su respuesta,




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Mauricio Valle Escobar Guillermo Castañeda Delgado

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Manuel Rojas Chelmes



Estudiantes de Ingeniería Civil Industrial en Minas
Universidad de Antofagasta