Gestión del centro de documentación

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Universidad Continental

PROCEDIMIENTO

“INVENTARIO DE RECURSOS DE INFORMACIÓN”

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Índice

Índice 2
1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. POLÍTICAS 3
4. REFERENCIAS INTERNAS 3
5. REFERENCIAS EXTERNAS 3
6. DEFINICIONES 4
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6
8. DIAGRAMA DE FLUJO 14
9. INFORMACIÓN DOCUMENTADA 15
10. CONTROL DE VERSIONES 15
11. APÉNDICES 15

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1. OBJETIVO
Evaluar la colección del Centro de Documentación con la finalidad de
mantenerla actualizada, acorde a los lineamientos académicos de la
Corporación Educativa Continental.

2. ALCANCE
Inicia con la generación de la lista de inventario y concluye con la
elaboración del informe de inventario. Aplica para todo el personal del
Cendoc que realice el inventario de los RI.

3. POLÍTICAS
 Las actividades de inventario se realizan dos veces al año, iniciando
en los meses de julio y diciembre.
 Las fechas para las actividades de inventario son seleccionadas
considerando el calendario académico respectivo.
 En todo proceso de inventario no se realizan préstamos de recursos de
información, espacios grupales ni dispositivos electrónicos. Esto es
comunicado con anticipación a los usuarios.

4. REFERENCIAS INTERNAS
 C-IN-PA05.05.IELI Instructivo Elaboración de lista de inventario
 C-PD-PA05.05.09 Procedimiento Mantenimiento de recursos de
información
 C-PD-PA05.05.03 Procedimiento Catalogación de recursos de
información en Aleph
 C-PD-PA05.05.10 Procedimiento Expurgo y donaciones de salida de RI

5. REFERENCIAS EXTERNAS
 Norma Internacional ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad

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6. DEFINICIONES

CONCEPTO DESCRIPCIÓN

Área de la Universidad Continental que tiene como

Centro de Documentación
(Cendoc)
Recursos de información (RI)
misión contribuir al desarrollo de la excelencia
académica, motiva la investigación y apoya en el
proceso de enseñanza-aprendizaje, mediante el
acceso a recursos de información de calidad y
servicios innovadores. Su acrónimo es Cendoc.
Se llaman recursos de información todos los materiales
que conforman las colecciones del Cendoc. Estos
pueden encontrarse en diferentes formatos,
dimensiones y pueden necesitar un soporte para ser
reproducido. En este documento se utilizarán las siglas
RI.

Sistema de Gestión Bibliotecaria Sistema virtual de gestión bibliotecaria utilizado en el

Aleph Cendoc.

Proceso por el cual se retira de la colección los

recursos de información que en un determinado
Expurgo
tiempo no han tenido circulación y posteriormente
podrían conllevar a una donación o descarte del RI.
Se refiere al personal del Cendoc que realizará el
inventario y selección para expurgo, considerándose
Equipo de inventario dentro de este a los auxiliares, asistentes de servicios
de información que realizarán el inventario y
selección para expurgo.

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Representa la existencia de un ejemplar en el

Cendoc, es decir, es la representación del número de
Ítem
ejemplares disponibles en el Cendoc. Los ítems se
encuentran asociados a un registro.

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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Descripción
Ítem Qué Quién Cómo a. Cuándo/ b. Cuánto/c. Dónde Punto de control

Durante el periodo de vacaciones

1.1. Ingresar al Sistema de Gestión Bibliotecaria Aleph y extraer información de a. según calendario académico en
los meses de julio y diciembre. En caso de que no
lista de inventario, según el C-PD-PA05.05 ‘Instructivo Elaboración de lista haya internet, se
Coordinador
Generar lista de Servicios de inventario'. iniciará con el
01 b. 2 días en promedio.
de inventario de escaneo del código
Información 1.2. Convertir la información a un archivo de Excel, según el C-IN-PA05.05.IELI de barras en un
En el módulo de circulación del archivo en Excel.
‘Instructivo Elaboración de lista de inventario'. c. Sistema de Gestión Bibliotecaria
Aleph.

2.1. Coordinar con los Auxiliares del Cendoc y Asistentes de Servicios de

Información para que realicen lo siguiente:

Coordinar - Guardar los RI que se encuentren en exhibición en los estantes que

actividades y Coordinador
recursos para de Servicios corresponden. a. Al tener el listado de inventario. No aplica
02
toma de de
inventario Información - Ordenar la colección de acuerdo al ‘Sistema de Clasificación Dewey’.

- Verificar si los RI cuentan con la seguridad activada (solo para

inventario de diciembre).

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- Verificar el estado físico del RI teniendo en consideración lo siguiente

(solo para inventario de diciembre).

2.2. Extraer del reporte de préstamos los nombres, códigos de barras y códigos
de clasificación del RI en un ‘Check list’ en Excel.
b. 1 hora en promedio.
2.3. Imprimir el ‘Check list’ y entregar el documento al auxiliar del Cendoc de
forma presencial indicándole que realice la verificación de existencia de
RI.

2.4. Conformar equipo de 2 personas entre los Auxiliares del Cendoc y

Asistentes de Servicio de Información.

2.5. Delegar el número de estantes que les corresponderá al equipo para que
realicen la toma de inventario.

2.6. Compartir la C-F-PA05.05.08.HI 'Hoja de Inventario' en el drive del Cendoc

y brindar los permisos de edición al Equipo de inventario.

2.7. Solicitar al Coordinador Corporativo de Desarrollo de Colecciones el - En las instalaciones del Cendoc.
c.
- Drive del Cendoc.
cambio de estado de los RI de “Exhibición” a “Disponible” mediante
correo electrónico adjuntando la ‘Lista de inventario’ en formato de Excel.
2.8. Solicitar el préstamo de laptops para la recolección de datos, mediante
correo electrónico, al Jefe de laboratorios de Ingeniería y Cómputo, de
acuerdo a la cantidad de personas que trabajarán en la toma de
inventarios.

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Después de recibir la 'Lista de

Con apoyo del Asistente de Desarrollo de Colecciones realizar lo siguiente: Inventario' por parte del
a.
3.1. Recibir la ‘Lista de inventario’ con estado de proceso en 'En Coordinador de Servicios de
Información.
Coordinador catalogación'.
Revisar RI en corporativo De acuerdo a los RI que se tienen
3.2. Cotejar en los estantes del Área de Desarrollo de Colecciones la
03 catalogación de Desarrollo b. en el Área de Desarrollo de No aplica
de existencia de los RI indicados en la ‘Lista de inventario’ con estado de Colecciones.
Colecciones
proceso en 'En catalogación'
3.3. Actualizar la ‘Lista de inventario’ con las observaciones encontradas. En el Área de Desarrollo de
c.
Colecciones del Cendoc.

Según el caso:
4.1 Para la toma de Inventario de Julio: Después de que el Coordinador de
Servicios de Información designe las
4.1.1. Recibir las laptops y lectoras de código de barras inalámbricas a a.
tareas a realizar, en los meses de
utilizar del Coordinador de Servicios de Información. julio y diciembre.
4.1.2. Ordenar la colección de acuerdo al Sistema de Clasificación
- Para la toma de inventario en el
Dewey.
mes de julio dura 1 semana
4.1.3. Organizar los recursos a utilizar (mesa de trabajo, laptop, lectora de aproximadamente.
b.
Revisar RI código de barras, etc.).
Equipo de - En la toma de inventario de No aplica
04 con estatus
inventario 4.1.4. Realizar la lectura del código de barras del RI en el drive. diciembre dura 1 mes
disponibles
aproximadamente.
4.2. Para la toma de inventario de Diciembre:
4.2.1. Recibir las laptops y lectoras de código de barras inalámbricas a
utilizar del Coordinador de Servicios de Información.
4.2.2. Ordenar la colección de acuerdo al ‘Sistema de Clasificación
c. En las instalaciones del Cendoc
Dewey’.
4.2.3. Verificar si los RI cuentan con la seguridad activada (solo aplica para
estantería abierta e inventario de diciembre)

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4.2.4. Organizar los recursos a utilizar (mesa de trabajo, laptop, lectora de

código de barras, etc.).
4.2.5. Realizar la lectura del código de barras del RI.
4.2.6. Verificar el estado físico del RI teniendo en consideración lo siguiente:
- Desprendimiento de las hojas y forrado.
- Daños en la cubierta y el lomo.
- Refuerzo de RFID.
- El estado de la etiqueta de código, entre otros que considere
necesario.
4.2.7. Rellenar el campo Mantenimiento en la C-F-PA05.05.08.HI 'Hoja de
Inventario'.
4.2.8. Resolver: ¿el RI requiere de mantenimiento?
4.2.8.1. Si la respuesta es SI, coordinar con el Asistente de Servicios de
Información para el envío del RI y continuar según el C-PD-
PA05.05.09 ‘Procedimiento Mantenimiento de recursos de
información’.
4.2.8.2. Si la respuesta es NO, continuar con la actividad N° 05.

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Según el caso:
5.1. Para la toma de inventario de julio:
5.1.1. Ingresar al drive del Cendoc y descargar la C-F-PA05.05.08.HI 'Hoja
de Inventario' con la información de todos los RI que fueron
escaneados. Inmediatamente después de
5.1.2. Comparar la ‘Lista de inventario’ con los códigos de barras de los RI a. terminar la Revisión de RI con
estatus disponibles.
escaneados de la C-F-PA05.05.08.HI 'Hoja de Inventario'.
5.1.3. En la columna observaciones de la ‘Lista de inventario’ registrar "NO
UBICADO" a los RI que no fueron encontrados.
5.1.4. Imprimir la lista de todos los RI con la denominación "NO UBICADO".
Coordinador 5.1.5. Resolver ¿se requiere la búsqueda del RI?
Comparar de Servicios
05 No aplica
reportes de 5.1.5.1. Si la respuesta es SÍ, coordinar con el Equipo de inventario de
Información manera que se realice una segunda búsqueda y regresar a
la actividad N° 04.
5.1.5.2. Si la respuesta es NO, continuar con la actividad N° 06.
5.2. Para la toma de inventario de diciembre
5.2.1. Ingresar al drive del Cendoc y descargar la C-F-PA05.05.08.HI 'Hoja
b. 2 días en promedio
de Inventario' con la información de todos los RI que fueron
escaneados.
5.2.2. Comparar la ‘Lista de inventario’ del Sistema de Gestión Bibliotecaria
Aleph con los códigos de barras de los RI escaneados de la C-F-
PA05.05.08.HI 'Hoja de Inventario'.

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5.2.3. En la columna “Observaciones” de la ‘Lista de inventario’ registrar

"NO UBICADO" a los RI que no fueron encontrados.
5.2.4. Imprimir el listado de todos los RI con la denominación "NO
UBICADO".
5.2.5. Elaborar una lista de los RI encontrados que no figuran en la ‘Lista de
inventario’ y derivar al Área de Desarrollo de Colecciones para su
revisión. c. En las instalaciones del Cendoc
5.2.6. Elaborar una lista de RI para mantenimiento.
5.2.7. Resolver: ¿se requiere la búsqueda del RI?
5.2.7.1. Si la respuesta es SÍ, coordinar con el equipo del Cendoc de
manera que se realice una segunda búsqueda, luego
regresar a la actividad N° 04.
5.2.7.2. Si la respuesta es NO, continuar con la actividad N° 06.

Después realizar la tercera

6.1. Ingresar al módulo de catalogación del ‘Sistema de Gestión Bibliotecaria a.
verificación de RI.
Aleph’ y buscar el ítem ingresando el código de barras.
Actualizar el Coordinador 6.2. Cambiar el estado de proceso de 'No está en proceso' a 'Extraviado' y
estado de de Servicios
06 b. 3 minutos en promedio por RI. No aplica
proceso del de hacer clic en ‘actualizar a nivel ítem’.
RI Información 6.3. Enviar mediante correo electrónico una lista de RI con estado de proceso
'EXTRAVIADO' al Coordinador Corporativo de Desarrollo de Colecciones. Módulo de catalogación del
c. Sistema de Gestión Bibliotecaria
Aleph.

Cuando recibe el listado de RI con En caso de que el RI

Actualizar el Coordinador 7.1. Recibir la lista de los RI con estado de proceso 'Extraviado' del
estado de proceso 'EXTRAVIADO” se trate de una
07 registro Corporativo a.
Coordinador de Servicios de Información. por parte del Coordinador de revista, esta
Aleph del RI de Desarrollo Servicios de Información actividad lo

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de 7.2. Ingresar al Módulo de catalogación del ‘Sistema de Gestión Bibliotecaria realizará el Auxiliar
Colecciones del Cendoc.
Aleph’ y buscar el número de registro del RI. b. 10 minutos en promedio por RI
7.3. Cambiar el estado del registro de 'Nuevo' a 'Eliminado' si el registro no tiene
más ítem que el extraviado. - Módulo de catalogación del
Sistema de Gestión Bibliotecaria
7.4. Informar mediante correo electrónico, el cambio del estado de registro
Aleph.
c.
de los RI con denominación 'Extraviado' al Coordinador de Servicios de - Oficina del Coordinador
Corporativo de Desarrollo de
Información.
Colecciones.
Según el caso:
8.1. Para la toma de inventario de julio:
8.1.1 Filtrar de la 'Lista de inventario' aquellos RI con la denominación de
En los meses de agosto y enero al En caso de que el
"No ubicados" y obtener una lista de RI extraviados.
a. finalizar la actualización del registro inventario de
8.1.2. Realizar cuadro comparativo de la cantidad de RI extraviados y el Aleph del RI. diciembre coincida
porcentaje de índice de pérdidas en los dos últimos inventarios. con la ejecución del
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Coordinador 8.1.3. Elaborar el ‘Informe de inventario’ contemplando lo siguiente: Procedimiento
Elaborar Corporativo
- La cantidad de RI extraviados y el porcentaje de índice de Expurgo y
08 informe de de Desarrollo donaciones de
inventario de pérdidas en los dos últimos inventarios. salida de RI, se
Colecciones agregará al Informe
8.1.4. Guardar el ‘Informe de inventario’ en el drive del correo del Cendoc
de inventario
con el nombre 'Inventario/año/semestre' en la carpeta 'Inventario'. aquellos RI con la
8.2. Para la toma de inventario de diciembre b. 1 día. denominación
‘Expurgo’.
8.2.1. Seleccionar de la 'Lista de inventario' aquellos RI con la
denominación de "No ubicados", 'Mantenimiento'.
8.2.3. Elabora informe de inventario, teniendo en cuenta lo siguiente:

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- RI que se enviaron a mantenimiento.

- RI extraviados.
- Cuadro comparativo de la cantidad de RI extraviados y el
porcentaje de índice de pérdidas en los dos últimos inventarios.
c. En las instalaciones del Cendoc.
8.2.4. Guardar el ‘Informe de inventario’ en el drive del correo del Cendoc
con el nombre "Inventario/año/semestre" en la carpeta 'Inventario'.

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8. DIAGRAMA DE FLUJO

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9. INFORMACIÓN DOCUMENTADA
MEDIO DE TIEMPO DE
CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN
ALMACENAMIENTO CONSERVACIÓN

C-F-PA05.05.08.HI Hoja de Inventario V.1.0 Digital 1 año

- Lista de inventario V.1.0 Digital 1 año

- Informe de inventario V.1.0 Digital 1 año

10. CONTROL DE VERSIONES

N° de
Solicitado Por Descripción de la Modificación Fecha de Aprobación
Versión

1.0 - - -

11. APÉNDICES
[NO APLICA]

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