ELO4SAP Business One
Vista general
La integración del sistema de gestión de
documentos ELO en SAP® Business One
permite un acceso a todos los documentos
de forma rápida, continua y al mismo tiem-
po jurídicamente segura.
SAP® Business One
SAP® Business One es un potente software
empresarial (ERP) para pequeñas y medianas
empresas. El software soporta todas las áreas
claves en la empresa, como la gestión de
informes, gestión financiera, interlocutores
comerciales, ventas, gestión de las relaciones
con el cliente (CRM), producción, administra-
ción de inventario y compras.
ProjectManagement basado en SAP Business
One es una solución de ERP para empresas
que trabajan orientadas a proyectos.
GESTIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS
PARA SAP BUSINESS ONE
Almacenamiento completo y jurídicamente seguro de todos los documentos de la empresa
En todas las áreas de la empresa se produ-
cen documentos (facturas de proveedores
y de clientes, ofertas, extractos bancarios,
confirmaciones de pedidos, albaranes,
contratos, etc.). La cantidad de documentos
generados depende del tipo de empresa.
Con un gran volumen de documentos se
recomienda, ya solo por cuestiones de es-
pacio, almacenar los documentos de forma
electrónica, sistemática y con palabras clave.
Un almacenamiento electrónico, que
sistemáticamente asigna palabras clave,
simplifica los procesos empresariales
porque todos los documentos están dis-
ponibles en cualquier momento para los
empleados involucrados. Así por ejemplo el
director general puede encontrar y ver los
extractos bancarios sin tener que molestar
al contable. Y el contable puede ver si una
factura ha sido comprobada y validada por
el responsable del proyecto aunque en
estos momentos no le pueda localizar.
ELO4SAP Business One ha sido desarrollado
especialmente para compañías que ya uti-
lizan un software empresarial (sistema ERP)
como SAP® Business One y una solución
de gestión y archivado de documentos
como ELO. ELO4SAP Business One permite
el acceso directo a los documentos desde
ambas aplicaciones.
ELO
ELO es un sistema de gestión de documen-
tos (SGD) para el almacenamiento, adminis-
tración y archivado electrónico de documen-
tos e informaciones. Mediante meta datos y
una búsqueda integrada de texto completo,
los documentos están disponibles para fines
de búsqueda avanzada. El archivado en ELO
cumple con los principios de acceso a datos
y verificabilidad de documentos digitales
(GDPdU). ELO existe en varias versiones
como ELO Professional o ELO Enterprise.
¿Cómo funciona ELO4SAP Business One?
ELO4SAP Business One hace que se asignen
automáticamente palabras clave a todos los
documentos generados en SAP Business
One (facturas de clientes, pedidos de
clientes, pedidos, albaranes, entradas de
mercancías, etc.) y se archiven en ELO como
PDF o Tiff. Las nuevas versiones del mismo
documento se almacenan en versiones.
Factura de proveedores en SAP Business One con la interfaz SGD
Documentos entrantes
Los documentos entrantes como facturas
de proveedores se escanean en ELO y se
muestran al usuario en el Postbox. Después
del registro en SAP® Business One se asignan
palabras clave al documento y se clasifica
directamente. Por ejemplo varios registros de
un extracto bancario se asignan todos corres-
pondientemente, de manera que desde cada
registro se pueda ver fácilmente el extracto
bancario escaneado.
Documentos de otras aplicaciones
Además de poder almacenar documentos
desde SAP Business One, también se pueden
almacenar, gestionar y archivar documentos
desde ProjectManagement basado en SAP
Business One o documentos de Microsoft
Office. Al mismo tiempo, además de archivar
documentos mediante la impresión como
Tiff o PDF, existe la posibilidad de archivar y
gestionar estructuradamente “documentos
modificables” en el formato original como Ej.
Word, Excel, PowerPoint. Gracias a las funcio-
nes Insertar/Extraer estos documentos siguen
estando disponibles para la edición.
Almacenamiento de documentos
Al almacenar los documentos (Ej. al impri-
mir en SAP® Business One) se realiza una
indexación automática. Los documentos
 indexados se encuentran a continuación en
una estructura de almacenamiento clásica.
Por ejemplo: Compañía, nombre del cliente
(de la A a la Z), año comercial, tipo de docu-
mento. Tanto para los términos como para la
estructura de almacenamiento se entrega un
estándar, que - según las necesidades de la
empresa - se puede adaptar sin necesidad de
programación.
Vista de la indexación automática de un documento
de clientes, Ej. una oferta.
Estructura de archivo de ELO
Factura de proveedores archivada en ELO
MARINGO Computers GmbH
Stolberger Str. 114 a
Status: February 2011
50933 Colonia (Alemania)
Teléfono + 49 221 94 90 58-0
Fax + 49 221 94 90 58-8
www.maringo.de
info@maringo.de
Búsqueda
Los documentos se pueden rastrear direc-
tamente desde SAP® Business One o desde
ProjectManagement basado en SAP® Busi-
ness One. Una posible búsqueda sería por
ejemplo: “Oferta noviembre 2010 instalación
techo solar” y el sistema no solo muestra la
oferta sino también todos los documentos
relacionados como emails o documentos de
Office.
¿Qué ventajas ofrece el uso de
ELO4SAP Business One?
La localización de documentos (también
asientos) se simplifica considerablemente
gracias a las fáciles opciones de búsqueda.
El acceso a cada documento se realiza
intuitivamente a través de botones que
están integrados sin problemas en la
superficie de SAP® Business One. El usua-
rio no se tiene que acostumbrar a algo
nuevo.
El usuario autorizado puede ver en cual-
quier momento todos los documentos
archivados e incluso añadir posteriormen-
te etiquetas o comentarios (como notas
adhesivas al archivar el papel).
Para empresas con un gran volumen
de documentos, el almacenamiento se
simplifica significativamente y se reduce
la demanda de espacio.
El uso conduce a procesos de negocio
mejores y más eficientes.
La solución es una oportunidad económica
para que los documentos sean auditables
de forma segura. El archivado electrónico
de documentos digitales generados auto-
máticamente es un requisito importante
para el almacenamiento de documentos
fiscales conforme con los principios de
acceso a datos y verificabilidad de docu-
mentos digitales (GDPdU).
ELO4SAP Business One es un sistema
que se puede adaptar flexiblemente a las
necesidades cambiantes de la empresa.
busitec GmbH
Rudolf-Diesel-Straße 59
48157 Münster (Alemania)
Teléfono + 49 (0) 251 13335-0
Fax + 49 (0) 251 13335-35
www.busitec.de
info@busitec.de
ELO4SAP Business One:
Un sistema variable
ELO4SAP Business One permite no sólo
un acceso económico a la gestión de docu-
mentos de toda la empresa, sino también
flexibles posibilidades de extensión.
Small Business Paket
En el Small Business Paket se incluyen, entre
otras, todas las funcionalidades aquí descri-
tas. El Small Business Paket es adecuado para
empresas de hasta un máximo 10 usuarios.
Business Paket
El Business Paket es adecuado para empresas
en las que 10 o más empleados utilizan el
sistema. Además de ampliar el número de
usuarios, este paquete ofrece funcionalida-
des adicionales como la integración de otras
aplicaciones, Ej. tiendas online o sistemas de
solicitud de entradas/billetes.
Por otra parte son posibles las siguientes
ampliaciones:
Flujos de trabajo por ejemplo para repre-
sentar validaciones.
Almacenamiento a largo plazo y auditable
de forma segura
Basándose en reglas, los emails también
pueden copiarse automáticamente de
Microsoft Exchange al archivo ELO.
Archivo código de barras
Para algunos documentos es posible una
firma digital.
ELO4Smartphone permite el acceso móvil
a documentos y desempeñar ciertas
tareas de flujo de trabajo.
Pero estas no son las únicas posibilidades de
aplicación. ¡Póngase en contacto con nosotros
para conocer las necesidades de su empresa y
poder hacerle una oferta personalizada!
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