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ELO4SAP Business One GESTIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Vista general
PARA SAP BUSINESS ONE
Almacenamiento completo y jurídicamente seguro de todos los documentos de la empresa

La integración del sistema de gestión de


documentos ELO en SAP® Business One
permite un acceso a todos los documentos
de forma rápida, continua y al mismo tiem-
po jurídicamente segura.

En todas las áreas de la empresa se produ- ¿Cómo funciona ELO4SAP Business One?
cen documentos (facturas de proveedores ELO4SAP Business One hace que se asignen
y de clientes, ofertas, extractos bancarios, automáticamente palabras clave a todos los
confirmaciones de pedidos, albaranes, documentos generados en SAP Business
contratos, etc.). La cantidad de documentos One (facturas de clientes, pedidos de
generados depende del tipo de empresa. clientes, pedidos, albaranes, entradas de
Con un gran volumen de documentos se mercancías, etc.) y se archiven en ELO como
recomienda, ya solo por cuestiones de es- PDF o Tiff. Las nuevas versiones del mismo
pacio, almacenar los documentos de forma documento se almacenan en versiones.
electrónica, sistemática y con palabras clave.

Un almacenamiento electrónico, que


sistemáticamente asigna palabras clave,
simplifica los procesos empresariales
porque todos los documentos están dis-
ponibles en cualquier momento para los
empleados involucrados. Así por ejemplo el
director general puede encontrar y ver los
extractos bancarios sin tener que molestar
Factura de proveedores en SAP Business One con la interfaz SGD
al contable. Y el contable puede ver si una
factura ha sido comprobada y validada por Documentos entrantes
el responsable del proyecto aunque en Los documentos entrantes como facturas
estos momentos no le pueda localizar. de proveedores se escanean en ELO y se
muestran al usuario en el Postbox. Después
ELO4SAP Business One ha sido desarrollado del registro en SAP® Business One se asignan
especialmente para compañías que ya uti- palabras clave al documento y se clasifica
lizan un software empresarial (sistema ERP) directamente. Por ejemplo varios registros de
como SAP® Business One y una solución un extracto bancario se asignan todos corres-
de gestión y archivado de documentos pondientemente, de manera que desde cada
como ELO. ELO4SAP Business One permite registro se pueda ver fácilmente el extracto
el acceso directo a los documentos desde bancario escaneado.
ambas aplicaciones.
Documentos de otras aplicaciones
Además de poder almacenar documentos
desde SAP Business One, también se pueden
almacenar, gestionar y archivar documentos
desde ProjectManagement basado en SAP
SAP® Business One ELO Business One o documentos de Microsoft
Office. Al mismo tiempo, además de archivar
SAP® Business One es un potente software ELO es un sistema de gestión de documen- documentos mediante la impresión como
empresarial (ERP) para pequeñas y medianas tos (SGD) para el almacenamiento, adminis- Tiff o PDF, existe la posibilidad de archivar y
empresas. El software soporta todas las áreas tración y archivado electrónico de documen- gestionar estructuradamente “documentos
claves en la empresa, como la gestión de tos e informaciones. Mediante meta datos y modificables” en el formato original como Ej.
Word, Excel, PowerPoint. Gracias a las funcio-
informes, gestión financiera, interlocutores una búsqueda integrada de texto completo,
nes Insertar/Extraer estos documentos siguen
comerciales, ventas, gestión de las relaciones los documentos están disponibles para fines
estando disponibles para la edición.
con el cliente (CRM), producción, administra- de búsqueda avanzada. El archivado en ELO
ción de inventario y compras. cumple con los principios de acceso a datos Almacenamiento de documentos
ProjectManagement basado en SAP Business y verificabilidad de documentos digitales Al almacenar los documentos (Ej. al impri-
One es una solución de ERP para empresas (GDPdU). ELO existe en varias versiones mir en SAP® Business One) se realiza una
que trabajan orientadas a proyectos. como ELO Professional o ELO Enterprise. indexación automática. Los documentos
indexados se encuentran a continuación en
una estructura de almacenamiento clásica. Búsqueda ELO4SAP Business One:
Por ejemplo: Compañía, nombre del cliente Los documentos se pueden rastrear direc- Un sistema variable
(de la A a la Z), año comercial, tipo de docu- tamente desde SAP® Business One o desde
mento. Tanto para los términos como para la ProjectManagement basado en SAP® Busi- ELO4SAP Business One permite no sólo
estructura de almacenamiento se entrega un ness One. Una posible búsqueda sería por un acceso económico a la gestión de docu-
estándar, que - según las necesidades de la ejemplo: “Oferta noviembre 2010 instalación mentos de toda la empresa, sino también
empresa - se puede adaptar sin necesidad de techo solar” y el sistema no solo muestra la flexibles posibilidades de extensión.
programación. oferta sino también todos los documentos
relacionados como emails o documentos de Small Business Paket
Office. En el Small Business Paket se incluyen, entre
otras, todas las funcionalidades aquí descri-
¿Qué ventajas ofrece el uso de tas. El Small Business Paket es adecuado para
ELO4SAP Business One? empresas de hasta un máximo 10 usuarios.

La localización de documentos (también Business Paket


asientos) se simplifica considerablemente El Business Paket es adecuado para empresas
gracias a las fáciles opciones de búsqueda. en las que 10 o más empleados utilizan el
El acceso a cada documento se realiza sistema. Además de ampliar el número de
intuitivamente a través de botones que usuarios, este paquete ofrece funcionalida-
están integrados sin problemas en la des adicionales como la integración de otras
superficie de SAP® Business One. El usua- aplicaciones, Ej. tiendas online o sistemas de
rio no se tiene que acostumbrar a algo solicitud de entradas/billetes.
nuevo.
El usuario autorizado puede ver en cual- Por otra parte son posibles las siguientes
Vista de la indexación automática de un documento
de clientes, Ej. una oferta. quier momento todos los documentos ampliaciones:
archivados e incluso añadir posteriormen-
te etiquetas o comentarios (como notas Flujos de trabajo por ejemplo para repre-
adhesivas al archivar el papel). sentar validaciones.
Para empresas con un gran volumen Almacenamiento a largo plazo y auditable
de documentos, el almacenamiento se de forma segura
simplifica significativamente y se reduce Basándose en reglas, los emails también
la demanda de espacio. pueden copiarse automáticamente de
El uso conduce a procesos de negocio Microsoft Exchange al archivo ELO.
mejores y más eficientes. Archivo código de barras
La solución es una oportunidad económica Para algunos documentos es posible una
para que los documentos sean auditables firma digital.
de forma segura. El archivado electrónico ELO4Smartphone permite el acceso móvil
Estructura de archivo de ELO
de documentos digitales generados auto- a documentos y desempeñar ciertas
máticamente es un requisito importante tareas de flujo de trabajo.
para el almacenamiento de documentos
fiscales conforme con los principios de Pero estas no son las únicas posibilidades de
acceso a datos y verificabilidad de docu- aplicación. ¡Póngase en contacto con nosotros
mentos digitales (GDPdU). para conocer las necesidades de su empresa y
ELO4SAP Business One es un sistema poder hacerle una oferta personalizada!
que se puede adaptar flexiblemente a las
necesidades cambiantes de la empresa.

Factura de proveedores archivada en ELO

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