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PROYECTOS
Taller 1.
Gerencia y gestión de proyectos
Profesor
JAIRO TORRES PARRA
Ingeniero civil
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GLOSARIO
RESUMEN
INTRODUCCIÓN 1
1. MARCO TEÓRICO 2
2. ACOSPLUS 13
2.1. Descripción del software 13
2.2. Identificación de la interfaz 13
2.3. Diagrama de barras 16
2.4. Generación de precedencias con enlaces 18
2.5. Diagrama de red 20
3. P2WARE 22
3.1 Descripción del software 22
3.2. Identificación de la interfaz 22
3.3. Diagrama de red 31
3.4. Diagrama de Gantt 32
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LISTA DE FIGURAS
Pág
ll
Figura 3.10 Convertidor a Gantt. 33
Figura 3.11 Diagrama de barras de Gantt en P2WARE 34
Figura 3.12 Perspectivas disponibles de organización. 35
Figura 3.13 Diagrama de barras de Gantt en el tiempo. 35
Figura 3.14 Diagrama de barras de Gantt, configuración. 36
Figura 3.15 Diagrama de barras de Gantt, manipulación de dirección. 37
Figura 3.16 Diagrama de barras de Gantt, direcciones cero o de extremos. 38
Figura 3.17 Diagrama de barras de Gantt, monitoreo de progreso. 38
lll
GLOSARIO
COSTO: Valor monetario al cual son ofertados los bienes, servicios y recursos.
lV
TIEMPO ESPERADO: Tiempo en el que se planea llevar a cabo el proyecto.
TIEMPO MÁS TEMPRANO: Unidad de tiempo más pronta en la que se puede dar
inicio a una actividad.
TIEMPO MÁS TARDÍO; Unidad de tiempo más tardía en la que se puede dar por
finalizada una actividad.
V
RESUMEN
Debido al énfasis del taller en los temas vistos hasta el momento en la asignatura,
estos dos programas contienen los componentes y estructuras básicas y
primordiales para las diferentes técnicas de planeación de proyectos vistas en clase.
Adicionalmente son de fácil acceso y se encuentran disponibles para los sistemas
operativos más populares del mercado, por lo cual no solo nosotros si no cualquier
usuario puede hacer uso de estas.
Vl
OBJETIVOS
Objetivo general:
Objetivos específicos:
Vll
INTRODUCCIÓN
Consideramos que este taller tiene como gran objetivo además de analizar los
paquetes de software, mostrar al lector la facilidad para acceder y manejar un par
de los miles de paquetes disponibles actualmente, para así evidenciar la importancia
que estos tienen y las ventajas -y desventajas, claro está- que estos tienen con
respecto a los métodos manuales; Para así otorgar una visión clara del uso de estos
y motivar una decisión en este.
1
1. MARCO TEÓRICO
Los proyectos son necesarios para la constante mejora de la calidad de vida, ya que
con estos se suplen necesidades de la comunidad a quien esté dirigido el proyecto.
Para llevar a cabo un proyecto se deben tener en cuenta infinidad de factores, tales
como los costos, la mano de obra requerida, viabilidad legal y judicial, entre otros,
por lo cual la minucia a la hora de realizar la planeación de proyectos es un factor
fundamental ya que todo detalle por mínimo que parezca cuenta,. Por lo cual se
presentarán algunas de las distintas técnicas que existen actualmente para planear
un proyecto. Y dichas técnicas serán utilizadas más adelante para probar las
funciones de cada paquete.
2
Tal y como lo expresa Monllor (1994) el gráfico de barras de Gantt es la más antigua
de las técnicas modernas de planeación de proyectos, fue desarrollado por Henry
Gantt a principios del siglo pasado, para programar el municionamiento de piezas
de artillería utilizando el diagrama de barras, sustituyendo los métodos de colores y
banderas que eran utilizados hasta entonces. El éxito fue tal que inmediatamente
se hizo muy popular.
El gran poder visual de esta técnica hace que continúe siendo una de las más
importantes herramientas de la administración de proyectos. El método de Gantt
consiste en un gráfico donde se representa en la escala horizontal el tiempo o las
fechas de realización del trabajo -en una escala de tiempo apropiada- y en el eje
vertical, cada una de las tareas que componen el trabajo. Mediante barras
horizontales se refleja el tiempo necesario para realizar cada tarea, ya que el
tamaño de la barra es proporcional a su duración, iniciándose en la fecha estipulada
en la escala horizontal y alcanzando el final previsto. En la Figura 1 podemos ver un
ejemplo de barras de Gantt
3
1.2 Sistemas de trayectoria crítica.
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Así pues, ahora debemos establecer en qué difieren estas dos técnicas. Mientras
que la técnica CPM es determinística, la PERT es estocástica o probabilística, es
decir, en CPM se planean cierto tiempo por cada actividad y este debe ser el tiempo
en que se cumpla, de lo contrario el proceso de planeación habrá fallado, en pocas
palabras los tiempos son inamovibles. Mientras que en PERT se empiezan a tener
en cuenta las probabilidades, esta técnica se ajusta a la distribución Beta de
probabilidad, la sumatoria de las actividades siguen la distribución normal, cada
actividad cuenta con una desviación estándar y por consiguiente el proyecto
también, lo que genera la posibilidad de tener un rango de tiempo de cumplimiento
de acuerdo con la situación que se presente.
En ambas técnicas se utiliza mucho las tablas de precedencias, estas son una
herramienta visual poderosa para visualizar de manera clara, qué actividades
preceden y siguen a otras. A continuación en la Figura 2 Veremos un ejemplo de
esto.
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Aquí termina el CPM, como podemos ver, para seguir este camino debemos
apegarnos mucho a los tiempos de planeación, por lo cual a menos que no sea un
proyecto realizado asiduamente por la misma entidad, no es recomendable,
debido a la existencia de una probabilidad de fallo. Y es precisamente esa
probabilidad lo que se incluye en el PERT, aquí, como lo mencionamos
anteriormente, la posibilidad de ceñirse a un intervalo de tiempo otorgado por el
porcentaje de error aceptado, el índice de confianza y las desviaciones estándar,
se conciben como una posibilidad de administrar mejor el tiempo del proyecto.
Igual que el método PERT, CPM, tiene dificultades para realizar traslapos de
tiempos, aunque es más práctico que el PERT.
1.2.2 LPU
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cálculos. De igual forma trabaja con rendimientos previamente determinados y no
tiene dificultades en la realización de los traslapos pero involucra el problema de la
relación de enlace.
Figura 1.3 Nodos de operación.
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1.2.3 Ventajas
1.3 Recursos
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Figura 1.5 Gráfico de nivelación variable
En este caso los recursos son limitados o difíciles de conseguir. Originalmente, hay
tiempos en que los recursos trabajan horas extras y otros en que los recursos están
desocupados. Con la nivelación fija propuesta por Martino, se garantiza que no hay
horas extras aun cuando hay tiempos con recursos desocupados. Vease la figura
1.6.
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Figura 1.6 Gráfico de nivelación fija.
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1.4 Costos
Son los relacionados con los costos de realización de la actividad. Por lo general es
el precio asociado a la producción de un productos, caracterizándose porque
disminuyen a medida que avanza el proyecto.
Son aquellos costos que afectan a el proceso productivo en general de uno o más
productos, por lo que no se puede asignar directamente a ningún producto sin usar
algún criterio de asignación, como por ejemplo, el servicio de arrendamiento, el
salario del personal administrativo. Estos costos aumentan con la duración del
proyecto.
Se calcula a partir del valor por unidad de tiempo y se multiplica por el número de
unidades de tiempo que dura el proyecto.
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Figura 1.8 Relación entre costos directos e indirectos
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2. ACOS PLUS
El programa tiene una interfaz ligera, donde tiene las acciones básicas de Archivo,
Vista, Herramientas, Ayuda y Portafolio de ACOS. Para iniciar un nuevo proyecto
se utiliza el menú “Archivo”, y la opción “Nuevo”. De ahí aparecerá un cuadro de
diálogo donde se escogerán las opciones del proyecto tales como duración del
proyecto, escala del tiempo (días, horas, años) y el tipo del diagrama deseado
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(barras, red). En la figura 2.1 se observa el cuadro de diálogo anteriormente
mencionado. Inicialmente se realizará el diagrama de Barras de Gantt, por lo que
en la opción “Iniciar con…” se seleccionará “Gráfico de barras/Bargraph” .
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necesario) y en la parte derecha el calendario, donde se verá gráficamente la
distribución de actividades asignadas. Para ingresar una actividad se escribe el
código de la actividad en la columna “Código”, donde pueden emplearse iniciales
de las actividades, como por ejemplo para la actividad “construir muro” se puede
utilizar el código CM o utilizar números a conveniencia. En la Figura 2.5 se observa
la primer actividad asignada con código “A” y duración de 10 días.
Se continua agregando las actividades del proyecto, teniendo en cuenta los días de
descanso, tales como fines de semana. De esta forma se obtiene finalmente el
Diagrama de Barras o Diagrama de Gantt, representado en la Figura 2.6.
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2.4 GENERACIÓN DE PRECEDENCIAS CON ENLACES
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Del mismo modo puede obtenerse la Tabla de precedencias (Figurar 2.8), donde se
identifican las actividades precedentes y las actividades siguientes de cada
actividad, junto con sus tiempos tempranos y tardíos, los cuales tienen gran utilidad
para otros diagramas y cálculos. Para obtener la tabla, se ingresa al menú “Ver”, la
opción “Listas” y finalmente “Lista de predecesores/sucesoras”.
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2.5 DIAGRAMA DE RED
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Cada actividad se ve representada en un cuadro (Figura 2.10) el cual permite
identificar la duración de la actividad, los tiempos tempranos y los tardíos, las
holguras, y finalmente la ruta crítica (cuadros en rojo en la Figura 2.11).
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3. P2WARE
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El programa tiene una interfaz cómoda, donde tiene las acciones básicas se
acomodan dependiendo del modelo de planeación o el proyecto el cual queremos
trabajar. Para iniciar un nuevo proyecto apenas ingresamos al software se nos
recomienda 3 formas de trabajar. Se observa siguiente ventana Figura 3.2.
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Después de seleccionar un estilo de trabajo ya podemos empezar a trabajar. Al
seleccionar la opción de gestión de proyectos de nuestra preferencia aparecerá ya
todo cuadrado a las necesidades nuestras(segun lo que habíamos elegido), En la
siguiente imagen se observa el inicio y todas las opciones que se muestran en la
pantalla, figura 3.3.
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Después de elegir nuestro modelo Podemos iniciar la creación de los diagramas ya
que el calendario laboral se puede programar fácilmente. La siguiente imagen
muestra a más detalle todas las opciones se tienen para elaborar nuestro trabajo.
Figura 3.4.
Para agregar actividades se puede oprimir el botón “adjuntar una actividad” para
agregar las que nosotros deseemos y para ajustar la duración y día de inicio se
puede hacer con el mouse alando a la derecha para que la actividad consuma más
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días y si presionamos en el centro podemos arrastrar la actividad a una fecha en
concreto (año,mes,dia,hora,) como vemos la actividad verde es el inicio y la roja la
final. Vease la Figura 3.5.
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3.2.1 VISTAS DISPONIBLES
Los principales iconos para crear los proyectos son los que se ven en la figura 3.7.
En medio del trabajo, de esta vista, puede ver los productos necesarios para
completar el proyecto presentado como un diagrama jerárquico denominado
Estructura de desglose del producto (PBS). En el plan abierto, el producto final es:
'Capacitación en gestión de proyectos': el producto ubicado en la parte superior del
diagrama de PBS se muestra en color azul.
Este diagrama muestra un orden en el cual los productos deben ser producidos o
entregados. Se debe tener en cuenta que los grupos de productos que se muestran
en la Estructura jerárquica de productos no se han transferido al PFD. Una razón
para esto es que, para un mismo grupo, se pueden incluir productos que se
entregarán temprano y aquellos que se entregarán casi al final del proyecto. Por lo
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tanto, los grupos de productos no están planificados. Solo se utilizan para ayudar a
identificar los productos necesarios.
Productos
● Actividades
En esta vista se muestra información sobre las actividades, necesarias para producir
o entregar los productos que se muestran en la Estructura jerárquica de productos,
y sobre actividades adicionales no relacionadas directamente con ningún producto,
así como sub-actividades de actividades principales u otras subactividades.
● Diagrama de Gantt
● Diagrama de red
Muestra las actividades en una forma diferente, que ilustra las dependencias entre
actividades, cuándo puede ser el inicio más temprano y el más reciente y el final
más temprano y más reciente, asegurando que el proyecto finalice a tiempo.
También puede ver una holgura, lo que indica que algunas actividades pueden
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comenzar en un día diferente sin demorar el proyecto. Esta información es de
particular uso cuando el mismo recurso debe usarse al mismo tiempo en más de
una ubicación, por lo que una o más actividades deben ser cambiadas.
● Recursos
Se necesitan recursos para ejecutar cualquier plan. Pueden ser recursos humanos,
así como materiales u otros activos, por ej. máquinas, instalaciones, locales, etc. En
esta vista, es posible agregar y describir los recursos requeridos, al ingresar sus
datos relevantes, por ejemplo. datos personales, competencias, roles en proyectos,
pero también un costo de usarlos o su costo de activación. También es posible
indicar para cada recurso un calendario individual que muestre su disponibilidad.
● Asignaciones de recursos
Esta vista es muy útil para asignar recursos necesarios para llevar a cabo
actividades y para controlar cómo se usan los recursos para llevar a cabo sus tareas.
Es posible ingresar información sobre el tiempo planificado en que el recurso debe
comenzar y finalizar un trabajo relacionado con la actividad seleccionada y su
trabajo real. Los datos reales se pueden ingresar directamente o provienen de la
hoja de tiempo del recurso.
Este cuadro muestra una carga de trabajo del recurso seleccionado en la lista del
lado izquierdo.
Es posible cambiar las cuadrículas de tiempo haciendo clic en los botones Acercar
o Alejar en la cinta o haciendo clic con el botón derecho del mouse en la escala de
tiempo visible en la parte superior del gráfico.
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● Registro de los riesgos
Esta vista muestra el registro de riesgos, uno de los pocos registros y registros
disponibles en P2ware.
● Grafica de costes
Los costos son una parte importante de muchos planes y se utilizan para controlar
el progreso del plan. En esta vista, los costos planificados y reales se muestran en
un gráfico y formularios tabulares.
● Reportes
Cada plan se compone de una gran cantidad de datos diferentes, cuya revisión
suele ser laboriosa y requiere mucho tiempo. como ayuda, hay una serie de
plantillas de informes predefinidas disponibles. Para obtener una declaración
requerida o un informe, es suficiente abrir la vista Informes y seleccionar una
plantilla requerida en la ventana del Navegador. Los informes generados se pueden
exportar a diferentes archivos de formato, por ejemplo. Excel, Word, etc.
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Cada actividad se ve representada en un cuadro el cual permite identificar la
duración de la actividad, los tiempos tempranos y los tardíos, las holguras, y
finalmente la ruta crítica la cual se demuestra en color rojo. Vease la figura 3.8.
Como otro detalle en el diagrama de red o en las barras de gantt podemos incluir
probabilidades transformando nuestro sistema Gantt o CPM en uno PERT, como se
muestra en la figura 3.9.
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3.4 DIAGRAMA DE GANTT
En la parte superior izquierda hay un icono como el de la figura 3.10, en esta vista
las actividades son mostradas como diagramas de gantt, ilustrando en forma
gráfica cuando comienza y finaliza cada actividad.
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Aquí se aprecia cuán útiles son las perspectivas disponibles, y una característica
que le permite crear sus propias perspectivas según la necesidad, solo
seleccionando la opción de seguimiento de progreso y verificando el progreso
actual de cada actividad y sub actividad.
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Si bien la planificación de un proyecto es demasiado pronto para hablar sobre su
progreso. Es por eso que en la planificación inicial más útil es la perspectiva
simple.
Es posible cambiar las cuadrículas de tiempo haciendo clic en los botones Acercar
o Alejar en la cinta o haciendo clic con el botón derecho del mouse en la escala de
tiempo visible en la parte superior del gráfico.
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2. Aquí puede ordenar las actividades y cambiar su nombre, icono señalado
en la figura 3.14.
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3. Se puede cambiar la dirección de las actividades y definir cuándo empieza
y cuando termina, cambiando la longitud localizandolas en la posición
deseada en el calendario. Figura 3.15.
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Figura 3.16 Diagrama de barras de Gantt, direcciones cero o de extremos.
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4. COMPARACIÓN ENTRE PAQUETES DE SOFTWARE
● Informes personalizados
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● Procesos de resolución de variables
● Falta de Personalización
Esto no quiere decir que P2ware no se ajuste a las necesidades de un negocio, pero
se debe tener en cuenta que no tiene características de personalización. Estas
pequeñas brechas pueden no ser un problema para el proyecto, pero a veces
pueden tener un impacto en el rendimiento, como una curva de aprendizaje más
lenta o soluciones temporales ineficaces
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● Su interfaz gráfica es amigable con Windows, lo cual facilita mucho el manejo
del programa por parte del usuario
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5. CONCLUSIONES
● ACOSPLUS al igual que P2Ware ofrecen una interfaz sencilla al usuario con
gráficos de fácil entendimiento y acceso, facilitando la administración de
recursos y un claro seguimiento de las actividades.
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BIBLIOGRAFÍA
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