LIBRE OFFICE CALC CAPITULO II

Temas a desarrollar:

Capítulo 2
Uso de fórmulas y funciones
Barra de fórmulas
Introducción de Fórmulas en una planilla de Cálculo
Operaciones Básicas
Otras operaciones
Copiar una fórmula al rango de una serie
Referencias Absolutas
Mensajes de Error
Trabajando con funciones
Funciones condicionales
Uso de la función SI
Función para calcular el promedio
Función para calcular mínimos, máximos y contar
Funciones anidadas

Índice alfabético

Barra de fórmulas..................................................................................2, 3
Copiar una fórmula al rango de una serie......................................................4
Función para calcular el promedio................................................................9
Función para calcular mínimos, máximos y contar........................................10
Funciones anidadas..................................................................................10
Funciones condicionales..............................................................................8
Mensajes de Error......................................................................................6
Referencias Absolutas................................................................................5
Trabajando con funciones............................................................................6
Uso de fórmulas y funciones........................................................................2
Uso de la función SI..................................................................................................................................8

En la presente clase, aprenderemos a utilizar formulas y trabajar con ellas.

Comenzamos…

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Capítulo 2

Uso de fórmulas y funciones

Barra de fórmulas.
Entendemos por funciones el uso de algunas fórmulas preestablecidas ya disponibles en
LibreOffice Calc , las cuales se utilizan generalmente a través del asistente de funciones
que guían en la aplicación de las mismas sobre una sintaxis preestablecida de antemano.

Ejemplos:
=A1+B1 (fórmula que relaciona dos celdas a través de un operador matemático
cuyo resultado será la suma de los datos de ambas celdas).

=SUMA (A1:A10) función cuyo resultado será la suma de los datos conteni-
dos en el rango indicado.
En las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir distintos tipos de datos y
también fórmulas.
Cuando se introducen datos en una celda estos datos aparecen en la celda activa y en la
Barra de Fórmulas, como se muestra en la Figura 16.

Figura 16:
Datos en
barra de
fórmulas.

Introducción de Fórmulas en una planilla de Cálculo.

Para ingresar una fórmula debe escribir como primer carácter de la celda un signo igual
("="), lo que siga a continuación de ese signo, debe ser una expresión matemática
válida, ya sea formada a partir de las operaciones básicas (“+” , ”/” , “*” , “-“) o de
funciones.

 Situarse en la celda donde se desea el resultado.

 Tipear el signo =, el que avisa al programa que va a ingresar una fórmula.
 Referir siempre a la celda y no al contenido.
 Utilizar la operación matemática necesaria, incluyendo si corresponde, signos, ( ),
etc.
 Dar un Enter para introducir la fórmula en la celda.

Dentro de la barra de fórmulas existen 3 iconos:

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• Piloto automático de funciones: Este icono activa el asistente para funciones, que le
permite utilizar funciones matemáticas de diferente índole dentro de la hoja de cálculo.

• Aplicar: Es el botón con la marca de verificar verde de la barra de fórmulas. Al hacer

clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda.

• Rechazar: Este icono restaura el contenido de la celda a su valor inicial. De este modo
no se introducen los datos y la celda mantendrá el valor anterior.

La fórmula combina diferentes operadores para realizar los cálculos. Estos operadores
son:

Operaciones Básicas.

Suma
Como la operación suma es de uso muy frecuente, además de poder introducir la fórmu-
la manualmente, se dispone de un botón que automatiza esta tarea.

Para sumar:
1- Escribir los números en las celdas correspondientes
2- Posicionarse en la celda vacía abajo o a la derecha
3- Presionar el botón de Autosuma
4- Verificar si el rango a sumar coincide con lo deseado.
5- Si coincide, Enter. Si no, pasar el Mouse sobre lo que se desea sumar.

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 PARA OBSERVAR:
 Si vemos la celda, encontraremos la cifra resul-
tado de la suma pedida, pero si miramos la Ba-
rra de fórmulas, indica la operación que realizó
para llegar a ese resultado.
 Una vez obtenido el primer valor, para sumar
las columnas contiguas solo hay que arrastrar
con el manejador, que copiará la fórmula cam-
biando la referencia a las celdas, ya sea hacia la
derecha como hacia abajo. Es decir si la 7 for-
mula original era Suma B11:B13 al copiarla a la columna siguiente, se transfor-
mará en C11:13. A esto se llama copia dinámica.

Otras operaciones
El resto de las operaciones matemáticas las deberá construir según su necesidad, utili-
zando los operadores correspondientes, según se explicó anteriormente.

Copiar una fórmula al rango de una serie

Esta acción es muy útil para evitar tener que repetir la sintaxis de una fórmula, celda por
celda, cuando se trata de series de datos.

Si tenemos una columna A y B con ciertos valores y deseamos que la columna C refleje,
por ejemplo, la suma de los valores de A y B para una fila dada, sólo debemos completar
la fórmula en la primera celda de la columna C y luego arrastrarla con el manejador, has-
ta cubrir el rango de celdas deseado. De este modo la fórmula se habrá trasladado auto-
máticamente al resto de las celdas de la columna, calculando la suma para cada una de
las filas correspondientes.

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Para copiar una fórmula:
Situarse en la celda que contiene la fórmula a copiar.
Posicionar el cursor sobre el manejador y arrastrar hasta cubrir el rango necesario.
Al soltar, la fórmula se habrá copiado, cambiando para cada fila las referencias a las cel-
das. Esto es así porque produce copias dinámicas, es decir capaces de adecuar la fórmu-
la con la que se trabaja a los datos disponibles.

Referencias Absolutas
Qué es y cómo se usa

Si bien es de uso muy frecuente la copia dinámica explicada en el apartado anterior, en

muchas ocasiones será necesario que la referencia a una de las celdas se mantenga
constante; en estas ocasiones se debe fijar la referencia a dicha celda, agregando en la
sintaxis de la fórmula, el signo pesos delante de la letra identificatoria y delante del nú-
mero identificatorio de la fila.

Dada la siguiente planilla:

Para calcular cuánto representa el pago de alquiler en porcentaje del total de los gastos
se recurre a una sencilla regla de tres, que con papel y lápiz se resolvería así: Si tene-
mos que:

623_______100%
320_______X Donde X= 320*100/623

Según lo explicado, en LibreOffice Calc se hará referencia a celdas y no al contenido de

las mismas, por lo que la fórmula a ingresar sería:
= B2/B6 (se omite la multiplicación por 100 porque según
lo indicado en el apartado de formato de celdas, al utilizar el modo porcentual sobre el
contenido de C2 automáticamente el resultado aparecerá multiplicado por 100).

Al copiar con el manejador la fórmula introducida para toda la columna, se produce el

mensaje de error que se visualiza en la imagen, debido que la lógica de la copia dinámi -
ca indica que si la fórmula original era =B2/B6, al copiar tomará como datos =B3/B7,
=B4/B8, etc. Pero al ser B6 un dato constante se debe fijar la referencia para obligar a
que la fórmula siempre remita a ese dato y no a otro. Para ello en C2 debería introducir
la siguiente modificación:
=B2/$B$6 Con lo cual a copiar con el manejador cambiará B2 a
B3, B4, etc. pero el dato B6 se mantendrá fijo.

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Un uso muy frecuente de la celda fija es cuando se trabaja con planillas valuadas en mo-
neda extranjera; al ingresar la cotización diaria en una celda que es utilizada como refe -
rente para el resto de los cálculos, se puede recalcular toda la hoja de trabajo con solo
cambiar el valor de la divisa extranjera.

Mensajes de Error
Si trabajando con fórmulas se introducen referencias a celdas, u operadores que hagan
que la fórmula no tenga solución, avisa a través de mensajes de error. Por ejemplo, po-
demos intentar =C1+C2 habiendo un texto en C1 y un número en C2, por lo que devol-
verá un mensaje de error. Observe los siguientes mensajes de error y su explicación:

Trabajando con funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específi-
cos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura.

Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas y la función PAGO calcu-
la los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del préstamo
y el importe principal del mismo.

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ESTRUCTURA. La estructura de una función comienza por el nombre de la función, segui-
do de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un
paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, se escribirá un signo igual (=) de-
lante del nombre de la función.

ARGUMENTOS. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VER-
DADERO o FALSO, o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar
un valor válido para el resultado deseado. Los argumentos pueden ser también constan-
tes, fórmulas u otras funciones.

Para acceder a las funciones predefinidas que se encuentran en LibreOffice Calc, deberá
posicionarse en la celda donde desee el resultado y realizar un clic sobre el ícono del

Asistente de Funciones, o bien sobre la Barra de Fórmulas.

En ambos casos tendrá a la vista una lista de las funciones con las que puede trabajar.
Le recomendamos en esta primera instancia que trabaje con el Asistente, para familiari-
zarse con las distintas categorías y funciones existentes.
Luego de hacer un clic sobre su icono, entonces, se presentará una pantalla como la de
la ilustración (se presentan las pantallas correspondientes a las dos versiones de Office
de uso más frecuente). Primero deberá seleccionar la categoría deseada, y luego buscar
la función necesaria. Recuerde que están ordenadas alfabéticamente.

Luego de Aceptar, se presentará otra ventana donde deberá completar con los datos ne-
cesarios para la correcta construcción de la función elegida.

Suponga que es propietario de una casa de venta de ropa informal y necesita contar los
artículos que tiene en stock en estos momentos. Luego de construir la planilla correspon-
diente, deberá posicionarse en la celda donde requiere el resultado e invocar al Asisten -

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te, tal como se ilustró más arriba.
Luego de elegir la función Contar, se presenta el siguiente cuadro de diálogo:

Para finalizar presione el botón “Aceptar”

Funciones condicionales
Normalmente, las fórmulas realizan cálculos con todos los valores de un rango determi-
nado. Sin embargo, ¿qué sucede si desea cambiar la fórmula si una determinada condi-
ción es cierta o si desea incluir en el cálculo sólo los valores que cumplan determinadas
condiciones?

Cuando necesite que las fórmulas realicen pruebas condicionales, puede utilizar
fórmulas condicionales.
Para contar el número de veces que un valor específico aparece en un rango de celdas,
se utiliza la función CONTAR.SI. Para calcular una cantidad total basada en una sola con-
dición, se utiliza la función SUMAR.SI.
Para devolver un valor de dos, por ejemplo el porcentaje de bonificación, se utiliza la
función SI

Uso de la función SI
La función de hoja de cálculo SI comprueba una condición que ha de ser verdadera o fal-
sa. Si la condición es verdadera, la función devuelve un valor y, si es falsa, devuelve otro
valor. Esta función tiene tres argumentos: la condición que se desea comprobar, el valor
que se devolverá si la condición es verdadera y el valor que se devolverá si la condición
es falsa.

Ejemplo:
Imagine que una empresa determina las comisiones por venta en una escala variable
que otorga un 10 o un 15 por ciento según la cantidad facturada. Para determinar cuál
de los dos valores usar, basándose en una condición que puede ser verdadera o falsa,
utilizará la función SI.
En este caso la función SI indica una comisión del 10 % si el total facturado es inferior a
10000 o del 15 % si lo supera.

1. Se habilita el Asistente de Funciones y se elige la función SI (está en la categoría

Lógicas),
2. La ventana que se presenta tiene tres visores, donde introducirá la información
necesaria para que se pueda realizar los cálculos pedidos), a saber:
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 a. Prueba_lógica: deberá indicar la celda donde se halla el valor a chequear
y el criterio que desea que se considere. En este caso será que el total fac-
turado de este vendedor (el valor está en B2) no supere los 10000; enton-
ces escribirá B2<10000.

b. Valor_si_verdadero: en este visor indicará el cálculo que se debe efectuar

en caso que la condición se haya evaluado como verdadera; para el ejemplo
si verdaderamente el total facturado es inferior a 10000, el vendedor perci-
birá una comisión del 10% de ese importe; entonces, se deberá escribir
B2*10%

c. Valor_si_falso: en este visor indicará el cálculo que se debe efectuar en

caso que la condición se haya evaluado como falso; para el ejemplo si el to-
tal facturado No es inferior a 10000 (es decir si el total supera ese importe),
el vendedor percibirá una comisión del 15% de ese importe; entonces, se
deberá escribir B2*15%

Luego de completar todos los visores según lo indicado, debería quedar como la si-
guiente imagen:

Función para calcular el promedio

La función promedio resulta de gran utilidad a la hora de calcular la media aritmética de
una serie de números (por ejemplo las notas de una asignatura).
Tal como muestra la (Figura 17), la función se introduce del siguiente modo:
=PROMEDIO(n1;n2;…n). El rango de datos que va entre los paréntesis, y sobre el que se
va a calcular el promedio (parámetros), son ingresados automáticamente al
seleccionarlos con el ratón.

Figura 17: Cálculo del promedio usando fórmulas.

Función para calcular mínimos, máximos y contar

LibreOffice Calc permite hacer varios cálculos estadísticos sobre los datos de los que

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dispone, así por ejemplo, se pueden utilizar las siguientes funciones:
• Máximo. Calcula el valor más alto dentro de una lista de datos numéricos. Su sintaxis
es la siguiente: =MÁX(Núm1; Núm2;…) Puede pasarle como argumento a esta función
una lista de números, la referencia a celdas o un rango, y devolverá el valor más alto.
• Mínimo. Sirve para lo contrario que la función anterior. Da como resultado el número
menor de una serie. =MÍN(Núm1;Núm2;…) Puede pasarle como argumento a esta
función una lista de números, la referencia a celdas o un rango, y devolverá el valor más
bajo.
• Contar. Esta función entrega la cantidad de números que contiene un rango. Es
importante recordar a la hora de utilizar esta función que SOLO tiene en cuenta las
celdas que contienen números, ya que, de contener texto u otro tipo de datos las pasa
por alto. =CONTAR(Valor1; Valor2;…)

Funciones anidadas
Es posible introducir una función dentro de otra y utilizar el valor resultante de una
función como parámetro de otra. El orden de preeminencia por el que se llevarían a cabo
los cálculos sería de dentro hacia fuera, el más anidado sería el que primero se
calcularía, y la primera de las funciones la última.
A continuación se muestra un ejemplo en el que se anidan dos funciones, la de suma y
la de promedio. El objeto de esta fórmula es sumar un rango de celdas y a la propia
suma añadirle además el promedio de este rango:
=SUMA(PROMEDIO(A1:A10);A1:A11)
En primer lugar se resuelve el promedio del rango y a continuación se le suma el rango.

Autor y redactor. Fernanda, Re.

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