VENEMEDIOS

VENEZOLANA DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN

HACEMOS LO MEJOR POR USTED

SEMINARIO – TALLER

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

PONENTE:
JOSE RAFAEL NUÑEZ
CONSULTOR EMPRESARIAL
ASESOR GERENCIAL EN DESARROLLO ORGANIZACIONAL
EMAIL: nsconsultores7@hotmail.com
TELÉFONO: 0414 198 11 34
 DEFINICIONES

• Evento: Suceso imprevisto o de realidad incierta, acontecimiento,

eventualidad, hecho, ocurrencias, sucedido, sucedido, suceso.

• Espectáculo: Cualquier acción que se ejecuta en público para divertir o

recrear.

• Simposio: Conferencia o reunión en que se examina y se discute

determinado tema.

• Conferencia: Disertación en público sobre algún punto.

A) Doctrinal: (es decir pensamiento)
B) Platica entre 2 o más personas para tratar algún punto.

• Seminario: Adiestramiento en la investigación o en la práctica de alguna

disciplina.

• Curso: Tiempo señalado para asistir y oír ciertas lecciones en lo

académico. Todo curso es de 20 horas en adelante.
 CLASES DE EVENTOS

 Políticos:
 Campaña Electoral (Captación de Votos, Promoción Publicitaria).
 Mitin (Discurso).
 Entrevista en Radio y Televisión.
 Entrega de créditos, Títulos de Tierra, etc.
 Balance y Cuentas (Sólo en Instituciones Públicas).
 Otros.

 Solemnes o Protocolarios:
 Natalicios de Próceres.
 Reunión de Presidentes, Ministros, etc.
 Desfiles Militares.
 Graduaciones Académicas.
 Reconocimientos a Personalidades.
 Ascensos Militares.
 Otros.

 Eclesiásticos:
 Actos Litúrgicos.
 Actos Eucarísticos.
 Actos Ceremoniales.
 Bautismo.
 Preparación Teológica (Discipulado, Bachiller, T.S.U., Licenciatura,
Nombramientos y otros).

 Deportivo:
 Encuentros Deportivos (En los eventos Deportivos conseguimos a
narradores y comentaristas en todas las disciplinas).
 Entrega de Premios (Premiación).

 Promoción de Olimpiadas (Locales – nacionales – internacionales y

mundiales).

 Farándula:

 Miss Venezuela.

 Desfiles de Modas.

 Presentación de Artistas.

 Premiación.

 Dar a Conocer una Película o Novela.

 Literario:

 Lanzamiento de una Obra Literaria.

 Reconocimiento por escribir libros de cualquier género.

 Familiares:

 Bodas de Oro.

 Bodas de Plata.

 Cumpleaños.

 Velorios.

 Otros.
 ETAPAS DE UN EVENTO

 Planeación: El motivo del evento (si es social, cultural, político, etc.)

Fijas fecha, lugar, número de personas, listados de participantes, Costos

(con que presupuesto se cuenta).

 Preparación: Asignación de tareas o delegar funciones (hablar de forma

globalizada con los departamentos a crear o utilizar).

 Ejecución: Llevar a la práctica lo preparado o lo que se haya planeado.

 Evaluación: Hacer un análisis del evento, de sus pro y sus contra para

ser más eficientes en una próxima oportunidad (mirar si se llevó a cabo

todo lo planeado).
 ASPECTOS IMPORTANTES

EN LA PREPARACIÓN DE UN EVENTO

Definir departamentos a crear para el evento para el evento a realizar.

1. Administrativo

Se designa un director y este a su vez designa coordinadores.

1. Administrativo: 2. Operativo:

 Finanzas A) Planifica, organiza y dirige la ejecución del evento.

 Bancos B) Elaborar un cronograma de actividades.

 Acreedores C) Hacer cumplir lo pautado con los miembros del equipo.

 Agencia de Viajes D) Manejo de los demás Departamentos.

 Hotel

 Entes Gubernamentales

 Hay que Definir el Tipo de Evento.

Ejemplo: Si es una Boda..

Hay que organizar:

Tarjetas, sillete-ría, salón, músicos, números de
invitados, comida, escoger el menú, otros.

 Si es Protocolario.

Hablar sobre: Orden del día, invitados, V.I.P., orador de orden,

moderador, si hay algún reconocimiento especial,
 otros.

2. Publicidad y Mercadeo.

Llevar la comercialización del evento.

 Entradas.
 Stand (vitrina comercial).
 Intercambio Comercial
 Publicidad en Radio, prensa,
Agencia de
viajesHotelRestaurantesUniformes
Afiches, pendones, volantes,
trípticos, y papelería en general.

TV, entrevistas y ruedas de

prensa, carros, bucetas,

por puesto.

 Difundir la información en las comunidades.

 Llevar la promoción del evento y en especial al artista o participante

estelar.

 Ubica los centros o puntos de ventas donde estarán las boleterías.

 Vender el evento y buscar patrocinadores.

 Trabajar de forma globalizada con los demás departamentos.

3. Transporte

Es el departamento encargado de transportar a los invitados al evento

(Artistas, moderador o moderadores).

Es importante la contratación de una buceta o autobús para llevar a cabo el

personal del evento, tales como:

Seguridad, protocolo, auxiliares, músicos y otros.

4. Relaciones Públicas y Protocolo.

 Este departamento tiene la responsabilidad de manejar la imagen de la

institución o el evento.

 Debe conocer todos los detalles del evento y hablar el mismo idioma de
los demás departamentos.

 Debe estar pendiente de cualquier aspecto negativo que pudiese ser

anunciado o publicado en TV, Radio y Periódico, para reparar o

subsanar el daño.

 Atender al personal que busca o pide información antes y después del

evento (escuchar y dar respuestas a las quejas y reclamos).

5. Seguridad.

Este departamento debe trabajar conjuntamente con las autoridades

competentes.

 Bomberos Municipales

 Defensa Civil

 Cruz Roja

 Banda Ciudadana
  Policía Municipal

 Alcaldía (Dpto. Eventos y Espectáculos)

 Guardia Nacional

Es importante hacerles la invitación para evitar o prevenir cualquier imprevisto.

 EJEMPLO DE ORGANIZACIÓN

DE UN EVENTO

Nombre del evento _____________________________________

Presentación del artista _____________________________________

Nombre del artista _____________________________________

Lugar del evento _____________________________________

Capacidad de personas _____________________________________

Nro de stand (vitrinas) _____________________________________

Costo del evento _____________________________________

Costo del artista _____________________________________

Costo del lugar o auditorio _____________________________________

Costo del hospedaje _____________________________________

Costo paraje aéreo _____________________________________

Costo traslado aeropuerto – hotel _____________________________________

Hotel – evento – evento – hotel _____________________________________

Hotel – Aeropuerto _____________________________________

Costo alimentación _____________________________________

Costo personal para el evento ____________________________________

Costo transporte personal ____________________________________

Costo alimentación personal ____________________________________

Costo administrativo (papelería y otros) ____________________________________

TOTAL COSTO DEL EVENTO ____________________________________

 REDUCCIÓN DE GASTOS A TRAVES DEL INTERCAMBIO COMERCIAL

Tiquetes aéreos ____________________________________

Hotel (Alojamiento) ____________________________________

Alimentación ____________________________________

Papelería ____________________________________

Publicidad en radio, televisión y prensa ____________________________________

INGRESOS

Boletería Nro de Boletas ___________ Por valor de _________ c/u Total ____________

Venta de publicidad ________________________________________

Venta de stand (vitrina) ________________________________________

Venta de camisetas y gorras ________________________________________

Costo de producción ________________________________________

Costo del evento ________________________________________

TOTAL GANANCIAS ________________________________________