INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

1. INFORMACIÓN GENERAL
ORGANIZACIÓN
INSTITUCION UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO
SITIO WEB: www.pascualbravo.edu.co
LOCALIZACIÓN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL:
Calle 73 N0 73 A 226
MEDELLÍN- ANTIOQUIA
COLOMBIA

Dirección del sitio permanente Localización Actividades del alcance o procesos

(ciudad - país) desarrollados en este sitio
Calle 73 N0 73 A 226 MEDELLÍN- Procesos administrativos y operativos del
COLOMBIA sistema de gestión.

ALCANCE DE LA CERTIFICACION:
ESPAÑOL: Prestación de servicios educativos de docencia, investigación y extensión académica

INGLES : Provision of educational services in education, investigation and academic extension

CÓDIGO IAF: CS 37-0 Educación

REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTION: NTC ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009

REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACIÓN
Nombre: Yaneth Patricia Valencia Terreros
Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación
jefeplaneacion@pascualbravo.edu.co
Correo electrónico
4480520
TIPO DE AUDITORIA:  Inicial o de Otorgamiento
 Seguimiento
 Renovación
 Ampliación de alcance
 Reactivación
 Extraordinaria

FECHA Días de auditoría)

Preparación de la auditoría y elaboración del plan 2016-04-18 0.5
Auditoría en sitio 2016-04-27 y 28 2.0
Verificación complementaria (Si aplica)
EQUIPO AUDITOR
Auditor líder Manuel Tabares J
Auditor Juan Carlos Rosas
Experto Técnico NA
DATOS DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTION
Código asignado por ICONTEC SC 7134-1 GP 180-1
Fecha de aprobación inicial 2010-07-28 2010-07-28
Fecha vencimiento: 2016-07-27 2016-07-27

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2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
 Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de
gestión.
 Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales,
reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos
de gestión
 Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la organización puede tener
expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.
 Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

 Fecha de envío del plan de auditoría: 2016-04-18

 Los criterios de la auditoria incluyen la documentación del sistema de gestión desarrollada en

respuesta a los requisitos de la norma / documento normativo: NTC ISO 9001:2008 y NTCGP
1000:2009

 ¿La auditoría se realizó en forma combinada y/o integrada?:

Si  No 
Auditoría combinada  auditoría integrada; si aplica, con cuáles requisitos: (Se identifica
ISO 9001, GP 1000 ).

 ¿Es aplicable la toma de muestra de sitios permanentes por múltiple sitio, según condiciones de IAF
MD 1 o ISO/TS 22003, por ejemplo?:
Si  No 
Si se aplicó toma de muestra de múltiples sitios, indicar cuáles sitios permanentes se auditaron:

 Si en la etapa I de la auditoría de otorgamiento el auditor líder concluyó que era necesario ajustar el
tiempo de la auditoria en sitio, se ajustaron los tiempos de acuerdo con los resultados de la etapa 1?
Si  No  NA 

 En caso que algunos requisitos no sean aplicables en el sistema de gestión, las razones justificadas?
Si  No 
En caso afirmativo , describa las exclusiones

 ¿Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio (Por ejemplo instalaciones de cliente,
proyectos (de acuerdo al listado de contratos o proyectos entregado por la empresa)?:
Si  No 

Si aplica indicar en cuáles sitios temporales, ¿Se realizó auditoría a cuáles proyectos o contratos
mediante visita al sitio o por registros? Indicar que actividades del alcance y requisitos, fueron
cubiertos en cada contrato o proyecto o sitio visitado.

 La auditoria se realizó por muestreo selectivo de evidencias de las actividades y resultados de la

organización y por ello tiene asociado incertidumbre por no haber verificado toda la información
documentada.

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

 ¿En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseño y desarrollo del producto o
servicio (Por ejemplo el numeral 8.3 de la nota ISO 9001), este se incluye en el alcance del
certificado?:
Si  No 
Si aplica, indicar la línea de productos o servicios donde se verificaron dichos requisitos:

Nombre: REFRIGERACION Y AIRE ACONDICIONADO

Código: ME0053
Área: Especifica de la Profesión
Semestre: 5
Créditos: 3
Intensidad: 4h
Modalidad: Presencial Teórico - practica

Correspondiente al programa de:

MECANICA INDUSTRIAL
REGISTRO CALIFICADO: Resolución No 2689 de 2005, renovado el 30 de abril de 2013 según RES 4862
de 2013
METODOLOGIA: Presencial
CREDITOS: 106
VIGENTE: hasta el 2020

Para ello se reviso el contenido curricular establecido en la guía didáctica de la asignatura, la guía de
laboratorio correspondiente, visita al laboratorio para evaluación de la infraestructura para la práctica,
revisión de los cuadernos de los estudiantes entrevistas con el docente de la asignatura, el monitor del
laboratorio, y estudiantes.

 ¿Existen requisitos legales o reglamentarios aplicables al alcance de certificación?

Si  No 

Se verificó la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales aplicables en el alcance del sistema
de gestión establecidos en la información documentada mediante su identificación, la planificación de
su cumplimiento, la implementación y la verificación por parte de la organización de su cumplimiento.

 Existen requisitos legales asociados al funcionamiento u operación de la organización o los proyectos

que realiza, por ejemplo habilitación, registro sanitario, licencia de funcionamiento, licencia o permisos
ambientales en los que la organización sea responsable?:
Si  No
.
Resolución No. 1237 de 2007-03-16, del Ministerio de Educación Nacional, por la cual se resuelve el
cambio de carácter académico a Institución Universitaria, solicitado por el Instituto Tecnológico Pascual
Bravo.
SINIES 102695, resolución 9606 del 2013 07 25. Titulación Tecnólogo en sistemas electromecánicos.
Acuerdo 012 del 22 de julio de 2010 por el cual se expidió el Estatuto General de la Institución
Universitaria Pascual Bravo.
Acuerdo 012 del 22 de julio de 2010 por el cual se expidió el Estatuto del Personal Docentes.

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
 ¿Se evidencian cambios significativos en la organización, desde la anterior auditoría, por ejemplo
relacionados con alta dirección, estructura organizacional, sitios permanentes bajo el alcance de la
certificación, entre otros?
Si  No 
Si aplica, cuales: *

 Se auditaron actividades en turnos nocturnos?

Si  No 
Si es afirmativo descríbalas:

 ¿Se encontraron controlados los procesos tercerizados, cuyo resultado incide en el producto o servicio
o el alcance del sistema de gestión?
Si  No . No aplica .
En caso afirmativo incluir si el control
.Lo ejerce el proveedor del proceso
.Lo ejerce la organización en la recepción del resultado del proceso
.El control esta compartido entre la organización y el proveedor

 ¿Se evidenciaron las acciones tomadas por la organización para solucionar los hallazgos clasificados
como áreas de preocupación, reportados en el informe de la Etapa 1? (Aplica solo para auditorías
iniciales o de otorgamiento):
Si  No  No aplica

 ¿Se presentaron, durante la auditoria, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditoría
inicialmente acordado?
Si  No ,
Si aplica, cuales:
Justificación:

 ¿Existen aspectos o resultados significativos que incidan en el programa de auditoría?

Si  No ,
Si es afirmativo describa cuales requisitos se ven afectados:

 El equipo auditor manejó la información documentada suministrada por la empresa en forma

confidencial y la retorna a la organización, en forma física o eliminó la entregada en otro medio,
solicitada antes y durante el proceso de auditoría.

 Con las actividades planificadas y realizadas, se confirma que se han cumplido los objetivos de la
auditoría?.
Si  No 
En caso negativo, por favor describa brevemente:

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4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
4.1 Oportunidades de mejora

Gestión de direccionamiento estratégico.

Consolidar la información que suministra la evaluación de cada uno de los programas académicos para
obtener un resultado institucional.

Continuar con la integración de las tres normas ( ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001) y tratar de que la
renovación con la versión ISO 90012015 coincida con la certificación de los otros dos modelos lo que
puede significar reducción de costos en el servicio de certificación.

Conviene Inculcar en el personal el concepto de proceso ya que estos actúan transversalmente dentro de
la organización.

Internacionalización

Conviene evaluar la conveniencia e impacto positivo de elaborar un video institucional en Ingles, Francés,
Portugués y Alemán para promover la universidad en el proceso de internacionalización.

Elaborar un programa de formación de profesores que les desarrolle la habilidad para dictar clases en
ingles con miras a poder convertir el pascual en universidad bilingüe como estrategia de
internacionalización.

Extensión y proyección social

Establecer indicador de ingreso de alumnos del bachillerato a la Institución Universitaria pascual dado que
esta institución es el proveedor natural de alumnos para la institución universitaria.

Revisar las dimensiones del logo en todos los piezas publicitarias con el fin de dar cumplimiento a las
especificaciones establecidas en el contrato de certificación.

Medir el posicionamiento de la institución con una empresa especializada en el tema con el fin de obtener
un valor confiable de la posición de la entidad.

Bienestar Universitario

Conviene dotar el servicio médico con desfibrilador para prestar apoyo oportuno al personal,
administrativo, docente, estudiantes y visitantes ante el evento posible de situaciones de infarto del
miocardio.

Gestión Humana

Documentar en el procedimiento de selección los requisitos de experiencia para ser profesor de las
asignaturas para las cuales está optando con el fin de que esta práctica sea aplicada por quien tenga
responsabilidad en el proceso en cualquier momento

Promover una mayor participación en el Proceso de reinducción virtual ya que se está utilizando en un70%

Gestión del recurso físico

Establecer en el procedimiento de recepción de equipos o servicios de mantenimiento que quien recibe el

equipo o servicio debe ser un técnico con formación en el tema específico y dejar evidencia de la
recepción.

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4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

Establecer hoja de control de aseo en los baños para asegurar su estado adecuado al uso

Reportar la satisfacción del cliente interno frente al servicio de suministros y mantenimiento ya que se
tiene la información para hacerlo y de esta forma determinar el comportamiento de la gestión del proceso.

Auditorias

Formar a los auditores y auditados en la nueva versión de la norma ISO 9001:2015 como actividad del
proyecto de migración y garantizar el objetivo de cumplir con el cronograma de transición.

Evaluar la posibilidad de incentivar los auditores por su trabajo con el fin de motivar su participación y
reconocer la contribución que hacen a la organización en el logro del mejoramiento continuo.

Gestión laboratorios

Realizar un estudio de la capacidad instalada y su relación con la docencia, con el propósito de poder
programar los recursos y tiempos para la realización de los ensayos a terceros.

Realizar estudio para identificar los controles necesarios para el material particulado en el laboratorio de
prototipos, y en especial el control de acceso con doble puerta de apertura.

Conviene establecer indicadores financieros, Como elemento de medición y viabilidad de la gestión de los
laboratorios,

Realizar con las mesas sectoriales y empresas, un estudio para la identificación de certificaciones de
producto que requieran de los ensayos que se realizan en los laboratorios.

En los laboratorios a acreditarse, es pertinente realizar una separación de equipos utilizados para la
docencia, de los de ensayos a terceros, esto para evitar perdida de las calibraciones por uso o
manipulación.

Investigación

Buscando poder realizar un seguimiento y medición más adecuada al proceso de tecnología e innovación,
es pertinente establecer indicadores de impacto y reconocimiento en el medio por los entregables de los
proyectos de investigación.

Siendo coherentes con la implementación de los SGC, es adecuado que se inicie el estudio e
implementación dentro del proceso del referencial NTC 5800.

4.2 Hallazgos que apoyan la conformidad del sistema de gestión con los requisitos.

Gestión de direccionamiento estratégico.

La identificación de producto no conforme por cada uno de los procesos misionales porque con ello se
promueve en los responsables del proceso tanto el reporte oportuno como la prevención de que este se
materialice.

Internacionalización

La imagen favorable que han dejado en el exterior los estudiantes que han tenido la oportunidad de
representar la Institución porque esto le abre las puertas a futuros participantes.

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4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
La promoción que se realiza en el personal que ingresa a la institución de la opción que tienen de viajar,
no solo para estudiantes sino para docentes y personal administrativo.

Se resalta la rigurosidad del proceso de selección evidenciado en cero rechazos de parte de las
universidades donde se postulan.

Extensión y proyección social

El trabajo con las familias vinculadas a los programas de bienestar, contribuye a la integración familiar e
impacta positivamente el clima laboral.

Gestión Humana

Proceso de re inducción virtual porque le facilita al personal realizar este proceso evitando el
desplazamiento del puesto de trabajo

Auditorias

LA calidad del informe de auditoría interna, contribuye a generar cultura del autocontrol.

EN LABORATORIOS.

El proyecto de acreditación de los laboratorios, porque es un elemento diferenciador y de reconocimiento

en el medio de la calidad y proyección de la Institución.

EN INVESTIGACIÓN

El proyecto de creación de la Oficina de Transferencia Tecnológica, porque esto permitirá el

fortalecimiento y mejoramiento de las actividades desarrolladas por el proceso, haciendo más visible su
gestión.

Los diferentes espacios educativos con que cuenta la institución para la socialización de los proyectos de
investigación, pues permiten visualizar el nivel de desarrollo e impacto de los mismos y por ende de la
institución.

El mejoramiento alcanzado por los grupos de investigación en el último periodo, al pasar de categoría D al
C por Colciencias.

EN DOCENCIA

Las diferentes estrategias implementadas para la retención y permanencia de los estudiantes

evidenciadas en el indicador de deserción.

El proceso de estudio de necesidades laborales de las empresas, así como la identificación de nuevos
programas académicos, evidencia el compromiso de la institución por la innovación y ampliación del
portafolio de programas y servicios.

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5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMEPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE

GESTION
5.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado
 Incluir la tendencia anual de las reclamaciones o quejas pertinentes del cliente, y/o solicitudes de las
partes interesadas: (Eventos adversos para ISO 13485, recogidas de producto para ISO 9001,
NTC 5830, ISO 22000 y FSSC 22000 o incidentes o accidentes o emergencias en los sistemas de
gestión que aplique y explique brevemente como fueron tratados (aplica a partir de la primera auditoría
de seguimiento en sistemas de gestión):

2013 2014 2015

P 53 340 71
Q 10 28 48
R 36 100 19

Petición más representativa 2015 - Información Académica 38%

Solución: Generar correos institucionales para informar actualizaciones de la página, y direccionar al
usuario externo desde la portería al Centro Integrado de Servicios CIS.

Queja más representativa 2015 – Servicios Institucionales 21%

Solución: Divulgación a través de pagina web y redes sociales los horarios y servicios que se prestan en
la Institución para mejor conocimiento por parte de los usuarios.

Reclamo más representativo 2015 – Pagos de Matricula y Semestre 19%

Solución: Desarrollo y ajuste al procedimiento para las devoluciones de dinero, mayor claridad en pagina
web para fechas de entrega de documentación.

La encuesta de satisfacción del servicio realizada en 2015 arrojó un 95 % de satisfacción calificando el

servicio como excelente.

 Existían quejas de usuarios de la certificación recibidas por ICONTEC durante el último periodo
evaluado? (Aplica a partir del primer seguimiento)?
Si  No NA 
Si la respuesta es afirmativa, relacione brevemente las acciones tomadas por la organización frente a
éstas quejas.

 Describa brevemente la tendencia de desempeño del sistema de gestión auditado:

(Se concluye acerca del logro: La entidad ha establecido seis ejes estratégicos y con base en ellos
mide su desempeño con 58 objetivos de los cuales 48 cumplieron con la meta establecida para el
2015 es decir el 81%

¿Se evidencia la capacidad del sistema de gestión para cumplir los requisitos aplicables y lograr los
resultados esperados desde la anterior auditoría de ICONTEC?:
Si  No .
Si la respuesta es negativa , por favor describa brevemente la situación:

 Los riesgos identificados previamente por la organización, en el alcance de su sistema de gestión, se

han controlado de manera eficaz?
Si  No 
En caso positivo la eficacia de control se basa en disminuir la probabilidad? Si  No .

 Se concluye que el alcance del sistema de gestión es apropiado frente a los requisitos que la
organización debe cumplir?. Si  No .
Si la respuesta es negativa , por favor explique:

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5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMEPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE

GESTION

5.2. Recurrencia de no conformidades detectadas en auditorías previas del ciclo de certificación

A partir de la auditoría de otorgamiento o renovación, indicar contra cuáles requisitos se han reportado no
conformidades y si existe recurrencia a algún requisito en particular

Auditoria Número de no conformidades Requisitos

Otorgamiento / Renovación 0
1ª de seguimiento del ciclo 0
2ª. de seguimiento del ciclo 0
¿Se evidencia recurrencia de no conformidades detectadas en las auditorías de ICONTEC en el ciclo de
certificación?
Si  No .

5.3 Análisis del proceso de auditoría interna

La Institución realiza auditorías internas con auditores de la entidad.

Se verificó la competencia para realizar la auditoría.

El resultado de las auditorías internas se lleva a la revisión por la dirección y allí se evalúan sus resultados
5.4 Análisis de la revisión del sistema por la dirección
El informe de revisión por la dirección contempla todos los requisitos de la norma en cuanto a entradas y
resultados. Se toman decisiones orientadas al mejoramiento del sistema y se realiza seguimiento a los
compromisos establecidos en la revisión anterior

6. Uso del certificado de sistema de gestión y autenticidad del certificado:

 ¿El logo o la marca de conformidad de certificación de sistema de gestión de ICONTEC se usa en
publicidad (página web, brochure, papelería, etc…) de acuerdo a lo establecido en el reglamento ES-R-
SG-001, Manual de aplicación ES-M-SG-01?
Si  No .
En caso de señalar No, por favor describa la situación encontrada y repórtela

 ¿El logo o la marca de conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o envase o embalaje
del producto a la vista, o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto?
Si  No 

En caso afirmativo indicar la forma y recordar a la organización que no está permitido ese uso, de
acuerdo con los requisitos de acreditación de la norma ISO/IEC 17021-1 y el ES-R-SG-001.

 ¿Se evidencia la adecuación de la información contenida en el certificado (vigencia del certificado,

logos de organismos de acreditación, razón social registrada en documentos de existencia y
representación legal, direcciones de sitios permanentes cubiertos por la certificación, alcance, etc.?
Si  No .

En caso de señalar No, por favor describa la situación encontrada

 ¿Si se usa el logo del organismo de acreditación se usan acompañados del logo de ICONTEC?
Si  No .

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En caso de señalar No, por favor describa la situación encontrada y repórtela al correo UEN

7. RESULTADO DE LA REVISIÓN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS

PENDIENTES

A continuación describa si la organización implementó o no el plan de acción establecido para solucionar

las no conformidades menores pendientes, y si fueron eficaces...

También describa aquí las no conformidades mayores identificadas en esta auditoría, las evidencias que
soportan el cierre y si fueron eficaces.

NC Descripción de la no conformidad Evidencia obtenida que soporta la Fue eficaz la acción?

(se relaciona el numeral y la solución Si/No
evidencia del incumplimiento)
NA

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8 INFORMACION RELACIONADA CON NO CONFORMIDADES Y LOS PLANES DE ACCION PARA SOLUCIONARLAS

Requisito(s)s de la
Descripción de la no Clasificación norma, en caso de Acción correctiva
Corrección propuesta y Análisis de causas (indicar
# conformidad / (mayor o auditoría combinada o propuesta y fecha de
fecha de implementación la(s) causas erices)
Evidencia menor) integrada indicar la implementación
designación de la norma

NO SE PRESENTAN

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9. Relación de registros adicionales que se deben cargar en el sistema informático bpm (marcar
con una x los documentos que se cargan en bpm) – Para uso interno de ICONTEC
No conformidades firmadas por el cliente (se anexan al informe) NA
Cuestionario de evaluación de FSSC 22000 (solo aplica para este esquema) NA

10. CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-001

Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión
Se recomienda no otorgar la Certificación del Sistema de Gestión
Se recomienda renovar la Certificación del Sistema de Gestión X
Se recomienda reactivar la Certificación del Sistema de Gestión
Se recomienda ampliar / reducir la Certificación del Sistema de Gestión
Se recomienda no ampliar la Certificación del Sistema de Gestión
Se recomienda suspender la Certificación del Sistema de Gestión
Se recomienda mantener la Certificación del Sistema de Gestión
Se recomienda cancelar o retirar la Certificación del Sistema de Gestión
Nombre auditor líder: Manuel Tabares J FECHA: 2016 05 07

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a
terceros sin autorización de la empresa.

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