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En el estudio preliminar que se realiza para una auditoria administrativa, debemos de tener en
cuenta antes que todo, en cómo le va a beneficiar este estudio a la empresa, en este estudio
preliminar se debe entrevistar al cliente antes que nada, se le especificara el tiempo, el costo, las
clausulas con las que contara dentro del contrato del servicio de auditoria. El cliente podrá
preguntar al auditor todas sus dudas que tenga relacionadas hacia la forma de trabajo que tendrá
dentro de su empresa, al igual que el auditor expondrá cómo será su forma de trabajar y lo que
tendrá que utilizar de información correspondiente a la empresa.
Un programa de auditoria son los pasos ordenadamente especificados que seguirá el auditor para
el estudio de la empresa, este programa no es totalmente rígido ya que si en el transcurso del
estudio de la empresa se encontrara con algún imprevisto se tendría que modificar el programa.
En este punto se debe especificar que se tendrá que hacer específicamente en cada etapa de la
auditoria, lo referente a la etapa preliminar, etapa intermedia y etapa final.
• Con quien o quienes deberán discutirse los problemas que requieran inmediata atención
Trabajos preliminares
En los trabajos preliminares de un manual de auditoria son todos aquellos trabajos que se hacen
antes de toda la investigación de la empresa, en estos incluimos las llamadas telefónicas, las
entrevistas con el cliente, y donde se explica el propósito de la auditoria.
Son documentos en los cuales se especifica todo lo relacionado a la auditoria, el tipo de auditoria,
el tiempo que abarcaría, los honorarios, limitaciones, condiciones y facilidades.
Esto se refiere a toda la información con la que cuenta la empresa, como son el organigrama, las
funciones que ejercen, normatividades que tiene la empresa, manuales de operación, manuales
de organización. Todo con el fin de conocer la empresa en todos los aspectos.
Fuentes de información
Todo aquel documento el cual nos pueda proveer de información relevante de la entidad a
estudiar, en este caso nos interesan documentos como archivos, toda la papelería de la empresa
como facturas, requisiciones, notas expedidas, también se puede obtener información con
entrevistas directas al personal, en el caso financiero nos inclinamos más a estados de cuentas,
balances generales, etc.
En toda empresa que preste el servicio de auditoria cuenta con personal altamente calificado en
distintas áreas específicas, esto con el fin de que la auditoria que sea solicitada en cualquier
empresa sea realizada por un especialista en ese campo laboral.
Cuando una empresa es auditada, se necesita de la colaboración de todo el personal que en ella
labora, desde los altos directivos hasta el personal operativo, esto con el fin de poder obtener de
manera más eficiente la información y así cumplir con el tiempo programado de cada actividad a
realizar, en cuestión de que la persona que esté realizando la auditoria necesite acceder a un
equipo de trabajo dentro de la empresa, este no se le negara, al igual que si el auditor necesitara
dar a conocer a los altos directivos algunos puntos críticos de la empresa, estos deben estar
disponibles al encargado de la auditoria.
Secuencia de la auditoria
En este punto el auditor encargado debe de comprender las funciones que realiza el personal en
cada departamento, al tener conocimiento de lo que cada empleado hace, el auditor puede
percatarse si algún empleado de producción o bien un jefe de departamento no esté cumpliendo
con los especificado en el manual de operación que se otorga. Este es un caso muy concurrente en
muchas empresas, ya que en ocasiones el personal no se encuentra trabajando en el área
correspondiente.
Formulación de cuestionarios
Por otra parte se deben elaborar cuestionarios hacia cada empleado el cual se requiera aplicar,
pasando por directivos hasta empleados de producción, estos deben de ser breves, entendibles y
legibles, bien formulados con preguntas que sean fáciles de entender, con palabras comunes y
cotidianas que cualquiera pueda entender. Este es un método con el cual se puede recabar muy
buena información directa del empleado y facilitar el estudio en una auditoria.
Entrevistas
Una entrevista al personal de una empresa puede ser de manera directa o indirecta. De manera
directa es dirigirse al empleado y hacer preguntas breves y entendibles, para igual obtener
respuestas breves y entendibles. Por otra parte una entrevista indirecta, el auditor puede
acercarse al empleado hacer una plática amena, otorgando confianza para que este se sienta
cómodo y platicar sin sentirse presionado, y el auditor siempre buscar la manera de obtener la
mayor información posible.
Técnicas
Son todos aquellos recursos de investigación que el auditor utiliza para obtener la información
necesaria para corroborar la información plasmada en el informe que ha elaborado a lo largo del
estudio de dicha empresa.
Informe de auditoria
Toda auditoria administrativa concluye con un informe que el auditor redacta, en este se da a
conocer todo el estudio realizado a la empresa, encontrando en el todos los problemas con el que
se encontró durante el estudio. En este mismo se describe las propuestas de solución que el
auditor ofrece, el informe es presentado a los altos directivos de la empresa como es un director
general, el consejo de administración, el gerente general, supervisores, etc.
Recolección de datos
Como en todo proceso de investigación siempre debe de haber una recolección de datos e
información palpable la cual sea objeto de estudio de la misma investigación que se esté
realizando, dentro de una auditoria el encargado de realizar dicho estudio debe de hacer una
recopilación de información de la empresa, esta puede basarse en documentos propios de la
empresa como son manuales, registros, métodos, equipo, etc. Con el fin de que todo este tipo de
información ayude a dar una mejor conclusión y recomendación sobre el estado en que se
encuentra la empresa.
Medios de recolección
Para obtener información de una empresa nos basamos en distintas técnicas de cómo obtenerla,
como bien sabemos contamos con entrevistas, observación, revisión de documentos y archivos y
cuestionarios. Todas estas técnicas son de gran utilidad para recabar la información suficiente y en
base a ella podemos declarar que problemas está alterando el objetivo que define a la empresa.
Verificación de la información
A termino de haber recabado toda la información necesaria de las distintas técnicas que haya
utilizado, el auditor debe de revisar toda esa información para asegurarse que sea completamente
acertada y así poder llegar a resultados acertados. De lo contrario las opiniones y
recomendaciones serian erróneas y la investigación habría sido en vano. El auditor deberá de
apoyarse del personal mismo de la empresa para verificar si es precisamente acertada toda la
información.
Registro de información
En este punto de la auditoria, el encargado de la misma debe de registrar o plasmar toda esa
información físicamente, donde este de una manera entendible y breve. Para hacer esto el auditor
tiene diferentes instrumentos de cómo hacerlo. Dentro de estos encontramos:
En esta fase el responsable de realizar el estudio, debe de analizar toda la información recabada
del estudio anterior con el fin de poder dar mejores recomendaciones al cuerpo directivo de la
empresa. Un auditor debe tener en cuenta las siguientes preguntas:
• ¿Cómo se hace?
• ¿Quién lo hace?
Objeto de análisis
En este punto el auditor puede dar a conocer en cómo lograr los objetivos de la auditoria
administrativa, basándose en la información recaudada anteriormente, todos los cambios que la
empresa podría presentar en base a la información que la misma a presentado.
Mejoras
En esta fase se presentan las mejoras que se pueden hacer a la empresa, algunas de las principales
encontramos:
Mejoras en el personal. Que labora si está capacitado en como realiza los diferentes procesos, el
tiempo en que lo realiza.
Mejoras tecnológicas. La tecnología con la que cuenta la empresa es necesaria para los que se
realiza dentro de la misma, si esto no representa una pérdida de capital, se está usando de forma
correcta.
Mejoras en
Material. En este caso se dan mejoras en cuestión si el material que se utiliza es el adecuado, si
existe algún tipo de perdida en el material, se puede sustituir ese tipo de material para reducir
costos sin alterar el producto final.
Mejoras en tiempo. Este tipo de mejoras van dirigidas a los procesos que se realizan cuestiones
como el desperdicio de tiempo al realizar una actividad, si el tiempo que una actividad realizada es
el necesario, existe algún tiempo desperdiciado entre una actividad y otra.
Informe de auditoria