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Campus Altiplano
PLANEACIÓN Y ESTRATEGIA
01 de agosto de 2018
Fundamentos de la Planeación
Como la hemos venido estudiando la planeación corresponde al primer paso del proceso
administrativo y va de la mano con la organización, la dirección y el control.
Dentro de la organización es la etapa que fundamenta los otros elementos dándole a la empresa la
dirección adecuada para cumplir los objetivos ya planeados.
Manejemos los conceptos citados por Koontz, Weihrich y los esposos Stephen Robbins y Mary
Coulter en sus obras de administración.
PLANEACIÓN
La planeación implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para cumplirlos, y
requiere de la toma de decisiones. De este modo podemos afirmar que los planes constituyen un
método racional y eficaz para el cumplimiento de objetivos preseleccionados.
Cabe mencionar que la planeación y el control son inseparables.
La planeación involucra dos aspectos muy importantes los planes y los objetivos. Los planes son
documentos que describen cómo se lograrán los objetivos.
Mientas los objetivos son los resultados o propósitos deseados. Estos guían las decisiones de la
administración y formar los criterios contra los cuales se miden resultados, es por eso que con
frecuencia se les conoce como base de la planeación.
Las formas más comunes para describir los planes son por su alcance (estratégicos y operacionales),
de tiempo (corto y largo plazo), de especificidad (direccionales y concretos) y frecuencia de uso
(únicos contra permanentes)
TIPOS DE PLANES
OBJETIVOS
La mayoría de los objetivos de la compañía pueden clasificarse como estratégicos o financieros, los
financieros se relacionan con las utilidades de la empresa, mientras los estratégicos están relacionados
con todas las áreas de la organización.
CRÍTICAS A LA PLANEACIÓN
La planeación puede generar rigidez. Pueden encasillar a la organización en objetivos específicos por
lograr dentro de periodos específicos, con esto queremos decir que si se plantea un plan sin prever
que pasaría si no funciona, las personas que sigan este plan pueden tener problemas , por eso mismo
los administradores deben de ser flexibles y deben anticiparse al cambio.
No es posible desarrollar la planeación en un entorno dinámico, los planes formales no pueden
sustituir a la creatividad, solo planear no es suficiente.
Si bien retomamos la última crítica de la planeación es cierto no es suficiente realizar planes y
establecer objetivos, los directivos de las organizaciones deben de poner manos a la obra y ver que
estos se lleven a cabo, y estar preparados para el enfrentar un entorno global cada día más cambiante.
Proceso Administrativo
El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus
objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una
organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más
probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los
gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el
proceso administrativo.
La siguiente figura resume de forma básica lo que es el proceso administrativo, nótese la interrelación
y la continuidad de las actividades:
Origen
El paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue desarrollado por Henri Fayol
(1916). Aunque todavía se discuta si la administración es una ciencia o, por el contrario, es arte, desde
una perspectiva funcionalista se afirma que la función básica de la administración, como práctica, es
la de seleccionar objetivos apropiados y dirigir a la organización hacia su logro. Lo anterior implica
definir la administración como un proceso que, como tal, requiere de la ejecución de una serie de
funciones. Fayol describió las actividades administrativas como compuestas por las funciones de
planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.
Fases
Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica y otra dinámica.
En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la estructura necesaria para
hacerlo, comprende las actividades de planeación y organización.
La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social que se ha estructurado
y comprende las actividades de dirección y control.
Actividades que lo componen
Como ya se ha mencionado, el proceso administrativo consiste de 4 etapas o funciones básicas:
planeación, organización, dirección y control. A continuación una breve introducción a cada una.
1. Planeación
Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va a tomar para
alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea conseguir (objetivos)? ¿Qué se va a
hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo va a hacer (recursos)? La planeación
trata de crear un futuro deseado.
Robbins y De Cenzo afirman que planificar abarca la definición de las metas de la organización, el
establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarquía
minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades. Establecer metas sirve para no
perder de vista el trabajo que se hará y para que los miembros de la organización fijen su atención en
las cosas más importantes.
2. Organización
La organización es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos cuyo fin es
establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar. Es un proceso en donde se
determina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad establecida o planeada, dividiendo y
coordinando las actividades y suministrando los recursos.
Robbins explica que organizar es disponer el trabajo para conseguir las metas de la organización.
Organizar incluye determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde
cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.
3. Dirección
La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que todos los
involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a través de tres
subfunciones: el liderazgo, la motivación y la comunicación.
Finch, Freeman y Gilbert dicen que la dirección es el proceso para dirigir e influir en las actividades
de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. La dirección llega
al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.
4. Control
El control es la función que efectúa la medición de los resultados obtenidos comparándolos con los
esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua.
Alegre, Berné y Galve sostienen que el control es la actividad de seguimiento encaminada a corregir
las desviaciones que puedan darse respecto a los objetivos. El control se ejerce con referencia a los
planes, mediante la comparación regular y sistemática de las previsiones y las consiguientes
realizaciones y la valoración de las desviaciones habidas respecto de los objetivos. El control, pues,
contrasta lo planeado y lo conseguido para desencadenar las acciones correctores, que mantengan el
sistema regulado, es decir, orientado a sus objetivos.
Existen algunas otras actividades o funciones que han sido adicionadas por diversos autores, entre
ellas se tienen:
5. Integración
Integrar, con qué y quiénes se va a hacer, consiste en seleccionar y obtener los recursos financieros,
materiales, técnicos y humanos considerados como necesarios para el adecuado funcionamiento de
un organismo social., la integración agrupa la comunicación y la reunión armónica de los elementos
humanos y materiales, selección entrenamiento y compensación del personal.
6. Previsión
Prever, qué se puede hacer, consiste en el diagnóstico de la información y los datos disponibles, de
tal manera que se haga posible la anticipación o construcción del contexto en el que la organización
se encontrará.
Pirámide de la Planeación
Diagramas de flujo
Manuales de políticas y objetivos
Gráficas de Gantt
Ruta crítica o Método de Camino Crítico
Técnica de Revisión y Evaluación de Programas
Todas estas técnicas de igual manera sirven para el control.
Es una herramienta que le permite a un usuario modelar la planificación de tareas necesarias para la
realización de un proyecto, fue inventada por Henry L. Gantt en el año de 1917.
Debido a la relativa facilidad con la que se puede crear, esta herramienta es utilizada por casi todos
los directores de proyectos, ya que le permite realizar una representación gráfica del progreso del
proyecto, pero también es un excelente medio de comunicación entre las personas que estén
involucradas en el proyecto.
Los pasos para llevarla a cabo son:
1. Detallas las actividades que se realizarán
2. Colocarlas en orden
3. En el eje horizontal se colocarán las unidades de tiempo
4. En el eje vertical, las actividades en forma ordenada
5. Determinar el tiempo para cada actividad
6. Representar ese tiempo con barras horizontales
Ruta crítica (CPM)
El método de Ruta crítica (equivalente a sus siglas en inglés CPM, Critical Path Metod) es muy
utilizado para el desarrollo y control de proyectos, su objetivo principal es determinar la duración de
un proyecto, entendiendo éste como una secuencia de todas las actividades que están relacionadas
entre sí, en donde cada una tiene duraciones estimadas.
Esta técnica es utilizada para planear y llevar a cabo un control del tiempo acerca de las actividades
a desarrollar en un proyecto, asimismo, se determinan los costos que se esperan para cada una de
ellas. En la ruta crítica, solo se hace una estimación probable del tiempo para cada actividad.
Tiene un parecido con la técnica de CPM, pero su principal diferencia radica en además de las
actividades, se determinan los costos esperados para cada una de las actividades, además en lo que se
refiere al tiempo, se lleva a cabo en base a tres estimaciones (el tiempo óptimo, el probable y el
pesimista) para obtener un solo tiempo de estimación.
El PERT es utilizado cuando no se tiene experiencia previa para realizar programas, o cuando existe
diferencia de opiniones con respecto a los tiempos.
La red PERT (a veces llamada gráfico PERT) consta de los elementos siguientes:
Tareas (actividades o etapas), son representadas por una flecha. Se le asigna a cada una un
código y una duración, aunque la longitud de la flecha es independiente de la duración de la
tarea.
Etapas, inicio y final de cada tarea, cada tarea tiene una etapa en la que inicia y otra en la que
finaliza, generalmente están representadas por un círculo.
Tareas ficticias, son simbolizadas con una flecha punteada, que indica las limitaciones de las
cadenas de tareas entre ciertas etapas.
Apuesta en tecnología. No es necesario ser un obseso por los gadgets, pero sepa sacar ventaja
de los avances tecnológicos. Hoy es posible reducir los costos y aumentar la eficiencia con
servicios de cloud computing, sofware libre y herramientas online.
Construir una imagen positiva y confiable. Tener una imagen positiva es una estrategia
interesante para aumentar las ventas. Las personas acostumbran asociar marcas con quien
está detrás de ellas. Quien tiene credibilidad, tiene el poder de lanzar tendencias. Para eso, no
transmita inseguridad, procure mantener una postura asertiva con los consumidores,
asociados y empelados y además, cumpla sus promesas. Si usted prometió entregar un
producto un día determinado, no hay excusas para el atraso.
Implante una ventaja competitiva. Defina desde el inicio cuáles son sus puntos fuertes en
relación a la competencia e invierta en ellos. Para eso hágase la siguiente pregunta: ¿Por qué
las personas escogerán mis productos o servicios en vez de optar por los de la competencia?
En otras palabras, descubra que aspectos positivos lo van a separar de otros competidores
¿Mejor servicio? ¿Atención al cliente? ¿Mejor selección? ¿Garantía de plazos mayores?
¿Precios más bajos?