SERVICION NACIONAL DE APRENDISAJE (SENA)

ENSAYO “IMPORTANCIA DE
LOS ARCHIVOS”
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN
EL ENTORNO LABORAL
ING ANTONIO AGOSTINI
09/08/2018
IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado

considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2002 al 2006 quizás;
se puede deducir que la mayoría de Empresas, Organizaciones e
Instituciones; el personal que utilizaban para administrar y organizar la
documentación y el archivo, era cualquier empleado sin la preparación y las
competencias que requiere el caso, en ocasiones lo imponían como un
“castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente porque su jefe
inmediato lo disponía, lógicamente el método que usaban los empleados que
llegaban al área de archivo, era nula, utilizaban normas empíricas de armar
los archivos y clasificar los mismos. Al no tener una norma de archivo
establecida generaba problemas en el despacho de los trámites solicitados
por el cliente final.

Actualmente se puede decir que a inicios del año 2010, se va efectuando una
gran normativa para empoderarse y darle el valor agregado que necesita el
área de archivo

En toda organización ya sea pública o privada para la organización de su

archivo deben legalmente tener personal especializado en el manejo del
mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen
en cada país.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en las

empresas ya sean estas del sector público, privado, el funcionario
responsable de esta área debe archivar por el método apropiado para
conseguir el archivo.

Ahora, según el material de apoyo que nos brinda el presente curso nos dice
“que la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que
tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo
económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos
aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta
alguno o sobra.

Revisando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto

importante se puede deducir que el archivo es importante porque nos brinda
el servicio de ir a la fuente y despachar el trámite o petición realizada por los
usuarios internos o externos.

De igual forma los archivos son estratégicos que permiten direccionar y

atender de una mejor manera a los usuarios, son herramientas para poder
asegurar una organización que en dado caso de complicaciones legales en
un futuro pueda tener problemas.

En la actualidad existen nuevas metodologías de archivo entre los cuáles

vamos a mencionar lo siguiente:

LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma

importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello
precisa que todos estén involucrados en la labor para que el archivo sea fácil
de manejar.

El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del

escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos
tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y

criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos
funciones: almacenar y recuperar de inmediato.

En toda organización las finalidades del archivo son:

 Ser el centro de la información y de la documentación.

 Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
 Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros
servicios.
 Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

 Lógica.
 Como me piden los documentos
 Como necesitamos la información
 Rigor
 Sencillez

¿Por qué archivar documentos electrónicos?

Las empresas y la administración utilizan cada vez más las comunicaciones

electrónicas. Los mensajes y documentos electrónicos son la forma habitual
de realizar transacciones. Tal como ocurría en el pasado con los informes en
papel, hoy día los mensajes y documentos electrónicos deben ser
almacenados correctamente.

¿Qué es un archivo de documentos electrónicos?

Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o

reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y
espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es
testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten
también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación con el
fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su
acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.
La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia
de la información y del valor jurídico del documento es uno de los principios
que rigen la gestión de los archivos y, por tanto, también de los archivos de
documentos electrónicos.

La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la

principal aportación de lo digital en esta área de la gestión. Esta
característica tiene dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y la
precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la automatización de los
instrumentos de descripción. Por otra, el aumento del grado de difusión y uso
del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por vía
telemática tanto dentro de la institución productora mediante la construcción
de intranets (que ofrecen durante la producción de los documentos también
la capacidad de intercambiar, compartir y participar en su creación por
diversos actores) como desde el exterior por usuarios ajenos a la
organización a través de internet.